Interaction D1

Manual de usuario
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Versión: 4.0 FC-38-A Manual de usuario 05/05/2021

Índice
Manual de usuario ...................................................................................................................................... 4

1. Introducción ............................................................................................................................................ 4

2. Descripción general del sistema ........................................................................................................... 4

3. ¿Cómo usar este manual? ..................................................................................................................... 4

4. Login ........................................................................................................................................................ 4

5. Pantalla de inicio y menú ....................................................................................................................... 6

6. Consideraciones generales – Comercial .............................................................................................. 6

7. Comercial................................................................................................................................................. 8

7.1. Desempeño sell in proveedor ............................................................................................................ 8

7.2. Participación sell in – sell out ............................................................................................................. 9

7.3. Desempeño sell out producto .......................................................................................................... 10

7.4. Desempeño sell out categoría ......................................................................................................... 11

7.5. Participación sell in centro logístico ................................................................................................. 12

7.6. Desempeño venta categoría ............................................................................................................ 13

7.7. Participación compra centro logístico .............................................................................................. 14

8. Financiero .............................................................................................................................................. 15

8.1 Descuento financiero y factoring .................................................................................................. 15

8.2 Negociación con Factoring Bancolombia...................................................................................... 17

8.2 Consulta de negociaciones........................................................................................................... 18

8.3 Movimientos históricos ................................................................................................................. 20

8.4 Saldos y pagos futuros ................................................................................................................. 21

8.5 Histórico de pagos ........................................................................................................................ 21

9. Logística ................................................................................................................................................ 23

9.1. Nivel de servicio............................................................................................................................... 23

9.2. Órdenes de compra ......................................................................................................................... 25

9.3. Planeación de la demanda .............................................................................................................. 26

10. Solicitudes proveedores .................................................................................................................... 28

10.1. Nueva solicitud............................................................................................................................... 28

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10.2. Bandeja de solicitudes ................................................................................................................... 30

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Manual de usuario

1. Introducción
El objetivo del presente manual es brindar al usuario los conocimientos adecuados y necesarios para que
pueda interactuar con el Sistema de Interaction D1, implementado para D1, de una manera correcta y
eficaz.
En el mismo se detalla la forma de operar y el resultado esperado para cada una de las opciones de menú
que conforma la aplicación para el perfil de usuario “Administrador”.
Cada sección presenta una a una las pantallas que componen cada menú explicando que funcionalidades
permiten hacer y a que otras funcionalidades dan acceso. Además, existe un anexo al final del manual que
explica conceptos generales del sistema.

2. Descripción general del sistema

El sistema de Interaction D1 ofrece una solución fácil y práctica para el control de proveedores y toda la
documentación asociada a la operación.

3. ¿Cómo usar este manual?

El manual está pensado para dar un vistazo a cada una de las funcionalidades y pantallas que ofrece el
sistema, mostrando que función cumple cada una y describiendo los ingresos esperados por el usuario y
las respuestas del sistema. En el encabezado superior se ofrece una lista de todas las pantallas
accesibles más una pequeña explicación de cada una, que se irá expandiendo en las secciones
posteriores.

4. Login
Para ingresar al portal de Interaction D1, dependerá del perfil o usuario que requiere acceder al sistema:

Ingreso de todos los usuarios registrados:

1. Ingresar Nombre de Usuario.
2. Ingresar Password (contraseña).
3. Seleccionar el botón “INGRESAR” o presionar Enter para proceder con el Login.

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Figura 1

Recordar que cada usuario tiene un perfil/rol asociado. Para este manual de usuario está enfocado al
usuario con en el perfil “Administrador” que es el que permite acceder a todas las funcionalidades del
sistema. Usuarios de otros perfiles podrían no acceder a todas las funcionalidades descriptas.

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5. Pantalla de inicio y menú

La pantalla de inicio da acceso a la barra de menú principal que consta de:

1. Comercial
2. Financiero
3. Logística
4. Solicitudes proveedores
5. Gestión PQRS clientes
6. Configuración
7. Administración
8. Mis datos

6. Consideraciones generales – Comercial

Las funciones de consulta en la aplicación funcionan de acuerdo a los siguientes elementos:

Filtros
Son los que permiten limitar la búsqueda a los elementos que se quiere encontrar. En general son
campos de ingreso de datos o combos de los que se pueden seleccionar opciones. Cuando se hace la
búsqueda, solo se muestran los elementos que cumplen las condiciones de todos los filtros. Si los filtros
están vacíos o con su valor por defecto, se mostrarán todos los elementos, a menos que se indique lo
contrario.

