Ministerio de Cultura y Educación

Universidad Tecnológica Nacional

Facultad Regional La Plata
Departamento de Ingeniería Mecánica

Las Comunicaciones En La Ingeniería:

Guía Para La Redacción De Informes.

Año : 2022

Cátedra: Ingeniería Mecánica I

 Página 1

Resumen:

Las Comunicaciones En La Ingeniería:

Guía Para La Redacción De Informes.

ü La redacción de informes es una de las tareas mas frecuentes e importantes a las que deberá
enfrentarse el futuro ingeniero. Esta actividad presenta una serie de dificultades debidas a:
Formación nula o deficiente durante la carrera de grado o durante la actividad profesional.
No existe una normativa para el tema dentro de la empresa o institución.
Desconocimiento de reglas básicas.
Imprecisión en el manejo del lenguaje.
Otras.

ü El presente trabajo es una guía breve para la redacción de informes en ingeniería.

ü Tiene como objetivos que el futuro graduado:

Tome conciencia del problema.
Conozca sus responsabilidades futuras en el tema.
Inicie su perfeccionamiento en la práctica de las comunicaciones escritas a partir del primer
año de la carrera de grado.

ü Contenido:
Se plantea “el problema de las comunicaciones escritas.”
Se presentan algunas reglas básicas.
Se sugieren técnicas útiles y actitudes a adoptar frente al problema.
Se incluyen algunos ejemplos.

ü Está dirigido a alumnos de primer año de la especialidad Ingeniería Mecánica.

ü El alumno debe tomar conciencia de este problema, y realizar un esfuerzo sostenido para mejorar la
calidad de las comunicaciones durante la carrera de grado, y luego en su actividad profesional.

ü Unidad Académica:

Universidad Tecnológica Nacional

Facultad Regional La Plata
Departamento de Ingeniería Mecánica

Cátedra: Ingeniería Mecánica I

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Las Comunicaciones En La Ingeniería:

Guía Para La Redacción De Informes.

Indice:

Resumen: Página 1

Indice: Página 2

1. Introducción: Página 3
1.1. El problema de las comunicaciones Página 3
1.2. Las comunicaciones escritas. Página 4
1.3. Responsabilidades del Ingeniero. Página 4

2. Los reportes usados con mayor frecuencia en ingeniería: Página 5

2.1. Tipos de comunicaciones escritas: Página 5
2.2. Organización de un informe: Página 5
2.3. Organización de una memoria: Página 5
2.4. Contenido de las secciones en informes y memorias: Página 6

3. Reglas básicas. Página 7

3.1. Antes de escribir. Página 7
3.2. Al escribir. Página 10
3.3. Después de escribir. Página 11
3.4. Después de enviar el mensaje. Página 12

4. Recomendaciones. Página 12
4.1. Actitudes. Página 12
4.2. Acciones. Página 12

Bibliografía. Página 13

Apéndices.
A. Las gráficas en los informes. Página 14
B. Las comunicaciones orales. Página 15
C. Ejemplos de cartas y notas. Página 16
D. Publicación en una revista de ciencia y tecnología. Informe sobre una investigación. Página 20
E. Normas para publicar en la revista de Ciencia y Tecnología de la U.T.N. Página 27
F. Ejemplo de reglas establecidas para la presentación de trabajos de investigación. Página 29
G. Publicaciones en revistas de empresas importantes. Página 33
 Página 3

1. Introducción:

1.1. El problema de las comunicaciones

El ingeniero actual, se desempeña en organizaciones industriales, comerciales, educativas, etc.,

abarcando un extenso espectro de tareas tales como:

• El proyecto mecánico.
• La dirección de instalaciones y montajes industriales.
• El diseño de productos industriales.
• La administración de los proyectos.
• La organización industrial.
• La programación del mantenimiento.
• Las pericias y asesoramientos técnicos.
• La docencia en el área técnica de grado y posgrado.
• La conducción de equipos de trabajo.
• Investigación, desarrollo e innovación tecnológica.
• Otras.

