DESCRIPCION DEL

CARGO

NOMBRES: Liseth González Y Erika Mercado

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Secretaria

Nombre del cargo del jefe inmediato: Gerente general
Departamento: Departamento de administración
Área: Area de administración
Numero de cargos iguales: 2
Evaluador: Recursos humanos
Fecha de evaluación: 15/11/2020

II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación

de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo,
organizando de manera correcta la manera en que el personal puede ser atendido teniendo en
cuenta los estándares que se manejan dentro de la empresa.

III. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO.

✓ Saludar a los visitantes y dirigirlos a los departamentos o individuos apropiados de una
manera cordial y respetuosa.
✓ Planear de manera correcta el orden que se debe cumplir a la hora de ingresar el personal
a la oficina del gerente, teniendo en cuenta las ordenes establecidas por el.
✓ tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras
hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos
que conllevan.
✓ Revisar la idoneidad de los documentos. A lo largo del día una secretaria puede llegar a
trabajar con una gran cantidad de documentos diferentes. Si estos documentos proceden
 de diferentes departamentos de la empresa, proveedores o clientes, la secretaria de
dirección debe evaluar la importancia de cada documento para ir gestionándolos con su
superior en orden de importancia.
✓ Organización de su espacio de trabajo. El espacio de trabajo de la secretaria de dirección
siempre debe estar limpio y organizado para mostrar un ambiente profesional y
preparado.
✓ Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el director. En caso de que esté
ocupado, debe ofrecerles un lugar para sentarse mientras esperan y café o algún aperitivo.

IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO.

✓ Habilidad.

Educación: Tener un estudio técnico o tecnólogo en secretariado ejecutivo.

Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia.
Edad: Rangos entre 20 a 30 años.
Sexo: Mujer.
Competencias:
• Comunes:
➢ Orientación a resultados.
➢ Orientación al usuario y al ciudadano.
➢ Transparencia.
➢ Compromiso con la organización.
• Por nivel jerárquico:
➢ Manejo de la información
➢ Adaptación al cambio
➢ Disciplina
➢ Relaciones interpersonales
➢ Colaboración

✓ Esfuerzo.

➢ Esfuerzo Mental: Alto, Procesamiento de información del entorno a partir de los

conocimientos previos, Actividad de rememoración, Actividad de razonamiento, búsqueda
de soluciones, Coordinación de ideas.
➢ Esfuerzo Visual: Alto, estar pendiente a información que se suministre vía correo
electrónico a través del computador.
➢ Esfuerzo Físico: Bajo, no tiene que levantar objetos pesados.
➢ Esfuerzo Auditivo: Bajo, el área estará en silencio a diario.
➢ Esfuerzo Emocional: Medio, algunas emociones pueden ser muy emotivas.
 ✓ Responsabilidad.
➢ Responsabilidad por contacto Interno: Mantiene contacto con el gerente y el
personal que este a su disposición en un determinado momento.
➢ Responsabilidad por contacto externo: Con personas y empresas que le ordene el
gerente.
➢ Responsabilidad por información confidencial: Información de presupuesto y
normas que sean de confidencialidad en la empresa.
➢ Responsabilidad por procesos: Administrativos.
➢ Responsabilidad por documentos: Documentos de reuniones, papelería de requisitos
empresariales.
➢ Responsabilidad por equipos: Computadores, impresoras, maquinas, celulares etc.
➢ Responsabilidad por supervisión: Encargado de mirar los clientes que estén
interesados en dialogar con el gerente.
➢ Responsabilidad por dinero: Cheques y dinero que el gerente le permita manejar.

✓ Condiciones de trabajo.

➢ Riesgos: Si esta mucho tiempo en el computador puede sufrir problemas de visión.

➢ Iluminación: Cuenta con una iluminación adecuada para realizar su trabajo.
➢ Ventilación: Excelente.
➢ Ergonomía: La adecuación del escritorio es buena, la silla que utiliza para sentarse
se encuentra en excelentes condiciones.