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Guía de Procedimientos para La Liquidación de Proyectos PRC
Guía de Procedimientos para La Liquidación de Proyectos PRC
LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS-PRC
Julio 2012
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GUÍA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE
PROYECTOS-PRC
Relación de Abreviaturas
OE : Organismo Ejecutor
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INTRODUCCIÓN
La administración de los recursos de cada uno de los programas y proyectos debe hacerse en
forma eficiente, efectiva y oportuna, cumpliendo con los requerimientos de orden técnico y legal,
que permita que la ejecución de los mismos demuestre transparencia en todo el proceso desde su
inicio hasta su liquidación final, de forma tal que los recursos otorgados por la CMAN sean
utilizados acorde a los objetivos para los cuales fueron destinados y conlleven a un beneficio real
de las comunidades campesinas, nativas y otros centros poblados afectados por violencia política
registrada en el Perú en el periodo de Mayo de 1980 a noviembre del 2000.
El buen manejo económico de los proyectos, facilitará que éstos sean liquidados con toda la
documentación de soporte que respalda cada una de las fases, optimizando los recursos que se
han otorgado y facilitando la labor de control de la Secretaria Ejecutiva de la CMAN.
La presente guía ha sido elaborada con el propósito de apoyar a los organismos ejecutores
(municipalidades provinciales, distritales, gobiernos regionales) en la liquidación de proyectos del
PRC, cuyo financiamiento es efectuado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos hasta
por un monto máximo de cien mil nuevos soles (S/. 100,000.00)
Debe entenderse que si el costo del PIP excede el monto indicado en el párrafo anterior, éste será
asumido por el Organismo Ejecutor.
I DEFINICIONES:
Es el documento debidamente aprobado que contiene los parámetros según Guía para la
elaboración de perfiles de proyectos y expedientes técnicos de la Secretaría Ejecutiva de
la Comisión Multisectorial de Alto Nivel -CMAN actualizada a Julio 2012.
Documento de trabajo que debe ser legalizado y foliado en todas sus páginas, que servirá para
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registrar las programaciones, requerimiento de materiales y mano de obra, tareos y ocurrencias
diversas durante el periodo de ejecución de la obra. El cuaderno de obra deberá ser llenado por
el ingeniero residente y visado en cada supervisión por el ingeniero supervisor previa anotación
de las deficiencias con recomendaciones de parte del supervisor. Puede contener detalles
gráficos, croquis, referencias a especificaciones y planos. Su periodo de vida útil termina con la
liquidación y entrega de obra. Este documento forma parte del acervo documentario de la CMAN.
Deberá ser foliado y sellado por el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria en cada una de
sus hojas y servirá para registrar la entrada y salida de materiales del proyecto. Este
documento estará bajo responsabilidad del maestro de obra y periódicamente será revisado
por el ingeniero residente y visado por el supervisor.
Este documento deberá ser foliado y sellado por el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria
y servirá para registrar el cumplimiento de la hoja de tareo. También se utilizará para el pago de la
mano de obra (Operario, oficial y peón).
El Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria contará con un (a) Presidente (a), Vicepresidente
(a), Secretario (a), Vocal (a) y Fiscal. De existir una organización de afectados a nivel de la
comunidad, ésta podrá acreditar un representante adicional que tenga la condición de víctima y
que resida en la comunidad.
Documento técnico que reporta el nivel de ejecución y el estado situacional del proyecto
que será presentado mensualmente al supervisor y es elaborado por el Ingeniero Residente.
1.9. SUPERVISOR
Documento público elaborado por los integrantes de la Comisión de Entrega/Recepción que será
suscrito después de la conformidad de la liquidación.
Es una organización autónoma reconocida por resolución de Alcaldía cuya función es elaborar y
presentar la liquidación del Proyecto con el apoyo del Ingeniero Residente o un
especialista liquidador. Tendrá la siguiente estructura:
Es una organización reconocida por Resolución de Alcaldía. Tendrá la función de coordinar las
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acciones para la entrega del proyecto ejecutado al área usuaria, quien se encargará del
mantenimiento del proyecto.
Son las entidades públicas con capacidad de ejecutar proyectos con recursos públicos.
Preferentemente son las municipalidades distritales, en cuyo ámbito se encuentra la comunidad y/o
centro poblado beneficiario del PRC. Pueden ser también las municipalidades provinciales o los
gobiernos regionales.
1.15. VALORIZACIÓN
Documento mediante el cual se considera el presupuesto para los servicios específicos del
proyecto, en función del Clasificador del Gasto Público aprobado para el año fiscal vigente.
1.18. FACTURAS
Se utiliza cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que
tengan derecho al crédito fiscal o cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar
gasto o costo para efecto tributario.
