REPÚBLICA DE COLOMBIA

GOBERNACION DEPARTAMENTO DEL META

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA DESPACHO DEL GOBERNADOR

OFICINA PRODUCTORA Oficina para la Educación Superior CÓDIGO OFICINA 10003

PROCESO

RETENCIÓN EN
DISPOSICIÓN FINAL
AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

10003.02 ACTAS
10003.02.01 Actas de Comité Técnico Papel 4 6 X X
Convocatoria a reunión Corresponden a las Actas de reunión que se desarrollan en la dependencia, en ella se registran las decisiones que
Acta Comité Técnico evidencian el cumplimiento de las funciones. Se considera su conservación total como testimonio histórico. Ley 594
Registro de Asistencia de 2000 , los tiempos de retención cuentan a partir de la finalización de la vigencia. Se recomienda su digitalización,
de acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización, para la conservación
permanente en ambos soportes.

10003.02 ACTAS
10003.02.21 Actas de Comité Departamental de Educación Superior Papel 4 6 X X
Convocatoria a reunión Con el propósito de fortalecer la educación técnica, tecnológica, profesional y posgrados, las decisiones que se
Acta de comité Departamental de Educación Superior toman al interior de este comité son de obligatorio cumplimiento. Generan valor secundario de carácter legal, cultural,
Registro de Asistencia se sugiere su conservación total cumplidos los tiempos de retención contados a partir de la finalización de la vigencia.
Decreto 460 de 2012, decreto 0132 de 2016, Ordenanza 246 de 1997. Se recomienda su digitalización, de acuerdo al
procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización, para la conservación permanente
en ambos soportes.

10003.02 ACTAS
10003.02.27 Actas de Comité Operativo Instituciones Educación Papel
4 6 X X
Superior
Convocatoria a reunión Corresponden a las Acta de reunión que se desarrollan en ejecución de convenios, alianzas y demás actividades con
Acta de Comité Operativo Instituciones de educación superior. Se considera su conservación total como testimonio histórico. Su tiempo de
Registro de Asistencia retención se cuenta a partir de la finalización de la vigencia. Se recomienda su digitalización, de acuerdo al
procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización, para la conservación permanente
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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

en ambos soportes.

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AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

10003.02 ACTAS
10003.02.45 Actas de Junta Administradora Papel 4 6 X X
Convocatoria a reunión Corresponden a las actas de reunión junta administrador a FSES, en ella se registra las decisiones que evidencian el
Acta Junta Administradora cumplimiento de la función de este órgano de dirección del FSES. Se considera su conservación total como
Registro de Asistencia testimonio histórico. Su tiempo de retención se cuenta a partir de la finalización de la vigencia. Se recomienda su
digitalización, de acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización, para la
conservación permanente en ambos soportes.

10003.23 CIRCULARES
10003.23.01 Circulares Informativas Papel 2 3 X
Circular Informativa Documento de carácter informativo, cumplidos los tiempos de retención contados a partir de la finalización de la
vigencia, se pueden eliminar, de acuerdo al procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo
“eliminación” No generan valor secundario.

HISTORIALES CRÉDITOS PARA LA EDUCACIÓN

10003.31
SUPERIOR
10003.31.05 Historiales Crédito para Educación Superior Técnica,
Tecnológica, Profesional Universitaria
Formulario interactivo de solicitud de crédito nuevo
- Fotocopia del documento de identidad del deudor
- Fotocopia de una factura de servicio público
- Fotocopia del Acta o Diploma de Bachiller
- Original del Resultado del ICFES
- Certificado de notas, si es estudiante de educación
Papel
2 8 X
Con el fin de fortalecer la educación técnica, tecnológica, profesional y posgrados, se diseñan programas de crédito,
se crean los expedientes por alumnos en Historias Crédito para Educación Superior, técnica, Tecnológica,
Profesional Universitario Una vez cumplidos los tiempos de retención que cuentan a partir de la expedición del paz y
salvo del estudiante, se realizará una selección del 100% anual de los créditos cuyos beneficiarios haya obtenido
algún reconocimiento en su programa. El 100% anual de los beneficiarios que sean reconocidos como víctimas del
conflicto, el 20% aleatorio por cada año de los créditos restantes. La selección se conservará en su soporte original

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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
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superior
- Constancia de matrícula o el recibo de pago de
matrícula original
- Consignación Gobernación del Meta-FES Centrales
de Riesgo (deudor)
- Constancias de años de estudios anteriores
- Certificado de desplazado, negritudes, minorías o
madre cabeza de familia
- Certificado de Fuerza Mayor (Traslado de domicilio o
residencia)
- Fotocopia del Certificado Electoral
- Fotocopia de libreta Militar, si es hombre
- Oficio de sostenimiento
- Soportes de Oficios de costo de sostenimiento
en papel.
- Reportes de no tener reporte negativo en centrales de
riesgo
- Reporte de no ser beneficiario de otros créditos
- Reporte de no ser deudor o codeudor moroso del
FES
- Requisitos del Codeudor o deudor solidario
- pagaré
- Carta de Compromiso
- Recibo de pago semestral del seguro de vida
- Certificación de estado activo de la cuenta bancaria
- Soporte de desembolso
- Formulario de renovación
- Constancia de matrícula o recibo de pago
- Certificado de notas
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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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HISTORIALES CRÉDITOS PARA LA EDUCACIÓN

