SC-CER628578

ACTIVIDADES REALIZADAS MES DE ABRIL

ARÉA GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA INTERNA:

Dentro de los porcentajes se puede evidenciar que uno de los mayores envíos son los
Documentos de respuesta a radicado con un 44%, seguido de documentación clasificada
como varios 38%, un 13% en solicitudes, Informes 2% Cesiones tipo A 1%, Actas 1% y
Tutelas 1% para un total de 149 envíos durante el mes abril del 2021.

Así mismo se realiza entrega de cada uno de los envíos realizados efectivos denominado
“correspondencia recibida o entregada” a cada persona solicitante para conocimiento y
tramite del servicio con evidencia su firma en el formato físico de entrega.

CORRESPONDENCIA INTERNA
TIPOS DE DOCUMENTOS
TUTELA 1
RESPUESTA A RAD 66
SOLICITUD 19
ACTA 1
INFORME 3
VARIOS (INVITACION, CITACION PER-
SONAL,COMUNICADOS,REMISION, 57
NOTIFICACIONES ENTRE OTROS)
CESIONES TIPO A 2
 
TOTAL 149

Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307

Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

CORRESPONDENCIA INTERNA ABRIL 2021 1% 1%

TUTELA
RESPUESTA A RAD
SOLICITUD 38%
ACTA
44%
INFORME
VARIOS (INVITACION, CITACION
PERSONAL,COMUNICADOS,REMISION, NOTIFI-
CACIONES ENTRE OTROS)
CESIONES TIPO A

13%
2%
1%

EFECTIVIDAD DE CORRESPONDENCIA INTERNA REALIZADA DIA A DIA

EFECTIVIDAD DE CORRESPONDENCIA INTERNA  

CANTIDAD DE SOLICITUDES SOLICITUDES ENVIO CO-
FECHA ENVIO MENSAJERIA
DILIGENCIAS NO REALIZADAS CANCELADAS RREO
05/04/2021 10 0 0 3 7
06/04/2021 4 0 0 1 3
07/04/2021 7 0 0 3 4
08/04/2021 4 0 0 1 3
09/04/2021 11 0 0 5 6
12/04/2021 9 0 0 8 1
13/04/2021 3 0 0 3 0
14/04/2021 11 0 0 6 5
15/04/2021 6 0 0 3 3
16/04/2021 1 0 0 0 1
18/04/2021 1 0 0 1 0
19/04/2021 2 0 0 0 2
20/04/2021 6 0 0 1 5
21/04/2021 14 0 0 7 7
22/04/2021 9 0 0 6 3
23/04/2021 8 0 0 7 1
26/04/2021 6 0 0 5 1
27/04/2021 9 0 0 8 1
28/04/2021 7 0 0 5 2
29/04/2021 12 0 0 5 7
30/04/2021 9 0 0 5 4
TOTAL 149        
Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307
Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

CORRESPONDENCIA EXTERNA:

Podemos Evidenciar que una de las áreas que más recibió correspondencia externa
durante el mes de abril es el Área de Subgerencia Administrativa y Financiera, por motivo
de solicitudes y documentos varios tales como formularios, comunicados, circulares,
ofrecimientos entre otros de aspectos financieros y administrativos y otra de las áreas que
recibe un alto flujo de correspondencia es el área de Subgerencia de Desarrollo, por
motivos de solicitudes de planos, cesiones tipo A entre otros temas de aspecto de espacio
público y hábitat.