En el desarrollo de estas actividades, el ingeniero necesita comunicarse con personas de distintas

jerarquías y diferentes niveles de formación cultural y técnica.

Comunicar es hacer partícipe a otra persona de algo que se tiene o que se sabe, (generalmente una idea.)

Para establecer una comunicación son necesarios tres elementos básicos:

El transmisor: Es quien posee la idea original, la codifica y emite el mensaje.
El mensaje: Es la idea original codificada de acuerdo a reglas establecidas.
El receptor: Es quien recibe el mensaje, lo decodifica y lo transforma en una idea final.
Estos tres elementos se complementan con un codificador, un decodificador y un medio de transmisión.

Si no aparecen ruidos, interferencias o distorsiones en el proceso, la idea original en la mente

del emisor será idéntica a la idea final en la mente del receptor.
Esto es muy difícil de lograr, puesto que las interferencias pueden originarse en muy distintas causas y
producirse en cualquiera de las etapas del proceso de comunicación.
Ejemplos de causas de interferencias: El receptor no tiene la misma formación técnica que el emisor, la
redacción tiene errores de ortografía, sintaxis, etc.

Idea Idea
Original Final

Codificador Transmisor Medio Receptor Decodificador

Interferencias, distorsiones, ruidos.

Fig. 1. Elementos del proceso de comunicación.

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Tipo de Información Codificador Transmisión Medio De Receptor Codificador Información

Comunicación Transmisión

Comunicaciones Mensaje Modulación Ondas Modulación Mensaje

Inalámbricas Hablado Hertzianas Hablado

Comunicaciones Idea En La Alfabeto Frases Dibujos Papel, Tinta Ojos Del Habilidad De Idea En La
Escritas Mente Del Gramática Modelo Lector Comprensión Mente Del
Escritor Lógica Lector

Comunicaciones Idea En La Lógica Frases Voz Normal Oídos Del Habilidad De Idea En La
Orales Mente Gramática O Amplificada Oyente Comprensión Mente Del
Del Emisor Retórica Oyente

Fig. 2. Algunos ejemplos de los elementos de una comunicación.

1.2. Las comunicaciones escritas.

Una de las actividades más frecuentes del ingeniero es la de redactar, revisar y firmar
documentos, propios o de terceras personas. (Superiores, pares o subordinados.)
La práctica de la comunicación escrita es empleada tanto para el manejo de información interna en la
organización, como para vincularse con otras instituciones, clientes, proveedores, etc.

Características particulares de la comunicación escrita:

• Generalmente se tratan por escrito los temas más importantes.

• Cualquier error queda registrado y “es irreparable.”
• Este tipo de comunicación es más propenso a la aparición de interferencias.
• Los documentos que llevan la firma de un ingeniero son utilizados normalmente para
fundamentar la toma de decisiones. ( Se hace responsable total o parcial de las
consecuencias de la decisión adoptada.)
• Se pierde mucho tiempo en hacer y rehacer notas, informes, memorándums, etc.

1.3. Responsabilidades del Ingeniero. ( en el tema)

Dentro de la empresa o institución, el ingeniero ocupará puestos de conducción de mayor o

menor jerarquía, por ello será responsable en parte de:

• Fijar las reglas para las comunicaciones escritas internas y externas.

