TÉCNICAS CUANTITATIVAS

APLICADAS A LA BIBLIOTECONOMÍA
y DOCUMENTACIÓN
FÉLIX DE MOYA ANEGÓN
JAVIER LÓPEZ GIJÓN
CONCEPCIÓN GARCÍA CARO
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PROYECTO EDITORIAL
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

Directores:
Javier Fernández del Moral
Mariano Cebrián Herreros

Áreas de publicación:

PERIODISMO
Coordinador: Mariano Cebrián Herreros

PUBLICIDAD Y RELACIONES PÚBLICAS

Coordinador: Juan Benavides Delgado

COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL
Coordinador: Agustín García Matilla

BIBLIOTECONOMÍA y DOCUMENTACIÓN
Coordinador: José López Yepes

EXPERIENCIAS E INVESTIGACIÓN
Coordinador: José Luis Piñuel Raigada

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Diseño de cubierta: JV Diseño gráfico

Reservados todos los derechos. Está prohibido, bajo

las sanciones penales y el resarcimiento civil previs-
tos en las leyes, reproducir, registrar o transmitir esta
publicación, íntegra o parcialmente, por cualquier
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previa por escrito de Editorial Síntesis, S. A.

@ Félix de Moya Anegón

Javier López Gijón
Concepción García Caro

@ EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.
VallehernlOso, 32 - 28015 Madrid
Teléf.: (91) 593 2'()98

Depósito Legal: M. 14.562-1996

ISBN: 84-7738-365-0

Impresión: Lavel, S. A.
Impreso en España - Printed in Spain

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INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN
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Y TOMA DE DECISIONES EN BIBLIOTECAS
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6.1. Introducción

Cuando en el curso 1993-94la entonces Escuela Universitaria de Biblioteconomía

y Documentación de la Universidad de Granada organizó el master universitario en
Tecnología de la información y gestión documental, Félix de Moya, director del mas-
ter, encargó a Josefina Vílchez Pardo y Javier López Gijón la preparación de un mó- I1
dulo sobre Herramientas informáticas para la evaluación de bibliotecas, que se desa-
rrollaría como proyecto con los alumnos de dicho curso.
Con tal encargo se pretendia cubrir una laguna de los planes de estudios entonces
existentes, pues en dichos planes no se incluía nada que estuviera relacionado con la
II
evaluación, toma de decisiones y métodos cuantitativos de análisis, y mucho menos
con el uso del ordenador como una potente herramienta de trabajo en este campo.
De la experiencia adquirida en la puesta en práctica de este proyecto surgió una
comunicación presentada a las IV Jornadas Españolas de documentación automatiza-
da (López Gijón y Vílchez Pardo, 1994). Con posterioridad estos materiales fueron
ampliados y reelaborados para presentar una ponencia en las VII Jornadas de biblio-
tecaspúblicas organizadas por la Asociación de Bibliotecarios y Documentalistas de
Guipúzcoa (López Gijón, 1996).
Pero nada de lo anterior tendría mucho sentido si no fuera porque, una vez em-
barcados en la tarea de preparación de este libro sobre Técnicas cuantitativas aplica-
das a la Biblioteconomía y Documentación, tuvimos conocimiento de que la
Organización Internacional de Normalización (ISO) tiene muy avanzados los trabajos
de preparación de una norma internacional de rendimiento (performance) de servi-
cios bibliotecarios (ISO CD 11620). Una presentación preliminar de dicha norma la
realizó en IFLA 95 Pierre Carbone (1995) y es a través de esta comunicación como
hemos conocido detalles suficientes de la misma.
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94 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

El hecho de que ISO esté preparando esta norma, y que en el congreso de

IFLA 95 se tratara en la sección de estadística de los indicadores bibliotecarios, su
función, los problemas que presentan, etc., nos hizo ver la necesidad de que en es-
tos momentos, en lo que pretendemos sea un manual de Técnicas cuantitativas, era
necesario dedicar una parte del mismo al tema de los indicadores.
Un buen manual que nos puede servir para introducimos en este campo es el
de N. Van House; M. J. Lynch; C. McClure, et al. (1987), recientemente acaba de
traducirse "Keys to succes: Performance indicators for public libraries" (Claves,
1995). También en castellano puede consultarse "Medición de la eficacia de las bi-
bliotecas públicas" (Moore, 1988).

6.2. Indicadores

Es conocido que nuestro país, en estudios estadísticos, tiene una de las peores ca-
lidades de la Unión Europea. Pero en nuestro campo no podemos decir que los aná-
lisis estadísticos no estén a la altura de la media europea, sencillamente no existen.
En España apenas se realizan evaluaciones objetivas de bibliotecas, la toma de
~I decisiones no se basa en ningún criterio que podamos considerar consistente y la
11 mayoría de las bibliotecas carecen de objetivos en su gestión. Es lógico, por tanto,
que el uso de estadísticas y de indicadores de rendimiento sea escasa. Estos temas
~ forman parte de un debate que está todavía pendiente de iniciarse.
Por esta razón sería quizá más conveniente empezar planteando una serie de
puntos sobre qué es evaluar, cómo se preparan las condiciones para evaluar, los di-
I1
versos aspectos y problemas que plantea, para qué evaluar, qué evaluar, cómo se rea-
liza la evaluación y los problemas de la medición, para terminar planteándonos la in-
terpretación de resultados.
Una vez discutidos estos puntos, es decir, enmarcados los indicadores en su .con-
texto, estaríamos en mejores condiciones de ver distintos indicadores y saber para
qué nos pueden servir y cómo utilizarlos.
Sin embargo, dado que los puntos anteriores están ya de alguna manera desa-
rrollados (López Gijón, 1996), nos ha parecido preferible dedicar este apartado a
desarrollar los indicadores que aparecerán en la futura norma.
El esquema que vamos a seguir en la mayoría de los casos será: primero aclarar
el concepto del indicador, después daremos la fórmula para calcularlo, seguida de
un ejemplo, para terminar viendo el análisis y uso de datos y las posibilidades que
tiene el indicador de ser utilizado en la realización de nuevos cálculos.
Como verá el lector hay indicadores muy fáciles de obtener, pues consisten
sencillamente en una división. Otros tendrán más complejidad de cálculo y es posi-
ble que la futura norma ISO proponga la realización de dicho cálculo de forma di-
ferente, pero si el concepto es el mismo es evidente que la forma de calcularlo es
anecdótica y cada uno podrá hacerlo como le resulte más cómodo. Lo cierto es
que aquellos indicadores que son más complejos son también los más potentes,
pues nos permiten obtener información más pertinente. La utilización del ordena-
dor para producir estos indicadores nos permitirá salvar el problema de su com-

