COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS

Procedimientos de Compras y Marco Legal

Ingrid Camila Carabali Martínez, Yulman Gabriel Aponte Gaviria, Luis

Carlos Martínez Parra

Facultad De Ciencias Empresariales, Fundación Universitaria

Unipanamericana

Técnico Profesional en Procesos Administrativos

Alexander Ovidio Tobar Gómez

18 de agosto del 2020

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ACTIVIDAD

La empresa Pasitos S.A.S es una empresa dedicada a la producción y

comercialización de calzado para niños en la ciudad de Bogotá. Con clientes en
más de 5 ciudades de la región y un mercado en Perú. Cuentan con diferentes
proveedores nacionales y de la China. Fundada en 1990 por Tatiana Molina, su
estructura organizacional inició y se mantiene aún con un grupo de colaboradores
integrado por Ana y sus dos hijos, Juan y Miguel, quienes están a cargo de los tres
Departamentos: Producción, Administración y Ventas. El Departamento de
Producción, está integrado a su vez por las Secciones: Compras y Fabricación, el
departamento administrativo por las Secciones Contaduría y Tesorería y el
departamento de ventas no tiene dependencias. Debido a los tratados de libre
comercio, el aumento de la competencia y la posibilidad de entrada nuevos
mercados, Juan, hijo de Tatiana y director del departamento de producción se
encuentra empeñado en mejorar la calidad de los productos comercializados con la
finalidad de aprovechar estas oportunidades del mercado y enfrentar la llegada de
nuevos competidores. Para ello, han decidido contratar un nuevo jefe de compras
que se encargue de optimizar los procesos y mejorar la calidad de las materias
primas adquiridas, también que haga una gestión completa en cuanto a
almacenamiento y trato con proveedores. Usted ha ganado la convocatoria y está al
frente de la situación en la empresa. Lo primero que usted hace es un recorrido por
la empresa y se entera del cómo funcionan las cosas. En su primer recorrido, ha
encontrado que el procedimiento que lleva a cabo la empresa para hacer una
compra de materia prima o insumos es el siguiente:

1.El auxiliar de almacén recibe la llamada del Jefe de Sección de Fabricación

solicitando la compra de materias primas, de allí el auxiliar selecciona al Proveedor
correspondiente. Emite Orden de Compra (OC) en triplicado con detalle de los
insumos a adquirir. Envía copias al proveedor y al Auxiliar de Contaduría, archiva
la tercera copia por nombre de proveedor.
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2.El auxiliar de contaduría ordena la OC recibida por orden numérico.

3.Una vez, las mercancías solicitadas llegan a la empresa, el auxiliar de contaduría

recibe Factura (F) en duplicado del Proveedor, quien manifiesta haber entregado
los insumos al Auxiliar de

Compras. Allí se verifica que la factura cumple con los requisitos legales vigentes y
los cálculos estén correctos, luego archiva F por nombre del proveedor.

4.Luego de 15 días el auxiliar de contaduría emite Orden de Pago (OP) en

duplicado por cada una de las facturas recibidas. Envía OP al Jefe de Contaduría y
archiva copia de OP junto con (F).
5.El jefe de tesorería firma el cheque que autoriza el pago al proveedor.

6.El auxiliar de compras de acuerdo con la factura (F) verifica los insumos
entregados oportunamente por el proveedor. Registra las entregas en fichas de
stock por insumo (Kárdex). Sella la (F) y la devuelve a Contaduría para su archivo.
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Tabla de Contenido

a- Introducción.............................................................................................................................5
importancia de las compras...........................................................................................................5
b- Relación del departamento de compras................................................................................6
c- Flujograma...............................................................................................................................9
d- Políticas internas...................................................................................................................10
e- Marco legal............................................................................................................................12
f- Propuesta...............................................................................................................................14
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a- Introducción

Hoy en día vivimos en un mundo competido y globalizado, razón por la cual las
empresas están implementado estrategias que ayudan a incrementar la
productividad frente a la competencia.

La importancia de los inventarios en los entornos comerciales actuales se ha

incrementado, dado su impacto tanto en asegurar la disponibilidad de los
productos para los consumidores como en los requerimientos de capital que deben
invertir las compañías en sus existencias. Se busca siempre un equilibrio que
garantice la mínima inversión que permita el mejor nivel de servicio, teniendo la
cantidad justa que se espera que el cliente requiera.

