Apéndice a “Pastoreen el rebaño de Dios”

(1 Pedro 5:2)
Índice
Introducción 1
Correspondencia y registros 2, 3
Extranjeros indocumentados 4, 5
Retención de archivos de la congregación 6
Datos personales comprometidos o solicitudes de acceso a datos personales 7
Escuelas y educación 8
Vehículo del superintendente de circuito 9
Acusaciones de abuso de menores 10

INTRODUCCIÓN
1. El presente documento está pensado para utilizarse con el libro “Pastoreen el rebaño de
Dios” (1 Pedro 5:2). Contiene directrices aplicables concretamente al territorio de la sucursal
de Centroamérica. Animamos a cada anciano a que haga notas adecuadas en su propio ejem-
plar que remitan a este documento. Si un anciano es dado de baja por una razón distinta a la
de una mudanza a otra congregación con una recomendación favorable, debe borrar cualquier
copia electrónica de este Apéndice que tenga en su poder.

CORRESPONDENCIA Y REGISTROS
2. La sucursal ya no imprimirá el formulario Registro de publicador de la congregación (S-21).
Es decisión del cuerpo de ancianos conservar los formularios Registro de publicador de la
congregación (S-21) en formato electrónico o impreso. Las disposiciones locales para la ges-
tión de archivos y territorios de la congregación deben cumplir las leyes de protección de datos
que sean aplicables (Vean Pastoreen, capítulo 22, párrafo 12).

3. Las congregaciones con acceso limitado a Internet, podrán suministrar al superintendente

de circuito, por medio de mensaje de texto o llamada telefónica, la información necesaria para
rellenar el formulario Recomendación de nombramientos de ancianos y siervos ministeriales
(S-62), un mes antes de su visita (vean Pastoreen capítulo 8, párrafo 21).

EXTRANJEROS INDOCUMENTADOS
4. En los países del territorio de nuestra sucursal, los organismos oficiales que aparecen en la
tabla de abajo, se ocupan de las solicitudes de extranjeros indocumentados para permanecer
en el país. Aunque otros organismos, tanto federales como locales, tratan ciertos asuntos con
extranjeros indocumentados, los permisos para estar en el país deben solicitarse a los orga-
nismos que aparecen en la tabla. ¿Cómo pueden determinar los ancianos si un publicador
realmente ha solicitado o está solicitando la residencia legal? Algunos de los documentos que
debe poder mostrarles son los abajo enlistados. (Para más información sobre este asunto,
vean Pastoreen, capítulo 29, párrafos 3-7). [Nota: En los países enlistados abajo se necesita
un permiso de trabajo para que un extranjero reciba un salario en ese país. Generalmente las
visas de turista y de visitante no otorgan permiso para realizar actividades asalariadas. Es
responsabilidad de cada persona asegurarse de obedecer las leyes locales sobre este asunto].
 País Organismo oficial Tipo de visado Documentos

Belice The Immigration [a] Turista [a] Pasaporte con estampado de visitante
and Nationality De- [b] Permiso de tra- [b] Pasaporte con estampado de residencia
partment bajo permanente
[c] Residente
Costa Rica Dirección General [a] Visitante [a] Tarjeta de residencia
de Migración y [b] Residente [b] Pasaporte con estampado
Extranjería [c] Prueba de solicitud de legalización
(DGME)
[d] Documento expedido por la DGME que in-
dique que la persona está autorizada para
permanecer en el país
El Salvador Dirección General [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de visitante
de Migración y [b] Residente [b] Tarjeta de residencia
Extranjería [c] Prueba de la solicitud de legalización
(DGME)
Guatemala Instituto Guatemal- [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de residencia
teco de Migración [b] Residente temporal
(IGM) [b] Pasaporte con estampado de residencia
permanente
[c] Documento Personal de Identificación (DPI)
[d] Prueba de la solicitud de legalización

Honduras Instituto Nacional [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de visitante
de Migración (INM) [b] Residente [b] Tarjeta de residencia
[c] Prueba de la solicitud de legalización

México Instituto Nacional de [a] Visitante [a] Forma migratoria múltiple (FMM)
Migración [b] Residente [b] Tarjeta de residencia temporal
[c] Tarjeta de residencia permanente
Nicaragua Dirección General [a] Visitante [a] Tarjeta de residencia temporal
de Migración y [b] Residente [b] Tarjeta de residencia permanente
Extranjería [c] Prueba de la solicitud de legalización
(DGME) [d] Pasaporte con estampado de visitante
Panamá Servicio Nacional [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de visitante
de Migración [b] Residente [b] Tarjeta provisional de residencia
(SNM) [b] Tarjeta de residencia permanente
[c] Prueba de la solicitud de legalización

5. Si un publicador viene de otro país para servir en donde hay necesidad, debe tener en cuenta
que la sucursal “no le suministrará documentos legales, como los que se necesitan para obte-
ner la visa o el permiso de residencia, ni le preparará una carta de invitación o patrocinio” (Vean
km 8/11, página 6 párrafo 13).

