GERENCIA DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS

ESTUDIANTE:

BRAYAN JAVIER ACEVEDO LEAL

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (ESAP)

1GERENCIA DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS

SÉPTIMO SEMESTRE

ACACIAS – META

2020
 la burocracia es una organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsión
MARX WEBER: (MODELO BUROCRÁTICO) de su funcionamiento, con el propósito de obtener la mayor eficiencia de la organización

Aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración

LA GESTIÓN CIENTÍFICA DE TAYLOR
LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE
FAYOL
LAS RELACIONES HUMANAS Y LAS TEORÍAS
PSICOLÓGICAS
EL MODELO DE LA NUEVA GESTIÓN PÚBLICA
para alcanzar elevada eficiencia industrial. Los principios de A.
Científica; planeación, preparación, ejecución y control  Funciones técnicas
 Funciones comerciales
hace énfasis en las funciones básicas que debe tener una organización  Funciones financieras
para conseguir su eficiencia.  Funciones de seguridad
 Funciones contables
 Funciones administrativas
experimento de Hawthorne:
 El estudio de la relación que existe entre las características
ambientales y la productividad de los trabajadores
 Conclusiones: función económica: producir bienes o
servicios para garantizar el equilibrio externo; Función
social: proporcionar satisfacciones a los participantes para
garantizar el equilibrio interno

A Herbert A. Simon - escuela del comportamiento:

APORTES DE AUTORES ¿el por qué no es tan eficiente el modelo de Weber Según
“hombre administrativo”: el individuo se contenta, para su
Robert k. Merton?
satisfacción, no con el máximo absoluto
 exagerado apego a los reglamentos
 Exceso de formalismo
 Resistencia al cambio
ROBERT K. MERTON  Despersonalización de las relaciones
“LA BUROCRACIA NO ES TAN EFICIENTE COMO  Jerarquización
SEÑALABA WEBER”  Conformidad con rutinas y procedimientos
 Exhibición de señales de autoridad
 Dificultad en la atención a clientes

LUDWIG VON BERTALANFFY:

la teoría de sistemas; hay elementos interdependientes e
interactuantes; Entrada, salida, procesamiento, retroacción,
Ambiente.
Para mantener la supervivencia: la homeostasis y adaptabilidad;
Eficacia (Metas), eficiencia (recursos).
La teoría de la contingencia;
hace énfasis en el ambiente y en las exigencias ambientales
dieron la pauta para la generación de instrumentos administrativo:
 Planeación estratégica: adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de operación.
 La reingeniería en los procesos de negocios: rediseño radical de un proceso en particular.
Teniendo en cuenta los componentes (+) trabajo y (-) desperdicio.
 La Calidad total: se debe brindar al personal capacitación y entrenamiento continuo, para el
desarrollo de la organización
 La norma ISO 9000: es un sistema integrado para optimizar la eficacia de la calidad en una
organización
 Just in time: la eliminación de los desperdicios, la disminución del tiempo de producción y la
reducción de los espacios. (Kanban o control de la producción)
 Benchmarking: proceso sistemático y evaluar y comparar los productos, servicios y procesos de
trabajo de las organizaciones.
 Empowerment: personal responsables no solo por la tarea sino porque la organización funcione
mejor.
 Outsourcing: recurrir a una agencia exterior, terceros que le pueden aportar a la organización.
 LEASING: un contrato bilateral, obligaciones para las partes (leasing y locatario)

FUNDAMENTOS METODOLÓGICOS DE LA NUEVA GESTIÓN PUBLICA
Aportes de los autores
Elección publica
La teoría de la agencia
El neo institucionalismo
Características de los procesos de intercambio:
 elección publica: las acciones realizadas no son actos 1) la presencia de un orden o coordinación espontánea como
individuales, sino que llegan al individuo a través de la acción único principio real de la teoría económica
James M. colectiva. 2) la extensión de esta forma de contemplar la economía hacia
 Buchanan definió a la elección pública como “una perspectiva
Buchanan el análisis de la política y de los procesos políticos
acerca de la política que surge de una extensión y aplicación
de las herramientas y métodos de los economistas a la toma
de decisiones públicas o colectivas” otro elemento de la teoría de la elección pública, el hombre
económico, Buchanan:
 “los individuos son modelados para comportarse de tal
manera que maximizan utilidades subjetivas ante las
restricciones que enfrentan”
Plantea los Efectos externos: los efectos externos en dos categorías:
 se presentan cuando un tercero se ve  La primera es el daño que me causa como ciudadano de
perjudicado como consecuencia de un un Estado por el hecho de que este haga algo que me
Gordon Tullock acuerdo voluntario entre dos o más disgusta.
personas  La segunda categoría de efectos externos se da cuando el
(los efectos externos pueden ser gobierno realiza o deja de realizar alguna actividad que
causados por el Estado) afecta a personas no sometidas a su jurisdicción.
 la burocracia; “organizaciones no lucrativas financiadas, al menos
parcialmente, por una subvención o asignación periódica del gobierno”
William El desempeño  Los burócratas no tienen incentivos para ser eficientes
Niskanen burocrático  Niskanen propone: Incentivos tales como las recompensas personales, los
premios diferidos y el incremento de su libertad de acción. Y esto se vea
reflejado en la eficiencia de la organización
Es un método de desarrollo empresarial  Mutua: Propietario empresa directivos
mediante un sistema de subcontratación. Este  Internas: un directivos y empleados
acuerdo, a pesar de no ser aceptado por una  Externas: arrendador y arrendatario
segunda empresa, tendrá validez legal y real
Es una teoría enfocada en el estudio sociólogo de las
instituciones, entendidas como los espacios donde los diferentes
los diferentes actores sociales desenvuelven sus prácticas
(mercado, club social, partidos políticos, iglesias, sociedades de
fomento, escuela, policía, universidad, redes sociales, etc)
 Teoría administrativa del Estado
Omar Guerrero Orozco – CP7 – gerencia publica
 Autores Subtitulo Ideas o conceptos
La Gerencia en la  En la cultura administrativa se ha desarrollado el manejo (management)
X
administración publica  Management: es una técnica de dirección y gestión de empresas
 Woodrow WILSON: a favor del estudio de una disciplina pragmática de la administración.
 El objeto del estudio administrativo; que puede hacer adecuada y exitosamente al gobierno; cómo hacer que haya máxima eficiencia y mínimo costo
El influjo temprano de  El campo de la administración proviene del campo de los negocios en EEUU
Woodrow WILSON
los negocios privados  El estudio de la Administración pública, consiste en rescatar los métodos ejecutivos y el costo empírico de experimentar – WILSON
BONNIN
 La administración pública: Su objeto ya no es el bienestar público ni la felicidad ciudadana, según el ideario propuesto por BONNIN y su gran cauda de seguidores, sino
hacer exitoso al gobierno y convertirlo en eficaz.

Leonard White El fenómeno gerencial  Leonard White: es el fundador del termino manejo en la administración pública.
Oliver SHELDON  La administración publica debía descansar más en el manejo que el fundamento de la ley.
Frederick  Propone estudiar la organización, el personal, las finanzas y el control como proceso interior de manejo de la Administración pública.
CLEVELAND
William  Oliver SHELDON, Leonard White; administración pública como el manejo de hombres y materiales para lograr los propósitos del Estado. (minimizo los aspectos
WILLOUGHBY jurídicos e hizo sobresalir la parte gerencial.
Andrew ]ACKSON  “los negocios del gobierno”

 Contexto histórico: 1921 el Congreso decretó el acta de Presupuesto y Contabilidad, y en 1931se estableció un sistema ordenado de la administración del gobierno federal, y dio
lugar a la oficina de presupuesto

 La dependencia a partir de los conocimientos de Frederick CLEVELAND y William WILLOUGHBY

 William WILLOUGHBY: participo en la creación de la teoría primigenia del manejo público en Estados Unidos

 la teoría primigenia: el origen de la vida a partir de partículas.

 la emergencia del manejo de la administración pública fue por dos factores; 1. El acelerado desarrollo de las empresas privadas; 2. La insuficiencia administrativa por
parte del poder ejecutivo.
 Según WILLOUGHBY, el poder del presidente sobre esos titulares del departamento era "ejecutivo", no administrativo.
 Administración: acción de administrar (gobernar, organizar una economía)
 Ejecutivo: que ejecuta o asegura la ejecución o el cumplimiento de algún tipo de mandato.

 La administración, tiene la función de aplicar la ley tal como la declara el Poder Legislativo.
 administración compleja es el requisito existencial del manejo, porque consiste en la dirección, la supervisión y el control de las actividades del gobierno, actividades
que son calificadas propiamente como administrativas.
 El presidente como un manejador general.

 función de manejo, es supervisar y controlar directamente las operaciones y los servicios administrativos, la adopción del sistema presupuestal como rasgo de control central del
sistema financiero del gobierno y la reorganización general de sus departamentos administrativos.

 El fenómeno gerencial se vio en el mundo privado y público y por eso fue bien aceptado.

 WILLOUGHBY: cree que el jefe del Ejecutivo, como manejador general, vino a ocupar una posición similar a la del gerente general de una corporación privada. Que en esa misma
condición está bajo la tutela del Poder Legislativo, como el gerente lo está del consejo de administración.

 Leonard WHITE; el fenómeno gerencial es; el surgimiento del nuevo manejo (new management)

 Andrew ]ACKSON: los ideales del individualismo sobre una sociedad cooperativa y de la democracia como superiores al Estado burocrático no favorecieron el desarrollo del manejo
en Estados Unidos durante el siglo XIX.
  El presidente y gobernadores asumieron funciones política y funciones de responsabilidad por la administración. Otra categoría son los gerentes citadinos (¿alcalde?) tenían la función
de control.

 El manejador público, el public manager: un nuevo personaje cuyas tareas en el seno de la administración pública fueron organizar y activar sus procesos interiores, asegurar los
nutrientes materiales que le dan vida, así como procurar equilibrio intra organizativo en las finanzas y el personal.

 el manejo público emergió como centro de la definición de la administración pública.

Concepto de manejo en  Dwight WALDO: dos definiciones; La administración pública es la organización y el manejo de hombres y materiales para lograr los propósitos del gobierno; la administración
Dwight WALDO
administración pública pública es el arte y la ciencia del manejo aplicado a los asuntos del Estado.
Leonard WHITE
 La administración es más amplia en si concepto porque aborda; las actividades colectivas, diseño y organización, prioridades de trabaja para la consecución de los fines buscados. Por
otro lado, el manejo es el que cubre actividades que permitan que le empresa sea exitosa.

 Desde 1926, la administración pública EEUU ha estado relacionada con el manejo y la ciencia política.
 Luther GUI.ICK: "las cosas que los gobernantes hacen, esto es, el trabajo del gobierno, e! desarrollo y la aplicación de controles, el establecimiento y manejo de servicios (todos ellos
juntos son administración pública)"
 Marshall DIMOCK; argumentaba que la “administración pública incluye los problemas, poderes, organización, y métodos de manejo de empleados en la aplicación de la ley y el
despacho de las responsabilidades gubernamentales.
 DIMOCK; juzgaba que no existe una diferenciación administración y manejo; son sinónimos.
 DIMOCK; hay dos naturalezas de la administración publica el que, y el cómo.

 El qué del gobierno entraña la influencia de la política, las bases de la autoridad, el rango de los negocios públicos, la determinación de los objetivos, las policies administrativas
internas y los planes. El cómo del gobierno, personificado en el manejo es más diversificado, pues en primera instancia se refiere a la organización, al personal y a las finanzas, así
como a la estructura organizacional en sus aspectos formales.
Luther GUI.ICK Evolución del concepto
 E. N. GLADDEN: Su preocupación central es el estudio de la organización del gobierno, sus actividades y su dirección.
Marshall DIMOCK de manejo  E. N. GLADDEN: La administración pública se encuentra al margen de la formulación de las policies, de la legislación y de la justicia. Para él la administración pública es: es el
E. N. GLADDEN
manejo de los asuntos del pueblo y, en su interés, el administrador es un servidor, no un amo
El Comité Fulton
Charles MERRIAM
 "La administración está relacionada con los seres humanos, cuyo trabajo consiste en el manejo de las cosas."
 "la verdadera esencia de la administración pública debe ser fundada en el sector administrativo del gobierno, el cual es primariamente responsable de la conducción o manejo de los
asuntos políticos"

 célebre Informe Fulton (1965-1968); el manejo consiste "en la formulación y operación de la policy de la empresa"
 Charles MERRIAM: el enfoque gerencial, al que también llamó enfoque procedimental, trata con los flujos y ritmos de las operaciones de la administración pública, así como con su
análisis y su control.

