Book Triskelion5 Es

TRISKELION
Curso de gestión del tiempo y

productividad personal
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Curso Triskelion
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total o parcial, está estrictamente prohibida sin el consentimiento escrito del titular de los derechos.
Curso Triskelion 3
Índice Lección 1: Introducción 4

Lección 2: La vela 6
Lección 3: Reúne 7
Lectura: Gestión del tiempo 9
Lección 4: Decide 11
Lectura: Diagrama de decisión 14
Lección 5: Organiza 18
Lectura: El sistema 20
Lección 6: Objetivos 27
Lectura: Objetivos 30
Lección 7: Contextos 34
Lectura: Uso de las agrupaciones de tareas 37
Lección 8: Hazlo ya. Una a una, una vez y hasta el final 44
Lectura: Sobre el tercer pilar del TK System: Hazlo ya 47
Lección 9: Enfoca 51
Lectura: El círculo exterior del Triskelion: “Enfoca” 53
Lección 10: Revisión semanal y To-Day List 54
Lectura: El To-Day List 57
Lección 11: Equilibrio 59
Lectura: El uso del correo electrónico 62
Lección 12: Priorización 65
Lectura: Reflexiones sobre lo urgente y lo importante 67
Lección 13: Orden 70
Lectura: Proyectos vs tareas 72
Lección 14: Gestiona 74
Lectura: El segundo pilar del TK System: “Gestiona” 76
Lección 15: Planifica 77
Lectura: El primer pilar del TK System: “Planifica” 79
Lección 16: Enfoca 80
Lectura: Enfoca 82
Lección 17: Hazlo ya 83
Lectura: El tercer pilar del TK System: “Hazlo ya” 86
Lección 18: El sistema del Triskelion: el TK System 87
Lectura: Sigue aprendiendo 90
Curso Triskelion 4
Lección 1: Introducción
“Sólo si nos esforzamos por sacar el máximo partido y defendemos
nuestro tiempo podremos ser productivos”.
El sistema se creó inicialmente en torno al Triskelion, que como sabe, es el símbolo de la

sabiduría. Cada una de sus tres ramas representa un pilar del modelo. Por desgracia, muy
pocos saben cuáles son esos tres pilares. Durante años de estudio, he encontrado un
elemento omnipresente en las lecciones de la Orden: la proactividad.
Es esencial en los escritos de Séneca y aparece de forma constante en todos los documentos
a los que he tenido acceso durante mi investigación. Permita que le ponga un ejemplo:
supongo que habrá esperado alguna vez en el dentista. La mayoría de la población acepta
que su dentista le haga esperar. En algunas ocasiones diez o quince minutos.
En otras, mucho más. ¿Qué es lo que pasa en la sala de espera? Con un poco de suerte, el
dentista ofrece algunas revistas del corazón de hace tres meses. Si ese no es el caso, los
clientes mirarán al techo o se mirarán entre ellos. Lo más triste es que casi todos piensan que
la culpa de esa pérdida de tiempo es del dentista cuando la culpa es de todas y cada una de
las personas que esperan.
¿Cuántas veces exigimos que se nos atienda de manera puntual? ¿Cuántas veces
nos quejamos formalmente por el retraso? ¿Cuántas mostramos claramente nuestra
indignación?
El dentista hace muy bien su trabajo. Optimiza sus ingresos haciendo que las esperas corran
por cuenta de sus clientes. Mientras nadie se queje ¿Por qué debería cambiar su modelo?
Este robo de nuestro bien más preciado, nuestro tiempo, sucede cada día en las más
variadas circunstancias, pero casi todos lo permitimos. ¿Por qué? Según Séneca, porque ni
siquiera somos conscientes del valor que tiene nuestro tiempo. Si no lo valoramos ¿Cómo
lo vamos a defender? Y me dirá: pero la culpa es del dentista. Yo llego puntual. No puedo
evitar que me haga esperar. Y yo le diría: ¡Sea proactivo! Cambie de dentista. Busque uno
que ofrezca puntualidad como parte de su servicio. Exija que se le atienda de forma puntual.
Reserve la primera hora de la mañana para que no le afecte ningún retraso acumulado.
Llame antes de ir para confirmar que no hay retrasos. Pida que le avisen si los hay. En el peor
de los casos, si la espera es absolutamente inevitable, prepárese para aprovechar el tiempo
que estará esperando. Lleve algún documento pendiente de leer, un libro, una revista de su
interés, un portátil, su teléfono... lo que sea.
Lo importante es que, si se produce la espera, pueda hacer lo que decida que quiere
hacer, y no lo que las circunstancias le obliguen a hacer. No todas las opciones sirven a
todo el mundo. Lo importante es empezar a cuestionarse cómo podemos evitar que se
produzca ese robo de nuestro tiempo. Al contrario de lo que muchos piensan, proactividad
no significa sólo tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas
sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.
Curso Triskelion 5
Entender que tenemos las riendas de nuestra propia vida. No podemos decidir qué es lo que
nos sucede, pero sí podemos decidir cómo actuamos ante las cosas que nos suceden.
Otro ejemplo de esperas asumidas son los atascos de tráfico. De media, los habitantes de
ciudades grandes, están en el coche más de una hora diaria para ir y volver del trabajo.
Una persona reactiva diría que son inevitables. Que son culpa del acalde. Incluso pueden
ser culpa del resto de los conductores. Una persona proactiva, consciente del valor de su
tiempo, buscaría formas de evitar esos atascos: madrugaría más para evitar la hora punta,
buscaría una ruta alternativa, usaría el transporte público, compraría una moto, negociaría
nuevos horarios con sus superiores, solicitaría trabajar desde casa, cambiaría de casa,
cambiaría de trabajo, cambiaría de ciudad…
Por supuesto, no todas son opciones viables para todos nosotros, pero cada uno es
responsable de buscar proactivamente su propia solución. De nuevo, si el tráfico es
verdaderamente inevitable, podemos pensar en formas de aprovechar ese tiempo:
escuchando audiobooks (libros leídos), cursos de idiomas, nuestra música favorita o haciendo
llamadas pendientes. Cinco días cada semana. Son 8 horas de aprovechamiento semanales.
¡Una jornada laboral de regalo cada semana! Con ese tiempo, durante un año podríamos
“leer” en el coche 100 libros, aprender a hablar un idioma, resolver el 20% de nuestro trabajo
antes de llegar a la oficina o mantener el contacto con familia y amigos. Aunque un reactivo
siempre encontrará excusas y justificaciones: “es peligroso usar el móvil en el coche”, “la
empresa no me paga el manos libres”, “es muy temprano para llamar a mis amigos”.
Solamente con una actitud de valoración de nuestro tiempo, lucha por su defensa y
esfuerzo por sacarle el máximo partido, podremos aprovechar un sistema de gestión del
tiempo y productividad personal. Sea el que fuera. El mejor sistema de gestión del tiempo
es totalmente inútil si la persona que debe utilizarlo no tiene la actitud adecuada. Aparte de
la proactividad, he descubierto que el sistema del Triskelion define técnicas y herramientas
increíbles alrededor de conceptos como la planificación, la organización y la ejecución. Por
lo que dicen los que conocen el sistema, las técnicas del Triskelion permiten incrementar
la productividad al tiempo que se controla el estrés. Facilita la consecución de los objetivos
personales y profesionales, multiplica la eficiencia y refuerza el foco y la concentración.
Curso Triskelion 6
Lección 2: La vela
“Tu vida es como una vela. Cada pellizco de cera que se consume no se
puede recuperar. Desaparece”.
Reunidos una vez más en el Foro Boario, en la plaza, junto a la fuente de la verdad, el maestro
se dirige a nosotros con prudente erudición...
Como acostumbra, se yergue solemne sobre el pedestal de la sabiduría con el templo de

Hércules Víctor de fondo. Después de saludarnos con una ligera inclinación de cabeza,
comienza su discurso...
Séneca: La mayor parte de los hombres se queja de la naturaleza, culpándola de que nos
haya criado para edad tan corta.
El tiempo que tenemos no es corto; pero perdiendo mucho de él, hacemos que lo sea. La
vida es suficientemente larga como para ejecutar en ella cosas grandes, si la empleáramos
bien. El problema es que no lo hacemos.
Nos robamos a nosotros mismos tiempo y dejamos que otros lo hagan. Y eso es así, porque
no entendemos que nuestro tiempo es nuestra vida. Pensadlo cuidadosamente y os daréis
cuenta de que vuestra vida no es más que el tiempo de que disponéis y cómo disponéis de él.
Vuestra vida es como esta vela. La cera es el tiempo. Cada pellizco de cera que se consume,
desaparece. No se puede recuperar. Como los minutos de que está construida nuestra vida.
Lenta pero irremediablemente, la cera se consume y no hay nada que podamos hacer para
evitarlo.
Muchos incautos se muestran tranquilos pues, al fin y al cabo, la vela es larga. Pero, craso
error es considerar que tendremos todo ese tiempo por delante.
En cualquier momento, de cualquier lugar, una pequeña bocanada de aire podría hacer que
la vela se apagara. Una enfermedad, un accidente, una desgracia... cualquiera de ellos podría
apagar vuestra vela antes de tiempo. ¿Tan seguros estáis de que será la vuestra aquella vela
que arda hasta consumirse por completo?
Sólo cuando seamos conscientes de que cada minuto de nuestro tiempo es un trozo de
nuestra vida, cuando sintamos que el que nos roba un minuto nos está robando un trozo
de vida, cuando consideremos cada minuto como un regalo que podría ser el último, sólo
entonces, valoraremos verdaderamente nuestro tiempo y lo defenderemos con uñas y
dientes.
Muchos me preguntáis por el secreto de la dicha, el éxito, la riqueza... son muchos los pasos
que se han de dar pero, sin ninguna duda, gestionar bien vuestra vida o, lo que es igual,
gestionar bien vuestro tiempo, habrá de llevaros al objetivo que tanto ansiáis.
Robert: Es la transcripción de una de las lecciones de Séneca. Además habla del lugar
donde se reunían. Es una prueba clara de que Séneca hablaba a sus seguidores de los
secretos del éxito y la felicidad... pero no demuestra la existencia de la Orden.
Curso Triskelion 7
Lección 3: Reúne
“El primer error es utilizar la cabeza para retener información y confiar en
la memoria para gestionarla”.
Verás, lo más importante si quieres ser eficiente, sobre todo si deseas controlar tus niveles de
estrés, es que dispongas de un sistema en el que confíes, que puedas llevar siempre encima
y en el que puedas escribir absolutamente todo.
Cuando hablo de todo, me refiero a tus citas, tus compromisos, tus tareas, tus objetivos, tus
ideas, tus proyectos... Y no sólo en el ámbito profesional; también en el personal.
Muchas personas utilizan su cabeza para retener toda esa información. Confían en su
memoria para gestionar casi todo. Esto tiene tres problemas fundamentales:
En primer lugar, por mucha memoria que tengas, siempre hay cosas que olvidarás.
En segundo lugar, aunque el cerebro es un almacén de información regular, es un pésimo

sistema de alarmas y avisos.
Por un lado, te recordará temas pendientes cuando estás concentrado en la ejecución

de otros asuntos, lo cual es un enorme obstáculo para tu concentración, tu enfoque y tu
productividad. Por ejemplo, te acordarás de que tienes que llevar el traje a la tintorería
mientras estás concentrado redactando un informe y no puedes hacer nada al respecto.
Distraerte recordando asuntos pendientes que no tienen relación con lo que estás haciendo,
multiplica el tiempo que le dedicas a una tarea.
Por otro lado, tu mente se olvidará de avisarte de algunos asuntos que necesitas recordar en un
momento y un lugar determinados. Por ejemplo, olvidarás comprar las pilas para el mando de la
televisión cuando estás en el supermercado, aunque seguramente te acordarás cuando ya estés
en el coche, de vuelta a casa, después de haber esperado 10 minutos para pagar en la caja.
Que tu mente no te recuerde las cosas cuando las necesitas es, evidentemente, un serio
obstáculo para tu calma y tu efectividad.
El tercer problema, y el más grave, de mantener toda la información en tu cabeza es que

genera un elevado nivel de estrés aunque no seamos conscientes de ello.
Cada compromiso pendiente, cada problema sin resolver, cada tarea sin hacer... revolotearán
en tu cabeza de forma constante si es tu mente la encargada de recordarlos. Esto hace que,
a nivel inconsciente, tu cerebro esté permanentemente pre-ocupado y estresado.
Sólo piensa en alguna situación en la que has recordado algo que tienes que hacer mientras
estás en un bar o justo antes de irte a dormir. Piensa en la pequeña sensación de tensión y
pre-ocupación que atraviesas hasta que, finalmente, decides apuntarlo en una servilleta o
enciendes la luz de la mesilla para escribirlo en un papel. Multiplica esa sensación de tensión
por los cientos de pendientes que tienes en tu vida e imagina el nivel de estrés inconsciente
al que te sometes.
Curso Triskelion 8
Recuerda la leve sensación de alivio que sientes cuando descargas tu mente y lo vuelcas
en la servilleta. Y eso que, en el fondo, eres consciente de que esa servilleta terminará muy
probablemente en la lavadora con tu pantalón. Imagina el alivio que podrías sentir si los
cientos de pendientes quedaran escritos, y además, escritos en un sistema en el que confías.
En un lugar en el que sabes que podrás encontrarlo siempre que lo necesites.
Por lo tanto, hay tres poderosas razones para utilizar un sistema y escribir en él
absolutamente todo:
La primera es que la memoria puede fallarte.

La segunda es que la mente es un pésimo sistema de alarmas y avisos.
Y la tercera es que ocupar la mente para recordar todos tus pendientes genera un
elevado nivel de estrés.
Evidentemente, para que todo funcione, hay que seguir unas directrices básicas y el sistema
debe cumplir una serie de requisitos, pero me temo que hoy no dispongo de más tiempo.
Quizás en otra ocasión.
Curso Triskelion 9
Lectura: Gestión del tiempo

“Un buen gestor del tiempo sabe vencer esa inercia y se plantea, de forma
constante, cuál es el mejor uso de su tiempo”.
Gestionar bien nuestro tiempo implica que, en cada momento, hacemos lo que decidimos
hacer y no lo que las circunstancias nos empujan a hacer.
Un buen gestor del tiempo decide, de forma totalmente consciente, qué es lo que hace y
cuándo lo hace.
Si estáis viendo una serie de televisión porque al llegar a casa os habéis tirado por inercia
en el sofá y habéis hecho zapping hasta encontrar por casualidad la serie, entonces,
es muy probable que no estéis gestionando bien vuestro tiempo. Si al llegar a casa,
habéis considerado las distintas alternativas y, después de hacerlo, habéis decidido
conscientemente que ver la televisión es el mejor uso que podéis hacer de vuestro tiempo,
entonces podríais estar gestionándolo bien.
Ahora bien, me cuesta imaginar que esta segunda opción sea posible.
La mayoría de nosotros nos quejamos porque no tenemos tiempo para disfrutar de nuestro
hobby, para pasar tiempo con los niños, hacer deporte, leer, quedar con los amigos... Si ese es
vuestro caso, me cuesta creer que decidáis conscientemente ver la televisión en vez de hacer
estas otras actividades que son gratas, relajantes e importantes para vosotros. Más bien diría
que son la inercia y el cansancio los que os llevan a tiraros al sofá y encender la tele.
Un buen gestor del tiempo sabe vencer esa inercia y se plantea, de forma constante, cuál es
el mejor uso de su tiempo. Tanto de su tiempo de ocio como de su tiempo de trabajo.
Si estáis leyendo una revista porque es la única que tenían en la sala de espera, no estáis
gestionando bien vuestro tiempo. Si estáis leyendo esa revista porque habéis decidido
conscientemente leerla, podríais estar gestionando bien tu tiempo. Si estáis en una reunión
en la que no aportáis, sólo porque os han invitado, no estáis gestionando bien vuestro
tiempo. Si decidís acudir a la reunión porque consideráis que es importante estar en ella,
podríais estar gestionando bien vuestro tiempo.
¿Y por qué digo podríais? Porque para poder admitir que estáis gestionando bien vuestro
tiempo, además de ser decisiones conscientes, deben ser decisiones correctas.
Un buen gestor del tiempo decide dedicar su tiempo a cosas importantes. ¿Y cuáles son
las cosas importantes? Pues aquellas que le ayudan a conseguir sus objetivos. Objetivos
profesionales y también personales.
Si uno de vuestros objetivos es estar sano; salir a pasear, hacer deporte, descansar
adecuadamente, realizar técnicas de relajación... son actividades importantes.
Si uno de vuestros objetivos es incrementar las ventas; llamar y visitar clientes son
actividades importantes.
Curso Triskelion 10
Cualquier persona tendrá objetivos relacionados con los distintos ámbitos de su vida: el
familiar, el personal y el profesional.
Gestionar bien el tiempo no es sinónimo de “producir” cada hora del día. Tampoco es
sinónimo de hacer mucho. Gestionar bien el tiempo implica hacer lo más importante en
cada momento.
Tengo un amigo que se levanta a las 5 de la mañana, sale a correr, desayuna mientras lee el
periódico, lleva a los niños al colegio, va a trabajar, tiene clase de idiomas mientras come,
sale de trabajar antes que los demás pero cumple sus objetivos, acude a clases de baile
con su mujer, juega con los niños, los acuesta y, después de cenar, lee un poco antes de
dormirse. Tengo otro amigo que se levanta a las 11 de la mañana, pasea a su perro, pinta
algo a lo largo del día, visita alguna exposición y lee algún que otro libro sobre pintura.
Si os pregunto cuál de los dos gestiona mejor su tiempo, probablemente penséis que el
primero lo hace mejor.
Si os dijera que el objetivo vital de los dos es convertirse en pintor y dedicarse

profesionalmente al arte, ¿cambiaría vuestra perspectiva?
Nunca olvidéis que gestionar bien el tiempo no es cuestión de hacer mucho, sino de hacer
lo que nos lleva a conseguir nuestros objetivos en cada uno de los ámbitos de nuestra vida.
Gestionar bien el tiempo también implica ser eficiente haciendo esas cosas que son
importantes... pero eso ya es un tema sobre el que escribiré más adelante.
En resumen: un buen gestor del tiempo es consciente del valor de su tiempo, decide de
forma consciente qué es lo que hace con él y decide dedicarlo, eficientemente, a actividades
que son importantes.
PD: creo que en alguna de nuestras conversaciones ha surgido el tema de la diferencia entre
eficaz y eficiente. En terminología de la Orden, podríamos definirlos así:
Eficaz: consigue el objetivo.
Eficiente: consigue el objetivo optimizando los recursos.
Curso Triskelion 11
Lección 4: Decide
“El secreto de las personas más eficaces y productivas es que son capaces
de definir un siguiente paso“.
Nuestro sistema de productividad personal está rodeado de cosas que hacer, problemas que
resolver, peticiones, encargos, proyectos...
Todas aquellas cosas sobre las que no hemos tomado una decisión las llamamos “pre-
ocupaciones”. “Pre” guion “ocupaciones”. Es decir, cosas de las que nos ocupamos antes de
ocuparnos realmente de ellas.
Las pre-ocupaciones generan estrés, ocupan tiempo e interfieren con el resto de cosas de
las que sí te estás ocupando.
Existen dos formas de eliminar una pre-ocupación: hacer algo para resolverla o decidir que
no vamos a hacer nada al respecto.
Imagina, por ejemplo, que tienes un rayón en el coche. Cada vez que te montas en él, lo ves
y recuerdas que tienes que repararlo. El rayón se ha convertido en una pre-ocupación y cada
vez que lo ves te obliga a pensar en él, a dedicarle tiempo y te provoca un leve nivel de estrés.
Mientras no tomes una decisión respecto al rayón, esa pre-ocupación seguirá molestándote.
Hay dos formas en que podemos eliminar esta pre-ocupación y el estrés que conlleva: en
primer lugar, podríamos decidir que no vamos a arreglar el rayón. Al fin y al cabo, lo normal
es que los coches tengan rayones y tener el coche impoluto no compensa ni el tiempo ni el
esfuerzo de llevarlo al taller. Puede que sigamos viendo el rayón, pero a partir de la decisión,
nuestra mente no nos estará recordando que tenemos algo pendiente que hacer, ya que
hemos decidido no hacer nada.
En segundo lugar, podríamos decidir arreglarlo. La mejor forma de eliminar la pre-ocupación