MI
 í
Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 95

plejidad y tener más información y de base más sólida para la evaluación y toma
de decisiones.
Puede ser que alguno de los indicadores que vamos a exponer a continuación
no se recogan en la norma, o que en la norma aparezca alguno que nosotros no tra-
tamos. Pero pensamos que este apartado del libro puede ser util para aquellas bi-
bliotecas y bibliotecarios que quieran iniciarse o profundizar, según el caso, en las
cuestiones de evaluación, cuantificación y toma de decisiones.
Aunque cada indicador es independiente de los otros y se pueden calcular por
separado los vamos a agrupar en grandes bloques, en función de lo que suelen me-
dir, si bien cada biblioteca podrá hacer uso tan sólo de los que crea oportunos en
función de sus objetivos y de lo que desee conocer:
A) Uso y disponibilidad de la biblioteca: 1) Porcentaje de inscripciones en la
I biblioteca. 2) Asistencia a los actos de la biblioteca per cápita. 3) Visitas a la
biblioteca per cápita. 4) Porcentaje de usuarios activos. 5) Puestos de lectu-
ra per cápita.
B) Proceso técnico: 1) Tiempo de catalogación.
¡
C) Uso y disponibilidad de materiales: 1) Circulación per cápita. 2) Porcentaje
de títulos localizados. 3) Porcentaje de materias localizadas. 4) Porcentaje
de localización por hojeo. 5) Velocidad de suministro. 6) Media ponderada
por horas de apertura semanal.
D) Acceso a los materiales: 1) Capacidad básica de la biblioteca para suminis-
trar materiales.
E) Análisis de la colección: 1) Encuesta a los usarios. 2) Documentos que cir-
culan y no circulan. 3) Porcentaje de fracasos en la búsqueda sobre catálo-
go. 4) Tasa de crecimiento anual.
I F) Sección de referencia: 1) Transacciones de referencia per cápita. 2) Porcentaje
de transacciones de referencia finalizadas.
I
G) Costos: 1) De catalogación. 2) Por título catalogado. 3) Por préstamo.

I
6.2.1. Uso y disponibilidad de la biblioteca
l
6.2.1.1. Porcentaje de inscripciones en la biblioteca

Concepto: Este indicador nos informa de la proporción de la población

(comunidad a la que intenta servir la biblioteca) que está inscrita en la bi-
blioteca.
Fórmula: Número de socios de la biblioteca (S) dividido por la población
(P) de la jurisdicción (S/P). El resultado se multiplica por cien para obtener
el porcentaje.
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-. --~---'----

96 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

EJEMPLO

Una biblioteca debe atender una zona con una población de 5.430 usuarios, de
los que 3.200 son socios de la biblioteca. Si dividimos la población (5.430) entre los
inscritos (3.200) obtenemos 0.59, que multiplicado por 100 para obtener el porcen-
taje nos da que la proporción de inscripciones en la biblioteca es del 59% .
Análisis y uso de datos: Este indicador nos servirá para conocer el grado de
penetración que tiene la biblioteca en la comunidad a la que sirve. Tendrá
más sentido comparar este indicador en el transcurso del tiempo en la mis-
ma biblioteca que con otras.
Otras posibilidades de aplicación del indicador:Conocer donde se localizan
(a nivel de zona geográfica, estudios, hábitos...) los sectores de población
que no están inscritos en la biblioteca.

6.2.1.2. Asistencia a los actos de la biblioteca per cápita

Concepto: Este indicador relaciona la asistencia a las actividades promovi-

das por la biblioteca, con la población de la jurisdicción.
La asistencia a las actividades de la biblioteca per cápita se obtiene al finali-
zar el año y se tiene en cuenta el total de asistentes, aunque también podría
hacerse una proyección a partir de una muestra.
Fórmula:La asistencia a los actos (A) de la biblioteca se divide por la po-
blación (P) de la jurisdicción (AlP).

EJEMPLO
Una biblioteca sirve a una jurisdicción con una población de 25.837. La asisten-
cia anual a las actividades del centro es de 12.807. Esta cantidad dividida por la po-
blación es igual a 0.5, que es la asistencia a los actos de la biblioteca per cápita.
Análisis y uso de datos: Los resultados de la puntuación de una biblioteca
en esta medición deben ser analizados dentro de los grandes objetivos de la
biblioteca.
Otras posibilidades de aplicación del indicador: Determinar la asistencia
media para distintos actos.
Analizar asistencia por tipo de actividad (hora del cuento, películas, confe-
rencias, etc.).
Determinar asistencia en actos juveniles por per cápita juvenil y asistencia a
actividades de adultos por per cápita de adultos.
I

6.2.1.3. Visitas a la biblioteca per cápita

Concepto: Este indicador mide el número de entradas que se producen en
la biblioteca en un período de tiempo determinado.

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Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 97

Fórmula: Estimación del total de visitas (V) a la biblioteca dividido por la

población (P) de la jurisdicción (V/P).

