CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1 RESEÑA DESCRIPTIVA DE LA EMPRESA, OFICINA CONTABLE

OMAIRA DIOMIRA RAMIREZ DIAZ

La Oficina Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz, opera en

Socopó Estado Barinas en la calle 9, entre carreras 16 y 17 sector Los
Naranjos.

La Oficina Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz, inicia su actividad

económica en febrero del año 2007, iniciándose solamente con su fundadora
Licenciada en Contaduría Pública Omaira Diomira Ramírez Díaz, egresada de
la Unellez Barinas, aportando un capital aproximado para ese año de
3.000.000,00 de Bolívares, con una participación del 100%, el cual incluyo
compra de equipo de computación, archivadores y programa contable Galac.

Esta Oficina contable se creó con el propósito de brindar y ofrecer

servicios contables tanto a las empresas privadas como a las personas
naturales que solicitaran cualquier servicio contable (Certificaciones de
ingresos, Estados de Situación Financiera, etc.) con el fin de cubrir las
necesidades y requerimientos de sus clientes, debido a que ésta considera
que son los aspectos primordiales para el éxito de la empresa.

2.2 ANTECEDENTES

Los antecedentes de la investigación son estudios previos que tienen

relación con respecto al tema en estudio; éstos se exponen con la finalidad de
sustentar el enfoque metodológico de la presente investigación para el logro
de cada uno de los objetivos propuestos.

19
 En ese sentido, Lerma (2004) señala que: El marco de antecedentes es
el resumen de los resultados que fueron encontrados por otros investigadores
sobre temas semejantes al tema general o al tema específico planteados, es
decir, las investigaciones ya realizadas referentes a relaciones de las
variables independientes y dependientes del estudio (p.56).

Por tanto, considerando lo que expone el autor citado, a continuación

se presentan trabajos investigativos vinculados y previos a esta investigación.

Ramírez (2016), al realizar una investigación cuyo título es: Modelo de

Crédito-Cobranza y Gestión Financiera en la Empresa “Comercial Facilito” de
la Parroquia Patricia Pilar, analiza los modelos de los sistemas de crédito y de
cobranzas. Planteo como objetivo general “Utilizar diferentes herramientas
para la mejora con el objetivo de optimizar la gestión financiera”. Se concluyó
que en la Empresa Comercial Facilito, se deben utilizar las diferentes
herramientas para garantizar una gestión financiera adecuada.

En relación con el presente proyecto, este trabajo de investigación

muestra un problema afín al que se está estudiando igualmente aporta una
solución fiable en la unificación de criterios, así como establece lineamientos
específicos para mejorar las políticas del departamento.

Según (Gómez & Gómez, 2016) en su trabajo de investigación titulado

“diseño de control interno en cuentas por cobrar para la unidad “Montessori”
planteo como objetivo general “proponer un Diseño de Control Interno en
Cuentas por Cobrar para la unidad Montessori.” Llegando a la conclusión que
en Unidad Montessori se debe implementar un control interno para un manejo
adecuado de las cuentas por cobrar ya que por la cartera vencida que
mantiene y el alto nivel de gastos en el último año ha ocasionado que los
resultados financieros sean negativos”.
20
 Se identifica con la presente investigación por la carencia de control
interno en el área de cobranzas. Es importante implementar procedimientos
de control en el área de cobranzas para que la empresa tenga mejor
rentabilidad.

Según (Zambrano, 2015) en su trabajo de investigación titulado

“Sistema de control interno y gestión de cobranzas en la empresa
“CAJARDENSA” de la ciudad de santo domingo.” planteó como objetivo
general “Mejorar la gestión de cobranzas de CAJARDENSA”, mediante un
modelo de sistema de control interno.” llegando a la conclusión de
“CAJAEDENSA en el departamento de cobranzas no cuenta con políticas de
cobro, lo que inhibe el buen desenvolvimiento del área, Falta de seguimiento
pos–venta por parte del personal responsable, debido a que después que el
cliente realiza el pago de la cuota inicial, no le da el debido seguimiento para
que cumpla con sus pagos en forma mensual.”

Tiene afinidad con esta presente investigación por la falta de

procedimientos adecuados de cuentas por cobrar que ayude a tener un
control al otorgar créditos y a realizar las cobranzas, ya que el retraso de
cobros ocasiona un bajo rendimiento de liquidez. Por tanto implementar
políticas o procedimientos de control de cuentas por cobrar ayudaría a la
empresa mejorar el rendimiento financiero, recuperando la cartera vencida,
evaluar a los clientes para el debido otorgamiento de créditos y evitar
pérdidas por falta de pagos de los clientes.

Según (Rebolledo, 2015) en su trabajo de investigación titulado

“Procedimientos de control interno contable para departamento de cartera y
cobranzas en distribuidora farmacéutica” planteó como objetivo general
“Diseñar procedimientos de control interno para el departamento de cartera y
cobranzas, que permita la recuperación de la cartera vencida, la eficiencia y
21
liquidez de la Distribuidora Farmacéutica de Babahoyo”. Llegando a la
conclusión de “Distribuidora Farmacéutica de Babahoyo, cuenta con procedimientos
de Control Interno Contable inadecuado en el departamento de Cartera y Cobranza,
que logre prevenir riesgos contables, por tanto es necesario diseñar
procedimiento para el Control Interno Contable de la empresa.”

Se relaciona con la presente investigación por el funcionamiento

inadecuado de las cobranzas ya que se les sigue dando créditos a clientes
que mantienen un alto nivel de cartera vencida.

Según (Lozano & Luna , 2016) en su trabajo de investigación titulado

“diseño manual políticas de créditos y cobranzas para mejorar liquidez de
Química, S.A. 2017” planteó como objetivo general “Diseñar Manual de
Políticas de Créditos y Cobranzas para mejorar la liquidez de Química, S.A..”
llegando a la conclusión de “En la empresa Química S.A. la administración de
las cuentas por cobrar han sido deficiente ya que no cuentan con políticas de
cobranzas, no han establecido el perfil de sus futuros clientes, no tienen
establecido tiempo de créditos que deben conceder, por lo que sus flujos de
efectivo han variado de acuerdo con el flujo de efectivo proyectado por no
contar con políticas y procedimientos de cobranzas.”

Se vincula con la presente investigación por la falta de un control

interno en el departamento de créditos y cobranzas que ayude a realizar un
proceso adecuado al otorgar créditos y dar el debido seguimiento a los
clientes que mantienen crédito vigente en especial a clientes con cartera
vencida, para mejorar la liquidez de la empresa.

De los trabajos de investigación citados anteriormente se puede ver la

relación con esta investigación por cuanto abordan temas inherentes a este
estudio y sus conclusiones permiten establecer ciertas similitudes con lo que
22
se pretende investigar como es el mejoramiento de las cuentas por cobrar de
la Oficina Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz para logran una cobranza
eficiente.

2.3 BASES TEORICAS

2.3.1 PLAN

Ander, Ezequiel (1988, p. 23) El plan se define como la intención y

proyecto de hacer algo, o como proyecto que, a partir del conocimiento de las
magnitudes de una economía, pretende establecer determinados objetivos.

Por otro lado Horacio Landa (s/F), retoma la definición de Plan

contenida en la Ley General de Asentamientos Humanos de 1976 y la
menciona como: “Un conjunto coordinado de metas, directivas, criterios y
disposiciones con que se instrumentiza un proceso, pudiendo ser integral o
sectorial y en distintos niveles: comunal, urbano, local, regional, nacional.”

J. Arturo Ortega Blake (1991), define que el plan no es solamente un

documento con un conjunto de perspectivas y previsiones, es el instrumento
más eficaz para racionalizar la intervención, generalmente estatal en la
economía.

Para Cortés, (1998) “Es el proceso de definir el curso de acción y los

procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan
establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado”.

Para los efectos de este trabajo se entenderá como plan, el

cuestionario que determinara la acción en el plan de mejoramiento de las

23
cuentas por cobrar, para lograr la cobranza eficiente de la Oficina Contable
Omaira Diomira Ramírez Díaz.

