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conocimiento, relacionadas con la norma.

Evaluación

Ley 594 de 2000 - Decreto 2609 de 2012. Archivo General de la Nación

OPCIÓN MÚLTIPLE

Marque la Respuesta Correcta:

1. La presente ley tiene por objeto:

a) Establecer las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas.
b) Establecer el Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación
c) Designar las entidades y archivistas del nivel nacional.
d) Establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado
2. El ámbito de aplicación de la ley 594, comprende
a) A la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
Ley General de Archivos.
b) Al Consejo internacional de archivos.
c) Únicamente a la Rama Judicial
d) Al Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación

3. Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va

pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su
custodia permanente.
a) El ciclo vital del documento
b) Archivo de gestión
c) Archivo Total
d) Archivo histórico
4. La ley 594 de 200, en su artículo 3, define: Gestión documental es el conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
Recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar sU utilización y conservación.
V F

5. El ámbito de aplicación del decreto 2609 comprende a la Administración

Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal;
de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se
creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, a las entidades el Estado en las distintas ramas
del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General
de Archivos).
V F

6. Para la protección de la información y los datos, las entidades públicas deben

garantizar la protección de la información y los datos personales en los
distintos procesos de la gestión documental.
V ( ) F( )
7. La política archivística liderada por el Archivo General de la Nación define los
lineamientos articulados con la NTCGP1000.
Estos Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado
con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con
los procesos de la Gestión Documental.

V ( ) F( )

