Curso: Montaje y Dirección de Oficina de Proyectos.

Instructor: Eduardo Valencia

eduardovalenciamarin@gmail.com

Contenido

6 Criterios para medir el éxito de la gestión de proyectos

10 consejos básicos para iniciar proyectos
24 pasos del proceso de Planeación del proyecto
6 Criterios para medir el éxito de la gestión de proyectos

• Criterio de éxito 1: existe una administración documentada del proyecto y se aplica.

• Criterio de éxito 2: los clientes del proyecto están más satisfechos con el rendimiento
del proyecto.
• Criterio de éxito 3: la precisión de la Planeación del proyecto ha mejorado.
• Criterio de éxito 4-Habilidad para monitorear el estado del proyecto ha mejorado.
• Criterio de éxito 5: se cuenta con un mecanismo eficaz para recopilar y difundir
lecciones aprendidas (lo que equivale a mejorar el rendimiento del proyecto).
• Criterio de éxito 6: se ha implementado un proceso eficaz para documentar el cambio
de alcance / requisitos y su impacto en el proyecto (lo que equivale a reducir el número de
solicitudes y, para aquellas recibidas, asegurar el pago de solicitudes de trabajo
adicionales).

La aplicación del enfoque descrito por Knutson dentro de cualquier organización producirá
un cálculo razonable y defendible del rendimiento de la inversión en un proyecto moderno
administración.

Grupo de Procesos de Gestión de Proyectos: Primer Grupo: Iniciación

10 consejos para iniciar proyectos
Hay cinco grupos de procesos de administración de proyectos diferentes. Un grupo de
procesos de administración de proyectos viene después de otro en orden secuencial.
Cada grupo cuenta con unos insumos y entrega unos entregables o productos.
El primer conjunto de actividades del grupo de proceso de gestión lo constituye el proceso
de inicio.
¿Cuáles son las actividades en el primer grupo de procesos de gestión de
proyectos: iniciación
En los grupos de procesos de gestión de proyectos, las actividades del grupo de procesos
de iniciación apuntan principalmente a iniciar un proyecto con éxito.
Las actividades de Planeación se inicien una vez que se haya completado el inicio del
proyecto.
1-Seleccionar el gerente del proyecto al iniciar el grupo de proceso de
administración del proyecto:
Es la primera actividad de este grupo de procesos. Una vez que se determina que un
proyecto se inicia, el patrocinador del proyecto, en otras palabras, quién apoyará
financieramente el proyecto, debe desencadenar los pasos y procedimientos. La
asignación de un gerente al proyecto es uno de los primeros pasos.
El gerente del proyecto será el principal responsable y coordinador de las actividades de
gestión del proyecto.
2-Determinar la cultura y los sistemas existentes de la empresa al iniciar:
La estructura organizativa de la empresa, las herramientas, los procedimientos y las
políticas afectarán la forma en que progresará el proyecto. Por ejemplo, si hay un
procedimiento para asignar una tarea a un miembro del equipo del proyecto, esto
debe determinarse durante el inicio.

3-Recopilación de procesos, procedimientos e información histórica al iniciar el

grupo de procesos:
Se recopilarán y tendrán en cuenta los procesos que se usarían para administrar el
proyecto. Si hubo un proyecto similar en el pasado o si hay lecciones aprendidas
que pueden ser utilizadas en el proyecto actual, se buscan en los repositorios de
información de la empresa.
4-División de proyectos grandes en fases al iniciar:
Si un proyecto es muy grande, dividirlo en fases más pequeñas facilitará la fijación de los
objetivos, la gestión y la coordinación del proyecto. También monitorear y controlar las
actividades del proyecto será menos complejo. Por lo tanto, los proyectos grandes y
de larga duración deben evaluarse si es posible ejecutar estos proyectos en fases.

