Servicios profesionales de apoyo para la Alcaldía de Barranquilla

Desarrollo Institucional y de Procesos Dinámica Ltda

Sistema de obtención de información exógena del Impuesto

de Industria y Comercio

Guía de utilización de la herramienta para preparación del

archivo de información de retenciones e ingresos,
Versión 3.2.3 de la herramienta

11 de marzo de 2017
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

Información del documento:

Nombre del documento: Guía de utilización de la herramienta para registro de información de

retenciones del Impuesto de Industria y Comercio
Nombre del archivo: Guía de utilización de la herramienta para registro de información de
retenciones del ICA versión 3.2.3.docx
Fecha del documento: 11 de marzo de 2017

Control de cambios del documento

No. Ver. Fecha de la versión Preparado por Revisado por Descripción

1.0 15 de septiembre de Equipo de J. Ospina Versión para revisión de la Gerencia de

2015 proyecto de Gestión de Ingresos
Dinámica.
2.0 20 de septiembre de Equipo de J. Ospina Incluye los cambios de la versión 2 de
2015 proyecto de la herramienta e instrucciones de
Dinámica. instalación.
2.1 23 de septiembre de Equipo de J. Ospina Incluye los cambios de la versión 2.1
2015 proyecto de de la herramienta.
Dinámica.
2.2.1 12 de enero de 2016 Equipo de J. Ospina Incluye los cambios de la versión 2.2.1
proyecto de de la herramienta.
Dinámica.
2.3 13 de enero de 2016 Equipo de J. Ospina, J Versión para revisión por la Alcaldía.
proyecto de Calderón, H.
Dinámica. Peluffo
2.4 9 de agosto de 2016 Equipo de Para revisión por la Alcaldía
proyecto de
Dinámica.
3.0 31 de agosto de 2016 Equipo de Para revisión por la Alcaldía
proyecto de
Dinámica.
3.1 13 de septiembre de Equipo de Para revisión por la Alcaldía; conforme
2016 proyecto de con la versión 3.1 de la herramienta.
Dinámica
3.2 19 de septiembre de Equipo de Para revisión por la Alcaldía; conforme
2016 proyecto de con la versión 3.2 de la herramienta.
Dinámica
3.2.1 10 de octubre de 2016 Equipo de Tiene en cuenta observaciones de la
proyecto de Alcaldía de 29/09/2016; conforme con
Dinámica la versión 3.2.1 de la herramienta.
3.2.2 26 de diciembre de 2016 Equipo de Responde a la resolución 0021 de
proyecto de 2016.
Dinámica
3.2.3 11 de marzo de 2017 Equipo de Conforme con versión 3.2.3 de la
proyecto de herramienta; cambia estándar utf-8
Dinámica por Windows-1252 en archivo de texto

2
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

Contenido

1. Introducción 4
1.1 Propósito 4
1.2 Estructura de la herramienta 4
1.3 Vigencia de la herramienta 4

2. Instalación de la herramienta 4

3. Forma de utilización 6
3.1 Menú 6
3.2 Registro de datos 7
3.3 Verificación de datos 11
3.4 Nuevo reporte 12
3.5 Generar archivo 12

4. Información de referencia 13
4.1 Formato y contenido del arhivo plano 13
4.2 Códigos de municipios 15

3
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

1. Introducción
1.1 Propósito
Este documento tiene por objeto servir de guía para la utilización de la herramienta en MS Excel que
ofrece la Gerencia de Gestión de Ingresos de la Alcaldía de Barranquilla a los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio para facilitar el cumplimiento de la obligación de enviar información sobre las
retenciones, ingresos obtenidos fuera del Distrito de Barranquilla.

1.2 Estructura de la herramienta

La herramienta es un libro MS Excel con macros, compuesto por cuatro hojas (“pestañas”) con los
siguientes nombres:

 Identificación
 Retenciones practicadas
 Retenciones que le practicaron
 Ingresos Fuera

El término "herramienta" se usa en esta guía para referirse a este libro Excel y sus funciones.

