Curso-Taller

MS PROJECT 2013-2016
Prof. Ing° Adm. CIP Paul Martin Villacorta Chávez
Mg Ed. MBA PMP® PM4R® ISO®21500 SDI® MOS®
Paul.Villacorta@pmi.org.pe / ingpaulvillacorta.blogspot.pe
TEMARIO SESIÓN 1
Entorno del software MS Project.

Creación del Proyecto.

Crear la EDT con la aplicación WBS Chart Pro.

Crear el Cronograma inicial del proyecto:

• Diagrama de Gantt / Barras
• Diagrama de Hitos
• Diagrama Pert / Red
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 1
 Plan del taller – Tiempos y Costos

Planificación Ejecución Control Cierre

MS Project - Acta de Constitución del Proyecto
Integración Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Control Integrado de Cambios
1.-Creación de un proyecto,
1.2 Creación de un Calendario,
5.1 Actualización de avance en el cronograma
6.2.- Cambio en el alcance, tiempo y Costos

Alcance WBS Chart Pro - Creación de un EDT 2.- 2.1 Actualización desde MS project )

MS Project (3.- Identificación de actividades, 3.1 Importación desde WBS Chart Pro,
Tiempo 3.2 Establecer la secuencia de las actividades 3.3.- Estimación de recursos,
3.4.- Estimación de duración, 3.5.- Creación de Dependencias,3.6.- Creación de Cronograma )

Costo MS Project - Estimación de Costos

Elaboración del Presupuesto
4.1 Uso de recursos del tipo Costo

3.3.2 Información de recursos

RRHH MS Project - Plan de Recursos Humanos
7.1 Reportes de Planificación - RRHH

Comunicación MS Project - Informar el rendimiento 7.2 Reportes de Seguimiento

El entorno de MS Project
Office Project Professional 2010, en adelante “MS Project” presenta la siguiente interfaz
para realizar un cronograma de proyecto el cual puede incorporarse en nuestros planes
de gestión de proyecto.
 El entorno de MS Project

Los menús y barras de herramientas clásicos han sido reemplazados por la cinta de
opciones, de gran ayuda para encontrar fácilmente todos los comandos que el usuario va
necesitando para completar una tarea. Esta cinta es customizable de acuerdo a las
necesidades del usuario.
El entorno de MS Project

QAT (Quick Access Toolbar) Barra de Acceso

Rápido

Reemplaza toda la barra de herramientas de

las versiones anteriores. Permite un acceso
rápido a comandos mas usados.

View Shortcuts (Acceso a Vistas)

Permite el acceso rápido a vistas Uso de tarea,
Hoja de recursos, Diagrama Gantt, Organizador
de equipo
Zoom Slider
Permite hacer Zoom a la escala de tiempo.
 Creación del Proyecto

En MS Project hay 3 formas para crear un proyecto:

Desde una plantilla:

Desde un proyecto:

En Blanco:
 Información del proyecto

Práctica Ingreso
de información
del Proyecto
Definir Fecha del Proyecto

Práctica Ingreso de información del Proyecto II

Definir el calendario

El Calendario:
• Determina los días de trabajo para las tareas y los recursos
humanos
• Se define horas, días laborables y los días feriados
• Es el calendario base para el proyecto
Demostración
• Configuración general
• Creación de un calendario

Práctica Creación del

Calendario
Modificar el Calendario
Consideración para la instalación (WBS Chart pro)

• Instalar previamente MS Office 2013-2016

• Seguir la instalación estándar
• Funciona con MS Project 2013-2016
• Automáticamente se integra con MS Project
Entorno del WBS Chart Pro
Vistas en WBS Chart Pro
• Se tiene 7 opciones
• Con los botones de la barra de herramientas se cambia de una
vista a otra
• Con los botones de la barra de herramientas se trabaja
sobre los entregables para mejorar la presentación
Organización del EDT

• Se tiene 9 formas de organizar el contenido de cada una de las ramas, a fin

de hacer más entendible el EDT
• Para ello se usa los botones:
TEMARIO SESIÓN 2
Crear la Programación del Proyecto.

Utilizar tipos de secuenciamiento para actividades.

Crear, Modificar estimación de duración del proyecto y ruta crítica.