RETENCIÓN DE ARCHIVOS DE LA CONGREGACIÓN

6. Cada enero, el secretario debe revisar el archivo de la congregación (ya sea en papel o en
formato electrónico). Si es necesario, podrá consultar con otros ancianos cuando lo haga. Si
ha expirado el plazo de retención de un documento, este se debe destruir (triturándolo, si es
posible) o borrar. Si los ancianos creen que es necesario conservar un registro por más tiempo
del establecido, el secretario y otro anciano deberán pedir instrucciones a la sucursal.

Documentos contables y legales

Registros del archivo histórico de cuentas, in- Conservar mientras estén vigentes. Después,
cluyendo los documentos relativos al estableci- conservar durante cinco años
miento de la cuenta principal
Registros de titularidad de propiedades, contra- Conservar mientras estén vigentes. Después,
tos y otros documentos legales, como pólizas conservar durante siete años
de seguros, solicitudes y aprobaciones de
exenciones fiscales, licencias, garantías de
productos y documentación legal de las entida-
des
Documentos confidenciales (sobres sellados)
Si es necesario, el secretario puede abrir un sobre sellado al efectuar la revisión anual
del archivo de la congregación. Todo registro que tenga que ver con una acusación de
abuso sexual de menores debe mantenerse en un sobre sellado con las palabras
“No destruir” en el frente y guardarse en el archivo confidencial (sfl cap. 22 párrs. 18-20).
Decisión por escrito de un cuerpo de ancia- Conservar durante el tiempo que el publica-
nos indicando si un publicador tiene o no li- dor asista a su congregación y se man-
bertad bíblica para volver a casarse y que tenga soltero o su libertad bíblica no se
el asunto no tuvo que ver con abuso sexual haya podido determinar de otra manera
de menores (sfl 1:2.14; 12:73, 74)
Registros de alguien que ha sido censu- Conservar durante tres años tras la cen-
rado por un comité judicial y cuyo pecado sura. No se conservarán si antes de los tres
no tuvo que ver con abuso sexual de me- años 1) es nombrado siervo ministerial,
nores 2) se muda de congregación o 3) fallece
Registros de alguien que ha sido readmi- Conservar durante cinco años tras la read-
tido y cuyo pecado no tuvo que ver con misión. No se conservarán si antes de los
abuso sexual de menores cinco años 1) es nombrado siervo ministe-
rial, 2) se muda de congregación o 3) fallece
Registros de alguien que no ha sido read- Conservar durante 20 años. No se conser-
mitido y cuyo pecado no tuvo que ver con varán si fallece antes de que transcurran
abuso sexual de menores los 20 años
Registros de alguien acusado de abuso se- Conservar indefinidamente / hasta el falle-
xual de menores cimiento de la persona