EJEMPLO
Una biblioteca sirve a una jurisdicción con una población de 25.482 y durante un
año esa biblioteca recibe 38.129visitas. Las visitas per cápita son de 1.50 por año.
Análisis y uso de datos: Una biblioteca encontrará probablemente más util
comparar estos datos consigo misma a lo largo del tiempo que con los de
otras bibliotecas.
Otras posibilidades de aplicación del indicador: Analizar el número de visi-
tas a la biblioteca en diferentes tramos horarios.
Determinar la asistencia a la biblioteca per cápita por tipo de usuario.
Determinar el porcentaje de usuarios que asisten al centro y que no perte-
necen a la jurisdicción.

6.2.1.4. Porcentaje de usuarios activos

Concepto: Entenderemos por usuario activo aquel que ha utilizado al me-
nos una vez la biblioteca en el último año.
Si queremos calcular el porcentaje de usuarios activos necesitamos conocer
la población a la que atiende la biblioteca, y después saber de esta pobla-
ción cuantos han utilizado la biblioteca al menos una vez.
Fórmula: El número de usuarios activos (UA) se divide por la población (P)
a la que sirve la comunidad (UA/P). El resultado se multiplica por cien para
producir el indicador.

EJEMPLO
Una biblioteca atiende a una población de 14.256 personas, de estas 12.260 han
sido activas en el último año. Los usuarios activos (12.260) se dividen por la pobla-
ción (14.256). El resultado es 0.86, que, multiplicado por cien para obtener el por-
centaje da un 86% de usuarios activos.
Análisis y uso de datos: Este indicador nos permite conocer el alcance y uso
de la biblioteca, será más util, por tanto, si se relaciona dentro de la misma
biblioteca con años anteriores.
Otras posibilidades de aplicación del indicador: Al conocer los usuarios no
activos se podrían realizar campañas de dinamización especialmente diseña-
das para ellos.

6.2.1.5. Puestos de lecturaper cápita

Concepto: Este indicador mide la relación entre los puestos de lectura de la
biblioteca y la población a la que sirve.
98 Técnicas Cl/011litativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

Fórmula:Número de puestos de lectura dividido por la población.

EJEMPLO
Una biblioteca cuenta con 75 puestos de lectura y tiene una población de 700
personas. La biblioteca tiene 0.11 puestos de lectura por individuo de la población.
Análisis y uso de datos: Este indicador podrá compararse con la normas na-
cionales o internacionales al respecto, lo que nos permitirá saber si la dispo-
nibilidad del centro es equiparable con lo que se considera idóneo.
Otras posibilidades de aplicación del indicador:Conocer la tasa de ocupa-
ción de puestos que tiene la biblioteca.
Adaptar el número de puestos de lectura, y por tanto el espacio, de la biblio-
teca (infantil, hemeroteca, etc.) a la utilización real que hacen los usuarios.

6.2.2. Proceso técnico

6.2.2.1. Tiempo de catalogación

En el primer capítulo del libro, dentro del apartado de Medidas de centraliza-
ción (1.1.1) se encuentra un punto sobre Cálculo de la media de datos agrupados
(1.1.1.4). Como puede observarse en el ejemplo, se calcula el tiempo medio de cata-
logación en una biblioteca. Por tanto, este ejemplo nos puede servir para calcular
este indicador, tan sólo necesitamos sustituir los datos del ejemplo por los de la bi-
blioteca que pretendemos evaluar.

6.2.3. Uso y disponibilidad de materiales

6.2.3.1. Circulación per cápita

Concepto:La circulación per cápita mide el número de documentos que circu-

lan en la biblioteca en relación a la población de la comunidad a la que sirve.
La circulación anual es la circulación total de todos los materiales de la bi-
blioteca. Estos materiales deben ser contados sólo cuando los deja la biblio-
teca en manos de los usuarios. Las transacciones que se produzcan por prés-
tamo interbibliotecario se incluyen en este punto. Las prórrogas de préstamo
se cuentan como nuevos préstamos.
La población de la jurisdicción es el número de usuarios potenciales del
área que la biblioteca se propone atender.
Fórmula: Para calcular la circulación per cápita se divide la circulación
anual (e) por la población (P) de la jurisdicción (C/P).
EJEMPLO
Una biblioteca con una circulación anual de 197.426 documentos el último año
sirve a una población de 100.047 personas. Su circulación per cápita fue de 1.97 do-
cumentos para ese año.
 \\
Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 99

