La Guía Práctica del Project Manager para el desarrollo

de proyectos exitosos
 33 MIN.

La Guía Práctica del Project Manager para el desarrollo de proyectos exitosos - TodoPMP :
TodoPMP
La Guía Práctica del Project Manager te va decir
cómo definir, planear, estimar y controlar un proyecto real.

¡Bienvenido!

¿Estás listo para hacer un proyecto completamente práctico? Vamos

a planear y estimar la duración de un proyecto.
Te voy a proporcionar herramientas y conocimientos para que puedas aplicarlos de forma
inmediata en proyectos reales. Independientemente de la industria en la que trabajes.
Esta guía es para aquellos que son líderes, empresarios, Project Managers, Scrum Masters,
diseñadores, estudiantes, programadores o un profesionales que quiere dominar técnicas
para administrar proyectos, estimar de tiempos y costos.
La Guía Práctica del Project Manager para el desarrollo de proyectos exitosos, te dará
una base sólida de conocimientos que necesitas para administrar proyectos. Utiliza lo que
te sirva de esta guía para hacer que sucedan cosas. Todos pueden. Sólo se necesita
empeño
Podrás dedicar tu tiempo y tu energía a cosas útiles.

¿Alguna vez te ha pasado que tus trabajos o proyectos no se entregan en las fechas
establecidas?
¿Cuántas veces  has cobrado menos por tu trabajo?
¿Has llegado a perder buenas oportunidades por no saber en cuánto tiempo puedes
entregar un proyecto y además cuánto deberías cobra?
¡Ya no tiene por qué ser así!
Estoy seguro que te pasa con frecuencia. Ya sea porque un cliente tienen una necesidad
urgente o porque tienes la idea de generar un producto nuevo y la emoción te hace
empezar a ejecutar tus proyectos sin tener claro el camino.

Empezar proyectos sin una planeación o sin procesos, en la mayoría de los casos
implica desorganización y trabajo extra, que tarde o temprano se tendrá que hacer.
De manera regular pensamos que generar documentación es un proceso aburrido y
burocrático. Sin embargo, la generación de documentos es necesaria, ya que
permite mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y al mismo tiempo
permite registrar las ideas más importantes.
Construir un producto o servicio cuesta, incluso si no cuesta dinero, el tiempo que se
invierte creando código, probando, o en juntas, cuesta.

¿QUÉ ENCONTRARÁS EN LA GUÍA PRÁCTICA DEL

PROJECT MANAGER PARA EL DESARROLLO DE
PROYECTOS EXITOSOS?
¿Quién ha desarrollado La Guía Práctica para el desarrollo de proyectos exitosos?
¿Cómo usar este «workbook» o Guía Práctica para el desarrollo de proyectos exitosos?
¿Qué es un proyecto exitoso?
¿Qué es ser un Project Manager o Administrador de Proyectos?
¿Cómo planear y estimar la duración de un proyecto?
Lo primero que tienes que hacer
INICIO DEL PROYECTO
Identificar a los interesados del proyecto
PLANEACIÓN Y CONTROL DE UN PROYECTO
DEFINIR EL ALCANCE DE UN PROYECTO
Objetivo del proyecto
Estructura de desglose de trabajo EDT/WBS
Entregables del proyecto
IDENTIFICAR RIESGOS Y RECOMPENSAS
DEFINIR EL CRONOGRAMA (Estimar la duración de proyecto)
Hitos
Estimación de la duración del proyecto
¿Qué es una estimación?
IDENTIFICAR LOS COSTOS DE UN PROYECTO
Tipos de costos
Herramientas para estimar costos
FIN DE LA PLANEACIÓN
CONTROL DEL PROYECTO
CONCLUSIÓN
Notas finales
Recursos adicionales para aprender a gestionar proyectos de manera profesional

CONTENIDO DE LA GUÍA PRÁCTICA DEL PROJECT

MANAGER PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS
EXITOSOS
Voy a compartir algunas técnicas que aplicadas a tu vida personal y profesional te
ayudarán a realizar proyectos exitosos.
Si has tenido la idea de empezar una Startup o te encuentras en la búsqueda de inversión,
esta guía te va ayudar a organizar tus ideas, además de dar confianza a tus inversionistas.
Encontrarás herramientas y formas de aterrizar tus planes.
Si utilizas los recursos (artículos, videos, herramientas) gratuitos que aquí te propongo,
vas a adquirir la bases para gestionar proyectos de manera profesional. Dile adios a la
burocracia.
No importa la industria de tu proyecto. Este material no se basa en alguna industria
especifica.
El objetivo es hacer el proceso de planeación sencillo y práctico, para que tu proyecto se
convierta en realidad.
¿QUIÉN HA DESARROLLADO LA GUÍA PRÁCTICA PARA
EL DESARROLLO DE PROYECTOS EXITOSOS?
Mi nombre es Oscar Gascón y quiero ayudarte a entregar tus proyectos en tiempo y
formal. Con las fechas comprometidas y costos establecidos.
Soy el creador de TodoPMP. Un sitio que tiene por objetivo desarrollar las herramientas y
la cultura necesaria para hacer proyectos exitosos.
He desarrollado herramientas como SoftwaReal, que te permiten estimar tiempos y costos
de proyectos de software. Y otras herramientas que te voy a compartir a lo largo de
esta Guía práctica.
Administrar y desarrollar proyectos debe realizarse a un precio justo, por eso he decidido
formar AgilPM. Mis clientes son aquellas empresas y personas que no tienen
conocimientos sólidos acerca de software y que se han encontrado con agencias que los
engañan para vender sus productos.
Para más información sobre mi trabajo te invito a visitar mi portafolio.
El mundo que conocemos está en sus últimos momentos. Nos urge hacer las cosas bien.
Nos urge HACERLAS de verdad y construir sueños.