Botones

Son los que accionan las operaciones de las consultas.

Buscar: al seleccionarlo se mostrarán en la grilla los elementos que cumplan con los filtros ingresados.
Limpiar filtro: se devuelve los filtros a su valor por defecto para empezar una nueva búsqueda desde
cero.
Nuevo: en el caso de que la consulta lo incluya, permite ingresar un nuevo elemento en la aplicación,
abriendo una subventana con un formulario de diligenciamiento

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Grilla
Es el componente que permite ver los resultados de la búsqueda. Después de seleccionar el botón
“Buscar”, mostrará los elementos que cumplan con los filtros ingresados.

Debajo de todas las grillas aparecen los siguientes iconos

Los cuales permiten descargar los valores mostrados en la grilla en el formato de deseado (Excel, PDF o
CSV).
Además, dependiendo de la consulta, las grillas permiten acceder a Acciones que afectan a los
elementos de la misma.

Acciones
Son operaciones que se hacen sobre un elemento en particular encontrado por la grilla. Se pueden
acceder o bien desde la última columna de la grilla (Acciones), o bien haciendo clic derecho sobre el
elemento, que abre un menú desplegable como se ve en la imagen.

Las acciones más comunes son:

Visualizar: permite ver detalles del elemento que no se ven en la grilla, por ejemplo, los detalles de un
pago

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Modificar: permite editar los datos del elemento seleccionado, abriendo un pop-up o una ventana
nueva para tal fin.
Las grillas pueden tener una o ninguna de estas acciones, dependiendo del tipo de consulta. Además,
puede haber acciones específicas para la consulta. En caso de darse, se explicarán en la sección
perteneciente a la misma consulta.

7. Comercial

7.1. Desempeño sell in proveedor

Permite consultar por venta, categoría y zona de venta de forma gráfica, mensualmente el
comportamiento y crecimiento del producto. Se deben completar los filtros para limitar la búsqueda
(por lo menos los obligatorios) y seleccionar el botón Buscar.

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De igual forma continuamente se genera una tabla junto con el grafico

7.2. Participación sell in – sell out

Permite consultar por venta, categoría y zona de venta de forma gráfica, mensualmente el
comportamiento y crecimiento del producto. Se deben completar los filtros para limitar la búsqueda
(por lo menos los obligatorios) y seleccionar el botón Buscar.

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7.3. Desempeño sell out producto

Permite consultar el total de centro de distribución y cantidad de tiendas por proveedor. Se deben
completar los filtros para limitar la búsqueda (por lo menos los obligatorios) y seleccionar el botón
Buscar. Si se quiere reiniciar la búsqueda, se puede seleccionar Limpiar Filtro para devolver todos los
filtros a su valor por defecto y vaciar la grilla de resultados.
Grafico generado a partir de la grilla:

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Filtros:
Producto: obligatorio. Se debe ingresar el nombre del producto
Año: obligatorio. Se debe seleccionar el año correspondiente a consultar.
Mes: obligatorio. Se debe seleccionar el mes correspondiente a consultar.
Zona de venta: permite listar todas las zonas de venta relacionadas al proveedor que se está
consultando

7.4. Desempeño sell out categoría

Permite consultar un producto por categoría y observar el comportamiento mensualmente de dicho
producto, categoría y porcentaje de participación

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7.5. Participación sell in centro logístico

Permite consultar las compras de un proveedor. Se deben completar los filtros para limitar la búsqueda
(por lo menos los obligatorios) y seleccionar el botón Buscar. Si se quiere reiniciar la búsqueda, se puede
seleccionar Limpiar Filtro para devolver todos los filtros a su valor por defecto y vaciar la grilla de
resultados.
Grafico generado a partir de la grilla:

Filtros:
Proveedor: obligatorio. Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
Zona de venta: permite listar todas las zonas de venta relacionadas al proveedor que se está
consultando
Año: seleccionar el año correspondiente

