Tutoría 4

Logística, Gestión y Organización de eventos

Presentado Por:

Nersy Yolanda Gómez Quiñonez

Gyssell Joanna Rodríguez Gómez
Angela Yobana Céspedes Zumaheta
Mónica Díaz Serrato
Mari Alexandra Sarmiento Muñoz
Angie Katherine García Díaz

Docente:

Martha Patricia Vergara

Administración Turística Y Hotelera

Universidad Del Tolima
Ibagué – Tolima
2022
 Preguntas Generadoras
1. Explique las 5 categorías como la OMT clasifica al turismo de reuniones

Según la (OMT) Organización Mundial del Turismo se clasifican el Turismo de Reuniones

de acuerdo a cinco categorías

ü CONVENCIONES Y REUNIONES CORPORATIVAS O DE NEGOCIOS

El turismo de convenciones, Reuniones corporativas y de negocios abarca sin duda alguna

diferentes propósitos y magnitudes, viéndolo desde temas más amplios se ha caracterizado
por formar parte cada vez más en sectores de la industria turística .Hoy en día es más
conocido como el Turismo MICE, que está más asociado a al tipo de turismo de actividades
laborales, ocio, profesionales

ü CONGRESOS Y ASOCIACIONES

El turismo de congresos es aquel relacionado con reuniones profesionales o académicas con

un tema en común, por lo general los organizadores son empresas privadas.

Para llevar a cabo un turismo de congreso se necesitan las asociaciones, como lo son
empresas privadas. Gracias a la tecnología, la ciencia y el conocimiento avanzan a pasos
exponenciales, por esta razón, asistir a congresos para actualizar al personal que se
desempeña en las diferentes áreas de su empresa es vital, mantenerse a la vanguardia ayudará
a mejorar sus procesos y a diferenciarse de la competencia

ü FERIAS Y EXPOSICIONES COMERCIALES

Se trata de eventos culturales o comerciales que reúnen a los miembros de un sector social,
empresarial o profesional, cuyo propósito es dar a conocer productos y servicios con el
objetivo de fortalecer las relaciones públicas y comercializar

Las ferias y exposiciones, que son exhibiciones públicas que organizan profesionalmente las
empresas, con la finalidad de venta de un producto o servicio

Las exposiciones que se clasifican en dos:

 ● Industriales: son aquellas muestras o exhibiciones de carácter privado o semi privado
que reúnen a los miembros de un sector empresarial, profesional o comercial con el
fin de mostrar adelantos tecnológicos y estimular la venta de productos entre
miembros de un sector empresarial.
● Comerciales: Está dirigido al sector comercial, empresarial, profesional o social con
el fin de promover la venta de productos o servicios al público objetivo.

ü TURISMO DE INCENTIVOS

Es una estrategia que invita a las empresas a que creen nuevas ideas de recompensar tanto a
sus empleados más productivos como a los clientes que más beneficio reportan; el viaje
incentivo ha sido aplicado por muchas empresas para comunicar ciertos planes de estrategias
comerciales. Funcionan como un premio con el que se reconoce a las personas que han
realizado su trabajo con mérito, se gratifica con un viaje a quien alcanzó los objetivos de
productividad o de ventas. Sin embargo, los viajes de incentivo son más que un detalle para
los trabajadores, ya que tiene grandes beneficios para el buen funcionamiento de la empresa,
por ejemplo, ayuda a incrementar la productividad de los equipos de trabajo

ü OTRAS REUNIONES

TURISMO MICE

Es un Importante elemento la cual ayuda a la industria turística rentable y sostenible

importante para la generación de empleo

Cuentas con ciertas características:

· La concentración de la celebración de reuniones, congresos, convenciones, ferias y otros

eventos de tipo corporativo que se llevan a cabo durante el resto del año, reflejando en su
mayoría altos índices de turismo.

· La inversión necesaria en infraestructura, promoción y captación de candidaturas,

capacitación de los recursos humanos y tecnológicos, el impacto económico que genera sigue
siendo un atractivo para las ciudades.

· Involucra diferentes agentes específicos tales como event planners, agencias de viajes,
hoteles, así como restaurantes o empresas de transportes y otros.
· La elección del destino se realiza según la accesibilidad al destino ya que es uno de los
elementos que condiciona el éxito o fracaso del evento y en ocasiones el prestigio del propio
convocante o prescriptor; por lo tanto la conectividad es determinante.

Resalta este tipo de turismo porque beneficia a otros sectores tales como alojamiento,
agencias de viajes, empresas de transportes, restaurantes, tiendas entre otros.

❖ Establezca las diferencias entre Turismo de Reuniones y Turismo MICE

TURISMO DE REUNIONES

Se enfoca en los viajes de actividades profesionales y laborales (turismo de negocios)

El turismo de reuniones es un generador de beneficios para empresas que organizan estos

eventos, ejemplo, los hoteles, cruceros, entre otros. Empresas relacionadas directa o
indirectamente con el sector, las sedes y con los destinos que albergan todo tipo de reuniones
en el mundo.

TURISMO MICE

Ayuda a posicionar y mejorar la competitividad internacional del destino, esto puesto que los
asistentes a congresos y ferias buscan también, en su tiempo libre, conocer la ciudad, su
cultura, su gastronomía, sus costumbres y su historia. Por esa razón, el destino tiene la
oportunidad de darse a conocer y generar ingresos del turista de negocios.

