MODALIDADES DE ESCRITOS COMERCIALES

Las cartas comerciales son un documento muy útil para poder dirigirnos a nuestros clientes,
de manera que consigamos destacar nuestro producto o servicio de manera novedosa y
ventajosa La carta comercial es un documento que se usa para asuntos comerciales,
antiguamente era enviada por correo ordinario, actualmente, se realiza vía email. Por
tanto, las cartas comerciales a los clientes son el medio comercial más usado en las
transacciones realizadas en el mundo empresarial, ya que, ofrecen la imagen de la empresa
y de ello depende muchas ventas u operaciones futuras.

REMITENTE

Aquí tenemos que incluir nuestro logotipo y datos de la empresa, aunque normalmente ya
va en los folios incorporado a la izquierda en la parte superior del folio

FECHA

Hay que indicar desde donde se escribe la carta comercial, normalmente se situará en el
centro del folio en la parte superior

DESTINATARIO

Habrá que indicar la empresa y el departamento al que nos dirigimos o el nombre del
representante

SALUDO

En este apartado hay que añadir coletillas específicas como “Muy Señor Mío” o “Estimado
cliente”, etc.

INTRODUCCIÓN

Se debe resumir la causa del envío de la carta comercial

ASUNTO

Se especifica los datos que vamos a comunicar, comenzando desde el principal motivo a los
más secundarios.

DESPEDIDA Y FIRMA

En este apartado hay que añadir coletillas específicas como “Esperando su respuesta…”,
“Reciba un cordial saludo”, etc.

CARTAS

Una carta es un medio de comunicación escrita por un emisor (remitente) y enviado a

un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen
en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del
mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).
Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta,
bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

El Tipo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

 Carta formal: La carta formal sirve para todo lo que tiene que ver con objetivos
profesionales, laborales, institucionales, trabajos etc.

 Carta informal: Se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que

ambos entiendan.

 Carta familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia
de que esta es específicamente para familiares.

 Carta muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor.
Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse:
Señor/Señora.

 Carta informativa: Sirven para informar sobre eventos, fiestas o acontecimientos,

etc.
  Carta Histórica: Sirve para redactar las historias y aventuras hacia una persona.

Partes de la carta

La carta formal, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes
conceptos.

 Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.

 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

 Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.

 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

 Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en

extenso.

Las cartas también pueden incluir:

 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe

(remitente).

 Fecha: día, mes y año en que se expide la carta.

 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige

la carta (destinatario).

 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

 Antefirma: razón social o denominación de la causa.

 Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has olvidado

de explicar o quieras aclarar.

 Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la

persona que dicta y de quien tipea la carta.
  Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas
a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes
de las referencias finales.

ESQUEMAS

Esquema es una representación gráfica de la asociación de ideas o conceptos que se

relacionan entre sí, y entre los que se establecen relaciones de jerarquía. En un esquema
generalmente existe una idea principal que se asocia a otras de menor rango, pero que son
indispensables para comprender aquello que está siendo estudiado. Los esquemas sirven
para explicar conceptos complejos o como método de estudio, ya que ayudan a comprender
un tema de manera sintetizada.

Tipos de esquema

Existen diferentes tipos de esquemas que pueden ser elaborados para facilitar la compresión
de un tema. Estos son algunos de los más utilizados.

Esquema de llaves

El esquema de llaves usa, como indica su nombre, llaves o corchetes para agrupar ideas. En
este caso, a la idea principal le sigue una llave en la que se agrupan las ideas secundarias, y
desde cada una de estas ideas parten nuevas llaves para explicar ideas terciarias o
complementarias, si fuera necesario. El esquema de llaves también se conoce como cuadro
sinóptico

Esquema de flechas

Sigue el mismo principio del diagrama de llaves, pero los conceptos están jerarquizados
con flechas. Para muchos, este método les ayuda a vincular mejor las ideas, comprendiendo
más rápido de dónde salen.

Esquema de desarrollo

Este tipo de esquema parte de una idea central que se va desarrollando a partir de otros
conceptos relacionados. Generalmente, la idea principal se ubica en la parte superior de la
hoja o soporte, y a partir de allí se van enlazando los conceptos secundarios hacia abajo. En
los esquemas de desarrollo la jerarquización puede ser numérica o alfabética.

Esquema radial

Este tipo de esquema recibe este nombre por la forma en la que están relacionadas las ideas.
Según este modelo, el concepto principal va en el centro, en un radio más inmediato van los
conceptos secundarios, y a su vez, estos están rodeados de los conceptos terciarios o ideas
complementarias.