sería llevar el coche al taller, pero quizás tomemos la decisión de llevar el coche a reparar
después de las vacaciones de verano o deleguemos en alguien para que se encargue de
hacerlo. Hacerlo, posponerlo o delegarlo también eliminará la pre-ocupación y el estrés
asociado a ella.
Por lo tanto, una pre-ocupación seguirá siendo tal, hasta que tomemos una decisión.
Si decidimos no hacer nada, la pre-ocupación se eliminará y no entrará en nuestro sistema.
Si decidimos hacer algo, la pre-ocupación se convertirá en lo que llamamos “una decisión” y

entrará en nuestro sistema.
Debes registrar todas tus decisiones en tu sistema. Un sistema en el que confíes y que evitará
que las olvides. Sólo así conseguirás que no vuelvan a ser pre-ocupaciones.
Por lo tanto, la primera pregunta que debes plantearte ante una preocupación es: ¿Esto
requiere que yo haga algo? ¿Implica una acción por mi parte? ¿Voy a hacer algo al respecto?
Curso Triskelion 12
Si la respuesta es “sí”, tendremos que convertir esa decisión en una acción concreta. Es
preciso definir cuál es exactamente el siguiente paso que vamos a dar. El siguiente paso es
la siguiente acción física y concreta para hacer realidad esa decisión. “Hacer deporte” es una
decisión. “Matricularme en el gimnasio” es el siguiente paso. “Aprender un segundo idioma”
es una decisión. “Inscribirme en un curso online” es el siguiente paso.
Muchas decisiones son como mini proyectos y tenemos que ser capaces de desgranarlos en
las distintas acciones físicas y concretas de que están compuestos.
Por ejemplo, “llevar el coche al taller” no es la primera acción física concreta que tendremos
que llevar a cabo. Antes de poder hacerlo, tendremos que localizar el teléfono del taller,
llamar para pedir cita y, finalmente, llevar el coche.
Por lo tanto, “Localizar el teléfono del taller” es el siguiente paso que deberías registrar en el
sistema. Es una acción concreta que es fácil de llevar a cabo.
Quieres que tu listado maestro de tareas sea un listado de siguientes pasos y no un listado
de decisiones. ¿Cuánto crees que te movilizará a la acción una tarea como “aprender un
segundo idioma”? Imagina que tienes 15 minutos libres y que quieres aprovecharlos.
Empiezas a repasar tu listado de tareas y te encuentras con la tarea “aprender un idioma”.
Cuando la veas, pensarás que es una tarea gigantesca, demasiado difícil, enormemente
complicada. Nunca te plantearás dedicar tus 15 minutos libres a algo así.
Si en vez de eso hubieras leído una tarea como “Buscar en Internet una academia cerca de
casa” seguramente hubieras encontrado más atractiva la opción de dedicar 15 minutos a tu
decisión de aprender un segundo idioma.
Si escribes decisiones en vez de siguientes pasos en tu sistema, cada vez que revises tu
listado de tareas tendrás que llevar a cabo un pequeño proceso de planificación para definir
cuál es el siguiente paso que debes dar en cada una de las decisiones. Esto te hará perder
mucho tiempo, evitará que puedas tomar decisiones rápidas para aprovechar tiempos libres
y te desmotivará para mover tus proyectos adelante.
Tu sistema debe recoger todos los siguientes pasos que debes dar relacionados con tus
distintos objetivos y decisiones.
Constantemente debes estar preguntándote “¿Cuál es el siguiente paso?”.
Cuando planifiques, después de cada reunión, cuando establezcas un objetivo a alcanzar,

etc. No encontrarás mejor forma de acercarte a tus objetivos y hacer realidad tus decisiones.
El secreto de las personas más eficaces y productivas es que son capaces de definir un
siguiente paso sea cual sea la magnitud del objetivo o del proyecto. De esa forma, no se
asustan ni procrastinan y empiezan a moverse mucho más rápido que las personas que no
saben hacerlo.
Curso Triskelion 13
En definitiva: las pre-ocupaciones rodean tu sistema y estarán presentes hasta que tomes
una decisión. Si decides hacer algo, las estarás dando acceso al sistema. Dejarán de ser pre-
ocupaciones y se convertirán en decisiones. Y serán decisiones hasta que definas la siguiente
acción física y concreta a llevar a cabo. El listado de tareas de tu sistema deberá recoger
todos tus siguientes pasos, tanto del ámbito personal como del profesional.
Curso Triskelion 14
Lectura: Diagrama de decisión

“Nuestro sistema está rodeado de pre-ocupaciones. Es decir, asuntos
sobre los que todavía no hemos tomado una decisión”.
En este documento voy a hablar del segundo pilar del sistema Triskelion: “Gestiona”.
Este pilar establece tres pasos: reúne todas tus pre-ocupaciones, decide qué hacer con ellas
y organiza las acciones derivadas de tus decisiones en el sistema.
En concreto, voy a describir el diagrama de decisión, que establece la forma en que

procesamos cada pre-ocupación hasta convertirla en un elemento que nuestro sistema
pueda organizar.
1. Elementos del sistema

Antes de empezar, voy a describir los distintos elementos que componen el sistema
Triskelion de productividad personal:
Bandeja de entrada física: recoge los elementos físicos (papeles, revistas, correo
físico…) que aterrizan en nuestro sistema.
Bandeja de entrada (inbox): recoge el correo electrónico que recibimos.
Las bandejas de entrada deben contener únicamente elementos sobre los que todavía no
hemos tomado una decisión. Es decir, contienen preocupaciones. Estas pre-ocupaciones,
junto a todas aquellas que revolotean en nuestra cabeza, están a la espera de que
decidamos darles acceso a nuestro sistema o no. Aquellas pre-ocupaciones sobre las que
decidamos hacer algo, se convertirán en decisiones. Estas decisiones accederán a nuestro
sistema. Para gestionarlas y organizarlas el sistema consta de las siguientes herramientas:
Listado de tareas: registra y organiza todas y cada una de las acciones pendientes de
ejecución (los siguientes pasos)
Calendario: registra y organiza todas y cada una de nuestras reuniones y compromisos,
con otras personas y con nosotros mismos.
Notas: registra y organiza información útil de uso frecuente o relacionada con proyectos
en marcha.
Algunos ejemplos: ideas, reflexiones; datos recurrentes como números fiscales,
direcciones, datos de facturación; citas que nos han gustado, libros que queremos leer,
películas que queremos ver, ideas sobre regalos que podemos hacer a nuestra familia y
amigos, artículos interesantes; nuestras tallas de ropa, las de nuestra pareja o las de los
niños; recetas que nos gustan, restaurantes que queremos visitar, hoteles que nos han
gustado, datos recurrentes para viajes, checklists de todo tipo y un larguísimo etcétera.
Archivo: registra y organiza información útil de uso poco frecuente. Contaremos con dos
archivos: el físico y el digital.
Contactos: registra y organiza la información sobre las personas y la manera de contactar
con ellas.
Curso Triskelion 15
Pendientes de lectura: registra y organiza aquellos documentos, webs, artículos, libros,

informes… que tenemos que leer en algún momento.
Cuaderno: registra de forma provisional información que, después, deberá pasar a
alguno de las otras herramientas de registro permanente del sistema.
Para las pre-ocupaciones a las que no demos acceso a nuestro sistema, contamos con la
principal herramienta de un buen gestor del tiempo: la papelera.
Una vez que están claros los distintos elementos que componen el TK System (o sistema del
Triskelion), podemos empezar a analizar el proceso de decisión.
2. Diagrama de decisión
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Nuestro sistema está rodeado de pre-ocupaciones. Es decir, asuntos sobre los que todavía
no hemos tomado una decisión.
Como no somos capaces de hacerlo todo, debemos intentar que a nuestro sistema sólo
accedan aquellas cosas que pueden contribuir a que consigamos nuestros objetivos, tanto
profesionales como personales.
¡Ojo! Tenemos que evitar, a toda costa, que alrededor de nuestro Triskelion se acumulen
pre-ocupaciones porque esto provoca muchas distracciones y genera estrés. Debemos
acostumbrarnos a tomar decisiones rápidas sobre cada una de esas pre-ocupaciones.
Curso Triskelion 16
La primera pregunta que tenemos que hacernos respecto a una preocupación es: “¿Hago
algo?”. Es decir, ¿estoy dispuesto a llevar a cabo una acción relacionada con esta pre-
ocupación?
En este caso, nuestra respuesta preferida siempre será “no”. Recordad que tenemos que ser
estrictos en la defensa de nuestro tiempo y en la utilización eficiente de nuestros recursos.
Si decidimos no hacer nada, nos desplazaremos por el diagrama hasta llegar a una nueva
pregunta: ¿Respondo? Es decir, para poder eliminar esta preocupación ¿debo comunicarle
mi decisión a alguien? De nuevo, la respuesta ideal es “no”. Si fuera así, podríamos movernos
directamente a la siguiente pregunta.
Pero en el caso de que debamos responder a alguien, tendremos que decirle “no”. Un “no”
asertivo. Es decir: diremos “no”, explicaremos por qué no (sin excusarnos) y ofreceremos
alternativas. Intentaré escribir sobre el “no” asertivo en algún otro momento. En cualquier
caso, di “no” de la forma correcta pero, sobre todo, di “no” lo más rápido posible. Todo el
tiempo que transcurra hasta que lo hagas, la preocupación no se habrá resuelto. Una vez
salvado este paso, deberíamos preguntarnos: ¿lo necesito?
Imaginemos, por ejemplo, que la pre-ocupación es un correo electrónico que ha llegado

a nuestra bandeja de entrada. Hemos decidido que no vamos a hacer nada al respecto
y hemos respondido con un “no” asertivo (si es necesario). Ahora, tenemos que decidir si
necesitamos conservar ese correo electrónico o no. Una vez más, la respuesta ideal es “no”. Si
fuera así, eliminaríamos ese correo trasladándolo a la papelera de nuestro sistema.
¡Cuidado! Una de las mejores maneras de mantener el control, reducir el estrés, mejorar
nuestra organización y eficacia es eliminar toda la información que no es realmente
necesaria para nosotros. Evitad la tendencia a acumular información por miedo o por inercia,
porque es una costumbre enormemente nociva para nuestra productividad.
En el caso de que decidamos que la información del correo electrónico la vamos a necesitar
en el futuro, la tendremos que recoger en nuestro sistema. Esto lo podemos hacer de dos
formas: guardando el correo en el archivo digital (para información de uso no frecuente) o
transfiriendo la información a una nota (para información de uso frecuente).
Por lo tanto, un mail sobre el que he decidido no hacer nada:
Acabará en la papelera si no lo necesito en el futuro.

Se archivará si contiene información que pudiéramos necesitar en el futuro.
Se convertirá en nota si contiene información que vayamos a utilizar de forma frecuente
[NOTA: algunos mails de uso frecuente podrán archivarse en vez de convertirse en

nota. Dependerá del uso que necesitemos hacer de esa información]
Volviendo al inicio del proceso de decisión, si hemos decidido hacer algo respecto a la pre-
ocupación, entonces, debemos preguntarnos: ¿Puedo hacerlo en menos de tres minutos? Si
fuera así, deberíamos hacer lo que fuese en ese mismo instante y convertir esa decisión en
una tarea completada.
Curso Triskelion 17
Por ejemplo, si recibimos un mail en el que nos piden que mandemos un dato de ventas,
algo que podemos hacer en menos de tres minutos, deberíamos hacerlo antes de cerrar el
mail. Es decir, tendríamos que poner en acción nuestro espíritu ejecutivo y zanjar la tarea en
ese mismo instante.
Si no es algo de lo que podamos deshacernos en menos de tres minutos, pasaríamos a la

siguiente pregunta: ¿Tengo que hacerlo yo? De nuevo, la respuesta preferida es “no”. Es decir,
si es algo que debe hacerse pero puede hacerlo otra persona por nosotros, tendríamos que
delegar esa tarea. Convertiríamos, pues, esta decisión en una tarea delegada.
Si es algo que tenemos que hacer nosotros y que va a llevarnos más de tres minutos,
tendremos que programar esa acción para más adelante. La registraríamos en el sistema de
tres formas posibles:
Como una cita o reunión en nuestro calendario/agenda, si es algo que tenemos que
hacer a una hora concreta en un día determinado.
Como una tarea, si es algo que aún teniendo un deadline (fecha límite) no necesita
ejecutarse en un momento concreto.
Como lectura pendiente.
¿Por qué tres minutos?
Porque el proceso para delegar, registrar y hacer seguimiento de una tarea tan breve
podría llevarnos más tiempo que ejecutarla nosotros mismos.
[NOTA: determinadas tareas, independientemente de su tiempo de ejecución, deben

delegarse siempre]
Porque programar una tarea para el futuro, registrarla en el sistema y hacer el

seguimiento correspondiente nos acabaría llevando más tiempo que el que tardaríamos
en ejecutarla.
Curso Triskelion 18
Lección 5: Organiza
“Tomar la decisión correcta implica analizar todas las diferentes
tareas que podríamos ejecutar en un momento dado y elegir cuál es la
prioritaria”.
Esta noche os hablaré de la importancia de la organización.
Si lo utilizamos correctamente, nuestro sistema incorporará una enorme cantidad de

elementos diferentes. Es esencial que cada uno de ellos tenga su lugar específico y que
todos los que son similares estén agrupados.
Un buen sistema de productividad personal debe ser capaz de ayudarnos a tomar las
decisiones correctas de la forma más rápida posible.
Tomar la decisión correcta implica analizar todas las diferentes tareas que podríamos
ejecutar en un momento dado y elegir cuál es la prioritaria. Estemos donde estemos: en la
oficina, en casa, en la calle, de viaje...
Imaginad que estamos en el aeropuerto. Faltan 15 minutos para el embarque y queremos

aprovecharlos.
Supongamos que tenemos parte de nuestras tareas pendientes apuntadas en una libreta
que llevamos encima, parte están en nuestra bandeja de entrada en forma de correo
electrónico y algunas más están escritas en el cuaderno con el que trabajamos en la oficina.
A la hora de tomar una decisión nos encontraremos con varios problemas.
En primer lugar, parte de las tareas están en un cuaderno en la oficina, por lo que no
podremos consultarlas. Sin una visión completa, será imposible decidir qué tarea es la más
adecuada para este momento concreto.
En segundo lugar, tenemos algunas tareas en la bandeja de entrada, así que tenemos que
repasar todos nuestros correos electrónicos para encontrar cuáles de ellos son tareas y
cuáles no. Esto supone perder parte del tiempo disponible y, sobre todo, un enorme riesgo
de acabar entreteniéndonos con el correo electrónico.
En tercer lugar, después de identificar los correos que, efectivamente, son tareas,
encontraremos un problema adicional: para poder priorizar las tareas, necesitamos
compararlas con las que tenemos en nuestra libreta. Esto es mucho más lento e ineficiente
que si tuviéramos un listado unificado.
Una lista maestra con todas y cada una de nuestras tareas pendientes nos permitiría hacerlo
de forma rápida y eficiente. Especialmente si pudiéramos revisar solamente aquellas que
podemos llevar a cabo en el aeropuerto. Aunque esto es algo de lo que os hablaré más
adelante.
Para que un sistema como Triskelion funcione, es imprescindible el orden y la organización.
Curso Triskelion 19
En el sistema, cada elemento tiene su lugar. Las tareas deben estar dentro del listado de
tareas y en ningún otro sitio.
Utilizar el calendario como repositorio de tareas no es correcto por varias razones:
En primer lugar, no podremos contar con un listado que nos permita tener una visión
integral de todas las tareas y que facilite su ordenación y priorización.
En segundo lugar, nos obliga a perder mucho tiempo navegando por el calendario en busca
de las tareas.
En tercer lugar, las tareas que no se ejecutan corren el riesgo de quedar olvidadas en fechas
pasadas del calendario.
En cuarto lugar, las tareas que no se ejecutan en la fecha prevista hay que moverlas
constantemente a nuevas fechas. Esto consume tiempo y nos hace sentir mal porque nos
recuerda que hemos fallado en la ejecución.
Por último, el calendario de nuestro software de productividad no está diseñado para

gestionar tareas.
Más importante aún, no aprovechamos las enormes ventajas que tienen las herramientas
que sí que fueron específicamente diseñadas para ello: los gestores de tareas digitales, los
gestores de tareas de papel u otro tipo de software específico.
Utilizar la bandeja de entrada como repositorio de tareas, aunque aparentemente cómodo,

es un error grave por distintos motivos:
El primero es que la bandeja de correo electrónico no está diseñada para gestionar tareas y
no ofrece las funcionalidades de una aplicación especializada.
El segundo es que las tareas acaban mezcladas con el correo pendiente de lectura, el
spam, el correo pendiente de respuesta... Consultar las tareas pendientes, implica rebuscar
entre decenas si no centenas de correos electrónicos. Aparte del coste en tiempo que esto
supone, implica un enorme riesgo de distraernos con el correo cuando estamos, de hecho,
buscando tareas que ejecutar.
El tercero es que todas las tareas estén en la bandeja de entrada no estarán en el listado
maestro de tareas. Con lo que perderemos la visión integral y la capacidad de priorizar para
tomar decisiones rápidas y adecuadas.
Por lo tanto, debemos recolectar las tareas en el listado maestro de tareas única y
exclusivamente.
Curso Triskelion 20
Lectura: El sistema
“No debemos utilizar nuestro inbox como repositorio para acumular
tareas pendientes de ejecutar”.
Me gustaría ahondar en el segundo pilar del TK System: “Gestiona”. En concreto, quisiera

compartir mi experiencia entorno al tercero de los elementos de este pilar: “Organiza”.
No trabajamos solos. Eso hace que sea muy complicado contar con bloques de tiempo
largos en los que poder trabajar concentrados en una tarea. Por eso es tan importante ser
capaces de aprovechar al máximo los breves bloques de tiempo libre que surgen a lo largo
del día.
Para poder hacerlo, es necesario contar con un sistema de productividad personal que nos
permita tomar decisiones rápidas y correctas sobre lo que hacer en un momento dado.
Para conseguirlo, nuestro sistema debe recoger y organizar perfectamente todas nuestras
tareas pendientes, reuniones, información y compromisos. Y debe permitirnos acceder a
todas ellas en cualquier momento y lugar en que lo necesitemos.
Que el sistema sea útil depende en gran medida de que todos los elementos similares estén
en el mismo sitio y de que cada elemento tenga un único lugar.
El orden y la organización son claves a la hora de crear un sistema eficaz.
Elementos esenciales del sistema
1. Listado de tareas
Es el centro neurálgico de nuestro sistema. En él deben estar recogidas TODAS nuestras

tareas pendientes.
Una vez que una pre-ocupación se ha convertido en decisión, esa decisión hay que
convertirla en un “siguiente paso” (la próxima acción física concreta que tenemos que
llevar a cabo).
Nuestro listado de tareas será el listado de “siguientes pasos” que vamos generando a
medida que tomamos decisiones respecto a nuestras pre-ocupaciones.
La forma en que escribimos las tareas en el listado es muy importante para facilitar su
revisión, organización y ejecución. Estos son algunos consejos:
Empieza siempre tus tareas con un verbo de acción. Eso empujará a tu cerebro a
la acción cuando este revisando el listado. Ejemplos: redactar el informe de ventas,
comprar pilas para el mando de la televisión, llamar a Eduardo para pedirle el
diccionario de francés…
Curso Triskelion 21
El “asunto” de cada tarea deber ser muy descriptivo. Cuando repasas tus tareas pendientes
no quieres tener que pensar qué significa cada una de ellas. Recuerda que, en muchos
casos, la tarea puede quedar en el listado durante mucho tiempo. Evita asuntos como:
resolver lo de Antonio, mandar los papeles a Carmen…
El “asunto” de cada tarea debe ser breve. Todo lo breve que sea posible sin perder claridad.
Cada una de tus tareas debe ser un “siguiente paso”. “Arreglar el grifo” no es un siguiente
paso. “Conseguir el contacto de un fontanero” es un siguiente paso. Que las tareas sean
“siguientes pasos” evitará que tu cerebro tenga que procesar cada una de ellas cada vez
que revisas el listado.
¿Por qué es tan importante tener un listado de tareas?
Porque evita que olvidemos las tareas que debemos ejecutar.

Porque nos ofrece una visión global de todas nuestras obligaciones y nos ayuda a ser
más estratégicos en nuestras decisiones.
Porque acelera la toma de decisiones.
Porque permite ordenar, organizar y agrupar las tareas para que sea más sencillo
gestionarlas.
Porque mejora nuestro control y permite rebajar los niveles de estrés.
Y porque el cerebro necesita listados para poder priorizar. Necesita ver los distintos
elementos a la vez para poder decidir cuál de ellos es más importante.
Nuestras tareas no pueden estar desperdigadas a lo largo de nuestro cuaderno de trabajo, ni

repartidas en cientos de post-its, ni en listados en una hoja de cálculo, ni en hojas sueltas de
papel… y mucho menos, en una combinación de todos ellos.
Es ESENCIAL que contemos con UN LISTADO ÚNICO de tareas. En el que registremos TODAS
nuestras tareas pendientes de ejecución. Tanto profesionales como personales.
Evidentemente, un software específico para gestión de tareas nos permitirá contar

con una enorme cantidad de funciones especialmente diseñadas para la gestión de
tareas: ordenación por prioridades, alfabética, por fecha de vencimiento, por persona
responsable…; agrupación por proyectos, actividades, contextos…; delegación de tareas,
control de deadlines, recordatorios, alarmas y un largo etcétera.
También se puede conseguir software especializado en internet, de forma gratuita. Merece

la pena investigar.
Curso Triskelion 22
2. Calendario
El calendario o la agenda es el lugar en el que debemos registrar nuestras citas/reuniones.
Cualquier cosa que tengamos que hacer a una hora concreta en un día determinado lo
consideramos una “reunión”.
“Preparar la presentación de producto” es una tarea. Aunque tenga un deadline (fecha límite)
es una tarea.
“Presentar el producto al cliente” es una reunión porque tendremos que hacerlo en un

momento concreto.
Si decido reservar dos horas el miércoles de 12h a 14h para preparar la presentación,
entonces “preparar la presentación de producto” sería una reunión. Una reunión conmigo
mismo pero una reunión al fin y al cabo porque debe llevarse a cabo en un momento
concreto.
Es muy importante diferenciar reuniones de tareas para evitar un uso incorrecto del sistema.
Es bastante habitual utilizar el calendario para registrar tareas. Salpicar nuestro calendario/
agenda con las tareas que debemos ejecutar es enormemente perjudicial por muchas
razones:
Desperdigar las tareas por el calendario nos impide tener un listado con TODAS las cosas
que tenemos que hacer. Perdiendo, por lo tanto, los enormes beneficios de contar con
un listado: no podremos ordenar, organizar y agrupar; no podremos priorizar, ni revisar de
forma rápida nuestras tareas pendientes, ni tomar decisiones rápidas…
Para poder entender cuáles son nuestras acciones pendientes tendríamos que navegar
entre los días y semanas del calendario, perdiendo tiempo y perdiendo la visión global
que ofrecen los listados.
Colocar una tarea el día que vence su deadline es muy peligroso porque corremos el
riesgo de no ver esa tarea hasta que es demasiado tarde y ya no tenemos tiempo de
completarla.
Colocar una tarea en un día previo a su vencimiento tiene todavía más riesgos:
A. Si no completas la tarea el día que le has reservado, tendrás que moverla a un nuevo
día, con el desperdicio de tiempo que eso supone. Es mucho más eficiente tener esa
tarea en un listado, siempre a la vista hasta el día en que se pueda ejecutar sin tener
que estar cambiándola constantemente de lugar.
B. Cada vez que tienes que desplazar una tarea a una nueva fecha porque no has sido
capaz de completarla, tu cerebro recibe un mensaje negativo que genera frustración y
contribuye a incrementar tu estrés.
C. Si no haces la tarea y olvidas cambiarla de fecha, es muy posible que acabe
perdiéndose en el calendario a medida que avanzas en el tiempo. Es poco habitual
mirar fechas anteriores cuando trabajamos con el calendario, por lo que existen
muchas posibilidades de que olvidemos la tarea en cuestión.
Curso Triskelion 23
Incluir tareas en el calendario implica que estamos utilizando la herramienta incorrecta.

Los calendarios se han diseñado para recoger reuniones o eventos que suceden en un
día concreto a una hora determinada. Los listados de tareas se han diseñado para recoger
tareas pendientes y deadlines de ejecución.
Igual que no utilizamos el listado de tareas para apuntar reuniones o para archivar
información importante, no deberíamos utilizar el calendario para registrar tareas.
Estaríamos infrautilizando una herramienta que ha sido diseñada para gestionar tareas y
“forzando” una herramienta diseñada para gestionar reuniones.
Por lo tanto, en el calendario sólo debemos incluir reuniones (con otras personas o con
nosotros mismos) y algunas tareas que, sí o sí, vamos a ejecutar ese día. Por ejemplo:
“Llamar a Luis por su cumpleaños”.
Para este último tipo de tareas, podemos utilizar la opción “Todo el día” de nuestro
calendario, de forma que la tarea aparecerá sin hora, al principio del día.
3. Notas
En la zona de notas de nuestro sistema recogeremos cualquier tipo de información útil,

práctica o recurrente que necesitemos utilizar de forma frecuente o que tenga relación
con algún proyecto en marcha.
Por ejemplo, si viajamos mucho, es muy útil contar con un checklist para viajes. De esta
forma, evitamos olvidos y no perdemos tiempo en pensar qué cosas son necesarias cada
vez que hacemos nuestra maleta.
Un ejemplo de checklist para viajes sería el siguiente:
Pasaporte.
Tarjetas de crédito.
Dinero.
Moneda local.
Billete de avión.
Reserva de hotel.
Dirección y teléfonos de contacto.
Datos de contacto del seguro de viajes.
Adaptador para enchufes.
Ordenador.
Cargador ordenador.
Teléfono.
Cargador teléfono.
Curso Triskelion 24
Paraguas.
Mini botiquín: analgésico, antiácido…
Nuestras notas pueden servir para que guardemos innumerables piezas de información
útiles y que queremos que estén accesibles. Algunos ejemplos:
Información legal o fiscal.

Información para reserva de viajes y hoteles.
Recetas.
Ideas para regalos.
Ideas para negocios.
Ideas para vender más.
Ideas para nuestra novela, pintura, partitura…
Citas.
Lecciones y reflexiones.
Datos de mercado.
Lecturas interesantes, inspiradoras, motivacionales…
Lugares que visitar.
Restaurantes preferidos.
Hoteles favoritos.
Rutas de senderismo. Ideas para excursiones.
Usuarios y contraseñas de páginas webs.
Números de cuentas bancarias (sin contraseñas)
Contraseñas wifi de tus redes habituales.
Número de serie de ordenadores, tabletas, móviles…
Datos de tus tarjetas de fidelidad.
Agendas de reuniones.
Notas de tus reuniones.
Y un larguísimo etcétera.
Las nuevas tecnologías nos permiten registrar una ingente cantidad de información,
sin ocupar espacio, sin coste y con acceso inmediato a través de las herramientas de
búsqueda y organización.
Además, en muchos casos ya podemos acceder a esa información en cualquier lugar,

porque esa información se sincroniza entre todos nuestras herramientas electrónicas
(ordenador, smartphone, tableta…)
Todos nosotros tenemos acceso a software de gestión de notas. Tanto aquel que
incorporan los sistemas de productividad instalados en nuestros ordenadores como
distintas herramientas online disponibles de forma gratuita.
Curso Triskelion 25
Os recomiendo encarecidamente que les echéis un vistazo para entender las inmensas
posibilidades que tienen.
El correo electrónico y nuestro sistema.
No debemos utilizar nuestro inbox como repositorio para acumular tareas pendientes de
ejecutar.
NI aquellos correos de terceros que nos solicitan que llevemos a cabo alguna acción,
NI aquellos correos que nos enviamos a nosotros mismos para recordarnos algo que
debemos hacer. Tanto los unos como los otros deben trasladarse al listado maestro de
tareas donde puedan gestionarse junto con el resto de tareas.
En nuestra bandeja de entrada SÓLO debe haber correos electrónicos pendientes de

lectura o pendientes de respuesta.
Las razones ya las hemos desgranado con anterioridad:
Las tareas que permanezcan en el inbox con forma de mail no están en nuestro listado
maestro de tareas y por lo tanto no se pueden organizar, filtrar, agrupar…
Consultar distintos repositorios de tareas es ineficiente y lleva más tiempo del
necesario. Por lo tanto dificulta que tomemos decisiones correctas y rápidas.
Al no estar junto al resto de tareas complica la priorización.
La bandeja de entrada está diseñada para gestionar correos electrónicos y no tareas,
reuniones o información de uso frecuente. A pesar de las posibilidades que nos dan
las carpetas, las banderas y las estrellas, estaremos “forzando” una herramienta que no
está diseñada para eso.
La bandeja de entrada no puede indicarnos la fecha límite de las tareas, ni ordenarlas
en función de su vencimiento, ni controlar la delegación de las mismas, ni ofrece
posibilidad de alertas y avisos. Por lo tanto, utilizar el inbox para gestionar tareas
impide que optimicemos las ventajas que ofrecen otras herramientas de nuestro
software específicamente diseñadas a tal efecto.
En la bandeja de entrada hay una enorme cantidad de información, correos
pendientes de abrir, pendientes de leer, pendientes de responder, spam… mantener
nuestras tareas en ella, supone un riesgo cierto de que queden completamente
enterradas y acaben desapareciendo de nuestra vista.
Aunque mandarnos a nosotros mismos correos como recordatorio de tareas que

debemos ejecutar puede ser una buena idea para situaciones puntuales, debemos
considerarlo como una opción temporal. Una vez que lleguen a nuestra bandeja de
entrada, tendremos que transferirlas inmediatamente al listado de tareas.
Curso Triskelion 26
Para hacer esto último, es importante remarcar que en la mayoría de gestores de correo,
convertir un correo en una tarea (o en una reunión si fuera el caso) es tan sencillo como
“arrastrar” el mail sobre el icono del listado de tareas (o el del calendario) tal y como
podéis hacer en el TK System.
En resumen: necesitamos contar con un sistema organizado, accesible en todo

momento y en el que cada elemento tiene su lugar. Todos los elementos similares han
de agruparse, registrarse y gestionarse desde aquella herramienta específicamente
diseñada para ello (listado de tareas, calendario y notas) De todas ellas, la más importante
es el Listado de Tareas, donde deben estar organizados TODOS nuestros “siguientes
pasos” pendientes de ejecutar.
Curso Triskelion 27
Lección 6: Objetivos
“Define claramente tus objetivos. Escríbelos. Y haz algo, cada día, que te
acerque a ellos”.
A lo largo de mi vida, muchos hombres me han preguntado por el éxito y por la forma de
alcanzarlo. Viven con desasosiego una búsqueda permanente del camino al éxito cuando ni
siquiera se han parado a pensar en lo que el éxito significa.
¿Qué significa “éxito” para ti? ¿Cuándo considerarás que lo has alcanzado?
La mayoría ni siquiera se ha parado a pensar en ello.
¿No es acaso absurdo pretender encontrar algo sin saber siquiera lo que es?
Tener éxito significa lograr los objetivos que te has propuesto. En lo personal, en lo
económico, en lo artístico, en lo espiritual...
El gran problema con el éxito es que la gran mayoría de las personas no ha definido
claramente sus objetivos.
Muchos trabajan duro toda una vida ascendiendo por la escalera del éxito para descubrir,
demasiado tarde, que la han apoyado en la pared equivocada. Tras alcanzar un éxito
aparente, descubren que lo que han conseguido y en lo que se han convertido no es lo que
querían.
¿Sabes lo que quieres ser, lo que quieres tener, lo que quieres conseguir durante tus
próximos 20, 30 o 40 años de vida?
Lo normal es que, de pensar en objetivos, lo hagamos a muy corto plazo. Pero si lo meditas
con detenimiento, los objetivos más importantes son objetivos a muy largo plazo que
requieren esfuerzos prolongados en el tiempo.
Si deseas alcanzar el éxito, el primer paso es definir qué significa para ti. ¿Quieres ser un gran
profesional? ¿Artista? ¿Atleta? ¿Padre? ¿Amigo? ¿Quieres ser rico? ¿Poderoso? ¿Quieres tener
libertad? ¿Calidad de vida?
Antes de emprender el viaje, debes saber exactamente dónde te diriges.
Algunos me responden: “Yo lo tengo claro maestro. Deseo disponer de salud y dinero”. Pero
todavía están muy lejos de haber definido sus objetivos. ¿Qué es salud? ¿Cómo se mide?
¿Qué significa dinero? ¿Son 10 denarios o son 10.000?
Debes definir claramente y con todo lujo de detalle cada uno de tus objetivos. De manera
que puedas medir cuán lejos estás de conseguirlos y saber cuándo los alcanzas.
No es suficiente con definirlos. Hay que plasmarlos por escrito. Un listado con tus objetivos
más importantes será tu mejor herramienta para el éxito. Te permitirá repasarlos, trabajar con
ellos, recordarlos de forma constante, te motivará y te guiará en tus decisiones del día a día.
Curso Triskelion 28
Cuando lo hayas definido por escrito, no olvides hacer SIEMPRE, cada día del resto de tu vida,
algo que contribuya a acercarte a alguno de ellos.
Los grandes objetivos requieren de esfuerzos continuados a lo largo del tiempo. Aprender
un idioma, triunfar en una carrera, construir una familia, desarrollar una habilidad artística,
etc. ninguno de ellos puede conseguirse de un día para otro.
Y no te confundas, muchos de tus objetivos no serán alcanzables. Serán una forma de vivir.
Por ejemplo, ser un gran bailarín, un gran líder o una persona sabia, no son objetivos que
se pueden tachar de una lista. Son una forma de ser, una actitud personal, un trabajo y
una mejora continuas a lo largo del tiempo. Nunca llegarás a un punto en que no puedas
aprender algo nuevo o mejorar de algún modo.
No es llegar lo que cuenta. El camino es lo que importa. Disfruta de ese camino porque sólo
lo podrás recorrer una vez.
Disfruta de cada día de tu vida, sabiendo que estás haciendo lo que debes para alcanzar las
cosas que son importantes para ti. Y no esperes ni un segundo. Cada día, a partir de este
mismo momento, debes empezar a moverte hacia las cosas que son importantes para ti.
La mayor rémora de la vida es la espera del mañana y la pérdida del día de hoy.
Los objetivos no son solamente condición indispensable para alcanzar el éxito, pues sin ellos
no podríamos definir el éxito; tener objetivos tiene innumerables beneficios:
Primero: tener objetivos nos permite entender qué hay que hacer para conseguirlos. Facilita
que podamos crear planes y definir acciones para alcanzarlos.
Segundo: nos permite empezar a trabajar en ellos con mucha más anticipación que el resto
de las personas.
Tercero: definir los objetivos con antelación posibilita analizar el coste que tiene conseguirlos.
Algunos han llegado a ocupar importantes puestos en el senado o se han convertido en
importantes hombres de negocios pero sólo a costa de perder en el camino a sus amigos, sus
familias y a sí mismos. Poder analizar los planes y acciones necesarios para alcanzar un objetivo,
permite analizar de antemano los costes que tendremos que asumir y valorar si nos compensa.
Cuarto: facilita enormemente la toma de decisiones. Si debo decidir entre hacer algo o no
hacerlo, o entre hacer una cosa u otra, sólo tengo que preguntarme: “¿Contribuye esto a
alguno de mis objetivos?”
Quinto: tener claro lo que buscamos, hace que estemos mucho más atentos a las
oportunidades que surgen en nuestro camino y que están relacionadas con esos objetivos.
Recordad que no hay viento favorable para el que no sabe dónde va.
Sexto: nuestro listado de objetivos es un recordatorio permanente y un elemento motivador.
Por último: tener objetivos nos presiona, nos empuja a movernos, a tomar decisiones que a
veces son difíciles y a asumir riesgos que nunca asumiríamos de otra manera.
Curso Triskelion 29
Por lo tanto: define claramente tus objetivos. Escríbelos. Y haz algo, cada día, que te acerque
a ellos.
Curso Triskelion 30
Lectura: Objetivos
“No hay viento favorable para un barco que no sabe a qué puerto va”.
El centro de operaciones de nuestro sistema es nuestro listado de tareas pero el centro

neurálgico, el corazón del Triskelion, es nuestro listado de objetivos.
El maestro Séneca siempre hizo hincapié en la importancia de aclarar, definir y escribir

nuestros objetivos. Una de sus frases favoritas era: “No hay viento favorable para un barco
que no sabe a qué puerto va”.
A partir de nuestro listado de objetivos podremos definir cuáles son las tareas que
necesitamos ejecutar para alcanzarlos.
Son nuestros objetivos los que nos permiten identificar qué es prioritario y qué no lo es.
Recordad que la definición de importante es “aquello que nos permite acercarnos a nuestros
objetivos”.
Organizar y gestionar tareas sin saber dónde nos dirigimos, no tiene ningún sentido. Nuestro
sistema no está diseñado para gestionar tareas sin más. Está diseñado para hacernos más
eficaces y más eficientes.
Roles y objetivos
Antes de definir nuestros objetivos, debemos ser conscientes de que en nuestra vida
“representamos” diferentes roles. En mi caso, yo tengo el rol de empresaria, el de madre, el de
esposa, el de hija, el de hermana, el de amiga, el de bailarina y el de mí misma.
¿Qué tienen que ver los roles con los objetivos? Muy sencillo: cada uno de los roles implica
una serie de responsabilidades y, en muchos casos, lleva parejos uno o varios objetivos.
Me explico: por ejemplo, en mi rol de hija, uno de mis objetivos es “disfrutar de mis padres
todo el tiempo que pueda”. En el rol de bailarina, uno de mis objetivos es “conseguir superar
el examen de la academia de danza”. En el rol de madre, uno de mis objetivos es “conseguir
que mi hija sea una buena persona”. En el rol de empresaria, uno de mis objetivos es
“alcanzar los 30 millones de facturación en dos años”.
Como podéis ver, analizar nuestra vida desde el prisma de los roles que tenemos, nos puede
ayudar a entender un poco mejor qué queremos y qué es importante para nosotros. Sobre
todo, nos ayuda a tener un planteamiento mucho más equilibrado a la hora de definir
nuestras prioridades porque evita que nos concentremos en exceso en una de las áreas de
nuestra vida y dejemos de lado alguna otra.
Por lo tanto, os sugiero que antes de definir vuestros objetivos identifiquéis cuáles son
vuestros roles porque de ellos emanaran, con toda probabilidad, vuestros objetivos más
importantes.
Es más, permitidme que os sugiera un ejercicio interesantísimo: lo llamaremos “el homenaje”.
Curso Triskelion 31
Estas son las instrucciones:
Busca un momento tranquilo en el que puedas estar solo y sin interrupciones durante, al
menos, 20 minutos.
Sólo necesitas una hoja en blanco y algo para escribir.
Imagina que tienes 98 años. Estás bien de salud, lúcido y con energía. Tus seres más
cercanos te han organizado una cena de homenaje. Todos están allí. Tus padres, tus
hermanos, tu pareja, tus hijos, tus mejores amigos y algunos de tus compañeros de
trabajo más cercanos. Durante la cena, varios de los asistentes se levantarán para hacer
un breve discurso hablando de ti, de tu vida y lo que has significado para ellos.
Escribe en tu hoja de papel uno o dos párrafos de lo que te gustaría que dijeran: tu
pareja, uno de tus hijos, uno de tus padres, uno de tus mejores amigos, uno de tus
compañeros de trabajo… Uno o dos párrafos por cada persona será más que suficiente
pero puedes alargar la reflexión todo lo que desees (añadiendo más personas o
extendiendo los discursos).
Os aseguro que si lleváis a cabo este ejercicio, además de notar como se aclaran muchas
cosas, tendréis prácticamente definidos los objetivos más importantes de vuestra vida, los
que hacen referencia a quiénes queréis ser.
Pocos escribirán: “es el más rico de la ciudad”, “tiene la casa más grande del barrio”, “me
encantan sus coches de lujo”. En general, la mayor parte de la gente, cuando realiza esta
reflexión escribe expresiones del tipo: “es un buen padre”, “me escucha y me ayuda”, “es una
gran amiga, fiel y honesta”, “ayuda a las personas”…
Es muy probable que hayáis escrito pocas cosas relacionadas con “tener” y muchas
relacionadas con “ser”.
Pues hay buenas noticias: en primer lugar, todavía no tenéis 98 años así que os queda
mucho tiempo para conseguir lo que habéis escrito; en segundo lugar, casi todo lo que
habéis escrito podéis empezar a hacerlo desde ahora mismo.
Una de las grandes ventajas de tener claros vuestros objetivos lo más pronto posible, es que
tenéis más tiempo para trabajar en su consecución.
Pues bien, el ejercicio de identificar nuestros roles sólo es una forma más de ayudarnos
a aclarar nuestros objetivos. Al final, lo que importa es que acabemos con un listado
perfectamente definido y detallado de nuestros objetivos.
Cómo triunfar gracias a los objetivos