2.3.2 PLANIFICACION

Murdick, (1994), “Consiste en decidir con anticipación lo que hay que

hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse”.

Para Jiménez, (1982), La planificación es un proceso de toma de

decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación
actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos.

En el presente trabajo con la planificación se van establecer las metas,

los objetivos y elegiremos los medios que se utilizaron para emprender la
acción y tomar las mejores decisiones para la Oficina Contable.

2.3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO

En el contexto académico un plan de mejora es definido por Parra,

(2016) como un instrumento que implica una planificación orientada al
aumento de la calidad de los procesos y de los resultados. Estos planes
suelen estar precedidos por la identificación de las fortalezas y de las
debilidades. Esto permite determinar que los planes de mejora después de
realizar un diagnóstico de la situación actual del objeto de estudio definen y
establecen propuestas de optimización de cambios.

Por otro lado, la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y

Acreditación (ANECA, 2017) indica que, el plan de mejoras constituye un
objetivo del proceso de mejora continua, y, por tanto, es una de las
24
principales fases a desarrollar dentro del mismo. Para ello integra la decisión
estratégica de identificar aquellos cambios que deben implementarse en los
procesos de las organizaciones, para que el resultado sea un mejor servicio
percibido. Por lo cual, se determina al plan de mejoras como aquel elemento
del proceso de mejora continua, que, a través del análisis situacional del
objeto o fenómeno de estudio, permite realizar decisiones estratégicas que
faciliten el logro de la eficiencia en los procesos. Generando, por ello,
acciones a tomar y flujos de actividades por analizar, para optimizar recursos
y capitales.

El plan de mejoramiento de procesos permite elaborar acciones

orientadas a solucionar las no conformidades actuales y/o potenciales, así
como también facilita proponer mejoras y detectar oportunidades al mismo
tiempo. Entendiendo que el plan de mejoras de gestión por procesos se
focaliza en el análisis de las distintas áreas de las empresas, por lo cual es
necesario ir definiendo los recursos que son necesarios para solventar las
problemáticas de las distintas áreas y cómo estás pueden ser relevantes en
la consecución de la eficiencia de los procesos. Instituto para la investigación
educativa y el desarrollo pedagógico (IDEP, 2019).

Con relación a este trabajo el plan de mejoramiento es el motor del

proyecto factible, ya que engloba la propuesta que se quiere alcanzar al
realizarlo, con él se desea el resultado al conjunto de procedimientos y
acciones que se diseñaron para su ejecución.

2.3.4 CUENTAS POR COBRAR

La correcta administración de una cartera de cuentas por cobrar

comienza con un adecuado y amplio conocimiento de los clientes, a su vez

25
otorgando los créditos de manera analítica y cuidadosa, es decir que las
cuentas por cobrar son la totalidad de la cartera que tiene una empresa
después de dar crédito a sus clientes. Por otro lado, se le puede entender
como uno de los activos más importantes, ya que es uno de los más líquidos
después del efectivo. (Mera, Johanna, 2017).

Las cuentas por cobrar, son créditos que se otorgan a los clientes al
concederles un tiempo razonable para que paguen sus compras después de
haberlas recibido.”(Ortega Castro, 2008, p. 248).

Por otro lado, (Madroño, M., 2016), indica que las cuentas por cobrar
son una promesa de pago con un plazo determinado siendo establecido entre
el cliente y la empresa, la palabra crédito proviene del latín credere y significa
tener fe o confianza, es decir en que el deudor pagará una transacción. El
crédito puede variar entre diferentes empresas, dependiendo la actividad
económica de cada una, pero lo que siempre van a tener en común es:

 Resultados de ventas a plazos

 Estipulación de plazos máximos de pago.

 Convierten efectivo a corto plazo.

La causa por lo cual se otorga un crédito, es por lo que se considera

una herramienta de mercadotecnia para promover las ventas, es decir, para
incrementar y fomentar la obtención de utilidades. Los objetivos que plantea el
autor con respecto a la administración de cuentas por cobrar son:

 Fijar el límite de inversión en cuentas por cobrar.

 Establecer límites máximos por clientes.

 Establecer condiciones del crédito en forma clara.

 Evitar al máximo contar con cartera vencida.

26
  Abatir costos de cobranza.

 Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta

en una carga adicional a los egresos por concepto de cobranza, dando
como resultado un costo no controlable. (Madroño, M., 2016).

Mera Johanna en su tesis cita a Zapata (2011), “sobre Cartera de

créditos y cobranzas, indicó que se origina cuando se tiene una cuenta por
cobrar por ventas a crédito de bienes o servicios a un cliente. Resumiendo,
las cuentas por cobrar son el derecho para percibir efectivo en un futuro, a
partir de una transacción hecha en la actualidad. Es algo que tiene el negocio;
por lo tanto, se trata de un activo.” Las transacciones de cuentas por cobrar
involucran dos partes: El acreedor, quien adquiere la cuenta por cobrar
registrándose en un activo y el deudor, quien obtiene un compromiso/cuenta
por pagar en un pasivo.(Mera, J., 2017, p. 9).

Una buena administración de la cartera de cuentas por cobrar según

Morales (2014) es una actividad fundamental, ya que es la prevención a
través del conocimiento a los clientes y teniendo mayor cuidado en el
otorgamiento de crédito, para que la administración de la cobranza sea
eficiente. Otra de las medidas que habla es la de reaccionar de manera
inmediata y atinada a las situaciones ya existentes, por ello se debe tener una
administración óptima de cartera de clientes y haber determinado estrategias
y parámetros para los clientes que no cumplen con los pagos. (Morales C. J.,
2014).

Para la presente investigación las cuentas por cobrar representan el

objetivo general de este proyecto factible, en procura de mejorar la cobranza,
cobrar las deudas lo más rápido posible, sin perder su clientela,
implementando técnicas efectivas de cobro. Acompañan también los objetivos
específicos definidos, en procura de consensar la mejor estrategia que

27
permita la eficacia y la eficiencia en beneficio de la Oficina Contable Omaira
Diomira Ramírez Díaz.

2.3.4.1 MEJORAMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Según el autor James Harrington (1993), para él mejorar un proceso,

significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué
cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del
proceso.

Lograr un proceso de mejoramiento de las cuentas por cobrar es un

medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar
dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de
calidad cuestan dinero.

Muchas veces las empresas no manejan de manera adecuada las

cuentas por cobrar, de esta manera surge la necesidad de buscar una
estrategia para su mejoramiento y así optimizarlas para su buen
funcionamiento y poder lograr rápidos ingresos.

Al otorgar crédito a los clientes,  es fundamental para generar más

ingresos y, por supuesto, debe ser parte de la estrategia de ventas. Pero si no
se administra de forma ordenada e inteligente crea muchos problemas y
golpea la solvencia de la empresa.

Para Sánchez, Gilbert (s/f), el proceso de mejoramiento de las cuentas

por cobrar es clave para mantener un flujo de efectivo saludable y asegurar
que la empresa pueda pagar sus compromisos, cumplir con la nómina o
aprovechar una oportunidad de inversión. Su objetivo siempre debe ser
mantener a raya los costos y los riesgos que implica dar a un cliente la

28
posibilidad de liquidar una factura a 30 o 60 días para a su vez ofrecer
incentivos de compra para los prospectos y los nuevos clientes.

La importancia del mejoramiento en las cuentas por cobrar de la

Oficina Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz , radica en que con su
aplicación puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas
de esta empresa. Con este se va ser más productivo y competitivo en el
mercado al cual pertenece esta Oficina Contable.