Debido a esta globalización, las empresas están realizando acuerdos con

proveedores que les permita obtener un mejor servicio en el mejor tiempo de la
entrega con los mejores precios que hay en el mercado, sin dejar al lado la calidad
de los productos y servicios. Adicionalmente una de las áreas que ha tomado
importancia en las empresas es el área de compras ya que, si no se tiene un buen
funcionamiento, la empresa empezara a tener problemas al obtener productos de
buena calidad.

importancia de las compras

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El aérea de compra es una de las más importantes dentro de la cadena de

suministros ya que la empresa puede mejorar considerablemente sus márgenes de
beneficio aplicando una política de aprovisionamiento adecuada. Este
departamento, tiene como responsabilidad abastecer a la empresa de todos
aquellos materiales que necesita para el desempeño de su producción.
Además, debemos señalar que es precisamente aquí donde se origina la fase de
arranque de toda nuestra actividad empresarial. De ahí que se le otorgue tanta
importancia a este departamento. Por ello se fijan unas políticas de compras en las
que se tiene en cuenta la calidad y el precio, entre otros criterios.
Una gestión de compras correcta y eficiente puede generar un aumento de los
beneficios y de la rentabilidad de la compañía. Hay que tener en cuenta que, en la
mayoría de los negocios, las compras vienen a representar de media la mitad del
valor de los productos que vendemos. Esto permite el adecuado funcionamiento
para garantizar la calidad de los productos y las entregas puntuales en los clientes.
Para esto el control del inventario van de la mano, tanto en grandes empresas como
en pequeñas y medianas, además de un factor fundamental para el control de
costes y rentabilidad. Los inventarios incluyen materia prima, productos en
proceso y productos terminados, mercancías para la venta, materiales y
repuestos para ser consumidos en la producción de bienes fabricados o usados en
la prestación de servicios.
Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que éste tiene
un valor para las compañías, sobre todo para aquellas que se dedican a la venta de
productos. Es por esto por lo que es de suma importancia, ya que permite a la
empresa cumplir con la demanda y competir dentro del mercado.

b- Relación del departamento de compras

Compras y producción
Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y
por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso
de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el
ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o esté en camino o
que busque un proveedor para conseguirlo lo más pronto posible.
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El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo lo necesario

para que el Depto. de Producción puede producir lo que se va a vender de acuerdo
con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su
debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en
las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese
Depto.

Compras y almacén (bodega)

El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se
necesita para producir.

El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y

salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza
un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o
electrónicamente.

El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se

tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el
responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben
tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.

Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para que hagan las
consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar
que hay existencias de lo

que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De ahí la

importancia de la actualización constante.

Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está

terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma trabaja
en equipo con ellos.

Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al Depto. de Compras de ese

ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.

El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y

que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se
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prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va
a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo
especial para el manejo.

Compras y control de calidad

Se tiene un Depto. de Control de Calidad, que son laboratorios que analizan las
materias primas que se reciben para verificar las especificaciones técnicas que se
pidieron con las que trae el producto que envían los proveedores.

Una vez hecho el análisis, ellos reportan a Depto. de Compras, de Producción y

Almacén si el producto recibido cumple con lo requerido y por tanto lo pueden
utilizar; lo contrario sería, que el producto viene contaminado o con
especificaciones diferentes a lo pedido y que el producto no puede ser utilizado por
el riesgo que existe de su uso.

El Depto. de Compras, cada vez que coloca un pedido a un proveedor y es un

material que debe ser analizado por Control de Calidad, envía una copia a ese
Depto. para que se preparen para el análisis correspondiente.

Sucede que algunas veces el Depto. de Control de Calidad tiene escasez de los
reactivos que necesitará para poder efectuar el análisis o que necesita algún
equipo especial para efectuarlo, por lo tanto debe solicitar la compra
correspondiente o alquilar el equipo en caso necesario.

Cuando El Depto. de Compras recibe notificación de anomalías con el producto

recibido, procede, ya sea a presentar el reclamo al proveedor o hacer el reclamo a
la compañía de seguros.

Compras y mercadeo
En una empresa, el Departamento de Mercadeo tiene participación en el
establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados
que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe
establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas.
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El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de

artículos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos
los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores,
tamaños, etc.

Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. de Compras todos los detalles
acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le dé seguimiento a la
compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las órdenes de compra de acuerdo a
lo negociado por el Gerente de Marca y verá que el proveedor cumpla con todas las
especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados, se
le informa al Gerente de Marca de los detalles de los ingresos a la Bodega.

Compras y organismos externos

 1) Proveedores

Sumamente importante pues son quienes abastecen a la empresa de lo que se

necesita y que ellos pueden proporcionar.

El Depto. de Compras debe seleccionar a los mejores proveedores que se

encuentran tanto en el territorio nacional como en el extranjero.