¿Por qué compatir este material?

Porque quiero demostrar que es posible entregar proyectos sin sobrestimar tiempos y
costos.
Ya lo he conseguido y ahora quiero ponerlo a tu alcance. Actualmente soy el responsable
del funcionamiento de todos los sitios de la empresa G21 Comunicación. Y de verdad que
se puede tener proyectos exitosos.
¿CÓMO USAR ESTE «WORKBOOK» O GUÍA PRÁCTICA
PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS EXITOSOS?
Este material lo hice para que desarrolles tu habilidad para organizar información. Por lo
que es muy importante que realices cada una de las recomendaciones que se hacen en la
plantilla y le dediques tiempo para desarrollar un proyecto que tengas en mente.

Los textos   en formato de letra itálica o cursiva es mi voz tratando de guiarte en cada
paso de tu proyecto.

 No pretendo enseñarte. Lo que quiero es compartirte lo que he visto que funciona
y ponerlo a tu alcance. Te daré mi punto de vista.
¿Estás listo? ¡Comencemos!

 Antes, de empezar me gustaría dejar bien claros dos conceptos relevantes que son la
base de esta guía:

¿Qué es un proyecto exitoso?

Un proyecto exitoso es aquel que cumple con cronograma, costos, alcances, calidad, que
tienen satisfechos a los interesados pero además que es sostenible, es decir, que con los
mismos recursos, se pueden realizar otros proyectos porque el equipo ha sido capaz de
trabajar en conjunto (en unidad) y a pesar de las diferencias de opinión son profesionales y
saben resolver los conflictos personales durante la ejecución de un proyecto.

¿Qué es ser un Project Manager o Administrador de Proyectos?

Ser un Project Manager no es una profesión. Es una habilidad de vida. Es una habilidad
que las personas pueden utilizar para generar mejores resultados.

No importa el título que tengas, si transformas ideas en resultados, si transformas algo

de papel en realidad, sin importar el título que diga tu tarjeta de negocios, lo que tu haces
es pura y simple administración de proyectos.
Si has llegado hasta aquí es porque tienes la habilidad de combinar diferentes recursos,
diferentes habilidades, tienes la capacidad de crear y adaptar un plan, evaluando todos los
aspectos relacionados de ese plan, con el único objetivo de producir resultados.
Tu como Project Manager no eres responsable de ejecutar cada una de las actividades de
un proyecto. Pero si tienes las habilidades técnicas para hacerlo y puedes demostrar
cómo hacer el trabajo ensuciando tus zapatos, serás visto como una persona que los
demás quieran seguir.
Porque no solo es dirigir. Para saber dirigir también hay que tener conocimientos de
como hacer las cosas.
Quizá no sea tu rol ejecutar, pero si alguna vez te ensuciaste las manos y eso te dio
experiencia, tu deber es compartir esa experiencia con el equipo del proyecto.

Eres responsable por resultados, no eres responsable por hacer cada tarea del proyecto.
El nombre o título es lo menos relevante si lo que pretendes y deseas es transformar
planes en realidad y tener proyectos exitosos.

 Ahora que ya tienes claro estos conceptos, vamos a preparar la herramienta con la
que trabajarás de manera práctica durante toda esta guía.

¿CÓMO PLANEAR Y ESTIMAR LA DURACIÓN DE UN

PROYECTO?
Lo primero que tienes que hacer

 Ingresa a esta liga y descarga o Crea una copia de TodoPMP Management Sheet.

Este es un documento que te servirá para gestionar a los involucrados del proyecto y para
llevar un control de tu proyecto.
Ve al menú Archivo → Hacer una copia y listo. Ya tendrás este documento en tus manos.
 TodoPMP Management Sheet

El objetivo de este documento es ser una herramienta gratuita que mantenga la

información de tu proyecto en un solo lugar.
Puedes utilizar otras herramientas como Asana, Notion, Trello, etc. Pero en está guía
utilizaré ese documento para hacer que tu proyecto se convierta en realidad.