1.3 Vigencia de la herramienta

Debido a que pueden ocurrir cambios en las normas aplicables al impuesto de Industria y Comercio, debe
verificarse que el año de la herramienta corresponda al período que se está reportando.

2. Instalación de la herramienta
Paquete de instalación

Los archivos que conforman la herramienta son:

 Libro MS Excel con el nombre "Ayuda para registro de retenciones versión 3.2.xlsb" (libro con
macros)
 Esta guía.

Requisitos de instalación

Esta herramienta requiere MS Excel 2007, MS Excel 2010, MS Excel 2013 ó MS Excel 2016. Funciona en
sistemas operativos MS Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 o Windows 10.

La resolución mínima soportada en la pantalla del computador es 1200x600 dpi.

4
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

Carpeta de instalación

La herramienta puede ser instalada en cualquier carpeta pero al ejecutarse por primera vez debe
permitirse la ejecución de macros.

Si la herramienta se ejecuta con frecuencia, es posible eliminar el mensaje de advertencia que da MS

Office cuando detecta que el libro contiene macros, si el libro se guarda en cualquiera de las carpetas
siguientes:

 unidad\Archivos de programa\Microsoft Office\Templates

 unidad\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\Startup, donde unidad es la unidad

de disco (C:, D:, etc) donde está instalado MS. Office.
Nota:

Para asegurar el funcionamiento correcto de la herramienta, esta debe ser descargada a una carpeta del
computador del usuario y ejecutarse desde esa ubicación. Esto quiere decir que no debe ejecutarse
directamente en el explorador web.

5
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

3. Forma de utilización

3.1 Menú
El libro tiene un menú de opciones que sirve para asegurar que los datos registrados tengan formato
adecuado y generar un archivo en formato de texto para su envío a la página web de la Alcaldía.

Las opciones del menú aparecen en la cinta de comandos de Excel en la categoría "Exógena ICA", como
se muestra a continuación. Para ejecutar una de las opciones debe darse clic sobre la opción deseada.

El mismo menú se muestra en la parte inferior de la pestaña "Identíficación", como se ve a continuación:

Para hacer uso de las opciones de este último menú, se debe hacer doble clic sobre el nombre de la opción
deseada.

Al momento de cargar el libro, la herramienta verifica si se han fijado los valores de los campos “Tipo de
contribuyente”, “Tipo de documento de identificación”, “Número” (de identificación) y “Apellidos y
nombres o razón social”y se ha respondido a la pregunta ingresos obtenidos fuera del Distrito de
Barranquilla. Si es así, se habilitan las opciones “Verificar datos”, “Generar archivo” y “Nuevo reporte” y
las pestañas para registrar datos.

6
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

3.2 Registro de datos

1. Pestaña "Identificación"

 Tipo de contribuyente: GRAN CONTRIBUYENTE, AGENTE RETENEDOR, RÉGIMEN COMÚN

 Tipo de documento de identificación: C.C, NIT, CE, TI, PASAPORTE
 Número de identificación. Debe ser numérico y sin puntos o comas (máximo 15 dígitos)
 Apellidos y nombres o razón social del informante.
 DV: digito de verificación, obligatorio si el tipo de identificación es C.C. o NIT.
 ¿Declaró ingresos obtenidos fuera del Distrito de Barranquilla? : SI, si obtuvo hizó; NO, si no
obtuvo.

2. Pestaña "Retenciones practicadas"

Se debe utilizar si practicó retenciones en el Distrito de Barranquilla (únicamente en el Distrito).