❖ Identifique el motivo por el cual el Turismo MICE ha impactado dentro del

sector hotelero

Ha impactado drásticamente durante los últimos años porque ha venido avanzando en la

reactivación de turistas extranjeros llegando al país , el segmento de eventos y negocios
ha llegado al país para consolidarse como referente mundial , ha brindado oportunidades
para el empleo , un impacto económico significativo y mejoramiento en la competitividad
internacional , lo que hace referencia que una cuarta parte de viajeros en el mundo se
desplazan a diferentes destinos para la realización de actividades laborales

❖ Describa de manera abreviada la cadena de valor del Turismo MICE

 Siglas en inglés significan Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions
(Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones) o Turismo de Reuniones

El turismo MICE, involucra o cuenta con algunos elementos que hacen parte para una
mejor experiencia del turista, como lo es el alojamiento, Hoteles, Resort, transporte,
atracciones, instalaciones de equipo e infraestructura

❖ Explique los 5 beneficios que genera desarrollar Turismo MICE en un país

ciudad

BENEFICIOS

ü IMPACTO ECONÓMICO:

Genera un mayor beneficio para las comunidades donde se desarrolla este tipo de turismo,
dejando ingresos considerables, pues los turistas de igual manera generan ingresos en otras
actividades que les permita aprovechar el entorno donde se encuentran. Como bien se sabe la
mayor parte de estos gastos que realiza un turista de negocios son costeados en su mayoría
por las empresas y esto le permite al turista poder dedicar más presupuesto en servicios
extras, compras u otras actividades adicionales a su viaje.

ü REDUCCIÓN DE LA ESTACIONALIDAD TURÍSTICA

Este tipo de turismo ayuda a tener una balanza en cuanto a las temporadas , porque no
necesariamente se necesita meses , días , fechas especiales para la realización de este tipo de
eventos si no que es una constante en la parte hotelera ya sea en temporada alta o baja lo cual
aporta y permite empleos y contratos más estables

ü ALTERNATIVA DE LA SATURACIÓN

Cuando se llega a este punto el turismo MICE, ayuda aportando diferentes expectativas
frente a los recursos que se promocionan, dejando así un modelo de turismo más acertado en
días que no son de gran afluencia y que sea un modelo más sostenible a largo plazo

ü PLACER U OCIO
Los turistas con este tipo de turismo por lo general largan más sus días vacacionales por lo
que aprovechan los recursos expuestos para poder conocer más de la ciudad, región, país,
generando esto un valor agregado a los demás servicios ofertados.

ü PROMOCIÓN A NIVEL INTERNACIONAL COMPETITIVIDAD

La ciudad o país que tiene capacidad de ofertar y no delimitar sus atractivos , servicios es
capaz de promocionarla por ejemplo cuando una ciudad ha mejorado su imagen y demostrado
su capacidad para acoger cierto tipo de congresos, ferias y eventos es mucho más fácil vender
el destino y conseguir que los organizadores lo elijan

❖ Explique los 10 desafíos , que según las revista World Luxury Tourism , aún
debe afrontar en los próximos 10 años el Turismo MICE
1. Crear sus propias diferencias que lo distingan de los viajes y del turismo en sí.
2. Establecer modelos universales de impacto económico: la industria deberá ofrecer una
buena relación entre calidad y precios, así mismo las partes interesadas necesitan
tener pruebas de los beneficios económicos.
3. Demostrar relevancia y valor: Demostrar que las reuniones no son un problema
económico, sino más bien son parte vital de la solución y oportunidad de crecimiento
económico para los países que las realizan.
4. Pensar y actuar estratégicamente: Evaluar las necesidades, anticipar los retos
venideros y enfrentarlos con medidas apropiadas por ejemplo el potencial incremento
en tarifas de transporte y alojamiento.
5. Aumentar la agilidad y la flexibilidad: Los espacios públicos en los que se realizan las
reuniones deben ser flexibles en cuanto a los servicios que ofrecen.
6. Personalizar y profundizar la experiencia de aprendizaje: Tomar en cuenta los
principios de aprendizaje durante las jornadas de los eventos y activar aún más la
participación conjunto con la audiencia.
7. Experimentar modelos de negocios y flujos de ingresos: Pensar en los eventos de
negocios como plataformas de lanzamiento para la generación continua de ingresos.
8. Adoptar un pensamiento de cadena de valor: Fomentar la colaboración entre todos
los interesados, ya sean planificadores y proveedores.
9. Adquirir, retener, desarrollar talento y adoptar la diversidad: Las carreras del
segmento de las reuniones deben ser vistas como estimulantes y gratificantes para
atraer a la próxima generación.
10. Desarrollar líderes y gerentes del mañana en el turismo de reuniones: En las próximas
décadas la mayoría de líderes tendrán éxito a través de la innovación y la
experimentación debido a las tendencias tecnológicas que ya se viven y que han
facilitado el acceso a la información y planificación de manera más ágil.

❖ Haga un análisis de las 10 tendencias que marcarán el TURISMO MICE, según

la revista Hosteltur.

A) El crecimiento económico global: El turismo MICE, es un turismo que cada vez se

muestra más en crecimiento, o al menos, estable; pues, las reuniones, los viajes de
incentivo, las conferencias y las exposiciones; son un medio ideal para la realización y
el desarrollo de las actividades laborales y profesionales. Actividades, que, son
esenciales en la vida de una persona, asociación, institución, empresa u organización;
ya que, si no se adquieren nuevos conocimientos o no se debate sobre temas
relacionados con la actividad o trabajo que se desempeña, o no se fomenta la fidelidad
de clientes y/o empleados, o no se establecen contactos comerciales, o simplemente
no se vende; es muy difícil, que dicha persona u organización, puedan desarrollarse o
mantenerse en el sector.