• Supervisar, juzgar y corregir escritos de terceras personas.
• Capacitar a sus subordinados en el cumplimiento de las reglas establecidas.
• Esforzarse para mejorar la calidad de las comunicaciones
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2. Los reportes usados con mayor frecuencia en ingeniería:

2.1. Tipos de comunicaciones escritas:

En la actividad industrial, educativa y en instituciones gubernamentales, existen cientos de tipos

diferentes de documentos escritos, cuyos nombres están dados de acuerdo al propósito de los mismos,
como por ejemplo: Informe de avances, informe de fallas o problemas, informe final de un proyecto,
memoria técnica de un proyecto, informes rutinarios, notas de pedido de materiales, notas de
comunicación, informe de ensayos de laboratorio, etc.
Otra forma de clasificación de los informes está basada en la longitud de los mismos.
Generalmente reportes largos que requieren un extenso desarrollo, estudio, investigación o planeamiento
son denominados reportes formales. Reportes cortos, tipo cartas, notas, comunicados, son llamados
reportes informales.

Las nomenclaturas, organización de contenidos, formatos, etc., varían según el autor, la empresa
o institución. Esto agrega una confusión adicional para quien debe redactar el reporte, dudando sobre
que tipo de formato emplear, que titulo ponerle, como organizar la información, etcétera.

Para simplificar este aspecto, trabajaremos con dos tipos de comunicaciones usadas con mucha
frecuencia en ingeniería, ciencia y educación, que llamaremos:

• Comunicación de tipo INFORME.

• Comunicación de tipo MEMORIA.

2.2. Organización de un informe:

La función de un informe es transmitir una idea, el resultado de una investigación corta, de un

ensayo de laboratorio, etc. y consta de las siguientes secciones:

• Introducción.
• Objetivos: Definición del problema
• Desarrollo: Discusión, enfoque, métodos empleados, resultados obtenidos.
• Conclusiones.
• Recomendaciones.

La longitud no debe exceder de 4 a 5 paginas y se pueden incluir apéndices con gráficas, tablas, datos,
etc.

2.3. Organización de una memoria:

Este tipo de reportes requiere mayor trabajo y planificación que el anterior. En el se especifica
generalmente todo el trabajo desarrollado en un tiempo mayor, (más de un año), y por lo tanto es
necesario organizar los contenidos en el tiempo, fijando los objetivos de cada etapa, y dedicándole un
esfuerzo mucho mayor que para el informe. Consta de las siguientes secciones:

• Carta de transmisión.
• Carátula y título.
• Resumen o sumario del documento
• Indice.
• Objetivos: Definición del problema
• Desarrollo: Discusión, enfoque, métodos empleados.
• Resultados obtenidos.
• Conclusiones.
• Recomendaciones.
• Apéndices.
• Bibliografía.

Estas estructuras no son rígidas, según el problema se pueden agregar o quitar algunas de las secciones
mencionadas.
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2.4. Contenido de las secciones en informes y memorias:

• Carta de transmisión: Una carta de no más de una página que debe incluir: Identificación de la
institución origen del informe, lugar y fecha, Identificación del destinatario, identificación y firma
del responsable del trabajo, una referencia rápida al problema que trata el reporte, una breve
noción de los resultados y recomendaciones.
Generalmente esta carta se imprime por duplicado y se utiliza como documento para certificar la
entrega del informe. (El receptor firma una copia con sello de la institución, fecha de recepción y conformidad)

• Carátula y título: Una hoja separada que debe incluir: Identificación de la institución origen del
informe, lugar y fecha, Identificación del destinatario, identificación de los responsables del
trabajo y el título, que debe describir con precisión al problema que trata el reporte.

• Resumen o sumario del documento: Generalmente se recomienda que el resumen tenga entre
100 y 200 palabras, incluyendo objetivos del trabajo, planteo y enfoque del problema, resultados,
conclusiones y recomendaciones. (Suelen agregarse en esta sección los descriptores o palabras clave).

• Indice: Cada sección del documento debe estar identificada con su título y página en la que se
encuentra.

• Introducción: Se presenta brevemente la idea que va a tratar el reporte, poniendo de relieve la

importancia del problema. Esta sección debe servir de anzuelo para captar la atención del lector.

• Objetivos, definición del problema: Deben definirse con precisión el problema que trata el
documento, objetivos generales y particulares del trabajo o estudio, antecedentes, marco de
referencia o situación al momento de iniciar el trabajo o investigación.

