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Pasos Básicos para la creación de un Cronograma en MS Project 2010

Method · February 2014

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Paul Hernández-Romero
Lincoln Institute of Land Policy
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 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

PASOS BÁSICOS PARA LA CREACIÓN DE UN CRONOGRAMA

EN MS-PROJECT 2010
 TABLA DE CONTENIDO

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: ................................................................................................................................................................... 3

CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO: ............................................................................................................................................. 3
OPCIONES DE PROJECT: ..................................................................................................................................................................................... 6
CREACIÓN DE UN NUEVO CALENDARIO: ......................................................................................................................................................... 7
CAMBIAR LAS VISTAS .........................................................................................................................................................................................10
TAREAS:................................................................................................................................................................................................................... 11
INSERTAR UNA TAREA ENTRE TAREAS EXISTENTES ................................................................................................................................... 16
RELACIONES ENTRE TAREAS: ...........................................................................................................................................................................18
RECURSOS: ........................................................................................................................................................................................................... 21
DAR FORMATO AL CRONOGRAMA: ..................................................................................................................................................................23

Primavera 2020
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RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

1.- Comprender el objetivo general y el alcance del proyecto.

2.- Preparar una lista de tareas principales.
3.- Dividir las tareas más detalladas (EDT/WBS).
4.- Relacionar tareas detalladas.
5.- Obtener toda la información que se necesita para asignar tiempo.
6.- Establecer limitaciones de tiempo.
7.- Conocer la disponibilidad de los recursos.
8.- Asignar los recursos disponibles a tareas individuales.
9.- Asignar costos a las tareas.
10.- Integrar la información al proyecto en un plan.

CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO

1.- Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Nuevo.

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2.- Asegúrese de que esté seleccionado proyecto en blanco y haga clic en Crear en el panel derecho.

3.- En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.

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4.- Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto: Para programar un proyecto a partir
de la fecha de inicio, haga clic en fecha de inicio del proyecto en el cuadro programar a partir de y, a continuación,
seleccione la fecha de inicio en el cuadro Fecha de inicio. Para programar un proyecto a partir de la fecha de
finalización, haga clic en Fecha de finalización del proyecto en el cuadro programar a partir de y, a continuación,
seleccione la fecha de finalización en el cuadro Fecha de finalización.

5.- Configuración de entorno de trabajo: Menú de Archivo, Opciones

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 OPCIONES DE PROJECT

Opciones Generales

Configuración general de
Cambio del modo .que se muestra calendarios y cálculos.
el contenido de MS Project en la
pantalla. pantalla.
Configuración general de
corrección y formatos,
Establecimiento de preferencia de
idiomas. pantalla.

pantalla. Personalizar el modo para

guardar proyectos.
Personalizar opciones avanzadas
pantalla. pantalla.

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CREACIÓN DE UN NUEVO CALENDARIO

1.-Cinta de opciones, Proyecto, Propiedades, Cambiar tiempo de trabajo.

2.-El panel Leyenda identifica el periodo laborable, no laborable, horas laborables, horas laborables
modificadas, días de excepción, y semana laborables.

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3.-En el cuadro de lista Para calendario: Existen otros calendarios.

4.-En el botón Crear calendario: Crear un calendario personalizado.

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Para Asignar un calendario personalizado a tu proyecto: botón derecho del mouse sobre el diagrama de Gantt,
damos clic en periodo no laborable

En el menú escala temporal nos vamos a calendario y elija el calendario personalizado creado.

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CAMBIAR LAS VISTAS

1.- Haga clic en la ficha Vista, Existen varias vistas de tareas

2.- Haga clic en Más Vistas en la parte inferior del menú.

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TAREAS

Agregar una tarea a una lista de tareas:

1.- En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2.- En un campo de Nombre de tarea vacío, escriba un nombre de tarea y presione ENTRAR.

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Puede completar la información de la tarea, ya sea digitándola directamente en los diferentes espacios que tiene la
tarea; para el resto de información puede también dar doble click sobre la tarea o presionar el botón
Información,

Apareciendo una menú adicional con varios tabuladores

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La primera es la pestaña General, en ella se encuentra el nombre, duración (si es solo estimativa marcar la casilla
denominada “Estimada”, el porcentaje completado 0% sin avance, 100% es terminada), la Prioridad de la tarea,
modo de programación (manual o automático), fechas en las que inicia y termina, si se mostrará la escala de
tiempo, si se oculta la barra y si es Resumida.

La siguiente pestaña es Predecesoras, se tendrá información de que tarea antecede y el tipo de relación (si debe
terminar la otra para esta empezar, si empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de
diferencia).

