GRUAS INGHER

CODIGO: SST P-07

NIT 900954348-6
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PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN
ELABORADO 06/Mar/2019

1 OBJETIVO

Dar a conocer los mecanismos de comunicación entre el nivel directivo,

trabajadores, contratistas, subcontratistas y partes interesadas de GRUAS
INGHER SAS., en lo relacionado con las áreas, procesos y/o actividades de la
organización.

2 ALCANCE

Las disposiciones de este documento involucran al nivel directivo, a todos los

trabajadores que prestan sus servicios de forma directa o indirecta a GRUAS
INGHER SAS., y a las partes interesadas.

3 DESARROLLO

3.1 RESPONSABLES

La documentación, aplicación y actualización de este procedimiento estará a cargo

del nivel directivo de la empresa y del área de SST.

3.2 REFERENCIAS

 Decreto 1072 de 2015

3.3 DEFINICIONES

Canal: Medio por el cual se transmite el mensaje.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto y normalmente se
encuentran por fuera de la organización.
Comunicación: Es el proceso que permite dar a conocer la información de
manera lógica, clara y oportuna entre un emisor y uno o varios receptores, ya sea
en forma oral, escrita o cualquier otro medio, con la finalidad de que exista
retroalimentación entre todos los colaboradores de la empresa.
Comunicación externa: Aquella que no sea interna. Estas comunicaciones
incluyen quejas, reclamos etc., con carácter del Sistema de Gestión SST.
Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a las áreas de los cuales consta la organización.
Emisor: Persona quien envía el mensaje.
SST: Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad.
Nivel Directivo: Conformado por la gerencia, jefes de proyectos y jefe de planta.
Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño de una
organización.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

3.4 CONDICIONES GENERALES

La comunicación se logra cuando se identifican diferentes etapas que permiten

transmitir y recibir información clara, veraz y oportuna en todos los niveles de
GRUAS INGHER SAS., y partes interesadas.

El formato F-08, Tarjeta de Observación, es una herramienta que permite una

comunicación eficaz tanto interna como externa. Estos registros están sujetos a
seguimiento dentro del sistema de gestión SST.

3.5 COMUNICACIÓN INTERNA

3.5.1 Comunicación ascendente o hacia arriba

Es la comunicación que se origina de los trabajadores o personas bajo el control

de la organización hacia la gerencia.

Esta comunicación permite la participación de todas las personas bajo el control

de la empresa.

La gerencia recibe esta información, la analiza y genera la respuesta pertinente.

3.5.2 Comunicación descendente o hacia abajo

Es aquella comunicación que se genera en la gerencia y se dirige hacia los

trabajadores o personas bajo el control de la empresa.

Mediante esta comunicación, la gerencia transmite a todo el personal la

información que considere pertinente y esté relacionada con el SG-SST. Esta
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comunicación también se puede utilizar como medio de consulta por parte de la

Gerencia.

3.5.3 Comunicación horizontal

Comunicación que se realiza entre áreas o departamentos de la empresa, sin

importar el nivel jerárquico.

3.5.4 Canales de comunicación interna

Los canales de comunicación interna que se utilizan son los siguientes:

 Correos electrónicos,
 Servicio postal o correo ordinario,
 Actas de reunión,
 Informes,
 Cartas,
 Oficios,
 Circulares,
 Memorandos,
 Buzón
 Notas internas,
 Publicaciones,
 Carteleras,
 Reuniones, y
 Slides o diapositivas, que se presentan en pantalla de computador.

3.5.5 ¿Qué se comunica?

La información que se comunica a las personas pertinentes es la relacionada con

el SG-SST, por ejemplo:

 Resultados de auditoria internas y externas,

 Resultado de reuniones,
 Desempeño de la empresa en SST,
 Mejoras relacionadas con el sistema de gestión SST,
 Seguimiento a objetivos y metas,
 Políticas en SST,
 Estadísticas,
 Investigación de incidentes,
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 Lecciones aprendidas,
 Quejas, opiniones o sugerencias relacionadas con SST.
 Información relativa a Peligros riesgos y controles

La información se debe transmitir al personal pertinente, a más tardar una semana

después de originada, salvo los requerimientos legales.

3.6 COMUNICACIÓN EXTERNA

Es aquella comunicación que se mantiene entre GRUAS INGHER SAS, y partes

interesadas externas, clientes o clientes potenciales.

La empresa ha decidido no comunicar externamente información acerca de los

aspectos ambientales significativos para la organización a excepción que lo exijan
para algún trámite especifico y GRUAS INGHER SAS tenga a bien comunicar.

3.6.1 Recepción y respuesta

Toda comunicación externa en físico relacionada con el sistema de gestión SST,

se hará llegar a esta área. Esta área proyectará la respuesta junto con los
soportes necesarios y archivará tanto el requerimiento como la respuesta en la AZ
que diera lugar. Las comunicaciones electrónicas guardaran y se podrá evidenciar
el recibido como la respuesta, si diera lugar.

3.6.2 Canales de comunicación externa

Los canales de comunicación externos utilizados por GRUAS INGHER SAS., son
los siguientes:

 Correos electrónicos,
 Servicio postal o correo ordinario,
 Informes,
 Cartas,
 Oficios,
 Circulares,
 Publicaciones, y
 Reuniones.

4 REGISTROS

Tarjeta de Observación

5 ANEXOS
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No aplica.

6 MODIFICACIONES

Versión Fecha Cambio realizado

1 06/03/2019 Elaboracion de documento.

KAREN FLOREZ CRISTIAN PIZA WILMER HERNANDEZ

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Especialista S.O Cordinador logistica y Gerente

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