COMITÉ DIRECTORES

DIRECCION ADMINISTRATIVA
General:
Garantizar la correcta inclusión, aprobación,
bloqueo y administración de los negocios, tanto de
proyectos como inmobiliarios, así como también el
cobro y recuperación de cartera, obteniendo
recaudos efectivos mediante el cumplimiento de las
políticas de la empresa.
De la misma manera, prestar apoyo y soporte a
clientes internos y externos, tendientes al control
administrativo de las ventas, atención y
contestación de requerimientos ordinarios y legales
a todos los clientes, desde el inicio de la
negociación hasta la culminación del mismo, bien
será escrituración y entrega (para proyectos) o
terminación del contrato (inmobiliaria).
 Específicos:

Configuración Apertura
Legalización de
de proyectos fiducias y
negocios
nuevos fianzas

Contestación y
Escrituración y
atención Cobro efectivo Actualización
entrega del
cliente interno y de la cartera de movimientos
inmueble
externo

Soporte en
Soporte Cierre de los
posventa y
administrativo proyectos
mantenimientos
 TALENTO HUMANO
FIDEL MORENO
 Profesión: Contador publico
 Tiempo de labor en C&U, 1 año
 Cargo: coordinador inmobiliario
 Perfil personal: Responsable, respetuoso, inteligente, organizado, con
actitudes y aptitudes profesionales, comprometido con la empresa y
el desarrollo de sus funciones, entiende y acata instrucciones con
facilidad.

C&U AREA
Aplicación de recaudos
Reporte a centrales de riesgo
Inclusión de los movimientos. Digitalización de los movimientos.
Facturación de arriendos y servicios.
Atención a propietarios
Conciliación administraciones PH
Archivo negocios nuevos.
Coordinación de recepción de
inmuebles, de arrendatarios a la
inmobiliaria.
DIANA PADUA
 Profesión: Administrador de empresas
 Tiempo de labor en C&U: 1 año
 Cargo: coordinador de cartera
 Perfil personal: Responsable, respetuosa, con actitudes
para desarrollar las funciones, comprometida, acata
instrucciones con facilidad pero se le dificulta aprender, en
la presentación de informes no interpreta ni analiza, es
desorganizada.
C&U AREA
Gestión de cobro a cada uno de los clientes en mora.
Aplicar las políticas de cartera.
Conciliación de los estados de cuenta según cada caso.
Seguimiento de los clientes en procesos jurídicos.
Presentación de informes de gestión y recaudo.
Atención en presencial y Atención en presencial y
telefónicamente a compradores. telefónicamente a arrendatarios.
Reporte a las aseguradoras de ingreso,
retiros, aumentos y siniestros.
ALEJANDRA PEREZ
 Profesión: Administrador de negocios internacionales
 Tiempo de labor en C&U: 19 meses
 Cargo: Asistente administrativa
 Perfil personal: Responsable, respetuosa, inteligente, organizada,
diligente, con actitudes y aptitudes profesionales, comprometida
con la empresa y el desarrollo de sus funciones, entiende con
facilidad y acata instrucciones las cuales desarrolla con rapidez
y correctamente.

C&U AREA
Contestación de requerimientos y solicitudes de clientes.
Realización de correspondencia según necesidad.
Digitalización de documentos en HYPERSOFT
Revisión de negocios nuevos. Conciliación de estados de cuenta.
Reporte de negocios recibidos, Inclusión de los mantenimientos.
entregados y devueltos.
Revisión y envío de documentación a
las fiducias.
Conciliación de fiducias.
Recolección firmas de promesas de
compraventa
Inclusión de las posventas.
MAGDALENA CHACON
 Profesión: Administrador de empresas
 Tiempo de labor en C&U: 1 año
 Cargo: Coordinadora gestión documental.
 Perfil personal: Muy responsable, respetuosa, organizada,
diligente, con actitudes y aptitudes profesionales, con alto
compromiso con la empresa y el desarrollo de sus funciones,
acata instrucciones, sin embargo no utiliza las herramientas
humanas y tecnológicas completamente y eso hace que
necesite mas tiempo para la ejecución de sus funciones.