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La siguiente pestaña contiene la asignación de recursos.

La pestaña Avanzado, se muestra cómo se puede delimitar la tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla
(death line), el tipo de restricción y una fecha de esta, qué calendario se utiliza, un código del EDT (Estructura de
Desglose de Trabajo), el método del valor acumulado, si es hito (0 días, son tareas referenciales).

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A continuación está la pestaña de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la tarea.

Por último, está el de Campos Personalizados, en el cuál se puede ingresar los datos de campos que se deseen
adicionar a las tareas:

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INSERTAR UNA TAREA ENTRE TAREAS EXISTENTES

1.- Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca una nueva tarea.

2.- En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.
3.- Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.

ESQUEMAS

Crear tareas de resumen y sub tareas Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear
tareas de resumen y sub tareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin
sangría y las sub tareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen
también puede ser una sub tarea de otra tarea superior.

1. En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como sub tarea
o anular la sangría como tarea de resumen.

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2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, haga clic en aplicar sangría para aplicar la sangría a la tarea, de
modo que se convierta en una subtarea.

Si uno presiona el botón Auto programar de la barra de herramientas, las fechas se llenan automáticamente.

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En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gant, mismo que refleja el plazo en el que una tarea
se realiza en el tiempo. Las que aparecen en negro son las tareas padres (Paquetes de trabajo o entregables) o de
agrupación, las azules y/o rojas las tareas hijas (Actividades o tareas).

RELACIONES ENTRE TAREAS

Se puede seleccionar y presionar el botón que asemeja una cadena en el área Programación:

1.- Para relacionar dos tareas, se tiene la relación Fin – Comienzo, de manera que la una comience una vez finalizada
la otra (FC en inglés FS)

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O se puede escribir en el atributo “Predecesores” el número de la tarea (parte izquierda) que debe terminar
antes, en este caso la Número 2: En el diagrama de Gantt se verá representada la relación

Otro tipo de relación es:

2.- Comienzo - Comienzo (CC en inglés SS), es decir que la una inicie cuando la otra inicia, para ello puede crearse
la relación FC y cambiar editando los predecesores ya sea en la ventana con información o escribiendo en el
atributo. Por ejemplo si queremos que la Actividad 3 inicie cuando inicia la Actividad 2, podemos ingresar a los datos
de la Actividad 3 e incluir la predecesora:

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Por ejemplo: si queremos que la Actividad 3 inicie cuando inicia la Actividad 2.

3.- Para crear una relación Fin – Fin, en que la una deba terminar cuando la otra termine (FF)

Por ejemplo: si queremos que la Actividad 3 Termine cuando termine la Actividad 2.

Por último:

4.- Relación de Comienzo – Fin (CF en inglés SF) en la que la actividad debe terminar cuando la otra comience,

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Por ejemplo: si queremos que la Actividad 3 Termine cuando comience la Actividad 2

RECURSOS

A cada tarea se pueden asociar recursos.

Estos recursos se pueden crear manualmente en la pestaña de vista en la opción de la barra de herramientas hoja
recursos.

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Ir a pestaña recursos, seleccionar agregar recurso y dentro de ella recurso de trabajo

A los recursos podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, grupo, capacidad, tasa por hora (costo
por hora), tasa de hora extra (costo de hora extra), tipo (trabajo, material, costo), etc,

Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo: pestaña vista en la barra de herramientas hoja de
recursos

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Ir a pestaña recursos, seleccionar agregar recurso y dentro de ella recurso de trabajo o costo según sea el
caso

Para asignarlos se puede ir al Diagrama Gantt o al Gantt de Seguimiento y en el atributo recursos se los
selecciona por cada actividad

DAR FORMATO AL CRONOGRAMA

Formato en la lista de Tareas: en la pestaña de tarea hay diferentes botones para dar formato a la lista de
tareas

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 Formato en diagrama de Gantt: Clic derecho en el menú de cuadrícula…

Dentro del menú cuadrícula podrá cambien el tipo de línea y el color para dar formato personalizado de las
diferentes líneas que podrás visualizar en el diagrama de Gantt.

IMPORTANTE:
Seguimiento y Control:

Una vez establecido el Plan inicial este debe implantarse. Esto aplica realizar el trabajo de acuerdo al Plan y
controlar el trabajo de modo que el alcance del proyecto se logre dentro del presupuesto., tiempo y con la
plena satisfacción del cliente.

En esta etapa, el proceso de administración del proyecto implica medir el avance real y compararlo con el
avance programado de manera regular y oportuna, y aplicar acciones correctivas de inmediato en caso
necesario.

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