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Sistematización de Base de Datos y Registro de Mercancía de Entrada y Salida

Identificación de la Necesidad de un Sistema de Información

Grupo 7: Carlos Soler, David Ortega, Jair Gutiérrez, José Peña y Yoger Celín.

Centro de la Construcción-Regional Valle, Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA

2348775: Análisis y Desarrollo de Sistema de Información

Instructor: Stiven Silva Ascuntar.

Agosto 2021
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INTRODUCCIÓN

El propósito de esta investigación es encontrar respuestas lógicas y objetivas para

determinar las necesidades del cliente para determinar las funciones que realizaría el aplicativo

para mejorar radical mente el funcionamiento sistemático en el establecimiento y para ello es

necesario implementar un sistema de información para mantener el registro de entrada y salida

de mercancía generando un inventario y una factura de los productos adquiridos de una manera

más ordenada y automatizada para la Cigarrería y Confitería Aerodelicias LTDA.

Para la implementación del proyecto, además de los documentos de asesoramiento y

orientación proporcionados por el Instructor Líder: Stiven Silva Ascuntar, se aplicarán los

conocimientos aportados por el Sena a través de los materiales de formación correspondientes a

la Guía 1, es decir, la aplicación de la tecnología de recogida de datos.

Con el fin de obtener y recopilar información necesaria para el desarrollo del aplicativo

se realizarán una serie de procesos el cual determinaran las necesidades por medio de la

recopilación de datos mediante una entrevista con el cliente y unas encuestas que la realizaran

todos los integrantes y trabajadores del establecimiento Aerodelicias Ltda.

Luego de la realización de las encuestas procederemos a la tabulación y analizando los

resultados junto a la entrevista buscaremos las posibles soluciones para la implementación en el

aplicativo que va dirigido a varias áreas con la recopilación de información de ingreso de

productos en el cual también se le asignaría un código y el respectivo precio. Y luego de estar el

producto cargado en el sistema se le asignaría una factura en el momento de ser adquirido por el
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cliente llevando un registro de entrada y salida y este proceso nos ayudara a obtener datos de

manera ordenada, realizar consultas en los intervalos de tiempo requeridos y tener herramientas

como gráficos e informes cuando sea necesario, para que puedan tener más recursos y sentar una

mayor base para las decisiones en el futuro.

OBJETIVO GENERAL

Solucionar desde el punto de vista profesional los problemas encontrados en la

Cigarrería y Confitería Aerodelicias Ltda, utilizando la recopilación de datos adquirida por

medio de identificación de las falencias, iniciando por lo aprendido en la última sesión

sincrónica, la guía de aprendizaje y los materiales de apoyo y los datos obtenidos en este informe

serán analizados para adjuntarlos a un nuevo sistema de gestión.

Brindar una solución integral al a cigarrería y confitería Aerodelicias Ltda para las

necesidades encontradas en una serie de entrevistas y encuestas realizadas a los trabajadores y

dueños del negocio, cuyas necesidades serán cubiertas con un sistema de información que

permitirá al negocio optimizar sus procesos de compra y venta, generando así un gran valor para

el establecimiento.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Desarrollar una propuesta en la que se lleven a cabo una serie de procesos para abordar lo

aprendido.

● Utilizar la recopilación de datos para implementar la información obtenida para la

realización del programa y darle una pronta solución al cliente.

● Optimizar los procesos desde el ingreso de mercancía hasta su salida.

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ALCANCE Y DELIMITACIÓN

Se describen los procesos de inclusión de objetivos:

✔ Determinar el alcance del negocio: Se refiere a factores externos que afectan a la empresa

y restringen las actividades de la empresa, que limitan el campo de acción de la empresa

(ver ley y marco legal).

✔ Determinar la metodología de la investigación: Esta metodología se basará en la

investigación cuantitativa, y su propósito se basa estrictamente en el paradigma de la

interpretación. Utilizar información cuantificable para intentar explicar el fenómeno en

estudio, en este caso las preguntas del cliente sobre sus necesidades.