Columnas
Centro: sucursal
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Meses del año: el porcentaje por mes a medida que se vaya cumpliendo

7.6. Desempeño venta categoría

Permite consultar los productos junto con su categoría, el comportamiento en meses en forma de grafico
según su variación

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7.7. Participación compra centro logístico

A modo de grafico se puede consultar el comportamiento del proveedor consultado

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8. Financiero
Este menú permite accede a las funcionalidades de consulta y configuración a lo que corresponda la parte
financiera, entre los que se incluyen:

1. Descuento financiero y factoring

2. Consulta de negociaciones
3. Movimientos históricos
4. Saldos y pagos futuros
5. Históricos de pagos

8.1 Descuento financiero y factoring

Esta funcionalidad permite consultar todos los proveedores el cual al seleccionar uno permite realizar
una simulación para iniciar un proceso de negociación

Filtros:
Nit: consulta por nit de la empresa
Razón social: consulta por nombre de la empresa proveedora
Al consultar el proveedor por medio del nit o razón social

Acto seguido la plataforma generara una nueva pantalla con los siguientes documentos negociables que
serán enviado a SAP para iniciar el proceso de negociación

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Después de seleccionar los documentos que serán negociados y al dar clic en “Negociar pronto pago” el portal
mostrara la siguiente ventana en forma de resumen, con los valores totales a negociar:

Luego de dar clic en “Confirmar negociación”, el portal mostrara una ventana de confirmación que nos visualizara si
estamos seguros de aceptar la negociación

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8.2 Negociación con Factoring Bancolombia

Determinados proveedores realizan negociaciones con Bancolombia, por lo tanto las siguientes pantallas mostraran
dicho proceso

Al ser un proceso de simulación, el portal mostrara la siguiente confirmación:

Después de seleccionar los documentos que serán negociados y al dar clic en “Negociar pronto pago” el portal
mostrara la siguiente ventana en forma de resumen, con los valores totales a negociar, con la diferencia que se
observara el botón “Factoring Bancolombia”

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De igual forma que el proceso anterior, luego de dar clic en “Confirmar negociación”, el portal mostrara una
ventana de confirmación que nos visualizara si estamos seguros de aceptar la negociación

8.2 Consulta de negociaciones

Permite visualizar y buscar los proveedores que han iniciado proceso de negociación

Menú de búsqueda de negociaciones

Filtros:
Identificación tercera: Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
Nro. negociación: Se puede ingresar el numero asignado
Estado: Se puede consultar por tipos de estado según se encuentre la negociación
Fecha Negociación Desde/Hasta: permite el filtrado por la fecha de negociación, dentro del rango
ingresado.
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Acciones:

Limpiar filtro y buscar

Al realizar la consulta por la visualización, la plataforma generara una tabla con la información detallada
y documentos de la negociación

Nuevamente al dar clic en la opción visualizar desde la columna detalle se mostrará la información detallada del
documento negociado, así mismo con cada registro de la pantalla anterior

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8.3 Movimientos históricos

Permite consultar movimientos de pagos generados por uno o más proveedores

Filtros:
Proveedor: obligatorio. Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
Nro. Documento (Referencia): Si se tiene presente el número de referencia se puede realizar la consulta
Estado: Si el movimiento se encuentra abierto o cerrado
Fecha de documento Desde/Hasta: permite el filtrado de movimientos por fecha, ubicada dentro del
rango de fechas ingresado. Al seleccionar el calendario al lado del campo se puede seleccionar la fecha
desde un pop-up calendario.

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8.4 Saldos y pagos futuros

Permite consultar el saldo en moneda sobre las facturas consultadas por el proveedor

Filtros:
Proveedor: obligatorio. Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
Fecha de documento Desde/Hasta: permite el filtrado de movimientos por fecha, ubicada dentro del
rango de fechas ingresado. Al seleccionar el calendario al lado del campo se puede seleccionar la fecha
desde un pop-up calendario.
Nro. Documento (Referencia): Si se tiene presente el número de orden
Fecha de pago ajustado: fecha próxima en la que se efectuara el pago

8.5 Histórico de pagos

Permite consultar de forma histórica las órdenes de pago por proveedor.