Numerosos estudios señalan el impacto enormemente positivo que tiene la definición de
objetivos en nuestro rendimiento.
Uno de los más conocidos se llevó a cabo en una universidad estadounidense en el que
se pretendía encontrar qué rasgos característicos tenían los “triunfadores” en comparación
con los “no triunfadores”. Para este experimento se analizaron las características personales
Curso Triskelion 32
de un grupo de estudiantes universitarios y, durante 25 años, se les hizo seguimiento para

determinar si, finalmente, “triunfaban” o no.
Después de ese tiempo, se agrupó a los “triunfadores” y se analizaron las características que
los diferenciaban de los “no triunfadores”.
Tres fueron las características más repetidas entre los “triunfadores” que no estaban presentes
entre los “no triunfadores”:
La tercera característica más repetida era la persistencia. Es decir, los “triunfadores”, desde que
estudiaban en la universidad se caracterizaban por su persistencia. No se daban fácilmente
por vencidos. Cuando querían algo lo perseguían hasta conseguirlo. No se desanimaban
ante los obstáculos o las adversidades. Persistían.
La segunda característica más repetida era la autoconfianza. Desde la universidad, los

“triunfadores” tenían confianza en sí mismos. Estaban convencidos de que podían conseguir
lo que se propusieran.
La primera característica, la más repetida entre los “triunfadores”, era que desde la universidad
tenían tendencia a la definición por escrito de objetivos. Es decir, desde una edad temprana
tenían claro lo que querían y, además, lo plasmaban por escrito.
Si lo pensáis bien, “triunfar” no es otra cosa que conseguir nuestros objetivos. Algunos de
estos “triunfadores” se convirtieron en músicos de renombre, otros consiguieron jugar en la
NBA, otros se convirtieron en padres de familia, grandes ejecutivos, bailarines, escritores…
En realidad daba lo mismo. Triunfar implica conseguir nuestros objetivos. Si no tenemos
objetivos ¿cómo podemos triunfar?
Los “triunfadores” resultaron ser personas normales que tenían perfectamente claro lo que
querían y lo plasmaban por escrito; tenían confianza en que podían conseguirlo y persistían
hasta lograrlo.
La inteligencia, la belleza, la creatividad, la capacidad de comunicación, la persuasión, etc.

a pesar de lo que pueda parecer, no fueron los determinantes del triunfo. Seguramente
ayudaran pero, finalmente, tres características marcaron la diferencia. Tres características que
cualquier persona puede tener, que se pueden desarrollar y que están en nuestra mano:
definir por escrito nuestros objetivos, tener confianza y perseverar.
Curso Triskelion 33
Los objetivos en nuestro sistema

La utilización de los objetivos para incrementar el rendimiento es una constante en todos los
ámbitos: las empresas, los equipos deportivos, los equipos de proyectos, los atletas, etc.
Los objetivos son esenciales para motivar, para potenciar el esfuerzo, para marcar el camino
a seguir, para mejorar los resultados, para fomentar la creatividad, etc.
Es imprescindible que en nuestro sistema encontremos un lugar para nuestros objetivos.

Tenerlos por escrito dentro del sistema nos permite tenerlos siempre visibles y revisarlos
cuando necesitemos definir nuevas tareas, nuevos proyectos o nuevas prioridades. Serán la
brújula que marcará nuestro norte cada vez que debamos tomar decisiones.
El sistema Triskelion incluye los objetivos dentro del listado de tareas. De esa manera une, en
uno solo, el centro neurálgico y el centro de operaciones. En algún momento, más adelante,
explicaré de qué manera podemos utilizar nuestro software de gestión de tareas para
conseguir esto.
Curso Triskelion 34
Lección 7: Contextos
“Las tareas deben quedar registradas en el listado maestro de tareas,
para poder gestionarlas en base a su urgencia y tiempo que requieran”.
El sistema Triskelion tiene tres pilares. Uno de ellos es la gestión.
“Gestionar” hace referencia a la manera en la que manejamos los elementos que entran en el
sistema.
Las pre-ocupaciones son todos los elementos que nos rodean y sobre los que todavía no
hemos tomado una decisión. Están, por lo tanto, fuera de nuestro sistema.
A algunos de ellos les permitiremos entrar en el sistema. Si lo hacemos, es imprescindible

que decidamos si implican una acción por nuestra parte y, si es así, cuál es exactamente el
siguiente paso que tenemos que dar al respecto. Esos “siguientes pasos” pasarán a formar
parte de nuestro sistema como tareas pendientes, citas, pendientes de lectura o, incluso,
tareas delegadas.
Aquellos elementos que no requieran acción por nuestra parte, se archivarán o se eliminarán
del sistema.
Una vez que hemos tomado una decisión sobre cada elemento, nos queda organizarlos. Es
decir: registrarlos, ordenarlos y tratarlos.
Cada elemento tiene un lugar concreto y ningún otro. Las tareas deben quedar registradas
en el listado maestro de tareas; las citas en el calendario y los correos electrónicos
pendientes de leer o responder, en la bandeja de entrada.
El listado maestro de tareas pendientes es el corazón del sistema. El componente del sistema
al que se acude para tomar decisiones. Es una herramienta increíble para mejorar la calidad y
la velocidad de nuestras decisiones.
Para que funcione, todas las tareas pendientes (todas las acciones que tenemos que llevar a
cabo) tienen que estar registradas en este listado maestro.
Tener este listado tiene ventajas únicas: permite mantener el control, evita olvidos, rebaja los
niveles de estrés, acelera la toma de decisiones, facilita la priorización y mejora la calidad de
nuestras decisiones.
Pero el beneficio más tangible del listado único es que permite ordenar, agrupar, organizar,
o filtrar nuestras tareas pendientes. Utilizando cualquier gestor de tareas, podemos ordenar
las tareas por fecha de vencimiento, ver sólo las que están a punto de vencer, agruparlas por
proyecto, por persona responsable, por recursos necesarios y un largo etcétera.
Lo mejor de estas herramientas es que permiten agrupar las tareas. Déjeme que le explique
cómo esto puede ayudarle.
Curso Triskelion 35
Imagine, por ejemplo, que se encuentra en un taxi. El viaje durará unos 20 minutos y quiere
aprovechar el tiempo.
Gracias al listado maestro, como primera ventaja, tiene usted la posibilidad de consultar en
ese mismo momento todas sus tareas pendientes. Pero no tendría sentido perder el tiempo
revisando tareas que no puede hacer en el taxi. Para eso utilizamos las agrupaciones.
Una de las agrupaciones más útiles tiene que ver con la situación y los recursos disponibles.
Hay tareas que sólo se pueden hacer en la oficina porque necesitan de recursos o personas a
los que no tenemos acceso fuera de ella. Este tipo de tareas las etiquetaremos como “oficina”.
Quizás trabaja moviéndose entre dos o más oficinas. En ese caso, podría etiquetarlas como
“oficina uno” y “oficina dos”.
Hay tareas que sólo se pueden hacer en casa. A éstas las etiquetaríamos como “casa”.
Hay tareas que debemos hacer cuando estamos en la calle. Recados, compras, encargos...
para este tipo utilizaríamos la etiqueta “calle”.
Y hay tareas que se pueden hacer en cualquier lugar, simplemente contando con un
ordenador o un teléfono móvil, a las que etiquetaríamos como “ordenador” y “móvil”.
Esta agrupación nos permite que, en el taxi, no perdamos tiempo ni nos distraigamos
revisando tareas que no podemos hacer en el taxi. En esa situación, podríamos filtrar nuestro
listado de tareas maestro y revisar sólo aquellas que están etiquetadas como “móvil”. De
manera rápida y eficiente podemos analizar todas las tareas pendientes que podemos
ejecutar en la situación concreta en la que nos encontramos.
El objetivo de la agrupación por situación es que en cada momento podamos tomar

decisiones rápidas a la vez que optimizamos los recursos disponibles. Por ejemplo, si voy a
la oficina sólo un día a la semana, intentaré ejecutar tareas “oficina” y no otro tipo de tareas
como las tareas “ordenador” que podría hacer en cualquier otro lugar. Por supuesto, otro
gran objetivo es no perder tiempo revisando tareas que no se pueden hacer en la situación
concreta en la que nos encontramos. Así que si estamos en la calle a falta de media hora
para una reunión, consultaremos nuestras tareas “calle” para ver si hay algún recado o
compra pendiente. Seguramente eso ayude a que no tardemos dos meses en comprar esas
pilas para el mando de la televisión.
El listado de la compra que tenemos colgado en la cocina es útil siempre y cuando

recordemos llevarlo con nosotros, lo que no pasa siempre. Tampoco ayuda cuando nos
acordamos de algo que hay que comprar y no estamos en la cocina. Si ese listado está
dentro de nuestro sistema, podremos alimentarlo en cualquier momento y consultarlo
siempre que lo necesitemos.
Como supondrá, tener un sistema portátil y siempre accesible, en el que estén todas
nuestras tareas pendientes, tanto personales como profesionales, es esencial para sacarle
partido a esta forma de gestión del tiempo.
Curso Triskelion 36
Gracias a las herramientas actuales de gestión de tareas, este proceso de etiquetado es

enormemente sencillo y, además, es rápido y fácil ordenar y filtrar en función de esas
etiquetas. Me gustaría comentarle cómo pero se ha hecho tarde y me temo que no
dispongo de más tiempo.
Curso Triskelion 37
Lectura: Uso de las agrupaciones de tareas

“Hay muchas cosas que queremos hacer en algún momento pero que no
son prioritarias. Anótalas en tu lista ALGÚN DIA”.
En el presente documento voy a explicar cómo adaptar la gestión de tareas del TK System al
software estándar con el que contamos la mayoría de nosotros:
Categorías de situación/recursos:
Los contextos. Empezaré con la agrupación de tareas en función de la situación y de los
recursos que se necesitan para ejecutarlas.
Cuando contamos con algunos minutos libres, en algún lugar en el que sólo disponemos
de unos recursos determinados, es increíblemente eficiente poder consultar un listado de
tareas reducido en el que sólo aparecen aquellas tareas que podemos ejecutar con esos
recursos.
Con esta estrategia, ahorramos un tiempo precioso que, de otra forma, dedicaríamos a
revisar decenas de tareas que no podemos ejecutar en ese momento.
Además, no nos distraemos con asuntos que no podemos resolver en ese momento y
podemos concentrarnos en aquellos de los que sí podemos dar cuenta.
Para crear las agrupaciones, utiliza categorías o etiquetas.
Los contextos son algo muy personal y que depende en gran medida de los entornos en los
que trabaja cada uno. En cualquier caso, hay algunos contextos bastante comunes que voy a
describir:
1) Teléfono
En este contexto incluiremos todas aquellas tareas que se pueden ejecutar contando
únicamente con el teléfono. Todas las llamadas irán incluidas en este contexto. También
incluiremos en esta categoría aquellas tareas que por sus características son susceptibles de
ser ejecutadas con las nuevas aplicaciones que incorporan los smartphones.
Por ejemplo, lectura de documentos, actualización de blogs, redacción de textos breves,

lectura de e-books, escucha de audiobooks, etc.
2) Ordenador
En este contexto recogemos las tareas que podemos ejecutar utilizando el ordenador.
Redacción de informes, preparación de presentaciones, diseño de propuestas, trabajo con

hojas de cálculo… son ejemplos de tareas a las que podríamos asignar este contexto.
Curso Triskelion 38
3) Oficina
Para aquellas tareas que sólo podemos ejecutar si estamos en la oficina.
Por ejemplo, aquellas que implican interactuar con compañeros de trabajo, tener acceso a
archivos físicos, a documentación reservada, acceso a material o recursos específicos como
escáneres, impresoras, faxes, acceso a internet (si no lo tuviera tu ordenador)…
En el caso de que viajes habitualmente o tengas dos centros de trabajo en vez de uno,
podrías crear dos categorías distintas. Por ejemplo: oficina Madrid y oficina Londres. ¿Para
qué perder el tiempo revisando tareas que sólo puedes hacer en Madrid cuando estás en
Londres?
4) Casa
El contexto de las tareas que deben ejecutarse en casa.
Por ejemplo: arreglar el pomo de la puerta, cambiar la bombilla, ordenar el trastero…
5) Calle
Para aquellas tareas que se ejecutan en la calle.
Por ejemplo: recoger el traje de la tintorería, hacer la compra, comprar el regalo de tu pareja,
enviar un paquete por correo…
Cuando tengamos un rato libre, para poder tomar una decisión rápida y correcta, podremos
consultar nuestro listado de tareas. Gracias a él tendremos una visión global de todas
nuestras tareas pendientes. Y gracias a los contextos, podremos centrarnos en aquellas que
podemos hacer en el lugar en el que estamos y con los recursos con los que contamos.
Lo que haremos, por lo general, es aprovechar esos recursos al máximo. Es decir, si estamos
en la oficina, por ejemplo, deberíamos evitar hacer llamadas (para las que sólo necesitamos
el teléfono y que podríamos hacer en cualquier otro sitio) y revisaremos tareas “oficina” (que
optimizan nuestros recursos disponibles y que no podemos hacer en otro lugar).
Para conseguir que las categorías estén ordenadas de la manera que más nos convengan,
podemos incluir un número delante del nombre. De esta manera, nuestro sistema no lo
ordenará por orden alfabético. En nuestro listado de tareas, veríamos las categorías de la
siguiente forma:
10 Teléfono
11 Ordenador
12 Oficina
13 Casa
14 Calle
Curso Triskelion 39
Categorías de apoyo
Hay otras dos agrupaciones de tareas que pueden sernos enormemente útiles.
I. Delegadas
Cuando hemos delegado una tarea o estamos esperando a que alguien haga algo por
nosotros, no podemos incluir la tarea en una de las categorías de situación/recursos ya que
no somos nosotros quienes vamos a tener que ejecutarlas.
Pero queremos tener estas tareas registradas en nuestro sistema porque no queremos que
se nos olviden o necesitamos hacer seguimiento.
Si no queremos utilizar nuestra cabeza para recordar lo que tenemos que hacer nosotros,
mucho menos la querremos utilizar para recordar lo que tienen que hacer los demás.
Por ejemplo, si estamos esperando que el fontanero nos mande un presupuesto, que un
compañero nos pase unos datos de mercado, que nuestra pareja nos recoja un libro en la
tienda, que un amigo nos devuelva un disco que le hemos prestado… son todo tareas que
terceros deben hacer y que podemos controlar si las incluimos en nuestro sistema. Eso sí, lo
haremos en una agrupación que no interfiera en nuestro trabajo (“DELEGADAS”).
Gracias a las nuevas tecnologías, la categoría “delegadas” tiene todavía posibilidades mayores.
Cualquier sistema de gestión de tareas nos permite crear tareas y, después, delegarlas a alguna
de las personas de nuestro equipo. Esa tarea quedaría registrada en nuestro listado de tareas
pero, automáticamente, se incorporaría al listado de tareas de la persona en quien la hemos
delegado.
La persona en quien hemos delegado recibiría un aviso por mail de la tarea que le ha
sido delegada y, lo más importante, cuando la complete o la cambie, recibiremos una
actualización automática del estatus de esa tarea. Es decir, que con un esfuerzo mínimo,
podemos hacer un seguimiento estrecho de todas las tareas que las personas con las que
trabajamos tienen que hacer para nosotros.
Esta funcionalidad es crítica para cualquier persona que tiene equipos a su cargo. Es imposible
tener en la cabeza todas las tareas pendientes (las propias y las del equipo) Con este sistema,
de una forma sencilla podemos tener una visión global de la situación de todos los proyectos
que tenemos abiertos y de las tareas pendientes de todas las personas involucradas.
II. Algún día
Hay muchas cosas que queremos hacer en algún momento pero que, ni son prioritarias ni
corren ninguna prisa. Pero son cosas que no queremos dejar de hacer cuando tengamos la
oportunidad.
Aunque queremos hacerlas, no queremos que nos distraigan ni que nos estresen. Queremos
tenerlas controladas pero registradas en un lugar en el que no interfieran con nuestras
decisiones diarias.
Curso Triskelion 40
“Algún día” es una agrupación de tareas que no consultaremos de forma habitual pero que
evitará que olvidemos cosas que nos importan.
Por ejemplo, “llevar a mi hija a ver ballenas”, “volar en globo”, “aprender a pintar”, “visitar
Toledo”, “pilotar un planeador”, “hacer caída libre”, etc.
Esta agrupación nos permite incluir deseos, sueños, experiencias que queremos vivir…
pero que no tienen un deadline específico y que no queremos que nos obliguen ni nos
comprometan en ningún sentido. Están ahí. Cuando podamos o cuando nos apetezca, las
haremos.
Una agrupación como esta, evita que algunas de las mejores ideas que se nos ocurren a
lo largo del tiempo, acaben cayendo en el olvido. De esta forma, están ahí para cuando las
necesitemos.
Con estas dos categorías adicionales, nuestra lista de categorías quedaría como sigue:
10 Teléfono
11 Ordenador
12 Oficina
13 Casa
14 Calle
20 Delegadas
21 Algún día
Como veis, reservo los números del 10 al 19 para categorías de situación/recursos y utilizo
20 y 21 para estas dos categorías adicionales. De esta forma quedan separadas y facilitan su
revisión.
Categorías de dirección
Como ya sabéis, los objetivos son el corazón del TK System. Es por eso que queremos
tenerlos siempre visibles y que orienten nuestras decisiones día a día.
De hecho, pensar en nuestros roles y en nuestros objetivos hará que se nos ocurran tareas
que ejecutar y nuevos proyectos que emprender. Es decir, son fuente de nuevas tareas para
nuestro listado.
La mejor forma de conseguir que nuestros objetivos dirijan nuestras acciones es que formen
parte del centro de operaciones del sistema: el listado de tareas.
Ni los roles ni los objetivos son tareas en sí mismas pero dado que los sistemas de gestión de
tareas generalmente no nos ofrecen un lugar para incorporar nuestros objetivos a nuestro
sistema, el TK System ha ideado la forma de hacerlo:
Curso Triskelion 41
I. Roles
Creamos una categoría llamada “roles” en la que incluimos varias tareas ficticias que
representan nuestros roles.
Por ejemplo: categoría: ROLES
Tarea 1: familia
Tarea 2: amigo
Tarea 3: pareja
Tarea 4: directivo
Tarea 5: salud
En realidad, estas tareas NO son tareas. Nunca las completaremos. Pero hacer esto, nos
permite tener nuestros roles dentro del listado de tareas, para poder revisarlos a menudo.
Cuando revisemos los roles y vea “amigo” quizás recordemos que tenemos que quedar
para tomar un café con Laura. Si es así, crearemos una tarea “Llamar a Laura para café” que
incluiremos en la categoría “TELÉFONO”.
Aunque “amigo” (que es un rol) aparezca en el listado de tareas, estará separado, dentro de
una categoría específica (“ROLES”) y sabemos que NO es una tarea.
“Llamar a Laura para café” es una tarea que se completa y se elimina del listado de tareas.
“Amigo” no es realmente una tarea, es un recordatorio. Nunca se completa.
Las tareas “roles” conforman un listado para nuestra revisión y recuerdo.
Si revisando los roles vemos “salud” quizás pensemos que tenemos que salir a correr dos días
esta semana. Así que programaremos dos reuniones con nosotros mismos en el calendario
para ir a correr.
De esta forma, tener los roles siempre a la vista, impedirá que se nos olviden las cosas
verdaderamente importantes y nos obligará a generar proyectos y tareas relacionadas con
nuestros roles. Es una herramienta excelente para ayudarnos a conseguir nuestros objetivos.
II. Objetivos
De nuestros roles emanan la mayoría de nuestros objetivos.
Nuestros objetivos deben ser mucho más concretos y específicos que nuestros roles.
Ejemplos de objetivos serían: del rol pareja, “salir a cenar una vez por semana”; del rol
directivo, “incrementar las ventas un 72% en los próximos cinco años”, del rol salud: “salir a
correr tres veces por semana”.
Los objetivos podrán ser de corto, medio y largo plazo.
Funcionarán del mismo modo que los roles. Aunque los escribamos como tareas, no son
tareas. Compondrán un listado que nos ayudará a recordar lo que es importante, a tomar
decisiones, a generar proyectos y acciones que nos muevan a conseguirlos, etc.
Curso Triskelion 42
Salvo en algunas ocasiones, estos objetivos NO se completan y, por lo tanto, permanecerán