B) Mercados en alza: Las empresas que registran una mayor inversión en viajes de
empresas, son las empresas que hacen parte de esa cotidianidad de las personas, como
es la industria de alimentos; y con distintos estilos de vida, como es la industria de la
automoción o de automóviles.

C) Incentivos al alza: Una empresa, asociación u organización, no serían nada sin sus
empleados y clientes; es por ello, que cada vez más organizaciones se preocupan por
generar ese sentimiento de pertenencia y fidelidad, por parte de sus colaboradores
tanto internos como externos; y una buena manera de lograr esto, es por medio de los
viajes de incentivos.
D) Más presión para confirmar los eventos con anticipación : Esto porque cada día al
existir más demanda de los establecimientos congresuales, se genera que los recintos
que acogen este tipo de eventos o actos, presionen más a sus clientes potenciales; para
que éstos les confirmen lo más pronto posible, o si no, el recinto o espacio se puede
vender a otro.

E) La seguridad como prioridad: En un mundo cambiante donde todo puede pasar,

donde nada se mantiene de la misma forma para siempre; la seguridad de los
participantes del evento, tanto en el ámbito, físico, como emocional, político, como
social, cultural e incluso ambiental; juega uno de los papeles prioritarios en el
desarrollo de cualquier tipo de evento.

F) Los clientes asiáticos se hacen más aventureros: Los planeadores de reuniones

asiáticos, cada vez buscan más salir de su misma región geográfica de Asia; para
explorar y embarcarse hacia nuevas localizaciones; esto por los incrementos y
facilidades de nuevas rutas aéreas a otros continentes.

G) Reducción de presupuestos en Latinoamérica: La crisis económica, genera que las

empresas o compañías radicadas en Latinoamérica, escatimen más en sus
presupuestos de eventos; y por tanto, realicen más eventos en la misma región de
Latinoamérica, y menos eventos en otros continentes.

H) Riesgos políticos- económicos en Europa: El riesgo tanto político en Europa, como es

la posibilidad de que otros países abandonen la unión europea (UE) como lo hizo el
Reino Unido; como económico en Europa, por el interés de los planeadores de
reuniones estadounidenses en la región del Reino Unido tras la caída de la moneda del
reino; hace que se genere esa incertidumbre en un posible aumento de la inflación.

I) Eventos en casas particulares: Un gran imprevisto en el segmento de eventos, pueden

llegar a ser esas plataformas que ofrecen sitios amplios y equipados; para la
realización de reuniones, como son una mansión, una hacienda, un loft… entre otros.

J) Tecnología: La tecnología sigue jugando un papel muy importante en el día a día de

las personas, y en el segmento de las reuniones no es la excepción; pues el cliente,
 desea conocer en tiempo real el número de asistentes que han confirmado su
asistencia al evento, la inversión que se ha tenido en el recinto congresual, en los
vuelos, en los hoteles; así mismo, también el cliente se muestra interesado en las apps
y páginas webs para que los participantes que asisten al evento, reciban información
actualizada, la agenda, y puedan calificar los servicios prestados durante el evento.

2. Entre los factores que los clientes consideran para elegir el País y la Ciudad Sede se
Encuentran los factores esenciales y los factores complementarios. Explique a detalle la
importancia de los (4) factores esenciales y de los (12) factores complementarios. (Según
gráfica anexa).

Importancia de los Factores Esenciales=

● Accesibilidad: Este factor es importante, ya que permite que los ponentes, invitados y
participantes del evento se puedan desplazar hasta la ciudad sede, y dentro de la
misma ciudad, para así poder llegar sin congestiones y a tiempo a las diferentes
actividades. Pues el problema de tiempo disponible favorece las candidaturas de
destinos situados centralmente con respecto a los lugares de procedencia de la
mayoría de los congresistas.

● Infraestructuras congresuales: Este factor es importante porque se refiere a los centros

de convenciones, a las universidades u otros sitios de reuniones, a las salas de juntas,
 al número de las salas que haya, a su capacidad, a la comodidad y a la tecnología
moderna con que cuenten.

● Infraestructuras logísticas: Este factor es importante porque los organizadores de

reuniones eligen preferentemente destinos que estén muy bien comunicados, que
dispongan de aeropuertos internacionales, autopistas en buenas condiciones, y con
varias opciones de líneas de transporte para llegar a la sede.

● Candidatura oficial: Este factor es importante porque el origen de todo tipo de reunión
nacional o internacional, se halla en una voluntad coadyuvada fundamentalmente por
una disponibilidad receptiva, y dicha voluntad y disponibilidad se encuentran
reflejadas en la presentación oficial de la candidatura, es decir, en la presentación que
realiza una ciudad para ser la sede del evento.

Importancia de los Factores Complementarios=

➢ Nivel de precios y de tipos de cambio : Este factor complementario es importante

porque, el cliente de reuniones que es conocedor exige excelentes productos que le
den un buen precio en relación con la calidad que recibe. El cliente puede estar
dispuesto a pagar precios altos, pero que sean justos, de acuerdo con la relación
precio-calidad y lo que le ofrece la competencia. Por otra parte, los tipos de cambio
son importantes porque, en algunos casos, la estancia de los extranjeros viene también
incentivada económicamente por el tipo de cambio de la divisa en el país anfitrión y,
por supuesto, por la estabilidad económica existente.