2.3.4.2 PROCESOS PARA MEJORAR LAS CUENTAS POR COBRAR

Optimizar los procesos de cobranza es parte crucial del éxito de

mantener un negocio, ya que brinda estabilidad financiera a la empresa, y su
correcta gestión. Montaño (1993). Los siguientes procesos agilizan su
mejoramiento:

1. Mantener siempre correctos los datos de los clientes:

Centralizar la información de tus clientes es básico para establecer y

mantener una correcta gestión de tus cuentas por cobrar. El simple hecho de
contar con datos de contacto erróneos puede ocasionar desde envíos de
facturas y remisiones equivocadas, hasta la recepción tardía de pagos.  Se
puede llegar a perder mucho dinero.

Auditar frecuentemente los procesos de recolección de datos, así como

la información de tus cuentas, para detectar anomalías y errores. Ademes, se
debe llevar un estricto control y documentar todo cambio realizado en el
maestro de los clientes.

29
2. Establece procesos de aprobación de créditos claros y concisos:

En ocasiones, en el afán de impulsar las ventas, se puede caer en

malos hábitos de concesión de créditos, lo que termina por afectar
severamente las finanzas de la empresa. Es bueno brindar créditos a los
clientes, sin embargo, debe de existir un claro proceso para ello.

Para optimizarlos se deben establecer lineamientos claros acerca de

cuándo y cómo otorgar estos beneficios, además de los límites
correspondientes, así como definir los procesos de solicitud de los mismos.
Las revisiones regulares de los procesos de aprobación son necesarias. 

3. Establece procesos de facturación efectivos:

Los errores al capturar precios, nombres y conceptos pueden llegar a

costar muy caro a la empresa. Por un lado, significa una mayor inversión de
tiempo y, por ende, de dinero; por otro, las molestias con los clientes no se
harán esperar. Por eso, contar un sistema de facturación eficaz resulta en una
necesidad prioritaria.

Hoy día, se cuenta con un gran número de herramientas que permiten

automatizar gran parte de los procesos de emisión de facturas y remisiones,
reducir al mínimo los errores de captura y ayudan a cumplir con las
obligaciones fiscales de una manera más sencilla.

4. Perfecciona el proceso de aplicación de pagos:

Tan pronto como se reciben los pagos, se deben aplicar al cliente y

factura correctos. Esto te permitirá saber en todo momento qué cuentas están
al corriente y cuáles están vencidas.

30
 Llevar un correcto registro de los pagos,  evitará posibles disputas con
clientes, nadie quiere lidiar con un cliente molesto por recibir una solicitud de
pago que ya se ha cubierto correctamente.

Una manera de optimizar este proceso es gestionando los métodos de

pago que se ofrecen. Se limitar su cantidad para volverlos más manejables o,
aún mejor, optar por opciones tecnológicas que permitan registrar
automáticamente el pago en la cuenta y cliente correspondientes. 

 5. Optimiza el proceso de cobranza

Todas las acciones anteriores sin duda harán que el cobrar sea una
tarea más fácil y efectiva, además de menos dolorosa. Por un lado, cuando
los pagos son aplicados correctamente, es mucho más sencillo determinar
cuáles cuentas están en riesgo de incumplir con los pagos. 

Definir procesos de cobranza que sean consistentes y metódicos,

además es también recomendable establecer procesos para negociar planes
de pago acordes a los objetivos generales de la empresa. Montaño (1993)

2.3.4.3 INDICADORES FINANCIEROS

Para lograr determinar si las cuentas por cobrar mejoraron, existen

diferentes indicadores financieros los cuales van a determinar si la empresa
logro su objetivo de mejoramiento, así como también evaluar la eficiencia de
la empresa.

Indicadores financieros son el producto de establecer resultados

numéricos basados en relacionar dos cifras. Nos permite calcular indicadores
promedio de empresas del mismo sector, para emitir un diagnóstico financiero
y poder determinar tendencias que nos son útiles en las proyecciones
financieras. Rueda, (s/f).

31
 Los indicadores financieros son medidas que tratan de analizar el
estado de la empresa desde un punto de vista individual, son utilizados para
mostrar las relaciones que existen entre las diferentes cuentas de los estados
financieros; y sirven para analizar su liquidez, solvencia, rentabilidad y
eficiencia operativa de una entidad:

La Solvencia: mide la habilidad que tiene la empresa para cubrir sus

compromisos inmediatos. Capacidad que tiene la empresa para hacer frente a
sus obligaciones corrientes:

Índice del circulante = Activo circulante / Activo circulante

La Liquidez: mide la capacidad de pago en efectivo de una empresa. Sirve al

usuario para satisfacer sus compromisos de efectivo en el corto plazo.

Índice de Liquidez = Efectivo + Exigible / Activo Circulante

El activo exigible está constituido por las cuentas y efectos por cobrar y
las cuentas de anticipos, es decir, aquellas cuentas del activo que pueden ser
convertidas en efectivo en un periodo menor a un año.

La Eficiencia operativa: mide la eficiencia en ciertos rubros de la empresa.

Evalúa los niveles de producción o rendimiento de recursos a ser generados
por los activos empleados por la empresa.

Eficiencia Operativa = Ventas / Activo Circulante

La Rentabilidad: mide las utilidades o ganancias de una empresa. Mide la

utilidad neta o cambios de los activos netos de la entidad, en relación a sus
ingresos, su capital contable o patrimonio contable y sus propios activos.
(Hernández, 2013).

Índice de Rentabilidad = Utilidad Neta / Activo Total

32
Índices de actividad de las cuentas por cobrar: Representa el número de
días que la empresa utiliza para convertir sus ventas en efectivo. Este índice
es muy útil cuando negociamos condiciones de crédito, no solo con los
bancos, sino también con los proveedores de la compañía. Si sabemos que
tardamos 72 días, en promedio, en recuperar nuestras cuentas por cobrar, no
deberemos negociar deudas que tengan periodos de vencimiento menores a
este lapso.

(Cuentas por Cobrar * 360) / Ventas

Índice de Rotación de las cuentas por cobrar: Indica el número promedio

de veces que las cuentas por cobrar “regresan” a la empresa convertidas en
efectivo. Este índice está estrechamente ligado al de días de cuentas por
cobrar, ya que a medida que éste aumenta en días, la rotación de las cuentas
por cobrar disminuye en número de veces al año.

Ventas / Cuentas por cobrar

Basándose en los resultados que arrojen los indicadores financieros se

puede determinar si mejoro la Oficina Contable, o por el contrario si debe
tomarse otro tipo de medidas, y en función de los datos disponibles, tomar
decisiones estratégicas para el desarrollo exitoso de la empresa. Pero hay
que tener claro que, en el análisis financiero, lo principal es la interpretación
correcta de los resultados, y no el cálculo de indicadores. Ellos permiten una
evaluación y descripción cualitativa y cuantitativa en comparación con
indicadores de otras empresas similares.

2.3.5.4 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

La clasificación de las cuentas por cobrar se generan al momento que

la empresa realiza la venta a crédito. Fierro y Martínez (2015) indica que, todo
crédito entregado a tercero se constituye en cartera, que este se recupera
33
mediante el cobro se podrá clasificar en: cuentas por cobrar comerciales-
terceros, cuentas por cobrar comerciales relacionadas, cuentas por cobrar
diversas-terceros, cuentas por cobrar diversas-relacionadas, estimación de
cuentas de cobranzas dudosas.

Según Domínguez (2017) las cuentas por cobrar se clasifican de

acuerdo a su origen, a los clientes, a las compañías a los cuales fueron
afiliadas, empleados y otros deudores, separando a los que provienen de
ventas y servicios que tienen otro origen. A su vez se clasifican por
disponibilidad que tiene a corto o largo plazo. (p.3).

Brito (1992), Afirma que las cuentas por cobrar de acuerdo a su origen
pueden ser clasificadas en:

a. Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios: Este

grupo está conformado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de
bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación
de una “Factura” por parte del cliente. Son comúnmente conocidas como
“Cuentas Por Cobrar Comerciales” y deben ser presentadas en el balance
general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo
vencimiento sea mayor al ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual,
en la mayoría de los casos, es de doce meses.

b. Cuentas por cobrar que se originan por transacciones distintas:

Aquellas para las cuales fue constituida la entidad, tales como préstamos a
accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo,
impuestos pagados en exceso, etc., que son las no provenientes de ventas a
crédito si los motivos no son de importancia, pueden mostrarse como otras
cuentas por cobrar.