Marshall DIMOCK El manejo como nexo  Marshall DIMOCK: la administración pública tiene una relación directa con la autoridad pública, junto con las técnicas del manejo, pero añadió a la policy como la
Paul A!>PLEBY entre policy y ejecución implementación del proceso del gobierno.
John MILLET  la administración pública dentro de un Estado democrático es una organización compleja, porque tiene deberes públicos y no le concierne solamente la eficiencia.
Laurence LYNN  Paul A!>PLEBY: concebía al manejo como un nexo entre policy y administración
Barry BOZEMAN y
 John MILLET: la administración participa en las tres ramas (ejecutivo, legislativo y judicial) del gobierno, porque todas tienen relación con ella, aunque de formas
Donald KETIL
diferentes.
 la sustancia de la administración pública es la policy y la acción pública
 Desde esta perspectiva, el manejo no es campo del experto, sino un ámbito de trabajo interprofesional, un nexo que une al politólogo, al psicólogo, al economista, al
contador y a otros especialistas.
 Laurence LYNN: "dominio intelectual del manejo público a todos los funcionarios y organizaciones dotados de autoridad ejecutiva y con impacto colectivo sobre la
policy igualmente públíca.v”
  Dicho dominio es bipartito, pues en él convergen la administración pública y las ciencias de policy
 "dentro de la administración pública, el manejo público se define como la función ejecutiva del gobierno".
 En EEUU la administración pública emergió el concepto desde la perspectiva del arte y la practica
 Woodrow WILSON y Fritz MORSTEIN MARX, Herbert SIMON, VÍCtor THOMPSON y Donald SMITIlBURG. Hal RARNEY y Barry BOZEMAN, LYNN,
pensadores de la administración pública.
 Laurence LYNN: el manejo público constituye un sub-campo de la administración pública.
 Enseñanza política y negocios privados; Barry BOZEMAN y Donald KETIL
 James MERCER y Edwin KOESTER; vincular la teoría de sistemas con el manejo público. los sistemas de manejo público se definen como conjuntos de acciones de
James MERCER y gerencia pública que interactúan para formar efectos distinguibles sobre la comunidad a la que sirven.
Edwin KOESTER Diversificación
 quienes utilizan el manejo público para explicar el desequilibrio entre la comunidad humana y su medio ambiente, y en particular cuando las instituciones se han
Michel CHEVAUER y conceptual del manejo
Thomas BURNS propuesto convocar a la acción pública.
público
Peter DRUCKER  El nuevo paradigma del manejo de lo público; se originó porque ocurría un desequilibrio entre los intereses individuales y los intereses colectivos
 Peter DRUCKER: propuso el manejo por objetivos
 Graham ATUSAN acerca de las diferencias entre manejo público y manejo de los negocios.
 el manejo público comenzaba a abrazar los campos de la educación, la investigación y la práctica de la administración pública, así como otros ámbitos gubernamentales
y no gubernamentales.
 Barry BOZEMAN: manejo publico vs manejo de negocios
 BOZEMAN explica que el manejo público siguió las tendencias de las escuelas de negocios.
MANEJO DE LO PUBLICO VS MANEJO DE LO PRIVADO

MANEJO DE PUBLICO MANEJO DE LO PRIVADO

 El gerente publico reparte tareas con equidad (recurso humano)

Graham ATUSAN
El ambiente reinante  Está sujeto al escrutinio público y divulgación de los medios de comunicación
Barry BOZEMAN
 Obedece a la opinión pública y el esquema constitucional de poderes  Impone la eficacia y competencia en las tareas
 Tiene un margen de libertad muy estrecho para el cumplimiento de sus  Obedece a evaluación internas
funciones  Obedece a las normas y a un manual de funciones privado
 El gobierno actúa inmensamente bajo presión y busca coalición para elaborar las  La labor del gerente privado no es tan evidente al publico
políticas  Lo privado obedece a una red jerárquica que obedece a un plan ordenado
 El gerente publico responde con eficacia ante una pluralidad de autoridades  El gerente debe atender las inscripciones de un solo jefe
superiores  Aplica el arte de desbalance (se basa en concentrar gran cantidad de los
 Aplica el arte imperfecto (es la aplicación limitada de los recursos a lograr recursos para alcanzar un objetivo)
grandes objetivos)

 Donald KETTL opina que la emergencia del manejo público provocó que algunos estudiosos de la administración pública hayan mostrado su asombro, y hasta en cierto grado su ira,
cuando el asunto es mucho más complejo.
 Otros politólogos afirman, incluso, que los trabajos de investigación en implementación de policy hoy en día también llevan por nombre la expresión manejo público"
 el manejo público nació como un rechazo a la administración pública, sino también las escuelas de policy
 Barry BOZEMAN explicaba que dichos centros de estudio; se fundaron en parte como un repudio directo a la administración pública que siguiera un estilo antiguo.
 Barry BOZEMAN expone que "el manejo público fue inventado como una solución".
Donald KETTL El manejo público como
 la conclusión de que el manejo público debería consistir en un tipo de gerencia complementada por el análisis de policy
Barry BOZEMAN opción a la  "el movimiento del manejo público está singular y conscientemente dedicado a lograr una paridad con la economía y el análisis de decisiones''
KErIT. administración pública  KErIT. Opina que en la escuela de policy donde se enseña el manejo público se ha hecho aporte a la administración pública y a las policies mismas, pero no en términos de
implementación sino de "arte de lo posible".
 Barry BOZEMAN: el manejo público se ha descrito tanto como el lado "blando" del estudio -pues el análisis de policy es el "duro"
 no existe una teoría del manejo público
 si bien es cierto que la causa del atraso de la administración pública justifica la emergencia del manejo público, su resultado no deja de ser muy pobre en comparación con sus
aspiraciones. De tal modo, el remedio ha sido más malo que la enfermedad.
  Desde tiempo atrás se sostenía que la empresa privada es un modelo que cualquier institución podría adoptar
Principios del taylorismo:
 Organización del trabajo
 Selección y entrenamiento del trabajo
 Cooperación y remuneración por rendimiento individual
 Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo
 Frederick TAYLOR: Los principios de Taylor funcionaban tanto para el manejo público como para el manejo privado
 Paul AL'PLEBY en la que señala que el "gobierno es díferente't." Por tanto, es inevitable y necesario cuestionamos si es posible que dos instituciones con propósitos diversos dentro
de una sociedad pueden asimilarse con base en sus diferencias; o bien, si dicha asimilación es más factible a través de sus similitudes.

 BOZEMAN: cómo los aspectos públicos de las organizaciones influyen en forma determinante sobre su manejo."
 Una forma de apreciar las diferencias consiste en que el manejo público difiere del manejo privado en que los objetivos y las metas del manejador público son más ambiguas que las
propias del manejador privado.
Frederick TAYLOR  otras fuentes señalan que los manejadores públicos y los manejadores privados no difieren de manera significativa en sus percepciones sobre la ambigüedad de las metas.
Paul AL'PLEBY  Graham ALUSON: En efecto, uno y otro tipo de manejo comparten un proceso interior integrado por la planeación, la organización, el personal, la dirección, la coordinación, la
Manejo público y información y la presupuestación.
BOZEMAN
Joseph BOWER manejo privado  Joseph BOWER afirmaba que los manejadores públicos tienen un carácter peculiar, pues logran metas formuladas por personas y organizaciones diferentes de sí mismos, operan
ALLISON estructuras diseñadas por otros actores administrativos, trabajan con personas cuyas carreras están de muchos modos fuera del control gerencial y alcanzan sus metas en un tiempo más
breve que los gerentes privados

 La extensión del ejercicio laboral de un manejador público es corta en comparación al manejador privado
 El manejador privado proviene del interior de la empresa, mientras que el manejador publico proviene del exterior y desempeña su trabajo de acuerdo a las políticas
 ALLISON señala que otra diferencia sustancial es que el gerente público se sitúa en una atmósfera laboral donde las tareas se han repartido con equidad, en tanto que el gerente
privado se ubica en un ambiente de alta tensión donde predominan los imperativos de la eficiencia y la competencia
 el manejo gubernamental está sujeto a un escrutinio público abierto, y el manejo privado obedece a evaluaciones internas.
 El manejo público: el ámbito constitucional de poderes que lo someten a la vigilancia del Legislativo y el Judicial
 el gobierno actúe de inmediato con la presión de demandas
 En los negocios privados los recursos se concentran en gran medida para alcanzar un objetivo, en el gobierno se aplica el arte de lo imperfecto, porque los objetivos deben ceñirse
a una aplicación limitada de recursos a objetivos grandes.
 GRAHAM AURSOX concluye que entre ambos tipos de manejo se hallan diferencias constitucionales de rango superior, pues en los negocios hay un solo jefe que centraliza todo, en
tanto que en un Estado nacional el manejo se confía sobre todo al Ejecutivo, pero también de manera parcial a los otros dos poderes.
 El manejo de lo público son tan diferentes como similares
 El public Choies: Elección u opción publica; unir la parte privada de la economía a la poltica, a través del Estado, es decir, el Estado liga lo privado con lo público.

 Manejo de lo publico en los objetivos entre son ambiguas con lo privado

OBSERVACIONES
 En lo público siempre se actúa a presión del pueblo.
 El nuevo paradigma del manejo de lo público; es un nuevo concepto; manejo de público para que haya prosperidad, relación entre la comunidad y el medio
 La administración pública; es el manejo de los asuntos del pueblo, en donde el administrador es un servidor no es un amo, no hay que confundir la administración pública con el manejo del poder
 EL ENFOQUE DE SISTENAS Y DE CONTINGENCIAS APLICADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO
Autores Conceptos
Sistema: unidad completa y organizada; compuesta por dos o más partes (componentes o subsistemas) interdependientes; Delineando limistes
Subsistemas o componentes: un sistema esta compuesto por partes o elementos interrelacionado. Todas juntas suman la unidad total del sistema
Sistema abierto: intercambia información, energía o materiales con su entorno. No hay sistemas absolutamente abiertos o absoltamente cerrado, sino lo sos relativamente abiertos y relativamente
cerrados.

Límites del sistema: el sistema posee limites que lo separan del entorno. La rigidez o durezas de los limites depende si el sistema es abierto o cerrado.
Entropía: grado de desorden
Magnitud termodinámica que indica el grado de desorden molecular de un sistema.
Homeostasis: se experimenta más en el sistema abierto; mantiene equilibrio dinámico entre entrada y salidas
Retroalimentación: información de entradas y salidas, le sirve para corregir desviaciones o ajustarse.
Jerarquia: la jerarquización de los componentes de un sistema (so organización es vertical y con autoridad)
Elaboración interna: El sistema abierto se mueve hacia una gran elaboración y hacia altos niveles de organización
Búsqueda de multiples metas: el sistema con diferentes valores y objetivos
Equifinidad: alcanzar el mismo fin
Evolución del sistema: mayor varidad en sistema para facilitar una habilidad
ENFOQUES DE SISTEMAS Y LA TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN
HEBERT SIMON HEBERT SIMON: Consideran a la organización como un sistema complejo de toma de decisiones.
GEORGE HOMASN GEORGE HOMASN: Hay tres elementos de un sistema social: las actividades; interacciones; sentimientos.

MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

PARSONS, PETIT Y Las organizaciones son sistemas abiertos que se necesita gestionar sus necesidades internas
THOMPSON
  Es la estructura e integración de las actividades humanas alrededor de varias tecnologías
 La tecnología o los insumos – transformación – salida
 El sistema social determina la eficacia y la eficiencia de la utilización de la tecnología
 EFICACIA: LA CAPACIDAD DE HACER UN TRABAJO
 EFICIENCIA: LA CAPACIDAD DE HACER UN TRABAJO, TAREA O ACTIVIDADES CON EL MENOR USOS DE RECURSOS
 LA SUMA DE LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA DA LUGAR A LA EFECTIVIDAD

PARSONS, PETIT Y THOMPSON:

la organización dividida en niveles
1. El subsistema operativo: relación directa con la racionalidad económica técnica.
2. El nivel estratégico: se enfoca en aspectos de incertidumbre, en donde se tiene poco o ningún control. Se concentra en estrategias adaptativas en innovadoras.
3. Nivel coordinativo: es operativo y estratégico
4. La tarea gerencial: abarcar y ligar los subsistemas de una organización

ENFOQUES DE SISTEMAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

HENRY FAYOL Henry Fayol: la actividad más importante es la actividad administrativa y dentro de él surge el proceso administrativo.

ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN:
1. Técnicas: producción, transformación y fabricación
2. Comerciales: compra, venta, e intercambio
3. Financieras: captación y administración de capital
4. Seguridad: protección bienes y personas
5. Contables: inventarios, balances, costos estadísticos
6. Administrativas: planeación, organización, dirección y control
PROCESOS ADMINISTRATIVO:
1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
Planeación: consiste en la asignación de tareas, que deben ser ejectada para alcanzar las metas de la organización; se enfoca en el logro de las metas; lo que les interesa a los administradores es el
éxito organizacional.
La planeación considera insumos, producción, y productos.
 Organización: es la asignación de tareas desarrolladas durante la planeación de diversos individuos o grupos dentro de la empresa
Dirección – influencia: también se conoce como la motivación o el liderazgo, dirección o desempeño y se relaciona con las personas dentro de las organizaciones.
Guiar actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas que ayude a lograr las metas.
Incrementa la productividad
Control:
 reúne información que mide el desempeño
 compara el desempeño actual con estándares preestablecidos de desempeño
 permite determinar si se hace o no modificaciones a las organizaciones.
 Mide el rendimiento

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS
Contingencia son cualquier eventualidad que afecte a la organización
La contingencia es el punto medio entre:
1. Principios de la organización y administración son universales
2. Cada organización es única y cada situación es diferente

CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACION MECANICO ESTABLE:

 El entorno es relativamente estable y predecible
 Metas bien definidas
X  La tecnología es relativamente uniforma y estable
 Existen actividades rutinarias y la productividad es el mayor objetivo
 La toma de decisiones es programables
CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN ORGANICO – ADAPTATIVA
 El entorno es relativamente cierto y turbulencia
 Las metas son diversas y cambiantes
 La tecnología es compleja y dinámica
 La creatividad e innovación son importantes
 El proceso de toma de decisiones es heurístico menos jerarquizado y más flexible (heurística: es una técnica para resolver los problemas)
EL ENFOQUE DE CONTINGENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
FUNCION DE PLANEACION
ORGANIZACIÓN MECANICO - ESTABLE ORGANIZACIÓN ORGANICO – ADAPTIVA
En condiciones estables, hay mayor tendencia a confiar en reglas y políticas establecidas. Los planes Aquí se usan las reglas y políticas establecidas. Los planes son menos detallados y hacen
son más detallados y para el pronóstico se utilizan datos históricos. hincapié en los hechos principales. Para el pronóstico se confía menos en datos históricos y
En condiciones estables y previsibles tienden a ser válidos los supuestos sobre el "hombre económico" más en la intuición y la creatividad.
y se pueden aplicar métodos de toma de decisiones de rutina o "programadas". Entre estas se incluyen En condiciones imprevisibles, son apropiados los métodos de toma de decisiones no rutinarias
el uso del hábito, la escritura de la organización y la "investigación de operaciones". o no programadas. Entre estas se incluyen la heurística y la creatividad.
FUNCION DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN MECANICO - ESTABLE ORGANIZACIÓN ORGANICO – ADAPTIVA

En condiciones diversas y cambiantes, los empleos suelen ser de más vasto alcance y los
En condiciones estables, los empleos son altamente especializados. Se insiste más en organizar la
individuos realizan labores diversas. Las compañías tienden a organizarse por productos y
compañía por funciones de negocios (producción, mercadeo, finanzas etc), más bien que por líneas de
cada gerente de producto tiene su propia unidad de producción, mercadeo y compra a su
producto. También hay más personal de "estado mayor" o asesor, y departamentos.
disposición. Se utiliza menos el Estado Mayor.
FUNCION DE INFLUENCIA O DIRECCION
 ORGANIZACIÓN MECANICO - ESTABLE ORGANIZACIÓN ORGANICO – ADAPTIVA
Supervisión autoritaria y rigurosa (sin embargo la supervisión no debe ser tan rigurosa) El liderazgo participante parece mejor para resolver problemas complejos en grupos y comités.
FUNCION DE CONTROL
ORGANIZACIÓN MECANICO - ESTABLE ORGANIZACIÓN ORGANICO – ADAPTIVA
Cuando la tarea es de rutina, los criterios de desempeño son más y exigen eficiencia. Hay más puntos
de control y la administración comprueba frecuentemente los resultados.
Los individuos tienen menos control o influencia sobre sus oficios.