5-Comprender el caso de negocios - Business Case - al iniciar:

Esto es muy importante. Porque el caso de negocios - Business Case - de un proyecto
define por qué se inicia el proyecto. Al final del proyecto, si el proyecto no satisfizo el
motivo por el que se inició, se considerará como fallido. Por lo tanto, al establecer los
objetivos del proyecto se deben alinear con el caso de negocios - Business Case -.
6-Descubrir y definir los requisitos iniciales y los riesgos al iniciar:
Los requisitos del cliente se recopilan y más adelante se detallan en los procesos de
planeación. Del mismo modo, los riesgos del proyecto que son visibles durante la etapa
de iniciación deben documentarse con sus respectivas estrategias de respuesta – en el
caso de que las hubiese-. Más adelante en – el proceso de planeación -, los riesgos sobre
el proyecto y sus respectivas estrategias de respuesta serán evaluados en detalle.
7-Creación de objetivos medibles o mensurables al iniciar el grupo de procesos de
gestión de proyectos:
Un objetivo del proyecto no debe ser subjetivo. Por ejemplo, "crearemos una cámara para
un teléfono inteligente que tomará buenas fotos". ¿Es este un objetivo medible? No.
Porque una buena foto para una persona puede no ser lo suficientemente buena para
otra. Pero si establece el objetivo como "crearemos una cámara para un teléfono
inteligente que pueda tomar fotografías de 32 megapíxeles". Esto es medible porque 32
megapíxeles es un objetivo cuantitativo del proyecto.
Los objetivos deben ser SMART. (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time
Phased). O sea, Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas, Planificable en el Tiempo.
8-Desarrollar el Acta del Proyecto al iniciar el proceso:
El Acta del Proyecto incluye información de alto nivel sobre el proyecto. Son los gerentes
del proyecto quienes prepararan el Acta del Proyecto pero es el patrocinador es
responsable de aprobarla.

9-Identificación de las partes interesadas al iniciar:

Esta es otra actividad importante del grupo de procesos de administración de proyectos.
Las partes interesadas poderosas e influyentes pueden afectar drásticamente el
progreso del proyecto. Por lo tanto, las expectativas y los requisitos de las partes
interesadas deben documentarse y gestionarse adecuadamente a lo largo del proyecto
para asegurar el éxito del proyecto.
10-Desarrollo de la estrategia de gestión de las partes interesadas al iniciar los
procesos de gestión:
Cada parte interesada tendrá diferentes expectativas y requisitos sobre un proyecto.
Además, cada parte interesada requerirá diferentes enfoques. Se debe desarrollar
una estrategia apropiada de gestión de las partes interesadas, especialmente para las
partes interesadas poderosas e influyentes del proyecto.

Una vez se completen las actividades de inicio, se desencadena la fase de planeación.

Esta es la segunda fase del grupo de proceso de administración de proyectos.
24 pasos del proceso de Planeación del proyecto
¿Cuáles son las actividades del grupo de proceso de Planeación?

En la gestión del proyecto, hay cinco grupos de procesos. El segundo de estos grupos es
el proceso de Planeación del proyecto. Un proyecto bien planificado tiene mayores
posibilidades de éxito. Por esta razón, esta etapa llamada "proceso de Planeación del
proyecto" es crucial para todo el ciclo de vida del proyecto.

El proceso de Planeación del proyecto se produce una vez que han llevado a cabo el
conjunto de procesos de Iniciación. Las actividades del grupo del proceso de Planeación
del proyecto ayudan a crear los documentos de Planeación del proyecto.

Planeación del proyecto Paso # 1: Determine cómo hará la Planeación

Las actividades del grupo del proceso de Planeación del proyecto también definen cómo
abordará la Planeación del proyecto. Ayudan a crear una Planeación de proyecto
adecuada.

Planeación del proyecto Paso 2: Finalice los requisitos

Todos los requisitos del proyecto, incluidos el alcance, la calidad, el costo, el cronograma,
etc. deben estar finalizados al comienzo de la Planeación. Porque el plan general del
proyecto se modelará según los requisitos del proyecto. Si estos requisitos cambian,
tendrá que volver a planificar.

Planeación del proyecto Paso # 3: Crear declaración del alcance del proyecto

La declaración del alcance del proyecto define qué se hará durante el proyecto.
Además, lo que está incluido en los principales entregables y resultados del proyecto.

Planeación del proyecto Paso # 4: Determinar las compras

Durante el proceso de Planeación del proyecto, un gerente de proyecto debe determinar y

planear las herramientas, los equipos o cualquier otro recurso que necesite comprarse o
arrendarse. Por ejemplo, si habrá un proyecto de construcción, se deben comprar acero,
madera, herramientas para la construcción, etc. Es posible que se requieran algunos
vehículos y podrían alquilarse en lugar de comprarse. Todos estos recursos deben
planearse en este grupo de procesos.