Análisis y nso de datos: La circulación per cápita es una medida de la pene-

tración de la biblioteca en la comunidad y del alcance de sus servicios, así J
como del uso que se hace de los materiales.
El estudio de la circulación es uno de los aspectos fundamentales de la eva-
luación bibliotecaria, de ahí la importancia de su análisis. Los centros que
cuenten con Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria dispondrán de
gran cantidad de datos para realizar estos análisis.
Otras posibilidades de aplicación del indicador: En este indicador nos va-
mos a detener más para ver 'otras posibilidades', ya que si los indicadores
que estamos analizando los calculamos con ordenador se pueden desarro-
llar muchas de las posibilidades que mencionamos en estos apartados y
otras que podrán interesar a la biblioteca en cuestión.
Este indicador .se puede calcular también para distintos tipos de usuarios o
de materiales, en cuyo caso dará mucha más información, por ejemplo, se
puede detectar que la circulación per cápita varía muy significativamente de
los usuarios tipo A a los usuarios tipo B. Esto mismo lo podemos hacer para
los distintos tipos de materiales, y conocer la circulación que tienen mono-
grafias, materiales no librarios, publicaciones periódicas, etc.
Si generamos este indicador para una colección cuyo catálogo utiliza, por
ejemplo, la clasificación CDU, podemos calcular la circulación per cápita
para los fondos agrupados por clases.
El cálculo de este indicador y su ampliación para los distintos tipos de usua-
rios, materiales o clases que acabamos de comentar, puede hacerse con una
hoja de cálculo (López Gijón y Vilchez Pardo; 1994: 274). Tan sólo habrá
que introducir los datos y la hoja nos calculará automáticamente la circu-
lación per cápita, en general, por tipos de usuarios, por tipo de material, y si
sustituimos los tipos de material por una clasificación nos da también la cir-
culación per cápita en función de la clasificación seguida.
Como puede observarse, con esta hoja se puede calcular también el porcen-
taje de circulación para los distintos materiales, así como el porcentaje de
fondos. También con esta hoja de cálculo, puesto que se ha introducido el
presupuesto para los distintos materiales, se puede calcular el porcentaje de
presupuesto asignado a los distintos tipos de materiales (este cálculo tam-
bién se podría hacer en función de una clasificación o por materias).
Por la descripción que acabamos de hacer se ve que la introducción de los
datos en una hoja de cálculo para producir los indicadores es muy rentable,
pues permite un gran número de cálculos con tan solo diseñar la hoja.
Podemos consultar Philip M. Clark (1985) para conocer un gran número de
hojas de cálculo específicamente diseñadas para bibliotecas, que pueden
ser muy útiles.

6.2.3.2. Porcentaje de títulos localizados

Concepto: Esta medición nos informa de la proporción de títulos específicos

deseados por los usarios de una biblioteca que estaban en la colección en el
momento de ser demandados.

t....
 100 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

Los datos requeridos para obtener este indicador son el número de títulos
buscados y el número de títulos encontrados. Estos datos se obtienen de
una encuesta hecha a los usuarios en un período determinado.
Fórmula:Número de títulos localizados (TL) dividido por el número de tí-
tulos buscados (TL/TB). El resultado se multiplica por cien para obtener
el porcentaje.

EJEMPLO

Durante un período concreto, 420 usuarios entraron en la biblioteca, de los

cuales 250 buscaron uno o varios títulos específicos. El total de títulos buscados
fue de 280, de estos 198 fueron localizados. 198 dividido entre 280 da 0.707, que
multiplicado por 100 para establecer el porcentaje da un 70.7% de títulos locali-
zados.
Análisis y uso de datos: Este indicador da información del grado en que la
colección de la biblioteca satisface las demandas específicas de los usarios,
en lo que a títulos se refiere. Esta medición también refleja el grado en que
11
los usuarios de la biblioteca son capaces de encontrar los materiales que
buscan.
I ~
Algunos usuarios no localizarán el material que desean, no porque no esté
1 disponible en la biblioteca, sino porque ellos no saben encontrado. Por tan-
I!
I!
to deberán incrementarse el número y efecti\\-idadde ayudas para la locali-
zación de materiales, tales como señalización, formación de usuarios, etc.
Otras posibilidades de aplicación del indicador:Calcular separadamente el
porcentaje de títulos localizados por tipo de usuario (jóvenes y adultos, pro-
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I
fesores y alumnos...). -

Analizar el porcentaje de títulos localizados por secciones de la colección.

Realizar un seguimiento de los títulos no encontrados, determinando su
causa (títulos no adquiridos, adquiridos pero no disponibles, disponibles pe-
ro no localizados por el usuario, títulos mal colocados...).

6.2.3.3.Porcentaje de materias localizadas

Concepto: Este indicador es parecido al de porcentaje de títulos localizados.
Mide las materias demandadas que están disponibles en la biblioteca.
Los datos para realizar esta medición son el número de materias localizadas
y el número de materias buscadas. Estos datos se obtienen de una encuesta
hecha a los usuarios en un período determinado.
El indicador se expresa como el porcentaje de materias a través de las cua-
les se encontraron documentos. Se incluyen en este indicador búsquedas del
tipo "un libro de poesía barroca", "obras sobre metodología de la investiga-
ción en ciencias sociales", etc. Para contar las materias solicitadas, la unidad
es la materia, no el número de documentos encontrados.
 ~

Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 101

Si un usuario busca información sobre elaboración de resúmenes y sobre

técnicas de estudio, localizando solamente un libro y un artículo sobre el
primer tema, pero ningún material sobre el segundo, se contará como dos
materias buscadas y una localizada. Las peticiones recibidas por teléfono no
se cuentan para calcular este indicador.
Fórmula:Número de materias localizadas (ML) dividido por el número de
materias buscadas (MUMB). Este resultado se multipica por cien para ob-
tener el porcentaje.

EJEMPLO
Una biblioteca realiza una encuesta a 200 usuarios durante un periodo determi-
nado: 80 de las respuestas indican que se solicitaron un total de 125 materias, de las
cuales se localizaron 75. Se divide 75 (número de materias localizadas) por 125 (nú-
mero de materias buscadas), el resultado es 0.6 que multiplicado por 100 para obte-
ner el porcentaje da un 60% de materias localizadas.
Análisis y uso de datos: Este indicador da información del grado en que la
colección de la biblioteca satisface las demandas específicas de los usuarios,
en lo que a materias se refiere.
l' Algunos usuarios no localizarán el material que desean no porque no esté
disponible en la biblioteca, sino porque ellos no saben encontrarlo. Por tan-
to deberán incrementarse el número y efectividad de ayudas para la locali-
zación de materiales, tales como señalización, formación de usuarios, etc.
Esta medición tiene relación con la anterior -porcentaje de títulos localiza-
dos- por lo que deben ser analizadas paralelamente.
Otras posibilidades de aplicación del indicador: Determinar el porcentaje
de materias localizadas de forma separada para los distintos tipos de usua-
rios.
Identificar secciones de la colección donde existen materias que no se en-
cuentran.