10003.31
SUPERIOR
10003.31.06 Historiales Crédito para Educación Superior Papel
2 8 X
Especialización
Formulario interactivo de solicitud de crédito nuevo Con el fin de fortalecer la educación superior especializada, se crean los expedientes por alumnos en Historias
- Fotocopia del documento de identidad del deudor Crédito para Educación Superior Especializada, Una vez cumplidos los tiempos de retención que cuentan a partir de
- Fotocopia de una factura de servicio público la expedición de la paz y salvo del estudiante, se diseñan programas de crédito se realizará una selección del 100%
- Fotocopia ampliada de la Visa si el país de estudio la anual de los créditos cuyos beneficiarios haya obtenido algún reconocimiento en su programa. El 100% anual de los
exige (Estudio en el exterior) beneficiarios que sean reconocidos como víctimas del conflicto, el 20% aleatorio por cada año de los créditos
- Certificado de estudio de pregrado con promedio de restantes. La selección se conservara en su soporte original en papel
carrera mínimo de tres puntos seis (3.6).
- Constancia de matrícula o el recibo de pago de
matrícula original en
un establecimiento de educación superior
- Presentar programa de estudios a realizar expedido
por el centro docente
internacional (traducido al español) indicando fecha de
iniciación y
terminación del programa académico; anexando los
costos por período y los costos totales. (Estudio en el
extranjero)
- Fotocopia del acta de grado o del diploma
universitario.
- Constancias de años de estudios en una institución
aprobada con sede
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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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DISPOSICIÓN FINAL
AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

en el Departamento del Meta

- Fotocopia del certificado electoral, si votó en las
elecciones anteriores
- Fotocopia de la libreta militar
- Oficio indicando los costos de sostenimiento,
anexando soportes
- Consignación en la cuenta bancaria de la
Gobernación del Meta – FES, de las centrales de
riesgo
- No presentar reportes negativos en Centrales de
Información
- No ser beneficiario de otro crédito educativo con
entidades del sector público, de orden Nacional,
Departamental o Municipal
- Fotocopia cedula del codeudor
- Codeudor debe tener domicilio y residencia en
Colombia
- El codeudor no debe estar reportado en
negativamente en las centrales de riesgo

HISTORIALES CRÉDITOS PARA LA EDUCACIÓN

10003.31
SUPERIOR
10003.31.07 Historiales Crédito para Educación Superior Maestrías Papel
2 8 X
y Doctorados
Formulario inscripción Con el fin de fortalecer la educación superior se diseñan programas de crédito Maestrías y Doctorados, se crean los
- Hoja de vida del Aspirante expedientes por alumnos en Historias Crédito para Educación Superior Maestrías y Doctorados, Una vez cumplidos
- Fotocopia de la cedula de ciudadanía, ampliada 150% los tiempos de retención que cuentan a partir de la expedición de la paz y salvo del estudiante, se realizará una

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DISPOSICIÓN FINAL
AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

- Fotocopia actas de grado y diplomas que acrediten

estudios, Certificación o Constancia de terminación
académica
- Certificado de notas o promedio ponderado de 3.7 de
Pregrado o Postgrado, según sea el caso
- Propuesta de investigación en el área estratégica
seleccionada
- Certificación o constancia de la oficina responsable selección del 100% anual de los créditos cuyos beneficiarios haya obtenido algún reconocimiento en su programa. El
en la universidad en la que adelantara el programa 100% anual de los beneficiarios que sean reconocidos como víctimas del conflicto, el 20% aleatorio por cada año de
- Constancias de años de estudios los créditos restantes. La selección se conservará en su soporte original en papel.
- Valoración y certificados de premios o
reconocimientos (opcional)
- Fotocopia cedula del codeudor
- Codeudor debe tener domicilio y residencia en
Colombia
- El codeudor no debe estar reportado negativamente
en las centrales de riesgo

HISTORIALES CRÉDITOS PARA LA EDUCACIÓN

10003.31
SUPERIOR
10003.31.08 Historiales Crédito para la Educación Superior Jóvenes Papel
2 8 X
Investigadores
Formulario inscripción Con el fin de fortalecer la educación superior se diseñan programas de crédito para Jóvenes Investigadores, se
- Hoja de vida del Aspirante crean los expedientes por alumnos en Historias Crédito para Educación Jóvenes Investigadores, Una vez cumplidos
- Fotocopia de la cedula de ciudadanía, ampliada 150% los tiempos de retención que cuentan a partir de la expedición de la paz y salvo del estudiante, se realizará una
- Fotocopia actas de grado y diplomas que acrediten selección del 100% anual de los créditos cuyos beneficiarios haya obtenido algún reconocimiento en su programa. El
estudios, Certificación o Constancia de terminación 100% anual de los beneficiarios que sean reconocidos como víctimas del conflicto, el 20% aleatorio por cada año de