TodoPMP Management Sheet simplemente es otra alternativa para administrar tus

proyectos sin invertir dinero. Una vez que tus proyectos ya son rentables, puedes invertir
en alguna herramienta de paga, pero por ahora es suficiente usar TodoPMP Management
Sheet.
No importa la herramienta que utilices. Lo importante es entender los principios para
administrar proyectos.

En lo que respecta a los métodos, puede que haya un millón o más, pero de principios hay
pocos. El hombre que comprende los principios acierta eligiendo sus propios métodos. El
hombre que va probando métodos, ignorando los principios, tendrá problemas.
RALPH WALDO EMERSON, filósofo estadounidense
 INICIO DEL PROYECTO
 Vamos a comenzar con tu proyecto. La clave en esta etapa es identificar a las
persona adecuadas con las que se estará teniendo comunicación y determinar el nivel de
interés de cada una de ellas.
Haz click aquí para ver recursos adicionales para aprender sobre la Gestión de
Interesados de un proyecto.
 Cómo identificar y clasificar a los interesados de un proyecto.

Identificar a los interesados del proyecto

 Instrucciones: 1.- Abre el documento TodoPMP Management Sheet y busca la hoja

que tiene por nombre «Registro de interesados».

Hoja para registrar a los interesados de un proyecto

2.- Registra los nombres, correos electrónicos, empresa/departamento de los

interesados que conozcas en este momento. Esta hoja te servirá para tener a la mano los
datos de contacto.

 Tienes razón, esta hoja es un directorio.

Registro de interesados de un proyecto

3. En una escala del 1 al 4, clasifica a cada uno de los interesados dependiendo si tienen poder en

este proyecto o no.

4. En una escala del 1 al 4, clasifica a cada uno de los interesados dependiendo si tienen interés

( ¿están comprometidos con el proyecto?) en este proyecto o no. El objetivo de esta escala es
 obtener una matriz de como puedes gestionar a los interesados dependiendo de su poder x

interés.

5. Ingresa un identificador o alias con el que internamente identificas a un interesado.

Matriz Poder x Interés para gestionar interesados de un proyecto
  Obtendrás una gráfica que mostrará de manera visual a los interesados de tu
proyecto y la manera en que debes gestionarlo.

Matriz Poder x Interés para gestionar interesados de un proyecto

Extra: Si quieres enviar un mensaje a cualquier interesado por WhatsApp, escribe un

mensaje y haz click en la columna «Enviar Whatsapp» en el texto: «ENVIAR MENSAJE»
Esto abrirá una ventana que te permitirá enviar mensajes y estar comunicado.
  ¿Qué te parece esta herramienta? Sencilla, pero empieza a servir para cosas
interesantes, ¿no?
Una vez hecho esto debes empezar a recolectar la información histórica. Proyectos
pasados que hayas realizado muy similares a lo que vas a realizar en este proyecto.
 En esta etapa también se suele utilizar el caso de negocio que está alineado a los
objetivos estratégicos de la organización.
Se identifica a los interesados y se determina su nivel de influencia, sus expectativas y el
impacto de cada uno de ellos sobre el proyecto.
Conociendo a los involucrados en el proyecto se pueden determinar requisitos a alto
nivel así como realizar suposiciones mismas que darán como resultado riesgos y estos a
su vez se pueden mitigar generando restricciones.
Debemos familiarizarnos con la cultura de la organización e identificar los procesos y
estándares existentes para no tener que reinventar los activos que la compañía.
Nota: Si por alguna razón estás utilizando otra herramienta diferente a TodoPMP
Management Sheet, te invito a que escribas el nombre de los interesados en el siguiente
bloque:

 Ingresa el nombre de los interesados identificados:

 Ya tienes a tus interesados. Vamos a planear el proyecto.

PLANEACIÓN Y CONTROL DE UN PROYECTO

DEFINIR EL ALCANCE DE UN PROYECTO

 Define o describe la idea de tu proyecto de manera muy general. La forma en que lo

redactes debe ser muy simple. Cualquier persona involucrada en el proyecto debe poder
entender sin la necesidad de que se lo expliques.

 No tiene porque ser algo tan formal.

Haz click aquí para ver recursos adicionales para aprender sobre la Gestión del Alcance de
un proyecto.

 Cómo planificar la gestión del alcance

 Recopilar los requisitos de un proyecto

 Definir el alcance de un proyecto

 Instrucciones: Responde las siguientes preguntas y sustituye el texto de ejemplo.

Puedes hacerlo en Word o cualquier editor de textos.
¿Qué es lo que quieres lograr con este proyecto?
SUGERENCIA: Escribe aquí la necesidad en general…
EJEMPLO:
Queremos enfocarnos a la aplicación web en sí, y a las características de esa aplicación
que ayudarán a construir una mejor comunidad de jugadores. 1. Trabajar con servidores y
navegadores comunes con los que ya estamos familiarizados. 2. Permitir la fácil
personalización de fuentes y colores, con el mismo esquema básico de diseño de página. 3.
Suficiente seguridad para evitar y desalentar el abuso 4. El contenido del sitio web discute
juegos, pero no necesitar integrar o incluir software de para jugar.