Se debe llenar una fila por cada retención practicada utilizando las siguientes columnas:

 Nro Identificación: número del documento de identificación del contribuyente al que le hizo
la retención.
 DV: dígito de verificación del número de identificación. Es obligatorio si el número de
identificación es un NIT.
 Razón social: nombre o razón social de la persona a quien le practicó la retención.
 Concepto: concepto de la retención; son valores válidos: COMPRAS, SERVICIOS, VENTA CON

7
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

TARJETAS.
 Base: valor sobre el cual se calculó la retención; ; debe ser un número entero mayor que cero
sin puntos o comas (los valores deben ser redondeados a 0 decimales)
 Tarifa: tarifa utilizada en el cálculo de la retención; debe ser un número entre 1 y 10 y puede
incluir una cifra decimal.
 Valor retenido: valor retenido; debe ser un número entero mayor que cero sin puntos o comas
(los valores deben ser redondeados a 0 decimales)
 Año: debe ser el de la declaración, esto es, 2016.
 Período: en el que hizo la retención. Es uno de los siguientes nombres de acuerdo con el
régimen de quien declara, así:

Grandes Contribuyentes y Agentes Retenedores:

ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

Régimen Común:
ENE-FEB
MAR-ABR
MAY-JUN
JUL-AGO
SEP-OCT
NOV-DIC

3. Pestaña "Retenciones que le practicaron"

Se debe utilizar si le practicaron retenciones en el Distrito de Barranquilla (únicamente).

Se debe llenar una fila por cada retención que le practicaron utilizando las siguientes columnas:

 Nro Identificación: número del documento de identificación del contribuyente que le hizo la
retención.
 DV: dígito de verificación del número de identificación. Es obligatorio.

8
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

 Razón social: nombre o razón social de la persona que le practicó la retención.

 Concepto: concepto de la retención; son valores válidos: COMPRAS, SERVICIOS, VENTAS CON
TARJETAS.
 Base: valor sobre el cual se calculó la retención; debe ser un número entero mayor que cero
sin puntos o comas (los valores deben ser redondeados a 0 decimales)
 Tarifa: tarifa utilizada en el cálculo de la retención; debe ser un número entre 1 y 10 y puede
incluir una cifra decimal.
 Valor retenido: valor retenido; debe ser un número entero sin puntos o comas (los valores
deben ser redondeados a 0 decimales)
 Año: debe ser el de la declaración, esto es, 2016.
 Período: en el que le hicieron la retención. Es uno de los siguientes nombres de acuerdo con
el régimen de quien declara, así:

Grandes Contribuyentes y Agentes Retenedores:

ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

Régimen Común:
ENE-FEB
MAR-ABR
MAY-JUN
JUL-AGO
SEP-OCT
NOV-DIC

9
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

4. Pestaña "Ingresos Fuera"

Se debe utilizar si en la declaración de ICA registró ingresos obtenidos fuera del Distrito de
Barranquilla. Para cada municipio donde obtuvo ingresos debe incluir una fila con el código del
municipio (según la codificación del DANE de la División Política y Administrativa, el nombre del
municipio, el ingreso obtenido (“Monto”) y la indicación (“SI” o “NO”) de si tuvo planta en el municipio
donde obtuvo los ingresos.

Cuando se seleciona la pestaña, se depliega la siguiente forma para facilitar la selección de los datos
del municipio. Si se selecciona un departamento, la forma despliega los municipios de ese
departamento; de lo contrario despliega todos los municipios del país.

El botón “Eliminar” elimina la fila seleccionada. El botón “Cambiar municipio” cambia, en la fila
seleccionada, el código y nombre del municipio seleccionado. El botón “Agregar” añade un nuevo
municipio en la fila vacía siguiente. Es posble agregar datos de ingresos sin el uso de la forma auxiliar
pero en este caso la herramienta no verifica que el nombre del municipio corresponda al código
entrado.

Copiar y pegar

Las pestañas "Retenciones practicadas", "Retenciones que le practicaron" e “Ingresos Fuera” han sido
diseñadas para el registro de los datos en forma manual. Sin embargo, es posible copiar en ellas datos
tomados de otras fuentes. Sin embargo, si se opta por esta forma de registro, al hacerlo debería
asegurarse que los datos se peguen como valores o texto para evitar que cambie el formato de las celdas
donde se pegan los datos. En todo caso, es posible modificar el formato de las pestañas de registro.