Modificar el Cronograma inicial del proyecto:

• Diagrama de Gantt / Barras
• Diagrama de Hitos
• Diagrama Pert / Red
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 2

Trabajo

Materiales
 Plan del taller – Tiempos y Costos

Planificación Ejecución Control Cierre

MS Project - Acta de Constitución del Proyecto
Integración Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Control Integrado de Cambios
1.-Creación de un proyecto,
1.2 Creación de un Calendario,
5.1 Actualización de avance en el cronograma
6.2.- Cambio en el alcance, tiempo y Costos

Alcance WBS Chart Pro - Creación de un EDT 2.- 2.1 Actualización desde MS project )

MS Project (3.- Identificación de actividades, 3.1 Importación desde WBS Chart Pro,
Tiempo 3.2 Establecer la secuencia de las actividades 3.3.- Estimación de recursos,
3.4.- Estimación de duración, 3.5.- Creación de Dependencias,3.6.- Creación de Cronograma )

Costo MS Project - Estimación de Costos

Elaboración del Presupuesto
4.1 Uso de recursos del tipo Costo

3.3.2 Información de recursos

RRHH MS Project - Plan de Recursos Humanos
7.1 Reportes de Planificación - RRHH

Comunicación MS Project - Informar el rendimiento 7.2 Reportes de Seguimiento

Modificando la Red

La ruta crítica es un conjunto de tareas que controla las fechas de comienzo y fin
calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye
también el proyecto.

Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto.

De manera predeterminada, Microsoft Office Project sólo muestra una única ruta crítica
general, que es la única que controla la fecha de fin del proyecto. Puede definir el plan
de forma que se incluya también una ruta crítica adicional para cada red independiente o
para cada conjunto de tareas. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de
cada uno de los sub proyectos de un proyecto dividido en varias fases.
Creando la Red

Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como los

recursos asignados a cada tarea crítica será capaz de identificar las tareas que
pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de este modo, saber si el
proyecto terminará en la fecha prevista.

Si es importante que el proyecto termine en la fecha prevista, preste especial

atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a esas tareas.
De estos elementos dependerá que el proyecto termine puntualmente.
Ingreso de tareas e hitos

• Seleccione toda la fila del paquete de trabajo

• Luego:
• Utilice el botón derecho del mouse, opción nueva tarea
• Ingrese el nombre de la tarea
• Si hay mas tareas/hitos, seleccione toda la fila de la tarea
• Ordene la lista según el orden de ejecución
• Seleccione toda la fila de la tarea
• Utilizando el mouse, ubique la posición de la tarea

• Demostración
Práctica Ingreso de tareas e hitos
Secuenciamiento (Esquema) de tareas

• Empezando desde el nivel 1, establecer el orden de entrega de los

Entregables y paquetes de trabajo,
• Luego:
• Con el uso de los botones:
• Seleccione toda la fila del paquete de trabajo
• Ubique el entregable en donde corresponda
• Repita hasta secuenciar todos los entregables

• Demostración
Práctica Secuenciamiento de tareas
Práctica Secuenciamiento de tareas, forma 1, forma 2 y 3
 Creación de dependencias
Tipo de Relaciones o Dependencias

Dependencias Vista Gantt Descripción Ejemplos

Decorar las paredes de un aula no puede
comenzar hasta que finalice la actividad de Pintar
La tarea (B) no las paredes de un aula
Fin a
puede comenzar
comienzo
hasta que finalice Colocar el yeso en el techo de ambientes de
(FC)
la tarea (A). oficinas no puede comenzar hasta que finalice la
Instalación de las conducciones de aire
acondicionado

La tarea (B) no
Comienzo a puede comenzar El Preparar y formar al personal para los puestos
comienzo hasta que de una empresa no puede comenzar hasta que
(CC) comience la tarea comience la contratación de personal
(A).
 Creación de dependencias
Tipo de Relaciones o Dependencias

Dependencias Vista Gantt Descripción Ejemplos

El alquiler de herramientas e instrumentales
La tarea (B) no propios a una empresa de suministros
Fin a fin puede finalizar industriales (cortacéspedes, etc) no puede
(FF) hasta que finalice finalizar hasta que finalice la realización de las
la tarea (A). obras de jardinería de una urbanización

El Montaje de equipos y PCs de un centro de

cómputo no puede finalizar hasta que comience
la autorización del uso de licencias de equipos y
La tarea (B) no
PCs
Comienzo a puede finalizar
fin hasta que
El seguimiento de la satisfacción de los clientes
(CF) comience la tarea
en un proyecto de homologación para la calidad
(A)
según normas ISO no puede finalizar hasta que
comience y tenga lugar la auditoria por un
organismo autorizado
 Demostración
•En Menú Ver - Diagrama de Gantt
•Forma 1:
• Seleccione la fila entera de la tarea predecesora
• Seleccione la fila entera de la tarea sucesora
• Presione el botón:
Demostración – Adelantos - Atrasos
TEMARIO SESIÓN 3

Creación y Estimación de Recursos

Nivelación de Recursos

Creación y Estimación de Costos

Crear la Línea Base de Costos (Presupuesto y Curva S).

Tipo de Tareas
Tarea unidades fijas: sirve cuando el trabajo de los recursos está definido para cierto número de
unidades asignadas. Ejemplo: Es necesario plantar un árbol, una persona necesita dos horas para
realizar el trabajo. Si se adiciona un recurso la duración será calculada y tomará menor tiempo.

Tarea duración fijas: La duración de la tarea no depende de la cantidad de recursos. Ejemplo:

Para una reunión de comité semanal, la duración de la misma no depende de la cantidad de
personas que asistan al comité.

Tarea Trabajo fijo: Es válida para tareas en las que se trata de mantener fijo el volumen del
trabajo sin que cambie su duración; lo que se intenta es mantener constante el esfuerzo.

Duración = Esfuerzo o trabajo requerido (Trabajo)

Recursos asignados a la tarea (Unidades)

En una: Si se revisan las unidades Si se revisa la duración Si se revisa el trabajo

Se vuelve a calcular la Se vuelve a calcular el Se vuelve a calcular la

Tarea de unidades fijas
duración. trabajo. duración.
Se vuelve a calcular la Se vuelven a calcular las Se vuelve a calcular la
Tarea de trabajo fijo.
duración. unidades. duración.
Se vuelve a calcular el Se vuelve a calcular el Se vuelven a calcular las
Tarea de duración fija
trabajo. trabajo. unidades.
 Ejemplos: Trabajo Fijo

• Se tiene una tarea de duración inicial de 10 días y un recurso asignado al 100%

con 8 horas de trabajo diario:
• T= DxR =10 días x 8 (hr/día) = 80 hr trabajo
Ejemplos: Duración Fija

• En el caso que una tarea sea ejecutada en un tiempo que no se

puede modificar la duración, se usa el tipo de tarea de
DURACIÓN FIJA. Se tiene un recurso asignado al 100%, por
consiguiente el trabajo de 80 hr.
• T= DxR =10 días x 8 (hr/día) = 80 hr trabajo
Tipo de Tareas: Condicionado por el esfuerzo
Programación condicionada por el esfuerzo: método predeterminado de
programación de Project. La duración de una tarea disminuye o aumenta a
medida que se agregan o quitan recursos de una tarea, mientras que la
cantidad de esfuerzo necesaria para completar dicha tarea permanece sin
cambios. y es el valor predeterminado que usa Project cuando se asignan
recursos a las tareas.

Aunque la programación condicionada por el esfuerzo puede funcionar en la

mayoría de los escenarios, a veces se desea cambiar este comportamiento para
reflejar con más exactitud lo que ocurre en una tarea particular cuando se
agregan o se quitan recursos. Por ejemplo, puede ver el aumento de trabajo
total cuando agrega más personas a una tarea determinada.
 Estimación de recursos y Tiempo

En Ms Project podemos utilizar los recursos:

Trabajo

Materiales

Costo
*Presupuesto
Ingreso de recursos
• Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver – Hoja de Recursos
• Ingrese los recursos que va a utilizar
• Demostración

Práctica Ingreso de recursos

Ingresar los recursos

• Consideraciones:
Identificar el tipo de recursos a utilizar:
Trabajo
Material
Costo
Disponibilidad del recurso en el periodo de ejecución de la
tarea.
Los recursos asignados son suficientes para finalizar la
tarea de acuerdo a los estimados realizados.
Uso del calendario de un recurso

Indica y controla la
disponibilidad del recurso
Tiene mayor precedencia
que el calendario del
proyecto.
Estimación de recursos y Tiempo

Formula de programación:

Duracion × Unidades = Trabajo

Duracion es el número de días útiles para finalizar la tarea.

Unidades es la cantidad en horas hombre de recursos a utilizar
por día.
Trabajo es el total de horas hombre que se requiere para
finalizar la tarea.
 Creación del Cronograma – Nivelación de recursos

Disponibilidad y uso de los recursos

El valor del campo trabajo se calcula según la formula:

Trabajo= Duracion × Unidades de asignación

La unidades libres (horas) para asignar se calcula según la formula:

Disponibilidad Restante = Disponibilidad total − Trabajo

Histograma
Elaboración del Presupuesto
Relación Costo – Tiempo :
Como se registra la estimación de
Costos en MS Project
Costo Método
Costos variables en función al
costo unitario del recurso
Ingresando un monto en el
Estimación campo Costo fijo
Utilizando un recurso tipo costo,
asignando el monto a la
actividad.
Demostración – Creación del Presupuesto Base

• Uso de la vista Uso de tareas

• Menú Ver – Uso de tareas
• Ubicarse en el entregable principal del proyecto
• En la parte derecha, botón derecho, solo habilitar la opción Costos
• Establecer apropiadamente la escala de tiempo para la información

Práctica Creación de Presupuesto Base

 Seguimiento de la ejecución

Formula usada para calcular % avance:

Duración Actual
Porcentaje (%) Completo = --------------------------------- × 100
(Duración Actual + Duración restante)
Consideraciones para la actualización del avance del
proyecto
Una estrategia de actualización debe cumplir con ser:

Regular y consistente
Disponible, relevante
Comunicado al equipo de proyecto.
Que evite conflictos
Permita proyectar la fecha de finalización de las tareas y
del proyecto.
Con el nivel de detalle requerido
Línea Base en Ms Project

Como se usa:
Registra la estimación y el esfuerzo que se debe realizar,
incluyendo:
Recursos
Costos
Linea de Tiempo
Verificar el desempeño real versus el desempeño esperado.
En Ms Project se puede registrar hasta 11 lineas base.
Demostración de Línea Base
•Como registrar una línea base
•Menú Herramientas – Seguimiento – Guardar Línea de Base
•Como ver la línea base
•Menú Ver – Diagrama de Gantt
•Luego, menú Ver – Tabla – Mas tablas – Línea Base
 Demostración de Línea Base
•Como Actualizar una línea base
•Realizar los cambios necesarios
•Menú Herramientas – Seguimiento
– Guardar Línea de Base

Práctica Registro de Línea

Base

Práctica Ver la Línea Base

Práctica Actualizar la Línea

Base
Diagrama de GANTT detallado

Para realizar esta acción Siga estos pasos:

Mostrar la ruta crítica de todas las tareas En el menú Ver, haga clic
en Más vistas, en Gantt detallado y luego en Aplicar.
Información de la Ruta Crítica – Formato de cuadros
Barra Diagrama de Red
Seguimiento de la ejecución:
Seguimiento de Costos de la ejecución:

1 Asegurese de tener una linea base

2 Recolecte informacíón de Costos reales de la ejecución :

a. Materiales, Pago de personal y otros recursos
utilizados que impactaron en costos.
b. Gastos incurridos

3 Ingrese la información en MS Project

4 Revise el pronóstico de costos de lo que falta

Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.
5
Actualización de Costos – Tabla de Costos

Práctica Actualización de Costos

Información de Proyecto
GANTT de Seguimiento
Discusión: Impacto en el cronograma
cuando se reduce Costo y Duración
Triple Restricción

Reducción de costo =
1 Generalmente el tiempo
(duración) se incrementa y
usualmente el alcance se reduce.
ALCANCE Y CALIDAD
2 Reducción de la Duración = Por lo
general el Costo se incrementa y
el alcance se reduce

Práctica Revisión de Variaciones

TEMARIO SESIÓN 4

Creación de Informes y Reportes de Seguimiento.

Creación del Escenario de Gestión de Valor Ganado

Evaluación Final.
Reportes

• Existen seis categorías de informes disponibles:

• Generales
• Actividades Actuales
• Costos
• Asignaciones
• Carga de Trabajo
• Personalizados
• Informes respecto al ambiente gráfico de MS Project para informes, aplicando copias de
información como tablas Excel y también utilizando el botón:
el cual hace una copia gráfica del diagrama que se visualiza en pantalla

Práctica Reportes
Reportes
Reporte para el plan de RRHH
• El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los
recursos asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo
asignado. Para generarlo
• Haga doble clic Informes – Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos
Humanos y Fechas
• Demostración

Práctica Reportes Manuales – Plan de Recursos

Reporte de Presupuesto
• El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto
ordenadas por costo total. El informe refleja los costos reales, el costo
previsto (programado), la variación, el costo fijo, el metodo de acumulación
y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para
crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente:
• Haga doble clic en Costos
• Haga doble clic en Presupuesto
• Demostración

Práctica Reportes Manuales – Plan de Recursos

Reporte de Valor Ganado

Práctica Reportes Valor Ganado

Reporte de Valor Ganado

Práctica Reportes Valor Ganado

¡Gracias por su atención!
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