➢ Imagen pública del país y de la localidad : Este factor complementario es importante

porque, la participación activa de un país en la vida asociativa mundial y la fama
internacional de alguna de sus ciudades, valoradas por la calidad de sus servicios, su
seguridad, estabilidad política, económica y social, la confianza, la hospitalidad, el
folklore, la literatura, las canciones, el cine, y una serie de factores que van
conformando cierto renombre positivo, son todos ellos los que influyen en el proceso
de elección del destino de una reunión.
➢ Atracción turística: Este factor complementario es importante, ya que el delegado
también puede tener una motivación turística a la hora de elegir la sede del evento. La
atracción o las atracciones del lugar y sus alrededores, se verán reforzadas por la
creación artística y el ambiente cultural y social que lo enriquecen.

➢ Promoción congresual: Este factor es importante ya que, un cierto número de destinos

con vocación de reuniones, refuerzan sus puntos más importantes, con una política
promocional inteligente y a veces agresiva.

➢ Afinidad entre las características de la sede y el tema de la reunión : Este factor es

importante, porque, algunas reuniones muy especializadas, suelen preferir lugares que
tengan cierta relación con el tema que va a tratarse, y por la importancia que el sector
o industria tenga en la ciudad o el país sede.

➢ Centralidad geográfica: Este factor es importante, ya que un lugar que tenga buenos
contratos con líneas aéreas, que tenga facilidades de conexiones con vuelos
internacionales, que cuente con trenes de alta velocidad, y/o facilidades de realizar
convenios y contratos con compañías de transporte terrestre eficientes, ya sea de
trenes o autobuses, representa una gran ventaja a la hora de elegir el lugar sede.

➢ Disponibilidad de personal especializado: Este factor es importante, porque la

presencia de un centro de convenciones en una ciudad determinada, no sería
suficiente para captar eventos sino se ofreciera la posibilidad de contratar en el sitio,
personal auxiliar indispensable para el servicio; como son el personal especializado en
lenguas extranjeras, en secretaría, en recepción, personal técnico para realizar
montajes e instalaciones, para el manejo de aparatos audiovisuales, para montaje de
stands, y para el manejo del equipo.

➢ Presencia de centros de decisión: Este factor complementario, es importante porque,

la presencia en la sede, de un comité nacional o local de organización (oficina de
convenciones nacional y/o local (OC)), que esté activo y sea competente, respaldado
por una organizador profesional de convenciones (OPC) de prestigio, transmite al
organismo convocante de las reuniones, un sentimiento que inspira mucha confianza,
 y que influye de tal manera, que a veces se torna decisiva en la elección de la sede del
evento.

➢ Credibilidad del comité organizador: Este factor es importante ya que la trayectoria, la

experiencia y los testimonios acerca del trabajo de determinado comité organizador,
forman su imagen, y por consiguiente, esa credibilidad que forje dicho comité es
decisiva para elegirlo.

➢ Afinidades lingüísticas: Este factor complementario aunque es importante, no es

indispensable… es importante porque permite una eficaz comunicación; pero, no es
indispensable, porque en la actualidad el idioma no es obstáculo; en cambio, lo que sí
puede ser un obstáculo, es que, la sede no cuente con de un equipo de traducción
simultánea y personal bilingüe o multilingüe en sus instalaciones, para así apoyar a
los participantes.

➢ Consideraciones sobre política interna por parte del organismo promotor : Este es un
factor importante a considerar, ya que, se trata de tomar en cuenta esas medidas
establecidas por las autoridades locales en todo tipo de materias… medidas que
pueden incentivar y apoyar la presentación de una candidatura en su asociación u
organismo.

➢ Oferta de ocio complementaria: Este factor es importante, porque ofrece esa

experiencia completa a los participantes, esta oferta incluye, parques de diversiones,
bares, centros comerciales, teatros… entre otros.

3. Teniendo en cuenta que las Oficinas de Convenciones OCV son otra de las estrategias
que debe tener una ciudad que desee ofrecer o mejorar su posición como “ciudad de
reuniones”, investigue cuáles son las tareas esenciales de una OCV? Cuáles son las
estrategias de marketing que usualmente utilizan las OCV para vender sus ciudades
como sedes de eventos?

Las Oficinas de Convenciones y Visitantes (OCV) son organismos no lucrativos

desarrollados en cada ciudad o destino y cuya función principal es la de planear y llevar a
cabo acciones para promover a los destinos de nuestro país como lugares ideales para la
realización de eventos como Congresos, Convenciones, Ferias, Exposiciones y viajes de
Incentivo, actualmente el nombre a nivel internacional ha migrado a DMO: Destination
marketing organization.
Por lo tanto podemos decir que en conjunto son organismos que promueven la venta de
servicios turísticos a los visitantes, son facilitadores de información del destino,
coordinadores que conjuntan intereses y esfuerzos del gobierno, asociaciones y otras
instancias con la finalidad de generar afluencia de visitantes en el área y agentes de desarrollo
económico turístico.
Su importancia radica en que no trabajan de manera independiente, al contrario, laboran de
manera conjunta con prestadores de servicios de la ciudad o destino que en conjunto crean y
promueven estrategias de atracción de turismo de reuniones y otros ante diversos mercados.
Algunas acciones que llevan a cabo son la definición del mercado meta, impulso, atracción y
cierre de eventos, organización de fam trips o viajes de familiarización, coordinación de
actividades turísticas de la localidad, actúan como enlace con instancias gubernamentales así
como asesores del destino para el organizador de eventos.
Por lo tanto ya los saben, bajo cualquiera de sus nombres el trabajo de estas instancias es
fundamental para el turismo de reuniones y otros segmentos de la industria a nivel nacional y
juegan un papel muy importante en el desarrollo de los destinos donde se encuentran
fortaleciendo e impulsando a la industria de reuniones.