8. Defina los siguientes conceptos:

a) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
 b) Archivo privado de interés público: Es aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal
por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral
de los documentos en su ciclo vital.
c) Archivo total:  Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital. ... FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
d) Documento de archivo:  Los documentos de archivo de conservación
permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá
preverse un programa de transferencia de información para garantizar la
preservación y conservación de la misma.
e) Gestión documental: Conjunto de actividades técnicas y administrativas recibida
por las entidades con el objetivo de utilización y conservación.
f) Documento: Es un testimonio escrito realizado por funciones, instituciones o
personas físicas.
g) Documentos electrónicos : Un documento electrónico es aquel el cual
podemos deducir por medios electrónicos.
h) Documentos análogos: Recurso que contiene contenido o información de
texto como impreso, sonido, películas fotografías entre otras cosas.
i) Documentos nativos electrónicos: Son documentos que se producen por
manera electrónica y se mantiene electrónicas durante todo el ciclo de su
vida.
j) Documentos digitalizados: Es proceso de cambio de formato analógico a
digital.
9. Cuántos y cuáles son los principios generales que rigen la función archivística.
Relaciónelos a continuación:
 Son 11:
 Fines de los archivos.
 Importancia de los archivos.
  Institucionalidad e instrumental
 Responsabilidad.
 Dirección y coordinación de la función archivista.
 Administración de accesos.
 Racionalidad.
 Manejo y aprovechamiento de los archivos.
 Interpretación
 Modernización.
 Función de los archivos.
10.  ¿Que es el Sistema Nacional De Archivos?
Tiene como fin adoptar y articular y difundir las políticas y promueve el
desarrollo de estos centro de administración y información
11. ¿Quienes Integran el Sistema Nacional de Archivos?
Quienes integran el sistema nacional de archivos son:
 El archivo general de la nación
 Los archivos de las entidades del estado.
 Los archivos privados.
 La identidades del sistema.
12. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:
Se clasifican en 4 y estos son:
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
 ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO.
 ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO.
 ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO.
13. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Estos archivos se clasifican en 8:
 Archivos de entidades de orden nacional.
 Archivos de entidades de orden departamental.
 Archivos de entidades de orden metropolitano.
  Archivos de entidades de orden distrital.
 Archivos de entidades de orden municipal.
 Archivos de entidades de orden local.
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas, que se crearan cuando la ley los
desarrolle.
14. Según la organización del Estado. Los archivos se clasifican en:
Estos archivos se clasifican en 5 y estos son:
 Archivos de la rama ejecutiva.
 Archivos de la rama legislativa.
 Archivos de la rama judicial.
 Archivos de los órganos de control.
 Archivos de los organismos autónomos.
15. Indique y defina los tipos de información:
Los tipos de información son las siguientes:
 Documentos de archivos: Es un documento cuyo material es un
dispositivo electrónico o magnético.
 Archivos institucionales: Es la instancia administrativa responsable de
custodiar los archivos institucionales.
 Sistema de información corporativos: Es un conjunto de herramientas
que combinan tecnologías de la información.
 Sistema de trabajo colaborativo: Permite coordinar personas y trabajos
de sistemas de administración de documentos.
 Sistema de administración de documentos: Controla el periodo de vida
de un documento.
 Sistema de mensajería electrónica: Intercambio de mensajes de soporte
de papel es decir cuyo ordenador a ordenador, de forma instantánea.
 Sistema de bases de datos: Es un conjunto de programas que permite el
almacenamiento.
 Cintas y medios de soporte.
  Uso de tecnología de la nube.
16. La responsabilidad de la gestión de documentos corresponde a:
Corresponde por los respectivos secretarios generales o quienes lo hagan por
parte de una oficina de archivos.
17. Indique y defina los principios del proceso de gestión documental.
 Planeación: La planeación de los documentos debe estar precedida del
análisis legal, funcional y archivístico cuyo determina la habilidad de su
gestión.
 Eficiencia: Estas entidades deben producir los documentos necesarios
para el documento.
 Economía: Estas entidades deben evaluar los documentos derivados de
la gestión para buscar ahorros.
 Control y seguimiento: Asegura del control del seguimiento de los
documentos.
 Agrupación: Es aquello que son agrupados por clase o categorías .
 Vinculo archivístico: Estos deben mantener un vinculo entre si, mediante
la implantación de sistema.
 Protección del medio ambiente: Estas evitan la producción de
documentos en papel a menos de que sean legales.
 Autoevaluación: Estas son evaluadas mediante cada una de las
entidades.
 Coordinación y acceso: Estas actúan mediante el entorno al acceso.
 Modernización: Estos fortalecen los archivos y la función archivística de
la entidad a través de la aplicación de gestión documental y cuyo apoyo
son las tecnologías de información.
 Orientación de ciudadano: Intercambian conocimientos e información
con el propósito de facilitar la entrega de servicios.
 Neutralidad tecnológica: Estas permitan fomentar la eficiente prestación
de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información
  Protección de la información y datos: Garantizan la protección de la
información y los datos personales en los distintos procesos de la
gestión documental.
18. Indique y defina los componentes de la política de gestión documental:
Estos componentes son:
 Creación: Estas se deben crear mediante procedimientos planificados y
documentados en los cuales determine su identificación, formato y
características.
 Difusión: Es el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta
y recuperación.
 Administración: Referencia de los procedimientos que permiten
administrar todas las operaciones.
19. Indique y defina Etapas de la gestión de los documentos.
Las etapas de la gestión son:
 Creación: Estos se crean mediante por procedimientos planeados y
modificados.
 Difusión: Establece los documentos de consulta y recuperación.
 Administración: Son aquellos que permiten administrar todas las
operaciones relativas de los documentos.
20. Indique cuales son los Instrumentos archivísticos para la gestión documental.
Los instrumentos archivísticos son:
 El Cuadro de Clasificación Documental.
 La Tabla de Retención Documental.
 El Programa de Gestión Documental.
 Plan Institucional de Archivos de la Entidad.
 El Inventario Documental.
 Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
 Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
 Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las
funciones de las unidades
  administrativas de la entidad.
 Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos.
21. Indique y defina los procesos de la gestión documental.
 Planeación: Conjunto de
actividades encaminadas a la
planeación, generación y
valoración de los documentos de
la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico
 Producción de tramite:
Actividades destinadas al
estudio de los documentos en la
forma de producción o ingreso,
formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite.
 Organización: Conjunto de
operaciones técnicas para
declarar el documento en el
sistema de gestión documental,
clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado.
 Transferencia: Conjunto de
operaciones adoptadas por la
entidad para transferir los
documentos durante las fases
de archivo, verificando la
estructura.
  Disposición de documentos:
Selección de los documentos en
cualquier etapa del archivo.
 Perseverancia a largo plazo:
Conjunto de acciones y
estándares aplicados a los
documentos durante su gestión
para garantizar su preservación
en el tiempo.
 Valoración: Proceso permanente
y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos
y por medio del cual se
determinan sus valores
primarios y secundarios.
22. Indique y defina las Características de los sistemas de gestión documental:
Características:
 Conformidad: Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de
gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión
de la información a partir de los procesos administrativos de las
entidades.
 Interoperabilidad: Los sistemas de gestión documental deben permitir la
interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del
tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de
formatos abiertos y estándares nacionales.
 Seguridad: Los sistemas de gestión documental deben mantener la
información administrativa en un entorno seguro.
 Metadescripción: Se debe procurar la generación de metadatos
normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos
sistemas y aplicativos.
  Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir
que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad
de los documentos.
 Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el
sistema debe ser de fácil manejo para el usuario.
 Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original.
 Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones
23. Explique en que consiste la preservación de documentos en ambientes
electrónicos.
 Respuesta:
Esta consiste en los sistemas del archivo electrónicos los cuales son o
implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad,
integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su
disponibilidad, legibilidad.
24. Explique en que consiste la Integridad de la información en los sistemas de
gestión de documentos.
 Respuesta:
Los sistemas de gestión documental, deben mantener el contenido, la
estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos.

