CODIGO: PRO - ML

PROCEDIMIENTO MATRIZ LEGAL

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1. OBJETIVO: Establecer las directrices, responsabilidades y metodología a seguir

para identificar, documentar, divulgar, tener acceso, mantener actualizada la
información legal, hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales en
materia de seguridad y salud en el trabajo aplicables a las actividades de la empresa

2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la identificación de los requisitos

legales en Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables a la Secretaria Distrital
de Gobierno y termina con el seguimiento al cumplimiento del plan de acción
determinado por un grupo de trabajo.

3. DEFINICIONES:
Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de la administración pública,
para que, con fundamento en la normatividad vigente, cree, extinga o modifique,
con eficacia particular o general, derechos, obligaciones o situaciones jurídicas de
naturaleza administrativa.
Acuerdo: Disposición emanada del Poder Ejecutivo que cumple la función de
expedir instrucciones y reglamentos necesarios para la ejecución de las leyes.
ARL: Administradora de Riesgos Laborales.
Artículo: Cada una de las partes más o menos independientes, en que se divide
un escrito jurídico, como una ley o reglamento.
Circular: orden que una autoridad dirige a su grupo de subalternos, se usa para
hacer referencia a las cartas o avisos dirigidos a un grupo de personas o a la
comunidad en general para dar conocimiento de algo.
Código Sustantivo de Trabajo: Es un compendio de normas que regula las
relaciones entre los trabajadores y empleadores, en el sentido de que la relación
laboral se preste de una manera digna y humana, en lo que tiene que ver con la
prevención de los accidentes de trabajos y enfermedad profesional, en relación
con la salud ocupacional.
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Constitución Política: La Constitución es una institución jurídica que limita el

ejercicio del poder por medio del Derecho, que reconoce y consagra derechos
fundamentales estableciendo los mecanismos de tutela y protección de los
mismos. La Constitución no es más que el reflejo del acuerdo social en un
momento histórico determinado sobre un mínimo o básico. Un acuerdo sobre lo
fundamental.
Decreto – Ley: Norma expedida por el presidente de la República en uso de sus
facultades extraordinarias otorgadas por la Constitución Política o por la Ley, y
cuyos efectos es igual al de una Ley.
Decreto: Disposición emanada de la Rama Ejecutiva del Poder Público, con el
objeto de desarrollar, reglamentar y cumplir con los deberes y obligaciones
asignadas a ésta por la Ley.
Jurisprudencia: Criterio judicial proferido por los jueces, tribunales o Cortes de
una jurisdicción que es emitido al resolver un negocio jurídico específico o al
interpretar una norma con efecto vinculante.
Jurisprudencia: En seguridad y salud en el trabajo la jurisprudencia es
instrumento de consulta permanente pues aporta elementos de solución a
problemas cotidianos tanto para los trabajadores como para las empresas.
Ley: Suprema manifestación del Legislador, en uso de sus facultades
constitucionales.
Matriz Legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar
el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual
deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables
Norma: Es una regla u ordenanza del comportamiento humano dictada por la
autoridad competente del caso con un criterio de valor.
Ordenanza: Denominación al acto administrativo proferido por el coadministrador
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a nivel departamental, Asamblea Departamental, en uso de sus facultades

constitucionales y legales.
Proyecto de Ley: Propuesta radicada ante el Órgano Legislativo, el cual, a través
de su procedimiento constitucional, sea convertido en Ley e ingresa al
ordenamiento jurídico.
Requisito Legal: Es una condición necesaria para mantener una conformidad con
el cumplimiento de las Leyes, Decretos, Resoluciones, Ordenanzas y acuerdos
vigentes.
Requisito normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por
una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización (Decreto 1072
de 2015).
Requisitos de otra índole: Disposiciones establecidas por la alta gerencia,
compromisos contractuales tales como Contratos, Convenios Interadministrativos,
Comodatos, Convenios de Cooperación, entre otros y Normas expedidas por
entes certificadores a nivel Nacional e Internacional orientadas a generar un
mejoramiento continuo de la organización.
Resolución: Consiste en una orden escrita emanada de un servidor público, quien
la expide en el ámbito de sus competencias y que tiene carácter general o
particular y obligatorio.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o
eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.
(Decreto 1072 de 2015).
Sentencia: Resolución judicial que pone fin a un proceso o juicio en una instancia
o en recurso extraordinario.