10
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

3.3 Verificación de datos

Esta opción del menú sirve para verificar el formato de los datos registrados en el libro.
Cuando se ejecuta, se revisa el formato de los datos y se despliegan mensajes de error con los errores
detectados, de la siguiente forma:

1. En la pestaña "Identificación"

Inmediatamente después del encabezado se muestran en rojo los nombres de las pestañas con error. En
la última fila después de las opciones del menú se despliega en rojo el error o errores detectados en la
pestaña:

2. En las pestañas "Retenciones practicadas" y "Retenciones que le practicaron"

En la última columna de cada línea ("Errores") se despliega el error encontrado en la fila.

3. En la pestaña “Ingresos Fuera”

En la última columna de cada línea ("Total Registrado") se despliega el error encontrado en la fila. Cuando
se han registrado ingresos en forma repetida para el mismo municipio se marcan en rojo las ocurrencias
repetidas del código. Cuando se ejecuta la opción de verificación de datos aparece un mensaje de error
en la celda “F1”

11
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

3.4 Nuevo reporte

Esta opción permite borrar el contenido del libro y sus pestañas de registro con el objeto de preparar el
libro para el registro de un nuevo período de reporte.
3.5 Generar archivo
Esta opción permite generar un archivo de texto en formato adecuado para su envío a la página web de
la Alcaldía. Esto incluye

a) La verificación automática del formato y contenido de las pestañas de identificación y retenciones

con el fin de impedir que se genere un archivo con formato errado y,
b) La consolidación de las retenciones practicadas por número de identificación, concepto, tarifa y
período.
c) La generación del archivo de texto.

Si el arhivo no presenta errores, se abre una ventana como la siguiente para escribir el nombre y ubicación
del archivo de texto:

Sitio para
escribir el
nombre del
archivo

Una vez se escribe el nombre del archivo y se hace clic sobre “Guardar”, la herramienta verifica que el
nombre no tenga más de 30 caracteres (4 con el punto y la extensión) y despliega un mensaje como el
siguiente si la generación del archivo fue exitosa:

12
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

4. Información de referencia
4.1 Formato y contenido del arhivo plano
Estructura del archivo:

El archivo con información de retenciones e ingresos debe tener la siguiente estructura:

1. Línea de totales de control (código "C")

2. Línea con datos de identificación del contribuyente que envía la información (código
"I").
3. Una o más líneas (código "RP") con datos de las retenciones practicadas por el
declarante. Debe incluirse una línea por cada retención practicada. Si no practicó
retenciones, no debe incluirse ninguna línea con el código "RP"
4. Una o más líneas (código "RD") con datos de las retenciones que le practicaron al
declarante. Debe incluirse una línea por cada retención que le practicaron. Si no le
practicaron retenciones, no debe incluirse ninguna línea con el código "RD".
5. Una o más líneas (código “IF”) para cada uno de los municipios diferentes al Distrito de
Barranquilla donde tuvo ingresos. Si no obtuvo ingresos fuera del Distrito de
Barranquilla no debe incluir ninguna línea con el código “IF”

Formato del archivo:

Texto en formato Windows-1252 con campos individuales separados por el caracter “~” (código
decimal: 126). Ningún campo debe contener el separador "~" ni venir en blanco.
Las líneas del archivo deben ir separadas por los caracteres CR LF (dec 13 y dec 10, respectivamente)

Formato y contenido de las líneas del archivo:

1. Línea de totales de control (código “C”)

C~cant_registros~valorRP~valorRD~valorIFU

a) C: letra C mayúscula, código de la línea, debe venir sin comillas.

b) Cant_registros: número total de registros del archivo; es la suma de registros RP, RD, IF más
2.
c) valorRP: suma de los montos de retenciones practicadas.
d) valorRD: suma de los montos de retenciones que le practicaron.

13
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

e) valorIF: suma de los ingresos obtenidos fuera del Distrito de Barranquilla.