UNIDAD 1
GERENCIA DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS
Ejemplos de recursos físicos:
a. Materias primas que provienen del medio natural.
b. Materiales con algún grado de procesamiento que son aplicados en procesos productivos.
c. Bienes inmuebles: terrenos, ductos, vías, bodegas, edificios.
d. Máquina y equipos: computadores, torno, empacadoras.
e. Elementos de apoyo o uso para consumo: papelería de oficina, lápices, gasolina, aceite, alimento, etc

DEFINICION: SON TODOS AQUELLOS BIENES QUE ESTAN INVOLUCRADOS DE MANERA DIRECTA O IDIRECTA EN EL PROCESOS PRODUCTIVO. Están
Recursos físicos sujetos a criterios económicos, jurídicos y contables.

Elementos del consumo:

Recursos financieros
Aquellos bienes que se agotan por el primer uso que se hace de ellos. O todo bien que se agota relativamente pronto; perdurabilidad de corto plazo
Elementos devolutivos
Aquellos bienes que no se consume por el primer uso que se hace de ellos. Tiene una condición de perdurabilidad de mediano y largo plazo. Por otro lado son aquellos bienes que
se deben devolver cuando ya no se esté usando.
 Bienes inmuebles
 Son aquellos que no pueden transportarse de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro
DEFINICION: SON TODOS AQUELLOS RECURSOS ECONOMICOS QUE LE PERMITEN AL SECTOR PUBLICO DESARROLLAR SUS ACTIVIDADES.

Los recursos financieros en la ADMINISTRACION PUBLICA permiten dirigir recursos hacia aquellos sectores de la economía que más lo necesitan y encaminar la inversión pública.
Para satisfacer necesidades y fortalecer infraestructuras.

 Ingresos corrientes: provienen de tributos o de otros cobros que el Estado les hace a sus habitantes.
1. Ingresos tributarios: Impuestos directos; impuestos indirectos
1.1. Impuestos directos: impuestos a la renta y a la propiedad, se consultan la capacidad de pago del contribuyente
1.2. Impuestos indirectos: (IVA), los cobros aduana, timbre, sobre tasa a la gasolina y registro. Impuestos que gravan la actividad y no consultan la capacidad de pago del
contribuyente
  Ingresos no tributarios; tasas, multas, tarifas, u otras rentas contractuales. En general son una remuneración por servicios públicos administrativos

 Contribuciones parafiscales
2. Son todos aquellos pagos que deben realizar los usuarios de algunas instituciones para asegurar el financiamiento de estas entidades de manera autónoma

 Recursos de capital
3. Recursos que se obtienen del crédito interno externo, los que se generan como recurso de balance, los rendimientos financieros, las donaciones y otros recursos esporádicos.

DEFINICION: son aquellos bienes fiscales y de uso público que posee el Estado. Son la totalidad de derechos y obligaciones de propiedad del estado, por ende, es su
competencia utilizarlos, usufructuarlos, explotarlos concederlos y defenderlos

Elementos del territorio:

a. Territorio: parte del globo terrestre sobre el cual ejerce soberanía un Estado
b. Subsuelo: son las capas terrestres que se encuentran bajo el suelo (El Estado es propietario del subsuelo
c. Mar territorial: zonas del mar que rodean las costas del país, se extienda a 12 millas de la costa.
d. Zona contigua: se extiende hasta las 24 millas náuticas
e. Zona económica exclusiva: “Mar patrimonial” se extienda hasta 200 millas, la razón de existencia es de orden economico (exploración y explotación de recursos
f. Plataforma contiental: esta formadas por su lecho del mar y el subsuelo de las zonas submarinas
g. Territorio flotante: embarcaciones marinas y aéreo naves. Las sedes diplomáticas que hacen parte de este grupo
h. Espacio aéreo: su altura esta alrededor de 53 millas.
i. Segmento de orbita geoestacionaria: situado fuera de la atmosfera en donde se pueden ubicar los satélites artificales
Bienes del patrimonio j. Espectro electromagnético: por donde fluye las señales de radio, y otro tipos de ondas

Bienes de uso público:

Su uso pertenece a todos los habitantes del territorio es de todos, pero a la vez de nadie.
Están fuera del sistema comercial, son inembargables, imprescriptible e inalienables
1. Inembargables: que no pueden ser objeto de embargo
2. Imprescriptibles: que no pueden perder vigencia o validez
3. Inalienables: que no se pueden vender o renunciar a ellos.
4. Irreductibles: que no se pueden reducir.

Bienes fiscales:
Pertenecen a personas publicas per cuyo uso no es general para los habitantes
Rentas públicas, fincas, minas, y demás bienes o servicios de empresa publica
FUNCION DE PRODUCCION
 Capital: máquinas y equipos
 El trabajo: esfuerzo del hombre
Factores de la producción
 Los recursos tecnológicos
 Recursos financieros
Grafica de la función de
producción

 Son los subproductos y los desechos que surgen el proceso de producción

Impactos

UNIDAD 2
ELEMENTOS DE LA PLANEACION APLICABLES A LA GESTION DE RECURSOS FISICOS Y FINACIEROS
Definiciones:
 La planeación permite establecer con anterioridad cuál será su curso de acción para enfrentar las situaciones que se presenten en el desarrollo normal de la administración.
 Es un componente del proceso administrativo que se encarga de establecer los posibles caminos para llegar a una situación deseada.
 El proceso de planeación da respuesta a:
¿Qué se quiere lograr?
PLANEACION ¿Cuándo se logrará lo deseado?
¿Qué recursos son necesarios?
¿Qué organización es necesaria?
¿Qué acciones se desarrollarán para el logro de lo planeado?

LA PLANEACIÓN DE LA
PRODUCCIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS En ese proceso responde las siguientes preguntas:
La planeación es el componente del proceso administrativo que se encarga de analizar el estado actual de una situación que se quiere modificar y de establecer
los posibles caminos para llegar a una situación deseada.
¿QUÉ SE QUIERE LOGRAR?
Debe identificarse con claridad el propósito de la organización
indagar sobre los objetivos y metas de la institución.
se deberá preguntar por los recursos necesarios para lograrlo.
indagar sobre los bienes y presupuesto requeridos para lograr los objetivos
¿CUÁNDO SE LOGRARÁ LO DESEADO?
Se identifica el plazo en el cual se desarrollarán las acciones para lograr el propósito previsto.
 Es útil emplear herramientas como los cronogramas, en donde se establecen plazos para X actividades
En el cronograma (actividades a desarrollar y los responsables)
¿QUÉ RECURSOS SON NECESARIOS?
identificarse los recursos humanos, físicos y financieros que se involucran en el proceso de la organización
hay cuantificarlos y determinar en qué momento del tiempo se requieren.
¿QUÉ ORGANIZACIÓN ES NECESARIA?
identificarse las personas y las relaciones entre ellas para coordinar y ejecutar las actividades para lograr los objetivos
identificar el número de personas que son necesarias para alguna actividad
¿QUÉ ACCIONES SE DESARROLLARÁN PARA EL LOGRO DE LO PLANEADO?
identificarse la secuencia de actividades que permitirán lograr lo previsto.
La actividad deberá describirse con detalle.

La Gestión de Recursos Físicos y Financieros debe efectuar planeación para las siguientes áreas:
 Planear la preparación del presupuesto que soportará el logro de los objetivos y metas institucionales.
LA PLANEACION EN LA  Planear la adquisición de bienes
GESTION DE RECURSOS  Planear el tratamiento y manejo. Implica definir los procedimientos para la recepción, registro, transporte, manipulación y asignación de los elementos.
FISICOS Y FINANCIEROS.  Planear la utilización de los elementos y la disposición de los residuos que se generen del proceso productivo.
 Planear la aplicación de controles (para los recursos)
 Planear las etapas de la ejecución presupuestal
EL PLAN GENERAL DE COMPRAS DEFINICION: El plan de compras es una herramienta mediante la cual se determinan objetivamente las cantidades de bienes a adquirir y se calcula su valor para un período de
tiempo específico.

 calcular sus costos para incluirlos en el presupuesto y controlar el suministro y consumo de los bienes.

PASOS PARA LA PREPARACION DEL PLAN DE COMPRAS:

EVALUAR LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS DE LA VIGENCIA ANTERIOR:

A. Se permite identificar aciertos y desaciertos de la ejecución del plan vigente;

B. Para retroalimentar el nuevo proceso de PLANEACION;

C. Analizar; consumos históricos, compra de bienes de periodos anteriores, calidad en la entrega de bienes, quejas sobre oportunidad

D. Determinar el valor del elemento final del periodo anterior. Para tener en cuenta las cantidades que se necesitan en el nuevo PLAN DE COMPRAS

E. Si no hay datos anteriores, se debe revisar los diferentes aspectos señalados siempre y cuando haya información

DEFINIR LOS LÍMITES DE GASTO POR DEPENDENCIA.

A. Los RECURSOS ECONÓMICOS influyen en los LIMITES de gasto

B. Se establece los límites presupuestales para la compra de elementos.

C. En organizaciones privadas donde no existe el mismo tipo de limitantes al control del gasto que operan en el sector público.

IDENTIFICAR LA NECESIDAD BRUTA DE ELEMENTOS PARA LA NUEVA VIGENCIA.

A. La entidad con sus áreas debe determinar los elementos que requieren para la nueva vigencia
 B. Los datos deberán ser lo más ajustados posibles a la realidad

C. La información que debe identificarse tiene que ver con los tipos de elemento, la cantidad y el tiempo que se necesitan los bienes
FORMATO DE RECOLECCION

ANALIZAR LA CORRESPONDENCIA ENTRE LO SOLICITADO Y LOS LÍMITES DE GASTO

A. Comparar las solicitudes de las áreas con los límites de gasto establecidos; para detectar posibles inconsistencias y efectuar los ajustes correspondientes.

IDENTIFICAR LA NECESIDAD NETA DE ELEMENTOS PARA LA NUEVA VIGENCIA.

A. Después de obtener la información por DEPENDENCIA, será necesario obtener un listado consolidado de la organización y restarle a este valor los saldos de
elementos al inicio de la vigencia; y obtener así la necesidad neta.

B. SE DILIGENCIA EL FORMATO DEL PLAN DE COMPRAS – INFORMACION CONSOLIDADA, ES DECIR, TODA LA ORGANIZACIÓN

VALIDAR Y APROBAR EL PLAN DE COMPRAS.

A. La información consolidada debe ser validada con los jefes de área (SI HAY FALLAS EN LOS CALCULOS DE LA NECESIDADES NETAS)

B. El plan consolidado de compras deberá ser sometido a discusión y aprobación en las instancias directivas

INCLUIR EL VALOR DEL PLAN DE COMPRAS EN EL PRESUPUESTO DE LA NUEVA VIGENCIA.

A. Deberá registrarse el valor del plan de compras en los rubros correspondientes del proyecto de presupuesto para la nueva vigencia

EJECUTAR Y HACER SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DEL PLAN DE COMPRAS.

A. aplicar ajustes a la ejecución de éste o futuros planes de compras. (ES POSTERIOR AL DISEÑO DEL PLAN DE COMPRAS)
EL PRESUPUESTO ANUAL
DEFINICION: es un instrumento de carácter financiero y económico que permite a las instituciones proyectar los ingresos y los gastos para una vigencia fiscal.
El presupuesto se conforma por dos apartados básicos:

1. Presupuesto de Ingresos o Rentas: Es la proyección de ingresos (tributos, contribuciones, recursos de capital, entre otros
 2. Presupuesto de Gastos: destinación de los recursos, bien sea para funcionamiento o para inversión.

EL SISTEMA PRESUPUESTAL EN COLOMBIA

Conformado por 3 componentes:

Plan Financiero; en el que se definen las previsiones de ingresos, gastos, déficit y financiación para elaborar los Planes Operativos de Inversión (POAIS) y los
presupuestos anuales de la Nación.

Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) reúne los proyectos de inversión que se realizarán en el año

Presupuesto General para la Nación, que reúne la proyección de ingresos y de los gastos de la nación

LOS INGRESOS EN EL PRESUPUESTO

estructura básica para la composición de los rubros de ingresos:

 Ingresos corrientes: los ingresos tributarios (directos e indirectos) y no tributarios

 Ingresos de capital: recursos provenientes del crédito, recursos de balance (venta de activos, excedentes financieros), rendimientos financieros, las donaciones,
las utilidades o excedente financieros etc

 Contribuciones para fiscales: contribuciones (para garantizar la autonomía económica de la organización) afiliaciones

 Fondos especiales

 Ingresos de establecimientos públicos: incluye venta de bienes y servicios, y operaciones comerciales

 Transferencias: Entre las que se deben prever las de la nación, departamentos, municipios y otras entidades.

LOS GASTOS EN EL PRESUPUESTO

Hay tres tipos de gastos de funcionamiento:

1. Gastos de funcionamiento: servicios personales (nomina), los gastos generales, las transferencias corrientes, y las transferencias de capital, los gastos de
comercialización y producción fundamental.

2. Servicio de la deuda: gastos de deuda pública (amortizaciones intereses)

3. Inversión: recursos que se destinan para educación, salud, cultura y demás componentes del gasto social
 LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTALES

Son los principios

 ANUALIDAD; PLANIFICACIÓN; UNIVERSALIDAD; UNIDAD DE CAJA; PROGRAMACIÓN INTEGRAL;ESPECIALIZACIÓN;INEMBARGABILIDAD; HOMEOSTASIS
PRESUPUESTAL; COHERENCIA MACROECONÓMICA

PLANEACION DE LAS COMPRAS:

PREPARACION Y APROBACION DEL PRESUPUESTO: Este proceso permite contar con una herramienta apropiada para estimar los ingresos y los gastos durante una
vigencia cualquiera

COMPRA DE ELEMENTOS: La adquisición o compra de elementos en el sector público depende fundamentalmente de los montos de las compras.