en el listado.
Al igual que los roles, presidirán nuestra lista de tareas y servirán para que con cada revisión,
nos planteemos si hay algo que podamos hacer para acercarnos a ellos.
Los objetivos nos ayudarán a tomar decisiones, a priorizar y a definir estrategias.
Con la inclusión de roles y objetivos, nuestra lista de categorías quedaría como sigue:
00 Roles
01 Objetivos
10 Teléfono
11 Ordenador
12 Oficina
13 Casa
14 Calle
20 Delegadas
21 Algún día
Observad que incluyo estas dos categorías con los números 00 y 01 para que permanezcan
en la zona superior de la lista (presidiendo nuestro listado de tareas).
Un ejemplo de listado de tareas podría ser el siguiente:
00 Roles
Padre
Empresario
Escritor
01 Objetivos
Acabar la novela este año
Conseguir ampliar capital (3 millones de euros)
Comer mucha fruta y verdura
Hacer deporte dos veces por semana
Aprender árabe
10 Teléfono
Llamar a Antonio para confirmar que ha recibido el paquete
Llamar al dentista para concertar cita para revisión
11 Ordenador
Terminar el informe de ventas
Preparar la presentación de producto
Redactar el artículo para la revista
Curso Triskelion 43
12 Oficina
Consultar la cláusula 6 del contrato con Gamelearn
Pedir cargador al departamento de sistemas
Entregar declaración de gastos a contabilidad
13 Casa
Arreglar el grifo
Ordenar el trastero
14 Calle
Recoger el paquete en correos
Comprar adaptador para el teléfono
Comprar bombilla
Comprar calcetines para el niño
20 Delegadas
Elisa: pasarme el presupuesto
Edu: mandarme el estudio de mercado
Mamá: confirmarme fechas para visita de navidad
21 Algún día
Aprender a bucear con Rosa
Aprender a programar
Las categorías “roles” y “objetivos” no son en realidad tareas. Digamos que es una pequeña
trampa que hemos hecho para poder incluir un recordatorio constante de nuestros roles y
objetivos en el centro de operaciones del sistema (nuestro listado de tareas).
De esta forma, siempre los tendremos presentes a la hora de tomar decisiones, de priorizar y
de incorporar nuevas tareas al listado.
Observando el listado os daréis cuenta de la enorme utilidad y practicidad que tiene el TK

System y lo rápido que se pueden tomar decisiones basadas en nuestra situación/recursos.
Veréis también como la categoría “delegadas” nos ofrece un enorme control sobre aquellas
tareas que no dependen de nosotros.
Curso Triskelion 44
Lección 8: Hazlo ya. Una a una, una vez y hasta el final

“Un buen gestor del tiempo es capaz de evitar uno de los peores
enemigos de la productividad: la procrastinación”.
Lo primero que debe desarrollar un miembro de la Orden de la Sabiduría es su “espíritu

ejecutivo”, es decir, la capacidad de sacar cosas adelante, de forma rápida y eficiente.
Un buen gestor del tiempo es capaz de evitar uno de los peores enemigos de la
productividad: la procrastinación. Procrastinar es aplazar tareas importantes sustituyéndolas
por tareas menos importantes pero más fáciles y agradables de hacer.
Debes ser “ejecutivo”. Toma decisiones rápidas sobre lo que has de hacer y lo que no, localiza
sin dilación la tarea más importante a llevar a cabo y HAZLA YA. No esperes. No lo retrases.
No te distraigas. No busques excusas. ¡Hazlo ya! La capacidad para hacer las cosas YA marca
la diferencia entre los mejores y los mediocres.
El sistema Triskelion establece que SIEMPRE debes comenzar cada día decidiendo cuáles son
tus 3T. Es decir, las tres tareas más importantes de entre todas las que tienes que hacer.
De entre las 3T, hay una tarea que es la más importante de todas. Esta tarea la llamamos “T+”.
Tu jornada debe comenzar trabajando en tu T+. En ninguna otra cosa. No lo retrases. No

procrastines. No busques excusas. Empieza por tu T+.
Casi todo el mundo inicia su jornada de trabajo revisando el correo electrónico. Es la manera
perfecta de perder el control sobre tus prioridades. En vez de planificar tu propia agenda,
pondrás en manos de los demás y de sus correos electrónicos el resto de tu día.
De entre todas tus tareas, hay varias que son muy importantes. ¿Por qué no empiezas el día
trabajando en ellas? Revisar el correo es una forma de procrastinar.
¿Te parece razonable empezar tu día sustituyendo tareas que sabes que son importantes
para ti por correos electrónicos que ni siquiera sabes sobre qué tratan, de quién vienen o en
qué pueden contribuir a tus objetivos?
Si empiezas revisando tu bandeja de entrada tienes todas las probabilidades de acabar

dedicando tus momentos de mayor energía y concentración a leer, responder, ordenar y
eliminar correos.
Cuando termines, habrás perdido tres, cuatro e incluso más horas y todavía no habrás
trabajado nada en tus tareas más importantes.
No pasa nada porque revises tu correo a media mañana. De hecho, todos los expertos en
productividad recomiendan hacerlo sólo dos o tres veces al día.
A no ser que tengas un trabajo que realmente exija que respondas en tiempo real al correo
electrónico, no va a pasar nada porque tardes en leer un correo unas horas. No se va a
acabar el mundo, ni te van a despedir. Si de verdad existe una emergencia y alguien necesita
Curso Triskelion 45
de tu respuesta inmediata, te aseguro que encontrarán la manera de dar contigo.
Por lo tanto, lo primero al comenzar el día es definir tus 3T y empezar trabajando en tu

T+. Empieza con tu T+ a primera hora. No hagas ninguna otra cosa antes. Empieza YA. No
procrastines.
A la hora de ejecutar tareas, el sistema Triskelion establece un procedimiento muy sencillo pero
increíblemente eficaz. Se sintetiza en la siguiente frase: “Una a una, una vez y hasta el final”.
A) “Una a una” significa que debes concentrarte plenamente en la tarea que estás
llevando a cabo.
Concéntrate al 100% en lo que estás haciendo. No inicies nuevas tareas más pequeñas, más
agradables o más atractivas. Enfoca todo tu esfuerzo y atención en la tarea.
No te distraigas pensando en otras cosas, consultando el correo electrónico, haciendo o

recibiendo llamadas, revisando tu agenda o tu listado de tareas. Multitud de estudios han
demostrado que el cerebro sólo puede concentrarse en una sola cosa cada vez. Cuando
hacemos multitarea, en realidad estamos dando saltos de una tarea a otra y hacerlo, penaliza
seriamente nuestra productividad. Esos mismos estudios indican que la multitarea supone
una reducción importante de la eficiencia y de la calidad del resultado.
B) “Una sola vez” significa que a cada tarea sólo le dediques tiempo una vez.
Por nuestra tendencia a procrastinar y nuestra dificultad para tomar decisiones rápidas
acabamos dedicando a las tareas mucho más tiempo del necesario. Por ejemplo, abrimos un
correo electrónico: un compañero nos plantea una opción y nos pide que le demos el “OK”.
Leemos el mensaje por encima y, por falta de espíritu ejecutivo, decidimos que le tenemos
que dar una vuelta y responder más adelante.
Cerramos el mensaje sin hacer nada al respecto. Unos días más tarde, vemos el encabezado
del mensaje y lo volvemos a abrir para recordar de lo que se trata. Tras un vistazo rápido
nos acordamos de lo que es y volvemos a cerrarlo porque no nos parece el momento de
responder. Una semana más tarde, abrimos el mensaje por tercera vez y respondemos: “OK”.
Al final, hemos abierto el mensaje tres veces antes de hacer algo con él. Quizás sólo hayas
perdido tres minutos pero si, como es normal, gestionas decenas de correos cada día,
podrías estar perdiendo entre 30 y 60 minutos cada día. Gestionar “ejecutivamente” el correo
nos permitiría ganar entre 3 y 5 horas extras cada semana. ¡Media jornada extra cada semana!
Así pues, si abres el mensaje, es porque vas a hacer algo con él. Sino, ¿por qué lo abres? Si lo
abres es porque vas a responderlo, vas a archivarlo donde corresponde o vas a eliminarlo.
Lo mismo aplica a esa revista que no acabas de leer, ese documento que no acabas de
archivar, esa factura que no terminas de registrar, etc.
Curso Triskelion 46
C) “Hasta el final” significa que cuando empiezas una tarea tienes que acabarla antes
de cambiar a una tarea diferente.
Evidentemente hay tareas muy largas o situaciones que no lo permiten, pero la norma
general es que te concentres en la tarea y no la abandones hasta que la hayas terminado.
Evita la tentación de dejar una tarea a medias porque te has aburrido, te has cansado o te
apetece hacer algo más fácil, más rápido o más divertido. Volver a concentrarte después de
nuevo en la tarea será mucho más difícil de lo que crees.
Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer, una idea o alguna
preocupación, apúntala en tu listado de tareas y sigue trabajando en tu tarea sin distraerte.
Recuerda: “Una a una, una vez y hasta el final”.
En resumen: empieza el día planificando tus 3T. Elige la T+ y empieza con ella antes de hacer
ninguna otra cosa. Trabaja en ella hasta que termines y, cuando lo hagas, vuelve al listado de
3T y repite el proceso con la siguiente tarea.
Curso Triskelion 47
Lectura: Sobre el tercer pilar del TK System: Hazlo ya

“Retomar una tarea y llegar al nivel de concentración previo a la
interrupción puede llevar entre 10 y 20 minutos”.
En esencia, el tercer pilar del sistema Triskelion te anima a ser ejecutivo, a tomar decisiones
rápidas respecto a tus pre-ocupaciones y a no procrastinar.
No quieres que, alrededor de tu Triskelion, se acumulen pre-ocupaciones. Cuantas más pre-

ocupaciones tengas, menor control y más estrés.
Debes tomar decisiones respecto a cada pre-ocupación de la forma más rápida posible.
Tienes que convertir las pre-ocupaciones en decisiones de forma inmediata.
Aquello de lo que no te ocupas, te pre-ocupa y te genera estrés. Cuanto más tiempo

permanezca la pre-ocupación en el aire, peor.
En definitiva: ¡Hazlo YA! Toma esa decisión YA. No dejes que esa preocupación permanezca
ahí más tiempo del necesario. ¿Vas a hacer algo al respecto o no?
Si decides que vas a hacer algo, transforma esa decisión en un siguiente paso. Hazlo YA.
Define YA el siguiente paso. Una decisión sin su siguiente paso es peor incluso que una pre-
ocupación respecto a la que no hemos tomado una decisión todavía.
Finalmente, una vez definido el siguiente paso, cuando llega el momento de ejecutar ese
siguiente paso, ¡hazlo YA! Ejecuta la tarea YA.
Evita que las tareas se oxiden en tu listado. Ocúpate de ellas sin dilación y con decisión.
Debes combatir la procrastinación: la tendencia a retrasar la ejecución de tareas que son

importantes para dedicarte a otras tareas que no lo son pero que son más sencillas, cortas o
agradables de hacer.
La procrastinación es un enemigo muy peligroso. Completar pequeñas tareas sin

importancia te da una falsa sensación de productividad. Te engañas a ti mismo pensando
que has sacado mucho trabajo adelante cuando no es así.
En definitiva: toma una decisión YA, define el siguiente paso YA y, cuando llegue el momento
de ejecutar la tarea, ejecútala YA.
Mejora tu ejecución: Bloques de concentración

Los bloques de concentración son espacios de tiempo de entre media hora y dos horas
en los que te aíslas para poder trabajar concentrado al 100% en una tarea y SÓLO en esa
tarea. Tres requisitos necesitas cumplir para generar un bloque de concentración: bloquear
tiempo, aislarte y enfocar.
Curso Triskelion 48
1. Bloquea tiempo
Lo primero que debes hacer es asegurarte un espacio de tiempo libre. Para hacerlo, la forma
más efectiva es programar una reunión contigo mismo en un día y a una hora concretas.
Por lo general, tendemos a ser muy poco respetuosos con nuestras planes pero, por alguna
razón, las reuniones que tenemos en el calendario solemos cumplirlas porque involucran
a otras personas. ¿Por qué no voy a cerrar una reunión conmigo mismo? En realidad, soy la
persona más importante de mi vida. Si respeto mi compromiso con otras personas, ¿cómo
no voy a hacerlo con la persona más importante que conozco?
Cuando programas algo en el calendario incrementan las posibilidades de que lo hagas.

Piensa por ejemplo en la hora de salida de la oficina. Si no tienes ningún tipo de objetivo,
es muy probable que te demores en abandonar la oficina. Si un día en concreto tomas la
decisión consciente de dejar la oficina a una hora determinada, es probable que salgas
antes de lo habitual. Pero, ¿qué es lo que pasa si te has programado una reunión para
una clase de idiomas a la hora de salida? Es casi seguro que abandones la oficina a la hora
prevista.
Cuando programas una reunión en el calendario para un bloque de concentración,
evitas que otros compromisos se cuelen en ese espacio de tiempo. Si no te reservas ese
bloque de tiempo, a medida que se va acercando el momento, tu agenda se va llenando
de compromisos que acaban ocupando absolutamente todo el espacio disponible. Por lo
tanto, debes “reservar” espacio para llevar a cabo la tarea antes de que te quedes sin él.
Pero recuerda, si vas a incluir una cita en el calendario es porque vas a cumplirla. En tu
calendario sólo pueden estar aquellos eventos/tareas que, sí o sí, vas a completar el día en
que están programados.
2. Aíslate
Tienes que conseguir aislarte todo lo que te sea posible. Necesitas minimizar las
distracciones externas: ruidos, movimiento, interrupciones, llamadas de teléfono…
Ideas para aislarte:
Busca una zona tranquila en la oficina.

Cierra la puerta de tu despacho si cuentas con uno.
Reserva una sala de reuniones para trabajar en ella.
Trabaja desde casa.
Trabaja en el comedor (cuando está cerrado).
Ponte unos tapones para los oídos.
Ponte unos cascos con música que te ayude a concentrarte.
Avisa a tus compañeros que estarás trabajando en algo importante y pídeles que no te
interrumpan (serán mucho más comprensivos de lo que te crees).
Coloca algún símbolo distintivo sobre tu mesa que indique a tus compañeros que estás
concentrado plenamente en una tarea: un cartel de “no molestar”, un banderín, un
muñeco de peluche, un semáforo, una gorra…
Curso Triskelion 49
Obligatorio:
Desconecta todas las alarmas y avisos. Especialmente el de “nuevo mail”.

Desconecta todos tus blogs, foros, redes sociales…
Apaga todos los programas que no vayas a necesitar.
Pon tu teléfono en silencio o apágalo (si alguien llama, podrá dejarte un mensaje. ¿No
apagas el teléfono cuando estás reunido con otras personas? ¿Qué te impide hacerlo
cuando estás reunido contigo mismo?
Cierra el correo electrónico (los mails pueden esperar una hora sin ser abiertos. Hay muy
pocas tan urgentes que no puedan esperar 60 minutos).
NOTA: evidentemente no todas estas recomendaciones son aplicables a todas las personas o
a todos los puestos de trabajo. Pero sé proactiva y busca aquellas que sí lo sean en tu caso o
utilízalas para generar nuevas ideas que puedan ayudarte.
3. Enfoca
Una vez has conseguido bloquear un espacio de tiempo en el que has minimizado las
distracciones externas, toca lo más difícil: evitar las distracciones internas.
Son éstas las verdaderas enemigas de nuestra concentración y no las distracciones externas
aunque pueda parecer lo contrario.
Una vez que empieces a trabajar, recuerda: una a una, una vez y hasta el final. Debes trabajar
sobre una tarea y sobre NINGUNA otra. Y tienes que trabajar en ella concentrado al 100%,
hasta que la completes, antes de trasladar tu atención a ninguna otra cosa.
Tenemos tendencia a la “multitarea” (o lo que creemos que es multitarea). En realidad, el

cerebro NO puede hacer multitarea. Numerosos estudios han demostrado que lo que el
cerebro hace es “saltar” de una tarea a otra. El resultado final: reducción del rendimiento,
más errores, menor calidad del resultado, mayor tiempo dedicado e incremento del nivel de
estrés.
Cuando se produce una interrupción durante la ejecución de una tarea, lo de menos es el

tiempo que dura esa interrupción. El coste más importante tiene que ver con la enorme
cantidad de tiempo que necesitamos para volver a concentrarnos en la tarea. Numerosos
estudios determinan que retomar una tarea y llegar al nivel de concentración previo a la
interrupción puede llevar entre 10 y 20 minutos.
Cuando trabajas en una tarea, hay un momento en el que, de pronto, te abstraes de todo,
en el que sólo piensas en lo que estás haciendo, tu energía se dispara, tu creatividad está
desbocada, tu atención completamente volcada en la tarea, las ideas fluyen, tu velocidad
para resolver dudas y problemas se multiplica, la tarea parece simplificarse… Ese estado de
absoluta concentración lo llamamos “Foco”.
Cuando ejecutas una tarea, debes “enfocarte” en ella. Necesitarás vencer la tentación de
trasladar tu atención a otra tarea, una tentación que siempre está ahí y que es mucho más
Curso Triskelion 50
poderosa de lo que crees. Tu cerebro te pedirá constantemente que cambies a otra cosa,
se aburre si tiene que concentrarse en algo por mucho tiempo, se cansa, necesita acción,
especialmente si la tarea que estás ejecutando es larga, ardua, aburrida o compleja.
Tienes que ser fuerte y enormemente disciplinado para no dejarte llevar. En cuanto notes
que empiezas a pensar en otra cosa, oblígate a volver a centrar tu atención en la tarea. En
cuanto tengas la pulsión de hacer otra cosa, aunque sea algo sencillo o breve, impídetelo a ti
mismo. No interrumpas la tarea por ninguna razón hasta que la hayas terminado.
Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer, recuerdas algo que se
te había olvidado o se te ocurre una gran idea, apúntalo rápidamente y sigue con lo que
estabas.
No interrumpas tu tarea para hacer una llamada, para consultar el correo, para ordenar tu
bandeja de entrada, para comentar la última noticia con tus compañeros…
Alcanzar el foco no es fácil y menos lo es mantenerlo durante un espacio largo de tiempo.