Filtros:
Proveedor: obligatorio. Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
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Nro. Orden de pago (Referencia): Si se tiene presente el número de orden

Fecha de documento Desde/Hasta: permite el filtrado de movimientos por fecha, ubicada dentro del
rango de fechas ingresado. Al seleccionar el calendario al lado del campo se puede seleccionar la fecha
desde un pop-up calendario.

Al realizar la consulta por la visualización, la plataforma generara una tabla con la información detallada
de la orden de pago y sus facturas correspondientes

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9. Logística
Este menú permite accede a las siguientes funcionalidades de la parte logística

1. Nivel de servicio
2. Órdenes de compra
3. Planeación de la demanda

9.1. Nivel de servicio

Permite ver y consultar los niveles de servicio de un proveedor por regional

Continua a la siguiente pantalla

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Filtros:
Proveedor: obligatorio. Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
Regional: Seleccionar el que se solicite
Fecha Entrega Desde/Hasta: permite el filtrado de niveles de servicio por fecha, ubicada dentro del
rango de fechas ingresado. Al seleccionar el calendario al lado del campo se puede seleccionar la fecha
desde un pop-up calendario.
Nro. Orden compra desde/hasta: si se tiene el número de compra se realiza la consulta
Subcategoría: por medio de la lupa se puede consultar en una categoría especifica

Al dar clic sobre la opción la plataforma mostrara una tabla con el detalle de la compra, los productos
correspondientes entregados y su porcentaje de cumplimiento en la entrega

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9.2. Órdenes de compra

Permite consultar todas las órdenes de compra generadas por un proveedor

Filtros:
Proveedor: obligatorio. Se debe ingresar el código de proveedor o bien usar la búsqueda auxiliar de
proveedor (seleccionando la lupa).
Nro. Orden compra desde/hasta: si se tiene el número de compra se realiza la consulta
Fecha Entrega Desde/Hasta: permite el filtrado de órdenes de compra por fecha, ubicada dentro del
rango de fechas ingresado. Al seleccionar el calendario al lado del campo se puede seleccionar la fecha
desde un pop-up calendario.

Al dar clic sobre la opción la plataforma mostrara una tabla con el detalle de la compra, los productos
correspondientes junto con su documento de compra

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9.3. Planeación de la demanda

Permite consultar la estimación y previsión de la demanda de un producto sobre una grafica
observando el comportamiento que tuvo de acuerdo al centro de distribución seleccionado.

Grafico generado

A partir del grafico, se muestra la siguiente tabla de resultados

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10. Solicitudes proveedores

Agrupa el acceso a las funciones de nuevas solicitudes y seguimiento en bandeja de la aplicación. Estas
son:
1. Nueva solicitud
2. Bandeja de solicitudes

10.1. Nueva solicitud

Formulario que permite crear una solicitud dependiendo del proveedor que se puede ubicar por medio
de la lupa al inicio del formulario

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Filtros:
Proveedor: permite seleccionar el proveedor correspondiente
Tipo de reclamo: por medio de la lista desplegable seleccionar el reclamo deseado
Observaciones: campo para ingresar información adicional
En datos de contacto:
Nombre y apellido: nombres y apellidos del usuario
Email de contacto: email del usuario
Teléfono: número telefónico del usuario
Dirección: dirección estipulada por el usuario
Cargo: cargo del usuario
Ciudad: ciudad de ubicación del usuario

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10.2. Bandeja de solicitudes

Esta opción permite consultar las solicitudes gestionadas según sea el proveedor o número de tramite
asignado

Filtros:
Nro. tramite: si se tiene el número de trámite correspondiente.
Tipo tramite: si se desea consultar por algún tipo de trámite.
Proveedor: por medio de lupa, seleccionar el proveedor al cual se desea consultar.
Estado: si se desea consultar por un estado en específico.
Fecha Ingreso Desde/Hasta: permite el filtrado de solicitudes de compra por fecha, ubicada dentro del
rango de fechas ingresado. Al seleccionar el calendario al lado del campo se puede seleccionar la fecha
desde un pop-up calendario.
Área: si se desea consultar por un área en específico.

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Al consultar por la opción de visualización permitirá consultar el detalle del trámite correspondiente

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