Estrategias de Marketing

Investigar y obtener la información correspondiente a las prácticas realizadas en el mercado

para la generación de propuestas en materia mercadológica que permitan el posicionamiento
de la ciudad en el segmento de turismo de reuniones.

1. Investigar y analizar las tendencias en el mercado turístico y su comportamiento.

2. Elaborar y proponer estrategias efectivas para el posicionamiento de la ciudad en el
mercado turístico.
3. Implementar estrategias que permitan la coordinación de apoyos y eventos con las
diferentes áreas de la entidad.
4. Coordinar la comercialización del uso y aprovechamiento del Centro Cultural y de
Convenciones de cada ciudad, así como espacios culturales referentes.
5. Vinculación de Proveedores Turísticos Especializados con usuarios nacionales y
extranjeros.
6. Asesorar a los usuarios en procesos administrativos gubernamentales, para la realización
de los eventos confirmados.

4. Investigue Cuál es el papel que desempeña un OPC (Organizador Profesional de

Convenciones) en el desarrollo de los eventos y cuál es el perfil idóneo que debe tener?

El OPC se encarga de establecer todas las relaciones necesarias entre los distintos
departamentos, comités y coordinadores implicados en la organización de convenciones,
congresos o cualquier evento de tipo empresarial y académico, para un correcto desarrollo de
todas las fases del mismo. Para ello, deberá determinar de forma clara todas las
responsabilidades de cada uno de estos actores implicados, dejando siempre líneas de
comunicación abiertas para un correcto flujo de la comunicación entre todos ellos.
De este modo, al contratar a un OPC, este profesional se convierte, de forma casi exclusiva,
en el único interlocutor válido para todos los profesionales implicados en la organización del
evento. De esta forma se consigue una gran coherencia en la consecución del proyecto, y se
evitan muchos errores. Por ello, el OPC, por regla general, es el encargado de firmar los
contratos necesarios con todas las partes implicadas en la organización del congreso,
especificando de la mejor forma posible las responsabilidades de cada una de ellas.

Existen numerosas cualidades que se suelen valorar a la hora de contratar un OPC:

● Compromiso con el proyecto para conseguir que el evento sea un éxito.
● Habilidad empresarial para saber negociar con las empresas subcontratadas.
● Creatividad para proponer ideas con el fin de que el evento sea único y memorable.
● Capacidad de liderazgo para coordinar tanto a su equipo como a todos los
proveedores involucrados.
● Capacidad de resolución, por mucho que un evento se planifique perfectamente a lo
largo de muchos meses, siempre hay contratiempos de última hora que hay que
solucionar sobre la marcha.
● Experiencia, siempre se ha dicho que la experiencia es un grado.
5. Cuáles son las tareas más importantes que debe cumplir un OPC en las diferentes
etapas de desarrollo de un evento: etapa de previsión, de planeación y organización, de
dirección y control?

● Etapa de Previsión
La previsión es la etapa del proceso administrativo donde se obtienen determinados
diagnósticos, a través de datos relevantes. El OPC tiene como objetivo construir o formar
una idea del contexto económico, social, político y tecnológico en los que se va a desarrollar
la idea del evento.

● Etapa de Planeación y Organización

En esta etapa de planificación del evento el OPC tiene unas funciones específicas que
determinar la producción y el éxito del evento, a continuación las funciones a realizar:

1. Seleccionar las fechas de celebración del evento

2. Definir el número de asistentes
3. Seleccionar el lugar de celebración
4. Realizar el programa del evento
5. Definir un plan de comunicación y marketing para el evento (debe incluir recopilación de
opiniones después de la celebración)
6. Contactar y cerrar acuerdos con proveedores de los recursos necesarios
7. Establecer y aprobar un presupuesto definitivo
8. Definir roles y tareas de cada miembro del equipo de trabajo, así como el de los
proveedores.

● Etapa de Dirección y Control

El OPC se encarga de todo lo que concierne al evento desde el Pre-evento hasta el Post-
evento.
1. Contratación de espacios, profesionales y resto de recursos necesarios.
2. Supervisar el montaje del equipo técnico y materiales a usar en el evento.
3. Controlar el transcurso del evento y garantizar su buen funcionamiento.
4. Solucionar posibles imprevistos que surjan durante el evento.
5. Coordinar los distintos equipos de trabajo durante el evento.
6. Supervisar el desmontaje de equipos técnicos y resto de materiales.
7. Funciones de análisis del evento:
8. Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento.
9. Evaluar los resultados obtenidos en el evento.
10. Realizar una propuesta de mejoras para futuros eventos.

6. Referente a los Centros de Convenciones describa los siguientes puntos:

infraestructura, diseño y servicios adicionales, avances tecnológicos, a tener en cuenta.
Investigue sobre los Centros de Convenciones más representativos en Colombia.

Infraestructura
La infraestructura en el campo de los eventos puede ser tomada desde dos perspectivas, una
desde el sitio donde se va a realizar el evento, es decir, el centro de eventos y el otro es el
espacio que rodea ese lugar. Para la realización de un evento, es importante ver la
infraestructura del lugar, analizar si cumple con los requerimientos de la reunión, en cuanto a
vías de acceso, hospedajes, centros de atracción y demás necesidades que implica la visita de
un turista. Por otro lado, se encuentra la infraestructura del centro de eventos, ya aquí se debe
observar aspectos como el tamaño, cantidad de baños, número de salones, puertas de acceso y
salida, y el complemento tecnológico que posee para dar una buena experiencia.