INGRESOS DE BIENES CONSISTE EN: recibir, registrar y disponer de los bienes que se han adquirido.

LOS PROCESOS MAS COMUNES EN
LA GESTION DE RECURSOS
FISICOS Y FINACIEROS.
SALIDA DE BIENES: pasos a seguir para la entrega de los bienes a las dependencias usuarias, su registro y control.
BAJA DE BIENES: salida definitiva de bienes que ya no son UTILES. O bienes que aun sirven, pero no son útiles para la entidad. Destino: la venta, el desmantelamiento, la
destrucción, el traspaso a otras entidades, la permuta o el sacrificio cuando se trata de semovientes.
TOMA FISICA DE INVENTARIOS: la comparación de los bienes existentes con sus registros de almacén

GESTION DOCUMENTAL: pasos a seguir para la clasificación y destinación de los documentos impresos y en medio magnético de la organización.

PREPARACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO: cada órgano prepare su anteproyecto de presupuesto para la vigencia siguiente.

TRAMITE Y APROBACION DEL PRESUPUESTO: Comprende el conjunto de actividades para la aprobación por parte del CONGRESO

EJECUCION DEL PRESUPUESTO: presupuestos aprobados y ejecutar los recursos

UNIDAD 3
LAS COMPRAS Y LA EJECUCION PRESUPUESTAL
IDEAS PRINCIPALES Los principales costos asociados a cualquier proceso de compra son los siguientes: Costo del elemento, Costo de transporte, Costo de almacenamiento, Costos de aseguramiento y otros.
La ejecución del plan de compras: La entidad se encarga directamente de efectuar las compras y de realizar las entregas a las dependencias.
En una segunda opción, las entidades se han ido despojando de toda esa estructura encargada del manejo de bienes y subcontratan la provisión de los elementos a través de figuras como el
outsourcing. LA CONTRATACION PUBLICA.

LAS REGLAS DE PEDIDO SON:

A. Regla del control de pedido con dos depósitos.
B. Regla del punto de pedido fijo
C. Regla del tiempo de revisión fijo
D. Regla de las necesidades netas
E. Regla del pedido de reserva.
LAS COMPRAS DEFINICION: los procesos que realizan las empresas para adquirir los bienes y servicios que requieren
COSTOS DE COMPRA:
Costo de elementos
Costo de transporte
Costo de almacenamiento
Costos de aseguramiento y otros
LOS ANTERIORES COSTOS VAN ENFOCADOS AL BIEN
EJECUCION Y SEGUIMIENTO DE COMPRAS
EJECUCION: La ejecución de los planes de compras se efectúa a través de la contratación de la provisión de los bienes
SEGUIMIENTO: oficinas de control interno efectúan evaluaciones periódicas sobre diversos aspectos de las adquisiciones, como pueden ser el cumplimiento de las condiciones
pactadas en los contratos, la calidad de los bienes y la oportunidad de las entregas.
DEFINICION: son indicaciones que sirven de guía para tomar decisiones sobre cuándo y cuánto resulta conveniente comprar de algún elemento.

REGLAS DE CONTROL DE PEDIDO CON DOS DEPOSITOS: es el control físico y visual de las existencias. Hay dos depósitos, el que se utiliza y el de reserva.

REGLAS DE PUNTO DE PERIODO FIJJO: cuando las existencias llegan a un cierto nivel mínimo, debe efectuarse el nuevo pedido.

REGLAS DE TIEMPO DE REVISION FIJO: la compra de bienes se realiza en función del tiempo (semanas, meses, trimestres, semestres etc) es conviente cuando el
consumo del bien es CONSTANTE

REGLAS DE LAS NECESIDADES NETAS:

REGLAS DE PEDIDO

REGLA DEL PERDIDO DE RESERVA:

PUNTO DE  Es un indicador clave que señala cuándo es oportuno efectuar un nuevo pedido.
REORDEN  SE DEFINE; como aquel nivel de inventario que indica que es conveniente realizar un nuevo pedido.
CANTIDAD como el tamaño óptimo del lote que resulta conveniente comprar de un determinado elemento, si se tienen en cuenta los costos de adquisición del bien, los costos de
ECONOMICA DE almacenamiento y los costos de hacer el pedido.
PEDIDO
EJECUCION DEFINICION: Es un resultado de la realización de la compra de bienes y servicios, o el pago de la nómina en las entidades
PREPUESTAL Ejecución de ingresos: EL RECAUDO implica que los recursos efectivamente se reciben en la entidad, bien sea porque son transferidos a su presupuesto o porque la entidad los recoge
directamente a través de sus propios mecanismos (cuentas bancarias, tesorerías u otros)

Ejecución de gastos: Los gastos se van ejecutando a medida que se van comprometiendo. Se debe hacer Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y luego a través de un
Registro Presupuestal (RP) para de esta manera realizar el pago o ejecutar el gasto
  El programa anual mensualizado de Caja (PAC); es una programa de pagos. Garantiza que se cuenten con los recursos para cubrir con las obligaciones

 Los certificados de disponibilidad presupuestal (CDP); es un documento que expide el responsable del presupuesto.

 Los registros presupuéstales: evita que esos recursos sean comprometidos para otro objeto y otorga seguridad sobre los saldos del presupuesto por comprometer.

Las apropiaciones: Las apropiaciones son los montos máximos autorizados para asumir compromisos con un objeto específico durante una vigencia cualquiera.
Las obligaciones: son los montos que se adeudan (por un bien o servicio) cuando una persona natural o jurídica contrata con la entidad
Los pagos: son los desembolsos que realiza la entidad para el pago de la obligaciones; que deben ser verificas y cumplir con los procesos y requisitos para hacer el pago

UNIDAD 4
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE BIENES
MANEJO DE MATERIALES DEFINICION: es la preparación y colocación de bienes para facilitar su transporte y almacenamiento
Principio de planeación: Contar con un plan para el manejo de bienes y materiales.
 Ajustar la distribución de las instalaciones
 Responsabilidad a personal capacitado
 Aprovecha al máximo el espacio disponible
 “JUST TIME” justo a tiempo. Optimizar. Reducción de desperdicios en actividades que implique; compras, fabricación, distribución y apoyo a la fabricación de un negocio

Principio de explotación: hace referencia a la seguridad en el manejo y la manipulación de los materiales

 Evitar la doble manipulación
 Operar cargar unificadas para facilitar el transporte
PRINCIPIOS  Crear normas y programas para el movimiento del equipo
DEL MANEJO DE LOS
Principio de optimización de los equipos: es la elección adecuada de máquinas y equipos para su utilización en la organización
MATERIALES
 Máquinas y equipos para cada tipo de trabajo
 Sacar lo mejor del equipo
 Utilizar lo más posible las máquinas y equipos
 Utilizar equipos flexibles

Principio de optimización de costos: consiste en las acciones para reducir los costos de depreciación, transporte y almacenamiento
 Identificar los costos de adquisición, manejo, transporte y almacenamiento
 Elegir equipos y máquinas de calidad
 Efectuar la depreciación de los equipos en un tiempo razonable

FUNCIONES DE LA Clasificación de materiales (utilizando catálogos)

ADMINISTRACION DE Establecer patrones de clasificación
MATERIALES Valoración de existencias
Compra de elementos
Eliminación de materiales inservibles u obsoletos
 Control de calidad a los elementos que se utilizan
Movimiento y transporte de materiales
Almacenamiento de elementos
Distribución
DEFINICION: son los recipientes y contenedores de los materiales y su objetivo es proteger los productos de las condiciones ambientales, transporte y manipulación

Embalaje de protección: Previene daños y amortigua golpes

LOS EMBALAJES
Embalaje decorativo: para que tenga un mayor atractivo para distribución y venta

DEFINICION: son componentes esenciales del sistema de manipulación y almacenamiento:

Hacen parte del equipo:
 Vehículos
 Maquinas
 Estanterías
LOS EQUIPOS
 Hardware
 Contenedores
 Tarimas
 Plataformas
 Equipos motorizados y no motorizados
Se debe controlar algunos puntos críticos
 ¿se reciben materiales en buenas condiciones?
 ¿es aceptable el nivel mínimo de defectos y perdidas?
RECEPCION Y CLASIFICACION  ¿se reciben materiales en contenedores que permitan su almacenamiento y manejo?
 ¿el embalaje es bueno?
 ¿existe un catálogo de clasificación de elementos?
 ¿existe un comité técnico de inventarios? – REGLAS PARA LA RECEPCION Y CLASIFICACION
DEFINICION: es determinar cómo localizar los materiales en bodegas o almacenes.

Factor de tamaño: ubicar según su tamaño

UBICACIÓN Y
CONSERVACION
SINTOMAS DE DESEMPEÑO
DEFICIENTE EN LA
ADMINISTRACION DE
MATERIALES
MANTENIMIENTO DE
MAQUINAS Y EQUIPOS
REGISTRO CONTABLE DE
BIENES
Factor de similitud: se ubican de acuerdo a características comunes
Factor de demanda: los de mayor demanda deben ubicarse en lugares de fácil acceso
Factor de seguridad: asegurar las existencias con pólizas, (CONTRA ROBO, INCENDIO, EXPLOSION O DESTRUCCION U OTROS)
Factor de protección: protección de bienes de agentes externos
Proliferación proveedores: muchos proveedores que tal vez maximicen los costos
Poca atención en las especificaciones acerca del nivel de servicio: revisar las condiciones pactadas con los proveedores (calidad de materiales, tiempo de entrega, velocidad para
surtir en casos urgentes, puntualidad, etc)
Quejas de los usuarios en el área de manejo de bienes
Mantenimiento de altos niveles de inventario: evaluar los costos o riegos de obsolencia
Factores adicionales: compras presipitadas, se mantienes el material obsoleto, hay fallas constantes de los equipos etc.
Mantenimiento preventivo: en repuesta a un plan que se elabora antes de que se presente fallas en máquinas y equipos
Mantenimiento correctivo: cuando el daño del equipo o la maquina se ha producido (PALIATIVO O CURATIVO)
Mantenimiento de reacondicionamiento: Implica una intervención en la estructura del equipo o maquina
Clasificación contable de los bienes:
Efectivo
Inversiones
Rentas por cobrar
Deudores.

Inventarios
 Bienes producidos.
 Mercancías en existencia.
 Materias primas.
 Envases y empaques.
 Materiales para la producción de bienes.
 Materiales para la prestación de servicios.
 Banco de componentes anatómicos y de sangre.
 Productos en proceso.
 Bienes en tránsito.
 Bienes en poder de terceros.
Propiedades, planta y equipo.
 Terrenos.
 Semovientes.
 Plantaciones agrícolas perennes.
 Construcciones en curso.
 Maquinaria, planta y equipo en montaje.
 Maquinaria, planta y equipo en tránsito.
 Equipos y materiales en depósito.
 Bienes muebles en bodega.
 Propiedades, planta y equipo en mantenimiento.
 Propiedades, planta y equipo no explotados.
 Edificaciones.
 Vías de comunicación y acceso internas.
 Plantas, ductos y túneles.
 Redes, líneas y cables.
 Maquinaria y equipo.
 Equipo médico y científico.
 Muebles, enseres y equipo de oficina.
 Equipos de comunicación y computación.
 Equipo de transporte, tracción y elevación.
 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería.

Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales.

 Materiales.
 Materiales en tránsito.
 Bienes de beneficio y uso público en construcción.
 Bienes de beneficio y uso público en servicio (vías de comunicación, puentes, túneles, plazas públicas, parques recreacionales)
 Bienes históricos y culturales (monumentos, museos, obras de arte, parques arqueológicos, bibliotecas, hemerotecas)
 Bienes de beneficio y uso público entregados en administración.

Recursos naturales y del ambiente.

 Recursos naturales renovables en conservación.
 Recursos naturales renovables en explotación. (aire, agua, suelo, subsuelo, flora y fauna)
  Recursos no renovables en explotación (minas, canteras, yacimientos, pozos artesianos)

Otros activos.

 Bienes recibidos en dación de pago.

 Bienes adquiridos en “leasing financiero”.
 Bienes de arte y cultura (obras de arte, bienes de culto, joyas, elementos de museo, elementos musicales, libros y publicaciones de investigación y consulta)
 Bienes intangibles (crédito mercantil, marcas, patentes, concesiones y franquicias, derechos, “know how”, licencias, software, servidumbres)

DEFINICION: La depreciación es la distribución sistemática del costo de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil.
DEPRECIACION

DEFINICION: como la distribución del costo asignado a un recurso natural no renovable durante la vida útil de explotación o extracción, de acuerdo con la estimación efectuada con
base en reservas o volúmenes determinados mediante estudios técnicos.
AGOTAMIENTO
Entre los recursos a los que se aplica el agotamiento se encuentran el petróleo, gas, minas, canteras y bosques.

DEFINICION: las organizaciones deben determinar el valor de los inventarios

Sistema de promedios
 Consiste en halla el promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final
Método PEPS o FIFO
VALORACION DE
 Los primero bienes en entrar son los primeros en salir
INVENTARIOS FINALES
Método UEPS o LIFO
 Los primeros bienes en entrar fueron los últimos en salir
Métodos de valoración exacta
 Cuando se conoce; cuantos elementos entraron salieron, y el valor de cada uno.
SEGURIDAD INDUSTRIAL Y Sistema de riesgos profesionales:
SISTEMA DE RIESGO  un conjunto de entidades públicas o privadas, normas y procedimientos destinados A PREVENIR, PROTEGER Y ATENDER A LOS TRABAJADORES DE LOS
PROFESIONALES EFECTOS DE LAS ENFERMEDADES Y ACCIDENTES QUE PUEDAN OCURRIRLES “con ocasión o como consecuencia del trabajo o labor que desarrollan”11
integrado por:
1. Organismos de dirección vigilancia y control;
1.2. Consejo nacional de riegos profesionales
1.3. Ministerio de protección social
2. Entidades administradoras del sistemas;
2.2. Administradoras de riegos profesionales ARP
2.3. Institutos de seguros sociales o;
2.4. Entidades aseguradoras de riesgos profesionales
Accidente de trabajo
 Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca una lesión, perturbación funcional, invalidez o la muerte

Enfermedad profesional
 Como todo estado PATOLOGICO temporal o permanente que deriva del trabajo que ejecuta o el medio en el que trabaja.
 Eventos y beneficios del sistema
 Incapacidad temporal: prestaciones sociales, subsidio por incapacidad, y ser reubicado
 Incapacidad permanente: indemnización, prestaciones asistenciales, a ser reubicado
 Invalidez: pensión de invalidez, indemnización sustantiva
 Fallecimiento: pensión de sobrevivientes, la devolución de saldos

Programas de salud ocupacional

 Con el objeto de proteger la SALUD de los trabajadores y EVITAR la ocurrencia de ACCIDENTES DE TRABAJO o ENFERMEDADES PROFESIONALES; las entidades
públicas o privada están obligadas a diseñar y ejecutar PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL.