25. Explique en que consiste la Interoperabilidad de los sistemas de gestión

documental.
 Respuesta:
Se rigen por protocolos que deben cumplir las entidades para la interconexión y la
interoperabilidad de los sistemas de información, de igual manera que se garantice
el flujo externo y interno de documentos.

26. Defina en que consiste la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo y

cuáles son los aspectos que se deben considerar, para la adecuada gestión de
los documentos electrónicos.
 Respuesta:
Consiste en que los documentos electrónicos mantenga su valor de evidencia
a lo largo de su ciclo de vida y sus aspectos Es la responsabilidad de las
Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como:
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación

27. Indique y defina las características del documento electrónico de archivo:

Caracteristicas:
 Contenido estable : El contenido del documento no cambia en el tiempo;
los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas,
limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de
forma que al ser consultado cualquier documento.
 Forma documental fija: Se define como la cualidad del documento de
archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin
alteraciones.
 Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre
sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo
tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo.
 Equivalente Funcional: Cuando se requiera que la información conste
por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos,
si la información que este contiene es accesible para su posterior
consulta.
 Parágrafo: El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
 definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones
de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas

28. Indique y defina:

a) Los requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo.
Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en
cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos
electrónicos de archivo, para asegurar
en el tiempo su presunción de autenticidad.
a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del
documento de archivo, tales
como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes
intervinieron en las diferentes
acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la
fecha de transmisión, nivel
de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación,
transferencia y disposición.
b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o
corrupción de los
documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.
c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10
de la Ley 527 de 1999,
según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará
eficacia probatoria, validez o
fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un
mensaje de datos.
d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir
de las cuales el
documento de archivo es creado.
e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su
identificación de autoridad.
 f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de
metadatos.
b) Los requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo.
 Los documentos deben permanecer completos y protegidos de
manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o
cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o
eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un
cambio a la estructura del documento electrónico, por razones
plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado
 Parágrafo.

c) Los requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de

archivo.
 Se debe garantizar que un documento electrónico generado por
primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de
todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación
temporal o definitiva.
Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo
no se considerará una alteración del documento electrónico de
archivo
d) Los requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo.
 Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de
archivo es una representación completa.
e) Los requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de
archivo.
 Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida,
debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad
está obligada a conservarla.
f) Los requisitos para la preservación y conservación de los documentos
electrónicos de archivo.
Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en
 cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos
electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la
conservación.
a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las
actividades que desarrolla la organización.
b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en
formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades
de la organización y el valor que las normas procesales,le otorguen a cada
formato.
c) El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende
a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de
documentos de archivo digitales.
e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán
durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación
entren en aplicación.
f) La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben
considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad
de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y
disponibilidad

29. Indique y defina cuales son los metadatos mínimos que deben tener los
documentos electrónicos de archivo, elabore su estructura.
I. De contenido a: tipo de recurso de información b. Tipo del documento. D.
autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que
proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido,
nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E.
clasificación de acceso (Nivel de acceso). F. fecha de creación, trasmisión y
 recepción .G. folio (Físico electrónico). H. Tema o asunto administrativo al
que se vincula (Tramite) .I. palabra clave.
II. Destructora: A. descripción. B. formato. C. estado. D. proceso
administrativo. E. unidad administrativa responsable. F. perfil personalizado.
G. Ubicación (En el sistema físico y/o lógico). H. serie/subserie documental.
III. De contexto: A. jurídico-administrativo. B. documental. C.de procedencia. D.
procedimental . E. tecnológico.

30. Explique cuáles son los componentes del expediente electrónico

 Documentos Electrónicos
 Índice electrónico
 Firma del índice electrónico
 Metadatos del expediente electrónic