6.2.3.4.Porcentaje de localización por hojeo

Concepto: Muchos usuarios dedican su tiempo a hojear en la colección de la
biblioteca. Entendemos por hojear el ir mirando entre la colección de la bi-
blioteca buscando algo de interés para el usuario. Lo que tenemos presente
en esta medición es el número de usuarios que encuentran algo mientras
que hojean comparado con el número total de usuarios que hojean.
Los datos necesarios para producir este indicador son el número de usua-
rios que encuentran algo y el número total de los que hojearon. Estos datos
se deben obtener a partir de una encuesta hecha a los usuarios en un perío- -
do determinado.
Fórmula:Número de usuarios que hojean y encuentran algo dividido por el
número total de personas que hojearon. El resultado se multiplica por cien
para producir el porcentaje.
....-

102 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

EJEMPLO

De las 200 personas que completaron la encuesta, 164 indican que hojearon los
materiales durante su visita a la biblioteca, 120 de los cuales localizaron algo. El nú-
mero 120 -usuarios que encuentran algo- se divide por 164 -número de personas
que hojearon-, lo que da 0.73. Se multiplica por cien para obtener el porcentaje, de
dond~ resulta que el tanto por ciento de localización por hojeo es del 73%.
Análisis y uso de datos: Este indicador da información del grado en que la
colección de la biblioteca satisface las demandas específicas de los usuarios.
Algunos usuarios no localizarán el material que desean no porque no esté
disponible en la biblioteca, sino porque no han sabido encontrado. Por tan-
to deberán incrementarse el número y efectividad de ayudas para la locali-
zación de materiales, tales como señalización, formación de usuarios, etc.
Otras posibilidades de aplicación del indicador:Saber qué otras cosas hacen
los usuarios en la biblioteca (estudiar, fotocopiar...).

6.2.3.5. Velocidad de suministro

Concepto: Entenderemos por velocidad de suministro el tiempo que tarda

la biblioteca en conseguir un documento, pedido por un usuario, que no for-
ma parte en ese momento de la colección. Solamente tendremos presente
aquellos documentos que, finalmente, se suministraron al usuario. Los no
suministrados no se cuentan para producir este indicador aunque pueden
ser objeto de otro indicador.
Fórmula:Para calcular la velocidad de suministro la biblioteca puede contar
con un fichero en el que constan los datos de todos los documentos pedidos
con la fecha en que se pidieron y cuando el documento se recibe se hace
constar la fecha de recepción. Después, se calcula el número de dias que ha
tardado en recibirse cada pedido (restando la fecha de recepción de la de
petición). Con estos datos, al terminar el año la biblioteca tendrá un fichero
en el que constará el número de dias que han tardado en recibirse cada uno
de los pedidos.
A partir de este fichero (que al estar todos los pedidos es la población) se
puede elegir una muestra aleatoria de n pedidos y después calcular la me-
diana de esta muestra. El resultado del cálculo de la mediana será el tiempo
mediano que tarda la biblioteca en suministrar los documentos.
Otra forma de averiguar la velocidad de suministro sería recurrir al cálculo
de la mediana de valores agrupados (apartado 1.1.1.5), para lo cual tendría-
mos que construir una tabla donde se recogen el número de pedidos que se
corresponden con cada intervalo de tiempo y siguiendo este apartado y su
ejemplo se puede realizar el cálculo del tiempo mediano de suministro de
documentos.
Análisis y uso de datos: Nótese que hemos medido la velocidad de suminis-
tro hasta que la biblioteca recibe el documento, no hasta que lo tiene el
 -\~ I

Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 103

usuario en mano. Para calcular esto tendríamos que sumar, a la velocidad de

suministro, el tiempo que todavía tarda en estar el documento a disposición
del usuario.
Otras posibilidades de aplicacióndel indicador:Las posibilidades que los in-
dicadores ofrecen son muy amplias y están en relación con los conocimientos
estadísticos que se posean. Por ejemplo, en este caso podemos suponer que
las bibliotecas universitarias de la Universidad A tienen una velocidad de su-
ministro en días de (22,31,34,35,32,43,23,24) y las de la Universidad B
(15, 23, 24, 15, 19, 20, 19, 20). Estas muestras podrían someterse a una prue-
ba de hipótesis para ver si hay diferencias significativas entre los tiempos de
suministro de las bibliotecas universitarias de estas dos Universidades. En ca-
so de ql,leexistieran diferencias significativas las bibliotecas de la Universidad
que tienen más velocidad deberian de ser estudiadas por las de la Universi-
dad que tardan más tiempo en suministrar los documentos, para ver cual es la
razón de que las bibliotecas de la otra Universidad sean más eficaces en este
aspecto.

6.2.3.6. Media ponderada por horas de apertura semanales

Concepto: Este indicador no sirve simplemente para reflejar la media de

horas que un centro está abierto por semana. Sino que en lugar de dar este
resultado como un indicador, lo podemos someter a un factor de pondera-
ción que lo relacione, por ejemplo, con el tamaño de la colección.
Fórmula:Las medias de horas abiertas por semana, en el periodo determi-
nado, se multiplican por el factor de ponderación, lo que nos da la media de
horas abiertas en función del factor de ponderación (media ponderada).
Luego se suman los resultados de estas medias ponderadas y este total se di-
vide por el sumatorio de los factores de ponderación.
EJEMPLO
Una biblioteca universitaria esta compuesta de una biblioteca general (BG),
una biblioteca de campus (Be), una biblioteca de facultad (BF) y una biblioteca de
un instituto universitario (BI). El número de volumenes de cada una de estas bi-
bliotecas es: 41.000, 22.000,10.000 y 7.000 en 1994. Para calcular el factor de ponde-
ración se ha dividido por mil el número de fondos de cada una, lo que nos da un
factor de ponderación de 41, 22,10 Y7 (véase tabla columna dos). Y tienen en total
una media de horas abiertas por semana en 1994 de 164 (véase tabla columna tres).
Para calcular la media ponderada primero multiplicaremos el factor de ponde-
ración por la media de horas abiertas (resultado en columna cuatro), después reali-
zaremos el sumatorio de estos resultados (3.863) y por último dividiremos el suma-
torio de las horas de apertura en función del factor de ponderación (3.863) entre el
sumatorio del factor de ponderación (80). Lo que nos da una media ponderada de
horas abiertas por semana de 48.3.