DEFINICION; la gestión documental consiste en la creación, mantenimiento, utilización, eliminación o conservación de documentos.
Los documentos:
 Es un medio material que transmite información
Son documentos:
escritos, impresos, planos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, talones, contraseñas, rollos, etiquetas, sellos, impresores y todo objeto
mueble que tenga carácter representativo, así como las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios y similares.

Ciclo vital de los documentos: son las etapas del documento. su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente
 Archivo de gestión: es un archivo que las oficinas producen
GESTION DOCUMENTAL
 Archivo general, intermedio o semiactivo: documento que siguen siendo de consulta para las entidades
 Archivo permanente o histórico: es el legado o la memoria institucional
Los archivos: sirve de testimonio o información para las personas o la entidad que los produce, para los ciudadanos, o como fuentes históricas.
 Archivos desde el punto de vista de su Jurisdicción y Competencia.
 Archivos Territoriales.
 Archivos según la Organización del Estado.

Los programas de gestión documental:

 Con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia y gestión de la administración pública


UNIDAD 5
MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS
HERRAMIENTAS DE Comparación: Consiste en observar la similitud o la diferencia entre dos o más variables, con el objeto de determinar su cambio a través del tiempo.
VERIFICACION precios de compra,
grados de utilización de los equipos,
presupuesto ejecutado en inversiones,
presupuesto ejecutado en gastos puros de funcionamiento,
recaudo de cartera,
cobertura en la prestación de servicios
entre otros
Observación: el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de ejecución de las operaciones. LA OBSERVACIÓN PUEDE
SER DISCRETA O ABIERTA.

Revisión selectiva: es una técnica frecuentemente aplicada A LAS ÁREAS QUE POR SU VOLUMEN DE OPERACIONES y otras circunstancias no pueden estar comprendidas
 totalmente en una revisión.

Prueba de recorrido: consiste en seguir una operación de un punto a otro. Siguiendo los pasos que se ejecutan.

Inspección:
el examen físico y ocular de un suceso determinado.
Es una técnica que permite escudriñar en la minucia de lo que se evalúa y por ello requiere de experticia de quien la aplica.

Indagación: consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho específico. (cómo se adquirieron dichos recursos)

Conciliación: Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre conceptos interrelacionados.

Confirmación: Consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc. El evaluador mantenga un control estricto, completo y directo

Comprobación:
 Obtener una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.
 Examinar que la operación se realice en interés de la entidad.
 Tener en cuenta que la operación haya sido aprobada por el funcionario competente para tal fin, mediante las firmas autorizadas en los documentos que la fundamentan.
 Determinar si las operaciones han sido registradas en forma correcta.

Pruebas aritméticas
 realizar cálculos o conteos de datos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas sean correctas.
INDICADORES DE DEFINICION:
GESTION DEL AREA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN ES UNA SEÑAL, una información de tipo CUANTITATIVO O CUALITATIVO que da cuenta del comportamiento de un factor o hecho en el
RECURSOS FISICOS Y TRANSCURSO DEL TIEMPO.
FINANCIEROS 1. Una expresión cuantitativa o cualitativa
2. Una medida específica y verificable
3. relación entre variables que ayuda a caracterizar una situación o a medir los cambios presentados
relación entre variables que ayuda a caracterizar una situación o a medir los cambios presentados

4. En la elaboración de los indicadores se debe tener en cuenta:

4.2. cantidad (Q),
4.3. Calidad (C),
4.4. Tiempo (T),
4.5. Recursos (Humanos, Físicos, Financieros)
4.6. y Productos esperados y obtenidos (Pe y Po).

Componentes de un indicador
 Denominación: se individualiza y diferencia de otros indicadores.

 Un objetivo: mediante el cual se precisa qué se quiere medir con dicho indicador.

 Un responsable de su aplicación: área u oficina que tiene a su cargo la obtención de la información para el cálculo del indicador

 Identificación de la periodicidad: señala cada cuánto tiempo es necesario o conveniente aplicar el indicador.

 Una fórmula de cálculo: expresión que MUESTRA LA RELACIÓN ENTRE LAS VARIABLES y que permitirá obtener el resultado del indicador.
  Una definición de variables: cada uno de los componentes del indicador

 Una guía de interpretación de resultados y descripción de las acciones recomendadas: muestra las principales posibilidades del resultado y señala los análisis que es
posible efectuar sobre el mismo.

UNIDAD 6
REFLEXIONES FINALES

 El leasing es un contrato de arrendamiento con condiciones especiales que lo convierten en un mecanismo de financiación15.

En el contrato de leasing participa tres actores

1. Un usuario o arrendatario del bien

2. La sociedad de leasing (arrienda y cobra por ello)
EL LEASING
3. Un proveedor del bien

Transferir al arrendatario la tenencia de un bien cierto y determinado para su uso y goce, contra el pago de un canon.

Pueden ser objeto del Contrato de Leasing bienes muebles e inmuebles, marcas, patentes, modelos industriales o software de propiedad del dador o sobre los que el dador
tenga la facultad de dar en leasing.

Plazo convenido de común acuerdo.

Canon mensual convenido por las partes.
CARACTERÍSTICAS DE
LOS CONTRATOS DE (¿Que es un canon? Canon. Monto de arrendamiento que el arrendatario debe pagar por tomar en alquiler una propiedad o un bien.)
LEASING
Los bienes son de propiedad de la compañía de leasing.
El arrendador debe entregar el bien al arrendatario para que lo use por un período determinado.
El arrendador gozará de la opción de comprar el bien y, si así lo decide, deberá abonar al dador el precio del bien menos las sumas que hubiese abonado por su uso.

OBLIGACIONES DE LAS Del arrendador o compañía de leasing Del arrendatario o cliente

PARTES
Adquirir el bien solicitado por el cliente. Abonar a tiempo y en la forma pactada las cuotas periódicas.
Entregar el bien en condiciones óptimas de funcionamiento. Usar el bien conforme al derecho y condiciones pactadas.
Poner a disposición del tomador el uso de garantías y el servicio de Mantener el bien, haciendo las reparaciones necesarias.
mantenimiento. Permitir inspecciones del bien por parte del arrendador.
Comprometerse a no contraer gravámenes sobre el bien. Respetar las limitaciones del propietario.
Entregar copia del contrato especificando claramente No ceder, prestar, subalquilar o facilitar a terceros el bien contratado.
las cláusulas principales. Si no acepta la opción de compra, restituir el bien.
Contratar los seguros correspondientes para el bien. Responder por los daños y perjuicios que se ocasionen con o por el
Recibir el bien al finalizar el contrato. uso del bien.
 Enajenar el bien al tomador y recibir el valor residual en caso de
que se acuerde la opción de compra.

LEASING FINANCIERO:
 Se caracteriza por la existencia de la opción de compra a favor del arrendatario o cliente que escoge el bien.
 En esta operación intervienen el proveedor, el usuario o empresa (arrendatario) y la sociedad de leasing.

LEASING OPERATIVO:
 En este caso, en la mayoría de las veces, el mismo fabricante o distribuidor (proveedor) actúa como arrendador.
 no se pacta opción de compra a favor del cliente o arrendatario
 los gastos y mantenimiento del equipo corren por cuenta del arrendador
LEASING – LEASE- BACK – RETROARRIENDO
TIPOS DE LEASING
 el cliente vende el bien a la compañía de leasing, por un valor pactado que debe cubrirse de contado y luego lo toma en arrendamiento.
 Esta modalidad también es útil en el caso de bienes importados.

LEASING INMOBOLIARIO:
 Se presenta cuando el contrato de leasing se hace sobre un bien inmueble productivo. Es especial para desarrollar grandes proyectos de construcción.
 Para inmuebles construidos y para inmuebles en construcción
LEASING INTERNACIONAL
 Esta modalidad facilita la adquisición de maquinaria y equipo en el exterior.

OTROS TIPOS DE LEASING
CARACTERISTICAS DE LEASING FINANCIERO LEASING OPERATIVO
LOS TIPOS DE LEASING
Es realizado por sociedades financieras, a veces filiales de entidades de
crédito.
El arrendatario puede elegir el bien y el fabricante o proveedor. Los arrendadores son los mismos fabricantes o distribuidores.
Se utiliza para bienes nuevos. La conservación y mantenimiento suele estar a cargo del arrendador.
Se formaliza mediante contrato único. No se acostumbra la opción de compra para el arrendatario.
La conservación y mantenimiento corren por cuenta del arrendatario. Intervienen sólo dos personas, el arrendatario y el fabricante o distribuidor.
La duración del contrato suele ser mayor y el plazo es irrevocable. Por
tal razón, la obsolescencia es soportada por el usuario.
LEASING – LEASE-BACK – RETROARRIENDO LEASING INMOBILIARIO
Existen dos tipos de LEASING INMOBILIARIO
Permite convertir activos fijos en efectivo a cambio del compromiso de 1. Para inmuebles construidos
pago de los alquileres correspondientes. 2. Para inmuebles en construcción
Se puede ajustar a la vida económica del bien. Puede adaptarse a las necesidades de financiación de construcción del
Se formalizan dos contratos a la vez: (i) el de compraventa y (ii) el de inmueble.
alquiler. La formalización de la operación (compraventa) y el arrendamiento
financiero del inmueble se realizará en un solo acto.

LEASING INTERNACIONAL OTROS TIPOS DE LEASING

Leasing sindicado: En el caso de operaciones de gran cuantía, se unen
Esta modalidad facilita la adquisición de maquinaria y equipo en el exterior varias compañías de leasing para atender el negocio.
 Dry Lease y Wet Lease: Contratos especiales para aeronáutica.

Sub Lease: Consiste en el subarriendo de un bien dado en leasing, previa

aceptación de la compañía arrendadora.
Intermediaria
Master Lease: Cuando se abre una cuenta de crédito para un determinado
equipo con accesorios y repuestos. También puede ser con otros activos
adicionales y complementarios del equipo principal.

Leasing Habitacional: Está orientado a la financiación de largo plazo para

la vivienda con el fin de facilitar megaproyectos.

DEFINICION: “la acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía” Dorban Chacón (1999).
Es una contratación de agentes externos
La organización delega la gerencia y la operación de uno o más de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer),
HAY DOS TIPOS DE OUSOURCING
(i) Outsourcing Total, que implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista y
(II) OUTSOURCING PARCIAL, en el que sólo se transfieren algunos de los elementos anteriores.
EJEMPLOS DONDE SE DA EL OUSOURCING
 Infraestructura computacional y servicios informáticos.
UTILIZACION DE  Operación de telecomunicaciones.
OUTSOURCING  Suministro de bienes.
 Manejo de almacenes.
 Implantación y administración de redes.
 Administración y atención de contingencias de centros de cómputo.
 Administración de datos y bases de datos.
 Administración del talento humano o recursos humanos.
 Distribución de productos.
 Telemarketing.
 Gestión Documental.

LA ADMINISTRACION La ORGANIZACIÓN; Debe definir el manejo que le dará a los elementos QUE SOBRAN O SE DESPERDICIAN en su proceso productivo de bienes o servicios.
DE LOS DESECHOS QUE Es un enfoque preventivo de la gestión de desechos
PRODUCE LA Con el fin de minimizar el impacto al medio ambiente por cuenta del proceso productivo de la organización
ORGANIZACIÓN LOS RESIDUOS se definen como aquella sustancia o material generado por una tarea productiva o de consumo, de la que hay que desprenderse por no ser objeto directo de la
actividad principal.
Debe haber una GESTION PARA SU MANEJO, TRANSPORTE Y DESTINO FINAL.
Los SUBPRODUCTOS; pueden utilizarse en otros PROCESOS PRODUCTIVOS
Algunos residuos tienen que tener manejos ESPECIALIZADOS (residuos, TOXICOS O PELIGROSAS)

OBJETIVOS PRIMORDIALES EN ELTRATAMIENTO DE LOS DERECHOS

Estabilizar o reducir la producción de desechos
Promover la separación para facilitar el reciclado, y reutilización de los mismos
Reforzar tratamientos de desechos
 Formular políticas de reducción de los desechos
LO IMPORTANTE ES: saber qué hará con los desperdicios, subproductos y desechos que genera.

BIENES DE PATRIMONIO NATURAL:

 Son los recursos renovables y no renovables

RECUROS RENOVABLES RECURSOS NO RENOVABLES

 La atmósfera,
 aguas,
 suelo,
 subsuelo,
 flora,  las minas,
 fauna,  canteras,
EL MANEJO DE LOS  fuentes primarias de energía,  yacimientos y pozos artesianos.
BIENES DE  recursos geotérmicos,
PATRIMONIO NATURAL  recursos biológicos
Y DEL PATRIMONIO  recursos del paisaje.
CULTURAL

BIENES DE PATRIMONIO CULTURAL:

 los monumentos,
 museos,
 obras de arte,
 parques arqueológicos,
 bibliotecas,
 hemerotecas
 Tradición oral
 Otras expresiones culturales
 PECULADO: malversación de los recursos públicos (FRAUDE, DEFRAUDACION)
 Peculado por apropiación
 Peculado por uso
 Peculado por aplicación oficial diferente
 Peculado culposo

CELEBRACION INDEBIDA DE CONTRATOS

 Interés indebido en la celebración de contratos
 Celebración indebida de contratos con violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades.
 Celebración indebida de contratos por incumplimiento de requisitos legales.
CONDUCTAS QUE
COHECHO: Es un soborno o compra a cambio de algo (favor)
ATENTAN CONTRA LOS
 Cohecho propio
RECURSOS DEL
 Cohecho impropio
ESTADO
CONCUSION:
 Exacción (cobro injusto o violento) hecha por un funcionario en provecho propio.

