Orientaciones

Conciertos
Primer Semestre de 2011

Mayo 18 de 2011
 Regional
Oriente
Fundación Nacional Batuta

Conciertos primer semestre de

2011
Regional Oriente
“La música es el mejor medio que tenemos para dirigir el tiempo”
W. H. Auden (Poeta estadunidense)

Estamos a un mes de terminar las clases del primer semestre y

por ende, llego el momento de dar a conocer los avances y logros
musicales alcanzados a través de la realización de los conciertos.

En la Regional Oriente hay cerca de 200 Preorquestas y 6

Orquestas de Cuerdas Sinfónicas listas a mostrar, proyectar y
confrontar sus repertorios que con mucho esfuerzo y dedicación
han venido montando durante estos cinco meses.

Por lo tanto, todos los conciertos deben estar muy bien

planificados y organizados.

Lo ideal es hacer varios conciertos, por lo tanto, es fundamental

ofrecerlos a las diversas instituciones, organizaciones que están
cercanas al Centro Orquestal, entremos en contacto con ellas y
gestionemos la presentación de cada agrupación en unas
condiciones dignas y favorables, logremos que nos atiendan bien,
que nos ofrezcan un buen refrigerio, un excelente público, entre
otras condiciones.

Con respecto a los Conciertos de cierre del primer semestre en

cada Centro Orquestal, a continuación se comparten las
orientaciones para lograr una mejor organización e impacto en su
realización:
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1. Intencionalidad y trascendencia

Recordemos que un concierto de música es la puesta en escena

de una obra musical en directo, un espectáculo público que tiene
características particulares y específicas de acuerdo al género o
estilo musical, su intencionalidad y lugar de realización.

En términos generales un buen concierto se caracteriza por el

mejor orden y disposición de las cosas.

Un concierto Batuta es algo extraordinario, único, mágico,

donde la música en vivo, se plantea con fines educativos en su
sentido más amplio. Esta experiencia constituye un reto y un
estímulo para involucrar a todos como espectadores activos en
lugar de pasivos. El objetivo es que la música pueda ser
disfrutada de la mejor manera posible por todos los
participantes.

En marco del Convenio con Acción Social los conciertos tienen

una función fundamental porque aportan al cumplimiento del
objetivo de integración y recuperación psicosocial de los niños y
jóvenes y sus familias, por este motivo, es imprescindible
garantizar la asistencia de los padres y de la comunidad
beneficiaria.

2. Revisión cronograma

En el cronograma se tiene previsto que las clases terminan el 17

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de junio de 2011. En la siguiente semana, (18 al 24 de junio) se

deben realizar los conciertos. Habrá excepciones que valoraremos
según corresponda y nos sean comunicadas oportunamente.

3. Aspectos Logísticos:

3.1. Definición del espacio

Al definir el espacio, tener presente que nuestros formatos

musicales son para espacios cerrados, que favorezcan la acústica,
y obviamente no requieran sonido, pues técnicamente es muy
difícil garantizar una buena amplificación.

3.2. Convocatoria y registro

Por favor consultar el Manual Operativo del convenio con Acción

Social, ver el Anexo 25, Protocolo de Comunicaciones para
asumir las orientaciones con relación a la elaboración de las
invitaciones, afiches, pendones y presentación del Convenio.

En una carpeta se debe archivar la documentación relativa a cada

concierto así: solicitud o invitación al concierto, autorizaciones
para salir del Centro, si fue necesario, Programa de Mano del
concierto, fotos y demás documentos de soporte y registro.
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3.3. Presupuestos

Presupuestalmente se está garantizando la realización de un

solo concierto de cierre del semestre por Centro Orquestal,
por lo tanto, lo previsto esta formulado sobre los siguientes
criterios:

 Refrigerios de $ 2.000 niño-cupo, lo cual significa que sí el

Centro Orquestal tiene por ejemplo 140 cupos le corresponden
$280.000 por este concepto.

 Lavado de camisetas entre $ 800 y $1.000 por camiseta. Se ha

previsto que cada Centro Orquestal va tener un stock de 80
camisetas.

 Programas de mano entre $50.000 y $60.000 por Centro

Orquestal. Ver diseño del Manual Operativo.

 Decoración del Auditorio y/o Salón entre $40.000 y $50.000.

No obstante, es importante tener la claridad que si hay propuestas

para realizar los conciertos de otra manera o con otra dinámica, se
debe entrar a dialogar con la Gerencia Regional para ver opciones
y/o alternativas. Bienvenidas todas las iniciativas, siempre y
cuando se ajusten o planteado anteriormente que nos permitan
explorar y definir otros esquemas o formatos.

Volvemos a insistir en ofertar y lograr realizar más

conciertos, proyectémonos, gestionemos, arriesguémonos a
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buscar otros escenarios, otras posibilidades para mostrar lo

mejor de nuestros pequeños-grandes músicos.

Nota: Se están haciendo todos esfuerzos para lograr el envío de

las camisetas con el logo nuevo de Batuta antes de 17 de junio,
dependemos del proveedor. Estaremos pendientes, ojale se logre
antes.

3.4. Pagos y legalizaciones

Para garantizar los pagos oportunos de los gastos en que se va

incurrir para la realización de los conciertos, les solicitamos
desde ya lo siguiente:

Enviar las Cuentas de Cobro, Facturas y/o Facturas Equivalentes,

de cada uno de los proveedores que tengamos en los rubros
previstos, con los soportes correspondientes, para poder hacer los
pagos por anticipado y no tener ninguna dificultad o zozobra en
ningún momento.

Este paquete debe llegar a la Gerencia Regional a más tardar el

día 30 de mayo de 2001. Lo exigido es poder pagarle de manera
directa a las Cuentas de cada Proveedor, pero en los casos en
que no, se debe firmar la Carta de Autorización de
Consignación a la Cuenta del Coordinador Musical.

3.5. Recomendaciones ineludibles

Por favor garanticemos las mejores condiciones, la mejor

calidad, la mejor disposición de los espacios, la participación
de todos los padres de familia, las comunidades e instituciones
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que están cercanas cada Centro. Generemos un impacto

significativo.

o Los refrigerios para los niñas, niños y adolescentes, que sean

nutritivos, novedosos, bien presentados, con productos frescos
y de buena calidad.

o Tener mucho cuidado con el lavado de camisetas, recurrir a un

buen lavado, con detergentes suaves, planchados cuidadosos,
que nos garanticen la durabilidad de cada una. Almacenarlas
muy bien, lejos de la humedad y malos olores.

o Garantizar una muy buena calidad en el diseño y edición de las

invitaciones y programas de mano. La oferta de copiado o
impresión son ahora más favorables, busquemos la mejor
alternativa.

o Sobriedad y elegancia en criterios estéticos para decorar los

espacios donde se desarrollen los conciertos.

Coletilla
Algunos dirán que los recursos destinados son mínimos, tienen
razón, pero si los optimizamos y le sacamos todas ventajas,
lograremos acciones importantes, no ponemos en duda las
capacidades de nuestros equipos de trabajo.
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