--'
 ~ -

104 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

Factor de Horas abierta

ponderación (1994)
BG 41 57 2.337
BC 22 44 968
BF 10 39 390
BI 7 24 168
Totales 80 164 3.863

Esta misma biblioteca universitaria para el año 1995 tiene una colección en ca-
da biblioteca de 40.000, 23.000, 12.000 Y7.000 volúmenes. Para calcular el factor de
ponderación dividimos por mil el número de volúmenes de cada centro, lo que nos
da un factor de ponderación de 40, 23, 12, Y7 (véase tabla). Y tienen en total una
media de horas abiertas por semana para 1995 de 173 (véase tabla).

Factor de Horas abierta

ponderación (1994)
~'
BG 40 50 2.000
BC 23 40 920
BF 12 44 528
I
BI 7 35 245
Totales 82 173 3.693

Para calcular la media ponderada para el año 1995 dividiremos el sumatorio de

las horas de apertura en función del factor de ponderación (3.693) entre el sumato-
rio del factor de ponderación (82), lo que nos da una media ponderada de horas
abiertas por semana para el año 1995 de 45.
Análisis y uso de datos: Como podemos observar viendo las tablas para los
años 1994y 1995, se ha producido un incremento de la media de horas abier-
tas por semana, se ha pasado de 164 a 173 horas, y si tomáramos estos datos
(la media de horas de apertura) como indicador, este habria mejorado. Pero
al poner las horas de apertura en relación con el factor de ponderación para
calcular el indicador vemos que la media ponderada para el año 1994 ha sido
48.3 y para el año 1995nos da 45. Por tanto, si el indicador que utilizamos es
esta media ponderada en la biblioteca universitaria que estamos consideran-
do se ha producido, como muestra el indicador, un empeoramiento.
Obsérvese que el hecho de que este indicador sea peor para 1995 se debe a
que las bibliotecas con mayores fondos (BG y Be) tienen una media de ho-
ras de apertura menor que en 1994, lo que hace que el indicador empeore.
El hecho de que las bibliotecas con menor colección (BF y BI) abran más
horas en 1995 que en el año anterior no sirve para la mejora del indicador,
debido a sus pequeñas colecciones.
 \i
I

Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 105

Como se observa en el ejemplo, al quitades horas abiertas a las colecciones

mayores, la media ponderada por horas de apertura es muy sensible. Si se
tuviera en cuenta sólo la media de horas de apertura, que es un indicador
menos sensible, la visión que obtendríamos de la biblioteca sería distinta.
Esta media ponderada se puede poner en relación con el tamaño de la co-
lección, como acabamos de ver, o con otros aspectos relacionados con el uso
de los puntos de servicio (factores de ponderación que se pueden utilizar
son por ejemplo el espacio, el personal, puestos de lectura, etc.).
lndicadores de ponderación, en los que el factor de ponderación pretende
hacer a estos indicadores más sensible, se pueden utilizar para estudiar otros
aspectos bibliotecarios. Un desarrollo más amplio de lo que puede ser esta
próxima generación de indicadores puede verse en Sumsion y Ward (1995).

6.2.4. Acceso a los materiales

6.2.4.1.Capacidad básica de la biblioteca para suministrar materiales

Para analizar este indicador nos vamos a basar en el seminario impartido por el
profesor Lancaster (1995) en la Universidad de Granada a un grupo de profesores.
Se trata de hacer un estudio sobre la capacidad básica de una biblioteca, es decir
evaluar las posibilidades que tiene la biblioteca de satisfacer las necesidades de los
usuarios con su propia colección. Se excluye, por tanto, el análisis de la capacidad
que tiene una biblioteca de satisfacer demandas apoyándose en los fondos de otros
centros -fuentes externas-.
El estudio pretende abarcar varios objetivos: por un lado, la cobertura de la co-
lección, es decir conocer los materiales poseídos y no poseídos por la biblioteca y de-
terminar cuántos documentos de los que el usuario necesita están en la biblioteca y,
por otro, la disponibilidad de dichos materiales, o sea determinar de los materiales
que posee la biblioteca cuáles están disponibles en el momento de ser demandados.
Para llevar a cabo la evaluación se decide que el mejor método a utilizar es una
simulación. El trabajo se basa en el primer estudio de este tipo realizado por R. H.
Orr et al. (1968) referido a bibliotecas biomédicas, posteriormente llamado
'Document Delivery Test'. Un trabajo de este tipo es una excelente herramienta
para conocer la colección de una biblioteca, aunque quizá tenga más sentido apli-
cado en una biblioteca especializada que en una pública. Téngase en cuenta que
aunque este indicador aparece bajo el epígrafe "Acceso a los materiales", podría
agruparse igualmente en el siguiente "Análisis de la colección", pues se trata de un
estudio de citas y estos aportan bastante información sobre la colección.

6.2.5. Análisis de la colección

6.2.5.1. Encuesta a los usuarios

Para analizar la colección podemos recurrir a una muestra de usuarios y realizar

una encuesta, en función de las preguntas de la encuesta se pueden obtener muchos
datos que nos permiten conocer la colección.
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- .- .....