Diseño y servicios adicionales

En lo que respecta a servicios adicionales en la realización de un evento, tenemos los

siguientes:

● Zona comercial.
● Área de alimentos.
● Estacionamiento.
● Zonas verdes.
● Circulación peatonal.
● Zona de descarga.
● Enfermería.
● Servicios bancarios.
● Renta de equipo audiovisual.
● Servicios de personal especializado.
 ● Servicio de agencia de viajes.
● Secretaría de congresos.
● Discoteca
● Campos deportivos.
● Zona de recreación.
● Comedores privados.

Avances tecnológicos

La innovación tecnológica juega un papel muy importante en el turismo de reuniones dado

que son recursos que complementan la comunicación y la experiencia de los visitantes.
Actualmente se pueden realizar reuniones o conferencias desde casa en cualquier parte del
mundo, factor que interviene profundamente en los costos de realización de un evento.

Asimismo, el desarrollo en este ámbito provee elementos que ayudan en aspectos visuales y
auditivos que aumentan la comodidad de los invitados.

Centros de eventos más representativos de Colombia:

● El apacible Hotel Irotama (Santa Marta)
● El arenal Royal Decameron Barú (Barú)
● El exclusivo Hotel Crowne Plaza Tequendama (Bogotá)
● El diplomático Sheraton Bogotá Hotel (Bogotá)
● El elegante Hotel JW Marriot (Bogotá)
● El familiar Kualamaná Centro de Convenciones y Resort (Melgar)
● El moderno AR Hotel Salitre (Bogotá)
● El emblemático Hotel Sofitel Santa Clara (Cartagena)
● El tradicional Hotel y Centro de Convenciones Cartagena Hilton
● El ecológico Hotel Las Américas Resort y Centro de Convenciones (Cartagena)
● El lujoso Bogotá Plaza Summit Hotel
● Corferias (Bogotá)

7. Debido al impulso y crecimiento de la oferta de Turismo de Eventos y Convenciones,

el sector hotelero no ha sido ajeno a esta oportunidad de ingresos. Explique las ventajas
que obtienen los hoteles al ofrecer instalaciones para eventos y reuniones. Cuál debe ser
la infraestructura que deben adecuar en sus instalaciones para tal fin y qué actividades
de marketing deben hacer para capturar segmentos de mercado interesados en turismo
de eventos y/o reuniones?

Las ventajas son muy altas en beneficios económicos puesto que el cliente de reuniones es
un turista de lujo que gasta entre tres a cinco veces más que el turista de vacaciones.

● Si las salas de reuniones quedan dentro del hotel el evento realizará sus sesiones de
trabajo en este, lo que permite un ingreso más ya que el cliente comprará y consumirá
sus alimentos y bebidas dentro de las instalaciones.
● La estacionalidad del turismo de reuniones compensa las temporadas bajas puesto
que la estancia media del turista de reuniones es mayor que la del turista de
vacaciones.
● Oportunidad de generar más ingresos en sus instalaciones por el alquiler de las
propias salas de reuniones.
● Los hoteles alojan más reuniones que los centros de convenciones.

Infraestructura que deben adecuar en sus instalaciones para tal fin:

Los centros de convenciones deben contar con la infraestructura y diseño adecuado que cubra
las necesidades arrojadas por el estudio de mercado y viabilidad que se haya hecho,
independientemente de los factores básicos como la infraestructura de alojamiento y
accesibilidad. La infraestructura adecuada debe contar con:

● Sala para reuniones (grandes y pequeñas)

● Salas para exposiciones (cubiertas y zonas al aire libre)
● Salas de espectáculos
● Salas de usos múltiples
● Salas de prensa
● Centro de negocios
● Salas de descanso
● Área de guardarropa
● Área para registro
● Área de información
 ● Ascensores y montacargas

Asimismo, debe contar con servicios adicionales:

● Zona comercial
● Área para alimentos
● Estacionamiento para automóviles y autobuses
● Zonas verdes
● Circulación peatonal
● Zona de descarga
● Enfermería
● Servicios bancarios (cajeros automáticos)
● Las salas deben contar con un equipo más usual de proyección y audiovisual
● Renta de equipos audiovisual y mobiliarios adicionales
● Servicio de personal especializado
● Servicio de agencia de viajes
● Secretaria de congresos

Opcionalmente pueden tener servicios:

● Discoteca
● Campos deportivos
● Zona de recreación
● Comederos privados

Actividades de marketing que deben hacer para capturar segmentos de mercado e interesados
en turismo de eventos y/o reuniones:

● Realizar folletos y documentación escrita, así como promoción audiovisual, dirigida

expresamente hacia el turismo de reuniones.
● Ser miembro de la oficina de convenciones nacional, regional y/o local.
● Anunciarse en revistas y periódicos especializados, como la revistas, periódicos,
guías de congresos y convenciones entre otras.
● Asistir a ferias especializadas, participar en salones profesionales como Tecno
 Meeting, y/o workshops como Fitur Congresos.
● Pertenecer a algún sistema global de distribución.
● Asociarse a sistemas de reservaciones internacionales.
● Realizar acuerdos con organizadores profesionales de congresos.
● Contar con página web y aprovechar las ventajas de internet.
● Invertir en capacitación del personal con el fin de ofrecer servicios de alta calidad,
adquirir una cultura empresarial fuerte y evitar inconsistencias.
● Realizar visitas directas a clientes potenciales.
● Buscar alianzas estratégicas.
● Buscar conquistar y mantener la fidelidad de los clientes por medio de un
posicionamiento a través de la marca.