Si la persona se muda de congregación, fa-

llece o si les surgen preguntas, dos ancia-
nos llamarán al Departamento de Servicio.
La sucursal proporcionará instrucciones en
armonía con las leyes aplicables (Rom.
13:1)
Ancianos y siervos ministeriales
Todo registro que tenga que ver con una acusación de abuso sexual de menores debe
mantenerse en un sobre sellado con las palabras “No destruir” en el frente y guardarse
en el archivo confidencial (sfl cap. 22 párrs. 18-20). Esto incluye la información relacio-
nada con el nombramiento o baja de un anciano o siervo ministerial.
Nombramientos (formularios S-2, cartas Conservar durante un año tras el nombra-
S-52 enviadas por la sucursal y cartas de nom- miento, a no ser que contenga información so-
bramiento elaboradas por el superintendente bre una baja
de circuito)
Bajas (formularios S-2, cartas S-52 enviadas Conservar durante cinco años tras la baja. No
por la sucursal, cartas de baja elaboradas por se conservarán si antes de los cinco años 1) se
el superintendente de circuito y una breve ex- le vuelve a nombrar o 2) se muda de congrega-
plicación del motivo de la baja) ción
Predicación y asistencia a las reuniones
Informe de predicación y de asistencia a las No conservar
reuniones de la congregación (S-1)
Registro de asistencia a las reuniones de con- Conservar por lo menos 13 meses de asisten-
gregación (S-88) cia, pero no más de 36 meses
Registro de publicador de la congregación (S- No conservar
21) de un expulsado o desasociado
Registro de publicador de la congregación (S-21) Conservar los del año de servicio en curso y los
de un publicador activo o para calcular los totales del anterior
mensuales de la congregación
Registro de publicador de la congregación (S- Conservar los del año de servicio en que se
21) de un publicador inactivo hizo inactivo
Informe de predicación (S-4) No conservar
Informe de asistencia a las reuniones (S-3) No conservar
Salón del Reino
Acuerdo sobre el uso compartido del Salón del Conservar el acuerdo vigente
Reino
Formularios Análisis de riesgos en la congrega- Conservar mientras estén vigentes
ción (DC-85) rellenados
Registros de mantenimiento Conservar durante dos años
Cartas de presentación
Todo registro que tenga que ver con una acusación de abuso sexual de menores debe
mantenerse en un sobre sellado con las palabras “No destruir” en el frente y guardarse
en el archivo confidencial (sfl cap. 22 párrs. 18-20). Esto incluye la información propor-
cionada en una carta de presentación.
Cartas recibidas de otras congregaciones Conservar durante un año
Cartas enviadas a otras congregaciones No conservar
Territorio
Asignación de territorio de la congregación (S- Conservar la asignación vigente
54)
 Registro de asignación de territorio (S-13) Conservar los del año de servicio en curso y los
del anterior
Misceláneos
Solicitudes y cuestionarios No conservar
Agendas de reuniones de ancianos No conservar
Lista de los publicadores que muestre a qué Conservar únicamente los datos actualizados
grupo de predicación están asignados, sus da-
tos de contacto y sus datos de contacto en caso
de emergencia
Horarios de reuniones y asignaciones No conservar
Notas de decisiones tomadas en reuniones de No conservar por más de un año
ancianos
Notificación y consentimiento de uso de da- Conservar durante el mismo tiempo que
tos personales (S-290) otros registros de la persona
Encárguense de que un publicador capacitado
No conservar
visite a esta persona (S-70)
Información sobre prisiones (S-68) Conservar únicamente la última versión en-
viada a la sucursal
Registros relacionados con solicitudes de pu- Conservar hasta que cada solicitante haya re-
blicaciones cibido los artículos solicitados y no queden ar-
tículos pendientes
Informe de la visita del superintendente de cir- Conservar únicamente el más reciente
cuito a la congregación (S-303)
Notificación de incidente de riesgo (TO-5) No conservar. Pero sí se conserva durante tres
años a partir de la fecha de la notificación los
documentos en que esta se funda, como el in-
forme de policía o el comprobante de inspec-
ción de una aseguradora, a menos que la su-
cursal dé otras instrucciones
Calificaciones de oradores e intérpretes Mantener únicamente la última versión enviada
(S-315) al superintendente de circuito

DATOS PERSONALES COMPROMETIDOS O SOLICITUD DE ACCESO A DATOS PER-

SONALES
7. La normativa sobre protección de datos a menudo permite a las personas solicitar su dere-
cho a acceder o eliminar los datos personales que mantiene la congregación. Tales solicitudes
pueden hacerse por escrito o verbalmente. Dos ancianos deben llamar lo antes posible al De-
partamento de Asuntos Legales siempre que los ancianos reciban tal solicitud. Además, dos
ancianos llamarán al Departamento de Asuntos Legales si los registros de la congregación que
contienen datos personales han sido robados o se ven comprometidos, como cuando se en-
vían archivos confidenciales a un destinatario equivocado.

ESCUELAS Y EDUCACIÓN
8. La educación de los hijos es responsabilidad de sus padres. Si los padres cristianos cuyos
hijos asisten a una escuela religiosa no desean que a sus hijos se les incluya en las actividades
religiosas de la institución, sería prudente solicitar a las autoridades escolares una exoneración.
Los padres cristianos deben tomar su propia decisión en caso que las autoridades escolares
nieguen tal exención y exijan que sus hijos cursen los aspectos religiosos por completo antes
de poder graduarse. Si se presentan casos de intolerancia religiosa contra jóvenes cristianos,
sigan las instrucciones del formulario Hijos que enfrentan problemas en la escuela por cues-
tiones religiosas (S-117), disponible en la sección “Formularios” de jw.org.

VEHÍCULO DEL SUPERINTENDENTE DE CIRCUITO

9. Si los ancianos desean adquirir un vehículo para el circuito, por favor contacten al Departa-
mento de Servicio.

ACUSACIONES DE ABUSO DE MENORES

10. Cuando dos ancianos se comuniquen a la sucursal por un caso de abuso sexual de meno-
res, por favor llamen al Departamento de Servicio en vez de hacerlo al Departamento de Asun-
tos Legales. Esta instrucción actualiza la dirección que aparece en el libro Pastoreen, capítulo
14, párrafos 1, 7 a 10, 26, 27 y 29, así como en el capítulo 29, párrafo 1, segundo punto.
sfla-S 10/21 Mx