Características de un esquema

Un esquema elaborado adecuadamente debería cumplir con estas características:

 Un esquema es una representación gráfica, por lo tanto, la manera de relacionar

los conceptos es a través recursos como formas, líneas o colores.

 Un esquema debe ser concreto, por lo tanto debe contener toda la información
necesaria resumida en unas pocas palabras o conceptos breves.

 La función del esquema es la de resumir. Si es necesario agregar información al

esquema para relacionar las ideas, probablemente no esté bien hecho

 Generalmente un esquema tiene una o unas pocas ideas principales, desde las

cuales parten los conceptos complementarios.

¿Cómo hacer un esquema?

Para saber cómo elaborar un esquema es necesario haber leído previamente el contenido
que se desea analizar o aprender. Una vez leído y comprendido, es necesario seguir estos
pasos:

1. Subrayar o anotar el título del tema o el nombre del capítulo a esquematizar.

2. Dividir el tema en secciones. Por ejemplo, si el tema a estudiar son los animales
vertebrados se puede dividir en 4 secciones, que corresponden a los 4 grandes
grupos de vertebrados: osteíctios, condrictios, agnatos y tetra poda.
 3. Destacar las ideas principales de cada sección, así como las ideas secundarias que
las complementan.

4. En algunos casos, las ideas secundarias pueden tener ideas terciarias o detalles
que valga la pena destacar o esquematizar.

5. Comenzar la jerarquización: una vez que se tiene claro el tema, los subtemas o
secciones y las ideas principales y secundarias, ya se puede comenzar a hacer el
esquema.

6. Lo ideal es que el esquema tenga solamente los conceptos clave. Si es necesario

hacer una larga explicación dentro del esquema, este pierde sentido.

7. Una vez que el esquema está listo, hay que intentar explicar el tema estudiado.
Si fue posible entenderlo a partir de ese resumen, quiere decir que la jerarquización
de ideas fue correcta.

TARJETAS

Una tarjeta es una pieza rectangular de cartón o plástico, entre otros materiales posibles,

que muestra alguna inscripción, logo, o una combinación de ambos para representar a una
persona física o empresa. Como se detallará a continuación, existen diversos tipos de
tarjetas, y no todas ellas tienen un uso corporativo. Las tarjetas de felicitaciones son muy
populares durante las fiestas de Navidad y Fin de Año, así como los cumpleaños y los
eventos tales como casamientos y nacimientos.

MEMORÁNDUM

El memorándum (también aceptado memorando; del latín memorandum est, 'lo que debe

recordarse') es un mensaje escrito breve por el que se intercambia información entre
distintos departamentos de una organización. Se usa para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más habitual es para transmitir
información de un responsable a sus subordinados. También puede ser una anotación que
contenga alguna información que quiera ser recordada, ya que "memorándum" significa
"cosa que debe tenerse en la memoria"
NOTIFICACIONES

Notificación es la acción y efecto de notificar (un verbo que procede del latín y que
significa comunicar formalmente una resolución o dar una noticia con propósito cierto). El
concepto también se utiliza para nombrar al documento en que se hace constar la resolución
comunicada. Por ejemplo: “Acabo de recibir una notificación de la empresa, en la cual
anuncian un recorte de los salarios”, “Nunca me llegó la notificación del corte del
servicio”, “Al leer la notificación que estaba sobre la mesa, Luisa rompió en llanto”

COMUNICADOS

Un comunicado es una declaración, una nota, un informe o un parte que comunica una

información para su conocimiento público. El comunicado puede ser elaborado por una
persona, una empresa, una organización o un gobierno y suele ser difundido a través de los
medios de comunicación masiva.

MEMORIA

La memoria es una función del cerebro que permite al organismo codificar, almacenar

y recuperar la información del pasado. Algunas teorías afirman que surge como resultado
de las conexiones sinápticas repetitivas entre las neuronas, lo que crea redes neuronales (la
llamada potenciación a largo plazo). Sin embargo, aunque este fenómeno se ha estudiado
por más de 30 años en animales, todavía no hay suficientes estudios sobre su existencia en
la corteza cerebral humana.

CONTRATOS

El contrato es un "pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre
materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas", según la
definición de la RAE. Un contrato es un acuerdo jurídico entre dos o más partes que
generan derechos y obligaciones.