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AC: ARCHIVO CENTAL AG: ARCHIVO DE GESTIÓN CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN D: DIGITALIZAR
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RETENCIÓN EN
DISPOSICIÓN FINAL
AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

académica
- Certificado de notas o promedio ponderado de 3.4 de
Pregrado mínimo
- Aval institucional o certificación del grupo de
investigación
- Constancias de años de estudios
- Ensayo de motivación, donde el aspirante indique las
razones por las cuales se postuló
los créditos restantes. La selección se conservará en su soporte original en papel.
- Certificados de premios o reconocimientos (opcional)
- Carta que certifique la aceptación a participar de la
convocatoria
- Fotocopia cedula del codeudor
- Codeudor debe tener domicilio y residencia en
Colombia
- El codeudor no debe estar reportado en
negativamente en las centrales de riesgo

10003.33 DERECHOS DE PETICIÓN

Papel 4 6 X
Derecho de Petición El derecho de petición es el que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades y obtener de ellos
Respuesta Derecho de Petición una pronta resolución sobre lo solicitado. Una vez cumplidos los tiempos de retención contados a partir del momento
en que se notifica la respuesta al ciudadano. Se realiza selección así: Seleccionar el 10% por cada año de los
derechos de petición de interés general, es decir que a partir de una solicitud individual se resuelvan necesidades de
la ciudadanía y que refiera sobre actividades misionales del Departamento del Meta.
Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición de interés colectivo, es decir que resuelvan las
necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades

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DISPOSICIÓN FINAL
AÑOS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE O PROCEDIMIENTO
FORMATO
AG AC CT E S D

campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en

condición de discapacidad.
-Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición que expresen quejas, reclamos o denuncias sobre la
prestación del servicio por parte de la entidad, una dependencia o un funcionario.
- Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición que implique la expresión de derechos mínimos vitales
expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500
de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.
- Seleccionar el 10% por cada año de los derechos de petición que implique la expresión de los derechos
fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.
La selección se conservará en su soporte original en papel.

10003.49 INFORMES
10003.49.01 Informes a Entidades del Estado Papel 4 6 X X
Solicitud de información El documento consolida toda la información de las diferentes dependencias de acuerdo a los requerimientos de los
Informe a Entidades del Estado entes de control. Una vez cumplidos los tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central, que cuentan a
partir de la finalización de la vigencia. Conservar totalmente como evidencia del cumplimiento de las funciones y de la
normatividad establecida. Ley 594 de 2000, Decreto 460 de 2012, Se recomienda su digitalización, de acuerdo al
procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización, para la conservación permanente
en ambos soportes.

10003.49 INFORMES
10003.49.04 Informes Asesorías Técnicas Papel 4 6 X
Solicitud de la Asesoría Técnica Se trata de asesorías que se hacen a los diferentes municipios y entidades del departamento en lo relacionado con el
Acta de Asesoría Técnica tema. Cumplidos los tiempos de retención contados a partir de finalización de la vigencia, se sugiere su conservación

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FORMATO
AG AC CT E S D

Informe de Asesoría Técnica

total en su soporte original como evidencia del cumplimiento de las funciones. Decreto 460 de 2012.
Registros Asistencia Técnica

10003.49 INFORMES
10003.49.20 Informes de Gestión Papel 4 6 X X
Solicitud de Información Informe anual de la administración, genera valores secundaros de carácter histórico, cultural. Se sugiere su
Informe de Gestión conservación total una vez cumplidos los tiempos de retención que se cuentan a partir del cierre del periodo
constitucional. Ley 594 de 2000, Decreto 460 de 2012. Se recomienda su digitalización, de acuerdo con el
procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo Digitalización y su conservación permanente en
ambos soportes.

10003.79 RESOLUCIONES
Papel 4 16 X X
Resolución Acto administrativo que fija políticas y directrices que conllevan al buen desarrollo de la política de gobierno,
cumplidos los tiempos de retención que se cuentan en a partir de la finalización de la vigencia, se sugiere su
conservación total, genera valores secundarios de carácter histórico, jurídico y cultural.
Se recomienda un tiempo mínimo de veinte (20) años con el fin de demostrar la fuerza ejecutoria, responder a
posibles recursos que se interponga y realizar consultas referentes a las decisiones y actos ejecutados por las
administraciones anteriores. Los tiempos de retención empiezan a contar a partir de la perdida de vigencia del acto
administrativo.
Se recomienda su digitalización, de acuerdo con el procedimiento establecido en la memoria descriptiva en el capítulo
Digitalización, para la conservación permanente en ambos soportes.

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