106 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

Por ejemplo, podemos preguntar por los documentos que han buscado y la bi-
blioteca no poseia (fracaso) y por el número total de documentos buscados.
Después se podrán hacer una serie de cálculos, como el índice de fracaso que tiene
la colección, que calcularemos dividiendo el número de fracasos por el total de bús-
quedas. El resultado se puede muliplicar por cien para producir un porcentaje. Este
cálculo está relacionado con indicadores ya vistos.
En la encuesta se pueden recoger más datos (como materias que fracasan) y po-
der obtener más información sobre la colección.
Es importante, especialmente para las bibliotecas que estén capacitadas, reali-
zar estudios que sean amplios y engloben una serie de indicadores, pues los traba-
jos más amplios dan mejor visión y sugieren más relaciones entre variables que los
indicadores por separado.
Estos estudios amplios desarrollado por personal capacitado permiten además
adaptarse a las características de la biblioteca y realizar la evaluación en función de
sus necesidades.

6.2.5.2. Documentos que circulan y no circulan

Si la biblioteca está en condiciones de obtener un listado tanto de los libros que
circulan como de los que no circulan -para lo cual los centros que estén automati-
zados no deben tener especiales problemas- podrá, con el simple cotejo de estas
dos listas, tener bastantes pistas sobre el comportamiento de la colección. El trata-
miento de estas listas por procesos automáticos puede dar mucha información.

6.2.5.3. Porcentaje de fracasos en la búsqueda sobre catálogo

Para producir este indicador podemos recurrir a una muestra de usuarios y pre-
guntarles por los documentos que han buscado y no han encontrado (fracaso) y por
el número total de documentos buscados. Después habrá que calcular el índice de
fracaso de la búsqueda, que obtendremos dividiendo el número de fracasos por el
total de búsquedas. El resultado se debe muliplicar por cien para producir el por-
centaje. Lógicamente en la encuesta se pueden recoger más datos (como materias
que fracasan) y podemos obtener más información sobre la colección.
Nótese que estamos suponiendo que son fracasos del catálogo o de la colección,
y no del usuario. También se puede construir un indicador para calcular el fracaso
-errores- de los usuarios cuando buscan en el catálogo.

6.2.5.4. Tasa de crecimiento anual

Concepto: Este indicador nos permite conocer la tasa de crecimiento (o de-

crecimiento) que tiene un determinado recurso en la biblioteca durante un
periodo de un año, como puede ser por ejemplo la colección, el presupues-
to, el personal, etc.

...
 "1\

Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 107

Fórmula:Para calcular la tasa de crecimiento habrá que restar el valor de la

variable tamaño de la colección al final del año, del valor de la misma varia-
ble al principio de dicho periodo, con lo que conseguimos saber el diferen-
cial efectivo de la variable en el periodo considerado. El resultado de esta
resta habrá que dividirlo por el valor de la variable al principio del periodo.
TC- VF-VP
VP
donde:
TC es la tasa de crecimiento.
VF es el valor de la variable al final del periodo determinado.
VP es el valor de la variable al principio del periodo determinado.
El resultado puede multiplicarse por cien para expresarlo, si se desea, de
forma porcentual.

EJEMPLO
Una biblioteca cuenta con una colección de 258.373 volúmenes. Un año antes
contaba con un fondo de 220.075 volúmenes y desea conocer la tasa de creci-
miento que ha tenido durante este periodo. Para ello tendrá que restar el núme-
ro de volúmenes con que contaba al final del periodo considerado (258.373), del
número de volumenes con que contaba al principio (220.075), el resultado es
38.298. Después tendrá que dividir este resultado por el número de volúmenes
que tenía la colección al principio (220.075) lo que nos da 0.17, que es su tasa de
crecimiento para este periodo. Si lo pasamos a tanto por ciento tendremos que
durante el año considerado la biblioteca ha tenido una tasa de crecimiento del
17%.
Análisis y uso de datos: Aunque este indicador está en el apartado de
Análisis de la Colección, nótese que se puede aplicar a todos los casos en
que se quiera conocer la tasa de crecimiento de cualquier actividad.
Hay que tener en cuenta que cuando una biblioteca desea conocer las tasas
de actividad (crecimiento o decrecimiento) en la colección o en los ingresos
económicos, debe aplicar el indicador de tasa de crecimiento. En ocasiones
este indicador se ha calculado averiguando la proporción que supone el ta-
maño final de la colección respecto del tamaño inicial, en lugar de la pro- l'
porción del diferencial respecto del valor inicial.
Este indicador podrá ser comparado con estándares internacionales o na-
cionales que puedan existir de tasa de crecimiento.
Otras posibilidades de aplicación del indicador:Esta fórmula la hemos utili-
zado para calcular la tasa de crecimiento, pero también nos puede servir pa-
ra conocer el número de volúmenes que tenemos que adquirir si queremos
mantener una tasa de crecimiento determinada. Para realizar este cálculo
tan sólo tenemos que aplicar la fórmula:
'r¡!I

108 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

VP= (VP' Te) + VP

VP= VP(TC+ 1)

en este caso la incógnita sería el valor final (VP) en lugar de la tasa de creci-
miento, que es conocida.

6.2.6. Sección de referencia

6.2.6.1. Transacciones de referencia per cápita

Concepto: Esta medición relaciona la cantidad de transacciones del servicio

de referencia con la población a la que principalmente sirve la biblioteca.
Para que una transacción de referencia sea contabilizada en esta medición ( I
se necesita que el personal referencista intervenga. Por tanto, las demandas
de información que los usuarios resuelven por sí mismos no se contabilizan
aquí.
Fórmula:Número anual de transaccionesde referencia (TR) divididopor la
población (P) de la jurisdicción (TR/P).
EJEMPLO
I
Una biblioteca con un número anual de transacciones de referencia de 10.325 el I
último año sirve a una población de 8.246 habitantes. Sus transacciones en referen-
cia per cápita son de 1.25 para ese año.
\
Análisis y uso de datos: Hay que tener presente que este indicador repre-
senta sólo el uso del servicio de referencia (carácter cuantitativo), no la pre-
cisión de dicho servicio. Esta medición refleja el grado en que una bibliote-
ca es usada por su comunidad como un servicio de información.
Otras posibilidades de aplicación del indicador: Determinar por separado
las referencias en periodos vacacionales.
Calcular el promedio de tiempo invertido en cada transacción de referencia.
El tiempo empleado puesto en relación con los costos de referencia nos
puede producir un indicador sobre el costo de las preguntas de referencia.