Sustenta la prestación de servicios por parte de una persona natural, profesional técnico. (Por
ejemplo Ingeniero Residente, Ingeniero Supervisor de Proyectos, Maestro de Obra, servicios de
topografía, carpintero, gasfitero, electricista, entre otros.)
Los recibos por Honorarios del Residente y Supervisor de proyectos, debe incluir la información
conforme lo establece el Contrato de Locación de Servicios:
Debe emitirse por todo costo, por tanto, no debe indicar en forma desagregada conceptos como
viáticos pues están incluidos.
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II OBLIGACIONES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
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2.3 OBLIGACIONES DEL RESIDENTE
Esta información deberá ser digitalizada y enviada a las oficinas regionales de la CMAN,
para ser revisada por el especialista técnico, si hubiera observaciones a la información
presentada, éstas deberán ser subsanadas en el plazo de 10 días calendario.
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Con la aprobación de la SE-CMAN, la COMISION elaborará cuatro (04) ejemplares de la
Liquidación Técnica - Financiera de la Obra (1 original y 3 copias), que serán distribuidos de
la siguiente manera:
La Liquidación de Obra ejecutada por la modalidad de Ejecución por Administración Directa será
aprobada por el Organismo Ejecutor mediante Resolución de Alcaldía.
1) CARATULA:
1.1 Nombre del Proyecto, tal como aparece en el Expediente Técnico y en el convenio de
transferencia financiera.
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1.6Ubicación geográfica de la obra
1.7Fecha de Liquidación.
2) ÍNDICE
3) ANTECEDENTES
Para los efectos del proceso de liquidación técnica se deberá completar la información según el
esquema siguiente:
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1.1.7 Maestro de obra
1.1.8 Presupuesto Aprobado
1.1.9 Costo Final de Obra
1.1.10 Plazo de Ejecución Inicial Aprobado
1.1.11 Fecha de Inicio
1.1.12 Fecha de Culminación Programada
1.1.13 Fecha de Culminación Real
1.1.14 Población beneficiaria
1.2 Características Principales de la Obra
1.2.1. Meta Ejecutada
1.2.2. Aspecto Social.
a. Impacto social del proyecto
b. Operatividad de la obra
c. Capacitación realizada
1.2.3. Aspecto Técnico
a. Descripción de la obra ejecutada.
b. Del cronograma de obra
c. Pruebas de calidad de obra
d. De la mano de obra utilizada
1.2.4. Aspectos Administrativos
1.2.5. Aspectos Ambientales
1.3 Conclusiones y Recomendaciones
Determinación del monto final del proyecto.
Conciliar si el monto final del proyecto concuerda con lo presupuestado (precisar
variaciones).
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2.3. Descripción valorizada de la Ejecución física.
* Los parámetros está en concordancia con lo dispuesto en la Resolución de Contraloría Nº
195-88-CG.
Para los efectos del proceso de liquidación financiera se deberá completar la información según
el esquema siguiente:
I. ASPECTOS GENERALES
1.1 Financiamiento del proyecto
1.2 Cofinanciamiento de la Municipalidad
1.3 Monto acumulado desembolsado
1.4 Monto ejecutado
1.5 Saldo disponible
1.6 Presupuesto Analítico de Inicio
1.7 Informe de gastos por rubros totalizados
1.8 Informe de gasto efectuado
1.9 Cuadro de resúmen de pago a personal
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II. ANTECEDENTES
2.1 Fuente de Financiamiento:
2.2 Cta. Cte. Bancaria:
3.1 Facturas
3.2 Boletas de Venta
3.3 Recibo por Honorarios
3.4 Tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras
3.5 Otros comprobantes de pago que sustenten el gasto realizado en la realización del proyecto.
IV CONCLUSIONES
5.1 Determinación del monto final de la Obra.
5.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).
5.3 Determinar las características técnicas de la obra concluida.
5.4 Otros que considere relevantes.
V ANEXOS
____________________ _________________________
ALCALDE DISTRITAL COORDINADOR DE CMAN-
AYACUCHO
________________________________ __________________
COMITÉ DE GESTIÓN Y VIGILANCIA PRESIDENTE DE LA
COMUNITARIA COMUNIDAD
_________________ _________________
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ING. RESIDENTE ING. SUPERVISOR
ASISTENTES:
……………………………………………………………………………………………………………………………
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ANEXO B ACTA DE ENTREGA / RECEPCION DE OBRA
Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y Expediente
Técnico)
Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................, se hicieron presente en el lugar de la
obra……….…......................, ubicado en la Localidad de………………….Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de…………………. el Ing. ………………………………………..Jefe de Área
de Infraestructura, el Sr. ……………………..………………………., Regidor de la
Municipalidad, por parte de la localidad de……………..……….. el Sr.
