SGSST - Pr- V. 0.

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 01

11 de Enero
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SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL de 2018
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TRABAJO

1. OBJETIVO

Establecer la metodología a seguir para garantizar que los documentos generados al

interior del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se identifiquen,
documenten, revisen, aprueben, distribuyan y actualicen. Así mismo los documentos
externos aplicables al SG-SST del Conjunto Residencial Turipana, se identifiquen y
distribuyan.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación de la necesidad documental y termina con el control de

documentos.

3. RESPONSABLE

Coordinador o responsable del SST será el encargado de guiar y controlar el contenido de

cada documento.

4. DEFINICIONES

4.1.Aprobación: Modificación analizada y autorizada por Dirección o Gerencia.

4.2.Control: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que

conforman el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4.3.Documento: Información y su medio de soporte; pueden ser presentados en papel, disco

magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

4.4.Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de

papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

4.5.Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o
fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

4.6.Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

4.7.Formato: documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentación y contenido

de alguna información, el formato diligenciado es un registro.

4.8.Eliminación: Retiro de un documento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST) de circulación ya sea porque el proceso cambió radicalmente y obligó a

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que se elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se

fusionó con otro proceso del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST).

4.9.Modificación: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a punto con

relación al mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.10. Revisión: Proceso mediante el cual se modifica la estructura o contenido de un

documento.

4.11. Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5. METODOLOGIA

5.1.IDENTIFICAR LA NECESIDAD DOCUMENTAL.

El responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es el

encargado de identificar la necesidad de emisión, modificación o eliminación de un
documento o registro que se utilice dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo, pero también se podrá recibir sugerencias de todas las personas involucradas,
se atenderá la recomendación y se determinara la conveniencia y aplicabilidad al Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para ello se dará resolución mediante el
formato SGSST-F-13 solicitud de emisión, modificación o eliminación de documentos.

5.2.ELABORACION

- Se realiza inicialmente la solicitud formal de la necesidad de emisión, modificación o

eliminación de un documento o registro.

- Se procede elaborar un borrador en conjunto con la persona que ve la necesidad (tener en

cuenta la estructura definida para los documentos).

- Cuando el documento o registro esté terminado debe ser presentado a la dirección o

gerencia para que sea revisado y aprobado o en su caso se le apliquen los arreglos
correspondientes.

- Cuando el documento sea aprobado debe ser firmado y dispuesto para su uso.

- Finalmente se debe registrar el documento en el formato SGSST-F-13.

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5.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

- Estructura y composición general de los documentos.

ELEMENTO / TIPO/CLASE DOCUMENTO

COMPONENTE Planeación Manuales Programas Procedimientos Instructivos Formatos Matriz
del SG-SST
Encabezado X X X X X X X
Objetivo X X X
Alcance X X X
Responsable X X
Definiciones X X X X
Metodología X X X X X X X
Control de X X X X X X X
cambios

- Descripción de los componentes de la estructura.

1. Encabezado.

A B C D

E F

A) Logotipo oficial del Conjunto Residencial Turipana

B) Nombre del documento, hace referencia al nombre del documento, el cual permite a los
usuarios su identificación clara y rápida, en la casilla de abajo será una constante que hace
referencia al SG-SST.

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C) Código, Es la identificación ÚNICA que se da a cada documento del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Este código es una clave alfanumérica
irrepetible, y está dado por tres campos, el primero son las siglas SG-SST que referencia a
la pertenecía y propósito para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), el segundo corresponde al tipo de documento, el tercer campo es el consecutivo
de acuerdo al tipo de documento y proceso al que pertenece (ver codificación).

D) Versión, Nos indica el número de cambios efectuados al documento.

E) Fecha, esta es la fecha en la que el documento es aprobado (orden: día-mes-año).

F) Página, Nos indica el número total de páginas que contiene el documento.

2. Control de cambios.

A B C D E

A) Fecha de aprobación, se registra la fecha en que fue aprobado el documento.

B) Versión, se registra la versión del documento aprobado.

C) Descripción del cambio, se registran todos los cambios que se le hagan al documento.

D) Elaboro, se registra la firma, nombre y cargo de la persona que elaboro y de la persona

que participo en la creación y/o cambios del documento

E) Reviso y aprobó, se registra la firma, nombre y cargo de la dirección (gerente –

ADMISNITRADORA para este caso).

5.4.CODIFICACIÓN

SGSST-BC-001

SGSST Identificación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST).

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BC Tipo/clase de documento.
001 numero de consecutivo

En caso que se requiera, se diferenciará documentos con código igual o similar agregando
una letra al número del consecutivo así por ejemplo: 001A

Consecutivo alfanumérico

TIPO DE DOCUMENTO
NOMBRE SIGLA
Manuales M
Planeación del SG-SST: documentos doc.
Procedimientos Pr
programas Pg.
Instructivos I
Formatos F
Matriz Mt

5.5.ASEGURARSE QUE LA VERSION PERTINENTE ESTE DISPONIBLE EN LOS PUNTOS DE USO

El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo antes de emitir el documento se le debe

colocar el código de acuerdo al numeral “5.3.” del presente documento. Los documentos
aprobados son actualizados y dispuestos en los puntos de uso.

La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) estará

disponible en la USB correspondiente que guarda la responsable del SG-SST, además de tener
una copia en el computador de esta misma persona, para que se puedan imprimir archivos
cuando se necesario como formatos para dejar registro físicos y como los instructivos
disponibles para el uso de los trabajadores o en su defecto actualizar información.

Los formatos impresos después de registrar la información necesaria se guardan o se custodia

en la carpeta AZ del SG-SST del año correspondiente, durante el tiempo que se estime
necesario y obligatorio por la legislación colombiana. Los siguientes documentos y registros se
guardarán por un periodo de 20 años, contados a partir de la fecha en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa:

Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores.

Exámenes de ingreso-periódicos y de egreso (certificados de aptitud).
Resultados de mediciones ambientales, si aplica, resultados de los programas de vigilancia y
control de los peligros y riesgos en SST.
Los registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.

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Registro de entrega de EPP.

5.6. ASEGURARSE QUE LOS DOCUMENTOS PERMANACEN LEGIBLES Y FACILMENTE

IDENTIFICABLES.

Los documentos que requieran impresión serán impresos en tinta no borrable y todos los
documentos se deben mantienen registrados en el formato SGSST-F-06 Listado Maestro de
Documentos Internos, para su fácil identificación y búsqueda.

5.7.CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Una vez obtenido el documento externo, se registra en el formato “SGSST-F-07” y se llevara su

custodia y protección.

Nota: solo se llevará control, custodia y protección de los documentos externos relacionados
directamente y que afecten al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5.8.CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo controlara los documentos obsoletos

así:

Con respecto al Documento original en medio electrónico, este es reemplazado por las
versiones vigentes por el Coordinador o responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Los Documentos obsoletos ya sea en físico o electrónico serán eliminados de manera
inmediata.

CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del Cambio Elaboró Reviso y aprobó
Aprobación

11 de
Enero de 0.0
2018 Creación. Dirección -
Administradora
SST

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