ENRIQUECIMIENTO ILICITO: cuando hay un incremento injustificado del patrimonio de un funcionario público antes, durante y después (2 años) del cargo
PREVARICATO:  consiste en que una autoridad, juez u otro servidor público dicta una resolución arbitraria en un asunto administrativo o judicial (ABUSO DE AUTORIDAD)

REVELACION: Revelación De Secreto. Quien, como servidor público, indebidamente revele documentos o información reservada.

SISTEMAS DE
FINANCIACION DE
COLOMBIA

CONCEPTOS DE LAS EXPOSICIONES

PLANEACION  Plan de desarrollo: consiste en la definición de contenidos a partir del ejercicio de la prospectiva, se acuerdan objetivos, políticas e indicadores para el cumplimiento del plan. la planeación, no
se debe limitar a la formulación sino también es la implementación, coordinación, seguimiento y evaluación, con el objetivo de cumplir con la meta establecida.
 Desarrollo sostenible: consiste en satisfacer las necesidades del presente con el uso razonable de los recursos naturales sin comprometer el de las futuras generaciones.
 Objetivos: son metas acordadas en un plan que se deben cumplir en determinado tiempo.
 Crecimiento económico: en la planeación el crecimiento económico se verá reflejado en los índices de empleo y productividad. El crecimiento economía es consecuencia de una mayor renta.
 Desarrollo social: consiste en la reducción de la pobreza extrema, reducción de las desigualdades, protección social, la educación, la equidad, oportunidades, esto con el propósito de mejorar la
calidad de vida.
 Seguridad ciudadana: participación del Estado para garantizar la protección a los ciudadanos. En algunos casos la seguridad ciudadana busca garantizar la democracia y el Estado de derecho
 Estabilidad y Gobernabilidad: buscan replantearse el valor del Estado y su papel en la sociedad a través de la gobernabilidad, entendiendo a ésta como el ejercicio del gobierno con todas las
condiciones necesarias para que esta función se pueda desempeñar con eficacia, legitimidad y respaldo social. De esta manera se fortalecen las instituciones públicas y se implementan las
políticas públicas.
 Infraestructura: busca mejorar los servicios básicos de la población y también la inversión pública y privada en el desarrollo de infraestructura.
 Medio ambiente: es un eje prioritario a considerar en el desarrollo de los países (protección de los recursos naturales). En los que se establece que debe haber una relación sana entre el medio
ambiente y el hombre.
 Objetivos de desarrollo sostenible: también conocidos como objetivos mundiales, se adoptaron por todos los Estados miembros de la ONU en 2015 como un llamado para reducir la pobreza,
 proteger el planeta y garantizar la paz y prosperidad para el 2030. Los ODS son acuerdos internacionales que debe ser incluidos en los planes de desarrollo en sus diferentes niveles, nación,
departamento y municipio.
 CONPES: Ésta es la máxima autoridad nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del Gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico y social
del país
 CONFIS: es un organismo adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de dirigir la Política Fiscal y coordinar el Sistema Presupuestal." Es el encargado de revisar el Plan
Nacional de Inversiones que presenta el DNP y el CONPES junto al Plan Nacional de Desarrollo.
 Desarrollo: cambio y crecimiento relacionado con una situación, individuo u objeto determinado. Al hablar de desarrollo podemos referirnos a diferentes aspectos: al desarrollo humano,
desarrollo económico, o desarrollo sostenible.
 Planeación: Es el proceso y resultado de organizar una tarea simple o compleja teniendo en cuenta factores internos y externos orientados a la obtención uno o varios objetivos.
 Prospectiva: La prospectiva implica visiones estructuradas que sean posibles su realización en periodo de tiempo determinado. La prospectiva requiere anticipación de los hechos, en el
proceso intelectual se idea los futuros probables.
 Formulación: Es donde se determina y priorizan los objetivos de las políticas públicas que se esperan alcanzar en un periodo.
 Coordinación e implementación: Se refiere a la coordinación que hay entre los agentes del Estado para la implementación de los planes y el logro de los objetivos planteados.
 Seguimiento y evaluación: consiste en monitorear el avance de la implementación del Plan y el cumplimiento de sus objetivos, corregir la gestión del plan, de esta manera ir replanteando los
objetivos, metas, plazos, etc.
 SINERGIA: El Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA fue creado con el fin de hacer seguimiento y evaluación de las políticas públicas estratégicas del país,
especialmente aquellas estipuladas en el PND. Este sistema se ha consolidado en Colombia como una de las fuentes de información más revelantes en materia de seguimiento y evaluación de
Políticas Públicas.1
 Planeación estratégica: es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y
metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo
CONTRATACION Contratación pública: la contratación pública es la acción, forma o proceso mediante la cual la administración pública se provee de bienes y servicios. Dentro de ella se contemplan varios tipos
cómo lo es la licitación pública, selección abreviada, mínima cuantía, entre otras.
Obras públicas: son todas las construcciones de infraestructura financiados por una entidad en el cual se busca el bien común.
Clausulas excepcionales: es un medio de control en los que las entidades públicas tienen ventajas de interpretación unilateral en los procesos contractuales.
Estudios previos: son todos los soportes qué se tienen en cuenta para realizar un pliego de condiciones, donde se evidencie la necesidad que se quiere satisfacer, objeto contractual, definición del
proceso de contratación.

Tipos de contratación: OBRAS, ASESORIA, CONSULTORIA, PRESTACION DE SERVICIO Y FIDUCIA

Interés general: son el común de un estado social de derecho, algo que es de interés público y es concerniente a todos
Planeación: proceso mediante el cual se plasman unos objetivos a prospectiva
Principios: reglas que orientan el actuar de las personas frente a determinados casos y entornos.

Trasparencia: accionar parcial, neutral que se debe realizar lo más objetivo posible
ECONOMIA
RESPONSABILIDAD
Interventoría: es la función que cumple un agente donde controla y hace el debido seguimiento de los procesos de ejecución del contrato.
Unión temporal: es la unión de dos proponentes para hacerse a la adjudicación de algún contrato.
Sanciones: medidas correctivas por incumplimientos
Adjudicación: es la adquisición de bienes, servicios o en su defecto beneficios u obligaciones.
Licitación pública: proceso por el cual la entidad pública expone la necesidad a satisfacer, de igual manera los proponentes deberán acogerse a todos los requerimientos del pliego de condiciones.
Mínima cuantía: modalidad de contratación dinámica y rápida en donde el monto no exceda el 10% de la menor cuantía con la que cuenta la entidad

1
SINERGIA. (s. f.). https://sinergia.dnp.gov.co. Recuperado 20 de agosto de 2020, de https://sinergia.dnp.gov.co/Paginas/Internas/Sinergia.aspx
 Selección abreviada: modalidad de contratación por la cual se adquieren bines y servicios de planta y equipo.
Concurso de méritos: proceso en donde el criterio evaluativo es fundamental para la vinculación o adjudicación de un contrato.
Pliegos de condiciones: conjunto de reglas donde se evidencia el objeto contractual, procedimientos, plazos los cuales los proponentes deben de cumplir para poder participar en el proceso de
contratación.
Registro único de proponentes: es un debido proceso donde los proponentes deben de registrasen en el (RUP) para así poder aspirar a celebrar un contrato público.
Contratación directa: modalidad de contratación en donde se pueden realizar contratos sin tanto proceso administrativo, esto para agilizar el tiempo y la eficiencia en la adquisición
Inhabilidades: es una incapacidad que tienen algunas personas naturales o jurídicas para contratar o ejercer algún cargo público.
Incompatibilidades: limitante, imposibilidad o condición que impide a algunas personas naturales o jurídicas contratar o ejercer algún cargo público.
Terminación unilateral: terminación del contrato por incumplimiento, esta prerrogativa aplica solo para la entidad pública.
Liquidación del contrato: se da cuando se haya concluido en objeto contractual, consta de cruzar información y cuentas entre las dos partes
Presupuesto: dinero, recurso con el que cuenta una entidad del estado para materializar los planes, proyectos, programas, contratos en beneficio del interés general.
Objeto contractual: es el fin a contratar, el objeto que es especificado en los pliegos de condiciones y por el cual el proponente adquiere una serie de obligaciones.
SISTEMA  ¿Qué es un presupuesto?
PRESUPUESTAL Es una herramienta que permite saber cuáles son los ingresos y gastos de una persona, organización, entidad o empresa sea pública o privada, en un tiempo determinado y así poder conocer cuál es
el valor que se destinará para lograr las metas planteadas, llevando así un control del dinero. (¿Para què sirve un presupuesto?, s.f.)

 Funciones del presupuesto:

 La principal función se ve relacionada con el control financiero que permite el manejo de ingresos y egresos de la entidad, empresa, etc...
 Comparar los resultados con los datos presupuestados correspondientes para verificar los logros.
 Desempeñar roles preventivos y correctivos dentro de la organización… (presupuesto, 2020)

 ¿Por qué es importante el presupuesto?

 Ayuda a minimizar el riesgo en las operaciones.

 Sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa, entidad… para direccionarlas hacia lo que realmente se busca.
 Cumple dos etapas del proceso administrativo PLANEACIÓN y CONTROL. (base, 2017)

 Tipos de presupuestos:
Los presupuestos se pueden clasificar de diferentes maneras según el criterio y el tiempo que este cubre, los presupuestos pueden ser planificados a corto o largo plazo, el segundo concepto es el
más utilizado por las grandes empresas y por los estados.
a. Presupuesto Maestro: Es el conjunto de todos los presupuestos individuales de una organización.
b. Presupuesto operacional: Es el análisis de los ingresos y los gastos y las previsiones que se les hace durante un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos suelen crearse semanal,
mensual, trimestral, etc.; ya que sirve para comparar los resultados y evaluarlos.
c. Flujo de caja: Este presupuesto permite evidenciar cuando y como entra y sale dinero de una empresa durante un periodo específico. Permite saber si la empresa está administrando bien sus
fondos para seguir operando.
d. Presupuesto de tesorería: Es el encargado de monitorizar y hacer previsiones sobre el dinero que se tiene en la empresa y así saber con cuanto se cuenta así no se haya usado, ya que algunas
compras o ventas no se efectúan en el momento. Tenemos 2:
1. Presupuesto de cobros: Es el cobro o entrada de dineros que se tiene pendiente por hacer efectivo, ya que puede ser en semanas, meses o años dependiendo de lo que haya pactado la empresa.
2. Presupuesto de Gastos: Es el que se encarga de llevar al día las salidas de dinero, bien sea el adquirir productos y servicios y las compras previstas en el futuro.
e. Presupuesto de compras: Se encarga de establecer la cantidad de materia prima que se quiere adquirir, debe ir de la mano con el presupuesto de ventas ya que sabiendo cuanto se desea
vender, se sabe cuánto se va a producir.
f. Presupuesto de ventas e ingresos: Es el que se encarga de establecer la cantidad de ventas, teniendo en cuenta el sector y el producto que se produce como también debe contener información
del presupuesto de compras y producción, ya que de ello depende este presupuesto. (Jauregui, s.f.)
  Apropiación presupuestal:
Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con propósito determinado durante el tiempo establecido. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en
consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra reditarse. (PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, 2014)

 Proyecto:
Es una planificación en la que se encuentra un conjunto de elementos y/o de actividades interrelacionadas y coordinadas, con un fin expreso de alcanzar resultados específicos. Dentro de los elementos
del proyecto encontramos presupuesto. El costo que la aplicación del proyecto tendrá para sus destinatarios, así como la forma detallada en que se empleará el dinero en cada una de las fases del
proyecto. (Raffino, 2020)

 Certificado de disponibilidad presupuestal CDP:

Es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para
respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto. Ejemplo: en un contrato de obra pública el documento que garantiza la existencia de los recursos es el CDP. (Sintesis : 6.
Etapa precontractual: Registro presupuestal y certificado de disponibilidad presupuestal, s.f.)

 Contribuciones parafiscales:
Son los pagos que deben realizar los usuarios de algunos organismos públicos, privados y mixtos, según los criterios del legislador, corresponden a contribuciones obligatorias que deben hacer los
empleadores por cada uno de los trabajadores a su cargo. Con el fin de financiar una entidad pública o un servicio prestado por el estado (SENA, ICBF, cajas de compensación, entre otras...). (Espinal,
2003)

 Ingresos corrientes:
Son los ingresos de carácter permanente que se generan de la actividad normal de la entidad y se clasifican en:
 Tributarios: Son los ingresos que el estado obtiene de personas naturales y jurídicas por el recaudo de impuesto, ejemplo: Impuesto de industria y comercio, impuesto predial unificado.
 No Tributarios: Provienen de ventas de bienes, prestación de servicios, multas, entre otros, ejemplo: Consumo de cerveza y licores, ingreso producido por lotería y juego de apuestas
permanentes, peajes y concesiones. (Brion, 2014)

 Plan financiero:
Es una herramienta que permite analizar la viabilidad de la empresa, entidad, etc.… desde el punto de vista financiero y económico, calculando los gastos y verificando la rentabilidad de operar, de
igual forma observar cuanto tiempo tomará alcanzar las metas económicas establecidas, siendo este un documento necesario para la toma de decisiones. (Rankiano, 2018)

ALMACEN  ADQUISICIÓN. Es el acto administrativo o la acción de obtener los bienes o servicios necesarios para el óptimo funcionamiento de la entidad a través de los mecanismos y/o procedimientos
establecidos para ello.
 ALMACÉN. Es el conjunto de actividades, bodegas y/o depósitos y sistemas de información dispuestos por la Superintendencia cuyo propósito es el de conservar, manipular y distribuir los
elementos que la entidad requiera para el normal desarrollo de sus funciones.
 BAJA DE BIENES: Es el retiro definitivo de un bien obsoleto o inservible, tanto físicamente como en los registros del patrimonio de la entidad, previo trámite de los requisitos establecidos en
las normas legales y procedimientos administrativos.
 BIENES. Son los elementos materiales e inmateriales inventariables que posee la Superintendencia de Sociedades para el desarrollo de sus funciones (se excluye el dinero). Los cuales se
manejan de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas previstas en el Plan General de Contabilidad Pública.
 BODEGA: Sitio donde se almacenan los bienes devolutivos, consumo e inservibles de la entidad, bajo la responsabilidad, del manejo, custodia, distribución, recibo y entrega de bienes por
parte del funcionario encargado del almacén.
 FACTURA: Es un título valor que hace constar la adquisición de un bien o servicio en el cual se puede demostrar, los costos, gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la
ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto.
 INVENTARIO FÍSICO: Es la relación detallada de las existencias materiales y reales, comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: numero de unidades en existencia, descripción y
referencia (marca, modelo, serie, “número de placa”, según sea el caso), valor de compra, fecha de adquisición, etc.
 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, utilizados para el cumplimiento de sus objetivos y
funciones. Incluye todos los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje.
 OBSOLETO: Este tipo de artículos no son beneficiosos para ningún tipo de empresa, tampoco para las distribuidoras de materiales. Como ya sabrás, comprar artículos y luego no poder
 venderlos ocasiona:
 Pérdidas económicas. Deberemos vender estos artículos por un importe inferior al comprado sin ningún tipo de margen de venta a nuestro favor.
 Sobrestock. Estos productos sin rotación se acumulan en las estanterías de nuestro almacén y generan, inevitablemente:
 Almacenes poco optimizados. Ya que ocupan un lugar que podrían estar ocupando nuevas referencias con mayor demanda.
 BIENES DEVOLUTIVOS: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a
largo plazo; están sujetos a depreciación y es exigible su devolución.
 BIENES EN USO: Son los bienes devolutivos y de consumo entregados a las dependencias y funcionarios de la entidad, para el cumplimiento de sus funciones.
CONTROL  PORQUE HAY CONTROL
Por hay fallas en la administración, en los procesos, hay corrupción, no uso eficiente de los recursos físicos y financieros; es decir, el control interno es consecuencia de la fallas que
hay en las entidades estatales particularmente.