Dependiendo de cada persona, entre 40 minutos y 90 minutos, es el periodo máximo en
que podemos estar enfocados.
Incrementar la cantidad de tiempo en que podemos estar enfocados es cuestión de

práctica. Prueba con 15 minutos durante unas semanas, después incrementa poco a poco la
duración de tu ciclo de concentración. Con el tiempo, encontrarás cuál es tu ciclo óptimo.
Entre ciclo y ciclo es imprescindible hacer descansos para recuperar energía mental.
Estos descansos son un buen momento para “premiarnos” por el esfuerzo (con un refresco,
una tarea divertida, un snack…) También es una buena oportunidad para levantarnos,
caminar unos minutos, estirarnos y relajar la vista (mirando objetos lejanos, el paisaje desde
nuestra ventana, por ejemplo).
Una técnica muy útil e interesante consiste en utilizar un reloj de cocina. Con él, podemos
programar la duración de nuestro ciclo de concentración (40 minutos por ejemplo) y
trabajar enfocados hasta que suene la alarma. El reloj es un objeto que nos recuerda que
debemos permanecer concentrados en la tarea y, además, nos marca nuestros momentos
de descanso. Una vez que suena la alarma, programaríamos cinco minutos de descanso y al
terminar éstos, volveríamos a programar un nuevo ciclo de 40 minutos de concentración. Y
así, sucesivamente.
También puede ayudarte a alcanzar el estado de “foco” usar tapones para aislarte de los
ruidos o escuchar música barroca, instrumental suave o sonidos relajantes. En definitiva, si
quieres multiplicar tu productividad, crea tus propios bloques de concentración: reservando
tiempo en tu agenda, aislándote y enfocando.
Para ser más eficaz y más eficiente, “hazlo YA” y hazlo concentrado.
Curso Triskelion 51
Lección 9: Enfoca
“Aceptad en vuestras vidas sólo aquello que os importa de veras.
Simplificad vuestra vida. Eliminad todo lo trivial, todo lo superfluo”.
Muchos os lamentáis por la enorme cantidad de asuntos que os inquietan. Por lo general, no
gustáis de mi respuesta respecto al principal culpable de tal situación. Y es que no hay mayor
culpable que vosotros mismos.
No son ni los demás, ni las circunstancias las que provocan tan incómoda situación.
Algunos responderéis: “Pero maestro... tengo tantas responsabilidades como las que se me
encargan”.
Mas coincidiréis conmigo en que no sois seres inertes. Tenéis capacidad para hablar, para
negociar, para decir que no.
Sin embargo, decir que no está lleno de inconvenientes: podéis herir la sensibilidad de los
demás, podéis dejar de agradar a otros, es difícil decir que no... Quizás necesitéis aprender a
decir “no” de forma más asertiva.
Quizás preciséis de mayor coraje o fuerza de voluntad. Quizás sea sólo cuestión de practicar
algo más. O quizás debáis preocuparos un poco más de vosotros mismos y menos de los
sentimientos de los demás.
Creo haberos dicho más de una vez que proteger nuestro tiempo implica cierto grado de
egoísmo y mucha fortaleza.
Es preciso que toméis conciencia del daño que os hace, a vosotros, a vuestro tiempo y a
vuestra vida, aceptar encargos, proyectos o responsabilidades que no son importantes para
vosotros.
Muchas de esas responsabilidades que tanto os angustian nunca lo hubieran hecho de no

haber entrado en vuestro sistema. Sólo tendríais que haber dicho que no.
Necesitáis habituaros a decir que no a todo aquello que no es importante para vosotros. No
disponéis de tiempo y energía suficientes como para desperdiciarlos en asuntos triviales o
que no os ayudan a conseguir vuestros objetivos.
Pero no os llaméis a engaño. Las peticiones de los demás no son sino una pequeña parte del
problema. Vosotros mismos os causáis más daño que ningún otro.
Pretendéis ocuparos de muchas más cosas de las que sois capaces. Y el que se ocupa de
muchas cosas, hace muchas veces entrega de sí a la fortuna.
Debéis aprender a decíos “no” a vosotros mismos. Hay asuntos que decidís emprender aún
siendo conscientes de que no podréis terminarlos, proyectos que iniciáis sin disponer de
tiempo suficiente para ejecutarlos, responsabilidades que aceptáis sin tener la capacidad
suficiente.
Curso Triskelion 52
Suponéis que gozáis de más tiempo, de más energía y de más recursos de los que realmente
tenéis. Os exigís demasiado. Os sobrevaloráis. Pensáis que las tareas implicarán menos
tiempo del que realmente requieren. Y al final, todo os conduce al mismo punto: sin
necesidad alguna, os frustráis y os sentís mal por no poder cerrar todos los frentes que tenéis
abiertos. Esto afecta a vuestro estrés, a vuestra autoconfianza y a vuestra felicidad.
Cuanto digo habrá de aplicarse, también, a las posesiones e incluso a las personas.
¿Por qué llenar nuestras vidas con objetos inútiles que utilizaremos unas pocas veces?
¿Por qué ensuciar nuestros hogares con posesiones estériles? ¿Por qué sacrificar espacio,
patrimonio y tiempo en objetos inservibles?
Hay personas malas, negativas, críticas. Gente que nos hace sentir mal, que nos desgasta,
que roba nuestra energía. Sujetos que no aportan nada positivo a nuestras vidas. También
a ellos hemos de decirles que no. No desperdiciéis vuestro tiempo con ellos. Eliminadlos de
vuestras vidas.
El mundo está lleno de seres maravillosos de los que poder disfrutar. Proteged vuestro
tiempo para poder dedicárselo a ellos. No hay tiempo para hacerlo todo.
No hay necesidad de poseerlo todo. Aceptad en vuestras vidas sólo aquello que os importa
de veras.
Simplificad vuestra vida. Eliminad todo lo trivial, todo lo superfluo. Concentraos en lo que
es importante, en lo que os aporta beneficio o bienestar, en lo que disfrutáis y en lo que os
ayuda a conseguir vuestros objetivos.
Haced menos y hacedlo mejor. Vivid más lenta pero más intensamente. Disfrutad más de lo
que hacéis.
Menos proyectos, menos preocupaciones y menos responsabilidades os permitirán disfrutar

de una vida más plena, más tranquila y relajada; y sobre todo, os permitirá mejorar la calidad
de lo que sí hacéis.
Debéis aprender a enfocar vuestra atención, vuestro tiempo y vuestra energía en aquello
que es verdaderamente importante. No os dejéis distraer por lo trivial pues el tiempo
que malgastéis en ello nunca podréis recuperarlo y, más temprano que tarde, acabaréis
arrepintiéndoos de semejante desperdicio.
No podéis hacerlo todo. Sólo podéis hacer unas pocas cosas. Aseguraos de que, al menos,
son las cosas más importantes.
Proteged vuestra vida y vuestro sistema de todo aquello que no sea importante.
Enfocad vuestra atención, vuestra energía y vuestros recursos en lo que sí lo es. Utilizad
cuidadosamente vuestro tiempo, pues es limitado y no podrá ser restituido.
Curso Triskelion 53
Lectura: El círculo exterior del Triskelion: “Enfoca”

“Debes concentrar el 100% de tu energía, tu tiempo y tu vida en
conseguir aquello que es importante para ti”.
El círculo exterior que rodea el Triskel representa la barrera que debes crear para protegerte
de todas aquellas pre-ocupaciones no importantes que quieren acceder a tu sistema.
Tres instrumentos te ayudarán a conseguirlo:
1. Simplifica
Identifica qué es verdaderamente importante en tu vida (profesional y personal) y dedícale
más tiempo. Identifica todos aquellos proyectos, actividades, relaciones, posesiones…
que son triviales y elimínalos de tu vida. Simplifica tu vida. De esa forma, ganarás libertad,
ahorrarás, tendrás mayor sensación de control y reducirás tus niveles de estrés.
2. Concéntrate en tus objetivos

Para poder impedir que lo que no es importante acceda a tu sistema, primero necesitas
saber lo que es y lo que no es importante. Importante es aquello que te ayuda a conseguir
tus objetivos, por lo tanto, tu primer paso será definir claramente, y por escrito, esos
objetivos. Igual que “enfocas” cuando ejecutas una tarea y te concentras al 100% en ella, sin
permitirte interrupciones, tienes que enfocar en un sentido más amplio: es decir, tienes que
“enfocar” y concentrar el 100% de tu energía, tu tiempo y tu vida en conseguir aquello que
es importante para ti. La vida es muy breve como para desperdiciarla en cosas que no son
importantes para ti.
3. Di “no”
La mejor herramienta de la que dispones para impedir el acceso a tu sistema de las
cosas no importantes es el “no”. Decir que no a los demás y decirte que no a ti mismo es,
probablemente, el instrumento más eficaz con el que cuentas para ser más eficiente. No
puedes hacerlo todo. No tienes ni el tiempo ni la energía. Necesitas elegir. Elige hacer lo
importante.
Curso Triskelion 54
Lección 10: Revisión semanal y To-Day List

“Al comienzo de cada día, dedica 10 minutos a revisar tu calendario y tu
listado de tareas para elaborar tu To-Day List”.
La revisión semanal es probablemente una de las herramientas más importantes del sistema.
Imagina que participas en una expedición atravesando la selva amazónica. Si te dedicas

únicamente a cortar con tu machete toda la maleza que encuentras a tu paso, trabajarás
mucho, rápido y de forma aparentemente productiva, pero corres el riesgo de acabar
avanzando en círculo o, incluso, de perderte.
De forma periódica, necesitas subirte a un árbol para analizar “desde arriba” tu situación
actual y el lugar al que quieres llegar; y para tomar decisiones respecto al mejor camino para
conseguirlo.
La maleza que apartas en tu camino son todas las tareas, compromisos, interrupciones, crisis
y fuegos que debes apagar a lo largo de tu jornada de trabajo.
En el día a día, estamos demasiado concentrados en la operativa. En el corto plazo.

Trabajamos cegados por lo inmediato de manera que la maleza no nos deja ver la selva.
La revisión semanal, da la oportunidad de ver la selva desde arriba. Nos ofrece una visión
más integral de nuestra vida, nuestros objetivos, responsabilidades y compromisos.
Además de ofrecernos una visión estratégica, la revisión semanal nos permite poner al día
nuestro sistema, repasarlo, ordenarlo, limpiarlo y organizarlo para que siga siendo útil como
herramienta de productividad personal.
La revisión semanal debes efectuarla al final o al principio de cada semana. Algunos

prefieren hacerlo el viernes por la tarde, otros el lunes antes de empezar a trabajar y algunos
buscan un momento en el fin de semana en el que están tranquilos. Cada persona debe
elegir el momento que mejor encaje en sus preferencias y asegurarse de que siempre es el
mismo.
La revisión semanal está dividida en dos fases: decisión y planificación.
En la primera fase deberás convertir todas tus pre-ocupaciones en decisiones.
Tus pre-ocupaciones estarán desperdigadas por diferentes lugares. Debes reunirlas todas,
transformarlas en decisiones y registrarlas en el sistema en el lugar que les corresponda.
En primer lugar, vacía tu bandeja de entrada física. Toma cada uno de los elementos que hay
en ella, en el orden en que están y convierte cada uno de ellos en una decisión.
No apartes ningún elemento, no lo reordenes, no lo vuelvas a dejar en la bandeja de entrada.

Cada vez que tengas un elemento en tus manos debes procesarlo utilizando el diagrama de
decisiones del sistema Triskelion.
Si la decisión no implica una acción por tu parte, elimina, archiva o crea una nota.
Curso Triskelion 55
Si la decisión implica una acción por tu parte, hazlo ya (si te lleva menos de tres minutos)
o conviértela inmediatamente en una tarea, una tarea a delegar, una reunión o una
lectura pendiente. A continuación, procede con el siguiente elemento de la bandeja y así,
sucesivamente, hasta que la bandeja de entrada física esté vacía.
Cuando termines con la bandeja, repasa tu cuaderno de notas. Busca en él tus notas de
reuniones o cualquier anotación que implique una preocupación. Con cada una de ellas,
procede de la misma manera que con los elementos de la bandeja de entrada. No pases
a la siguiente pre-ocupación hasta que no la hayas procesado mediante el diagrama de
decisiones.
En tercer lugar, repasa tu calendario. Especialmente las reuniones de la última semana, de

esta y de la semana que viene. Revisando las reuniones pasadas podrías recordar alguna
acción pendiente o algún compromiso adquirido durante las mismas. Repasando las
próximas reuniones, podrás pensar si hay alguna acción que tengas que llevar a cabo previa
a esas reuniones. De nuevo, una a una, procesa cada pre-ocupación que emane de la
revisión del calendario.
Por último, repasa mentalmente si hay alguna pre-ocupación en tu cabeza. Intenta convertir
todas tus pre-ocupaciones en decisiones y procésalas como corresponda.
En esta primera fase de la revisión semanal, habrás reunido todas tus preocupaciones y las
habrás procesado.
En este momento, todas tus preocupaciones deberían haber desaparecido. Aquellas sobre
las que has decidido no hacer nada se habrán eliminado, archivado o convertido en notas.
Aquellas sobre las que has decidido actuar se habrán convertido en tareas o tareas a delegar
en tu listado de tareas; en reuniones en tu calendario o en lecturas pendientes.
La segunda fase de la revisión es la planificación
En la planificación tendrás que definir cuáles son tus prioridades para la semana que
comienza.
En primer lugar, repasa tu listado de objetivos. Durante este repaso debes preguntarte:
¿Qué puedo hacer esta semana para acercarme un poco más a mis objetivos? Esta pregunta
generará nuevas acciones que tendrás que incluir en tu sistema.
Esta revisión semanal consigue que nunca pierdas de vista tus objetivos, facilita tu toma de
decisiones y, sobre todo, te obliga a planificar acciones que te mueven hacia tus objetivos.
En segundo lugar, repasa tu calendario. De esta forma, puedes analizar cuáles son tus
compromisos y entender cuánto tiempo tendrás disponible para poder ejecutar tareas entre
reunión y reunión.
En tercer lugar, repasa tu listado de tareas para decidir si hay alguna de ellas que sea
imprescindible ejecutar a lo largo de la semana. Si es así, programa el espacio que vas a
dedicarles. Es decir, fija en tu calendario una reunión contigo mismo para llevar a cabo esa tarea.
Curso Triskelion 56
De esta forma, tendrás una visión perfecta de todos tus compromisos y de todas
tus prioridades para la semana. Pero sobre todo, habrás planificado momentos de
concentración para sacar adelante tus tareas prioritarias. Reservar esos huecos multiplicará la
probabilidad de que puedas ejecutarlas.
La segunda herramienta de la que voy a hablarte es el “To-Day List”. A pesar de su

simplicidad, su potencia es enorme.
Al comienzo de cada día, a primera hora de la mañana, dedica 10 minutos a revisar tu

calendario y tu listado de tareas. Haz este ejercicio con tu revisión semanal en mente.
El objetivo de esta revisión es que generes un listado de un máximo de siete tareas que, sí
o sí, tendrás que ejecutar a lo largo del día. Puedes usar una hoja de papel para escribirlas o
utilizar las opciones de tu software de productividad para marcarlas y filtrarlas.
A lo largo de la jornada, sacar adelante esas tareas debe ser tu principal prioridad. Trabaja
con tu listado siempre a la vista. Revísalo de forma habitual. Disfruta tachando cada tarea
completada. Y bajo ningún concepto, dejes tareas sin completar en el “To-Day List” al final del
día.
Sé realista. Nunca elijas más tareas de las que realmente puedes ejecutar. Es mejor quedarse
corto y añadir alguna más a medio día que finalizar la jornada con la frustración de no haber
sido capaz de limpiar el listado. Ten en cuenta que a lo largo del día aparecerán nuevas
obligaciones y muchas interrupciones que dificultarán que puedas completar las tareas de
tu “To-Day List”.
La tarea más importante del día la llamamos “T+”. Empieza el día trabajando con tu “T+”
hasta que la termines. No hagas ninguna otra cosa antes de terminar tu “T+”. NINGUNA OTRA
COSA.
Muchos días, trabajar de esta manera se hace imposible. Al fin y al cabo, no controlamos el
100% de nuestra agenda. Pero no poder hacerlo todos los días no debe ser excusa para no
intentar hacerlo cada día.
Utiliza la revisión semanal y el “To-Day List” como subirías a un árbol en medio de la jungla
para entender cómo y hacia dónde tienes que avanzar para llegar a tu destino. Después de
haberlo hecho, podrás blandir tu machete con la tranquilidad de saber que estás cortando
maleza en la dirección adecuada.
Curso Triskelion 57
Lectura: El To-Day List

“El To-Day List es nuestra brújula para el día. Nos permite recuperar el
control. Aclara nuestras prioridades de la jornada”.
Hoy quiero referirme al To-Day List y hacer constar las razones por las que es uno de los
instrumentos más importantes del sistema.
Nuestro día está completamente abarrotado de interrupciones, compromisos, reuniones,

llamadas de teléfono, correo que aterriza en el inbox… Es un auténtico caos. Una verdadera
selva.
En ese caos tenemos que desenvolvernos. Ser capaces de analizar problemas, priorizar,
tomar decisiones y, sobre todo, ejecutar tareas con una concentración máxima.
Si comenzamos el día sin dedicar unos minutos a definir cuáles son nuestras prioridades,
después, ya no podremos hacerlo.
En medio de la selva, apagando fuegos, reaccionando a los acontecimientos… perdemos

de vista la visión global y sólo vemos la maleza que tenemos delante. Acabamos haciendo
lo primero que se presenta, lo que parece más urgente, lo que alguien nos pide o, peor aún,
acabamos dejando que sea el correo electrónico el que va encaminando nuestras decisiones
y acciones.
Trabajamos mucho, sí, pero sin ningún tipo de guía. Con nuestro machete cortamos con
furia la maleza que tenemos delante. Pero sin orientación. Los acontecimientos nos empujan
de un lado a otro y nosotros reaccionamos. Nos dejamos la piel pero trabajamos sin control.
Sin una dirección definida.
El To-Day List es nuestra brújula para el día. Nos permite recuperar el control. Aclara nuestras
prioridades de la jornada. Como lo hacemos antes de que empiece la vorágine, tenemos
oportunidad de mirar las cosas con perspectiva. Subidos al árbol podemos decidir en qué
dirección queremos avanzar. Y esa dirección queda por escrito como referencia para el resto
del día.
Es verdad que cuando empiecen las interrupciones, las reuniones, las llamadas…
volveremos a estar en el centro de la tormenta. Pero incluso dentro de ella, contaremos con
un listado de las tres cosas más importantes que tenemos que sacar adelante. La decisión ya
está tomada, la priorización ya está hecha, la dirección ya está decidida. Lo hicimos a primera
hora, cuando nadie nos molestaba. De esa forma, cada vez que tengamos un hueco libre,
cada vez que podamos hacer algo, aun cuando la tormenta sople fuerte a nuestro alrededor,
tendremos una lista con la siguiente cosa que tenemos que hacer.
Gracias al To-Day List evitamos que nuevos acontecimientos, mails, interrupciones… hagan
que nos distraigamos, que perdamos de vista lo que es importante, que sin darnos cuenta
cambiemos la dirección en que avanzamos a través de la maleza.
Curso Triskelion 58
El uso del To-Day List

Recordad que es imprescindible que el To-Day List se convierta en un listado de las cosas
que, sí o sí, vamos a hacer en el día. Es mejor escribir menos tareas y tener que añadir más
en el camino que acabar la jornada sin completar todas las tareas del To-Day List. TODAS las
tareas que escribamos en el listado deben haberse completado para el final del día.
Por eso es recomendable empezar a habituarnos a su uso añadiendo dos o tres tareas como
máximo. Hasta que dominemos la herramienta, deberíamos limitarnos a incluir únicamente
nuestras 3T (las tres tareas más importantes a ejecutar en el día de hoy).
Por supuesto, el día lo empezaríamos trabajando en nuestra T+ (nuestra tarea más

importante del día).
El To-Day List puede estar escrito en una hoja de papel, en vuestro cuaderno de trabajo,
en vuestra mano… da lo mismo siempre y cuando sea accesible en todo momento.
Evidentemente, el software de gestión de tareas es una opción ideal. Las opciones para
marcar, ordenar y organizar tareas son muy útiles para construir nuestro To-Day List.
Por ejemplo, en nuestro sistema de gestión de tareas podemos marcar con la estrella o con
la exclamación de prioritaria las tareas que queremos incluir en el To-Day List. Lo bueno de
esta opción es que no hay que volver a escribir la tarea (sólo marcarla) además, la decisión
la hacemos directamente dentro de nuestro listado de tareas que es, precisamente, la
herramienta a partir de la cual decidiremos nuestras prioridades. Después, sólo hay que
filtrar u ordenar para que el sistema sólo muestre aquellas tareas que hemos marcado con la
estrella o con la admiración. También es posible crear un campo personalizado llamado
“To-Day List” para construir nuestro listado sin necesidad de utilizar la estrella o la
exclamación (os mandaré un mail con instrucciones de cómo hacer esto).
Usar nuestro software de gestión de tareas hace muy fácil incluir tareas en el To-Day
List, ordenarlas por prioridad, sacarlas del listado si fuera necesario y marcarlas como
completadas.
A medida que avanzamos en el día, marcaríamos cada tarea como completada hasta
terminar con todas y, al día siguiente, partiendo de un listado vacío, incluiríamos las nuevas
3T para la jornada. Así, sucesivamente.
Es muy importante que cada vez que completemos una de las tareas del To-Day List no
nos dejemos llevar por la inercia y volvamos a entrar en la dinámica de dejar que los
acontecimientos dirijan nuestras decisiones: cuando termines una 3T debes volver a
concentrarte en tu To-Day List para empezar a trabajar en la siguiente 3T.
En definitiva, se trata de utilizar el concepto del “foco” también cuando estamos trabajando
en nuestro día a día. Es decir, concentrarnos en aquellas tareas que son prioritarias mientras
que el círculo protector del Triskelion evita que otros asuntos menos importantes desvíen
nuestra atención; concentrándonos en nuestros objetivos, simplificando y diciendo “no”, a
nosotros mismos y a los demás.
Curso Triskelion 59
Lección 11: Equilibrio

“No hay mayor felicidad que la de esforzarte por lo que es importante
para ti”.
Desde que conocí el sistema Triskelion me he sentido especialmente intrigado por los
aspectos más espirituales del mismo. Quizás por inclinación personal, quizás porque entré
en contacto con la Orden siendo ya algo mayor y la cosa de la tecnología se me quedaba un
poco grande.
El caso es que acabé profundizando en los aspectos actitudinales del sistema, más que en
las herramientas concretas.
Tres son los asuntos en los que más he profundizado: la proactividad, el equilibrio y el
control del estrés.
La primera cosa que me atrajo del sistema fue la importancia que le da a la proactividad.
Siempre me ha molestado la gente que pone excusas y busca justificaciones para todo. Creo
que cada persona, en gran medida, tiene lo que se merece. Suena algo duro pero es lo que
pienso.
Si hay algo que no te gusta, cámbialo. Si hay algo que quieres, trabaja para conseguirlo.
Deja de esperar que las cosas sucedan. Haz tú que sucedan. Date la oportunidad de soñar
y el privilegio de trabajar para hacer tu sueño realidad. No hay mayor felicidad que la de
esforzarte por lo que es importante para ti.
Y no me refiero sólo al trabajo, la carrera profesional o la riqueza. Hablo de muchas otras

cosas: de tu forma de vida, de tu familia, de tus amistades, de tus inclinaciones artísticas, etc.
Aquí es donde entra en juego el segundo de los asuntos de los que te hablaba: el equilibrio.
Uno de los conceptos más repetidos por el maestro Séneca era, precisamente, el del
equilibrio. Es decir, la necesidad de mantener balanceados los distintos ámbitos de nuestra
vida.
El sistema Triskelion define tres ámbitos esenciales: el personal, el familiar y el profesional.
El profesional hace referencia a nuestro trabajo, carrera y economía. El familiar a nuestra

pareja, hijos, padres, hermanos, etc. Y el personal a nosotros mismos; nuestra educación,
crecimiento personal, salud, amistades, espiritualidad, hobbies, etc.
Dado que el tiempo de que disponemos es finito, si nos excedemos en el tiempo dedicado
a uno de ellos, inevitablemente se lo estaremos robando a los otros dos. Conservar un
equilibrio perfecto es prácticamente imposible, pero debemos intentarlo.
De hecho, hay momentos en la vida en los que conscientemente sacrificamos alguno de

los ámbitos por otro que tiene especial prioridad. Cuando entramos en un nuevo puesto de
trabajo o acabamos de tener un hijo, por ejemplo.
Curso Triskelion 60
Pero nunca olvides que desatender de forma continuada alguno de tus ámbitos acabará
pasando factura.
Recibir una llamada del colegio informándote de que tu hijo se ha metido en problemas,
que tu pareja te diga que vuestra relación está en crisis, sufrir un amago de infarto, tener un
ataque de ansiedad, perder una amistad o una oportunidad de promoción son formas en las
que los distintos ámbitos, al ser desatendidos, pueden acabar llamando a tu puerta.
Llegues o no al punto de un desenlace grave, relegar uno de tus ámbitos provocará en ti

estrés. Porque en el fondo, sabes que hay cosas importantes en tu vida que estás dejando de
hacer.
Es precisamente el estrés y cómo evitarlo, el tercer asunto del que quería hablarte.
Simplificando mucho las cosas, podemos decir que el estrés funciona por un sistema de
puntos. Cada preocupación, cada crisis, cada problema... suma puntos a tu nivel de estrés.
Los puntos de estrés que acumulas tras un divorcio o un despido no son, evidentemente, los
mismos que provoca una mudanza o una tarea a punto de vencer. Pero todos, en su medida,
suman en tu “barra de estrés”.
Los seres humanos podemos lidiar con un cierto nivel de estrés, pero hay dos cosas que
no llevamos nada bien: superar el nivel máximo aceptable y mantener niveles elevados de
estrés durante periodos largos de tiempo. Las consecuencias de ambas sobre la salud son
mucho peores de lo que muchos imaginan.
La forma en que gestionamos nuestro tiempo tiene un impacto directo en nuestro nivel de
estrés. Algunas recomendaciones del sistema Triskelion contribuyen directamente a reducir
en gran medida los puntos de estrés que vamos sumando en nuestra vida.
Deja que enumere algunas de ellas...
Elimina tus pre-ocupaciones tomando decisiones rápidas sobre ellas y definiendo el

siguiente paso.
Elimina pre-ocupaciones diciendo “no”. A ti mismo y a los demás.
Simplifica tu vida. Evita que elementos no importantes accedan a tu sistema. No aceptes

más proyectos y compromisos de los que puedes gestionar.
Escribe tus objetivos, revísalos cada semana y define acciones para conseguirlos.
Conserva el equilibrio entre tus tres ámbitos vitales.
Escríbelo todo en tu sistema. Si dejas de hacer algo, que sea porque has decidido no hacerlo.
No porque lo has olvidado. Y no sobrecargues tu cabeza con información y distracciones
innecesarias.
Ordena tus herramientas y tus espacios de trabajo.
No procrastines. Si hay algo importante que debes hacer, hazlo YA.
Curso Triskelion 61
Invierte en el ámbito personal: cuida tu salud con una dieta equilibrada, ejercicio, descanso y
técnicas de relajación.
Dispón de un sistema de productividad personal en el que confías y al que puedes acceder

siempre que lo necesites.
Cada una de estas recomendaciones no sólo contribuirá a incrementar tu productividad,

también mejorará tu sensación de control y reducirá tu nivel de estrés.
Para terminar: nuestra actitud y nuestra forma de pensar respecto a la gestión del tiempo
puede generarnos más estrés del que creemos. Vivir en línea con los tres principios maestros
ayuda de forma considerable a vivir de una forma más tranquila y relajada.
En primer lugar: no puedes hacer todo lo que quieres hacer. ¿Por qué vivir
constantemente preocupado por todas las cosas que no has podido hacer? Celebra, cada
día, que has hecho tus tres tareas más importantes.
En segundo lugar: no controlas el 100% de tu agenda. No te frustres porque no puedes
planificar tu día, porque trabajas rodeado de interrupciones o porque no consigues
cumplir tu programa diario. Asegúrate, eso sí, de que aprovechas al máximo los pocos
momentos del día que sí quedan bajo tu control.
En tercer lugar: no puedes recordarlo todo. No sobrecargues a tu cerebro con
información y distracciones innecesarias. Escribe todo en tu sistema.
Aunque he hablado mucho y con desorden, sintetizaría mis conclusiones de la siguiente

manera: gestiona proactivamente tu vida; conserva el equilibrio entre tus tres ámbitos
vitales: el personal, el familiar y el profesional; y ayúdate del sistema Triskelion para controlar
tu nivel de estrés.
Curso Triskelion 62
Lectura: El uso del correo electrónico

“El correo electrónico NO es tu trabajo. No puedes permitir que se
convierta en el centro de todas tus decisiones y en el “director” de todas
tus acciones”.
El correo electrónico NO es tu trabajo. Es una herramienta de comunicación y un

instrumento de trabajo. No puedes permitir que se convierta en el centro de todas tus
decisiones y en el “director” de todas tus acciones. No dejes que el correo sea el que
determine qué es lo que haces y cuándo lo haces. Si dejas que controle tu día, serán otros
los que estén decidiendo por ti. Te pagan para que vendas, para que gestiones, para que des
servicio a tus clientes, para que investigues, para que controles presupuestos… NO te pagan
para responder correos electrónicos como un autómata. Tienes que aprender a controlar el
mail como lo que es: una herramienta a tu servicio. El mail está a tu servicio, no tú al servicio
del mail.
A continuación recojo algunas recomendaciones para el uso del correo electrónico:
1. NO respondas el mail de forma inmediata: el mail es una herramienta de

comunicación asíncrona. Es decir, en la que las dos partes que se comunican no lo hacen
de forma simultánea. Por lo tanto, NO es obligatorio responder en dos minutos. El mail
NO es una herramienta para solicitar decisiones o respuestas urgentes. Si fuera el caso,
debe utilizarse el teléfono o el cara a cara. No mal acostumbres a tus colaboradores
respondiendo el mail de forma inmediata. Crearás un precedente y todos esperarán que
sigas haciéndolo. Tampoco utilices el mail cuando necesites una respuesta urgente. Para
eso, utiliza el teléfono.
2. No empieces el día consultando tu correo: sé que es una inercia muy poderosa pero
tenemos que vencerla. No hay nada peor que empezar el día leyendo el correo. Cuando
lo hacemos, nos subimos a la ola del correo y es muy probable que no podamos bajarnos
de ella hasta que acabe el día. Si empiezas con el correo, dejarás que sea el correo el
que determine cuáles son las prioridades de tu día. Tú eres quien debe determinar esas
prioridades. No los demás. A primera hora del día tienes que preparar tu To-Day List.
Después, empezar a trabajar en una de tus 3T.
3. Consulta el correo sólo 2 o 3 veces al día: concéntrate en trabajar, en sacar tus
tareas adelante, en completar tu To-Day List. Eso es lo que has decidido que es lo más
importante para hoy. ¿Por qué vas a cambiar tus prioridades casi sin pensarlo porque
alguien ha decidido mandarte un correo pidiéndote algo o preguntándote algo? Todos
los expertos en productividad recomiendan consultar el mail dos o tres veces al día:
a media mañana, a final de mañana y a media tarde. NO pasa nada porque un correo
permanezca sin ser leído durante dos o tres horas. Cuando estamos reunidos, de viaje, de
visita en un cliente… no estamos leyendo mails y NO pasa NADA.
4. Apaga el programa de correo electrónico: muchas personas se pasan el día
chequeando constantemente el inbox para comprobar si ha llegado algún nuevo mail.
Lo hacen de forma compulsiva. Esto hace que pierdan una ingente cantidad de tiempo y
Curso Triskelion 63
erosiona notablemente su capacidad de concentrarse en sus tareas importantes. Cierra tu

inbox mientras trabajas en otras cosas. Disfruta de la sensación de poder enfocarte en tus
asuntos importantes sin distracciones externas.
5. Desconecta el aviso de nuevo mensaje: este aviso te distraerá constantemente. Hará
imposible que puedas concentrarte al 100% en una tarea. ¿Te parece razonable otorgar
a cualquier persona del mundo el poder de interrumpirte cuando estás trabajando
enfocado en algo que es importante? Debes desconectarlo porque incluso si vences la
tentación de consultar el mail (cosa que dudo mucho) el simple hecho de que el mensaje
aparezca en tu pantalla ya ha provocado tu desconcentración (y recuerda el enorme
coste que supone volver a recuperar la concentración una vez que la has perdido).
6. Gestiona cada correo una sola vez: muchas veces, abrimos y cerramos un mismo
mail varias veces sin hacer nada con él (sin tomar una decisión, sin borrarlo, sin
responderlo…) Si multiplicas el tiempo que pierdes de esta forma por los cientos o miles
de mails que recibes a lo largo del mes te darás cuenta del problema que esto supone
para tu productividad. Si no vas a hacer nada respecto a ese correo ¿por qué lo abres?
Si lo abres es porque vas a hacer algo con él. No puedes cerrarlo y volver a dejarlo en el
inbox. Eso hará que pierdas tiempo y contribuirá a mantener tu inbox completamente
descontrolado. Una vez que abres un mail (una pre-ocupación) tienes que tomar una
decisión: ¿vas a hacer algo al respecto? Si es que no, elimínalo o archívalo. Si es que sí, y
puede hacerse en menos de tres minutos, hazlo. Si lleva más tiempo, conviértelo en una
tarea, una tarea delegada, una reunión o una lectura pendiente y sácalo del inbox. No te
permitas volver a cerrar un mail sin haber tomado una decisión sobre él.
7. No utilices tu inbox como repositorio de tareas: recuerda que en el inbox sólo debe
haber mails pendientes de lectura o pendientes de respuesta. Las tareas deben estar
todas agrupadas en tu listado de tareas.
8. Mantén tu inbox en pantalla: no acumules más mails en tu inbox de los que quepan
en la pantalla (máximo 30 mensajes). Tomar decisiones respecto a tus mails cuando
sólo hay una docena es mucho más fácil, más rápido, más eficiente y más motivador
que hacerlo en un inbox con 200 mensajes. Un inbox con cientos de mails es igual
que un escritorio desordenado. Te provocará estrés, reducirá tu control, dificultará tu
concentración y dañará tu productividad. El inbox es el lugar en el que aterrizan tus
pre-ocupaciones. Es un lugar de paso. En cuanto tomas una decisión respecto a la pre-
ocupación el mail debe desaparecer del inbox. El inbox NO es un archivo. Puedes archivar
de forma rápida y sencilla. No dejes mails innecesarios en el inbox. El inbox es la pista de
aterrizaje de tu sistema y tiene que estar despejada.
9. Define con tus colaboradores unas normas básicas del uso del correo electrónico:
si lo piensas bien, gran parte del correo que recibes y que envías es entre colaboradores. Si
dentro de tu equipo/organización fuerais capaces de coordinar una política sencilla de uso
del mail, todos saldríais enormemente beneficiados. El uso incorrecto del correo le cuesta
a tu organización millones de horas perdidas cada año. Gran parte de esas horas perdidas
las causan las propias personas de la organización. El beneficio de un decálogo del uso del
mail para tu productividad y la de tus colaboradores sería enorme. Sólo hace falta respetar
algunas normas básicas que podrían estar negociadas y consensuadas entre todos:
Curso Triskelion 64
Redactar asuntos breves y descriptivos: que dejen perfectamente claro de qué trata el
contenido del mail. Nunca se envía un mail sin asunto.
Coordinar una nomenclatura compartida para los asuntos: incluir indicaciones como
“PTI” (Para Tu Información) o “PTR” (Para Tu Respuesta) o “FM” (Fin del Mensaje - para los
casos en los que se envía un mensaje sin cuerpo y sólo con asunto).
Un mail por tema: no tratar diferentes temas en un mismo mail.
Redactar mails breves: tan breves como sea posible.
El cuerpo del mensaje debe comenzar con la conclusión, la pregunta o la petición.
Después, se escriben los argumentos, explicaciones…
Limitar el uso de la exclamación de urgente.
Reducir al mínimo el uso de “responder a todos” o de los envíos masivos.
El correo electrónico NO se utiliza para temas urgentes.
No utilizar el mail para delegar tareas: si podemos enviar una tarea delegada que
automáticamente se incorpora al listado de tareas del delegado y del delegante, ¿por
qué enviar un mail?
Evitar adjuntos: especialmente archivos pesados.
Curso Triskelion 65
Lección 12: Priorización