2. Línea de datos de identificación:

I~Vigencia~Tipo_Documento~Numero_Documento~Digito_Verificacion~Tipo_Contribuyente~Razon
_Social

a) I: código de la línea, debe ser el caracter “I”, en mayúscula y sin comillas.

b) Vigencia: número del año gravable (2016)
c) Tipo_Documento: tipo de documento de identificación; son valores válidos: "C.C:", NIT, "T.I.",
"C.E.", “PASAPORTE” (en mayúsculas y sin comillas)
d) Numero_Documento: número de identificación sin comas o puntos (hasta 15 dígitos)
e) Digito_Verificacion: dígito de verificación; debe ser un número de un dígito; si no existe, debe
escribirse 0 (cero).
f) Tipo_Contribuyente: régimen al cual pertence el declarante; son valores válidos: "GRAN
CONTRIBUYENTE", "REGIMEN COMUN", "AGENTE RETENEDOR" (en mayúsculas y sin comillas)
g) Razon_Social: nombre o razón social del contribuyente.

3. Líneas de retenciones practicadas (código "RP")

RP~razón_social~concepto~base~tarifa~valor~año~periodo

a) RP: código de la línea, deben ser los caracteres RP, en mayúsculas y sin comillas.
b) razón social: nombre o razón social de la persona a quien le practicó la retención.
c) concepto: concepto de la retención; son valores válidos: COMPRAS, SERVICIOS, VENTAS CON
TARJETAS (en mayúsculas).
d) base: valor sobre el cual se calculó la retención; debe ser un número sin puntos o comas.
e) tarifa: tarifa (valor por mil) utilizada en el cálculo de la retención; debe ser un número decimal
entre 1 y 10 con el caracter "." como separador de decimales.
f) valor: valor retenido; debe ser un número entero mayor que cero sin puntos o comas.
g) año: año de la declaración: 2016
h) período: nombre del período en que se hizo la retención (ver lista abajo).

4. Líneas de retenciones que le practicaron (código "RD")

RD~razón_social~concepto~base~tarifa~valor~año~periodo

a) RD: código de la línea, deben ser los caracteres RD, en mayúsculas y sin comillas.
b) razón social: nombre o razón social de la persona que le practicó la retención.
c) concepto: concepto de la retención; son valores válidos: COMPRAS, SERVICIOS, VENTAS CON
TARJETAS (en mayúsculas).
d) base: valor sobre el cual se calculó la retención; debe ser un número sin puntos o comas.

14
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

e) tarifa: tarifa (valor por mil) utilizada en la retención; debe ser un número decimal entre 1 y 10
con el caracter "." como separador de decimales.
f) valor: valor retenido; debe ser un número entero mayor que cero sin puntos o comas.
g) año: año de la declaración: 2016
h) período: nombre del período en que se hizo la retención (ver lista abajo).

Lista de períodos aceptables:

Grandes Contribuyentes y Agentes Retenedores:

ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

Régimen Común:
ENE-FEB
MAR-ABR
MAY-JUN
JUL-AGO
SEP-OCT
NOV-DIC

5. Líneas de ingresos fuera del Distrito de Barranquilla (código "IF")

IF~código~nombre_municipio~monto~TP

a) IF: código de la línea, deben ser los caracteres “IF”, en mayúsculas y sin comillas.
b) código: código del municipio donde tuvo el ingreso. El código debe ser el código asignado por el
DANE en la Codificación de la División Política Administrativa (DIVIPOLA) de 2016
(http://geoportal.dane.gov.co:8084/Divipola/). El código debe ser una cadena de 5 caracteres.
c) Nombre_municipio: nombre del municipio donde obtuvo el ingreso.
d) monto: valor del ingreso; debe ser un número entero, mayor que cero, sin puntos o comas.
e) TP: indicación de si tuvo o no planta(s) o sitio(s) de producción en el municipio donde obtuvo los
ingresos. Debe ser “SI” o “NO” (en mayúsculas y sin comillas)

4.2 Códigos de municipios

15
 Guía de utilización de la herramienta para registro de
Versión
información de retenciones e ingresos del Impuesto de Industria
3.2.3
y Comercio

Los códigos de municipios corresponden a los asignados por el DANE en la Codificación de la División
Política Administrativa (DIVIPOLA) de 2016 (http://geoportal.dane.gov.co:8084/Divipola/).

16