• Desarrollo, discusión, enfoque, métodos empleados: Se explica el enfoque adoptado para

resolver el problema, metodología, procedimientos y técnicas utilizadas, estructura y funciones del
grupo de trabajo, instalaciones y equipos utilizados, plan de trabajo y cronograma de tareas.

• Resultados obtenidos: Aquí se vuelcan los resultados obtenidos en forma cifras, si se trata de
datos obtenidos por medio de ensayos, mediciones, encuestas, etc., o de respuestas concisas si no
se dispone de valores numéricos para cuantificar los resultados.
En esta sección se incluyen generalmente tablas y gráficos.
Nota: Existen técnicas como la llamada “Matriz de decisión”, que permiten cuantificar criterios o características de las
distintas soluciones propuestas, aún aquellas que a primera vista no parecen valorables en cifras, como por ejemplo:
comodidad, facilidad de uso, operabilidad, elegancia de la solución, belleza del dis eño, etc.
Recuerde que el informe debe ayudar a tomar una decisión, justificar la solución adoptada, documentar las tareas
desarrolladas, etc., por lo que al ingeniero se le exigirá en lo posible, que los resultados estén expresados en cifras que
permitan la comparación con otras soluciones propuestas o ya existentes.

• Conclusiones. Las conclusiones son las deducciones obtenidas basándose en los resultados del
informe. En esta sección se interpretarán los resultados, no olvidando poner en relieve los hechos
más sobresalientes de la idea que se desarrolla. Esta parte no debe contener ni discusiones sobre el
problema, ni el enfoque al mismo.

• Recomendaciones: Aquí debe proponerse un plan de acción basado en las conclusiones.

Se debe aclarar específicamente cuál debe ser la utilidad de los resultados obtenidos. Las
recomendaciones se plantean en forma de lista de tareas, sin agregar argumentos de apoyo o
justificación.

• Apéndices: en esta sección se incluye todo lo que es secundario al texto, así como todas las
gráficas y recopilación de datos que no se utilizaron en la descripción o en la redacción del texto y
que son igualmente secundarios de las ideas esenciales.

• Bibliografía: Aquí se incluyen todas las referencias utilizadas para la solución del problema, así
como para la descripción de las conclusiones y la discusión de resultados. Las referencias deben
contener: autor, título, Núm. de edición, lugar de edición, editorial, fecha y página. Para revistas
técnicas: autor, título, título de la revista, lugar de publicación, nombre del editor, volumen,
referencia de la página y fecha.
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3. Reglas Básicas:

Independientemente del tipo de formato utilizado, todos los reportes deben estar bien escritos,
para ello se indican a continuación una serie de técnicas útiles, reglas básicas, acciones y actitudes a
adoptar frente al problema.

3.1. Antes de Escribir:

3.1.1. Preguntarse sobre qué se va a escribir.

Fije claramente el tema y objetivo del mensaje. El reporte debe contener las respuestas a algunas de
las siguientes preguntas o a todas ellas:

¿Qué?
¿Por qué?
¿Quién?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Donde?
¿Con qué recursos?
Otras.

3.1.2. Determine a quién va dirigida la comunicación.

Averigüe y tenga en cuenta los intereses, expectativas y objetivos del receptor.
Son muchas las personas que pueden leer una comunicación, aunque ésta vaya dirigida
específicamente a alguien. La determinación de los posibles lectores permite un enfoque más
adecuado de la comunicación. Al decidir sobre el lector o los posibles lectores, se establece el nivel
indicado. Es evidente que una fórmula matemática compleja puede no tener un significado para el
operario de un torno, pero sí para un ingeniero. Una relación del estado de pérdidas y ganancias
previsto para una futura industria tendrá un interés muy especial para los accionistas, no así para el
constructor de la fábrica. Los posibles lectores pueden ser:

Operarios
Supervisores
Gerentes
Accionistas
Ingenieros
Vendedores
Funcionarios gubernamentales
Científicos.