 ¿Lo ves? No tiene porque ser complejo. Haz que el proyecto sea simple. Tu serás el
Project Manager, Administrador de Proyectos o Líder. Entonces, haz que las cosas
sucedan.
Objetivo del proyecto
 Ahora, redacta el objetivo de tu proyecto. Un objetivo debe
ser intrínsecamente INALCANZABLE. Es decir, debe estar redactado de tal forma que te
permita crecer en el futuro, debe de ser inalcanzable.
Ejemplo de objetivo:
«Nuestra misión es organizar la información del mundo para que todos puedan acceder a
ella y usarla.»

 ¿Tu crees que es posible organizar la información del mundo? Es correcto, NO ES

POSIBLE. Por lo tanto el objetivo es algo que te da dirección a tu proyecto. Es la razón de
por qué existe el proyecto.

 La diferencia principal de un objetivo vs una Meta, es que ésta debe ser ALCANZABLE.
Debe tener una fecha de fin y debe ser medible.
Ejemplos de metas:
1.- Lograr la ACEPTACIÓN del producto que se lanza al mercado antes de dos años.
2.- Obtener mi título profesional antes de tres años.

¿Cuál es el objetivo de este proyecto?

SUGERENCIA: Esto debería ser relativamente corto ya que puede hacer referencia a los
términos definidos arriba.
EJEMPLO: Este proyecto debe desarrollar una aplicación para un directorio de sitios de
clanes que permita a los jugadores rápidamente encontrar, evaluar y unirse a otros clanes.

 ¡Excelente! Ya tienes tu objetivo. Ahora para tener mayor detalle del proyecto, te
sugiero responder las siguientes preguntas.
¿Cuáles son los antecedentes y la historia detrás de este proyecto?
EJEMPLO:
Los juegos de video fueron diseñados y construidos originalmente como sistemas
autónomos e independientes donde el usuario jugaba contra la máquina. A pesar de que
se han hecho muchos avances en IA para juegos, las personas aún tienden a disfrutar más
competir contra otras personas en una red. Existe un aspecto social a los juegos en red
donde las personas forman equipos y/o ligas que juegan en horarios determinados y
guardan puntuaciones por periodos prolongados. Este factor es importante para los
fabricantes de videojuegos porque puede incrementar sus ventas y extender el ciclo de
vida de sus productos.

¿Cuál es el problema que se está atacando?

EJEMPLO:
Existen 100 millones de usuarios en Internet, y cientos de sitios dedicados a videojuegos
para grupos, llamdos ‘clanes’. Si los usuarios tienen que investigar para encontrar los
clanes buenos a los que se pueden suscribir, les tomaría mucho de su tiempo. Existe la
necesidad de una forma mas rápida para que los usuarios puedan encontrar sitios de
clanes de alta calidad que les sean de interés y que les permita unírseles.

¿Cuáles son los acercamientos actuales a este problema?

EJEMPLO:
Los usuarios pueden recomendarse sitios de clanes, pero este no es algo escalable porque
depende de personas que puede no tener motivos u objetivos honestos en sus
evaluaciones. Existen algunos directorios de sitios de clanes en la Web, pero no están
automatizados, por lo que casi siempre se encuentran desactualizados y no miden la
calidad de los sitios.

¿Por qué este problema vale la pena ser resuelto o su solución actual mejorada?
EJEMPLO:
Un mejor servicio de directorio de clanes sería valioso porque podría incrementar la
satisfacción de los jugadores y permitirles dedicar más tiempo jugando y menos buscando.
La implementación de un mejor directorio de clanes podría convencer a los jugadores de
usar ese sitio en lugar de los directorio actuales. El beneficio para nosotros podría venir de
los ingresos por venta de publicidad y tarifas de servicio de los distribuidores de
videojuegos.

¿Dónde hay más información sobre este problema?

EJEMPLO:
Las siguientes páginas contienen información adicional: • Artículo de revista sobre este
tema • Reportes de análisis de la industria sobre el mercado masivo de los juegos para
grupo. • Citas de jugadores y usuarios

 Toda esta información debes vaciarla directamente en TodoPMP Management

Sheet. En la hoja que tiene por nombre «Alcance del proyecto».
 Estructura de desglose de trabajo (EDT/WBS)

 Si no tienes tiempo de hacer más que un solo documento, este debe ser la WBS,
porque si no puedes identificar el trabajo requerido en tu proyecto, está destinado al
fracaso.
Dedica unos minutos para ver estos videos, con ellos comprenderás cómo construir
una EDT/WBS, que va a ser clave para el éxito de tu proyecto.
Recursos adicionales para aprender a crear una ETD/WBS:
 Estructura de desglose de Trabajo / Work Breakdown Structure EDT/WBS

 ¿Qué es una EDT/WBS y cómo hacer una?

 Unleashing the power of the PMBOK® Guide – Lesson 4.4 – WBS: The Queen of all Planning Documents

 Te recomiendo usar GlooMaps. Esta herramienta te permite crear una estructura de desglose en

cuestión de minutos.