34
 Para mejor estudio las cuentas por cobrar, se pueden clasificar de la
siguiente manera:

 Cuentas por cobrar - comerciales

 Otras cuentas por cobrar

 Cuentas incobrables

Cuentas por Cobrar - Comerciales

Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que

representen derechos de una empresa sobre terceras personas naturales y/o
jurídicas emergentes únicamente por la venta de mercaderías al crédito y/o
anticipos a cuenta de futuras compras. Siendo estas:

Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Letras por cobrar Letras
renovadas por cobrar Anticipo a proveedores.

Este tipo de cuenta por cobrar comercial es normalmente la más

utilizada en la Oficina Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz, puesto que
representan los derechos que ella va exigir a sus clientes por prestar sus
servicios contables, puesto que mes a mes se lleva la contabilidad de cada
una de sus empresas.

Otras cuentas por cobrar

Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que

representen derechos de una empresa sobre terceras personas naturales y/o
jurídicas por cualquier concepto, excepto por la venta de mercaderías. Siendo
estas:

 Cuentas del personal.

 Alquileres por cobrar.
35
  Comisiones por cobrar.

 Intereses por cobrar.

 Seguros por cobrar.

Cuentas incobrables

De acuerdo con (Meza, 2007, pág. 63) los incobrables son aquellas
cuentas que a pesar de haber realizado todas las gestiones de cobro posible,
no se pudieron cobrar.

Según Guajardo y Andrade (2017) están representadas por la

mercancía o servicio que vendió algún negocio y no fue pagado por el cliente,
estas cuentas incobrables se clasifican en el rubro de gasto por cuentas
incobrables, en la sección de gastos generales / gastos de venta del estado
de resultados. (p. 333).

Para Araiza (2005), “Son las mercancías y servicios a crédito o a plazo,

que no son pagados por los clientes en las fechas establecidas”. (p.6)

Según Meigs (1998, p. 332) señala que en “una empresa que vende
o presta servicios es inevitable encontrar que algunas de las cuentas por
cobrar a clientes resulten incobrables. Independientemente de lo completa
que pueda ser la investigación que el departamento de crédito haga sobre
sus clientes, siempre surgirán algunas cuentas incobrables como resultados
de errores de juicio o debido a situaciones que no fue posible anticipar”.

36
 “Una cuenta incobrable es una pérdida de ingresos que exige a través
del asiento adecuado de las cuentas, una disminución del activo y la
correspondiente disminución del capital social”. Kieso y Weygandt (1990, p.
311).

Se plantean dos formas de registrar las cuentas incobrables:

a. Cancelación directa

Durante el proceso de registro de la venta no se hace ningún asiento,

sino hasta cuando la cuenta se declara definitivamente como incobrable,
entonces se registra como un gasto por incobrable. (Meza, 2007, pág. 63).

Este método presenta las siguientes desventajas:

 Se registraría el gasto por incobrable en el periodo fiscal siguiente al

que se registró el ingreso, con el cual no se lograría una apropiada
oposición de ingreso y gasto en el mismo periodo.
 Si el monto de la cuenta declarada como incobrable es muy grande,
afectaría en forma importante las utilidades de la empresa en un
periodo determinado.

De acuerdo con (Araya, 2010) es un método de fácil aplicación y se

basa en reportar las pérdidas reales en un lugar de realizar las estimaciones,
o sea se realiza el registro del gasto por incobrables cuando se determina que
realmente no es posible su recuperación. El inconveniente de este método es
que normalmente se determina que la cuenta es incobrable en un periodo
posterior a la venta, con lo cual no se cumple con el principio de asociación,
pues el gasto se estaría aplicando a un periodo en el cual no se realizó la
venta.

37
b. Provisión por incobrable

Meza (2007, pág. 63) Afirma que durante el proceso de registro del
ingreso por la venta, se va registrando a través del tiempo y en forma
estimada el gasto por incobrable, antes de que realmente éste suceda. Esta
estimación por incobrables no es deducible para el cálculo del impuesto sobre
la renta.

Además, (Araya, 2010) en señala que para realizar las estimaciones

respectivas de la empresa se basa en la experiencia anterior, o sea en datos
históricos sobre las cuentas incobrables reales que ha tenido durante los
últimos periodos, de manera que pueda tener una base para estimar. Las
estimaciones basadas en relaciones históricas para realizar el ajuste por
incobrables, puede clasificarse en:

 Estimación relacionada con las ventas (enfoque de estado de

resultados).
o Porcentaje de ventas.
o Porcentaje de ventas a crédito.
 Estimación relacionada con las cuentas por cobrar (enfoque de estado
de situación financiera).
o Porcentaje de cuentas por cobrar en circulación.
o Envejecimiento de las cuentas por cobrar.

Por otro lado, el analista financiero José Segura en la Revista Mercado

(Segura, 2009), opina que a pesar de que un fondo de reserva otorgaría
liquidez y protege a las empresas de los efectos indeseados de contingencias
imprevistas; los fondos de reserva sólo representarían un indicio de mayor

38
garantía y seguridad para los acreedores de la empresa, por existir mayores
reservas de capital en el patrimonio de la misma. Los fondos de reserva por sí
mismas, no presentan ventajas financieras.

Para la presente investigación las cuentas incobrables, de la Oficina

Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz, ha presentado en varias
oportunidades incobrabilidad y ha declarado perdidos esos créditos.

La Oficina Contable no cuenta con un fondo de reserva disponible para

la recuperación, de este tipo de contingencia, no cuenta con una provisión
para cuentas incobrables, y judicialmente no ha actuado contra ninguno de
sus clientes.

Se relaciona con el presente proyecto factible puesto que como

resultado se quiere mejorar este tipo de situación y lograr una cobranza total y
eficiente.

2.3.5 EL CREDITO

Los clientes son la parte esencial y la más importante de una empresa,

es por esa razón que el Crédito es una de las alternativas más usadas en las
empresas debido a que genera un incremento en las transacciones de ventas.
Esto involucra riesgos operativos y financieros en la cobranza de los valores
concedidos. Es por esta razón que las empresas deben saber y sobre todo
cómo gestionar un buen manejo de los procedimientos para el cobro de
cartera, el cual permitirá mitigar y reducir riesgos, considerando que la
repercusión de dichos montos podría afectar a la operatividad. (Mera, J. 2017,
p. 11).

39
 Al momento de entregar crédito al cliente transacción o documento se
transforma en una deuda por cobrar, el cual debe cumplir plazos ya
establecidos anteriormente. El trabajo pasa a manos del departamento de
cobranzas, mismo que debe encargarse de la correcta recaudación de los
valores pendientes de cartera o recaudación de valores adeudados, ofreciendo
seguridad a la empresa de que dichos valores serán recuperados de la
manera más oportuna y acertada, aportando de esta manera los intereses
económicos y financieros de la entidad. . (Mera, J. 2017, p. 11).

Dependiendo la forma que se lleve a cabo, los directivos tienen la

libertad de variar los niveles de las cuentas por cobrar, la reducción de los
estándares de crédito ayudaría y aumentaría la demanda y, a su vez un
posible aumento de ventas y utilidad.(Van Home, J.C., 2002).

Vera (2013), indica que el crédito es de fundamental importancia para la

existencia y beneficio en el desarrollo de las empresas. Desde el punto de
vista de la mercadotecnia, este permite aumentar los volúmenes de venta, que
a su vez disminuyen los costos unitarios y permite a determinados sectores de
la población integrarse al mercado del consumidor.(Vera, E., 2013).