…………………….Presidente de la Comunidad Campesina, Sr. …………………………….
Presidente del Comité de Gestión y Vigilancia, quienes a la vez son miembros reconocidos de
la Comisión de Recepción, también estuvieron presente el Ing.……………………….,
Residente de obra, el Ing. ……………………., supervisor para proceder a la entrega/recepción
de la Obra: “.......................................................................”, que fue ejecutada por la
Municipalidad distrital de………………………bajo la Modalidad de Ejecución por Administración
Directa.
Luego de la revisión de la documentación del Expediente Técnico y la liquidación de obra,
además de constatar el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto, se procede de la
siguiente manera:
I. ANTECEDENTES
La ejecución del proyecto “ …….…………………..…............”, estuvo bajo la responsabilidad
técnica y administrativa del Ing. …………………………, en su condición de Residente de Obra
contratado por la Unidad Ejecutora (Municipalidad distrital), la que se desarrolló en estricto
cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas vigentes y que se encuentran detallados
en el Expediente Técnico.
El presupuesto de ejecución del proyecto fue de: S/……..……… que fue cubierto
con S/…………por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos – Programa de Reparaciones
Colectivas y cofinanciado por la Municipalidad distrital de ……………….. por el monto de
S/………….
La obra se inició el………de…………..de………y culminó el………de…………de…….con
Resolución de Alcaldía Nº ………..de fecha ……………………..se reconoció la Comisión de
Recepción de la obra: ………………………………………conformada por las siguientes personas:
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II. ESTADO ACTUAL DE LA OBRA
Concluido el recorrido del área física de la obra, se ha verificado que la obra se ha concluido al
100%
V. RESPONSABLES DE LA OBRA
El personal técnico contratado por la Municipalidad distrital de para la ejecución del proyecto fue el
siguiente:
INGENIERO RESIDENTE DE OBRA:
SUPERVISOR:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Siendo las……...... horas del día…… y terminada la verificación de la obra in situ y no habiendo
encontrado observaciones, salvo vicios ocultos, LA COMISION concluye en DECLARAR que es
procedente dar por RECEPCIONADA la obra, firmándose la presente Acta de Entrega
/Recepción en señal de conformidad.
………………………………………………… ….……………………………………………….
JEFE AREA INFRAESTRUCTURA REGIDOR DE LA MUNICIPALIDAD
……………………………………… …………………………………………….
PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD INGENIERO RESIDENTE DE OBRA
CAMPESINA
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…………………………………….. ….………………………………………
REPRES. ASOC. VÍCTIMAS/ ING. SUPERVISOR DE LA OBRA
ORGANIZ. SOCIAL COMUNAL
…………………………………….
MIEMBRO DEL COMITÉ GESTIÓN Y
VIGIL. COMUNITARIA
Fecha…………………………………………….
Región……………………………………………
Provincia………………………………...............
Distrito……………………………………………
Comunidad……………………………………..
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Tesorero Fiscal
Comité de Operación y Mantenimiento Comité de Operación y Mantenimiento
Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y Expediente
Técnico)
Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................., se hicieron presente en el lugar de la
obra……….…......................, ubicado en la Localidad de………………….Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de…………………. el Ing. ………………………………………..Jefe de Área
de Infraestructura, por parte de la localidad de…………..…………..……….. el Sr.
……………………………Presidente de
la Comunidad campesina, Sr. ……………………………. Presidente del Comité de Gestión y
Vigilancia Comunitaria, donde además estuvieron presentes el Ing. ……………………….,
Residente de obra, el Ing. ……………………., supervisor para proceder a la entrega de
materiales sobrantes del proyecto: “...................................................................”, que fue ejecutada
por la Municipalidad Distrital de………………………bajo la Modalidad de Ejecución por
Administración Directa.
Luego de la constatación de los materiales y herramientas sobrantes se hace entrega de
los siguientes bienes:
COSTO COSTO
Nº MATERIALES O HERRAMIENTAS UNIDAD CANTIDAD UNITARIO PARCIAL
MATERIALES
1
2
3
4
5
n
HERRAMIENTAS
1
2
3
21
4
n
MONTO TOTAL VALORIZADO
Lugar y fecha:
---------------------------------------------------_______________......................................................
JEFE ÁREA INFRAESTRUCTURA PRESIDENTE
ORGANISMO EJECUTOR COMUNIDAD CAMPESINA
……………………………………… …………………………………..
PRESIDENTE SECRETARIO
COMITÉ GESTIÓN Y VIGILANCIA COMITÉ GESTIÓN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA COMUNITARIA
………………………. ………………………..