EJEMPLO: De una estructura de desglose para organizar un congreso.

Ejemplo de una estructura de desglose de trabajo

Entregables del proyecto

  Después de responder estas preguntas, es momento de listar los entregables del
proyecto. Los entregables son todas aquellas «cosas» que el cliente espera, muchas veces
podrá tocarlas, pero otras veces serán cosas que no son físicas.
Realiza un listado simple de todos las cosas tangibles (o intangibles) pero que agreguen
valor al cliente.

EJEMPLO:

1. La aplicación para el sitio de directorio de clanes

2. Guía de personazalición

3. Diseño de muestra

4. Ayuda en línea para usuarios finales

5. Herramienta de línea de comandos pata configuración de la publicidad y generador de

reportes.

 Toda esta información puedes vaciarla directamente en TodoPMP Management

Sheet. En la hoja que tiene por nombre «Alcance del proyecto».

 Si ya has tenido experiencia en proyectos, utiliza la herramienta en la que te sientas

mas cómodo para vaciar esta información. Lo importante es que todo este centralizado y
lo tengas al alcance de tus manos cuando se necesite.
 IDENTIFICAR RIESGOS Y RECOMPENSAS

 Con el conocimiento que tiene ahora de tu proyecto, identifica de manera general los
riesgos que visualizas. Realiza un listado de todos los riesgos que vienen a tu mente.
No tienes que hacerlo complejo. A la hora de redactar los riesgos rata de utilizar este
formato:
Si OCURRE TAL COSA … entonces PUEDE PASAR ESTO … Trataré de responder a dicho
riesgo CON ESTAS TÉCNICAS/ESTRATEGIAS …
 Planificar la gestión de los riesgos

 Planificar la respuesta a los riesgos

 ¿Por qué los riesgos no solo se gestionan en proyectos grandes y complejos?

¿Cuáles son los principales riesgos de este proyecto?

EJEMPLO:
1. Existe un conflicto potencial entre los objetivos de una apariencia de alta calidad y el de
una que es completamente personalizable. Solo podemos tener éxito si los jugadores
encuentran el sitio llamativo, y los distribuidores de juegos pueden personalizarlos sin más
esfuerzo del necesario para construir un sitio web estático. Ya contamos con un un diseño
en mente que permitirá resolver este problema y lo revisaremos con un diseñador de sitios
web que tiene experiencia en sitios para juegos.

2. Existen importantes dificultades técnicas entre construir un sitio web y una aplicación
web. Este es un riesgo debido a que una persona nuestro equipo tiene mucha experiencia
con herramientas y tecnologías relevantes, mientras que aunque el resto aprenderá,
seguramente cometerán algunos errores. Resolveremos esto analizando el proyecto para
tener una ventana de tiempo lo suficientemente grande para revisar y corregir el diseño y
la implementación.

3. La tiempo con el que se cuenta es poco. Manejaremos este problema planeando una
aplicación conservadoramente funcional y otras funcionalidades serán añadidas después
en futuras versiones si es necesario.

¿Cuáles son las principales recompensas si este proyecto tiene éxito?

EJEMPLO:
Si logramos con éxito los elementos de nuestro plan, nuestro sitio de directorio de clanes
website reemplazará a los directorios actuales y generará trafico que nos reportará
ingresos por conceptos de publicidad de anunciantes y/o cuotas de hosting pagadas por
los distribuidores de videojuegos. Nuestra habilidad para superar los obstáculos
mencionados arriba determinará tiempos de mercadeo, velocidad de adopción, cantidad
de tráfico web, y por consiguiente el beneficio económico proyectado.

 Esta información puedes vaciarla directamente en TodoPMP Management Sheet. En

la hoja que tiene por nombre «Riesgos y recompensas del proyecto».

DEFINIR EL CRONOGRAMA (Estimar la duración de proyecto)

 Sin demasiado detalle, piensa en los paquetes de trabajo de la WBS y coloca los
principales entregables e Identifica fechas que son importantes.
Podrías estar pensando y ¿cómo hago un cronograma en tan poco tiempo? Está bien, si
piensas que es demasiado trabajo, entonces por lo menos identifica y lista las actividades
que de manera general vienen a tu mente (o funcionalidades / características) que
necesitas realizar (o las más importantes) y estima la duración de cada una de ellas y
además un tiempo de reserva por si llegan a ocurrir eventos inesperados.
 La clave esta en identificar qué es lo que tu «cliente» o «patrocinador» encuentra más
valioso en este proyecto.
Recursos adicionales para aprender sobre la Gestión de Cronograma de un Proyecto:
 Cómo Desarrollar el cronograma de un proyecto

 Ejemplo de estimación PERT con multiples actividades

 Utiliza esta herramienta gratuita que te permitirá conocer el tiempo y costo de un proyecto.

