15 de julio de 2020

Señora
Liliana Josefina De La Roche García
Representante Legal
Servientrega S.A.
Avenida Calle 6 No. 34a - 11
Bogotá, D.C.

Estimada Liliana:

Con el propósito de continuar nuestra auditoria de los estados financieros de Servientrega S.A., por el periodo
que finaliza el 31 de diciembre de 2020, solicitamos su colaboración para obtener de las diferentes áreas la
información que se relaciona más adelante.

El objetivo principal de esta visita es realizar nuestro proceso de planeación incluyendo un entendimiento de
los principales procesos y transacciones, por lo cual solicitamos reunirnos con los responsables de las áreas y
alguna documentación soporte de las dichas transacciones para nuestras pruebas de actualización de los
procesos y revisión de cifras con corte a 31 de julio del presente año.

Hemos incluido en esta carta un anexo con la lista de información indispensable para desarrollar nuestra
auditoria, esperamos contar con dicha información en medios magnéticos en lo posible y en los asuntos a los
que se refiere a información financiera solicitamos que está sea conciliada contra la contabilidad al 31 de julio
de 2020, fecha de corte planeada para esta visita.

Con lo anterior, buscamos minimizar las interrupciones al personal y efectuar nuestro trabajo de manera más
eficiente.

Durante el desarrollo de nuestra visita de planeación, pudiéramos necesitar información adicional que
solicitaremos directamente en sus oficinas.

Atentamente,

Giovanna Gonzalez
Gerente de Auditoría
 ANEXO 1- PLANEACIÓN

Información General

1. Manual de políticas contables actualizado, junto con las aprobaciones realizadas por parte de la
administración.
2. Certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días.
3. Correspondencia cruzada con entidades de vigilancia y control entre el 1 de enero 2020 y la fecha de
nuestra visita a saber DIAN, Superintendencia de Transporte, Banco de la República, Mintic,
Secretarías de Hacienda, etc.
4. Presupuesto aprobado para el año 2020 y ejecución presupuestal al 31 de julio de 2020 (Ingresos por
línea se servicio, costos y gastos).
5. Libro de actas de Junta Directiva.
6. Libro de actas de Asamblea de Socios.
7. Libro de registro de accionistas.
8. Actas de comités realizados durante 2020.
9. Indicadores establecidos por la administración a julio de 2020.
10. Listado de colaboradores con los cuales la Compañía mantiene acuerdos vigentes a la fecha, el cual
incluya tarifas y bases acordadas en la negociación.
11. Detalle de las pólizas de seguros vigentes a la fecha de nuestra visita indicando:

• Monto asegurado.
• Descripción del riesgo y bienes cubiertos indicando porcentaje de cobertura.
• Valor de la prima.

12. Políticas relativas a recursos humanos, tales como código de ética y conducta, independencia,
conflictos de interés, etc.
13. Manuales, flujogramas, procesos y/ o procedimientos implementados por la Entidad actualizados,
para los siguientes procesos (o documentación existente de parte de la Compañía):

• Ingresos.
• Compras, cuentas por pagar.
• Liquidación de impuestos (incluyendo impuesto diferido y renta)
• Nómina
• Activos fijos
• Tesorería (Recaudos y Desembolsos)
• Estimaciones
• Cierre de Estados Financieros

14. Organigrama actualizado de la Compañía.

15. Estatutos vigentes de la Compañía.
16. Detalle actualizado de los tipos de documento que afectan la contabilidad, identificando cuales son
automáticos y cuales son manuales.
17. Relación actualizada de los contratos vigentes durante el año con: clientes, proveedores,
arrendamientos, colaboradores, u otros, que incluya fecha de la transacción, número de contrato,
concepto, valor y copia de estos.

18. Relación de las posibles contingencias que la Administración conozca en materia fiscal, laboral,
civil, comercial, penal y administrativa proveniente de terceros a favor o en contra de la Compañía
que manejen los abogados internos y externos.
19. Listado de abogados, tanto internos como externos, que llevan procesos para la Compañía.
 20. Correspondencia con abogados y asesores.
21. Lista de precios y tarifas emitidas durante lo corrido de 2020, para clientes corporativos.
22. Detalle de centros de soluciones vigentes y cerrados al cierre de julio de 2020 (incluir fecha de
apertura), incluido la regional a la cual pertenecen, dirección, tipo de CDS.
23. Como seguimiento a las recomendaciones emitidas en las cartas a la gerencia de 2019, se solicitarán
los soportes de los planes de acción con fecha de cumplimiento a 31 de julio de 2020.

Reuniones con el personal clave o responsable de los procesos

Adicionalmente, requeriremos su colaboración para coordinar las siguientes reuniones con los funcionarios
responsables de cada proceso (asignación de citas de aproximadamente 2 horas) y confirmarlas antes del inicio de la
visita, para los siguientes procesos:

a) Ventas, cuentas por cobrar y recaudos

• Contratación
• Parametrización de tarifas en los sistemas de información
• Facturación
• Contabilidad
• Tesorería
• Cartera
• Tecnología

b) Costo de ventas - Liquidación de pagos a colaboradores

c) Activos Fijos e Intangibles
d) Compras, cuentas por pagar y desembolsos
e) Impuestos nacionales y municipales (Incluye impuesto diferido e impuesto de renta)
f) Contratación, liquidación y pago de nómina (incluyendo bonificaciones y comisiones).
g) Cierre mensual de estados financieros.