ING. RESIDENTE ING. SUPERVISOR
REFERENCIAS GENERALES
Convenio Nº :
Proyecto :
Ubicación :
Presupuesto :
Plazo de ejecución :
Siendo las ……….horas, del día ……de…………….del año 200.., se constituyeron en el terreno
ubicado en la (el) Comunidad / Anexo / Caserío de ………………………. , del Distrito de
…………………… , de la Provincia de …………………… , del Departamento de
………………………, los beneficiarios de la localidad , representantes de la Municipalidad,
representantes del CMAN, en representación de la Municipalidad el Ing. Señor
…………………………. y como responsable de la ejecución el Ing. Residente de Obra, señor
…………………….., el Ing. Supervisor de Obra, Señor …………………………. con el objeto de
cumplir con el Acto de Entrega del Terreno donde se ejecutara la obra.
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Representante organismo que entrega el terreno Responsable de la ejecución
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Colegiatura Colegiatura
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Representantes de la localidad
Nombre:
Cargo:
DNI:
1. COMPATIBILIDAD TÉCNICA:
Aspectos Técnicos
Sustentar la importancia del proyecto y las condiciones (dependiendo del tipo de
proyecto) que hacen posible su realización.
3. COMPATIBILIDAD SOCIAL
Indicar el beneficio que tendrá en la población el proyecto a realizar.
4. COMPATIBILIDAD AMBIENTAL
El impacto que tendrá en el medio ambiente el proyecto a ejecutar.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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ANEXO L CUADRO RESUMEN DE ALMACEN
PROYECTO:
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ANEXO LL FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y
REGISTRO AUXILIAR DE BANCO MENSUAL
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FLUJOGRAMA
SUPERVISOR
ENTIDAD
No
28 Fin
PROCEDIMIENTOS CUANDO NO EXISTE DOCUMENTACION
SUSTENTATORIA.
En los casos en que los alcaldes salientes, opten conjuntamente con algunos de sus
funcionarios de confianza de alejarse deliberadamente de la entidad, e inclusive
abandonen intempestivamente el cargo sin rendir cuenta de su gestión administrativa y
no entreguen el acervo documentario ni los bienes que le fueron asignados y entre la
documentación que debieron entregar, se encuentre lo relacionado a los recursos
transferidos por el MINJUS para la ejecución de proyectos-PRC, debe seguirse el
siguiente procedimiento:
De acuerdo a lo indicado en las normas legales expuestas en los párrafos anteriores, los
responsables de la gestión actual, están en la obligación de reconstruir los expedientes
en un plazo determinado, para lo cual se contactarán con las personas que participaron
en la ejecución del proyecto, esto es el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria, el
ingeniero residente de obra, el supervisor, la Comisión que conformó la entrega y
recepción de obra, proveedores (que figuran en el Sistema Integrado de Administración
Financiera-SIAF) y toda persona que estuvo relacionada con el proyecto, a fin de que
proporcione información que ayude a la reconstrucción de la información que fue
materia de desaparición.
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PASOS A SEGUIR PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES
1) Debe contarse con el acta en el que figure el estado situacional de los registros y
documentos al momento de la transferencia de gestión, asimismo debe constar el
estado situacional de las obras en ejecución, evaluando si el grado de avance
guarda relación con su respectivo cronograma; comprobando además si las
obras concluidas han sido debidamente recepcionadas.
2) Debe presentarse la denuncia policial a la instancia correspondiente, dejando
constancia de la situación encontrada.
3) Proceder a la reconstrucción del expediente, solicitando apoyo al personal
administrativo de la gestión anterior que aún continua laborando en la
municipalidad, a fin de contactar a las personas que participaron en la ejecución
del proyecto llámese integrantes del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria,
de la Comisión de Entrega y Recepción de Obra, el ingeniero residente, el
supervisor, etc.
Responsabilidad penal
El Código Penal, aprobado por Decreto Legislativo N° 635 en su Artículo N° 377
establece que el funcionario público que, ilegalmente, omite, rehúsa o retarda algún acto
de su cargo, será reprimido con pena privativa de libertad no mayor de dos años y con
treinta a sesenta días-multa. El incumplimiento a la Ley de Transferencia por el alcalde
en ejercicio y/o sus funcionarios, es motivo suficiente para que en uso de sus
atribuciones funcionales, el Fiscal competente promueva la correspondiente acción penal
por la presunta comisión del delito en referencia. Para tal efecto, habrá de proveerse de
los medios probatorios necesarios que permitan evidenciar de manera contundente que
se cometieron las faltas que alteraron el normal desarrollo de la transferencia, siendo de
vital importancia el rol que en estas circunstancias le corresponda al Órgano de Control
Institucional - OCI como observador del proceso.
Es importante señalar que el alcalde y los regidores electos podrán denunciar ante la
Fiscalía sobre el incumplimiento a la Ley de Transferencia.
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