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MARIO SALAZAR ABREGU

Mayo, 2015

Que es el manual de procedimientos?


El MAPRO, es un documento normativo que
compendia por cada uno de los rganos de la Entidad
Pblica, la descripcin de sus procedimientos,
debiendo stos estar alineados a sus funciones y
objetivos estratgicos institucionales vigentes que les
correspondan y dentro del marco de los dispositivos
legales y/o administrativos que los regulen.

ORGANIZACIN DE LA ENTIDAD
DEMANDAS
CIUDADANAS en una
determinada circunscripcin El
Poder

Ley Orgnica de
Municipalidades y
de Gobiernos
Regionales

Constitucin
Poltica

Reglamento de
Organizacin y
Funciones- ROF

Plan Estratgico
Institucional - PEI

Meta/ Producto

Plan Integral de
Desarrollo Concertado

Cuadro de Puestos
de la Entidad (CPE)

Directivas e
Instructivos

Manual de Procedimientos
MAPRO
TUPA
No TUPA

Manual de Perfil de
Puestos (MPP)

SISTEMAS FUNCIONALES

Educacin cultura y deporte


Saneamiento salubridad y salud
Abastecimiento y
comercializacin de productos y
servicios
Transito, viabilidad y transporte
publico
Organizacin del espacio fsico y
uso de suelo
Programas sociales, defensa y
promocin de derechos
Promocin del desarrollo
econmico social
Seguridad ciudadana
Participacin vecinal

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Gestin de Recursos Humanos


Abastecimiento
Presupuesto Pblico
Tesorera
Endeudamiento Pblico
Contabilidad
Inversin Pblica
Planeamiento Estratgico
Defensa Judicial del Estado
Control
Modernizacin de la gestin pblica
Tributacin Municipal
Promocin de la Inversin Privada
Cooperacin Tcnica

GESTION PUBLICA ORIENTADA A RESULTADOS AL


SERVICIO DEL CIUDADANO

NORMATIVA

Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR que aprueba la Directiva


N002-77-INAP/DNR que norma el proceso de formulacin, aprobacin,
difusin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos de las
entidades de la Administracin Pblica.

Resolucin de la Contralora General N320-2006-CG, que aprueba las


Normas de Control Interno

Decreto Supremo N 004-2013-PCM, aprueba la Poltica Nacional de


Modernizacin de la Gestin Pblica.

Resolucin de Gerencia N 004-2014-MML-GP que aprueba la Directiva


N 002-2014-MML-GP que norma la elaboracin, modificacin, revisin,
aprobacin y difusin del Manual de Procedimientos de la Municipalidad
Metropolitana de Lima.

Publicaciones en el Portal de la Secretaria de Gestin Pblica de la PCM

Lineamientos para la implementacin de la Gestin por Procesos

Metodologa para la implementacin de la Gestin por Procesos

CONCEPTOS
Procedimiento: Es la forma especfica para llevar a cabo una serie de actividades; describe que
debe hacerse y quien debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe ejecutar.
rgano: Hace referencia a las gerencias que conforman las Entidades Pblicas.
Unidad Orgnica: Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la
estructura orgnica de la entidad. Se encarga de apoyar la elaboracin de la descripcin de los
procedimientos que les compete.
Responsable: Es el puesto de trabajo responsable de llevar a cabo determinada actividad de un
procedimiento. El puesto de trabajo se identifica teniendo, de preferencia, como referencia el
Cuadro de Asignacin de Personal y como ttulo de puesto el Manual de Organizacin y
Funciones.

Inventario de Procedimientos: Es una relacin o registro de procedimientos de lnea e internos


de una institucin que permite tener informacin bsica de cada uno de los procedimientos.
Hoja de Trabajo del Procedimiento : La hoja de trabajo es una herramienta considerada como
un borrador de trabajo para la definicin del procedimiento, que permite contar con datos mas
detallados sobre las actividades que lo conforman.
Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de los pasos que se siguen en una secuencia de
acciones, dentro de un proceso o procedimiento, identificndolos mediante smbolos.

RECOLECCIN DE INFORMACIN

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos actuales, y posteriormente proponer los ajustes
que se consideren convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan; los
archivos documentales, en los que se localizan los aspectos jurdico administrativos que rigen
el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar
informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de
trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan
los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:
a.
b.
c.

Investigacin documental.
Entrevista directa.
Observacin de campo.

ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO


Consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos
que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico
que refleje la realidad operativa actual.
Para realizar el anlisis de la informacin recabada, se debe responder los cuestionamientos
fundamentales que se mencionan a continuacin:
Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y los resultados que se obtienen
de stas.
Quin lo hace?
Son las dependencias que intervienen en el procedimiento y el recurso humano, ya sea como
individuos
o
como
grupos,
para
la
realizacin
del
trabajo.
Cmo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio
determinado.
Cundo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para
obtener resultados o terminar una actividad.
Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin geogrfica de las dependencias. Buscar la justificacin de la existencia de ese
trabajo o procedimiento, tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el
procedimiento.

ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO


La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse "a detalle", sin obviar elementos que
posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de
nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin.
La respuesta a estas preguntas, si bien implican disponibilidad de tiempo, es necesaria para el
anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:

La distribucin que se hace de los documentos,


El tipo de registros empleados (formularios)
Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).
Las probables causas de demora.
Las probables causas de riesgos y como mitigarlos.
Los formatos o anexos que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes
de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen.
Las firmas o autorizaciones necesarias.

Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.

Para realizar el anlisis y diseo de los procedimientos se debe utilizar diagramas de flujo para
detallar el procedimiento.

COMO FUNCIONA UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO


ETAPA NORMATIVA

ETAPA DE REGULACIN Y AUTORIZACION

Asignacin de la
competencia para
regular y autorizar
una
Actividad
Econmica u otras
(a la Entidad y al
rgano)

Administrado
presenta
expediente

Reglamentar la actividad econmica u otras:


1. Caractersticas tcnicas para el desarrollo
de la actividad econmica u otras.
2. Establecer el proceso y tipos de
documentos con los que el administrado
acreditara la aptitud para desarrollar la
actividad econmica u otras

Entidad
revisa
informacin
proporcionada
en
documentacin (de requerir el
caso
tambin
inspecciona
objeto de la autorizacin).
Compara tal informacin con
las
caractersticas
tcnicas
preestablecidas.
Luego
determina la procedencia o no.

ETAPA DE CONTROL O FISCALIZACIN


El Administrado
desarrolla
la
durante
el
autorizado

inicia y
actividad
periodo

La Entidad Pblica sale o


busca administrados que
desarrollan
actividades
reguladas sin autorizacin o
o que actan fuera del
marco autorizado

A los infractores la Entidad


Pblica
los
sanciona
eficazmente

Directivo
competente
emite resolucin
y
notifica
al
administrado

CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN

Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se podr utilizar la tcnica
de los cinco puntos que presenta a continuacin :
a.
Eliminar.- La primera y ms importante preocupacin
de este mtodo es eliminar
todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier
detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.
b.
Combinar.- Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn
paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina,
generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.
c.
Cambiar.- En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el
orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los
procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando
o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN

d.
Mejorar.- Algunas veces es imposible eliminar, combinar o
cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra
mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un
informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado,
o encontrando un mtodo mejor.
e.
Mantener.- Consiste en conservar las actividades que como
resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar,
cambiar o mejorar.

CARATULA DEL MAPRO


ORGANO MUNICIPAL
ENTIDAD PUBLICA MUNICIPAL
Gerencia de Desarrollo Social
Subgerencia de Promocin y Proteccin de las Personas Discapacitadas
Subgerencia de Bienestar y promocin Social

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MML-GDS-SPPPD-MAPRO0XX
Versin - 01

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL


Fecha de Vigencia: / /

GDS
SPPPD
SBPS

Subgerencia de Registros Civiles

SRC

Subgerencia de Programas Alimentarios

SPA

NOMBRE DEL ORGANO


SOLICTANTE

CARACTERISTICAS DEL MANUAL DE


PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.

4.

5.

Introduccin
ndice
Datos Generales
3.1
Objetivo
3.2
Alcance
3.3
Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos
3.4
Aprobacin y actualizacin
Estructura del procedimiento
4.1
Nombre del procedimiento
4.2
Unidad Organizacional
4.3
Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Manual de Procedimientos
4.4
Finalidad
4.5
Documentos asociados o base legal
4.6
Objetivo Estratgico
4.7
Requisitos
4.8
Acciones, Fases y Etapas del procedimiento
4.9
Instrucciones
4.10 Duracin
4.11 Diagrama de flujo
4.12 Lista de Registros y formularios
4.13 Hoja de Identificacin de Cambios
Glosario de Trminos

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Funciones del ROF


N

Numer
al
(4)

Artculo
(4)