FECHA CANTIDAD RADICADOS

05/04/2021 22
06/04/2021 5
07/04/2021 22

08/04/2021 12

09/04/2021
7
12/04/2021 11
13/04/2021 11
14/04/2021 21
15/04/2021 9
16/04/2021 13
18/04/2021    1  
19/04/2021 7
20/04/2021 13
21/04/2021 5
22/04/2021 14
23/04/2021 13
26/04/2021 9
27/04/2021 16
28/04/2021 5
29/04/2021 16
30/04/2021 10
TOTAL 242

Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307

Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

CORRESPONDENCIA EXTERNA ABRIL 2021

Cantidad de Radicados
Series2
22 22
21

12 13
11 11 13 14
13
7 9
5 9
7
00 0 0 5
0 0 0 0 0 0 0
0 00 0 0
0 0 0 0
H A 2 1 1 1 1
C 0 0 2 2 2 1 1 1
FE 4/2 4/2 /20 /20 202 202 02 021 21 21 1 1
/0 0 0 4 4 4 / / /2 /2 20 20 02 0 2 021 021 21 21
/ 0 4
05 06 07/ 08/ 9/0 2/0 /04 /04 04/ 04/ /2 /2 /2 20 0
4 /2
0 1 1 3 1 4 15 / 1 6 / 9 /0 /04 /04 /04 04/ 4/2
0 0
1 2 21 22 2 3 / 2 6 /

Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307

Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

CORRESPONDENCIA EXTERNA
DOCUEMNTOS VARIOS: INVITACIONES-
CIRCULARES ENTRE OTROS- INFORMES-
OBSERVACIONES
INFORMES
RESPUESTA DE RADICADO
NOTIFICACIONES
SOLICITUDES-SUBSIDIOS
DERECHOS DE PETICION
PLANOS
TUTELA
AVALUOS

1% 2% 4% 2% TRASLADOS POR COMPETENCIA

15% 5% PROCESOS DE MINIMAS CUANTIAS
7% 3% (LICITACIONES)
1% FACTURAS
CESIONES TIPO A
5%
12%

2% 42%

Adicionalmente en el mes de abril, se realizó apoyo en el área de recepción brindando

información y demás actividades requeridas por la entidad.

El are de Gestión documental ha iniciado con la organización, foliación y digitalización del

Archivo Central, Gestión y Archivo IVIS y entrega del FUID por cada una de las áreas de
la entidad.

Archivo IVIS: 45 unidades Documentales

Archivo Gestión (FUID): 76 Unidades Documentales
Completando así la meta del mes para nuestros
Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307
indicadores programados.
Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

CONTROL DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

En el mes de marzo del presente año, se presento un flujo medio de solicitud de unidades
documentales y con un alto porcentaje del 49% en el área de Subgerencia administrativa
y financiera, seguido por el 30% de subgerencia y desarrollo, 12% en Oficina de
asesoría jurídica, por ultimo un 9% en el área de Gerencia como se evidenciara en el
siguiente gráfico y tabla de datos.

CONTROL PRESTAMOS DOCUMENTOS

14%
21%

JURIDICA
SUBDESARROLLO
SUBGERENCIA ADMINS Y FINANC
GERENCIA

30%

34%

PRESTAMOS DOCUMENTOS
POR AREA
AREA CANTIDAD
JURIDICA 32
SUBDESARROLLO 52
SUBGERENCIA
ADMINS Y FI- 46
NANC
GERENCIA 21
  151
Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307
Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

PRESTAMOS DE UNIDADES DOCUMENTALES

FECHA CANTIDAD
07/04/2021 6
08/04/2021 1
09/04/2021 2
12/04/2021 3
13/04/2021 6
16/04/2021 3
19/04/2021 4
20/04/2021 3
21/04/2021 20
22/04/2021 4
26/04/2021 82
27/04/2021 5
28/04/2021 3
29/04/2021 7
30/04/2021 2
  151

Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307

Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co
 SC-CER628578

Elaborado Por:
Angie Carolina Ordoñez Roa
Líder de Procesos Gestión Documental.

Área Gestión Documental:

Camilo Suta
Leonardo Jiménez
Diana Hernández
Manuel Jiménez

Revisado Por:
Dr. Jair.
Subgerente Administrativo Y financiero.

Dirección: Carrera 8 N° 14 -20 Oficinas: 301 a 307

Centro Comercial. Plaza Madero
Chía, Cundinamarca
Teléfono: 8844398 - 8844708
E-Mail: contactenos@iduvichia.gov.co
Página Web: www.iduvichia.gov.co