Por estas razones se debe buscar el tono de la comunicación que refleje la mayor atracción y claridad
deseada.

3.1.3. Decida que medio de comunicación usará:

No todas las comunicaciones que se efectúan se hacen por escrito. Se puede presentar un informe
que señale las ideas esenciales, usando ayudas audiovisuales. La comunicación escrita puede
presentarse en una serie de hojas engrapadas, en un folleto, en un libro, en hojas sueltas impresas, con
o sin ilustraciones, en una carpeta encuadernada. Se puede buscar el medio más efectivo para
comunicar las ideas en función de las personas hacia quienes van dirigidas y en función del número
de lectores.
Una persona muy ocupada agradecerá y se mostrará más interesada en una presentación oral que en
un trabajo voluminoso de 200 páginas o más. Un ingeniero se interesará más en una explicación
detallada de un mecanismo si éste tiene varios diagramas adjuntos. La determinación del medio de
comunicación es también de suma importancia.
En el caso del medio escrito vea si hay o puede usarse un formato tipo o normalizado.
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3.1.4. Procesar todos los datos:

Una vez establecidos los temas, se debe acumular toda la información pertinente (datos, estadísticas,
fuentes bibliográficas, referencias, documentos apropiados), para usarlos en el momento adecuado. Una
buena manera de hacer esto es usando tarjetas grandes en donde se escribe el tema que se va a tratar y se
indican los puntos sobresalientes de una idea. Cuando se tienen todas las tarjetas escritas en esta forma se
colocan sobre una mesa y se puede variar el orden para ver qué secuencia tiene una presentación más
lógica.

3.1.5. Planifique y organice sus ideas antes de escribir:

Antes de escribir detalladamente toda la información que se va a transmitir es necesario elaborar un
bosquejo de la comunicación, separando las diferentes ideas y usando libremente subtítulos e incisos.
Una excelente presentación de una serie de ideas incoherentes no tiene valor.
Prepare un esquema del trabajo que facilite la labor del lector.
En lo posible use una estructura piramidal que tenga en su base las ideas o informaciones más
concretas y en su vértice superior el tema central.
Las ideas en cada agrupamiento deberán ser de una misma clase. No se deben incluir en un mismo
grupo problemas y soluciones, causas y consecuencias, resultados y opiniones, etc.
Existen diferentes sistemas de codificación para lograr una estructura clara, coherente y lógica:

• Sistema propuesto en el manual de la Secretaría de la Organización Técnica.

I. TEXTO (II - III - IV - etc.)

A. TEXTO (B - C - D - etc.)
1. texto (2 - 3 - 4 - etc.)
a. Texto (b - c - d - etc.)
i. Texto (ii - iii - ív - etc.)
Texto
Texto

II. TEXTO

• Sistema decimal.

1. TEXTO

1. 1. TEXTO
1.1.1. texto
1.1.2. texto
1.1.3. texto

1. 2. TEXTO
1.2.1. texto
1.2.2. texto
1.2.3. texto
2. TEXTO

2.1. TEXTO
2.1.1. texto
2.1.2. texto
2.1.3. texto

Fig. 3. Ejemplos de sistemas de codificación.

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Las comunicaciones en la Ingeniería.

Guía para la redacción de Informes.

1. Introducción 2. Los reportes usados con mayor 3. Reglas básicas para la 4. Recomendaciones.
frecuencia en la ingeniería. redacción de informes.

3.1 Antes de escribir. 3.2 Al escribir. 3.3 Después de escribir. 3.4 Después de enviar el mensaje

3.1.1. Preguntarse 3.1.2. Determine a 3.1.3. Decida que medio 3.1.4. Procesar todos los 3.1.5. Planifique y organice
sobre qué se va a quién va dirigida la de comunicación usará. datos sus ideas antes de escribir.
escribir. comunicación

Fig. 4. Ejemplo de organización de los contenidos en estructura piramidal.