✔ Diseñar un instrumento con los correspondientes problemas de recopilación de datos:

Comprende la implementación de técnicas variadas que permitan obtener información

desde fuentes primarias, en este caso el cliente, determinando por parte del analista las

variables, atributos y elementos de datos asociados a recopilar de la muestra.

✔ Aplicar las técnicas para la recolección de datos a través de la realización de la entrevista:

es la realización de una serie de preguntas para hallar una posible solución (en este caso

la muestra) aplicando la encuesta para llevar a cabo la recolección de datos del objetivo

específico anterior.

✔ Tabular y analizar las encuestas realizadas para conocer mediante reportes estadísticos,

las necesidades de la implementación de un Sistema de Información: Este proceso con el

fin de facilitar el análisis y toma de decisiones, además la información tabulada se puede

graficar para que sea mucho más comprensible en pro de lo anterior mencionado.
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DELIMITACIÓN

Es importante especificar hasta donde se pretende abarcar el estudio de investigación por

ello:

▪ Delimitación del espacio: Únicamente será tratado en la Cigarrería y Confitería

Aerodelicias LTDA

▪ Delimitación del tiempo: Se limitará a 2 días continuos de trabajo.

▪ Delimitación de la población: Se limitará a una población estratificada de 3 personas que

laboran en el establecimiento.

HIPÓTESIS

Mediante el análisis, diseño y elaboración de la hipótesis, se concluye que al integrar un

sistema de información y realizar el financiamiento institucional de manera más automatizada a

través del inventario, habrá más pedidos y menos tiempo invertido en el lugar responsable.

Cuando las personas analizan los ingresos y el gasto en recursos corporativos, esto se traducirá

en una mejor información para decisiones futuras y reducirá su huella ecológica en el medio

ambiente porque dejarán de utilizar cuadernos, hojas y otras herramientas innecesarias, que se

originaron del medio ambiente.

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Esto es que se debe tener una lista detallada de SI permitidos para llevar los ingresos y

egresos del local, de manera que la información sea más organizada y procesada por el sistema, y

convertida en información de calidad para la toma de decisiones, ahorrando así la organización

manual por fecha y tipo de producto (menú El insumo o productos a la venta) o la cantidad de

tipos de producto en el inventario del personal en el local en un intervalo de tiempo fijo, pues

estos serán ejecutados por el sistema, y también podrán obtener estadísticas, reportes, etc.

MARCO JURÍDICO Y LEGAL

IDENTIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD

La Cigarrería y Confitería Aerodelicias LTDA, fue fundado en 1980 por el señor Jaider

Alberto Calderón Orozco, se encuentra ubicado en Carrera Aeropuerto Rafael Núñez Lc 311, en

el barrio los Caracoles, en la ciudad de Cartagena, Bolívar.

FUNCIÓN

La Cigarrería y Confitería Aerodelicias LTDA tiene como función poner a disposición

del público y los tienderos una variada lista de productos comestibles, los cuales podrán ser

ordenados a petición del consumidor, basado en sus gustos y preferencias alimenticias.

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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Gerente

Administrador

Contador Recepcionista

Mensajero(s) Vendedor(es)

DISEÑO METODOLÓGICO

DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES DONDE SE RECOLECTO INFORMACIÓN Y

LAS ÁREAS SELECCIONADAS.

DEFINICIÓN DEL TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN A REALIZAR.

1.1 Tipo de investigación a realizar: (Explicativa)

1.2 Diseño de investigación a realizar: (Cuantitativo - Deductivo)

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ELABORACIÓN DE HIPÓTESIS

● Plantear una solución desde el punto de vista de Sistema de información.

● Que vamos a medir “usted cree que la idea propuesta puede solucionar el problema”

● “Se necesita un S.I. para llevar el seguimiento de los ingresos y egresos del negocio”.

DELIMITACIÓN DE LA POBLACIÓN Y MUESTRA

● Describir la situación problema e identificarlo: Bajo los niveles de aplicación S.I. para el

inventario automatizado de la compra de insumos y venta de productos con que cuenta el

establecimiento.