8. ¿Qué papel juegan las universidades en la oferta de escenarios para la realización de

Turismo de eventos y/o reuniones?

Algunos países o ciudades no cuentan con centros de convenciones, y si cuentan con un

centro estos en la mayoría de casos no cuentan con la capacidad o calidad suficiente, lo que
hace a las universidades muy atractivas para los organizadores de reuniones a la hora de
querer alquilar un lugar. No obstante, en países como España entre 1996 y 1997, los hoteles
ganaron 6% del mercado, los palacios de congresos aumentaron 2% mientras que las
universidades perdieron 4%.
Por otra parte, en países como el Reino Unido, existen alrededor de 160 instalaciones
académicas, las cuales ofertan al mercado sus instalaciones. Las anteriores ofrecen mejores
facilidades a la hora de querer realizar un evento de más de 200 personas, puesto que es muy
difícil encontrar un espacio extenso, incluso en palacios de congresos o en hoteles. La revista
Conference and Incentive Travel en 1997 afirma en investigaciones que “solo cinco años
atrás había apenas 15 instituciones de educación que ofertan servicios al mercado de
reuniones, pero en la actualidad, casi cada colegio o universidad lo hace”.

9. Qué otro tipo de escenarios podrían ser ideales para realizar Turismo de Eventos y/o
reuniones? De ejemplos concretos aplicados a su ciudad y/o región.

Comfenalco cuenta con un portafolio extenso de hoteles, parques y clubes, los cuales cuentan
con escenarios deportivos, salones, aulas, auditorios, restaurantes y posibilidad de
alojamiento para todos los invitados, cabe resaltar que además cuenta con una amplia oferta
gastronómica en la que incluyen refrigerios, desayunos, almuerzos, cenas y postres. Por otra
parte ofrece el apoyo logístico, conceptual y operativo además de toda la experiencia en la
planeación de eventos.

En Ibagué Comfenalco Tolima cuenta con:

Salón Augusto E. Mediana, espacio ideal para eventos sociales y empresariales.

Tipo Montaje (capacidad):

Auditorio: 150 personas
Capacidad pax: 150 personas

C.U.R. Carlos M. Aragón

Salón Amarillo, espacio ideal para celebraciones, reuniones y eventos.
Capacidad pax: 188 personas

Kiosko El Refugio Y Panorama, espacio al aire libre, en un ambiente natural y confortable.

Capacidad pax: 38 personas

Edificio sede Comfenalco Tolima Ibagué

Sala 1, Capacidad para 11 personas
Sala 2, Capacidad para 9 personas

Parque Omaira Sánchez Guayabal - Armero, Tolima.

Capacidad pax: 150 personas

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano

Sala 1, Tipo Montaje (capacidad):

Conferencia (Solo sillas): 18 Personas
Tipo U (5 Mesas y 15 Sillas): 15 Personas
Tipo Espina de pescado (6 Mesa y 18 sillas): 18 personas
Sala 2, Tipo Montaje (Capacidad):
Conferencia (Solo sillas): 24 Personas
Tipo U (6 Mesas y 18 Sillas): 15 Personas
Tipo Espina de pescado (6 Mesa y 18 sillas): 18 Personas

Por otra parte, también cuenta con Comfenalco Antioquia. A continuación algunos ejemplos
de los espacios con los que cuentan para reuniones, eventos entre otros:

Club Edad Dorada: todos los espacios cuentan con tablero borrable y marcadores, aire
acondicionado. Servicio adicional de Catering, estación de café y ayudas audiovisuales.

Salón principal: Alquiler de auditorio para certámenes y eventos sociales y

empresariales.

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (130 personas)
Aula (70 personas)
Banquete (60 personas)
Cóctel (120 personas)
Espina (70 personas)
Imperial (40 personas)
En U (50)
Capacidad pax: 120 personas
Capacidad Máxima Instalada: 120 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas

Aula múltiple: Alquiler de auditorio para reuniones, lanzamiento de productos.

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (70 pax)
Aula (40 pax)
Banquete (70 pax)
Espina (40 pax)
Imperial (30 pax)
En U (30 pax)
Capacidad pax: 70 personas
Capacidad Máxima Instalada: 70 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas

Aula segundo piso: Alquiler de auditorio para reuniones, lanzamiento de productos.

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (40 pax)
Banquete (25 pax)
En U (20 pax)
Capacidad pax: 40 personas
Capacidad Máxima Instalada: 40 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas

Auditorio manualidades: Alquiler de auditorio para reuniones, lanzamiento de productos.

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (25 pax)
Banquete (15 pax)
Capacidad pax: 25 personas
Capacidad Máxima Instalada: 25 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas

Sala de reuniones: Alquiler de salón para realizar reuniones de trabajo, incluye estación de
café.

Tipo de Montaje (capacidad):

Imperial (7 pax)
Capacidad Máxima Instalada: 7 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: N/A

Club La Playa: servicio de reserva de auditorio con un espacio amplio y versátil para la
realización de eventos académicos y empresariales. Tiene audiovisuales, videobeam, pantalla,
tablero en acrílico, consola de sonido con 12 canales (8 de ellos en el escenario) y silletería
móvil.