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3.2. Al escribir:

3.2.1. Redacte un borrador:

Basándose en la estructura adoptada redacte un borrador del informe. Siga los siguientes consejos:

• Lo importante siempre primero: En el inicio de la comunicación debe lograrse la atención del

lector. Quien recibe el informe quiere saber enseguida si debe leer el informe, pasarlo a otros o
ignorarlo. Para ello necesita prontas respuestas a las siguientes preguntas:

¿De qué trata el informe y quién los escribió?

¿Que aporta el informe?
¿Cuáles son sus conclusiones y recomendaciones?
¿Qué importancia tienen las conclusiones?
¿Qué acciones se sugieren?

Estas respuestas deben incluirse en el resumen al comienzo del informe. El mismo debe
contener:
Definición del problema
Objetivos que se persiguen.
Justificación o razones para emprender la tarea.
Conclusiones.
Recomendaciones.

• Observaciones generales:

Procure ser breve y claro. La forma más sencilla de decir una cosa es siempre la mejor.
Use oraciones de 15 a 20 palabras de promedio.
Utilice correctamente las reglas de puntuación:
Cada párrafo, (punto y aparte), una idea principal.
Cada oración, (punto y seguido), una idea secundaria.
Trate en lo posible de cuantificar los elementos del problema.
En lo posible escriba en tercera persona.
Adapte el estilo de escritura al tipo de lector. (utilizar la jerga simplifica la redacción)
Evite frases de fórmula. No utilice palabras de moda o rebuscadas.
Emplee un estilo natural y espontáneo. No ostente erudición.
Utilice ejemplos si es necesario.
Evite errores de ortografía y gramática.
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3.3. Después de escribir:

3.3.1. Revisar el borrador:

La revisión de un borrador no debe hacerse de inmediato, sino dejar que transcurran unas horas e
inclusive unos días para atacarlo con la mente fresca. Al revisar conviene analizar los siguientes
puntos:

¿Se han tomado en cuenta los elementos que se desean incluir?

¿Es lógica la presentación?
¿Tiene la comunicación un estilo claro?
¿Los diagramas, fotografías e ilustraciones están relacionados con el texto?
¿Se atacó el problema como se había pensado?
¿Es necesario modificar algún elemento?
¿Se siguieron las reglas gramaticales?
¿Se respondieron las preguntas: ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, Etc.?

Si es importante, haga leer el informe a un compañero o superior con el fin de asegurar su claridad.

3.3.2. Escribir un segundo borrador:

En este segundo intento se implementan todas las modificaciones que son pertinentes, afinando más
el estilo y tomando en cuenta las preguntas del paso anterior. Los pasos 3.3.1 y 3.3.2 se repiten
cuantas veces sea necesario hasta lograr los propósitos deseados. Esto permite asegurar un alto nivel
de calidad en las comunicaciones.

3.3.3. Escribir la presentación final:

En este paso ya no se efectúan revisiones de contenido o forma, se cuida exclusivamente una buena
presentación. Es conveniente recordar que el papel es más barato que el tiempo malgastado en tratar
de leer una página mal mecanografiada o llena de errores. Una hoja mecanografiada por un solo lado
no sólo tiene mejor presentación, sino que la lectura es más fácil, por lo que es conveniente usar este
sistema.