Planeación del proyecto Paso # 5: determinar el equipo del proyecto

Durante la fase de Planeación, el gerente del proyecto debe determinar los recursos del
proyecto que estarán funcionando durante todo el proyecto. Por ejemplo, ¿cuántos
técnicos de software trabajarán para el proyecto de TI? ¿Cuántos ingenieros de prueba
se necesitarán? Todo esto está planificado y determinado durante el proceso de
Planeación.
Planeación del proyecto Paso # 6: Crear estructura de desglose del trabajo y
estrategia de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo se abrevia como WBS - Work Breakdown

Structure- . De hecho, representa la jerarquía de los entregables del proyecto. Por
ejemplo, completar una página de inicio de sesión, una página de pago con tarjeta de
crédito y una página de transacción puede constituir un paquete de trabajo de módulo de
pago de un proyecto de sitio web. Con muchos otros paquetes de trabajo, se puede
completar todo un sitio web. Este tipo de jerarquías define el WBS. El diccionario WBS es
para brindar información detallada de un elemento en el WBS - Work Breakdown
Structure-.

Planeación del proyecto Paso # 7: Crear lista de actividades

Las actividades que se deben completar para finalizar un proyecto se determinan durante
el proceso de Planeación del proyecto. Estas actividades deben ser lo más pequeñas
posible para asignar un miembro del equipo del proyecto. De esta manera, se puede
garantizar una mejor gestión y coordinación del proyecto.

Planeación del proyecto Paso # 8: Crear diagrama de red

Esta es otra actividad de grupo de proceso de Planeación de proyectos. El diagrama de

red de un proyecto muestra las interdependencias de los activos del proyecto. ¿Qué
actividad debe finalizar antes de comenzar con otra actividad? ¿Qué actividades deben
completarse juntas? Este tipo de interdependencias entre las actividades se define en el
diagrama de red. Por ejemplo, antes de completar el desarrollo del software de una
página web, no puede comenzar la prueba. Por lo tanto, la actividad de prueba debe
comenzar una vez que finaliza la actividad de desarrollo de software. Este tipo de
relaciones se representan en el diagrama de red.

Planeación del proyecto Paso # 9: Estime los requisitos de recursos.

¿Cuántos recursos se necesitarán? ¿Qué herramientas y equipos se requieren? ¿Qué

materiales se usarán? Todo esto se estima durante el proceso de Planeación del
proyecto.

Planeación del proyecto Paso # 10: Estime el tiempo y el costo

Los proyectos son esfuerzos temporales. Deben tener un comienzo y un final. Con base
en el alcance y los requisitos de calidad del proyecto, se estima el cronograma y el
presupuesto necesarios para completar este alcance en un cronograma determinado.

Planeación del proyecto Paso # 11: Determine la ruta crítica

Hay varias actividades en un proyecto. Además, hay interdependencias entre estas

actividades. Mientras que algunas actividades se pueden realizar simultáneamente,
algunas otras actividades dependerán de otras actividades para terminar. Una vez que se
determinan las interdependencias y la duración de las actividades, también se debe
determinar la ruta crítica del proyecto. La ruta crítica del proyecto muestra la ruta más
larga en el diagrama de red, desde el inicio del proyecto hasta el final. Entonces, será la
ruta crítica quien realmente defina la duración total del proyecto.

Planeación del proyecto Paso # 12: Desarrollar el cronograma

El calendario de un proyecto incluye fechas de inicio y finalización para cada actividad del
proyecto. El cronograma muestra el cuándo comenzará una actividad. También incluye
feriados, permisos anuales, días festivos, etc.

Planeación del proyecto Paso # 13: Desarrollar el presupuesto

El plan de presupuesto de un proyecto muestra cuánto dinero se gastará y el para qué.

Incluye las fechas de pago previstas y la cantidad de dinero que se pagará a los
vendedores, proveedores o socios, etc.