 Aquí tienes otra herramienta para estimar la duración de un proyecto

 Definir las actividades de un proyecto

 Secuenciar las actividades de un proyecto

 Método de la ruta crítica

 Cómo controlar el cronograma de un proyecto

Hitos
¿Durante la duración del proyecto hay fechas importantes (Hitos)?
EJEMPLO:

Fecha de inicio del proyecto: ## / ## / ####

Fechas relevantes o hitos ## / ## / ####

Ejemplo:

-Fechas de reuniones importantes.

-Fechas de entregables o avances mas relevantes.

-Fechas de días festivos.

-Fechas de vacaciones.

Fecha de fin del proyecto: ## / ## / ####

 Esta información puedes vaciarla directamente en TodoPMP Management Sheet. En

la hoja que tiene por nombre «Listado de Hitos».
Hoja de Listado de Hitos del proyecto

Estimación de la duración del proyecto

 Esta es la pregunta que todos quieren responder con certeza.

Te voy a ayudar con una técnica. Pero es importante usarla como te voy a describir a
continuación.
  Instrucciones:
0.- Descarga el documento TodoPMP Management Sheet y abre la Hoja que tiene por
nombre: «Estimación de tiempos».
Estimación de la duración de un proyecto basado en actividades o funcionalidades

1.- Divide tu proyecto en tareas (actividades) o funcionalidades. Sería recomendables que

si tienes la posibilidad de hacerlo en equipo o con la mayoría de personas que van a
intervenir en el proyecto lo hagas asi.
Nota: Vamos a suponer que el listado que resulte de este proceso se realizará de manera
secuencial, es decir, una actividad o funcionalidad a la vez.
En la columna que tiene por nombre: «Nombre de la actividad o funcionalidad» ingresa un
nombre de tu actividad/funcionalidad que sea fácil de identificar por los miembros del
proyecto.

2.- Ingresa el tiempo necesario para realizar cada actividad/funcionalidad sin reservas de

contingencias. Puede ser en días, horas, minutos, meses, etc. Lo importante es que la
unidad de medida sea la misma en todos los casos.
Piensa en un tiempo ideal, pero no consideres reservas o retrasos. Es decir, ingresa un
tiempo que sea «apretado». Un tiempo que por tu experiencia conoces y que es lo
menos que se necesita para terminar dicha actividad o funcionalidad.
3.- Ingresa el tiempo que consideres que necesitarías de reserva (buffer) en caso
de contingencias. Muchas veces le llamamos «holgura» a este tiempo. Siente libre de
poner un tiempo que te haga sentir cómodo.
Estimación de la duración de las actividades

Nota:
No ingreses datos en las celdas de color amarillo ni en las de color anaranjado. Podrías
alterar las formulas.
  En la plantilla encontrarás un ejemplo.

 Lo que dice este ejemplo es lo siguiente:

 Se necesitan aproximadamente 210 días para poder hacer este proyecto de

ejemplo.
  De manera adicional puedes ingresar la fecha estimada de inicio del proyecto y la
fecha estimada de fin del proyecto. Esta fecha de fin, se refiera a la fecha en la que se
desearía tener listo el proyecto.
  Al ingresar las dos fechas anteriores, se realizará un cálculo de manera automática
que te indicará los «Dias restantes para poder terminar el proyecto»
Si los días restantes es menor al tiempo estimado, será necesario pensar en estrategias
para comprimir el cronograma. Habrá que pensar como ajustar o reacomodar tus
actividades o funcionalidades.
Pero no te preocupes. Como estamos suponiendo que todo esto lo realizarás de manera
SECUENCIAL, es por eso que tu estimación puede estar un tanto «inflada». Pero si vas a
trabajar con un conjunto de personas, muchas de estas tareas o funcionalidades se
realizarán de manera simultánea y es ahí donde ocurre la magia, y tu proyecto puede
estar listo en menos tiempo.
Ingresa cual fue el resultado de tu estimación:
EJEMPLO:
Tiempo estimado con reserva compartida: 210 unidades de tiempo
Ingresa la fecha estimada de inicio del proyecto: 01/04/2021
Ingresa la fecha estimada de fin del proyecto 01/11/2021
Dias restantes para poder terminar el proyecto: 214 unidades de tiempo

Nota: Si los días restantes es menor al tiempo estimado con reserva compartida, es posible
que tengas que ajustar o reacomodar tus actividades o funcionalidades

Recuerda lo que hiciste con esta herramienta solo fue una estimación general.

¿Qué es una estimación?

El objetivo de un proceso de estimación es tratar de reducir o mitigar el riesgo,
asegurándonos de que no prometemos cosas que no podemos cumplir.
Cuando hacemos estimaciones se debe responder de forma iterativa e incremental.
Estimar es una herramienta que utilizamos para comprender cuánto trabajo podemos
hacer.

Las estimaciones sólo son válidas para un conjunto específico de personas que las hacen.
Si cambia la composición de un equipo o las habilidades que posee, la cantidad y los tipos
de trabajo que puede realizar el equipo cambiarán.

Un proceso de estimación funcionan cuando asumimos que en un período de tiempo fijo,

las mismas personas realizarán el trabajo.

