CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES

CONTROL DE MERCANCÍAS Y KARDEX

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1. INVENTARIO DE MERCANCIAS

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los

artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se
incluyen en el inventario las mercancías de propiedad de la empresa que se
encuentran en el almacén, bodegas, en tránsito (cuando se han comprado fuera
del país) o entregadas en consignación; así mismo, se excluyen del inventario las
mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se
han recibido en consignación o están vendidas y aún no se han remitido a sus
clientes.

1.2 INVENTARIO PERIODICO E INVENTARIO PERMANENTE

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de

los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los
comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades.
Los sistemas más utilizados son:

 Sistema de Inventario Periódico.

 Sistema de Inventario Permanente.

1.2.1 Sistema de Inventario Permanente

Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia

en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los
movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la
cuenta Mercancías No Fabricadas por la Empresa, a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar de mercancías

denominado kárdex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la
cuenta Mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de
mercancías, por esta razón este sistema recibe el nombre de Inventario
Permanente y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida
variedad de mercancías.

INSTRUCTORA: CLAUDIA PATRICIA GIRALDO RODRIGUEZ

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Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con
distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un
kárdex sistematizado.

1.2.1.1 Registro de Entradas y Salidas de Mercancías en el Sistema de

Inventario Permanente

En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancías No Fabricadas por

la Empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en
compras y en ventas. Así:

a. Compras

La adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta

Mercancías No Fabricadas por la Empresa y un crédito en Bancos o una cuenta
de Proveedores, según el caso.

Ejemplo 1: Surtitodo Ltda. Compra mercancías al contado, gira cheque por

$670.000

Código Cuentas Debe Haber

1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 670.000
1110 Bancos 670.000

Ejemplo 2: Surtitodo Ltda. Compra mercancías a crédito por $350.000.

Código Cuentas Debe Haber

1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 350.000
2205 Proveedores 350.000

b. Devoluciones en Compras

Ejemplo 1: Devolución de mercancía comprada al contado por $250.000.

Código Cuentas Debe Haber

1105 Caja 250.000
1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 250.000

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Ejemplo 2: Devolución de mercancía comprada a crédito por $100.000.

Código Cuentas Debe Haber

2205 Proveedores 100.000
1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 100.000

c. Ventas

En este sistema, para contabilizar la venta de mercancías se requieren dos

asientos:

 En el primer asiento se registra la salida de mercancía al precio de venta,

tal como se hace en el inventario periódico, tomando los valores de la
factura de venta.

 En el segundo asiento se registra la venta a precio de costo, debitando la

cuenta Costo de Ventas y acreditando la cuenta Mercancías No Fabricadas
por la Empresa, los valores se toman de la columna Salidas de la tarjeta de
kárdex.

Ejemplo: Venta de mercancías al contado por $500.000. Costo de Ventas de la

mercancía $250.000.

Registro a precio de venta:

Código Cuentas Debe Haber

1105 Caja 500.000
4135 Comercio al por Mayor y al Por Menor 500.000

Registro a precio de costo:

Código Cuentas Debe Haber

6135 Comercio al por Mayor y al Por menor (costo) 250.000
1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 250.000

d. Devoluciones en Ventas

Por este sistema, igual que en las ventas, se requieren dos asientos para registrar
las devoluciones, así:

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 En el primer asiento se registra la devolución a precio de venta, según nota

crédito, tomando los datos de la factura de venta.

 En el segundo asiento se registra la devolución a precio de costo con los

valores del kárdex.

Ejemplo: Alfonso Guzmán devuelve mercancías facturadas a crédito por $285.000,

Costo de Ventas $170.000.

Registro de devolución en ventas a precio de venta:

Código Cuentas Debe Haber

4175 Devoluciones en Ventas 285.000
1305 Clientes 285.000

Registro de devolución en ventas a precio de costo:

Código Cuentas Debe Haber

1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 170.000
6135 Comercio al por Mayor y al Por Menor (Costo) 170.000

d. Descuentos en Ventas

En este caso, una rebaja no implica entrada de mercancías al almacén, por tanto,
se registra en un solo asiento, con débito a Gastos Financieros y un crédito a
Clientes, Caja o Bancos, según el caso.

Ejemplo: Eduardo Caicedo paga por anticipado la factura de mercancías vendidas

a crédito por $687.000, y se acoge al descuento por pronto pago del 5% sobre el
valor de la mercancía.

