INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:
EDGARDO MARCELO VILLANUEVA SOGAMOSO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE INDUSTRIA Y CONSTRUCCIÓN
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MOSQUERA – CUNDINAMARCA
2022
INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO A:
ELVIA DIVIA MOLANO PAMO
INSTRUCTORA SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE INDUSTRIA Y CONSTRUCCIÓN
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MOSQUERA – CUNDINAMARCA
2022
  Introducción

Todas las empresas sin importar que sean grandes o pequeñas, privadas o
públicas, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de
información de todo tipo, incluyendo datos legales, así como información
sobre el funcionamiento interno. Las normas de calidad ISO 9001 y 14001
comprenden la gestión documental como parte del proceso de calidad, pero
no especifican que software debe usarse para implantarse.

Este informe está basado en el proceso de gestión documental el cual fue

establecido por el archivo general de la nación, con el fin de conocer el
manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos.
  Objetivos

 EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA.

La Policía Nacional de Colombia (PNC) es un cuerpo armado de seguridad
pública que en conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza
Aérea) componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de
Colombia. El presidente de la República es el comandante supremo de la
institución y ejerce su autoridad mediante el Ministro de Defensa y el Director
General de la Policía Nacional.
  MISIÓN
La Policía Nacional tendrá como Misión permanente dar cumplimiento a lo
señalado en el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia, que
estipula:

La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a

cargo de la nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas,
y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz
  VISION
La Policía Nacional se consolidará en el 2022 como institución fundamental
para la construcción de un país equitativo y en paz, garante y respetuoso de
los derechos humanos, afianzando la convivencia y seguridad a través del
control del delito, la educación ciudadana, prevención, mediación y articulación
institucional e interinstitucional como ejes centrales del servicio.
  PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS

La Policía Nacional adopta los principios establecidos en el artículo 9º. De la

Resolución 02782 del 150909. Por la cual se derogan las Resolución 05293
del 04 de diciembre de 2008, mediante la cual se fortalece el Sistema Ético
Policial, se incorporan los referentes éticos: Código de Buen Gobierno;
Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Código de
Ética; Imperativos y Directrices Éticas, o demás normas que lo modifiquen,
adicionen o deroguen.
 ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA
NACIONAL

RESOLUCIÓN No 02764 Del 26 de Junio 2008

“Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la

PolicíaNacional y sus políticas de operación”.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales, conferidas en el artículo 8º numeral 2º del

Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006

CONSIDERA: Que se hace necesario expedir las políticas con el fin de

establecer y consolidar el Programa Institucional de Gestión Documental, que
soporte el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Integral
de la Policía Nacional; se diseñen y gestionen los procesos, procedimientos,
actividades y tareas requeridas para efectuar un manejo efectivo y adecuado
de la documentación y registros en la Policía Nacional, que permitan asegurar
el desempeño de la entidad.

Que La Policía Nacional, tiene contemplados como archivos institucionales

los archivos de gestión, los archivos centrales y el Archivo Histórico, lo cual
busca articular la gestión archivística de cada ente administrativo, con las
políticas globales de la administración, en lo referente a la organización,
conservación y administración del patrimonio documental de la entidad.

Que es necesario que la Policía Nacional adopte el Programa de Gestión

Documental, que establezca las políticas y lineamientos para la
racionalización y normalización en la gestión de documentos y el soporte
tecnológico requerido.
  Funciones del Área de Archivo General

Es la Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los

lineamientos en materia de Gestión Documental, administrar y conservar la
documentación de carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple las
siguientes funciones:
 Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo
General.

 Grupo de Administración y Conservación Documental. Es la

Dependencia encargada de proyectar las directrices y lineamientos en
materia archivística acorde con lo establecido por el Archivo General
de la Nación, como ente rector de la función archivística en Colombia
y brindar asesorías en el Proceso de Gestión Documental a las
unidades de nivel país

 Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON. Se

define como la Dependencia encargada de registrar y distribuir la
documentación recibida o salida de las dependencias del complejo de
la Dirección General

 Grupo de Información y Consulta. Esta es la Dependencia

encargada de atender los requerimientos presentados por parte de los
usuarios internos y externos, relacionados con el Acervo Documental
que reposan en el Área de Archivo General

 Grupo Archivo Histórico. Esta es la Dependencia encargada de

aplicar mecanismos que permiten la Conservación de los Acervos
Documentales en el Área de Archivo General, los cuales corresponden
a la Memoria Histórica de la Policía Nacional

 Conservación de Documentos
El proceso de conservación documental consiste en guardar
sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de
Conservación.

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deben cumplir con
las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, seguridad
y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los
documentos.
  Distribución

 Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben

contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la
seguridad de los documentos.

 Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta

el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las 100 relaciones de éstas con las zonas de
custodia, recepción,organización y tratamiento de los documentos.

 El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de

series, y estar dispuestos en forma consecutiva ascendente, de
izquierda a derecha, iniciando arriba hacia abajo.
  Aplicativo GECOP.

El aplicativo GECOP es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de

Contenidos Policiales”, fue implementada con el fin de garantizar la
trazabilidad, consulta, trámite y administración de los documentos producidos
y recibidos al interior por la Institución.
  CONCLUSION DIAGNOSTICO

Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral

en la Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de
Calidad y certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001,
ISO27001 y OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de
sus procesos misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de
lograr una mayor competitividad, automatización de los procesos y eficiencia
en cada uno de los procedimientos asociados que los desarrollan.

La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e

innovación de sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y
eficiente servicio a sus clientes internos y externos.

El cumplimiento de estos objetivos evidenció la necesidad de realizar una

reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques estratégicos