Nuestras estimaciones son una combinación de un equipo estable, conocimiento y

experiencia.
Las estimaciones son propiedad del equipo; son la medida del equipo.

El propósito de la estimación es ayudarte a tener una sensación de previsibilidad. No

tengas miedo de cambiar el proceso si no te está ayudando a lograr ese objetivo.

Si bien no podemos predecir el futuro, podemos mejorar su estimación con la práctica.

Estimar de manera precisa es difícil. Porque estimar implica creatividad e inspiración.
Depende de la habilidad y de cuánto se conoce el negocio.

¿Tu estimación puede tener una probabilidad 100% de certeza? No, pero te puede dar
claridad.

Es muy importante que entiendas que esto SOLAMENTE ES UNA ESTIMACIÓN. No es una
verdad absoluta. Muchas veces los patrocinadores o clientes piden realizar estimaciones
pensando que estas son un COMPROMISO.

IDENTIFICAR LOS COSTOS DE UN PROYECTO

 Para estimar los costos es necesario tener el panorama muy particular de tu

proyecto. Y en realidad no sé cual es tu proyecto. Pero te dejo unas recomendaciones de
como hacerlo
Cuando estimas costos debes de tener conocimiento de proveedores, personas externas
que realizarán trabajo, costos de materiales, instalaciones, rentas, etc.
Puedes utilizar las mismas herramientas que utilizaste para estimar tiempos. El proceso es
muy parecido. Divide el proyecto y estima el costo de las actividades o de las
funcionalidades de manera general.

 Te comparto los diferentes costos que se pueden presentar en un proyecto y un

ejemplo para que sea más fácil comprenderlos.
Tipos de costos
Costos de oportunidad.- Es el costo que se origina por escoger una alternativa u
oportunidad en lugar de otra.
Ejemplo: Existen dos oportunidades de negocio para su empresa, pero solo puede escoger
una de ellas.
La primera oportunidad, A, generaría ingresos de $105.000.
La segunda oportunidad, B, generaría ingresos de $95.000.

Debido a que solo puede escoger una de las opciones, elegimos la más beneficiosa que es
la alternativa A. Pero tiene un costo de oportunidad de $95.000 (el no hacer la alternativa
B).

Costos hundidos o enterrados.- Son los costos que ya fueron gastados o

comprometidos como parte de un proyecto y no cambiarán con la decisión de hacer o no
hacer el proyecto.
Ejemplo: Se contrata un estudio particular y se paga o compromete el pago
independientemente del resultado del estudio.

Costos variables.- Costos que varían en función del nivel de actividad.

Si el nivel de trabajo aumenta el costo aumenta; si disminuye, el costo disminuye.
Ejemplo: Materia prima

Costos fijos.-  Costos que no cambian con el nivel de actividad.

Ejemplo: la renta o alquiler mensual de un edificio.

Costos indirectos.- Benefician a varios proyectos y generalmente no se puede identificar

con exactitud la proporción que corresponde a cada uno.
Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).

Costos directos.- Están directamente relacionados con el trabajo del proyecto.

Ejemplo: los sueldos y salarios de los recursos que están trabajando en el proyecto, costo
del entrenamiento de los miembros del equipo de proyectos que están directamente
relacionados con las actividades que deben realizar en el proyecto.

Herramientas para estimar costos

1.- Para proyectos relacionados con software, utiliza esta herramienta
llamada SoftwaReal. Yo la desarrolle y la utilizo para estimaciones que se pueden hacer
mientras te tomas un cafe con un cliente.
SoftwarReal, herramienta para estimación de proyectos de software.

2.- Utiliza esta otra herramienta gratuita que te permitirá conocer el tiempo y costo de un

proyecto, basada en la técnica PERT.
3.- Revisa estos artículos que hablan sobre costos de un proyecto. Van a ser de gran
ayuda.
 FIN DE LA PLANEACIÓN
Si has seguido esta guía, te garantizo que tienes suficiente conocimientos y herramientas
para que tus proyectos tengan buenos resultados.

 Identificaste a los interesados y los dejaste registrados en algun lugar.

 Organizaste las ideas principales del proyecto, es decir, el alcance del mismo. Los plasmaste en

un EDT/WBS junto con los entregables mas importantes.

 Con todo ese conocimiento que generaste del proyecto, tuviste la capacidad de identificar riesgos y

posibles formas de responder a ellos en caso de ser necesario.

 Aprendiste a estimar tiempos de manera rápida. Y comprendiste el verdadero significado de la

palabra estimación.

¿Y ahora que sigue?

Lo siguiente es que utilices esta información y te sirva para ejecutar y controlar tu
proyecto.
Te enseñaré la ultima herramienta con la que puedes controlar el avance de tu proyecto y
la comunicación del mismo.

CONTROL DEL PROYECTO

 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto consiste en dar seguimiento, revisar e
informar del avance del proyecto respecto a los objetivos o entregables previamente
comprometidos.
Recursos adicionales para aprender sobre la Monitorear y controlar un Proyecto:
 Monitorear el trabajo del proyecto y realizar el control integrado de cambios, ¿cuál es la diferencia?