3.3.4. Revisar la comunicación final:

La comunicación final se revisa para detectar errores en la forma, en la ortografía, en los encabezados
y para verificar que todo el material del borrador final esté incluido. Una vez hechas las correcciones
necesarias, se tendrá una comunicación que reflejará todas las características deseadas.
Estas diez reglas señalan el procedimiento más adecuado para escribir una comunicación. Existen
más, desde luego, pero un esfuerzo constante y una práctica que tome en cuenta las sugerencias
anteriores, permitirá una transmisión más efectiva de ideas.
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3.4. Después de enviar el mensaje:

3.4.1. Asegúrese que la correspondencia haya llegado a destino:

Mediante una comunicación telefónica o pidiendo que se le retorne por nota la recepción conforme
del mensaje. Si es muy importante legalmente pueden utilizarse cartas documento u otro tipo de
comunicación que tenga registro oficial.

3.4.2. Provoque alguna forma de respuesta:

Verifique si el mensaje fue comprendido, por medio de reuniones periódicas con los destinatarios, o
utilizando cuestionarios tipo encuesta para detectar deficiencias en su información escrita.

4. Recomendaciones:

• Actitudes:
Darle su verdadera importancia al tema.
Enfrentar el problema.
Analizar con espíritu crítico los mensajes.
Ponerse en lugar del lector.
Buscar la sencillez.

• Acciones:
Esfuerzo permanente y sostenido para mejorar la calidad de las comunicaciones
Asistir a cursos o seminarios sobre el tema.
Consultar la bibliografía abundante que existe sobre el tema.

(para el alumno)
Adecuar los formatos de sus mensajes en la facultad, a los formatos normalizados o
aceptados universalmente.

(para el graduado)
Normalizar los formatos de los mensajes internos de la empresa.
Adecuar los formatos internos y externos a los formatos normalizados o aceptados
universalmente.
Desarrollar un plan de capacitación del personal.
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Bibliografía:

Propuesta Para La Enseñanza De La Ingeniería Mecánica.

Ministerio De Cultura Y Educación, Universidad Tecnológica Nacional, Rectorado.
Ordenanza Nro. 741. Anexo 1. Año 1993.

Writing for Engineering and Science.

Autor: Tyler G. HICKS.
Editorial: Mc GRAW – HILL
Año 1961

Introducción A La Ingeniería De Proyectos.

Autor: Miguel Angel CORZO.
Editorial: LIMUSA
Año 1996

Introducción A La Ingeniería.
Autores: Paul H Wright, Arthur Koblasz y William E. Sayle
Editorial: Addison – Wesley Iberoamericana
Versión en español.
Año 1993

Protocolo para la presentación de trabajos, proyectos o programas de investigación.

Programa de energía y Medio Ambiente. Secretaría de Ciencia y Tecnología. U.T.N.
Año 1997.

Revista de Ciencia y Tecnología de la Universidad Tecnológica Nacional.

Año 1 Nro. 1 Buenos Aires, Octubre de 1995.
Año 1 Nro. 3 Buenos Aires, Septiembre de 1996.
 Página 14

Apéndice A
Las gráficas en los informes:

Las gráficas son una parte esencial de la comunicación, pues ayudan al lector a entender mejor la idea
que se está presentando. Algunas ideas sobre gráficas se desarrollan a continuación.
ü La gráfica debe escogerse en función de la persona a la que se le va a presentar.
ü La idea debe presentarse claramente.
ü La gráfica debe acentuar el punto que se quiere resaltar. Por ejemplo, para un crecimiento rápido, la
curva del crecimiento debe estar fuertemente inclinada.
ü La información suplementaria no debe ir sobre la gráfica, sino en el texto para no sobrecargarla.
ü Los títulos deben poder leerse claramente, las letras deben ser grandes y los ejes deben estar
debidamente identificados.
Hay que recordar que el uso de gráficas debe limitarse a las esenciales para comunicar una idea. El
objetivo es ahorrarle tiempo al lector y no sobrecargar el trabajo presentado. Las gráficas deben de
interpretarse rápidamente sin tener que recurrir al uso de explicaciones que se encuentren varias páginas
adelante, o después de la gráfica.
En la preparación de las gráficas y de las tablas para un documento es esencial tener en la mente al
lector y tratar de facilitar la lectura del documento. Si la persona que elabora el documento se pregunta
paso a paso si está satisfaciendo estas condiciones, su trabajo dará un mayor rendimiento.
Ejemplos:

Tablas: Las tablas se usan para presentar en una forma concisa los resultados numéricos o datos
obtenidos. Recuérdese que cada tabla necesita: Un número y un título.
El título debe indicar de dónde provienen las cifras de los datos.
Todas las columnas deben contener dimensiones o, en su caso, indicar que las cifras no tienen
unidades.
Las tablas deben estar orientadas hacia abajo para que el lector no tenga que estar rotando
constantemente el documento.
Cuando no hay datos, hay que indicar esto por medio de un guión.
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Apéndice B
Las comunicaciones orales:

Todo lo que hemos establecido hasta ahora en lo referente a comunicaciones escritas puede aplicarse,
generalmente, a las comunicaciones orales. Las comunicaciones orales se utilizan para hacer la
presentación de un estudio, de un proyecto o de un programa en un tiempo limitado. Esta restricción
implica, por lo tanto, una preparación muy cuidadosa del material que se va a presentar, del método que
se va a usar y del objeto principal que se persigue. Las comunicaciones orales tienen las siguientes
ventajas:

ü Contacto directo con el auditorio.

ü Mayor impacto en la presentación.
ü Posibilidad de aclarar dudas inmediatamente.
ü Interacción con el auditorio, lo que permite observar si la presentación está logrando su
objetivo.

Pero también existen algunas desventajas:

ü Límite del tiempo para hacer la presentación.

ü Mayor posibilidad de ruido en la comunicación (interrupciones, un mal orador, etcétera).
ü Posibilidad de presentar repetidamente los mismos conceptos debido a una mala planeación.

Preparación:

La preparación de una comunicación oral se efectúa basándose en los siguientes lineamientos:

Qué objetivo se persigue (presentar un estudio, un proyecto, etcétera)

A quién va dirigida (superiores, clientes, subordinados).
Qué duración límite debe tener, (5 min. , 30 min. , Una hora).
Cuáles son los puntos sobresalientes en los que hay que hacer hincapié. ¿ Se usarán ayudas
visuales?

Se elabora un bosquejo de la comunicación y se prepara la redacción de la presentación que servirá de

base para exponerla.
Esta etapa requiere sumo cuidado para asegurarse que no se repitan los conceptos y que todas las
ideas queden claramente establecidas.

Método:
Una vez terminada esta preparación se establece el método de presentación. No es lo mismo
dirigirse a un auditorio reducido de 4 o 5 personas que a un conjunto de 200 o 300 personas. La
importancia de la presentación influye también en los métodos usados.

En la presentación oral conviene mantener un contacto visual constante con el público. De ahí que
la lectura larga y tediosa de una comunicación no sea la manera más propicia de mantener el interés en
lo que se está diciendo. El uso de tarjetas con notas claramente escritas y una compenetración profunda
del tema a tratar, son dos características que garantizan una comunicación oral efectiva.

Los métodos audiovisuales existentes en el mercado hoy en día, permiten establecer un contacto
inmediato y efectivo con el auditorio. Entre los métodos y ayudas audiovisuales más comunes podemos
nombrar los siguientes: Pizarrón, Pizarrón magnético, Modelos y maquetas, Atril con hojas grandes y
plumones, Proyector de transparencias, Proyector de diapositivas, Vídeo o Televisión de circuito
cerrado, equipamiento multimedia y computadora.

El uso adecuado de estas ayudas permitirá un mayor impacto sobre el auditorio y una presentación
más clara y concisa de las ideas. Mediante un esfuerzo constante en la preparación de las
comunicaciones, ya sea escritas u orales, el ingeniero puede transmitir mejor sus ideas, aclarar puntos que
en un principio pueden parecer confusos y obtener mayores beneficios profesionales.