4. RESPONSABLES
Gerencia:
*Proporcionar los recursos necesarios para los panes de cumplimiento de
requisitos legales, suministrar tiempo para las capacitaciones
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* Elaborar y actualizar las políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo, necesarias

para el manejo de proveedores y contratistas y solicitar la aprobación por parte de
la gerencia.
* Presentar a consideración de la Gerencia, modificaciones a las políticas,
reglamentos u objetivos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, de
acuerdo con los informes de rendición de cuentas y los resultados de los
Indicadores.
Responsable seguridad y salud en el trabajo:
Estructurar la matriz de identificación de requisitos legales y los requisitos
*

relacionados con los riesgos de SST del Metálicas Planetas.

*Mantener informada a la empresa y capacitación frecuente a los empleados sobre
las normas, leyes y reglamentación vigente aplicable en materia de seguridad y
salud en el trabajo para la actividad de la empresa.
*Realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales de SST.
Vigía:
Apoyar y asesorar a los trabajadores, el Comité de Convivencia, las Brigadas y la
*

Gerencia de la Empresa, en la elaboración de los informes de rendición de

cuentas.
* Definir e implementar las acciones preventivas y/o correctivas necesarias con
base en los resultados de la supervisión, inspecciones, la medición de los
indicadores del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo entre
otros, y las recomendaciones de Vigía.
Trabajadores:
* Realizar seguimiento a las restricciones originadas en los exámenes médicos
ocupacionales y notificar a la gerencia cuando no se dé cumplimiento por parte de
los empleados.
* Ofrecer a todos los empleados y contratistas, mínimo una vez al año la inducción
y reinducción en aspectos generales y específicos de las actividades por realizar
que incluya entre otros, la identificación de peligros y control de los riesgos en su
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trabajo, y la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

* Comunicar a todos los empleados las políticas y objetivos del SG-SST.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el
trabajo, se empleará principalmente las fuentes de información de orden
Internacional, Nacional, Regional y local, y se revisarán según la frecuencia
establecida. Se debe revisar toda la legislación y demás requisitos de los
interesados (Gerente, clientes, trabajadores, proveedores) que afecte directa o
indirectamente los procesos y proyectos de la empresa.
La identificación y revisión será realizada por la dirección del sistema de gestión o
por la dirección del proyecto según sea el caso.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
°
Identificar las normas a Representante Matriz de
Relacionar la legislación respectiva a la en
1 cumplir en seguridad y
seguridad y salud en el trabajo
legal Encargado requisitos
salud en el trabajo SG- SST legales
Consultar mensualmente los requisitos legales
Consultar legislación y asociados a los aspectos de seguridad y salud Responsable del Matriz legal
2 reglamentación en el trabajo Aplicables a la organización de SG-SST SST
CERRADURAS METALICAS PLANETA
Los requisitos legales que se identifiquen
Registrar las deben ser registrados en la Matriz de Responsable del Comunicación
3 novedades en la Matriz identificación de requisitos legales y otros SG-SST formal
requisitos
La dependencia designada para implementar
Comunicar a las partes Responsable del Matriz legal
4 un requisito legal se encarga de divulgarlo a las
interesadas SG-SST SST
partes interesadas.
5 Actualizar los La matriz de requisitos legales y otros Responsable del Matriz legal
requisitos legales requisitos se revisa o actualiza cuando se SG-SST SST
presente las siguientes novedades:
 Cada vez que se expida un nuevo requisito
o se elimine uno existente.
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 Cuando se generen cambios en la matriz de

