Universidad Bicentenaria de Aragua

Facultad de Ciencias Administrativas y Sociales de las Escuelas de

Administración de Empresas y Contaduría Pública
San Joaquín de Turmero-Estado Aragua

Los Sistemas de Información

Empresarial y los Objetivos de la
Empresa

Estudiante:

Carmona Ángela

C.I 27.400.327

Sistemas y Procedimientos Contables II

San Joaquín Turmero, Octubre 2021

 Introducción

Mucho se ha investigado y redactado ya sobre los sistemas de

información y su uso y aplicación en las empresas y organizaciones,
desarrollando de esa forma un conocimiento gerencial sobre estos sistemas de
información empresarial en áreas operativas, gerenciales y administrativas, por
lo que es momento de ahonda un poco más en cuales son estos sistemas de
información y algunos ejemplos de cómo se ponen en práctica dentro de las
estructura organizacional de una empresa. Como bien sabemos una empresa
debe contar con objetivos establecidos que son las bases estratégicas para
realizar todas las operaciones de la empresa, es decir, son las metas a cumplir,
para ello la empresa se ayuda de todos los recursos que componen a su
estructura organizacional, pero de igual manera al trazar un plan o estrategia
es necesario contar con la información suficiente para poder tomar las
decisiones correctas y mejorar la eficiencia y la eficacia.

De esta forma es como entran en funcionamiento los sistemas de

información en la planificación estratégica de la empresa, comúnmente se
entiende como sistema de información a todo tipo de información que la
empresa arroje, pero estos sistemas de información empresariales son más
que eso, los mismos comprenden herramientas especializadas para las
diferentes áreas de una empresa, que proveerán los datos necesarios para los
procedimientos que realizara cada una de ellas; para ellos facilitara
herramientas automatizadas para mejorar la estructura y optimizar los
procedimientos que allí se realizan, estos pueden ser manuales, diagramas de
flujo, hojas de cálculo, todo dependiendo del área a desarrollar y de la
herramienta requerida, es por ello que en esta oportunidad se desarrollara un
contenido sobre la importancia de los sistemas de información con los objetivos
y planeación estratégica de la empresa, y los manuales de procedimientos
como herramientas de tales sistemas.
 Los Sistemas de Información Empresarial y los Objetivos de la Empresa

En la actualidad muchas empresas han adoptado los sistemas de

información dentro de su estructura organizacional, de igual manera dentro de
tal estructura conviven diversos tipos de tecnologías, esto mejora de gran
manera los procesos de negocios de las mismas, pero dentro de este gran
panorama tecnológico que ahora viven las empresas es posible perder de vista
los objetivos principales de este sistema, y de la misma forma perder una
visión clara de todas estas tecnologías, dispositivos, elementos de datos y
procesos de negocios que conformar un sistema de información,
desaprovechando de esta forma las ventajas que el mismo pueda ofrecer a la
culminación de las metas de una empresa.

Es innegable que los sistemas de información vienen un papel primordial

y fundamental, tanto en el soporte de los negocios existentes y en la
identificación de objetivos estratégicos, como en la creación de nuevos. Pero
es igualmente innegable que la empresa debe dimensionar el tamaño del
mismo para adaptarlo a las necesidades de una empresa, así como a sus
costes operativos y a las prioridades con respecto al trabajo a realizar. Es por
ello que los objeticos de los sistemas de información deben estar alineados con
los objetivos de la empresa para que tengan una presencia importante pero en
justa medida, de esta forma cumplirán su objetivo de concretar los procesos
que permitan controlar la adquisición, el uso y la administración de los
recursos. Y si además, se logra integrar la perspectiva de negocio con el
enfoque de los sistemas de información, se establecerá un marco tecnológico
de resolución de las necesidades de la empresa, contribuyendo al éxito de la
misma y la culminación de sus objetivos.

Entonces, si los sistemas de información están alineados con los

objetivos estratégico de una empresa, se podrá realizar una labor ejemplar en
la planificación y los diseños de planes, optimizando el proceso de toma de
decisiones, de esta forma se conseguirá que todos los procesos estén
óptimamente gestionados y controlados para asegurar la calidad y sean
soporte del cumplimiento de los objetivos del negocio.
Manuales de Procedimientos

En una empresa que decida mejorar su gestión organizativa es

imprescindible el documentar los procesos de las diferentes áreas en manuales
de procedimientos, esto para mejorar la información con la que cuentan los
integrantes de la estructura organizativa y optimizar el cumplimiento de u7na
tarea. Lo primero al entrar en esta materia es conocer lo que es un manual de
procedimientos, el cual se puede definir someramente como un documento
donde se plasman ciertas actividades, importantes, críticas o todas aquellas
actividades que considera necesarias una organización, esto con el fin de
contar con un documento formal que contribuya en el mejoramiento continuo de
las funciones que se realizan en todas las áreas de una empresa,

Pero este solo es el fin principal de los manuales de procedimientos, ya

que los mismos aportan diversos beneficios al crearse y mantenerse dentro de
la estructura organizativa de una empresa, entre ellos se pueden mencionar.