Por otro lado, según Morales (2014) el crédito se define como una
operación financiera en la cual una persona denominada acreedor solicita a
otra llamada deudor una cantidad de dinero comprometiéndose a devolver
dicha cantidad en el tiempo o plazo definido de mutuo acuerdo, obligando a
que se cumpla y rigiéndose a las condiciones detalladas según los estatutos y
cláusulas establecidas para los préstamos sumando al mismo los intereses,
seguros y costos en el cual se incurra para la ejecución y mantención de la
vigencia del crédito según las leyes tributarias, contables y el acuerdo lo
dicten. (Morales C. J., 2014)

A su vez se puede considerar que el crédito para muchas empresas o

personas físicas es una pieza fundamenta en actividad económica o giro del
40
negocio. Según Morales (2014), nos dice que le crédito es un préstamo en
dinero, donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en
el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho
préstamo, más los intereses devengados, seguros y costos asociados si los
hubiere. En la vida económica y financiera, se entiende por crédito al contrato
por el cual una persona física o jurídica obtiene temporalmente una cantidad
de dinero de otra a cambio de una remuneración en forma de interés.

Este punto se relaciona con la presente investigación en que el crédito

se otorga a los clientes de la Oficina Contable como consecuencia de
aumentar la prestación de sus servicios , mantener a su cliente y buscar nuevos
clientes, genera mayores ingresos, además fomenta su empoderamiento y genera
una mejor economía.

2.3.5.1 BENEFICIOS DEL CREDITO

El buen manejo de las funciones del crédito ofrece ciertos beneficios

generales, como:

 Incremento del consumo, permite a ciertos sectores de la población

adquirir bienes y servicios que normalmente no podrían adquirir en pago
de contado.

 Fomentar el uso de todo tipo de servicios y bienes

 Ampliación y apertura de nuevos mercados, al generar una venta a la

población que no tiene ingresos o no posee recursos líquidos para pagar
de contado.
 Efecto en la economía, aumenta el consumo de los bienes y servicios
estimulando su producción.
 Posibilidad de adquirir capitales sin poseer bienes equivalentes o sin
desprenderse de ellos en caso de que los posea. (Morales C. J., 2014).

41
 Lo antes mencionado muestra muy claramente los beneficios del
crédito por lo cual representa un apoyo, para la Oficina Contable, porque por
medio de las empresas logran expandirse en el mercado al igual que se
obtiene un aumento en el poder de compra de sectores representativos de la
población, de allí la decisión por lo cual muchas empresas consideran el
crédito como un medio activado de la economía del mercado.

2.3.5.2 OBJETIVOS DEL CREDITO

El principal objetivo se basa en la obtención de recursos para poner en

marcha una determinada actividad económica u operacional en una empresa
o como persona natural, misma para la que no poseen los bienes o capital
necesario. La cesión de los recursos es también conocido como financiador y
quien los recibe como financiado. Para la adquisición de un financiamiento
existen distintos medios:

 Créditos

 Arrendamientos

 Colocación de acciones

 Colocación de títulos de deuda, entre otros. (Morales C. J., 2014)

En el crédito lo primero que se debe determinar son plazos y sobre todo

debe estar a cargo de un departamento y no de otras personas, lo que se
busca es que exista una recuperación exitosa de cartera ya sea por vencer o
vencida. Se busca que las personas que están a cargo de esta labor lo
manejen de la forma más oportuna y certera para no llegar a mora, afectando
así a la empresa.

42
 La autora decide tomar como referencia a lo publicado por Morales
(2014) ya que lo que busca es incrementar de manera significativa las ventas,
pero sobre todo un retorno de capital a tiempo y ampliar nuevos mercados
con mayores beneficios otorgando las mejores formas de crédito.

Este punto se relaciona con la empresa en estudio, en virtud que, se

está estudiando la forma de mejorar la cobranza, y en este sentido es
importante señalar que la Oficina Contable debe conocer los objetivos que
logrará al otorgar a sus clientes el beneficio del crédito, de acuerdo a este
enfoque, aumenta sus ingresos y lograra sus metas específicas.

2.3.6 SISTEMA DE COBRANZA

Un sistema de cobranza es utilizado para tener un orden en las

cuentas por cobrar. Según Montaño (1993, p. 58), establece que un sistema
de cobranza se define como el proceso administrativo que tiene por objeto
recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento de las cuales
dependen los ingresos de la empresa.

La gestión de las ventas no está concluida hasta realizar el cobro de la

misma, ya sea este ingreso en dinero, efectivo, cheques o transferencias
electrónicas. “Una empresa que no convierte en efectivo sus cuentas por
cobrar se queda sin los recursos suficientes para el correcto funcionamiento
de sus ciclos operativos de producción y venta, lo cual puede, por una parte,
conducirla hacia la escasez de recursos y detener sus ciclos operativos, y por
la otra, a multiplicar los clientes deudores”. (Morales C. J., 2014).

El trabajo del gestor de cobranza comienza desde el momento en que

se realiza la venta, es decir desde el principio tener un pleno conocimiento de
43
los clientes, teniendo en cuenta en especial el otorgamiento de créditos,
plazos o montos. Una de las estrategias de cobranza es saber determinar o
clasificar a los clientes y a las cuentas por:

 Antigüedad

 Monto

 Producción

 Geografía

 Perfil del cliente o la deuda

Esto ayuda a determinar las estrategias adecuadas que se deben

emplear dependiendo los clientes y sus problemas similares. (Morales C. J.,
2014).

Por las razones antes expuestas, se relaciona este punto con el

trabajo se investigación, con el proceso de cobro de la Oficina Contable
Omaira Diomira Ramírez Díaz, en el instrumento tomado en consideración en
este proyecto factible, se propuso la creación de un sistema automatizado
para mejorar la cobranza y evitar estancamientos en este proceso.

2.3.6.1 FASES Y TIPOS DE LA COBRANZA

Fase 1. Prevención: Acciones orientadas a evitar el incumplimiento del pago
de un cliente, disminuir el riesgo de mora en las cuentas por cobrar y asegurar
los elementos necesarios para enfrentar en caso de que aumente el riesgo
por el incremento de la cartera vencida, como puede ser el caso de las
acciones legales.

44
Fase 2. Cobranza: Acciones encaminadas a recobrar adeudos en tempranas
instancias de mora, donde aún la empresa desea seguir adelante con la
relación con el cliente.

Fase 3. Recuperación: Acciones dirigidas a recuperar cartera en mora con

bastante tiempo, puede que la empresa no desee continuar con la relación de
negocio con el cliente, ya que considera que no le pagarán y es como echarle
dinero bueno al malo.

Fase 4. Extinción: Acciones orientadas a registrar contablemente las cuentas

por cobrar como saldadas cuando los clientes han pagado los adeudos
correspondientes. (Morales C. J., 2014).

La gestión de cobranza, según Parrales (2013), es el conjunto de

acciones coordinadas y aplicadas de manera oportuna y adecuada hacia los
clientes, para lograr la recuperación de los créditos, es importante mantener
contacto y comunicación constante con los clientes, para ofrecerle
alternativas de soluciones óptimas para cada caso, registrando las acciones
ejecutadas para realizar un seguimiento continuo y control del cumplimiento
de acuerdos negociados.(Parrales, C., 2013).

Por otro lado,(Molina, V., 2005) indica que un proceso de cobranza está
formado por una serie de pasos, los mismos que pueden ser habituales y
muchas veces se realizan de manera rutinaria en los Departamentos de
Crédito y Cobranzas. Tales como:

 Preparación de la cobranza
 Entrega de la cobranza
 Entrega del dinero al cobrador
 Recepción de la cobranza en el Departamento (Molina, V., 2005).

45
 Razón por la cual se considera lo propuesto por Morales (2014), ya que
el principal rol que debe tener un departamento de cobranza es hacer un
análisis o clasificar a los clientes antes de otorgar un crédito, pero sobre todo
recuperar los valores en cuentas por cobrar para que la empresa pueda
continuar de forma normal con sus operaciones. Para la entrega de un crédito
se debe tener información oportuna y veraz sobre la calidad del deudor como
sujeto de crédito.