● Delimitar población: Negocios pequeños de Cartagena que no dispongan de software

para llevar de manera más automatizada sus finanzas.

● Tipo de muestra: La encuesta está realizada para: Administrador, Vendedor(es),

Mensajero(s) y Consumidores.

● Tamaño de la muestra: 3 (Administrador, Vendedor(es), Mensajero(s))

● Aplicar el procedimiento de selección: La Encuesta

● Área seleccionada: Registro y gestión de datos relacionadas con la compra de insumos de

Cigarrería y Confitería, y los precios de venta al público de los productos.

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD
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A través de la observación, este método servirá para identificar diferentes problemas

potenciales. Estos problemas son evidentes en la Cigarrería y Confitería Aerodelicias LTDA,

correspondiendo a casi el 100% de los incumplimientos que se realizan en ellas.

Debido a que todo se hace de forma manual, conduce a un error de decisión. Este error

puede ocasionar el cierre parcial o total de la empresa. A través del análisis se realizará un

proceso de conocimiento que comienza con la identificación de cada parte que caracteriza la

realidad.

De esta forma se establecerá la relación causal entre los elementos que constituyen el

tema de la encuesta. Luego de determinar qué herramientas e información utilizar, pasaremos a

la parte de análisis, incluyendo determinar cómo se sistematizan estos

La entrevista será dirigida a los empleados quienes se caracterizan por tener a su cargo el

manejo de los procesos y procedimientos de la Cigarrería y Confitería Aerodelicias LTDA.

FUENTE SECUNDARIA

Obtener información, textos, revistas profesionales y documentos institucionales

obtenidos de entidades dedicadas a la gestión y creación de empresas, bibliotecas, red de

información "Internet", oficinas de apoyo (como Cámara de Comercio de Cartagena),

Fomipyme, Ministerio de Industria y Comercio, etc.

Los procedimientos implementados en las cigarrerías y confiterías Aerodelicias LTDA

deben ser consistentes con el trabajo diario de los empleados de la organización para asegurar

que estos procedimientos y procedimientos sean sistematizados para simplificar los servicios

brindados a los clientes finales.

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Características físicas: No tienen una forma clara y están destinadas a brindar productos

"genéricos" y "comerciales" de diferentes marcas reconocidas en el mercado, estos productos se

empaquetan regularmente en cajas en cada laboratorio con su marca y logo debidamente

definido.

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Estos productos tienen indicaciones específicas para su uso y solo pueden venderse bajo

prescripción médica. Las características técnicas aseguran que varios productos tengan una fecha

de producción y una vida útil, asegurando así la calidad y eficiencia del producto y ganando así

la confianza del cliente final.

PRODUCTOS SUSTITUTIVOS

Entre ellos, podemos notar una variedad de productos naturistas, reconocido por

INVIMA para crear un sistema partimos de un conjunto de datos que se deben construir en las

actividades de confitería, de acuerdo con la estructura y requerimientos de la empresa, siguiendo

estándares y protocolos, y diagnosticando los requerimientos informáticos de la empresa.

De acuerdo con los objetivos, cuestionarios, entrevistas y videos en este caso, la

tecnología de recolección de información se determina para responder a los requerimientos de

los usuarios (propietarios de cigarrerías y confiterías) de acuerdo con las reglas y procedimientos

establecidos.
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En este caso, la organización del negocio debe considerar el análisis de sus necesidades,

para acelerar la toma de decisiones en función de la información disponible, buscaremos

utilizando las siguientes funciones:

DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN

Las cigarrerías y confiterías procesan todo tipo de información, podemos distinguir según

donde obtenemos la información, tales como: inventario de producto, distribución en el ambiente

físico, facturación, atención al personal, manejo de residuos, documentos legales, vencimiento de

inventario, fecha de pago (Tributación y servicios), gestión de personal, gestión de acreedores,

gestión de proveedores.