TELEGRAMAS

El telegrama es un medio de comunicación que permite comunicar alguna cuestión de

manera concisa, rápida y breve, en tanto, su denominación deriva del telégrafo, un medio
de comunicación surgido a mediados del siglo XIX y que justamente permite transmitir
mensajes con gran inmediatez y en la distancia, utilizando un código. Por ejemplo: “Mamá
llegué bien. La semana próxima me comunico. Besos a todos”.

AVISOS

Del latín ad visum, un aviso es una advertencia que se comunica a alguien. Puede tratarse

de una señal, un consejo o un llamado de atención.

LETREROS

Los letreros luminosos son propios de las fachadas de establecimientos, si bien también se
encuentran en su interior promocionando sus productos o servicios. Estos pueden ser
creados en acrílico, aluminio, MDF o PVC. Por tener el mismo principio, también se
pueden considerar carteles las imágenes iluminadas colocadas en el frente de las máquinas
expendedoras de bebidas, tabaco, alimentos, etc., y que se encuentran en numerosos
establecimientos y lugares públicos. Los anuncios luminosos o letreros luminosos tienen
dos variantes los que se hacen por medio de estructura metálica semejante a un cajón y los
que se producen por corte de material con fresadora computarizada (CNC-router) o láser.

DOCUMENTOS USADOS EN COMERCIO MODALIDAD DE ESCRITO

COMERCIALES

Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son todos los

comprobantes y títulos extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley.

Importancia de los documentos comerciales

La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras, por las siguientes
propiedades:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio

 Componen el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y

la comprobación de los asientos de contabilidad.

Tipos de documentos comerciales

Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales negociables y no

negociables:

 Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una

promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base en
ellos. Los más comunes son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza y la
factura cambiaria.

 No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una

transacción comercial o brindan la información necesaria para realizarla. Los
principales documentos comerciales no negociables son: la cotización, el pedido, la
remisión, la factura, el recibo de caja, el comprobante de pago, el recibo de
consignación y las notas débito y crédito.

 Privados. Son los suscritos entre las partes sin intervención de notarios, jueces o
funcionarios.

 Públicos. Al contrario de los privados, han sido legitimados por notarios o

funcionarios judiciales.

Por último, se les considera informativos y de soporte:

 Informativos. Aquellos que suministran información sobre el estado de la

mercancía y sus generalidades como su valor, condiciones de pago, etc.

 De soporte. Son todos los documentos utilizados como prueba de una acción
realizada y para pagar o respaldar una obligación monetaria.
 Características de los documentos comerciales

 Generales:

1. Nombre propio del documento.

2. Lugar y fecha de emisión.

3. Número de orden.

4. Nombres de las personas o empresas que intervienen en el negocio.

5. Cantidades escritas en números y letras.

6. Concepto de la transacción con todos sus detalles.

7. Firmas de las personas autorizadas.

 Particulares

1. Nombre del documento.

2. Tamaño del documento.

3. Rayado de acuerdo al tipo de documento.

4. Vencimiento.

Cuáles son los documentos comerciales

Siguiendo la tipología básica que divide a estos documentos en negociables y no

negociables, se tienen:

1. Negociables

Entre los documentos comerciales negociables se encuentran:

1.1 Cheque

Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar
en descubierto. No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se
deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

1.2. Letra de cambio

Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional que da el

girador o deudor (quien extiende la letra) para que se pague a un beneficiario o
acreedor (quien percibe el pago), un monto de dinero en una fecha determinada.

1.3. Pagaré

Documento comercial privado por el cual una persona se compromete a pagar a

otra, o a quien esta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha
establecida y en un domicilio estipulado.

1.4. Libranza

Orden de pago que se da ordinariamente por carta, contra aquel que tiene fondos
valores del que la expide. Debe estar expedida al portador. Una segunda forma es la
constituida por los giros postales.

1.5. Factura cambiaria

La factura cambiaria de compraventa es un documento comercial negociable de tipo

crediticio que libera el vendedor o girador al comprador o girado por venta real y
efectiva de mercancías entregadas.

2. No negociables

Algunos de los documentos comerciales no negociables son:

2.1. Nota de pedido o de compra

Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa formula un

pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar
la operación.
 Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que
lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

2.2. Nota de ventas

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las

mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega,
forma de pago y demás condiciones de la operación.

2.3. Remito o remisión

Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o remisión de los bienes
vendidos.

2.4. Factura

Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como constancia de un

acto de compraventa de productos o servicios

2.5. Nota de débito

Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o

debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.

2.6. Nota de crédito

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la

acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

2.7. Recibos

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que
recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.