Gerencia
reas
Equipo de trabajo
Subgerencias
Divisiones
Equipos de Trabajo
(8)

Observaciones: (9)
Elaborado por: (10)
Revisado por:
(11)
Fecha Elaboracin:

Procedimientos

Denominacin
(5)

Plan de Accin

Producto
(6)

Tarea
(7)

Activi
dad
(7)

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
MAPRO - FORMATO N 01
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Organo:Gerencia de Desarrollo Social

Cdigo

MML-GDS-PR01

MML-GDS-PR02

MML-GDS-PR03

Centro de Costo: 13006

Procedimientos
Denominacin
Monitoreo del proceso de formulacin, programacin de
actividades y tareas del Plan de Accin de la Gerencia de
Desarrollo Social.
Elaboracin, formulacin y actualizacin de instrumentos de gestin
de planeamiento, racionalizacin y presupuesto de la Gerencia de
Desarrollo Social.
Empadronamiento a los usuarios que solicitan incorporarse al Plan
General de Hogares-PGH

MML-GDS-PR04

Orientacin para postular a Programas Sociales.

MML-GDS-PR05

MML-GDS-PR06

MML-GDS-PR07

8
9

MML-GDS-PR08
MML-GDS-PR09

10

MML-GDS-PR10

11

MML-GDS-PR11

12

MML-GDS-PR12

13

MML-GDS-PR13

Promocin y sensibilizacin a personas con Discapacidad


Actividades sociales , deportiva recreativa y culturales dirigidas a
las Personas con Discapacidad
Formacin y promocin de inclusin laboral a Personas con
Discapacidad
Identificacin a Personas con Discapacidad
Talleres de Sensibilizacin en temas de Discapacidad
Capacitacin a promotores y dirigentes de la Comunidad en la
estrategia de Rehabilitacin basada en la Comunidad-RBC
Campaas de salud para las zonas y/o poblacin en riesgo
Programa de inclusin educativa para educadores de bsica
especial, padres de familia de nios con discapacidad y su
entorno.
Talleres de rehabilitacin, ocupacin laboral, de emprendimiento y
habilidades sociales para Nios con Discapacidad y Padres de
Familia.

14

MML-GDS-PR14

15

MML-GDS-PR15

16

MML-GDS-PR16

17

MML-GDS-PR17

18

MML-GDS-PR18

19

MML-GDS-PR19

20

MML-GDS-PR20

Producto
Aplicacin de Ficha

109

1302

Documento Tcnico

109

1302

Ficha de Empadronamiento

109

1311

109

1311

112

1307

Registro de Atenciones

112

1307

Ficha de Registro Declaracin


Jurada
Registro de Atenciones

Registro de Atenciones

112

1307

Ficha de Empadronamiento
Registro de Asistencia

9
9

112
112

2
2

1307
1307

Registro de Asistencia

112

1307

Registro de Asistencia

112

1307

Certificado

112

1307

Ficha de Inscripcin

112

1307

114

1,2

1305

114

1,2

1305

114

1305

114

1305

Informe Social

14-15

114

1308

Informe Social

14-15

114

1308

Cuaderno de Registro

15

114

1308

Acta de Ingreso Ficha de


Proceso de Admisin y Externacin al COMAIN (Nios y Nias
Registro Informe Mdico Informe
mayores de 06 aos y Adolescentes y Jovnes)
Psicologico Informe Social
Proceso de Intervencin al COMAIN (Nios y Nias mayores de 06 Registro de Intervencin Informe
aos y Adolescentes y Jovnes)
Evolutivo del Nio
Proceso de Admisin y Egreso al Programa de Chiko's Ecolgicos
Acta de Ingreso
(Adolescentes y Jovnes entre 14 y 17 aos)
Capacitacin Laboral en el Programa a Chiko's Ecolgicos
Registro de Asistencia
(Adolescentes y Jovnes entre 14 y 17 aos)
Constancia de Capacitacin
Atencin Casos Sociales con Problemas Sociales, Psicolgicos y
Legales en los Centros de Promocin en Zonas de Vulnerabilidad
Evaluacin por Riesgo Social-SAT(Sistema de Administracin
Tributaria) en los Centros de Promocin en Zonas de
Vulnerabilidad
Servicio de Velacin (Alquiler de salas, alquiler de cafetn y capilla
religiosa) en casos sociales en Zonas con Vulnerabilidad.

Funciones del ROF Plan de Accin


Numeral
Art.
Tarea Actividad

INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS


QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.

