REPÚBLICA DE COLOMBIA

GOBERNACION DEPARTAMENTO DEL META

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA SECRETARIA DE HACIENDA

OFICINA PRODUCTORA Gerencia de Contaduría CÓDIGO OFICINA 14100

PROCESO

RETENCIÓN EN
DISPOSICIÓN FINAL
AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

14100.20 LIBROS CONTABLES PRINCIPALES

14100.20.01 Libro Diario Papel 2 8 X
“El Libro Diario presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las
Libro Diario. operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad”. Régimen de Contaduría Pública [En
línea]. Bogotá: 2014. Pág. 48.
Tiempo mínimo de retención 10 años, según el Artículo 28, Ley 962 de 2005. La Disposición Final es Eliminación de
acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva.

14100.20 LIBROS CONTABLES PRINCIPALES

14100.20.02 Libro Mayor Papel 2 8 X X
Libro mayor “El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la
estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las
cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes”. Régimen de
Contaduría Pública [En línea]. Bogotá: 2014. Pág. 48.
El Tiempo mínimo de retención 10 años según Artículo 28, Ley 962 de 2005. La Disposición Final es Conservación
total
Posee valores de carácter funcional, sumarial y de importancia colectiva. Y su digitalización de acuerdo al
procedimiento establecido en la memoria descriptiva y se conserva de manera permanente en ambos soportes.

14100.26 COMPROBANTES CONTABLES

14100.26.01 Comprobantes de Contabilidad General Papel 2 18 X
Comprobante de Contabilidad General Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales de la administración

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA ASESOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Villavicencio, 28 de enero de 2021

AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
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departamental.
El tiempo de retención para los comprobantes contables de egreso en la entidad es de 20 años, contados a partir del
31 de diciembre del período contable al cual corresponda. Su información se registra en los libros de contabilidad
correspondientes. No genera ningún valor secundario. Se procede a Eliminación de acuerdo al procedimiento
existente en la memoria descriptiva.

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14100.33 DERECHOS DE PETICION

Papel 4 6 X
Derecho de Petición El derecho de petición es el que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades y obtener de ellos
Respuesta Derecho de Petición una pronta resolución sobre lo solicitado. Una vez cumplidos los tiempos de retención contados a partir del momento
en que se notifica la respuesta al ciudadano. Se realiza selección así: Seleccionar el 10% por cada año de los
derechos de petición de interés general, es decir que a partir de una solicitud individual se resuelvan necesidades de
la ciudadanía y que refiera sobre actividades misionales del Departamento del Meta.
Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición de interés colectivo, es decir que resuelvan las
necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades
campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en
condición de discapacidad.
-Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición que expresen quejas, reclamos o denuncias sobre la
prestación del servicio por parte de la entidad, una dependencia o un funcionario.
- Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición que implique la expresión de derechos mínimos vitales
expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500
de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.
- Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición que implique la expresión de los derechos
fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. La selección se conservará en su
soporte original en papel.

14100.49 INFORMES
14100.49.01 Informes a Entidades del Estado Papel 4 6 X X
Solicitud de información El documento consolida toda la información de las diferentes dependencias de acuerdo a los requerimientos de los
Informe a Entidades del Estado entes de control. Una vez cumplidos los tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central, que cuentan a
partir de la finalización de la vigencia. Conservar totalmente como evidencia del cumplimiento de las funciones y de la

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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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normatividad establecida. Ley 594 de 2000, Decreto 460 de 2012, Se recomienda su digitalización, de acuerdo al
procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización y la conservación permanente en
ambos soportes.

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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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14100.49 INFORMES
14100.49.20 Informes de Gestión Papel 4 6 X X
Solicitud de Información Informe anual de la administración, genera valores secundaros de carácter histórico, cultural. Se sugiere su
Informe de Gestión conservación total una vez cumplidos los tiempos de retención que se cuentan a partir del cierre del periodo
constitucional. Ley 594 de 2000, Decreto 460 de 2012 . Se recomienda su digitalización, de acuerdo al procedimiento
establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización y la conservación permanente en ambos soportes.

14100.51 LIBROS CONTABLES AUXILIARES

Papel 2 8 X X
Libro contable auxiliar “Los libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las
transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los
documentos soporte”. Régimen de Contaduría Pública [En línea]. Bogotá: 2014. Pág. 49.
Por ser una subserie de carácter dispositivo, de actividades y misional se establece su conservación total y
digitalización para de acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva y se conserva permanente en
ambos formatos en concordancia con lo establecido por la Ley 594 de 2000 Art.19, parágrafo 2.

14100.94 ESTADOS FINANCIEROS

14100.94.01 Estados Financieros de Propósito Especial Papel 2 8 X X
Balance Inicial. Estados Financieros de Propósito Especial. “Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas
Estados Financieros de Períodos Intermedios. de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por
Estados de Costos. suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones”. Decreto 2649 de 1993. Artículo 24 .En concordancia
Estado de Inventarios. con la Ley 962 de 2005 Art. 28 y 86; Decreto 460 de 2012 del Departamento del Meta Art. 3, Núm. 3.5.5.
Estados Financieros Extraordinarios. Tiempo mínimo de retención 10 años, la Disposición Finales la Conservación Total. Posee valores de documento de

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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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Estados de Liquidación. origen, de carácter funcional, sumarial, de información exclusiva, de importancia colectiva y coyuntural. Se digitaliza
de acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva y la conservación permanente en ambos
soportes.

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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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14100.94 ESTADOS FINANCIEROS

14100.94.02 Estados Financieros de Propósito General Papel 2 8 X X
Balance General. "Son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo
Estado de Resultados. principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos
Estado de Cambios en el Patrimonio. favorables de fondos". Decreto 2649 de 1993. Artículo 21.
Estado de Cambios en la Situación Financiera. En concordancia con la Ley 962 de 2005 Art. 28 y 86; Decreto 460 de 2012 del Departamento del Meta Art. 3, Núm.
Estado de Flujos de Efectivo. 3.5.5.
Estados Financieros Consolidados. Por ser una serie de carácter informativo, dispositivo y misional se establece digitalización para su consulta y el
tiempo mínimo de retención 10 años, la Disposición Finales la Conservación Total. Posee valores de documento de
origen, de carácter funcional, sumarial, de información exclusiva, de importancia colectiva y coyuntural. Se digitaliza
de acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva y la conservación permanente en ambos
soportes.

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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR