PARALELO CLASES DE DOCUMENTACION

APRENDIZ:

MERCEDES ELOISA MIRANDA VECINO

BARRANCABERMEJA

2022
 1. DESARROLLO
1.1 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos constituyen escritos, información registrada o contenida en

cualquier forma o medio utilizado, también encontramos que los documentos
de archivo se clasifican según la función que cumplen, el principal objetivo
radica en la rápida, oportuna y efectiva localización de la información que
contiene. Se considera que el documento por su estructuración es un medio
de comunicación, información y conocimiento así de tal manera que su
mayor caracterización lo conforman en las siguientes dimensiones. Su
soporte físico o material el mensaje e información que conlleva y la facultad
intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento, se pueden identificar en
dos clases de documentos. Documentos de archivo y documentos
electrónicos.

CLASES DE DEFINICION DIFERENCIAS USOS

DOCUMENTOS

Los documentos de archivo Material conservado en un Constata lacomprobación del

nacen debido a los procesos soporte físicodeterminado desarrollo de unaactuación
administrativos. por ellugar donde se administrativa.
encuentre toda la
información producida por Permite la comunicación a
Parte importante de los
unaentidad pública o otros órganos administrativos
DOCUMENTO DE documentos de archivo son privada. Su valor o aterceros interesados.
ARCHIVO sus valores documentales probatorio se midepor
mismos que tienen una las Consta la comprobación del
estrecha relación, con la características de desarrollo de unaactuación
teoría del ciclo vital estos autenticidad, entre ellas la administrativa.
valores denominados firma.
primarios y secundarios se
El registro seencuentra en un
deben identificar durante una
medio de información es
valoración documental que se accesible mediante la
da en el archivo de escritura manual y se
concentración mantiene en papel.

El contenido es inseparable
de su medio o soporte.

El valor documentalse puede

determinar por su
autenticidad, entre ellas por
la firma.
 Es el conjuntode la Toda la información
información generada, enviada,recibida,
generada, enviada, almacenada, o
recibida, almacenada acumulada por medio
por una organización electrónico,su contenido
pública o privada por puedeser separado de su
medio magnético, los soporte original, para ser
DOCUMENTO cuales pueden hacer transferido a otros, su
ELECTRONICO parte a su vez del autenticidad depende del
archivo de gestión, hardware ysoftware en el
archivo central cual fue creado, y este solo
archivo histórico. se podrámantener si se
conserva en su estructura
original.
El registro seencuentra en
un medio cuya información
es accesible mediante la
escritura manual y se
mantiene en papel.
Permite fácil acceso a la
información.
Controla el exceso a la
información por niveles de
seguridad y
conservación alargo plazo.
También se encuentran
documentos electrónicos de
archivo
qu
ecumplen su acción durante
todo el ciclo vital,
documental, comoson los
archivos: de gestión, central
e histórico.
Su diseño y creación se
realiza en la mayoría de los
casos para ser
interpretados visualmente
 2. SERIES, TIPS DOCUMENTALES, VALORACIONDOCUMENTAL Y DISIPOSICION FINAL.

SERIES Y TIPOS VALORACION DISPOSICION FINAL

DOCUMENTALES DOCUMENTAL

Estas se conservan
porque allí se plasman
ADMINISTRACIÓN principales decisiones
que cambian el rumbo
de la empresa. Por eso el
TIPO
valor adm, fiscal, legal y
contable
ACTAS

Tienen valor
contable,
administrativo,
LIBROS
técnico, legal y
CONTABLES
fiscal, se
conservan porqueson
un requerimiento de
las entidades de
control.

Son unidades
documentales
complejas, en su interior
HISTORIAS hay afiliaciones a
LABORALES seguridad social,
memorandos contratos
ascensos entre otros, por
ellotiene valores de todo
tipo administrativo,
fiscales, legales, etc.

Contiene información, de
INFORMES valor administrativo,
jurídico legal, fiscal y
contable, por cuanto
informan los estados de
la empresa.

Se conservan en gestión
por 6 meses y dirigen a
SERIE COMERCIAL
archivo central pro dos
años y solo se soporta
en medio magnético.