6.2.6.2. Porcentaje de transacciones de referencia finalizadas

Concepto: Esta medición representa la proporción de transacciones de re-

ferencia finalizadas con relación al total de transacciones formuladas en un
determinado período. Se expresa como un porcentaje y se basa en una
muestra de transacciones de referencia.
Los datos para producir este indicador son el número de transacciones de
referencia y el número de transacciones de referencia resueltas. Decidir si
una transacción de referencia está resuelta corresponde al bibliotecario.
 \'
Capítulo 6: lndicadores para la evaluación y toma de decisiones en bibliotecas 109

Las transacciones de referencia pueden ser: resueltas, redireccionadas

(enviadas a otro centro), no resueltas y direccionales (de orientación o
guía). Estas últimas no se tienen en cuenta para la producción de este in-
dicador.
Fórmula: Número de transacciones de referencia finalizadas (TF) dividido
por el número total de transacciones de referencia (TF/TR). Multiplicar el
resultado por 100 para obtener el porcentaje de referencia resuelto.
EJEMPLO
El número total de transacciones de referencia realizadas fue de 1.973, de estas
1.492 constituyen el número de transacciones de referencia resueltas. La división de
las resueltas entre las totales da 0.76, multiplicamos por 100 para producir el por-
centaje y obtenemos el 76% de transacciones de referencia resueltas.
Análisis y uso de datos: Esta medición permite observar el grado en que el
servicio de referencia resuelve satisfactoriamente las necesidades de los
usuarios. Este indicador debe ser interpretado dentro del contexto de los
objetivos de la biblioteca que lo obtuvo. El porcentaje de refencia resuelto
presupone la exactitud de las transacciones consideradas como resueltas. La
verificación de esta exactitud determinada por medidas objetivas y/o la per-
cepción de los usuarios requiere el uso del apartado siguiente.
Otras posibilidades de aplicación del indicador:Determinar desde el punto
de vista del usuario, mediante encuestas, si las transacciones de referencia
fueron resueltas o no.
Determinar el porcentaje de transacciones resueltas que son correctas.
Determinar el porcentaje de transacciones redireccionadas a otros centros y fi

las no resueltas.
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6.2.7. Costos I
I

6.2.7.1.De catalogación I
Concepto: El costo de catalogación es el dinero total que le cuesta a la bi-
blioteca el proceso de catalogación.
Fórmula:Para calcular el costo total de catalogación tenemos que saber el
tiempo total que emplea la biblioteca en catalogar en un periodo determina-
do (un año) y el costo en pesetas de una unidad (una hora). Después habrá
que multiplicar el tiempo total por el coste en pesetas de la unidad elegida.

EJEMPLO

Una biblioteca dedica 220 horas al proceso de catalogación en un periodo de-

terminado (un año) y el coste de una hora de catalogación para ese centro es de
1.973 ptas. Por tanto el costo de catalogación es 434.060 ptas en el periodo conside-
rado.
 --
110 Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y documentación

6.2.7.2. Por título catalogado

Concepto: Este indicador nos informa de lo que le cuesta en pesetas a una

biblioteca cada título que cataloga.
Fórmula: Para calcular el costo por título catalogado hay que dividir los cos-
tos de catalogación (el indicador visto antes) por el número total de títulos
catalogados, ambos para un periodo determinado.

EJEMPLO

Una biblioteca tiene unos costos de catalogación de 2.854.430 en un año y cata-

loga en ese periodo 1.994 documentos. Luego el costo de catalogación por título es
de 1.432ptas.

6.2.7.3. Por préstamo

Concepto: Este indicador mide lo que le cuesta a la biblioteca cada présta-

mo que realiza. Para calcular este indicador se necesita conocer el total de
gastos (netos) y el total de préstamos (en este total se pueden incluir todo
tipo de préstamos, sean en sala, a domicilio...).
Fórmula: Para calcular este indicador tenemos que dividir el total de gastos
(netos) entre el total de préstamos.

EJEMPLO
Una biblioteca tiene unos gastos netos de 6.454.330 y un total de préstamos de
12.365. Luego el costo por préstamo es de 522 ptas.
Análisis y uso de datos: Como podemos ver, algunos indicadores no son
muy representativos de la actividad de la biblioteca. Por ejemplo, en este
caso podemos pensar que una biblioteca hace más cosas además de prestar,
como referencia..., por eso cada biblioteca tendrá que adaptar la evaluación
a las necesidades y objetivos que ese centro se marque.
Otras posibilidades de aplicación para todos los indicadores de costos: Los
análisis de costos y de costos-beneficios son fundamentales para saber cuan-
tos recursos (dinero, tiempo de personal...) utiliza la biblioteca para dar el
servicio. Y una vez conocidos estos costos ver si se pueden aminorar, o si
con los mismos recursos se pueden ofrecer más servicios.
Hay que tener presente que la biblioteca produce un beneficio social que es
dificil de cuantificar, pero esto no quita, y más en nuestro país donde estos
temas parecen tabú, para que las bibliotecas necesiten conocer mejor los
costos que tienen y los resultados que producen.
Aquí sólo hemos incluido algunos indicadores de costos, pero es evidente
que se pueden aplicar a todos los servicios de la biblioteca (costos de re-
ferencia, de adquisiciones, etc.).

......