 Sistema: Es la unidad de elementos relacionados entre sí, pero que a su vez funcionan de manera autónoma e independiente en subsistemas de gran número y variación.

 Control: Es un mecanismo del proceso administrativo creado para verificar el cumplimiento de las normas y las reglas fijadas a través de mecanismos que aseguren el alcance de los objetivos
de una entidad y dentro del entorno general en que se desarrolla la administración pública.

 Autocontrol: Es la iniciativa que debe desarrollar un funcionario o servidor público independiente de su nivel jerárquico para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y realizar
correctivos a las fallas que encuentre.

 Autorregulación: Es la acción constituida por las entidades privadas u organismos e instituciones del Estado de regularse a sí mismas, con base a un control voluntario que consiste en
establecer y cumplir un marco normativo con la finalidad de mejorar y hacer más transparentes sus acciones.

 Autogestión: Es un sistema de organización que utilizan las diversas entidades e instituciones con participación de sus empleados para interpretar, direccionar y desarrollar la correcta gestión
administrativa ligada al marco normativo y objetivos previstos de dicha organización.

 Objetivos: Es el planteamiento realizado luego de un proceso de planificación que nos permite fijar metas, las cuales se pueden llegar a cumplir, como también propósitos alcanzables de
manera individual o a nivel organizacional.

 Monitoreo: Es el proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento a determinado programa en pro de lograr objetivos y que sirva de guía para la toma
de decisiones.

 Procedimientos: Son técnicas de investigación ajustables a una partida o a un grupo de hechos mediante los cuales el contador público fundamenta las bases para dar la opinión a los hechos
relativos a los estados financieros.

 Control Fiscal: Es una función pública que vigila la gestión de los fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles.

 Control Político: Es la función, el mecanismo o las herramientas utilizadas por el legislativo (Senado y Cámara de Representantes), y por las corporaciones administrativas: Asambleas y
Concejos municipales a fin de controlar el poder del ejecutivo.

 Control Interno: Es la verificación realizada por la dirección y comprende todo un sistema de procedimientos y mecanismos que adopta una entidad a fin de que se alcance con los objetivos y
metas previstos y que se cumpla con las leyes y normas vigentes.

 Información: Es el conjunto de toda aquella documentación que obra en poder de la administración y que sirve para la toma de decisiones reflejadas en actos administrativos o disposiciones
generales.

 Auditoria: Es una herramienta utilizada por las entidades para el control y vigilancia de los procesos, procedimientos y actividades ejecutadas, ayuda al correcto cumplimiento de los objetivos
 y metas al minimiza el riesgo del mal uso de los recursos o de su pérdida absoluta.

Control ciudadano: es una modalidad de participación ciudadana en los asuntos públicos con contenidos de vigilancia, crítica, seguimiento, evaluación, deliberación y sanción social,
condicionada a la autonomía e independencia de los actores sociales y a los poderes sociales que disponga para producir consecuencias.

El catastro es el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con
el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.
Cartografía
Catastro
Y el plan de ordenamiento territorial POT
MONITOREO Y  Medir y valorar
EVALUACION
 Es determinar un valor de algo
 Alta Dirección: Persona o grupo de personas del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.
 Auditoría Interna: Es un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública.
 Autocontrol: Capacidad de cada servidor público para aplicar en el día a día los controles que han sido diseñados para garantizar de forma razonable el cumplimiento de metas y objetivos de la
entidad en sus diferentes niveles
 Autoevaluación: Proceso sistemático que permite evaluar de forma periódica el ejercicio de las operaciones clave de la entidad, permitiendo generar información a tiempo para la toma de
decisiones
 Causa: Todos aquellos aspectos o elementos que solos o en combinación con otros, pueden producir la materialización de un riesgo
 Conflicto de intereses: Se refiere a cualquier relación que vaya o parezca ir en contra del mejor interés de la organización. Un conflicto de intereses puede menoscabar la capacidad de una
persona para desempeñar sus obligaciones y responsabilidades de manera objetiva.
 Control: Medidas o acciones tomadas por la dirección y demás niveles de la entidad para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos.
 Control interno: tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten
en la empresa.
 Control Interno contable: Proceso a cargo del Representante legal, desarrollado con el fin de lograr la existencia y efectividad de procedimientos de control y verificación, para garantizar
producción de información útil en materia financiera y contable
 Desempeño: medida en que una entidad actúa conforme a criterios específicos (eficiencia, calidad, oportunidad, entre otros) y obtiene resultados de conformidad con las metas y planes
establecidos
 Direccionamiento estratégico: ejercicio emprendido por el equipo directivo de una entidad, en el que, a partir del propósito fundamental de la misma, las necesidades de sus grupos de valor,
las prioridades de los planes de desarrollo (nacionales y territoriales) y su marco normativo, define los grandes desafíos y metas institucionales a lograr en el corto, mediano y largo plazo, así
como las rutas de trabajo a emprender para hacer viable la consecución de dichos desafíos
 DOFA: Debilidades, oportunidades, fortalezas, amenazas, La matriz es una herramienta que combina elementos internos y externos de una organización.
 Evaluación: consiste en revisar y valorar si con el desarrollo del proyecto, logramos alcanzar los objetivos planeados, se dieron los cambios que esperábamos y si se lograron concretar los
anhelos comunes.
 Evaluación de desempeño: La evaluación del desempeño es un sistema cuya finalidad es comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos del empleado.
 Estructura: distribución interna de las diferentes dependencias de la entidad con de las funciones y competencias requeridas para cumplir con su propósito fundamental, de una manera
sistémica, esto es que a la vez que se permita entender el rol que cada una de las áreas desempeña, se identifiquen las interrelaciones y conexiones que se producen entre ellas.
 Gestión del riesgo: Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto del
alcance de los objetivos de la entidad.
 Gestión para resultados: es un marco de referencia cuya función es la de facilitar a las organizaciones públicas la dirección efectiva e integrada de su proceso de creación de valor público a fin
de optimizarlo, asegurando la máxima eficacia y eficiencia de su desempeño, la consecución de los objetivos de gobierno y la mejora continua de sus instituciones.
 Gerencia pública: en términos de la Ley 909 de 2004, hace referencia al grupo de empleos de naturaleza gerencial que conllevan ejercicio de responsabilidad directiva en la administración
pública de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, quienes dirigen las acciones estratégicas y coordinan la óptima ejecución de las metas, permitiendo el cumplimiento de los
 planes de cada entidad.
 Indicador: Expresión cuantitativa o cualitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o de la
relación entre algunas variables que comparada con periodos anteriores o una meta, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.
 Indicador de economía permiten medir la capacidad de las entidades para producir, administrar, focalizar y destinar los recursos financieros disponibles de la forma más conveniente y
adecuada, atendiendo a los requerimientos de los distintos programas en pro de cumplir con los objetivos planteados.
 Indicador de Eficiencia pretenden medir la relación existente entre el avance en el logro de un determinado objetivo y los recursos empleados para la consecución del mismo.
 Indicador de Efectividad involucran la eficiencia y la eficacia, es decir “el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles”. La efectividad mide los
resultados alcanzados frente a los bienes o servicios generados a los usuarios.
 Indicador de Eficacia llevan de forma inherente la definición previa de objetivos y el seguimiento de éstos a través de un sistema mínimo de información sobre aspectos básicos como: i)
Productos que entrega el programa o el servicio; ii) Usuarios a quienes se dirige (número, características); III) Objetivos principales o estratégicos (logro que se pretende obtener, mejorar,
ampliar, optimizar, etc.): iv)Metas concretas con las cuales hacer el seguimiento (cuándo, dónde, en qué condiciones).
 Indicador de resultado: punto de referencia que permite observar y medir el avance en el logro de las metas de resultados.
 Impacto: efecto de largo plazo, positivo y negativo, primario y secundario, producido directa o indirectamente, por una intervención para el desarrollo, intencionalmente o no
 La eficacia: se entiende como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos a nivel de productos y resultados.
 La calidad mide el grado en que el producto suministrado por una intervención pública cumple con las expectativas y necesidades de la población.
 Meta: expresión concreta y cuantificable de los logros que la organización planea alcanzar en un periodo de tiempo, con relación a los objetivos previamente definidos.
 Modelo: es una representación simplificada de un sistema y permite mostrar sus componentes, sus relaciones del sistema con su entorno. Un modelo se caracteriza porque no expresa todas las
propiedades del sistema. Dentro de las clases de modelo, se encuentra el modelo teórico o conceptual, en el cual fijan el objeto de estudio, categorizan el sistema y generan y desarrollan
hipótesis. Se construyen con base en conceptos, entendidos estos como conjuntos de ideas ordenadas, sistematizadas y que mantienen una relación con un entorno dado
 Monitoreo: se encarga de recolectar, analizar y utilizar la información para hacer un seguimiento al progreso de los objetivos para así tomar decisiones concretas.
 Nivel de Satisfacción: medida relacionada con el grado de expectativa de los grupos de valor, en el desarrollo de las actividades, procesos o prestación de servicios en cuanto a su calidad y
pertinencia.
 Objetivo: son los logros que la organización pública espera concretar en un plazo determinado (mayor de un año), para el cumplimiento de su propósito fundamental de forma eficiente y
eficaz.
 Organización: conjunto de personas y/o grupos que, de acuerdo con procedimientos y reglas comunes, se esfuerza por conseguir uno o más objetivos preestablecidos, tienen características
especiales, ya que se crean o diseñan con un propósito fundamental único: satisfacer intereses generales la sociedad
 PESTEL (político, económico, social, tecnológico, ecológico y legal)
 Política: Directriz emitida por la dirección sobre lo que hay que hacer para efectuar el control
 Plan Anticorrupción: es un instrumento de tipo preventivo para el control de la corrupción, que debe ser diseñado por las entidades públicas pertenecientes a todos los niveles de gobierno.
Estos documentos se estructuran sobre cinco componentes: Gestión de Riesgos de Corrupción, Racionalización de Trámites, Rendición de Cuentas, Mecanismos para mejorar la Atención al
Ciudadano y Transparencia y Acceso a la Información Pública
 Plan de acción anual: son documentos que desagregan objetivos, estrategias, líneas de acción, cronogramas, entre otros aspectos, de mediano y largo plazo en hitos o metas anuales y medibles
en el corto plazo
 Plan estratégico: es el documento en el que se formulan y establecen los objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los cursos de acción (estrategias)
de mediano y largo plazo, para atender el propósito fundamental de una entidad y las prioridades de los planes de desarrollo.
 Plan Anual de Auditoría: documento formulado y ejecutado por el equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno en la entidad, cuya finalidad es planificar y establecer los objetivos a
cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y gobierno.
 Proceso: secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas, para agregar valor, tomando como enfoque y prioridad fundamental, al ciudadano como el eje fundamental de la gestión pública.
 Procedimientos administrativos: conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una entidad de la administración pública o
particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia.
 Proyecto: esfuerzos temporales (tiene principio y fin) que se ejecutan para alcanzar nuevos objetivos organizacionales, son no repetitivos y tienen un propósito único.
 Recursos financieros: son todos aquellos recursos económicos que le permiten al sector público desarrollar sus actividades
 Recursos físicos: son todos aquellos bienes materiales que son tomados del entorno y utilizados en el proceso de producción de bienes o servicios por parte de una organización cualquiera.
 Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos
 Riesgo de Corrupción: Posibilidad de que, por acción u omisión, se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.
 Registro de activos de información: inventario organizado de la información que tiene una entidad, independientemente que se encuentre en físico o en formato electrónico. Es útil para
 identificar la información que posee, saber dónde se encuentra y dónde puede ser consultada. Permite preservar la memoria institucional y por tanto facilita la continuidad en los procesos
administrativos, de gestión, planeación, seguimiento y a su vez para los procesos de rendición de cuentas y de control social de la que toda entidad que maneje recursos públicos es sujeto.
 Rendición de cuentas: proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la
administración pública y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos.
 Resultados: productos (bienes y servicios) y sus efectos en el mejoramiento del bienestar de los grupos de valor, como consecuencia de la gestión de la entidad
 SECOP II: Es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y
Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Desde su cuenta, las entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer
seguimiento a la ejecución contractual.
 Seguridad industrial: La seguridad industrial es el conjunto de normas y actividades encaminadas a prevenir y limitar los posibles riesgos en una industria, con inclusión de quienes ocasional
o permanentemente se encuentran vinculados con los mismos, como pueden ser: las personas, la flora, la fauna, los bienes y el medio ambiente
 Seguridad Razonable: Concepto según el cual el control interno, por muy bien diseñado y ejecutado que esté, no puede garantizar que los objetivos de una entidad se consigan, debido a las
limitaciones inherentes de todo Sistema de Control Interno.
 Sistema de Control Interno: esquema de organización y conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (Ley 87 de 1993).
 Talento humano: son las personas, sus conocimientos, experiencias, habilidades y pasiones que permiten movilizar a la organización hacia el logro de sus cometidos. La gestión del talento
humano es el conjunto de lineamientos, decisiones, prácticas y métodos para orientar y determinar el quehacer de las personas que la conforman, su aporte a la estrategia institucional, las
responsabilidades inherentes a los cargos y las relaciones laborales que se generan en el ejercicio administrativo.
 Transparencia activa: obligación de publicar proactivamente información sin que medie petición alguna, a través de los medios oficiales (sitios web, carteleras, gacetas, etc.) atendiendo los
principios de máxima publicidad, buena fe, transparencia, eficacia, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, calidad de la información y divulgación proactiva de la información
 Transparencia pasiva: obligación de gestionar y responder las solicitudes de información de la ciudadanía bajo los plazos establecidos, y teniendo en cuenta los principios de máxima
publicidad, buena fe, transparencia, celeridad, gratuidad, no discriminación, eficacia, facilitación y calidad de la información.
 Trazabilidad: posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de desarrollo o cambios de un proceso. (Adaptado de RAE)
 Trámite: conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones
administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.