C&U AREA
Configuración y administración del sistema de contratos.
Revisión de contratos fiduciarios.
RPH y desenglobe del proyecto.
Atención a promitentes compradores
Seguimiento y legalización de
inmuebles y pagos finales de los
clientes.
Coordinación y entregas de inmuebles.
 OBSTACULOS
Cliente interno Cliente externo

 Falta de atención en la legalización de  Disposición de los clientes.

los negocios.
 Disposición en atención de las
 Tiempo para la contestación de administraciones PH.
correspondencia.
 Actitud en el apoyo contable.
 Constantes interrupciones.
 Atraso en el inicio y culminación de las
obras.
 Atraso en el inicio, elaboración y registro
del RPH.
 Pago de prorratas y gastos de registro
demoradas.
 Ejecución de los mantenimientos y
posventas bajo la promesa de servicio.
 ESTRATEGIAS
Implementadas:
 Distribución de las funciones entre todos los colaboradores.
 Reunión semanal para evaluar los casos.
 Reunión con las entidades financieras 2 veces al mes.
 Visita a los proyectos próximos a entrega.
 Comunicación oportuna de las novedades del inmueble a propietarios.
 Reporte a centrales de riesgo, CIFIN y DATACREDITO.
 Organización del proceso operativo y administrativo de la gestión documental.

A implementar:
 Elaboración de un modulo en SGA para la recepción, observaciones y contestación de
correspondencia.
 Horario para atención a clientes internos y externos.
 Plan de incentivos para los colaboradores de las notarias.
 Establecer un responsable en cada proyecto para la atención y entrega de información.
 Organización del servicio de mensajería de la empresa.
 INDICADORES DE GESTION
 Proceso de legalización de negocios:
𝑁𝑜 𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒𝑠
1. = % 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑎 𝑙𝑜𝑠 𝑎𝑠𝑒𝑠𝑜𝑟𝑒𝑠
𝑁𝑜 𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑟𝑎𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠

Información complementaria, comportamiento de las devoluciones de negocios:

MES ASESOR No devoluciones

𝑁𝑜 𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑓𝑖𝑑𝑢𝑐𝑖𝑎

2. = % 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑓𝑖𝑑𝑢𝑐𝑖𝑎
𝑁𝑜 𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑟𝑎𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑓𝑖𝑑𝑢𝑐𝑖𝑎

𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑒𝑠𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
3. 𝑁𝑜 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠
= % 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑒𝑠𝑡𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎
 Proceso de cartera
CYU AREA
Indicador por proyecto: Indicador:
𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑑𝑜𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠
1. = % 𝑑𝑒 𝑚𝑜𝑟𝑎 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜 1. = % 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑚𝑜𝑟𝑎
𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑑𝑜𝑠

𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑑𝑜𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖𝑜𝑛

2. = 2. =
𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑑𝑜𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠
% 𝑑𝑒 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑜 % 𝑑𝑒 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑜

Información complementaria, edades de la

cartera general:

proyecto 30 días 60 días 90 días 180 días > 180 días

Cuadro comparativo de la recuperación de

cartera
Edad de cartera Mes (XXX) anterior Mes (XXX) actual
 Proceso inmobiliario:
Comportamiento de contratos:

comportamiento Arrendamientos Aseo, jardinería

Ingresan
salen

𝑁𝑜 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑠𝑎𝑙𝑒𝑛 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑠𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛

= % 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑐𝑖𝑜𝑛
𝑁𝑜 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠

 Proceso gestión documental:

𝑁𝑜 𝑖𝑛𝑚𝑢𝑒𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠
1. 𝑁𝑜 𝑖𝑛𝑚𝑢𝑒𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
= % 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜

𝑁𝑜 𝑖𝑛𝑚𝑢𝑒𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑢𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠
2. 𝑁𝑜 𝑖𝑛𝑚𝑢𝑒𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
= % 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜
Información complementaria al cierre del proyecto:
1. Tiempo de entrega de un proyecto
1. Fecha primera entrega – fecha ultima entrega (de los inmuebles con fecha de venta
superior a un año)
2. Fecha primera entrega – fecha ultima entrega (de los inmuebles con fecha de venta
inferior a un año).

2. Modalidad de pago de los clientes:

𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑝𝑎𝑔𝑜 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑝𝑖𝑜𝑠

𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑝𝑎𝑔𝑜 𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑜 𝑏𝑎𝑛𝑐𝑎𝑟𝑖𝑜

𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

3. Para proyectos VIS:

𝑁𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑠𝑢𝑏𝑠𝑖𝑑𝑖𝑜

𝑁𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
MUCHAS GRACIAS!