Planeación del proyecto Paso # 14: Determinar la calidad, los estándares, los
procedimientos y las métricas

¿Cuáles serán los objetivos de calidad del proyecto? ¿Hay algún estándar que el proyecto
debe cumplir? Por ejemplo, ISO 9001. ¿Cuáles serán los procedimientos a seguir? Por
ejemplo, ¿cuáles son los pasos para alquilar un vehículo de un proveedor? ¿O cuál es la
política de outsourcing de la empresa? ¿Cuáles serán las métricas? Esto debe
determinarse durante el proceso de Planeación del proyecto.

Planeación del proyecto Paso # 15: Crear plan de mejora del proceso

Los procesos especialmente recurrentes deben mejorarse a lo largo del proyecto. Porque
siempre hay espacio para hacer mejor una actividad. Cómo mejorar los procesos también
debe planificarse continuamente.

Planeación del proyecto Paso # 16: Determine todos los roles y responsabilidades

Una matriz clara de roles y responsabilidades es esencial para el éxito del proyecto. Este
tipo de matriz mostrará claramente lo que se espera de quién. También elimina posibles
ambigüedades en caso de que las hubiese. De lo contrario, las tareas o actividades que
no se abordan claramente pueden causar conflictos y retrasos en los proyectos.

Planeación del proyecto Paso n. ° 17: Plan de Comunicaciones

¿Cómo va a comunicar la información del proyecto con sus partes interesadas? Por
ejemplo, se enviará un informe quincenal a los interesados del proyecto cada 2 semanas.
Los directores ejecutivos serán informados a través de una reunión de 30 minutos al final
de cada mes. Cómo se difundirá la información a quién y cuándo se planea durante el
proceso de Planeación.

Planeación del proyecto Paso n. ° 18: Realizar la identificación, el análisis de

riesgos cualitativo y cuantitativo y la Planeación de la respuesta al riesgo.
Los riesgos del proyecto que son visibles en la fase de Planeación se deben enumerar.
Estos riesgos deben abordarse con estrategias de respuesta: esto es procedente para
reducir el impacto de estos riesgos cuando estos ocurran.

Planeación del proyecto Paso # 19: Realizar iteraciones

La Planeación del proyecto es iterativa. Debido a que una acción o plan que hizo más
recientemente, podría eliminar la validez de un plan anterior. Por lo tanto, la Planeación
es progresiva y la razón última de las iteraciones es alcanzar una Planeación más
adecuada.

Planeación del proyecto Paso n.º 20: preparar documentos de adquisición

Cuando se recurra a comprar en empresas u organizaciones externas, herramientas,

equipos, materiales o recursos, se debe documentar cómo comprarlos a los proveedores.
Por ejemplo, ¿cómo seleccionará el proveedor? ¿Cuáles serán las condiciones para
realizar un pago a uno de sus proveedores, etc.?

Planeación del proyecto Paso # 21: Finalice el "cómo ejecutar y controlar" partes de
todos los planes de gestión

Al final del proceso de Planeación del proyecto, los enfoques de ejecución y monitoreo y
control del proyecto deben ser concretos. Y estos planes deben implantarse para alcanzar
los objetivos del proyecto al final.

Planeación del proyecto Paso n. ° 22: Desarrollar el plan de PM final y la línea base
de medición del desempeño que sean realistas

El plan final del proyecto debe completarse al final del proceso de Planeación del
proyecto. Este plan debe incluir objetivos mensurables, costos alcanzables y tiempos en
el cronograma realistas.

Planeación del proyecto Paso n.º 23: obtenga la aprobación formal del plan

Este paso es crucial. Una vez que se completa la Planeación del proyecto, este plan
debe ser aprobado por todas las partes interesadas del proyecto. El gerente del
proyecto debe asegurarse de que todos estén en la misma página sobre los objetivos y
metas del proyecto para finalizar la fase de planeación. Si hay partes en desacuerdo,
estas deben ser aclaradas y efectuar revisiones. De lo contrario, cualquier parte que no
crea en el plan del proyecto o que no lo respalde conlleva un riesgo muy alto para el éxito
del proyecto.

Planeación del proyecto Paso n.º 24: celebración de la reunión de inicio

La reunión de inicio será organizada por el gerente del proyecto, quien invita a las
partes interesadas importantes –stakeholders– a la reunión. Se entrega una visión
general del proyecto, los objetivos, metas, al igual que los resultados esperados.
Después de que se completen las actividades del grupo de planeación, el próximo grupo
de procesos será el grupo de proceso de ejecución.