Esta información debe ajustarse a los conceptos de diversidad, tiempo de respuesta,

veracidad, flexibilidad, seguridad y amabilidad. Para ello, recopilaremos información en base a

encuestas y entrevistas cuestionario, y la revisaremos con el propietario para determinar su

trámite:

● Tenemos un problema de inventarios que no hemos podido solucionar porque no

poseemos un software que este a disposición de los empleados de la cigarrería y

confitería.

● Queremos que el sistema identifique los productos dependiendo el tiempo de caducidad

(color verde productos en vigencia, color amarillo próximo a vencer, color rojo productos

vencidos).

● Que genere inventarios según orden alfabético y clasificación entre genérico, comercial y

tipo de insumo.

● Queremos que cuantifique y cualifique las devoluciones, las compras y ventas de

productos según rotación.

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● Maneje y contabilice compras y devoluciones a proveedores, como las devoluciones de

los clientes finales.

● Reporte cambio de precios y especifique pérdidas y ganancias.

● Maneje una base de datos de clientes fijos y esporádicos, (frecuencia de compra,

cantidad, datos personales), es decir que nos ayude a llevar un control total del negocio.

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD O SITUACIÓN PROBLEMA

● La situación problema que se evidenció fue la falta de control total de los procesos

empleados dentro de la cigarrería y confitería, por falta de una herramienta informática

adecuada.

IDEA DE SOLUCIÓN

● Se debe sistematizar los procesos que se realizan dentro de la empresa, para agilizar el

servicio prestado y así obtener en tiempo real información confiable para una mejor toma

de decisiones, donde prevalecerán la economización de los recursos de la empresa,

logrando con esto obtener mejores resultados a la hora de tomar ganancias o dividendos a

final de cada mes.

DISEÑO DE INSTRUMENTO ENCUESTA

Al aplicar instrumentos para recolectar la información que permitan a la organización y

análisis de los datos recolectados.

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Cuando el planteamiento de la investigación es satisfactorio propuesta es coherente y la

revisión del marco teórico permite tener una base conceptual sólida, se inicia el proceso de

recolección de datos e información necesaria para poder responder las preguntas de

investigación.

Este proceso dice que a partir de datos obtenemos unos resultados y deben llegar a unas

conclusiones, por lo tanto, los instrumentos de recolección de datos, este caso la encuesta es uno

de los métodos más fáciles, seguros y confiables.

Consiste en un conjunto de preguntas normalizadas, denominado cuestionario que se

aplica sobre un subconjunto de la población de estudio (o muestra), a fin de obtener datos

estadísticos sobre opiniones, hechos u otras variables.

El encuestador neutral en lo posible no puede expresar aprobación o desaprobación

respecto a las respuestas. Se realizaron preguntas abiertas y cerradas

Las cerradas contienen categorías o alternativas de respuesta que han sido delimitadas. Es

decir, se presentan a los sujetos las posibilidades de respuesta y ellos deben circunscribirse a

éstas las preguntas cerradas pueden ser dicotómicas (dos alternativas de respuesta) o incluir

varias alternativas de respuesta.

En cambio, las preguntas abiertas no delimitan de antemano las a alternativas de

respuesta. Por lo cual el número de categorías de respuesta es muy elevado, en teoría es infinito.

Las preguntas son claras y comprensibles para los respondientes.

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No incomodar al respondiente, se refieren a un solo aspecto o relación lógica, no incluyen

las respuestas, no se apoyan en instituciones, ideas respaldadas socialmente ni en evidencia

comprobada.

Para la elaboración de la encuesta se aprovechó la experiencia de más de diez años del

propietario, lo mismo de los conocimientos de varios colegas que trabajan en la misma actividad.

Se recolectó información abierta en cuestionario previamente acordado entre el

entrevistador y el cliente en la Cigarrería y Confitería, entre los empleados y personas vinculadas

a la actividad.