Dentro de las características que se deben tomar en cuenta para

esa selección están las siguientes:

 Que proporcione la calidad que se necesita para los productos de la

empresa.

 Que ofrezca precios competitivos.

 Que su situación financiera sea muy buena para sus operaciones.

 Que cumpla con los compromisos acordados y sobre todo el buen servicio
esperado.

 Que proporcione garantías y servicios posventa

 Que los pagos se efectúen en los plazos acordados

c- Flujograma
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Dentro de las actividades de compras de las empresas se están presentando

errores en los siguientes procesos:
1. La selección del proveedor no se está realizando de manera correcta, ya que
se debe contar con mínimo tres cotizaciones de diferentes proveedores para
poder tomar la decisión de cuál es el que más se ajuste a las necesidades de
la empresa en calidad, entrega y pago.

2. La selección del proveedor no la debe realizar el auxiliar de almacén, esta

selección la debe realizar el comité de compras correspondiente el cual se
conforma de los siguientes integrantes:

Empresa Manufactureras:

 El director o gerente general o gerente administrativo (el que tomará

la decisión).

 El tesorero o gerente de contabilidad.

 El gerente de producción.

 El gerente de ingeniería.

 El gerente o jefe de compras.

Empresa Comercializadora:
 El director o gerente general o gerente administrativo (el que tomará
la decisión).

 El tesorero o gerente de contabilidad.

 El gerente de producción.

 El gerente de ingeniería.

 El gerente o jefe de compras.

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3. La orden de pago y la emisión del cheque no debe realizarse antes de la

verificación de la mercancía ya que con esto se pueden realizar reclamación
en caso de que el producto cuente con averías o no cuente con la calidad
esperada por la empresa.

d- Políticas internas

POLÍTICAS DE COMPRA
1. Recepción de la solicitud del jefe de sección de Fabricación al almacén
solicitando la compra de materias primas.
2. selección del Proveedor correspondiente y emisión de la orden de Compra con
detalle de los insumos a comprar.
3. Envío copias al proveedor y al Auxiliar de Contaduría.
4. Archivo de la tercera copia por nombre de proveedor.
5. Contaduría ordena la OC recibida numéricamente.
6. luego que la mercancía solicitada llega a la empresa, el auxiliar de contaduría
recibe la factura en duplicado del proveedor.
7. El Proveedor entrega los insumos al encargado de Compras, se realiza la
verificación de la factura comprobando el cumplimiento de los requisitos legales
vigentes, adicional se comprueba que los valores estén correctos.
8. Se archiva la Factura por nombre del proveedor.
9. Se emite la orden de Pago por cada una de las facturas recibidas.
10. Se envía la orden de pago al Jefe de Contaduría y se archiva la copia de orden
de pago junto con la factura.
10. El jefe de tesorería firma el cheque que autoriza el pago al proveedor.
11. Se verifica la mercancía entregada por el proveedor contra factura.
12. Se registra la entrega en fichas de stock por insumo (Kárdex).
13. se sella la factura y esta se devuelve a Contaduría para su archivo.
POLÍTICA DE COSTOS
 Cumplir con los requerimientos actuales en cuanto a los precios de la
materia prima y el precio final del producto.

 Al realizar negociaciones con los proveedores no se deben generar riesgos

financieros y siguiendo los principios de la ética de las compras.
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 Hacer una clasificación de los proveedores teniendo en cuenta las mejores

propuestas en calidad, cantidad y precio pensando en los beneficios que el
producto terminado generar a los clientes.

 Tener adaptabilidad al cambio de las nuevas tecnologías y materias primas

ofrecidas por los proveedores pensando en el crecimiento futuro de la
organización.

POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS
Cumplimento por parte de los colaboradores las siguientes políticas:
 Cumplimiento de los requisitos solicitados por el área correspondiente.

 Cumplir con los tiempos del cronograma de contratación.

 Actuar de forma ética y honesta ante cualquier situación que se presente y

ponga en duda su buen nombre.

e- Marco legal

Leyes, decretos Relacionados con: Importancia y/o relevancia

(proceso: compras y/o
inventarios)
ley 1314 Art 63 Inventario Los inventarios representan (son) bienes corporales (activos)
destinados a la venta en el curso normal de los negocios
mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la
operación permite un control constante de los inventaros, al
llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario
Decreto 2649/1993 Inventario En este artículo se reglamenta la contabilidad en general y se
articulo 63 expiden los principios o normas de contabilidad general.
Decreto 2650/1993 Inventario Se reglamenta el plan único de cuentas para comerciantes,
además de las circulares a través de los cuales la SNS establece
los demás PUC.
Resolución Inventario Se adopta un manual de procedimientos del régimen de
356/2007 contabilidad pública representan el valor de los bienes tangibles
e intangibles.
Art 269 Administración de consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y
inventarios y almacén aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y
procedimientos de control interno, de conformidad con lo que
disponga la ley