 Resumen: Procesos y tareas de la administración de proyectos

 Veamos como puedes hacer este proceso.

1.- Descarga el documento TodoPMP Management Sheet y abre la Hoja que tiene por
nombre: «Registro de actividades».
2.- Registra la información de las actividades del proyecto, como se indica en cada una de
las columnas.
Nota: Previamente te recomiendo haber identificado a los interesados del proyecto y
registrarlos llenado la hoja: «Registro de interesados». De esta manera, cuando utilizas el
registro de actividades, se completará de manera automática la columna de «Notificar a».
Esta columna es muy importante, porque cuando marques una actividad en «Estado de:
Terminado» se podría enviar un correo electrónico al Propietario o cliente asociado para
 notificarle el avance del proyecto, sin necesidad de tener que comunicarse con el. Pero
esto ya es un poco mas avanzado y no es el objetivo de esta guía. Podríamos hacer esto en
próximos ejemplos.
3.- Revisa constantemente el estado de tus actividades e informa a los interesados que es
lo que ya esta hecho, que tienes pendiente y gestiona las fechas de entrega de manera
activa.

CONCLUSIÓN
Con los pasos descritos en esta guía, podrás planear un proyecto de manera sencilla. La
forma de llevar un proyecto depende mucho del tamaño, complejidad y duración del
mismo. Pero con esta guía debes tener bases solidas para hacerlo.

Estas ideas han sido aplicadas en la realidad en diferentes proyectos. Todo lo que te
comparto es real y se puede aplicar si lo haces de manera ordenada.

Es muy importante que no conviertas esto en un hábito, usa estás recomendaciones solo
en caso de estar en medio de un proyecto urgente.

Tienes dos opciones:

 No hagas nada y sigue con tus proyectos como hasta ahora, no llegarás a los resultados y tendrás a un

equipo desmotivado por estimaciones de tiempos no realistas y sobretodo por malos entendidos.

 Planea utilizando estos pasos y obtén resultados diferentes y profesionales.

Comparte estas recomendaciones con tus conocidos y te aseguro que tendrán mejores
proyectos, no será de la noche a la mañana pero por algo se empieza.
Selecciona un proyecto pequeño. Te aseguro que cambiarás tu forma de trabajar, serás
más organizado y tus clientes estarán satisfechos.
Ser Project Manager no es tener una certificación. Ser Project Manager es tener el deseo
de comenzar un camino que te ayudará en tu vida personal y que te brindará
herramientas para obtener mejores resultados personales y profesionales.
NOTAS FINALES
Esta plantilla y todo el material que te he proporcionado deseo de todo corazón te sirva
en tu vida personal o profesional.

Quiero agradecer a mi familia por el apoyo que me han brindado y el tiempo que han
sacrificado para poder realizar este contenido que hoy llega hasta ti.

Si este artículo fue de utilidad, estoy seguro que te va a gustar la Guía TodoPMP. El costo
de la Guía TodoPMP es simbólico para poder seguir desarrollando materiales y para seguir
manteniendo el sitio. Si crees que te puede ayudar ve por ella. Me ayudaría tu aportación
pero también me ayudarían tus comentarios.
Te invito a que me escribas a oscar@todopmp.com.
Revisar todos los recursos adicionales que vienen al final y te garantizó que tendrás éxito
en tu actividad de Administrador o Project Manager, sin importar la industria en la que te
desarrollas.

Recursos adicionales para aprender a gestionar proyectos de manera

profesional
ESTA GÚIA SE MANTENDRA ACTUALIZADA. NO ES UN DOCUMENTO FINAL NI ESTÁTICO. TE
SUGIERO VISITARLO PERIÓDICAMENTE. SI QUIERES ENTERARTE DE LOS CAMBIOS
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Controlar los costos Técnica del Valor Ganado
Acerca del autor

ACERCA DEL AUTOR

Ing. Oscar Josafat Gascón Busio

Ingeniero en computación. Cuenta con experiencia en el desarrollo de software,

aplicaciones móviles, sitios web, administración de proyectos. Así como más de 10 años
de experiencia en la industria en desarrollo de software.

Cuenta con la certificación Project Management Professional (PMP)® y Scrum Master.

Es responsable de la gestión y optimización de los sitios web Entrepreneur, México

Desconocido, Cine Premiere, Alto Nivel, Nupcias Magazine, Videocine, Pueblos Mágicos,
Travelers Guite To Mexico y BuscandoFranquicia.com. EscapadasMX
 Creador y editor del sitio web TodoPMP.com donde ha desarrollado y compartido
materiales y herramientas para la capacitación de profesionales interesados en la
certificación PMP.
Imparte conferencias, cursos, talleres y diplomados sobre administración de proyectos
para profesionales que desean certificarse como Project Management Professional
(PMP)® y Scrum Masters en universidades y empresas.

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