RUBRO
Introduccin

2.

ndice

3.

Datos Generales
3.1 Objetivo
3.2 Alcance
3.3 Correspondencia
funcional y operativa
de los procedimientos

CONTENIDO DEL RUBRO


En este rubro se indicarn algunas caractersticas generales de los procedimientos que se
describen en el documento, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende.
Igualmente, su relacin con otros documentos normativos, la importancia del Manual y la
metodologa que se emplea para formulacin.
Constituido por la relacin clasificada de ttulos y subttulos, o asuntos que contiene el
Manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pginas.
Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos
Se precisara el o los beneficios (propsitos) que se pretende alcanzar mediante la
formulacin y empleo del procedimiento
Aqu se consignara el mbito de aplicacin del Manual
En este rubro se ubicara el cuadro que a continuacin se detalla, el cual tiene como base
el inventario de procedimientos - visado por la Subgerencia de Desarrollo Institucional que el rgano debe realizar al iniciar el proceso de elaboracin de su MAPRO.
Procedimientos
Cdigo
(1)

Funciones del ROF

Plan de Accin del (Ao)

Denominacin

Producto

Numeral

Art

Tarea

Actividad

(2)

(2)

(2)

(2)

(2)

(2)

Notas:
(1) El cdigo del procedimiento se construir conforme se estable en literal a.2 del punto
5.2.3 de la presente directiva.
(2) Las instrucciones para el llenado del contenido de cada una de estas celdas se
encuentran en el anexo 3 de la presente directiva.

INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS


QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.4
Aprobacin
actualizacin

En este rubro se indicar la denominacin, nmero y fecha del dispositivo que aprueba el
Manual, as mismo el periodo en el cual se realizaron los estudios relacionados con la
elaboracin y ltima actualizacin. En la sumilla brevemente se describir que aprueba la
resolucin.
Resolucin de Gerencia
N

4. Hoja de Datos por


cada Procedimiento
4.1
Nombre
del
Procedimiento - Cdigo

4.2 Unidad Organizacional


4.3 Responsables
de
elaboracin, revisin y
aprobacin del Manual
de Procedimientos

Fecha

Periodo de Estudiado

Sumilla

En este acpite se detallaran las caractersticas de cada uno de los procedimientos y


comprende a su vez de los siguientes acpites:
En este numeral se sealaran en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y su
cdigo. La denominacin del procedimiento debe reflejar concretamente el propsito u
objetivo del trmite a que se refiere con el objeto de que tanto funcionarios como pblico
puedan identificarlo fcilmente.
La codificacin de los procedimientos dentro del MAPRO se registrara y se construir de
acuerdo a lo establecido en el literal a.2 del numeral 5.2.3 de la presente directiva.
En este numeral se establece a que Gerencia, Subgerencia y Departamento o Proyecto
pertenece el procedimiento.
En este numeral se detalla los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin del
documento, segn el siguiente cuadro:
Elaborado por:

Firma:

Cargo:
Fecha:
Revisado por:

Firma:

Cargo:
Fecha:
Aprobado por:
Cargo:
Fecha:

Firma:

INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS


QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.4 Finalidad

4.5 Documentos Asociados o


Base Legal
4.6 Objetivo Estratgico

Aqu se colocaran resultado final que se pretenden alcanzar con el procedimiento


(certificacin, otorgamiento, aprobacin, informe, etc.), pudiendo mencionarse mediante
qu acciones se lograra el resultado. La redaccin del resultado debe iniciarse con un
verbo en infinitivo que implique medicin.
Se citaran aquellos documentos, dispositivos legales y/o normas administrativas que
regulen en forma directa la ejecucin del procedimiento.
Se deber procurar identificar en el Plan Estratgico Institucional de la MML 2011-2014,
aprobado por la Ordenanza 1722, con que Eje Programtico y Objetivos Estratgicos
est alineado el procedimiento a describir:
Eje Programtico

4.7 Requisitos

4.8 Acciones, Fases y Etapas


del Procedimiento

Objetivos Estratgicos
Generales
Especficos

Accin Estratgica

Se detallaran la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben


cumplirse para la iniciacin y posterior ejecucin del trmite; en caso de presentarse
diferentes modalidades para el mismo procedimiento debern especificarse los requisitos
para cada una de ellas.
Aqu se presentaran de manera secuencial cada una de las etapas o fases y acciones en
que se descompone el procedimiento, sealando las reparticiones o administraciones
que intervienen. Al momento de describirlas inicialmente deber precisarse en que
consiste cada accin de cada fase o etapa, con identificacin del resultado a que se
llegue; quienes deben ejecutarlas, como, plazo y lugar, con qu medios y/o requisitos y el
tiempo estimado para cada accin, fase u operacin.

PROCEDIMIENTO: xxxxxx
Unidad orgnica/unidad
funcional

Responsable

Descripcin de la actividad

Duracin

HOJA DE TRABAJO (4.8)


Gerencia:

Desarrollo Social

Subgerencia:

Sub Gerencia de Bienestar y Promocin

Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin Residencial de personas Adultas


mayores - CARPAM
Tipo de valor
Responsable (cargo del
Unidad orgnica /unidad
Clasificador de cargos /
funcional
Denominacin de MOF)

Descripcin de la
Actividad

Riesgo

Identificacion del Riesgo

Duracin
VA

Control

SVA

Tipo de Riesgo

Actividad de Contingencia

10

11

12

13

Minutos

Horas

Dias

La redaccin de las actividades deber ser en verbos infinitivos, que son palabras
que expresan acciones y su terminacin es en ar, er o ir.

Gerencia:
Desarrollo Social
Subgerencia:

Sub Gerencia de Bienestar y Promocin

Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin Residencial


de personas Adultas mayores - CARPAM
Unidad
orgnica
/unidad
funcional

Responsable
(cargo del
Clasificador de
cargos /
Denominacin
de puesto)

Tipo de valor
N

Descripcin de
la Actividad

Duracin

Riesgo

Identificacin del Riesgo

VA

Control

SVA

Tipo de Riesgo

Plan de
Contingencia

1
2
3

4
5
6

7
8
9
10
11
12

13

Minutos

Horas

Das

El alto costo y demora en la prestacin de los servicios por la complejidad de


los procesos por los que recorren las solicitudes de los interesados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: xxxxxx

Unidad orgnica/unidad
funcional

Responsable
(Clasificador de Cargos / MOF)

Descripcin de la actividad

Duracin (Tiempo)

CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS


CARGOS

Clasificador
de cargos
R.A. 306-2013-MML

MOF Desarrollo social.


MOF Subgerencia de Sanidad
Gerencia de Salud.
MOF Anterior a la creacin de la
Gerencia de la Mujer.

CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS TIPOS


DE VALORES
TIPO DE VALOR
VALOR

VA = valor aadido.

Control = si es una actividad de control.

SVA = sin valor aadido.

DESCRIPCIN
Actividad cuya realizacin contribuye al
resultado fi nal del procedimiento. Por
ejemplo: fi rmar un expediente, confi rmar que
los documentos requeridos estn completos,
orientar a un administrado respecto de los
pasos a seguir.
Actividad cuya realizacin permite
garantizar la calidad del procedimiento. Por
ejemplo: revisar un expediente para
garantizar que est completo antes que se
produzca la siguiente actividad. Se debe
estar atento, pues en general, en muchas
entidades, se detectan actividades de control
repetidas.
Actividad cuya realizacin no genera valor al
procedimiento. Por ejemplo: poner VB a un
expediente, que ya tiene un VB de otro
funcionario autorizado, es una actividad SVA
(sin valor aadido).

CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN DE


RIESGO
Identificacin de los riesgos
En la identificacin de los riesgos se tipifican todos los
riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la
entidad debido a factores externos o internos. Los factores
externos incluyen factores econmicos, medio ambientales,
polticos, sociales y tecnolgicos. Los factores internos
reflejan las selecciones que realiza la administracin e
incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologa.
Valoracin de los riesgos
El anlisis del riesgo le permite a la entidad considerar cmo
los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus
objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas
puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El
propsito es obtener la suficiente informacin acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de
ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.
Respuesta al riesgo
La administracin identifica las opciones de respuesta al
riesgo considerando la probabilidad y el impacto en
relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costobeneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la
seleccin e implementacin de una respuesta son parte
integral de la administracin de los riesgos.

CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN DE


RIESGO

Riesgo Operacional
Accesos no autorizados
Corrupcin de los empleados
Obsolescencia del sistema
Ausencia de gestin experta
El ciudadano no cumple las pautas de seguridad
Riesgo Legal
Incertidumbre y ambigedad en la aplicacin legal
Revelacin inadecuada de informacin del ciudadano
Riesgo Logstico
Desabastecimiento
Falta de continuidad de algn servicio contratado
Infraestructura deficiente
Inseguridad

Gestin de la Continuidad

Es la actividad que se lleva a cabo en una organizacin para asegurar que


todos los procesos crticos y/o estratgicos del negocio estarn disponibles
para los clientes, proveedores, y otras entidades que deben acceder a ellos en
todo momento.