Ley 42 de 1993 Inventarios Estable el control fiscal es una función pública la cual vigila la
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gestión fiscal de la administración y de los particulares o

entidades que manejan fondos o bienes del estado en todos sus
órdenes y nivel.
Ley 87 de 1993 Inventario por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan
otras disposiciones
Resolución 354 del Inventarios por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se
2007 establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.
-PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la misma.
Ley 4170/2011 Compras Desarrollar, implementar y difundir las políticas públicas,
planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que
faciliten las compras y contratación pública del Estado y
promuevan las mejores prácticas. Compilar las normas legales,
conceptos, jurisprudencia y doctrina relacionados con las
compras y la contratación pública y la actividad de la Agencia,
y velar por su unificación, actualización y aplicación.

ISO 27001 Inventario se destina a la Seguridad de la Información, y garantiza las

buenas prácticas en este tema. La norma ISO 27001 establece
los requisitos para implantar con éxito un Sistema de Gestión
de Seguridad de la Información o SGSI.
ISO 17025: se compone de requisitos de gestión como el servicio al cliente,
el control de la documentación o las acciones preventivas, y de
requisitos técnicos como el personal, el muestreo o los métodos
de ensayo
ISO 9001 Permite demostrar que la empresa que cuenta con esa
certificación satisface los requisitos del cliente según unos
criterios internacionales. Puede utilizarse con tres finalidades:
mejorar el funcionamiento interno de la propia organización,
obtener la certificación, o bien con fines contractuales para
acordar los criterios con el cliente
Ley 43/1990 Inventario se entiende por principios o normas de contabilidad
generalmente, es el conjunto de conceptos básicos y de reglas
que deben ser observados al registrar e informar contablemente
sobre los asuntos y actividades de personas naturales o
jurídicas"
DECRETO 2550/ Inventario Por el cual se regula la aplicación de derechos "antidumping".
2010 establece las disposiciones aplicables a las investigaciones
sobre las importaciones de productos originarios de países
miembros de la Organización Mundial del Comercio - OMC -
que sean objeto de "dumping", cuando causen o amenacen
causar un daño importante a la rama de producción nacional, o
retrasen de manera importante esa rama de producción nacional
DECRETO 2555/ Inventario Normas en materia del sector financiero, asegurador y del
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2010 mercado de valores y se dictan otras disposiciones

Aplica para:
 emisores de valores

 entidades aseguradoras

 establecimientos de crédito

 intermediarios de seguros

 sociedades de capitalización

 sociedades de servicios financieros

f- Propuesta

Propuesta: A partir de la situación de la empresa y lo consultado, modifique o

proponga un nuevo proceso de compras que impacte en el establecimiento de
nuevas políticas de compras, inventario y almacén para la compañía.
1. lo primero que se realizaría es que se implemente una jerarquía en las áreas
de la compañía para así contemplar un desarrollo óptimo en los distintos
indicadores de la empresa.
2. la compañía debe contar con mínimo tres cotizaciones de distintos
proveedores.
3. El comité de compras debe seleccionar el proveedor que mejor se acople a
las necesidades de la compañía.
4. Implementar nuevas herramientas tecnológicas para la optimización del
proceso de facturación de la empresa.
5. Minimizar los gastos de cada operación esto con el fin de mantener el
presupuesto asignado en cada área.
6. La compañía se debe cerciorar de que la mercancía este en buenas
condiciones y sea de la mejor calidad
7. Se realiza la orden de pago y la emisión del cheque.
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Bibliografía

https://www.javeriana.edu.co/personales/hbermude/jurisprudencia/5352.htm#:~:te
xt=De%20conformidad%20con%20el%20art%C3%ADculo,de%20personas
%20naturales%20o%20jur%C3%ADdicas%22.

https://www.calameo.com/books/00045936814f185ee5c8d

[LIBRO] Administración de compras

AS Coral - 2014 - books.google.com

[LIBRO] Compras e inventarios

Ediciones Díaz de Santos SA - 1996 - books.google.com

La importancia de la gestión de compras en la empresa

www.itop.es › blog › item › la-importancia-de-la-gestio...
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Relaciones de compras con el resto de los departamentos en la ...

www.interempresas.net › Logistica › Articulos › 12957...