TICKETS

Administrativo Preventa Alistamiento Aplicación Cartera Ventas Posventa Mercadeo Servicio Técnico Soluciones

Certificaciones
Solicitudes
cesantías, laboral, Inconsistencias en Cotizaciones de
facturas Solicitudes Mantenimientos
etc envíos reparaciones, Solicitud material
propuestas
Programación insumos y impresos
comerciales Solicitudes,
entrenamientos, consumibles
Quejas, Reclamos
demo y solicitudes
Solicitud estados y Peticiones
Solicitud ARL de capacitación
de cuenta
Confirmación Fallas de servicio
despachos
Ordenes de
Asignación de compra de
Solicitudes Entrenamientos
Temas nómina clientes reparaciones,
proforma mercadeo
potenciales insumos y
consumibles
Quejas e
inconformidades Soporte técnico
en despachos.
Viáticos y Sobre servicio,
Quejas e Pagos proveedores
legalizaciones percepción de
inconformidades
marca o cualquier
en
Interés por Problemas de inquietud del
entrenamientos
equipos y plataforma cliente
Solicitud entrega y
recolección tecnologías Tentrek Academy Aclaraciones de instalación
equipos
Ingreso equipos

Recepción del Ingreso a Entrega

aplicación de equipos
intermediador ingresos conforme a
aduanero bodega bodega

Ingreso a
servicio Verificación Revisión
técnico para sellos y
revisión stickers inventario
mercancía
Proceso agendamiento aplicación
Recepción Solicitud
orden de logística
desplazamiento
Envío correo
con adjuntos

compra

Agendamiento Creación
Contacto de
bienvenida
tentativo sobre
fecha entrega e ticket
instalación
despacho
 Proceso alistamiento y despacho
Recepción
solicitud Embalado (1
Verificación
despacho (2
despacho Check list líder
Check líder de
alistamiento)
(Programación servicio técnico)
semanal)

Impresión guías
Alistamiento Entrega a
y solicitud
documentación transportador Despacho
recolección
PREVENTA
✓ Líder Preventa (Yizeth)
✓ Consecución citas comerciales (llamadas Outbound base clientes existentes)
✓ Creación y seguimiento de agenda comercial (Nacional e Internacional)
✓ Auditoria a visitas comerciales (Nacional e Internacional)
✓ Acompañamiento en zona a comerciales
✓ Coordinación participación de Congresos y/o eventos muestras comerciales
✓ Seguimiento y asignación de leads
✓ Apoyo en desarrollo de estrategias
✓ Informes a gerencia (Semanales y Mensual)
✓ % Cumplimiento de visitas
Líder ✓ Auditoria de calidad de la visita y del comercial
Preventa ✓ Prospectos y proyección por comercial
✓ Proyección de ventas
✓ Seguimiento y Contactabilidad de leads
✓ Nivel de satisfacción del área
Líder
Soluciones ✓ Líder Soluciones
✓ Identificar y evaluar las necesidades de los clientes para lograr su satisfacción
✓ Crear relaciones sostenibles y confianza con las cuentas de clientes mediante una
comunicación honesta e interactiva
✓ Proporcionar información precisa, válida y completa usando los métodos y herramientas
correctos
✓ Llevar un registro de las interacciones con clientes, procesar cuentas de clientes y archivar
documentos
✓ Seguir procedimientos de comunicación, directrices y políticas
✓ Hacer todo lo posible por captar clientes
Ventas ✓ Administración del Contac center
✓ Seguimiento a indicadores y generación informes desde la app
✓ Diseño, desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas acordes a la necesidad o
consecución de proveedores para este propósito
VENTA ✓ Líder de Venta (Yamy)
✓ Reserva Hoteles y negociación de estos
✓ Seguimiento de pagos con cartera
✓ Compra Tiquetes
✓ Administración tarjeta de crédito
✓ Legalización gastos realizados.
✓ Créditos Bancario
Líder Venta ✓ Seguimiento órdenes de compra
✓ Propuestas Comerciales e informe semanal
✓ Elaboración, Distribución y revisión de órdenes de compra nacionales e internacionales
✓ Seguimiento de pagos con cartera
✓ Informes a gerencia
Líder ✓ Órdenes de compra corte semanal y acumulado
Aplicacionista
✓ Proyección de equipos
✓ Resúmen de FORECAST

