PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

La clave para que un evento tenga éxito es la planificación, que debe realizarse con la anticipación debida para poder manejar los imponderables
que pudieran presentarse.

El primer paso del proceso es decidir qué evento se va a realizar, si es académico, de promoción, de
integración o gastronómico. Establecer fecha, hora, local, hacer una lista de los invitados, cursar las
invitaciones, ver el menú y bebidas que se va a servir, el programa de actividades, etc.

Para empezar la organización tomar en cuenta dos aspectos: Los elementos técnicos y el equipo humano.

ELEMENTOS TÉCNICOS:
Modelos
Mesa principal Filmadora
Equipo de iluminación Cámara fotográfica Castillos (fuegos artificiales)
Equipo de sonido Vídeos Documentos solicitando permiso para el
Cabinas de traducción simultánea Implementos deportivos: Balones, inflador, evento
Ventiladores reloj, Decoración
Aire acondicionado cronómetro, silbato Calzado
Fotocopiadora Cosméticos Joyas
Computadora Grupo electrógeno Ropa
Útiles de oficina Arreglos florales Trofeos
Mesas Volantes Pasarela
Sillas Afiches Proscenio
Carpetas Invitaciones Estrado
Bancas Dípticos Pizarra
Triedros o tarecos Trípticos Plumones
Podio o atril Vasos Mota
Diagrama con las ubicaciones Servilletas Reloj
Carpetas con papeles en blanco para tomar apuntes. Azafates Cronómetro
Agua sin gas para la mesa principal Manteles Calendario
Equipos telefónicos Micrófonos Camerinos
Estante para guardar materiales Centros de mesa Movilidad
Extensiones Menú
Enchufes Bebidas
Certificados Brindis
Credenciales Vajila
Programas Carpas
Refrigerio Toldos
Currículo Linternas
Pabellón Nacional Botiquín de primeros auxilios
Banderas Extinguidores
Banderolas Presentes (regalos)
Medallas Proyector
Luces
Globos aerostáticos

EQUIPO HUMANO:

Expositores
Traductores
Intérpretes Secretarias
Maestros de ceremonia Transportistas
Animadores Jurado calificador
Participantes Periodistas
Operador de equipos Choferes
Vigilantes Delegaciones
Auspiciadores Organizadores
Árbitros Utileros
Decoradores Oradores
Candidatos Personal de servicio
Anfitrionas Guardaespaldas
Recepcionistas Coordinador general
Agasajados Chef
Invitados Barman
Estilistas Porristas
Maquilladores Vigilantes
Jugadores
Autoridades
Cocineros
Mozos