Evaluar el
6 cumplimiento
Legal
7 Informar al Vigía
8 Calcular indicadores
Identificación de peligros y riesgos.
 Aunque no se llegue a presentar alguna de
las anteriores opciones se revisará la matriz
anualmente
 Cuando se conozcan modificaciones en los
requisitos ya identificados en la matriz.
 Los cambios en los requisitos legales y
otros requisitos de seguridad y salud en el
trabajo son comunicados por el área de
Gestión Humana en el trabajo quien los
divulgará al personal involucrado en el
cumplimiento y de esta manera evitar
incumplimientos por desconocimiento de
estos.
Se debe evaluar el cumplimiento legal de la Responsable del Matriz legal
norma como se establece en la Matriz de SG-SST SST
identificación de requisitos legales y otros
requisitos, y definir planes de acción para el
cumplimiento de los requisitos legales
aplicables.
Adicionalmente el Vigía debe ser informado del Responsable del Matriz legal
avance en el cumplimiento legal asociado a la SG-SST SST
actividad de Metálicas Planetas Vigía
La evaluación del cumplimiento legal se deberá Indicadores
registrar en los indicadores del Sistema de SST
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

5.2. ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Constantemente se revisará las fuentes de información del Fondo de prevención
de riesgos Laborales de la Republica de Colombia, Minsalud para identificar las
posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos administrativos
aplicables o cuando la empresa incluya nuevas actividades en sus procesos.
Estos cambios se estudiarán y quedaran consignados en el formato de Análisis de
la aplicabilidad de la nueva Norma, donde se determinará si son aplicables a la
empresa.
ANALISIS DE LA APLICABILIDAD DE LA NUEVA NORMATIVA
FECHA APLICABILIDAD DERROGA
FECHA DE
DE NORMA EMISOR DESCRIPCIÓN OTRA PROCESO
EXPEDICIÓN SI NO
ANALISIS LEY /CUAL
Indica el Identifica la Expresa la Autoridad Enuncia el Indica si se Se Describe el
mes en el normativa fecha de o entidad encabezado aplica o no a la mencionará nombre del
que se (ley, publicación que emitió con que se normativa la normativa proceso al que
verificó la resolución, de la norma la Norma identifica la analizada que se le aplica la
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decreto,
acuerdo normativa
deroga con
nueva entre otros) analizada, o si
normativa esta nueva
normativa de cualquier analizada aplica en caso
aplicable ley si es el
expedida índole que se contario a toda
caso
está la empresa.
analizando

5.3. INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO MATRIZ LEGAL

Se indica que va a contener cada una de las casillas de la matriz y como es el
llenado de cada una de ellas.

CODIGO

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD VERSIÓN

EN EL TRABAJO
FECHA

CUMPLE PLAN
ARTUCULO (S) DESCRIPCION (9)
ASPECTO NORMA AÑO TEMA PARAMETROS EXIGENCIA DE RESPONSABLE OBSERVACIONES
APICABLE(S) DE LA NORMA
(1) (2) (3) (5) (7) (8) ACCION (11) (12)
(4) (6)
(10)
SI NO

(1) ASPECTO: Describa a que actuación administrativa en materia de SST

aplica de manera específica
(2) NORMA: Describa si se refiere a una Ley, Decreto, Resolución, Circular,
Sentencia, Directiva u otra que tenga fuerza legal y/o carácter técnico.
(3) AÑO: Registre el año en el cual se expidió la norma
(4) ARTICULOS (S) APLICABLE(S): Relacione los artículos a los cuales se
les debe dar cumplimiento o aclare si es de aplicación integral.
(5) TEMA: Describe a que área, proceso o programa va dirigida la Norma
(6) DESCRIPCIÓN DE LA NORMA: Escriba el título de la norma
(7) PARAMETROS: Se describe la descripción que exige la norma y la
aplicabilidad en la empresa.
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(8) EXIGENCIA: Especifica el programa, proceso, procedimiento,

adecuaciones que debe realizar la empresa para cumplir con la Norma
(9) CUMPLE: Se registra Si, si la evidencia aportada es suficiente para dar por
cumplido el requerimiento o No, si no lo es.
(10) PLAN DE ACCIÓN: Actividades a realizar para dar cumplimiento a la
norma
(11) RESPONSABLE: Es la persona encargada de la revisión,
implementación, cumplimiento de la norma requerida.
(12) OBSERVACIONES: Descripción pertinente de cualquier actividad o
suceso respecto a la norma.
6. CONTROL DE CAMBIOS
N° DEL ACTO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA
VERSIÓN
QUE LO ADOPTA Y FECHA MODIFICACIÓN