La Gestin de la Continuidad hace referencia a todas aquellas actividades


que se llevan a cabo diariamente para mantener en funcionamiento el servicio
critico y/o estratgico y facilitar la recuperacin en caso de problemas.

La base de la Gestin de la Continuidad son las polticas, guas, estndares y


procedimientos implementados por una organizacin para proactivamente estar
preparados responder a los problemas que se presenten. Todo el diseo,
implementacin, soporte y mantenimiento de los sistemas debe estar
fundamentado en la obtencin de un buen Plan de Continuidad del Negocio o
Plan de Contingencias.

El trmino Continuidad del Negocio describe una metodologa para


desarrollar la actividad del negocio, mientras que la Planificacin de la
Continuidad de negocio es la actividad que determina cual debe ser esta
metodologa. El Plan de Continuidad del Negocio puede ser visto como la
metodologa utilizada por los usuarios de la organizacin diariamente para
asegurar el desarrollo normal del negocio.

Gestin de la Continuidad

Los componentes necesarios en el Plan de Continuidad o Plan de


Contingencia para documentarlo son:

Polticas

Estructura organizacional

Procedimientos, directivas, instructivos, protocolos

Identificacin de los riesgos potenciales y amenazas al negocio, tanto


internas como externas

Anlisis del impacto de tales factores en el negocio

Gestin de Seguridad

Planes de Capacitacin del Personal

GESTION PUBLICA ORIENTADA A RESULTADOS AL


SERVICIO DEL CIUDADANO

GESTIN DEL CONOCIMIENTO


La gestin del conocimiento implica la transferencia del
conocimiento y el desarrollo de competencias necesarias al
interior de las instituciones para compartirlo y utilizarlo entre
sus miembros, as como para valorarlo y asimilarlo si se
encuentra en el exterior de estas.

Fuente: Bulmaro, Adrin (2010):La gestin de conocimiento en las relaciones acadmico-empresariales. Un nuevo
enfoque para analizar el impacto del conocimiento acadmico. Tesis Phd. Universidad Politcnica de Valencia, Espaa

QU ES UNA BUENA PRCTICA?


Una buena prctica es una actividad o proceso que
ha producido destacados resultados en el manejo de
una organizacin y que puede ser replicada en otras
organizaciones para mejorar la efectividad, eficiencia
e innovacin de las mismas en beneficio de su
pblico objetivo.

Fuente: Manual elaborado por Ciudadanos al da 2015.

AMBITOS PARA IDENTIFICAR BUENAS


PRCTICAS

Buenas Prcticas
externas para
aplicar en la
MML.

Buenas
Prcticas en
la MML

De ideas
Innovadoras

INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS


QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.9 Instrucciones
4.10 Duracin

4.11 Diagramacin

4.12 Lista de Registros y


Formularios
4.13 Hoja de Identificacin
de Cambios

Glosario de Trminos

En este rubro debe incorporarse aquellas indicaciones consideradas como estrictamente


indispensables para la ejecucin de las operaciones que as lo ameriten.
En este prrafo se indicara el tiempo total estimado de duracin de cada fase del
procedimiento. El resultado se obtendr de la emisin de un Informe Tcnico remitido por
la unidad orgnica solicitante.
En este rubro se presentar los diagramas de flujo o representacin grfica que
muestren la secuencia de cada procedimiento. Para ello se empleara las instrucciones y
simbologa contenida en el Anexo N 2 de la Directiva N 002-77-INAP/DNR Normas
para la formulacin de los Manuales de Procedimientos.
Se incluirn los diversos formularios y/o registros, fsicos y/o digitales, utilizados en la
ejecucin de los procedimientos, acompaando las instrucciones para su empleo.
Se identificaran mediante una Lista de Maestra de Registros. Ver Anexo N/
En este rubro se identifican los cambios que se realizan de la versin anterior aprobada.
PGINA

CAPITULO/PRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA

ADICIN (A) O
SUPRESIN (S)

TEXTO MODIFICADO

En este punto debe definirse aquellos trminos tcnicos empleados en la descripcin de


los procedimientos que requieren aclaracin de su significado, debiendo ser presentados
en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA LA DIAGRAMACIN