CASO PRÁCTICO CLASE 4.

Enunciado

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una herramienta

fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a través del desarrollo de
estrategias adecuadas de comunicación con los mismos.

Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario efectuarse las

siguientes consideraciones:

 ¿Quién necesita información?

 ¿Qué información necesita?
 ¿Cuándo necesita la información?
 ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?
 ¿Quién va a distribuir la información?
 ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?

Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma información,
por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto, analizar muy bien las
necesidades de comunicación de cada interesado y desarrollar las estrategias adecuadas
para cumplir sus expectativas.

El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de Comunicaciones para
un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar en los proyectos en los que esté
o haya estado involucrado. Como aún queda mucha materia por estudiar en el Máster, no
será posible elaborar una matriz completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de
la gestión de integración, alcance, cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz
debe incluir la información principal que debería distribuirse a los principales interesados
del proyecto relacionadas con esas áreas.

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 SOCIALIZACIÓN

1. ¿Qué es la Matriz de Comunicación de un proyecto?

La matriz de comunicaciones es una herramienta de gestión que contiene una descripción

detallada de todos los requisitos y necesidades de información de los participantes del
proyecto y cuya responsabilidad de elaborar e implementar recae sobre el líder del
proyecto.

La matriz es más que una lista de lo que el proyecto comunica; se trata de una estrategia
que permite enfocar los recursos en las comunicaciones más importantes. Una buena matriz
de comunicaciones permitirá al proyecto y a sus stakeholders recibir información práctica,
confiable y sobre todo pertinente en relación con las necesidades de los diferentes
involucrados que toman sus decisiones y forman sus opiniones con base en las
comunicaciones que reciben.

La matriz de gestión de comunicaciones es creada, distribuida y mantenida de acuerdo con

las decisiones hechas durante el proceso de planeación de la comunicación. [ CITATION
Man20 \l 9226 ].

2. ¿Cómo se desarrolla una matriz de comunicaciones?

Para desarrollar una matriz de comunicaciones, primero que nada, el líder de proyecto debe
determinar quiénes son los principales interesados y receptores de las comunicaciones del
proyecto, comprender la información contenida en el cronograma para determinar los
tiempos de entrega y las comunicaciones del proyecto, y finalmente conocer las
obligaciones internas del proyecto para comunicar tanto a los niveles ejecutivos como a las
otras entidades.

Una vez que el líder del proyecto conoce esta información, debe hacer uso de las
herramientas y técnicas a su alcance para crear la matriz que esté acorde a las necesidades
del proyecto y de la organización. Para el caso de la matriz de comunicaciones, la técnica
recomendada es el análisis de requisitos de comunicación, la cual implica identificar las
necesidades de información de cada stakeholder, definiendo el tipo de datos y formatos

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 necesarios para cada uno de ellos, formando así una estrategia que mantenga el interés de
éstos en el proyecto. [ CITATION Man20 \l 9226 ].

Teniendo en cuenta todo lo anterior la matriz de comunicación es una estrategia muy buena
para el buen desarrollo de los proyectos en sí, muchas veces hay proyectos que fracasan por
la falta de comunicación entre las personas que hacen parte del mismo.

Por esa misma razón se me hace de mucha importancia el gestionar adecuadamente la

comunicación entre los miembros del proyecto, tratando de asegurar que toda la
información que sea de importancia se recoja, documente, archive y se ponga a disposición
de los directores y miembros del equipo, teniendo en cuenta que se le debe comunicar a
cada parte responsable.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
Informaci Conteni Forma Nivel Responsa Grupo Metodolog Canal Frecuencia
ón do to de ble de recepto ía de
detal comunicar r comunicaci
le ón
Inicio del Acta de Word Bajo Gestor Interesad Plantilla Reunión 1 VEZ
proyecto constituci proyecto os presencial
ón
Planificació Línea Word Alto Gestor Interesad Plantilla Email 1 VEZ
n base del proyecto os +
alcance equipo
de
trabajo
Planificació Plan Word Alto Gestor Interesad Plantilla Email 1 VEZ
n dirección proyecto os + (posteriorme
del equipo nte si hay
proyecto de cambios)
trabajo
Avance del Datos de Ficha Medi Equipo de Gestor Complemen Imputado Diario
proyecto desempeñ o trabajo del tar en
o proyecto formulario herramien
ta PM
Avance del Informe Word Medi Gestor Cliente Plantilla Reunión Mensual
proyecto de o proyecto presencial
seguimien
to
Cambios Plan Ficha Medi Gestor Interesad Complemen Publicado Semanal
dirección o proyecto os + tar en (antes si hay
del equipo formulario herramien cambios

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 proyecto de ta PM urgentes)
actualizad trabajo
o

Esta matriz permitirá entonces la comunicación en pro de favorecer la mejora continua del
proyecto y así mismo los que vengan más adelante, pues al tener un equipo de trabajo
compacto y que se entienda el proyecto podrá tener éxito.

REFERENCIAS

Vasquez, M. (2020). Academia.edu. Obtenido de Matriz de Comunicaciones. :

https://www.academia.edu/23132915/Matriz_de_Comunicaciones_Qué_es_la_matri
z_de_comunicaciones

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