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Qué es un Proyecto, y La Importancia de la Gerencia de Proyectos

Por: William Andrés Wilches Capella

El concepto de proyecto se hace presente desde el momento en que un individuo,

una organización o una sociedad realiza un conjunto de acciones con ciertas

características, a causa de solucionar un problema, suplir una necesidad o mejorar lo

que ya existe, y se puede presentar en diferentes ámbitos ya sea económico,

tecnológico, laboral, social e incluso personal.

Revisando ejemplos concretos en la vida real, se puede decir que las características

más importantes de un proyecto son su tiempo, que es definido de principio a fin, su

naturaleza que es única para lo que fue creado, y que debe entregar resultados que

permitan lograr unos objetivos específicos.

Entrando en el ámbito de los negocios y las empresas, la ejecución y gestión de

proyectos es fundamental para el crecimiento de las organizaciones y mejorar su

competencia en el mercado, para esto se requiere de profesionales con conocimientos

y habilidades en la gerencia de proyectos.

Ahora bien, para los profesionales en gerencia de proyectos lo más importante es

tener aptitudes de liderazgo y las conocidas “habilidades blandas” ya que, por un lado,

ayudan a saber cómo trabajar dentro de la cultura organizacional de la empresa que lo

requiere, y por otro lado, y más importante, permiten una excelente comunicación con

las partes interesadas del proyecto y poder gestionar sus necesidades y expectativas.

Gestionar las expectativas de los stakeholders es muy importante porque de ellos

dependerá mucho el éxito del proyecto debido a sus diferentes tipos de participación:
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están aquellos que son afectados directamente por el proyecto (clientes), otros que

están activamente implicados y participan en la ejecución del proyecto y luego los que

suministran las entradas y facilitan la adquisición de recursos (patrocinadores). Todas

estas partes interesadas tienen en común lo más importante que es recibir ganancias o

pérdidas cuando se obtengan los resultados del proyecto en el cual participaron. Si sus

expectativas no son satisfechas, el proyecto no habrá sido un éxito.

Según lo anterior, podemos entender también que todos los involucrados en un

proyecto influyen en las limitaciones o restricciones que por lo general afectan a los

proyectos: tiempo, costo, alcance, recursos, calidad y riesgo.

De las seis restricciones mencionadas, hay que reconocer que son dos de ellas las

que terminan siendo las más claves a controlar en una gestión exitosa de proyectos:

por una parte el control de los recursos, entendiendo por recursos no solo las materias

primas si no también el talento humano, es fundamental que el personal de trabajo se

encuentre en óptimas condiciones, motivado y capacitado para la elaboración del

proyecto. Por otra parte, el control del riesgo es igualmente importante porque incide en

la capacidad que tiene un gerente de proyectos y su equipo de superar obstáculos

inesperados que puedan presentarse durante todo el ciclo de vida del proyecto.

En este orden de ideas, hay que tener claro en qué comprende el ciclo de vida de un

proyecto. Lo podemos definir como un marco de referencia en el cual un proyecto se

divide en varias fases, pero no se debe confundir las fases con los grupos de procesos

(inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre) ya que estos son herramientas

que se utilizan para gestionar cada una de las fases como si fueran a su vez un

subproyecto.
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Al inicio del ciclo de vida del proyecto (la primera fase) los costes son bajos porque

todavía hay pocas personas asignadas al proyecto, sin embargo estos valores van

aumentando a medida que el proyecto avance. Es en la fase intermedia (Fase de

ejecución y supervisión) donde se encontrará el punto más alto de consumo de

recursos y de tiempo.

Lo contrario ocurre con los riesgos del proyecto y la participación de los interesados.

La probabilidad de que el proyecto sea exitoso siempre será menor en la fase inicial y

luego crecerá a medida que se vayan cumpliendo los objetivos y tareas específicas. Por

lo tanto, es en la fase inicial donde habrá mayores riesgos para el proyecto. Así también

sucede con la participación de los interesados, es mayor al inicio porque es cuando se

definen sus expectativas de cómo quieren que sean los resultados del proyecto.

Por último, existe un concepto clave que un gerente de proyectos debe aplicar, el

valor del negocio (Business Value). Consiste en toda una documentación (Casos de

negocios, plan de gestión de beneficios) que es necesaria para poder justificar si es

conveniente o no que la organización ejecutora invierta tiempo y dinero en el proyecto a

proponer, es fundamental porque permite asegurar que el enfoque del proyecto esté

encaminado a cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa. Toda esta

información es incorporada en lo que se conoce como Acta de Constitución de

Proyecto.

Luego de todas estas reflexiones, queda claro que un buen gerente de proyectos

debe tener interiorizado todos los conceptos, técnicas y habilidades descritas en el

presente ensayo. Además, que la gerencia de proyectos es una pieza fundamental en

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el desarrollo integro de los profesionales en sus diferentes áreas, también para el

progreso de las organizaciones e incluso de la sociedad en general.

Referencias

 Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez. (2018). Manual

para Project Managers. Cómo gestionar proyectos con Éxito. 3a Edición

 Pablo Lledó. (2017). Administración de proyectos. El ABC para un director de

proyectos.

 Torres Hernández, Zacarías, Torres Martínez, Helí. (2014) Administración de

Proyectos. Grupo Editorial Patria.