Tipos de Cobranza

Las estrategias que se usan para la cobranza se establecen de acuerdo

con el grado de cumplimiento que haga en los pagos del crédito el cliente, es
decir, de acuerdo con cómo será su cumplimiento en los pagos del crédito. Los
tipos de cobranza existentes en las empresas generalmente son los
siguientes: (Morales & Morales, 2014, pág. 152)

Cobranza normal

Se realiza por los medios tradicionales de pago, entre los mecanismos

que se usan se encuentra la emisión del estado de cuenta o factura al
momento que se recibe el pago convencional, con lo cual el cliente se informa
de la evolución de su crédito. (Morales & Morales, 2014, pág. 153) Este tipo de
cobranza, permite de forma libre darle la opción al cliente de pagar su deuda,
en cualquier institución financiera o de pagos, dando las facilidades para que
el cliente pueda cumplir con su compromiso y se mantenga informado.

Cobranza preventiva

En esta etapa se puede usar algún recordatorio de fechas de

vencimiento próximas o recientes para los clientes, se lo realiza mediante vía
telefónica, envió de correos electrónicos o también se gestiona la visita al
cliente. Los cobros se deberán ser atendidos de manera primordial mediante
las llamadas telefónicas y aquellos clientes con los que no se haya podido
46
establecer contacto por la razón que sea, de hecho deberán ser entrevistados
en su domicilio por el visitador de la zona. (Morales & Morales, 2014, pág.
153).

Cobranza administrativa

La cartera de clientes debe ser segmentada y priorizada para distribuirla

equitativamente entre los gestores de recuperación de crédito. Es necesario
calendarizar y definir el seguimiento adecuado para el caso, así como la
emisión y envío de cartas, oficios y reportes con la finalidad de obtener
promesas de pago de cada uno de los clientes. (Morales & Morales, 2014,
pág. 153) La cobranza administrativa determina las acciones correspondientes
sobre las carteras que están por vencerse y que no ha tenido resultados de la
gestión anterior, dando como resultado un mayor esfuerzo e intensificación de
recuperar la cartera.

Cobranza domiciliaria

Cuando un cliente se encuentra atrasado en el pago de sus cuentas, a

las cuales se les denomina cuentas morosas, la visita domiciliaria se hace
necesaria para definir el proceso de cobranza que se deberá seguir como
consecuencia del atraso. Esta cobranza se sugiere que sea atendida por un
corresponsal y su gestor correspondiente. De acuerdo con el grado de atraso,
por lo que debe clasificarse de la siguiente manera: (Morales & Morales, 2014,
pág. 153).

Cobranza extrajudicial

Según los autores (Morales & Morales, 2014) “Se ejecuta para todas
aquellas cuentas vencidas, donde quizá se ha aplicado algún tipo de gestión
de cobranza anteriormente y sus resultados han sido infructuosos. En este
caso la gestión de la cobranza es abordada de la siguiente manera:” (pág.
154).
47
Cobranza prejudicial

En este caso son las cobranzas que hacen empresas propias o

prestadoras de servicios de los bancos o cualquier otra institución, y comienza
con el atraso de uno o más pagos de un crédito. A través de estas empresas
de cobranza, el acreedor busca persuadir al deudor para que cumpla con sus
obligaciones y de esta forma evitar un juicio. Además de que estos gastos son
cobrados al deudor bajo el rubro de gastos de cobranza. (Morales & Morales,
2014, pág. 154).

Cobranza judicial

Se inicia cuando el deudor no ha cumplido con sus obligaciones

crediticias, es decir, no ha devuelto el importe de los créditos recibidos. El
acreedor inicia el trámite ante los tribunales de justicia correspondientes para
que a través de un juicio se dicte la sentencia para recuperar el saldo del
crédito y los gastos de cobranza. Si el deudor no paga conforme al dictamen
del juicio, el juez puede determinar otras acciones como: el embargo judicial
de los bienes del deudor, la liquidación de las garantías entregadas (Morales &
Morales, 2014, pág. 154).

Para la Oficina Contable Omaira Diomira Ramírez Díaz, no establece

una alternativa especifica de gestión de cobro, la misma se determina en el
momento de su ocurrencia, sin embargo utiliza una cobranza normal, que
permite de forma libre darle la opción al cliente de pagar su deuda, en
cualquier institución financiera o de pagos, dando las facilidades para que el
cliente pueda cumplir con su compromiso y se mantenga informado.

Además, ofrece una cobranza preventiva, le recuerda al cliente de la

fecha su próximo pago, a fin de que el cliente evite caer en mora. En cuanto a
la cobranza administrativa, busca determinar las acciones correspondientes
sobre las carteras que están por vencerse y que no ha tenido resultados de la

48
gestión anterior, dando como resultado un mayor esfuerzo e intensificación de
recuperar la cartera.

Respecto a la agestión de cobranza domiciliaria, la administración de la

Oficina Contable ha visitado en varias oportunidades a los clientes que tienen
cuentas pendientes de pago, para dar conocimiento de la situación del mismo
y darle a conocer el valor pendiente en mora, y se le indica que debe
realizarlo en efectivo o con una transferencia bancaria, de ser posible cancelar
la totalidad que adeuda .

En base a lo anterior, según el nivel de fuerza e intensificación la

gestión de recuperar la cartera incrementa a fin de persuadir al cliente para
que pague las deudas pendientes, solo se le notifica la negativa de la Oficina
Contable de seguir prestándole sus servicios, no se ha procedido nunca de
manera extra judicial ni judicial con ninguno de sus clientes.

2.3.6.2 IMPORTANCIA DE LA COBRANZA

Ettinger y Goliet (2000), es elemental para el éxito de cualquier empresa

que vende al crédito, cualquiera que sea la amplitud del negocio, sus
utilidades dependen especialmente del ciclo y la frecuencia de inversión.

Ettinger (2000), define que los procedimientos para la cobranza revisten

gran importancia, debido a que la capacitan a la acreedora para reinvertir su
capital, mantener el volumen de las ventas y desarrollar hábitos de pago
puntual en los clientes.

La importancia de la gestión de cobranza para las empresas, es vital

para obtener una adecuada rentabilidad, según lo establece el autor (Quimi y
Clavijo, 2016) “aquello mantiene el equilibrio entre los costos de la operación

49
 y la relación de los clientes a largo plazo convirtiéndose en un proceso difícil
porque la habilidad de la negociación es esencial en el proceso” (pág. 29).

El proceso de gestión de cobranza es muy medible y hay que asumirlo

con responsabilidad. Es importante que el proceso de recaudación se lleve a
cabo en base a las medidas establecidas en la Oficina Contable al momento
de realizar el respectivo cobro, además de mantener la buena voluntad del
cliente y así aumentar la demanda en la empresa. Por lo tanto, todas las
organizaciones deben presentar una correcta gestión en sus cobros con el
objetivo de obtener una rentabilidad exitosa. En términos generales la
empresa le corresponden realizar periódicamente un giro en al eje de sus
finanzas de esta manera le evitara dificultades que presenten los clientes en
sus obligaciones de pago con la oficina contable. En conclusión podemos
entender que los cobros realizados de manera periódica permiten de forma
eficiente mejorar la situación financiera de la empresa debido a la eficiente
gestión de las actividades.

2.3.6.3 POLITICAS DE COBRANZA

Según Ettinger y Goliet (2000), manifiesta que representan las técnicas

aplicadas a las organizaciones para el cobro de las cuentas por cobrar en la
fecha de vencimiento.

Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que esta

sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas. Una efectiva labor de
cobranza está relacionada con una política de créditos efectiva, por lo que se
minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación.
(Guevara, 2015, pág. 19).

En materia de política de cobranza se puede distinguir tres tipos de

políticas, las cuales son:
50
  Políticas restrictivas

Es una política que otorga créditos en un lapso de tiempo reducido,

también se la conoce como una normativa que se le aplica a la gestión de
cobros de manera exacta. Por lo general es útil para minimizar perdidas en las
cuentas por cobrar, cabe recalcar que esta política presenta un campo
negativo en la disminución de las ventas, ganancias y las cuentas por cobrar.
(Guevara, 2015, pág. 20).