Validación de la idea de solución después de haber realizado la entrevista queda

evidenciada la necesidad de una herramienta informática para solucionar todas las falencias en

los procesos llevados en la Cigarrería y Confitería debido a que son realizados de forma manual,

por tal razón el cliente solicita una herramienta informática para control de inventario que le

facilite cada una de las funciones realizadas en la Cigarrería y Confitería, logrando con esto una

toma de decisiones en tiempo real, logrando con esto ofrecer un mejor servicio al cliente, ya que

como se está realizado los procesos manualmente se producen muchos errores que perjudican el

servicio al cliente y conllevan a toma de decisiones erróneas en los procesos desarrollados en la

Cigarrería y Confitería.

AJUSTES DE LA IDEA

En conclusión, se necesita un software que nos ayude a llevar el control total de todos los

procesos y procedimientos que se realizan a diario en la Cigarrería y Confitería.

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MODELO DE ENTREVISTA

CIGARRERÍA Y CONFITERÍA AERODELICIAS LTDA

NIT: 700033124-5

1. ¿Cómo se llama el establecimiento?

2. ¿Cuántos empleados trabajan en el establecimiento?

3. ¿Qué tipo de productos maneja y que categorías?

4. ¿todos los productos cuentan con códigos de barras o si tiene alguno que no lo tenga?

5. ¿El establecimiento maneja alguna aplicación o programa?

6. ¿Según las necesidades diarias que le gustaría que realizara el programa?

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7. ¿Algunos de sus empleados tiene conocimientos de herramientas o aplicaciones

Informáticas?

8. ¿Maneja algún registro de ingreso y salida de mercancía?

9. ¿Maneja algún cronograma o agenda miento para la atención de los proveedores?

10. ¿Maneja alguna aplicación, programa o base de datos para el pago de nómina?

ENCUESTA CIGARRERÍA Y CONFITERÍA AERODELICIAS LTDA

1. ¿cuenta con las herramientas adecuadas para realizar el registro de ingreso y salida de la

mercancía?

● Si

● No

2. ¿maneja alguna herramienta informática que le facilite algunos procesos en el

establecimiento?

● Si
 18

● No

3. ¿para usted es importante llevar un registro de ventas y que le almacene la información

del día que fue lo que vendió?

● Si

● No

4. ¿maneja algún aplicativo o registro de inventarios?

● Si

● No

5. ¿cómo calificaría el manejo de inventarios, ingreso y salida de mercancía en el

establecimiento?

● Excelente

● Buena

● Regular

● Mala

6. ¿cómo calificaría su manejo de herramientas o aplicaciones informáticas?

 19

● Excelente

● Buena

● Regular

● Mala

7. ¿cómo calificaría el agendamiento o cronograma para la atención a los proveedores?

 Excelente

● Bueno

● Regular

● Malo

8. ¿estaría dispuesto a manejar un aplicativo que le facilite implementar el manejo de su

establecimiento respecto al ingreso y salida de mercancía, inventario, cronograma de

proveedores?

● Si

● No
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TABULACIÓN Y ANALISIS DE DATOS

Registro de encuesta de la empresa Aerodelicias LTDA

N
° Preguntas Repuesta Código
Cuenta con las herramientas adecuadas para realizar el registro de ingreso y Si 1
1 salida de mercancía. No 2
Maneja alguna herramienta informática que facilite algunos procesos en el Si 1
2 establecimiento. No 2
Para usted es importante tener un registro de ventas que le almacene la Si 1
3 información del diario vendido. No 2
Si 1
4 Maneja algún aplicativo o registro de inventario No 2
Excelente 1
Buena 2
Como calificaría su manejo de inventarios, ingresos y salidas de mercancías Regular 3
5 en el establecimiento Mala 4
Excelente 1
Buena 2
Regular 3
6 Como calificaría su manejo de herramientas o aplicaciones informáticas Mala 4
Excelente 1
Buena 2
Como calificarías el agendamiento o cronograma para la atención de los Regular 3
7 proveedores Mala 4
Estaría dispuesto a manejar un aplicativo que le facilite el manejo de Si 1
8 inventario y caja del establecimiento No 2
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1. ¿Cuenta con las herramientas adecuadas para realizar el registro de ingreso y salida

de la mercancía?