EL MONITOREO
Herramienta practica para recolección de datos de diferentes momentos
Su función es medir el Estado de la cuestión de cara a los objetivos y los resultados
Es un proceso sistemático que permite medir y evaluar mediante indicadores de desempeño

CUESTIONARIO CUESTIONARIO
FINAL
1. ¿cuáles son los instrumentos de planeación presupuestal?
RTA: ¿Plan financiero, el plan operativo anual de inversión y el presupuesto general de la nació?

2. ¿Cómo está conformada la estructura sistema financiero?

RTA: INSTITUCIONES – ACTIVOS FINANCIEROS – MERCADO FINANCIERO

3. ¿Cuáles son los Activos Financieros?

RTA: LA MONEDA LEGAL - LOS DEPÓSITOS BANCARIOS - LAS ACCIONES - LOS BONOS

4. ¿El Banco de la República es?

RTA:
Entidad independiente del gobierno.
  AUTORIDAD MONETARIA: evita que se produzcan efectos adversos tales como altos niveles de inflación o desempleo.
 AUTORIDAD CAMBIARIA: controlar el valor del peso colombiano frente a monedas extranjeras y crediticia.
 AUTORIDAD CREDITICIA: regula las tasas de interés que los bancos manejan con sus clientes y el ENCAJE BANCARIO que los bancos y otras instituciones financieras deben
mantener.

5. ¿Entidades que regulan el sistema financiero en Colombia?

RTA: 1. BANCO DE LA REPÚBLICA.
2. SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
3. MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.
4. FONDO DE GARANTÍAS FINANCIERAS (FOGAFÍN).

6. ¿Quiénes Conforman la Junta Directiva del Banco República?

RTA:
 MINISTERIO DE HACIENDA
 GERENTE DEL BANCO
 5 MIEMBROS

7. ¿BANCO REPÚBLICA?
RTA:
 Órgano del Estado de naturaleza única.
 Con autonomía administrativa, patrimonial y técnica, que ejerce las funciones de banca central.
 Adopta medidas para regular la liquidez de la economía y facilitar el normal
funcionamiento del sistema de pagos, velando por la estabilidad del valor de
la moneda.

8. ¿Son funciones especiales del Banco?

RTA:
 Regular la moneda, los cambios internacionales y el crédito.
 Emitir la moneda legal colombiana.
 Administrar las reservas internacionales.
 Ser prestamista y banquero de los Establecimientos de crédito y servir como agente fiscal del Gobierno.
 Contribuir a la generación de conocimiento y a la actividad cultural del país.

9. ¿Qué es un Mercado Financiero?

RTA:
Es un espacio donde se intercambian los instrumentos financieros

10. ¿Qué es la planeación?

RTA:
Es el proceso para dar solución a una problemática

11. ¿Qué es una política pública?

RTA:
Son acciones del Estado que buscan dar respuestas a las diversas demandas de la sociedad.
12. ¿Qué es el plan general de compras?
RTA:
Es la programación de las compras que se va a realizar en una entidad de la vigencia.

13. ¿Qué es el poait?

TRA:
Plan anual operativo de inversiones.

14. ¿Qué diferencia hay entre el contrato leasing y outsourcing?

TRA:
La diferencia está en que el contrato leasing representa el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, y el outsourcing es una subcontratación de servicios o a agentes terceros a la
organización.

15. ¿Cuáles son los principios de contratación?

RTA:
Transparencia, economía y responsabilidad

16. ¿Diferencia entre monitoreo, evaluación y seguimiento?

RTA:
Que el monitoreo es el proceso de recolectar información al controlar y supervisar la acción, el seguimiento se basa en los datos obtenidos atraves del monitoreo y se hace mediante el proceso
de ejecución, y la evaluación valora los resultados obtenidos y solo se da luego de finalizar la ejecución.

17. ¿cuáles son los tipos de contratación?

RTA:
De obra, de consultoría, por concepción y por prestación de servicios.

18. ¿Cuáles son los indicadores de gestión?

RTA:
cualitativo y cuantitativo

19. ¿Qué es eficiencia y eficacia?

RTA:
La Eficiencia es la mejor utilización de los recursos, en la reducción del tiempo y costos
La eficacia es el logro de objetivos y el cumplimiento de metas

20. ¿Que es bench marking?

RTA:
Es un proceso sistemático de evaluación que compara los procesos y busca mejorar el desempeño de la organización.

21. ¿Qué es la homeostasis Presupuestal?

RTA:
Básicamente, es el equilibrio Macroeconómica entre el crecimiento económico y el presupuesto real.
la homeostasis presupuestal es un principio.
22. ¿Qué es el empowerment?
RTA:
Es una herramienta administrativa que busca enpoderar a todos los actores de la organización, esto para generar sentido de pertenencia para que los empleados estén en aras de tomar decisiones
totalmente ligadas a sus funciones, además de ser un agente activo de la solución de problemas

23. ¿Cuáles son los elementos de un sistema?

RTA:
 Entrada o insumo
 Proceso o transformación
 Salida o producto
 Retroalimentación

24. ¿Cuáles son los elementos del territorio?

RTA:
 Suelo
 Subsuelo
 Territorio continental
 Zona contigua
 Órbita geoestacionaria

25. ¿Qué son bienes de uso público y bienes fiscales?

RTA:
Los bienes de uso público son aquellos bienes inmuebles que están a disposición de las personas, entre ellos: los andenes, las vías, alcantarillado.

26. ¿Qué son bienes de uso público y bienes fiscales?

RTA:
Los bienes de uso público son aquellos bienes inmuebles que están a disposición de las personas, entre ellos: los andenes, las vías, alcantarillado, Los bienes fiscales, son aquellos bienes
muebles que no son de uso general, destinados solo para el uso de los funcionarios públicos.

27. ¿Qué son bienes de consumo y bienes devolutivos?

RTA:
Son aquellos bienes de un solo uso y lo segundo son aquellos bienes muebles que no se consumen en el primer uso, pero se deterioran con el tiempo.

28. ¿Qué es la administración pública?

RTA:
La administración pública es la gestión que se lleva a cabo en los organismos, instituciones o entes públicos, que reciben de parte del poder político los recursos necesarios para atender los
intereses o asuntos de los ciudadanos, de sus acciones y sus bienes, generando bienestar común, siguiendo un orden jurídico.

29. ¿Los ingresos tributarios están divididos en?

RTA:
Tributarios o no tributarios

30. ¿Qué es el leasing y para que se utiliza?

RTA:
  Leasing es un tipo de contrato que se utiliza para arrendar bienes muebles e inmuebles, que vincula a dos o tres actores según su naturaleza, entre ellos esta: el arrendador (dueño del
bien), el arrendatario (usuario del bien) y la asociación leasing (intermediario)
 El leasing solo permite la opción de compra cuando es de tipo financiero e incluye intermediario. La opción de compra no se da cuando la naturaleza del contrato es operativa y no
requiere de intermediario

31. Grados de liquidez del dinero.

RTA:
 Del M 0 al M 4

32. Las entidades adscritas y las vinculadas

RTA:
 1. Las entidades vinculadas tiene más autonomía que las entidades adscritos en relación a la Administración Central.
 2. Las entidades vinculadas deben tener personería jurídica, las entidades adscritas pueden tenerla o no, en caso de no tenerla depende de su constitución y de la Ley que las creo.
33. Diferencias entre adscritas y vinculas
RTA:
 Las entidades vinculadas tienen más autonomía que las adscritas respecto a la administración publica
 Las entidades vinculadas tienen personería jurídica, las entidades territoriales pueden tenerla esto depende de su construcción o la ley que las creo
 Las entidades vinculadas tienen autonomía administrativa y financiera
 Las entidades adscritas presentan limitaciones
 Las entidades vinculadas son descentralizadas, las entidades adscritas son creadas bajo desconcentración.
34. La ESAP a que entidad está adscrita
RTA:
 La Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, creada por la ley 19 de 1958, es un establecimiento público del orden nacional, ADSCRITO AL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA , dotado de personería jurídica, autonomía administrativa, patrimonio independiente y autonomía académica de
conformidad con las normas que regulan el sector educativo en general y el servicio público de la educación superior en particular.

35. Son entidades adscritas

RTA:
SECTOR CENTRAL
 Superintendencias sin personería jurídica
 Unidades administrativas especiales sin personera jurídica
SECTOR DESCENTRALIZADO
 Establecimientos públicos
 Superintendencias con personería jurídica
 Unidades administrativas especiales con personería jurídica
 Empresas sociales del Estado
36. Son entidades Vinculadas
RTA:
SECTOR DESCENTRALIZADO
 Empresas industriales y comerciales del Estado
 Sociedades de economía mixta
 Institutos científicos y tecnológicos
  Empresas de servicios publicas
CAPITULO X.
ESTRUCTURA Y ORGANIZACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
“ley 489 de 1998”
NACIONAL
a) La Presidencia de la República;
b) La Vicepresidencia de la República;
c) Los Consejos Superiores de la administración;
d) Los ministerios y departamentos administrativos;
NIVEL CENTRAL
e) Las superintendencias y unidades administrativas especiales sin personería jurídica.
Otros: organización electoral, CNE, registraduria nacional del Estado civil, Banco de la republica
Sistema nacional de control interno

a) Los establecimientos públicos;

b) Las empresas industriales y comerciales del Estado;
c) Las superintendencias y las unidades administrativas especiales con personería jurídica;
d) Las empresas sociales del Estado y las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios;
e) Los institutos científicos y tecnológicos;
f) Las sociedades públicas y las sociedades de economía mixta
g) Las demás entidades administrativas nacionales con personería jurídica que cree, organice o autorice la ley para que formen parte de la Rama Ejecutiva del Poder Público.
ADSCRITAS VINCULADAS
Establecimientos públicos
Unidades administrativas con personería
Empresas industriales y comerciales del Estado
Jurídica
Sociedades de economía Mixta
DESCENTRALIZADO Superintendencias con personería Jurídica
Empresas sociales del Estado
Agencias Nacionales de naturaleza especial
Empresas de servicios públicos domiciliarios
con personería Jurídica
Entidades de carácter especial o de naturaleza única con personería jurídica
Institutos científicos y tecnológicos
Institutos científicos y tecnológicos sociedades publicas
Fondos con personería Jurídica
Fondos con personería Jurídica
Filiales de las empresas industriales y
Filiales de empresas industriales y comerciales
comerciales
Asociaciones de empresas industriales y comerciales del Estado
Asociaciones de empresas industriales y
comerciales
ENTIDADES DESCENTRALIZADAS INDIRECTAS
Asociaciones entre entidades publicas
Asociaciones y fundaciones de participación Mixta
PARAGRAFO 1o. Las sociedades públicas y las sociedades de economía mixta en las que el Estado posea el noventa por ciento (90%) o más de su capital social, se someten al régimen previsto para las empresas industriales y comerciales del
Estado
 DEPARTAMENTAL (META)
Gobernador
Secretarias
Jefes de departamentos administrativos
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social- Regional Meta
Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas-Regional Meta-Granada
Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas-Regional Meta-Villavicencio
Alta consejería para programas especiales
Secretaria privada
Alta consejería para Villavicencio
Secretaria de prensa
Departamento administrativo de planeación departamental
Secretaria de hacienda
NIVEL CENTRAL
Secretaria administrativa
Secretaria Jurídica
Secretaria de educación
Secretaria social
Secretaria de gobierno y seguridad
Secretaria de salud
Secretaria de medio ambiente y recurso minero energéticos
Secretaria de TIC, ciencia, tecnología e innovación
Secretaria de la mujer y la equidad de genero
Secretaria de victimas derechos humanos y paz
Secretaria de vivienda

Establecimientos públicos: IDERMETA, Cultura, casa de la cultura, AIM, turismo, Transito, Unidad de Licores
Empresas Publicas: Corporación para el Desarrollo Sostenible de la Macarena – CORMACARENA, EDESA, LOTERIA DEL META
Universidad de los Llanos
Superintendencias: superintendencia financiera de Colombia, Superintendencia de industria y comercio, Superintendencia Nacional de salud, Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, Superintendencia de
salud centro internacional, Superintendencia de sociedades, Superintendencia de Transporte, Colciencias
Corporación administrativa: Asamblea departamental
DESCENTRALIZADO

ADSCRITAS VINCULADAS
Establecimientos públicos Empresas industriales y comerciales del Estado
Unidades administrativos con personería Sociedades de economía Mixta
Jurídica Empresas sociales del Estado
Empresas de servicios públicos domiciliarios
MUNICIPAL
NIVEL CENTRAL Alcalde
 Secretarias de despacho
Departamentos administrativos
Secretarias:
Privada - De planeación y vivienda - Administrativa financiera - Social de educación cultura y deportes - De fomento y desarrollo sostenible - De salud
De gobierno - De infraestructura
Establecimientos públicos
Empresas
Institutos
Empresas de servicios públicos de Acacias - Instituto de tránsito y transporte
Corporación administrativa: Concejo Municipal
DESCENTRALIZADO
ADSCRITAS VINCULADAS
Empresas industriales y comerciales del Estado
Establecimientos públicos
Sociedades de economía Mixta
Unidades administrativos con personería
Empresas sociales del Estado
Jurídica
Empresas de servicios públicos domiciliarios
 NOTAS
Primer trabajo 4
Mapa conceptual 3.5
Taller de compras 4
Autoevaluación 4
Trabajo grupal 3.2