 Políticas liberales

Estas políticas suelen ser generosas por lo que no presentan exigencias

al momento de realizar las debidas cobranzas, es decir no son estrictas esto
puede contraer consecuencia en la crecida de los pagos vencidos por parte de
los clientes, además en las cuentas que se convierten incobrables. En
consecuencia, este tipo de política no 36 provoca un crecimiento
compensadores en las ventas y utilidades (Guevara, 2015, pág. 20).

 Política racional

Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se
logre producir un proceso de gestión en los cobros, se realizan con el objetivo
de que lleve a cabo la administración de las cuentas por cobrar y así mismo
las finanzas en general. Este propósito consiste en maximizar el rendimiento
sobre la inversión de la empresa, se conceden créditos de manera razonable
en base a las condiciones que el cliente presente. (Guevara, 2015, pág. 20).

La Oficina Contable no se rige a un procedimiento para el correcto

desarrollo de los cobros de sus cuentas en el momento que presentan
vencimiento.

En base a lo analizado, se podría decir que los procesos de cobranza,

en cuanto a la política que realiza la oficina contable, es una política de
51
cobranza flexible, puesto que permite brindar facilidades de créditos, dando
como resultado un aumento de las ventas pero así también de la cartera de
cobranza ya que el nivel de riesgo se infla y con el tiempo podría afectar la
liquidez ya que se podría convertir en cuentas incobrables a causa de la
maximización de los créditos.

Con referencia a lo anterior, es importante considerar políticas de

cobranza que no sean muy flexibles pero que tampoco sean muy agresivas, si
no que se debe mantener un equilibrio en el nivel de fuerza que tiene la
política para recuperar el dinero a través de la cobranza, pero que tampoco las
ventas disminuyan a causa del mismo.

2.3.6.4 OBJETIVOS DE LA COBRANZA

Revelo (2013) indica que el objetivo de la cobranza de recuperar el

dinero adeudado mediante el tratamiento de un sistema efectivo, es muy
importante entender que el objetivo de la cobranza es mantener íntegros
portafolios de crédito existentes en la empresa. Por lo tanto las estrategias de
negocio acomodadas al cumplimiento de este objetivo se fundamentan en un
proceso integral. Este objetivo se refiere a que se debe tener apropiadamente
establecidas las políticas de crédito y cobranza, tener bien planeadas las
técnicas y estrategias que permitan recuperar créditos que ya están vencidos;
toda organización debe de generar objetivos.

Los objetivos de la cobranza según Villaseñor (1996), el factor

primordial es alcanzar el cumplimiento o puntualidad de sus obligaciones
adquirir y así poder conseguir la estabilidad económica que toda empresa
aspira.

 Cobrar el dinero: cuando la empresa quiere recuperar la deuda sin

importar el costo de la cobranza.
52
  Conservar al cliente: cuando la empresa busca la recuperación de la
deuda de la forma.

2.3.6.5 COBRANZA EFICIENTE

Eficacia, consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos

del producto en término de cantidad y tiempo. (Munch 1998, p. 24).

Eficiencia, Se refiere a hacer las cosas, lograr los objetivos garantizando

los recursos disponibles al mínimo costo y con máxima calidad. (Munch 1998,

p. 24).

Efectividad, es el equilibrio entre eficacia y eficiencia, es decir, se es

efectivo si se es eficaz y eficiente. Es la unión de eficiencia y eficacia, es decir

busca lograr un efecto deseado, en el menor tiempo posible y con la menor

cantidad de recursos (Página de Internet, Wikipedia).

Según Gutiérrez (2007), por efectividad se entiende que los objetivos

planteados sean trascendentes y éstos se alcancen.

Para Andrade (1998), la Cobranza eficiente necesita ser oportuna, la

estrategia de cobranza es un conjunto de acciones sistematizadas que tienen

como fin mejorar el proceso de pagos de tus clientes. Una estrategia para la

gestión de cobranza eficaz busca reducir las tasas de morosidad.

53
 Eficiencia Operativa Según (Mejía C, 2002, pág. 1), cita lo siguiente:

Significa costos más bajos y calidad superior éstas dos palabras están

indisolublemente atadas puesto que para tener costos más bajos se requiere

trabajar con alta calidad. El beneficio de eficiencia operacional es doble por un

lado se reducen los costos de producción y por el otro, se desarrollan niveles

de calidad superior en favor de los clientes internos y externos de la empresa.

“Para crecer y mejorar la rentabilidad, las organizaciones necesitan

enfocarse en la eficiencia y efectividad de sus operaciones, reducir costos,

incrementar ingresos, mejorar la gestión y el control, mejorar la operación y dar

el mejor uso a los activos” (Price Water House Coopers, 2014, pág. 1).

La eficiencia operativa permite ser cada día más eficientes al producir

más y a menor costo. Esto agilizara los procesos de cobranzas, mejorando de

esta forma los mecanismos y estrategias necesarios a ser utilizados en dichas

operaciones.

La presente investigación está direccionada a gestionar de manera

eficiente y efectiva la recaudación de la cartera de clientes, ayudando al

mejoramiento de la gestión, capacitando al personal para lograr que la

cobranza se afectiva. Sin embargo la Oficina Contable Omaira Diomira

Ramírez Díaz, no cuenta con mecanismos, estrategias o metodologías

eficientes para el manejo de un modelo de gestión de cobranzas oportuno, lo

cual ha ocasionado elevados niveles de morosidad por parte de la cartera de

54
clientes, no logrando un volumen de cobranzas acorde para cumplir con

eficacia sus compromisos.

Debido a esto la gestión actual no cuenta con una correcta planeación,

ejecución y control de los recursos financieros, causando rentabilidad estática,

lo que ocasiona que la cartera de clientes presente un elevado nivel de

morosidad, impidiendo a la empresa crecer de igual forma que sus ventas.

Además no existe el personal de cobranzas especializado en la

recaudación de los créditos otorgados por la Oficina, así como también no se

encuentra debidamente organizado y controlado, en base a manuales de

funciones establecidos, para que los encargados de la misma cumplan a

cabalidad con sus funciones y responsabilidades. De acuerdo a este enfoque la

oficina no cuenta con una cobranza oportuna, y al ocurrir esto el volumen de

cobros obviamente es bajo.

2.4 BASES LEGALES

Los basamentos legales complementan el Marco Referencial, puesto

que sus documentos sirven de soporte para la investigación. (Sabino C, 999).
A continuación se describe y correlaciona algunos de los más
pertinentes a este estudio.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000)

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela contiene un

conjunto de reglas de conducta obligatorias que el Gobierno de la Nación

55
debe cumplir. De igual forma la Constitución es la norma suprema y el
fundamento del ordenamiento jurídico.

En la constitución venezolana en el Capítulo VII, denominado: De los

Derechos Económicos, señala en el artículo N° 112 lo siguiente:
El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa
distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que
satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa,
comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para
planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral
del país (p. 38).

En este artículo de la Carta Magna, se hace referencia a como el

Estado promueve la iniciativa privada, siempre y cuando la organización
garantice bienes y servicios que satisfaga a la población en general.
Asimismo, le reconoce la libertad de trabajo y la facultad que tiene para
planificar y establecer medidas o métodos que impulsen el desarrollo
económico y social del país.

Código de Comercio

Código de Comercio Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en

idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el
libro diario, el libro mayor y el de inventario. Podrá llevar, además, todos los
libros auxiliares que estimare el comerciante para el mayor orden de claridad
de su operación.

Asimismo en el artículo 34 se expresa lo siguiente: En el libro diario se

asentaran, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo
que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor,
56
en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo
menos los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se
conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones
día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que
habitualmente solo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán
con la obligación que impones este articulo con solo asentar diariamente un
resumen de las compras y ventas hecha al contado; detalladamente los que
hicieran a crédito y los pagos y cobros con motivo de estas.