Los puntos generales de discusión serán:

• Entendimiento sobre los procesos a cargo de cada responsable de actividad y ciclo transaccional.
• Estructura de cada área y responsabilidades por cargo.
• Persona a quien reporta.
• Afectación contable del proceso.
• Tipo de reportes que elabora, periodicidad y objetivos de este (copia de estos reportes).
• Documentos que intervienen en el proceso.
• Identificación de controles para asegurar que el proceso cumple con las políticas de la Compañía y los
requerimientos legales.

Es necesario aclarar que pueden existir dudas con posterioridad a la entrevista y prueba de recorrido, sobre las cuales
solicitaremos la colaboración de los responsables de los procesos el día siguiente a la entrevista.

Si durante nuestra visita se requieren reuniones adicionales lo informaremos oportunamente.

Journal Entries

1. Journal Entries, movimientos contables al 31 de julio de 2020 debidamente conciliados.

2. Detalle de los usuarios con acceso a SAP, a qué empleado pertenece y a qué tipos de comprobante tiene
accesos y permisos.

Información Financiera

3. Balance general al máximo nivel detallado, al 31 de julio de 2020.

4. Estado de Resultados al máximo nivel detallado, al 31 de julio de 2020.
5. Balances de pruebas mensuales de los meses enero a mayo de 2020.
6. Libros oficiales (mayor y balances, inventarios y balances, diario columnario) actualizados al último
corte disponible.

Efectivo y Equivalente

7. Conciliaciones bancarias al 31 de julio de 2020.

8. Conciliaciones de los saldos en caja a 31 de julio de 2020
9. Relación de los bancos y cuentas bancarias vigentes por parte de la compañía, así como las cuentas
abiertas y cerradas al 31 de julio de 2020.

Cuentas por Cobrar

10. Detalle y conciliación de todos los saldos por cobrar y por pagar con Partes Relacionadas a 31 de julio de
2020.
11. Detalle y conciliaciones de las cuentas de cartera y otras cuentas por cobrar a 31 de julio de 2020.
12. Cálculo del deterioro de cartera al 31 de julio de 2020, junto con la información fuente para determinar el
porcentaje de interpolación a aplicar.
13. Detalle y soporte de la actas de castigo de cartera realizadas del 1 de enero al 31 de julio de 2020.

Activos Fijos, Intangibles y Diferidos

14. "Conciliación del módulo de activos fijos, intangibles y diferidos vs contabilidad al 31 de julio y detalle
de activos fijos indicando como mínimo:

• Tipo activo
• Referencia
• Fecha compra
• Descripción del activo
• Costo histórico
• Vida útil
• Depreciación/Amortización del periodo y acumulada
• Saldo
• Conciliación fiscal (altas/bajas)

15. Detalle de las altas y bajas efectuadas de enero a julio de 2020, incluyendo la determinación de la utilidad
o pérdida generada en la transacción.
16. Resultados del último conteo de activos fijos.

Proveedores y Cuentas por Pagar

17. Archivo en Excel conciliando los saldos para los meses a enero a julio de 2020 por terceros con la
contabilidad (cuando aplique), que incluya el detalle de proveedores y cuentas por pagar e ingresos
recibidos para tercero al 31 de julio de 2020. El archivo debe contener la siguiente información: (No
necesitamos movimiento por tercero sino composición del saldo por factura o documento)
 • - Número de factura y/o documento contable de contabilización (que compone el saldo al 31 de
julio de 2020)
• - Fecha de emisión de la factura y/o del documento contable de contabilización
• - Nombre del tercero
• - Concepto o descripción de la cuenta por pagar
• - Fecha de vencimiento si aplica, así como la tasa de interés (si existe).
• - Saldo y valor en moneda de origen y en pesos

Obligaciones Financieras

18. Detalle en Excel del saldo de la cuenta 2120 "Compañias de financiamiento Comercial" que contenga
como mínimo la siguiente información al 31 de Julio de 2020: número de Obligación, valor, fecha de
adquisición, entidad financiera, tiempo, tasa de interés y disponibilidad de los contratos físicos o
magnéticos soportes a tales obligaciones.

Patrimonio

19. Soportes de los movimientos patrimoniales realizados durante 2020.

Ingresos

20. Listas de precios vigentes al 31 de julio de 2020

21. Conciliación de ingresos crédito y de ingresos contado de todos los meses a 31 de julio de 2020.
22. Conciliación de ingresos entre las datas generadas entre el área de tecnología y contabilidad al 31 de julio
de 2020.

Nómina

23. Listado de los empleados activos directos y temporales al 31 de julio de 2020, y retirados durante el año,
que contenga fecha de ingreso, fecha de retiro, salario básico, otros pagos, salario integral, cargo.
(Archivo electrónico).
24. Conciliación de las prestaciones sociales al 31 de julio de 2020.
25. Detalle electrónico en formato Excel de las nóminas mensuales o quincenales liquidadas de enero a julio
de 2020, debidamente conciliadas con registros contables en las cuentas del gasto/costo

Resultados

26. Detalle de los ingresos de enero a julio de 2020, por tipo de ingreso.
27. Detalle de facturación de enero a julio de 2020.
28. Detalle del costo de ventas y gastos de enero a julio de 2020.
29. Detalle y composición al 31 de julio de 2020 correspondiente cuenta 42.

Variaciones

30. Explicación de las variaciones superiores al 10%, para las cifras de balance comparativo a nivel 4 de
cuenta PUC, entre los periodos julio 2020 vs diciembre de 2019, y para cifras de resultados comparativo
entre julio 2020 vs julio de 2019.
31. Soportes de las variaciones explicadas en el punto anterior.