Cantidad

25%

75%

Si No

Valor Cantidad Porcentajes

Si 3 75%

No 1 25%

Total 4 100%
 22

2. ¿Maneja alguna herramienta informática que facilite algunos procesos en el

establecimiento?

Cantidad

Si No 100%

Valor Cantidad Porcentajes

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%
 23

3. ¿Para usted es importante tener un registro de ventas que le almacene la información del

diario vendido?

Cantidad

100%

Si No

Valor Cantidad Porcentajes

Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%
 24

4. ¿Maneja algún aplicativo o registro de inventario?

Cantidad 25%

75%
Si No

Valor Cantidad Porcentajes

Si 1 25%

No 3 75%

Total 4 100%
 25

5. ¿Como calificaría su manejo de inventarios, ingresos y salidas de mercancías en el

establecimiento?

Cantidad
1; 25% 1; 25%

2; 50%

Excelente Buena Regular Mala

Valor Cantidad Porcentajes

Excelente 1 25%
Buena 0 0%
Regular 2 50%
Mala 1 25%
Total 4 100%
 26

6. ¿Como calificaría su manejo de herramientas o aplicaciones informáticas?

Cantidad
1; 25%

2; 50%

1; 25%

Excelente Buena Regular Mala

Valor Cantidad Porcentajes

Excelente 1 25%
Buena 1 25%
Regular 2 50%
Mala 0 0%
Total 4 100%
 27

7. ¿Como calificarías el agendamiento o cronograma para la atención de los

proveedores?

Cantidad

4; 100%

Excelente Buena Regular Mala

Valor Cantidad Porcentajes

Excelente 0 0%
Buena 0 0%
Regular 4 100%
Mala 0 0%
Total 4 100%
 28

8. ¿Estaría dispuesto a manejar un aplicativo que le facilite el manejo de inventario y caja del

establecimiento?

Cantidad

4; 100%

Si No

Valor Cantidad Porcentajes

Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Se llega a la conclusión de que en la actualidad la implementación de sistemas de

información en los procesos gerenciales, administrativos y operativos dentro de una organización

se convierte en una ventaja competitiva, al apoyarlos en la toma de decisiones que son de vital

importancia en el funcionamiento.

Motivo por el cual es nuestro deber adquirir habilidades y destrezas que nos faciliten la

construcción, diseño y administración de sistemas de información y así poder ofrecer servicios

de elaboración de proyectos de software.

Todo esto para construir un pensamiento analítico, cognitivo, significativo y critico

constructivo sobre la capacidad de actualización constante de nuestras habilidades y destrezas en

la innovación del uso y aplicación de tecnologías de informática, y así convertirnos en

verdaderos ingenieros de sistemas.

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RECOMENDACIONES

✔ Se recomienda seguir estudiando sobre el diagnóstico de las necesidades informática de

la empresa, de acuerdo con su estructura y requerimientos presentados, siguiendo normas

y protocolos.

✔ Apropiarse de los conocimientos metacognitivos en la aplicación de las técnicas de

recolección de información de acuerdo con el objetivo planteado para dar respuesta al

requerimiento del usuario según normas y procedimientos establecidos.

✔ Entender a identificar y diseñar instrumentos para la recolección de información, de

acuerdo con la situación planteada por el usuario y siguiendo normas y procedimientos

técnicos.

✔ Aplicar técnicas e instrumentos para recolectar información a utilizar, que permitan la

organización y análisis de los datos recolectado, según las normas establecidas.

✔ Estar abiertos de mente y pensamiento al aprender y aprender, al cambio, al actualizarnos

constantemente y si queremos ser profesionales competitivos en el mundo del análisis y

el desarrollo de sistemas de información.

ANEXOS

https://encuesta.com/survey/zzxNBibaba/cigarreria-aerodelicias-ltda
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https://youtu.be/-x7Z_Coh-uk