Descuento $687.000 x 5% = $34.350

Código Cuentas Debe Haber

1105 Caja 652.650
5305 Financieros 34.350
1305 Clientes 687.000

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1.2.1.2 Manejo de Kárdex por el Método de Promedio Ponderado

Los movimientos se registran así:

 En entradas: Se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la

devolución en ventas.

 En salidas: Se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del

costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón
anterior.

 En saldos: Para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo
anterior se le adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.

 Costo Unitario: Para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y

se divide el costo total, entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario
varía siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se
registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

Ejemplo: Botas Aguilera presenta los siguientes datos para la tarjeta de kárdex del
artículo Botas Ref. M-4, localización Almacén No. 1, Máximo: 40 Mínimo: 10,
Proveedor: Procal S. A.

Oct-1-18 Compra, Factura 2050, 10 unidades a $15.000 cada una a crédito.

Oct-2-18 Vende, Factura 1501, 5 unidades a $30.000 cada una de contado.
Oct-3-18 Compra, Factura 2080, 20 unidades a $17.000 cada una de contado.
Oct-4-18 Devolución en compra de la Factura 2050 de 3 unidades.
Oct-5-18 Vende, Factura 1502, 10 unidades, a $35.000 cada una a crédito.
Oct-6-18 Devolución en venta Factura 1502 de 5 unidades.

Nota: En el Kárdex las devoluciones en compras y en ventas se registran al mismo

costo con que se habían registrado cuando se compraron o vendieron.

Contabilización:

Oct-1-18 Registro de Compra Fa 2050

Código Cuentas Debe Haber

1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 150.000
2205 Proveedores 150.000

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Oct-2-18 Registro de Venta Fa 1501

Asiento de Venta a precio de Venta

Código Cuentas Debe Haber

1105 Caja 150.000
4135 Comercio al por Mayor y al Por menor 150.000

Asiento de Venta a precio de Costo Fa 1501

Código Cuentas Debe Haber

6135 Comercio al por Mayor y al Por menor (Costo) 75.000
1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 75.000

Oct-3-18 Registro de Compra Fa 2080

Código Cuentas Debe Haber

1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 340.000
1105 Caja 340.000

Oct-4-18 Registro de Devolución en Compra Fa 2050

Código Cuentas Debe Haber

2205 Proveedores 45.000
1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 45.000

Oct-5-18 Registro de Venta Fa 1502

Asiento de Venta a precio de Venta

Código Cuentas Debe Haber

1305 Clientes 350.000
4135 Comercio al por Mayor y al Por menor 350.000

Asiento de Venta a precio de Costo Fa 1502

Código Cuentas Debe Haber

6135 Comercio al por Mayor y al Por menor (Costo) 168.182
1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 168.182

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Oct-6-18 Registro Devolución en Ventas Fa 1502

Registro de devolución en ventas a precio de venta:

Código Cuentas Debe Haber

4175 Devoluciones en Ventas 175.000
1305 Clientes 175.000

Registro de devolución en ventas a precio de costo:

Código Cuentas Debe Haber

1435 Mercancías No Fabric. por la Empresa 84.091
6135 Comercio al por Mayor y al Por Menor (Costo) 84.091

INSTRUCTORA: CLAUDIA PATRICIA GIRALDO RODRIGUEZ

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Taller: Aplicando el PUC

El almacén Iván Botero Gómez realiza las siguientes operaciones de

compraventa, registre los asientos contables por el Sistema de Inventario
Permanente y elabore la tarjeta de kárdex por el método de Promedio Ponderado.

Artículo: Neveras
Proveedor: Mabe Colombia S.A.
Referencia: CCNFULEO4
Ubicación: Almacén No. 2
Mínimo: 5
Máximo: 10

1. Compra 50 unidades, Factura 830 a $500.000 cada una a crédito.

2. Vende 20 unidades, Factura 910, a $700.000 cada una de contado.

3. Vende 10 unidades, Factura 911, a $720.000 cada una a crédito.

4. Devolución 10 unidades vendidas Factura 910.

5. Compra 30 unidades, Factura 850 a $540.000 cada una y paga 50% de

contado y el resto a crédito.

6. Devuelve 10 unidades de la Factura 850.

Verifique que la cuenta 1435 tenga el mismo saldo mostrado en la tarjeta de

kárdex.

Nota: El desarrollo de este taller, es calificable y, por lo tanto, deberá enviarlo al

Instructor, a través de la opción Evidencias, haciendo clic en el enlace Taller:
Aplicando el PUC.

INSTRUCTORA: CLAUDIA PATRICIA GIRALDO RODRIGUEZ