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (125 max)
Escuela (80 personas)
En U (60 personas)
Capacidad max: 125 personas
Capacidad Máxima Instalada: 125 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 0.5 horas
Hacienda Balandú

Auditorio Balandú: Auditorio para realización de todo tipo de eventos, sociales y

empresariales; cuenta con sillas, sonido básico, micrófono alámbrico, no incluye computador.

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (250 pax)
Aula (200 pax)
Espina (180 pax)
U (50 pax)
Banquete (180 pax)
Imperial (70 pax)
Cóctel (200 pax)
Capacidad Máxima Instalada: 250 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas, eventos básicos (Estas horas se deben tener en
cuenta al momento de realizar la reserva).

Fonda La Traviesa: Zona de esparcimiento y consumo de A & B. Espacio dotado con mesas
y sillas.

Tipo de Montaje (capacidad):

Fonda (70 pax)
Capacidad pax: 70 personas
Capacidad Máxima Instalada: 70 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas
Hostería Los Farallones: cuenta con ayudas audiovisuales (video beam, sonido básico,
pantalla).Servicios adicionales como estación de café y alimentación.

Mezzanine Los Farallones:

Tipo de Montaje (capacidad):

Aula (50 personas)
Imperial (15 personas
Capacidad pax: 50 personas
Capacidad Máxima Instalada: 50 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas montajes sencillos (incluir en la reserva)

Auditorio 1:

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (80 pax)
Aula (45 pax)
Banquete (30 pax)
Espina (45 pax)
Imperial (30 pax)
En U (30 pax)
Capacidad pax: 80 personas
Capacidad Máxima Instalada: 80 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas

Auditorio 2

Tipo de Montaje (capacidad):

Auditorio (200 pax)
Aula (80 pax)
Banquete (100 pax)
Cóctel (150 pax)
Espina (60 pax)
Imperial (50 pax)
En U (40 pax)
Capacidad pax: 200 personas
Capacidad Máxima Instalada: 200 personas
Horas de Montaje y Desmontaje: 2 horas

Hotel Piedras Blancas: Dotado con silletería, ayudas audiovisuales (sonido básico,
micrófono inalámbrico, video beam, tablero y marcadores). Servicio adicional de catering y
estación de café. El servicio de catering se presta en el restaurante principal para desayunos,
almuerzos y cenas, los refrigerios se entregan en el auditorio sin costo adicional.

Auditorio Modular: realización de eventos empresariales tales como congresos, seminarios,

capacitaciones, formaciones, eventos sociales tales como bodas, celebraciones de
cumpleaños, bautizos, entre otros.

Tipo de Montaje Auditorio principal

Auditorio (200 personas)
Aula (85 personas)
Banquete (150 personas)
Cóctel (200 personas)
Espina (60 personas)
Imperial (70 personas)
En U (60 personas)
Horas de Montaje y Desmontaje: El auditorio solo presta para una actividad por día.

Hotel Recinto Quirama: cuenta con el auditorio principal Jorge Rodríguez Arbeláez 400
personas, auditorio Manuel Mejía 110 personas, 4 salas con una capacidad de 30 a 70
personas aproximadamente.

Por último, cada parque en lista cuenta con su propio auditorio, salón, restaurante entre otros.

● Parque Ecológico Piedras Blancas

● Parque Eco turístico El Salado
● Parque Guayabal
 ● Parque Los Encuentros
● Parque Los Tamarindos

10. Teniendo en cuenta la participación de personas con discapacidad, cuáles considera

son los factores a tener en cuenta en el diseño actual de las instalaciones para eventos
y/o reuniones.

Las infraestructuras desde décadas atrás se han ido adaptando para cubrir las necesidades de
los visitantes discapacitados puesto que se establece una ley acerca de la discriminación de
Minusválidos el cual refiere a estos derechos de acceso digno a edificios, transporte,
servicios, toma de decisiones y a todas las actividades sociales, comerciales y culturales. Por
ende las instalaciones a las cuales asistirán a reuniones o congresos deben ser diseñadas de tal
forma que consideren las necesidades de todo tipo de discapacidad.

The National Holiday Care Service Charity en su asesoría para personas discapacitadas
incluye:

● En términos generales, extienda su crecimiento positivo hacia las personas

discapacitadas, como lo haría con los otros.
● Tenga información del destino, disponible en letras grandes, sistema braille o incluso
en cinta de audio.
● Mantener actualizada la lista de intérpretes para sordos.
● En la reservación de habitación para discapacitados en sillas de ruedas, se aseguran de
que ha sido inspeccionada por la institución apropiada para garantizar que cubre las
necesidades de éstos.
● Los sitios son decorados con carteles, letreros e impresiones grandes, entre otras que
hacen alusión a la bienvenida de discapacitados de sillas de ruedas a 90 cm.
● El pasillo debe tener aproximadamente una anchura de 80 cm para usuarios en sillas
de ruedas, con un círculo al final del pasillo de 150 cm para facilitarles dar la vuelta.
● Debe evitar poner cosas que puedan ser peligrosas o tiradas fácilmente por personas
ciegas o parcialmente ciegas.
Bibliografía

Alquiler de salones | Caja de Compensación Familiar del Tolima. (n.d.). Comfenalco

Tolima. Retrieved July 6, 2022, from

https://www.comfenalco.com.co/servicios/recreacion-y-deportes/alquiler-de-salones/

Recreación y Eventos. (n.d.). Comfenalco Antioquia. Retrieved July 6, 2022, from

https://www.comfenalcoantioquia.com.co/personas/servicios/recreacion/eventos