✓ Líder Aplicacionista
✓ Planificar la utilización del personal en la bodega teniendo como objetivo responder al plan
mensual de ventas.
✓ Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.
✓ Reportar al Gerente Administrativo Financiero los indicadores con posibles mejoras para los
procesos logísticos.
Posventa ✓ Planificar junto con el Departamento de Ventas el plan de ventas.
✓ Gestionar la relación con los proveedores y clientes
✓ Obtener retroalimentación del personal para obtener mejoras en los procesos.
✓ Colaborar con el cumplimiento de proyectos de la empresa.
POSVENTA
✓ Líder Posventa
✓ Atender solicitudes de clientes, ofrecer soluciones y alternativas adecuadas dentro de los plazos, y
realizar un seguimiento para garantizar la resolución (Servicios Técnicos)
✓ Venta de contratos de servicios de mantenimiento
✓ Informe de las interacciones con clientes, procesar cuentas de clientes y archivar documentos.
✓ Elaboración cotizaciones consumibles, repuestos y servicios
✓ Seguimiento a pagos para despacho
✓ Creación ordenes de compra
✓ Solicitud de despacho
✓ Seguimiento despachos
✓ Apoyo, rastreo y labores relacionadas con el despacho y procesos logísticos de insumos, consumibles
Líder y servicios.
Posventa ✓ Despacho desde oficina Barranquilla de consumibles y repuestos
✓ Generación guías de despachos desde oficina Barranquilla de consumibles y repuestos y seguimiento
a las mismas
Líder ✓ Inventario propio de la oficina de Barranquilla
Soporte ✓
✓ Líder de soporte técnico
Técnico ✓ Planificar despachos y entregas de equipos de la bodega teniendo como objetivo responder al plan
mensual de ventas.
✓ Coordinar al líder de bodega y alistamiento en las labores planificadas.
✓ Reportar al Gerente Administrativo Financiero los indicadores con posibles mejoras para los
procesos logísticos.
✓ Planificar junto con el Departamento de Ventas el plan de entregas y prioridades.
✓ Gestionar la relación con los proveedores y clientes en cuanto despacho curriers y transportistas
✓ Despacho desde oficina Bogotá de equipos, consumibles y repuestos

Servicio Técnico ✓ Generación guías de despachos desde oficina Bogotá de equipos, consumibles y repuestos y
seguimiento a las mismas
✓ Junto con Líder de Alistamiento y bodega administración del inventario de equipos y consumibles
✓ Garantizar el stock de los consumibles y solicitud a compras adquisición de consumibles
 • Director de soporte técnico (Miguel)

• Asegurar que los dispositivos médicos almacenados se encuentren en las condiciones establecidas y exista el soporte documental y los registros

TÉCNICO
respectivos.

• Asegurar que se lleven a cabo las debidas comprobaciones de procesos y las calibraciones de los equipos e instrumentos de control, como también
que esas comprobaciones se registren y que los informes correspondientes estén disponibles.

• Garantizar, mediante seguimiento y control, la trazabilidad de los dispositivos médicos distribuidos tanto para las actividades propias de la empresa
como para el cumplimiento de los programas de vigilancia de dispositivos médicos correspondientes a las autoridades sanitarias;
• Responder por los procedimientos de atención de quejas y retiro de dispositivos médicos del mercado. Así como del seguimiento a los incidentes
adversos que presenten y su reporte a la entidad sanitaria;
SERVICIO

• Responder por las actividades de inspección y/o alistamiento de los dispositivos médicos;
• Responder por el mantenimiento de la calidad de los dispositivos.

• Definir cuando se trate de equipos biomédicos, que la inspección técnica que debe realizar tanto el personal designado por el operador logístico,
como la empresa y/o persona natural que presta el soporte técnico, se le efectúe a la totalidad de equipos importados.

• Entregar al operador logístico las etiquetas, sticker o rótulos elaborados por la empresa y/o contratista correspondiente a cada uno de los productos
importados, las cuales quedarán bajo su custodia, con medidas de seguridad. De dicha entrega se dejará constancia en el Formato Control de entrega
de etiquetas o rótulos para el acondicionamiento de dispositivos médicos, el cual adoptará el Operador Logístico.

• Realizar prueba selectiva trimestralmente, para comprobar las condiciones de la empresa transportadora y los vehículos que se utilizan para
transportar los dispositivos médicos. Se dejará evidencia documental soportada en el procedimiento de auto inspecciones.

• Autorizar la devolución de producto al proveedor cuando no sean coincidentes las condiciones comerciales acordadas entre la empresa y
proveedores, tales como: el producto no corresponda al solicitado, valor, forma de pago, fechas de entrega, entre otras.

• Autorizar la devolución de producto al proveedor cuando no se cumplan con las especificaciones administrativas definidas por la empresa, tales
como: condiciones deficientes del embalaje y que haya afectado el producto, ejs. Contaminación del mismo, que el producto solicitado no
corresponda al producto despachado, diferencia entre cantidad pedida vs cantidad recibida, diferencia entre cantidad recibida vs cantidad facturada.