 El más mencionado de todos es la optimización de los procesos, ya que

al tenerlos redactados se pueden cuestionar dichos procesos, y
mejorarlos para realizarlos con un mínimo de recursos
 Se mejora la comunicación interna de una empresa, pues cuando estos
procesos se ejecutan por varias personas los mismos unifican criterios
para realizar sus labores.
 Se mejora el proceso de formación de nuevos integrantes de la
empresa, pues con la existencia de este manual los mismos conocerán
todas las funciones a desempeñar y como realizarlas.
 Se reducen los errores en la ejecución de los procesos pues los
responsables de realizar dichas actividades tienen documentados los
procedimientos correctos.

Estos beneficios mencionados constituyen la importancia de crear y

mantener una manual de procedimiento en las distintas áreas de una empresa,
pues de esta manera no solo se optimizaran los procesos de dichas áreas, si
no que se reducen riesgos dentro de la organización, lo cual debe ser
primordial para el sector operativo de la misma.
Elaboración de un Manual de Procedimientos

Teniendo en cuenta los beneficios que un manual de procedimientos

ofrece a una empresa, entonces llega la hora de explicar cómo realizar paso a
paso el documento mencionado, el mismo sigue una estructura básica sin
importar el área al que se vaya a aplicar, esto para mantener una uniformidad
de la información y evitar confusiones dentro de la estructura interna de una
empresa.

1. Titulo

Lo primero que debe plasmarse en el documento es el título del manual

de procedimientos, su objeto, u objetivos, y su alcance. Tal y como en la
realización de cualquier proyecto, este empieza por la elección de un título,
para el mismo siempre hay que prestar atención a los procesos que se van a
documentar y el nombre de la empresa. De aquí se realizara la identificación
del proceso y los procedimientos.

2. Objetivo y Alcance

Aquí se expresa el motivo por el cual se está realizando el documento, y

proporciona una visión general de los procesos, y el alcance, serían los límites
de afectación de este proceso, es decir, los límites donde este proceso
funciona con respecto a otros procesos de la empresa, de manera gráfica se
expresaría así:
 3. Marco Normativo y documental

Siempre debe existir un marco legal en donde se sustente la creación de

este documento, conviene también mencionar la misión y visión de la empresa
o área de trabajo pues en este aparte es el que sustenta la viabilidad del
manual.

4. Responsables del cumplimiento del manual

Al redactar cualquier manual se debe detallar quien son los responsable de

la ejecución del proceso que se está documentando, estos también deben
participar en la creación de este manual y son los destinatarios finales del
mismo.

5. Descripción de los procesos y subprocesos dentro del manual

Este es el aporte más importante del documento, pues es básicamente su

razón de ser, aquí es donde se va a describir todas los procedimientos que se
van a realizar en el proceso, además de dejar claro quiénes serán los
encargados de hacerlos, para ello se valdrán de los puestos que integran el
procesos, la función establecida de cada uno y los procedimientos que dicho
puesto se encargara.

6. Diagrama de flujo

Esta herramienta básica y sencilla, detallara de forma gráfica todo los descrito
en el apartado anterior, pero al ser una gráfica se podrá observar el proceso en
movimiento lo que hará mucho más sencillo su comprensión. Como se puede
observar en el siguiente diagrama de un proceso de facturación y cobranza.

7. Revisiones

Este es un paso que no todos los manuales de procedimientos incluyen, pero

que de igual forma es necesario, en donde se establece cuando se redactó el
documento y los encargados de su supervisión, así mismo se deben colocar si
hay versiones antiguas de este documento para así evitar errores en la
aplicación y mantener siempre la información actualizada.

Ejemplo práctico. Descripción de procedimientos y diagrama de flujo de

un Proceso de Cuentas por Pagar.

En esta oportunidad se hará una demostración de los apartados de la

descripción de procedimientos y diagrama de flujos tomando como referencia
un proceso de cuentas por pagar, el mismo se realizara siguiendo los
lineamientos de tales apartados como se realizarían en un manual de
procedimientos. Para ello se tomara dos departamentos responsables de una
empresa ficticia, los cuales serán los encargados de realizar los procedimientos
de cuentas por pagar, a fines prácticos se nombraran Oficina de Cuentas Por
pagar y Oficina de Tesorería, respectivamente los cuales son los encargados
de realizar el proceso de cuentas por pagar en dicha empresa ficticia; a
continuación se procede a la descripción de procedimientos diagrama de flujo
tal y como aparecería en el manual de procedimientos de cuentas por pagar de
la empresa en cuestión.

1. Descripción del Proceso

Procedimiento de cuentas por pagar

Área Responsable Procedimiento
Oficina de Analista de 1- Recibe documentos de pasivos de la
Cuentas por Cuentas por Pagar empresa: facturas, obligaciones de
Pagar créditos, orden de compras, entre otros.
2- Revisa la documentación recibida, en
caso de inconsistencia se devuelve hasta
que se reciba nuevamente como es
debido, Sí es correcto se procede al
registro y archivo en orden alfabético.
3- Sí existe disponibilidad de pago, se
realiza la relación de acuerdo a esta.
4- Se ubica soportes en el archivo y se
anexa a la relación de pagos. Se revisan
para corroborar que estén en orden.
5- Se remite la relación y los respectivos
soportes al encargado de pagos.
6- Se elabora el comprobante de egreso
luego de recibir confirmación del
encargado de pagos
7- Se archiva el comprobante de egreso
con los soportes anexos en orden
ascendente.
Oficina de Tesorero 8- Recibe y revisa los documentos, para
Tesorería proceder con el pago de acuerdo al caso.
En caso de inconsistencia se remite al
 paso anterior para verificar el proceso.
9- Se procede con el pago de acuerdo al
caso.
10-Se remite el soporte de pago a la
oficina de cuentas por pagar para la
elaboración del comprobante de egreso.
Se verifica el recibido por parte del
tercero.

2. Diagrama de Flujo

A continuación se presenta el diagrama de flujo que representa al

proceso de “Procedimiento de cuentas por pagar” descrito anteriormente,
para mayor entendimiento se realiza una leyenda de las convenciones usadas
en el diagrama:

Símbolo Nombre Descripción

Terminal Indica el inicio y el fin del
procedimiento

Procedimiento Describe un procedimiento

predefinido a realizar por el
responsable del área
Decisión Indica el punto dentro del
procedimiento en donde surgen
posibles caminos alternativos
Documento Representa a cualquier tipo de
documento asociado con el
proceso
Rutina SI Representa actividades ejecutadas
a través de los diferentes Sistemas
de Información
 Oficina de Cuentas por Pagar Oficina de Tesorería

Recibe documentos de
pasivos de la empresa

Revisa la documentación
recibida

¿Existe Se devuelve el
Inconsistencia? SI proceso

No
Se procede al registro y
archivo en orden
alfabético

Sí existe disponibilidad de
pago, se realiza la relación
de acuerdo a esta.

Se anexan soportes a la
relación de pagos

Se remite la relación Recibe y revisa los

y los respectivos documentos
soportes al
encargado de pagos.

Se devuelve el ¿Existe
proceso SI inconsistencia?

No
Se elabora el
Se remite el Se procede con el pago
comprobante de egreso
soporte de pago de acuerdo al caso.

Se archiva el
comprobante de egreso Fin del
con los soportes anexos Proceso
 Conclusiones

Con esta investigación se pretende ahondar aún más en los sistemas de

información empresariales, y sus aplicaciones en el cumplimiento de los
objetivos estratégicos de la empresa, así como demostrar de manera práctica
los beneficios que los mismos ofrecen a la estructura organizativa de la
empresa. Para ello se describen puntualmente los beneficios que ofrece un
sistema de información al cumplimiento y creación de nuevos objetivos
estratégicos, de igual forma se realza la importancia de alinear los objetivos de
los sistemas de información con los de la empresa, no solo los intangibles, a
nivel administrativos y organizacional, sino que se demuestran sus beneficios
tangibles, en los procesos de las distintas áreas de la empresa, en el proceso
de negocio y en la reducción de costos operacionales.

De igual manera se especifica en uno de los beneficios de los sistemas

de información empresarial como lo es la creación de manuales de
procedimientos y su adaptación a las tecnologías de la empresa, demostrando
la importancia de crear un documento donde se plasmen los procesos y
procedimientos a realizar en las diferentes áreas de la empresa, así como la
relación que los mismos tienen con los diferentes sistemas de información,
optimizando la distribución de los mismos y colaborando directamente en los
procedimientos plasmados en dichos manuales, de esta forma se avanza un
poco más en la investigación de la organización empresarial y su importancia
para las empresas de esta nueva era digital.
 Referencias Bibliográficas

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