Dichos artículos, indican como se deben expresar y resumir los

asientos que correspondan por las operaciones, con motivos de las
actividades de la empresa. Además manda la forma en que deben llevarse las
cuentas por cobrar, a través del libro Diario, en contribución con el control de
las cuentas por cobrar.

Código Civil de Venezuela

Por otra parte, el Código Civil de Venezuela también en sus artículos

correspondientes dispone lo siguiente:

Artículo 1474: La venta es un contrato por el cual el vendedor se obliga

a transferir la propiedad de una cosa y el comprador a pagar el precio.
Artículo 1549: La venta o cesión de un crédito, de un derecho o de una
acción son perfectas, y el derecho cedido se transmite al cesionario, desde
que haya convenio sobre el crédito o derecho cedido y el precio, aunque no
se haya hecho tradición. La tradición se hace con la entrega del título que
justifica el crédito o derecho cedido. Los presentes artículos, establecen la
definición de las ventas, y la forma en que deben ser llevadas a cabo las
ventas a crédito.

57
Normas Internacionales Financieras:

Las Normas Internacionales Financieras, menciona que las cuentas por

cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Las normas internacionales dentro de la administración financiera

reconoce como cuentas por cobrar los derechos adquiridos por las Unidades
Ejecutoras en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espera a futuro,
la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo,
equivalentes al efectivo u otro instrumento. Estas partidas incluyen los
derechos originados en transacciones con y sin contraprestación. Las
transacciones con contraprestación incluyen, entre otros, la venta de bienes y
servicios, y las transacciones sin contraprestación incluyen, entre otros, los
impuestos y las transferencias.

Las reglas de presentación de las cuentas por cobrar según las normas
internacionales financieras, dice que pueden ser clasificadas como de
exigencia inmediata o a corto plazo y a largo plazo; se consideran como
Cuentas por Cobrar a corto plazo aquellas cuya disponibilidad es inmediata
dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del estado de
situación financiera. Las Cuentas por Cobrar a corto plazo deben presentarse
en el estado de situación financiera como activo corriente inmediatamente
después del efectivo y de las inversiones en valores negociables.

Atendiendo a su origen se pueden formar dos Cuentas por Cobrar:

1. a cargo de clientes.
2. a cargo de otros deudores.

58
 Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas
a cargo de clientes de la entidad, derivados de las ventas de las mercancías o
prestación de servicios. El segundo grupo deberá mostrarse las cuentas y
documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por
concepto y de acuerdo con su importancia

Normas de Auditoria:

Realizando una revisión sobre las bases normativas por las cuales se
rige la presente investigación, se encuentra también la Declaración de
Normas de Auditoría Nº 4, en la Federación de Contadores Públicos de
Venezuela (2005) la cual en su párrafo tres expresa lo siguiente:

El estudio del Control Interno tiene por finalidad obtener un

conocimiento de cómo está conformado este; no sólo desde el punto de vista
de las normas y procedimientos establecidas por la administración de la
entidad auditada, sino también cómo opera en la práctica. (p. 45). Lo antes
mencionado, enuncia la total importancia para el Contador el conocer la
manera cómo opera cada funcionario de la empresa, a fin de determinar si
cada transacción realizada está apegada a las normas generalmente
aceptadas. Por ello, el mismo debe estudiar el control interno; en la
Declaración de Normas de Auditoría Nº 4, en la Federación de Contadores
Públicos de Venezuela (p. 45), en su párrafo cuatro explica: El estudio del
sistema de control interno, abarca dos etapas:

 Revisión preliminar del sistema donde el Contador Público adquirirá un

grado de conocimientos y comprensión acerca de los procedimientos y
métodos prescritos por la entidad.
 Adquirir un grado razonable de seguridad de que los procedimientos y
métodos establecidos, se encuentren en uso y que estén operando tal
59
 y como se planearon, lo cual se logra a través de las pruebas de
cumplimiento.

Es necesario por parte del Contador Público adquirir un conocimiento

detallado acerca de los sistemas de control interno de la organización para
así, poder evaluar de manera correcta la eficiencia, eficacia y oportunidad del
control interno. Para esto, debe comprender a cabalidad los ciclos
transaccionales y como opera el control interno sobre éstos.

La norma también reconoce el objeto del estudio y evaluación del

control interno por parte del Contador Público, la cual en la Declaración de
Normas de Auditoría, en la Publicación Técnica Nº 2, en la Federación de
Contadores Públicos de Venezuela, párrafo tres indica: El objeto del estudio y
evaluación del control interno por parte del auditor, (…), es establecer la base
para confiar en el sistema a efectos de determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad de las pruebas de auditoría que deban aplicarse en su examen
de los estados financieros. (p. 165).

Boletín 5110 Ingresos y cuentas por cobrar El Boletín 5110 Ingresos y

cuentas por cobrar, contenido en las normas y procedimientos de Auditoría,
para el examen de los rubros de ingresos y cuentas por cobrar, establecer los
procedimientos deben ser diseñados por el auditor, tomando en cuenta las
características de cada empresa.

2.5 SISTEMA DE VARIABLES

Según Álvarez (2008) un sistema de variables consiste: “en una serie

de características por estudiar, definidas de manera operacional, es decir, en
función de sus indicadores o unidades de medida” (p.59).

60
 Para la realización de este proyecto se identificó las siguientes Variables:

 Variable Independiente

Mejoramiento de las cuentas por cobrar.

Para efectos de esta investigación se entenderá como mejoramiento de

las cuentas por cobrar el proceso mediante el cual sé permitirá alcanzar su
máxima calidad y excelencia.
 Variable Dependiente

Cobranza eficiente.

Para efectos de esta investigación se entenderá como cobranza

eficiente el proceso de transformar las cuentas por cobrar en activos líquidos
lo más rápido posible.

2.5.1 OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES

Es definida por  Arias (2006) como la definición conceptual y

operacional de las variables de la hipótesis pasando de un nivel abstracto a
un nivel concreto y específico a efectos de poder observarla, mediarla o
manipularla, con el propósito de contrastar la hipótesis.

Definición de dimensiones: está relacionado con los enunciados relativos a

las propiedades o dimensiones consideradas esenciales del objeto u hecho
referido en la definición. Este es el momento en el que se descompone el
concepto original en las dimensiones que lo integran.

61
Definición de Indicadores: Se refiere al conjunto de procedimientos que
describirá cómo será “medida” la variable en estudio. Es decir, implica
seleccionar los indicadores contenidos, de acuerdo al significado que se le ha
otorgado a través de sus dimensiones a la variable de estudio. Este momento
del desarrollo operacional de las variables, debe indicar de manera precisa el
qué, cuándo y cómo de la variable y las dimensiones que la contienen. Se
trata de encontrar los indicadores para cada una de las dimensiones
establecidas.

Variable Dimensiones Indicadores Ítems

Plan 1

Planificación 2
Plan de Mejoras
Plan de mejoramiento 3

Significado de cuentas por cobrar 4

Mejoramiento de las cuentas por 5

cobrar
Mejoramiento Cuentas por Cobrar
Proceso de mejoramiento
de las Cuentas 6
por Cobrar
Indicadores financieros 7
Clasificación de la cuentas por 8
cobrar

Significado de crédito 9

Beneficios del crédito 10

El Crédito
Objetivos del crédito 11

Significado de sistema de cobranza 12

Fases de la cobranza 13

Sistema de Tipos de Cobranza 14

Cobranza
Tipos de Cobranza (acciones) 15
62
Cobranza
Eficiente
Políticas de cobranza 16

Importancia de la Tipos de políticas 17

Cobranza
Objetivos de la cobranza 18

Significado de cobranza efectiva 19

Eficacia 20

Cobranza efectiva Eficiencia 21

Efectividad 22

Eficiencia Operativa 23

63