“Aplicada a la gestión del tiempo, la teoría de Pareto señala que el 20%
de nuestras acciones generan el 80% de nuestros resultados”.
Hob: Para la lección de hoy he traído este tarro de cristal y estas piedras. Déjeme que las
coloque dentro del tarro... ¿Diría usted que el tarro está lleno?
Robert: Sí. Eso parece.
Hob: He traído también algunos cantos rodados. Son algo más pequeños y como puede ver,
se cuelan entre los huecos que han dejado las piedras más grandes. Ahora el tarro está lleno
¿No es así?
Robert: La verdad es que me hace dudar.
Hob: Hace bien en dudar. Esta arena de playa que tengo aquí me permitirá rellenar todavía
más este tarro aparentemente lleno.
Robert: Parece que ahora sí que está lleno.
Hob: Sí. Eso parece. Pero en realidad no es cierto. Esta jarra de agua me permitirá
demostrarlo. Ve... la arena empapa el agua y me permite vaciar gran parte de la jarra dentro
del tarro.
Robert: Es increíble.
Hob: Lo es. Pero lo será más cuando entienda las implicaciones que esto tiene sobre la
gestión del tiempo. Veamos... si el tarro representa una jornada de trabajo y las piedras, la
arena y el agua representan tareas. ¿Qué lección podríamos extraer de este experimento?
Robert: ¿Que siempre hay tiempo para hacer mucho más de lo que creemos?
Hob: En realidad, lo que quiere decirnos este ejercicio es que si no hubiéramos puesto las
piedras grandes al principio, nunca hubiéramos podido hacerlo.
Las piedras grandes representan las tareas prioritarias. El resto (la grava, la arena y el agua)
son tareas que no lo son.
En su jornada de trabajo siempre habrá grava, arena y agua suficientes para desbordar su
tarro. No hay tiempo para hacerlo todo. Asegúrese, por lo tanto, de colocar primero sus
tareas prioritarias. Si no lo hace, después no podrá hacerlo.
Dado que no podemos hacer todas las tareas pendientes a lo largo del día, asegurémonos
de que las que hagamos sean las tareas prioritarias.
Pero ¿qué significa “prioritario”? Muy sencillo: una tarea es prioritaria si le ayuda a conseguir
sus objetivos. Cuando dude entre hacer una cosa u otra, hágase siempre esta pregunta: “¿Me
ayuda esto a conseguir mis objetivos?”.
Evite ejecutar tareas no prioritarias y concéntrese en las que sí lo son.
Curso Triskelion 66
Hace mucho tiempo, un economista italiano llamado Wilfredo Pareto definió la siguiente
teoría:
“El 20% de los recursos de una nación producen el 80% de su riqueza”. Desde entonces, esta
teoría se ha ido aplicando a distintos ámbitos y una vez tras otra, ha demostrado su validez.
Aplicada a la gestión del tiempo, la teoría de Pareto señala que el 20% de nuestras acciones
generan el 80% de nuestros resultados.
Si lo piensa bien, unas pocas cosas de las que hace, contribuyen a generar la mayor parte de
sus resultados.
Por lo tanto, el primer paso que tiene que dar es localizar cuáles son sus tareas Pareto.
Detecte qué cosas son las que realmente contribuyen a sus objetivos.
El segundo paso es dedicarles un poco más de tiempo cada día. Imagine el incremento
enorme de resultados que podría obtener dedicando un poco más de tiempo a unas tareas
que, aun suponiendo sólo un 20% del total, son las responsables de generar el 80% de sus
resultados.
Debe dedicar menos tiempo a tareas no prioritarias e invertir más en sus tareas Pareto.
Asegúrese de que sus tareas Pareto son las primeras que coloca dentro del tarro que
representa su jornada. Si no lo hace, se arriesga a que queden fuera, desplazadas por la
ingente cantidad de tareas no importantes, reuniones, interrupciones, crisis, etc. que con
toda seguridad surgirán a lo largo del día.
Empiece la jornada trabajando en sus tareas Pareto. Cuando lleguen las interrupciones, por
lo menos, habrá conseguido incluir alguna piedra grande en su tarro de cristal.
Las crisis, los fuegos que apagar, las reuniones, las interrupciones, etc. son algo que no podrá
evitar. Debe asumir con naturalidad que siempre será así. No se frustre por ello. Mientras
trabaje con otras personas, no podrá controlar el 100% de su agenda.
El problema es que muchas personas, cuando finalmente disponen de algo de tiempo que sí
está bajo su control, lo dedican a ejecutar tareas triviales que no aportan nada a sus objetivos.
Este es el principal error que debe evitar. No se refugie en tareas banales en los pocos
tiempos que sí están bajo su control.
Lo que diferencia a los buenos gestores del tiempo es que aprovechan el tiempo que sí
controlan para ejecutar tareas prioritarias.
Curso Triskelion 67
Lectura: Reflexiones sobre lo urgente y lo importante

“Definir nuestros objetivos nos ayuda a identificar las actividades
importantes y no urgentes”.
Simplificando un poco, podríamos clasificar todas nuestras actividades en tres grupos

diferentes: importantes-urgentes, importantes-no urgentes y no importantes.
Importante: contribuye a nuestros objetivos.
Urgente: debe ejecutarse de forma inmediata o vence en un plazo menor del que
necesitamos para ejecutarla de forma adecuada.
Podemos definir tres áreas en las que agrupamos a todas nuestras actividades:
1. IMPORTANTES Y URGENTES
Crisis, “fuegos” que debemos apagar, reuniones de última hora, una llamada imprevista de
tu superior, un cliente enfadado, emergencias médicas…
2. IMPORTANTES Y NO URGENTES
Proyectos que contribuyen a nuestros objetivos, formación y desarrollo, investigación,
networking, aprender idiomas, hacer ejercicio, descansar, pasar tiempo con la pareja, jugar
con los niños, cultivar las amistades, planificar, mejorar procesos, etc.
3. NO IMPORTANTES
Responder mails no importantes, abrir spam, revisar correo publicitario, zapear en la
televisión, participar en charlas triviales, prolongar la comida más de lo necesario, etc.
La mayoría de la gente pasa gran parte de su jornada participando en actividades que son
importantes y urgentes. El día a día no pone las cosas fáciles y pasamos mucho tiempo
apagando fuegos, resolviendo crisis y cerrando asuntos con un vencimiento inminente.
Como ya sabemos, no tenemos el control del 100% de nuestra agenda. Debemos asumir que
lo normal, cuando trabajamos con otras personas, es que gran parte del día esté dedicada
a comunicarse, acudir a reuniones, interactuar y ocuparnos de los temas importantes y
urgentes que surgen a lo largo de la jornada (los hayamos incluido o no en nuestro To-Day
List).
Como es natural, trabajar de esa forma nos agota y cuando tenemos un rato de descanso,
un momento libre en el que recuperamos el control sobre nuestra agenda, muchos
tenemos la tentación de “descansar” dedicándonos a tareas no importantes: consultamos
nuestras redes sociales, charlamos con los compañeros, “limpiamos” nuestro inbox, miramos
una revista que no nos interesa, encendemos la televisión, revisamos algún blog, etc. En
definitiva, cuando tenemos el control, saltamos del área 1 al área 3.
Lo que diferencia a los grandes gestores del tiempo es que en los pocos momentos en que
recuperan el control sobre su agenda, dedican su tiempo a actividades que son importantes
(normalmente las cosas que han incluido en su To-Day List). Es decir, saltan del área 1 al área
Curso Triskelion 68
2. Y pueden hacerlo porque saben lo que es importante (dado que han definido claramente
sus objetivos) y porque han identificado sus prioridades (gracias a la planificación semanal
y al To-Day List). De esta forma, se adelantan a los acontecimientos e impiden que sus tareas
importantes y no urgentes acaben convirtiéndose en tareas importantes y urgentes.
Si nos fijamos bien, observaremos que las actividades incluidas en el área 2 son esenciales
para la consecución de nuestros objetivos. Pero como no son urgentes, no les prestamos
toda la atención que merecen.
El problema de las tareas importantes y no urgentes es que, con el tiempo, si no las

ejecutamos, se van convirtiendo en urgentes (o porque se acerca su deadline o porque se
nos echan encima las consecuencias de no haberlas resuelto a tiempo). Es decir, con el
tiempo, las tareas importantes y no urgentes se acaban convirtiendo en crisis que resolver,
en fuegos que apagar…
Por ejemplo, “hacer deporte” es una actividad importante (contribuye a nuestro objetivo
“salud”) pero no es urgente. No pasa nada si hoy no hacemos ejercicio. Esa falta aparente
de urgencia hace que no le dediquemos atención. Con el tiempo, la falta de ejercicio físico
puede convertirse en una urgencia en forma de lesión, de dolores, de infarto…
Otro ejemplo, “aprender un idioma” es una actividad importante (contribuye a nuestro

objetivo de desarrollo profesional) pero no es urgente. No pasa nada si este mes no nos
inscribimos en la academia. Pero con el tiempo, podríamos perder una oportunidad de
promoción por no haber aprendido ese nuevo idioma.
Casi todos nuestros objetivos dependen de tareas que son importantes pero no urgentes.
La mayoría de nuestros objetivos necesitan de esfuerzos moderados pero prolongados a lo
largo del tiempo, no de esfuerzos extremos y puntuales. No se consigue tener buena salud
de un día para otro, ni cultivar una network rica y amplia, ni mejorar nuestra relación de
pareja, ni dar una buena educación a nuestros hijos…
El sistema Triskelion nos obliga a mirar al área 2. Definir nuestros objetivos nos ayuda a
identificar las actividades importantes y no urgentes, mientras que el “foco”, la planificación
semanal y el To-Day List evitan que actividades no importantes nos quiten tiempo que
podríamos dedicar a las tareas del área 2.
Cambiar las ruedas

Es paradójico pero muchas de las actividades del área 2 nos obligan a “parar”. Realizarlas no
aporta beneficios evidentes a corto plazo. Por ejemplo, formarnos en Gestión del Tiempo,
investigar el mercado, diseñar estrategias, planificar, crear nuestro sistema de productividad
o preparar nuestro To-Day List… son todas actividades que nos obligan a “parar” y que no
generan resultados inmediatos.
Cuando vivimos con tanta presión de resultados, con tanta prisa, no es fácil “parar” y dedicar
tiempo a las actividades del área 2.
Curso Triskelion 69
Pero pensemos en un piloto de Fórmula 1 en medio de una carrera. Podríamos decir con
seguridad que tiene bastante prisa. De hecho, la diferencia entre subirse al podio y no
hacerlo es cuestión de décimas de segundo. Entonces, ¿cómo es posible que pare en medio
de la carrera para cambiar las ruedas? ¿Por qué no continúa sin cambiarlas? Así podría
adelantar a todos los pilotos que paran a cambiar sus ruedas.
La razón es sencilla: “perder” 8 segundos cambiando las ruedas le permite ganar entre 2 y 3
segundos en cada una de las siguientes vueltas. No cambiarlas le obligaría a ir cada vez más
lento o correr el riesgo de salirse en alguna curva.
Si a un piloto en medio de la carrera le compensa parar a cambiar los neumáticos, a

nosotros, por mucha prisa que tengamos, también nos será rentable.
Por ejemplo, “parar” para analizar nuestra forma de trabajar, identificar mejoras y aprender
nuevas herramientas y sistemas de trabajo es como cambiar nuestras ruedas. “Parar” para
hacer un curso de productividad personal y gestión del tiempo es como cambiar nuestras
ruedas.
“Parar” para realizar técnicas de relajación y control del estrés es como cambiar nuestras
ruedas.
Aprender, mejorar, desarrollarse, cultivarse, planificar, relajarse, descansar, hacer deporte,

invertir en preparar a los miembros de tu equipo para poder delegar en ellos, invertir en
crear tu propio sistema de productividad personal… son todos ejemplos de “cambios de
rueda”. Planifica tiempo para este tipo de actividades.
Incluye dentro de tus roles el de “piloto”. De esa forma, siempre tendrás presente que debes
invertir en cambiar los neumáticos. Para un momento para que, después, puedas ir más
rápido.
Curso Triskelion 70
Lección 13: Orden

“Algunos estudios han calculado que una persona normal dedica, de
media, 20 minutos al día a buscar cosas”.
Piensa en el tiempo que dedicas a buscar cosas que no encuentras. Las llaves de casa, del
coche, la cartera, el reloj, ese mail, aquel documento, aquella factura... Algunos estudios han
calculado que una persona normal dedica, de media, 20 minutos al día a buscar cosas. ¡20
minutos! Eso significa que a lo largo del año dedicamos 120 horas a buscar. El equivalente a
15 jornadas laborales. ¡3 semanas de trabajo! 15 jornadas completas que podríamos dedicar
a nuestra familia, a disfrutar de nuestro hobby o a conseguir nuestros objetivos. 15 jornadas
que podríamos ahorrar fácilmente siendo más organizados.
Ten un lugar para cada cosa y deja siempre cada cosa en su sitio. De esta forma tan sencilla,
podrás ganar gran parte de esas 15 jornadas anuales que muchos tiran a la basura. Hasta
ahora te he hablado de la organización en el sistema. Pero el orden y la organización deben
extenderse mucho más allá; a nuestra mesa de trabajo, a nuestro ordenador, a nuestros
archivos, a nuestra casa... incluso a nuestra vida. Múltiples estudios han analizado el impacto
que el desorden tiene sobre la productividad, y todos ellos coinciden en los mismos
resultados.
El desorden provoca distracciones, genera estrés, disminuye la concentración y reduce la

productividad.
Repito: el desorden distrae, dificulta la concentración, genera estrés y reduce la

productividad. Una de las claves del trabajo productivo tiene que ver con el orden en tu
espacio de trabajo. Un escritorio cubierto de papeles, correo, fotos, adornos, etcétera es el
primer enemigo de la productividad.
Ten en cuenta que cada uno de los elementos que hay sobre la mesa es un recordatorio de
algo que tienes que hacer, algo que te preocupa o algo que tienes que colocar en su sitio.
Imagina, por ejemplo, que trabajas elaborando un informe y por el rabillo del ojo ves una
factura asomando debajo de un montón de papeles. Lo quieras o no, tu mente desconectará
momentáneamente del informe y empezarás a pensar que tienes que preparar tu hoja de
gastos y que tienes que imprimir la factura del vuelo y que, hablando de vuelos, tienes que
hacer la reserva de tu próximo viaje... y así, sucesivamente.
Dependiendo de lo “fuerte” que seas, volverás a concentrarte en el informe relativamente

rápido o acabarás ordenando el montón de papeles o preparando tu hoja de gastos. Peor
aún, podrías acabar divagando sobre lo que tienes que hacer sin hacer en realidad nada.
El tiempo que dediques a tu distracción es lo de menos. Lo peor es la cantidad enorme de

tiempo que te costará volver a estar completamente concentrado en tu informe. Nunca
subestimes el tiempo y el esfuerzo que ello supone.
Al igual que los papeles sobre la mesa son una distracción, también lo son los iconos en el
Curso Triskelion 71
escritorio de tu ordenador, los programas abiertos con los que no estás trabajando, los avisos
de nuevo mail recibido, los documentos por archivar sobre la mesa auxiliar, etc.
Las interrupciones no son el único problema del desorden en tu escritorio. Un escritorio

desordenado genera sensación de estrés, de desequilibrio, de desasosiego.
¿Alguna vez, antes de empezar a trabajar en algo importante, no has tenido el impulso
de ordenar tu mesa de trabajo? ¿No te resulta enormemente positiva, casi placentera, la
sensación de empezar a trabajar en algo con una mesa totalmente limpia y despejada?
Al igual que debemos despejar la mente para poder concentrarnos en algo, tenemos que
despejar nuestro espacio de trabajo.
Aunque lleguemos a acostumbrarnos a ello, una mesa abarrotada y desordenada provoca

estrés. Inconscientemente tenemos la sensación de falta de control, de desbordamiento.
Una mesa atestada provoca, incluso, una falta real de espacio físico y de libertad de
movimiento que son, por lo general, factores estresantes.
Si no lo has hecho antes, hazlo como un experimento; dedica un tiempo a ordenar tu mesa y
trabaja en una tarea con la mesa completamente despejada. Notarás una sensación de alivio,
de orden, de control y sentirás cómo mejora tu concentración. No te cuesta nada probarlo y
los beneficios pueden ser enormes.
El mejor consejo que podría darte es que cuando tengas que trabajar en algo, en la mesa
(o en el ordenador) sólo debe haber una cosa: aquello en lo que vas a trabajar. Ninguna
otra cosa que pueda provocar distracciones o que impida que tu mente se concentre al
100% en la tarea que vas a llevar a cabo.
Muchas personas creen que una mesa con montones de papeles da sensación de trabajo
duro, de esfuerzo. Creen que así demuestran que están muy ocupadas. Otros justifican el
desorden como algo necesario para su creatividad. También los hay que aseguran que,
dentro del desorden, saben perfectamente dónde está cada cosa. Busquemos la excusa
que busquemos, el desorden provoca distracciones, perjudica nuestra concentración,
genera estrés y reduce nuestra productividad. Es más, en muchos casos, el desorden
es consecuencia de la falta de disciplina, de fuerza de voluntad, de estructura y de
profesionalidad.
Perdona mi falta de delicadeza pero, como dijo el maestro Séneca: “Prefiero molestar con la
verdad que complacer con adulaciones”.
Curso Triskelion 72
Lectura: Proyectos vs tareas

“Una tarea es un “siguiente paso”, un “proyecto” incluye varios siguientes
pasos”.
En la siguiente lectura quiero aclarar la diferencia entre “proyecto” y “tarea”. Algo que nos será
muy útil a la hora de estructurar y organizar nuestro listado maestro de tareas.
Como todos sabemos, una tarea es un “siguiente paso”.
“Conseguir el teléfono del dentista” es un siguiente paso.
“Comprar bombilla de 50W” es un siguiente paso.
El “siguiente paso” es la próxima acción física concreta que debemos dar para acercarnos a
un objetivo o completar un proyecto.
¿Y qué es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto de “siguientes pasos”. Cualquier cosa que requiere más de un
paso se podría considerar un proyecto.
Por ejemplo, “Organizar la fiesta de cumpleaños de mi hija” es un “proyecto” ya que requiere

varios “siguientes pasos”:
Comprar comida y bebida.

Contratar un payaso.
Preparar las invitaciones.
Enviar las invitaciones.
Pedir ayuda a mi hermano para que me ayude durante la fiesta.
Comprar el regalo de cumpleaños.
El TK System nos anima a hacer cada cosa una sola vez. Esto aplica a la planificación de
nuestros proyectos. Queremos definir todos los “siguientes pasos” del proyecto una sola vez.
De forma que ya queden definidos y cuando tengamos algunos minutos libres y queramos
aprovecharlos para ejecutar una tarea, no tengamos que “planificar” mentalmente cuando
veamos una tarea como “Organizar la fiesta de cumpleaños de mi hija”.
No tenemos tiempo para eso. Queremos poder tomar una decisión rápida revisando
ágilmente tareas (siguientes pasos). Cuando leamos “Comprar el regalo de cumpleaños” no
tendremos que pensar. Sólo tendremos que ejecutar.
Los sistemas informáticos son utilísimos para incorporar la gestión de proyectos en

nuestro listado de tareas. Con el uso de etiquetas o categorías, podemos indicar qué tareas
pertenecen a un proyecto determinado. De esa forma, podemos agrupar todas esas tareas
en una vista que sólo incluye las tareas relacionadas con ese proyecto.
Curso Triskelion 73
La forma de hacerlo sería asignar a esas tareas, dos etiquetas/categorías diferentes: una de
proyecto y otra de contexto.
Por ejemplo, “Comprar el regalo” tendría dos etiquetas/categorías: “Fiesta cumpleaños” y
“Calle”.
De esta forma, cuando estemos planificando o revisando el proyecto, podremos filtrar por
“Fiesta cumpleaños” y ver todas las tareas relacionadas con el proyecto. Y cuando estemos en
la calle, podremos ver la tarea “Comprar el regalo” cuando filtremos por el contexto “Calle”.
En algunos sistemas, podremos utilizar carpetas o agrupaciones específicas para

proyectos. En cualquier caso, para los más habituales es suficiente con utilizar dos
etiquetas/categorías a la vez.
Curso Triskelion 74
Lección 14: Gestiona

“Aprende a decir que no, a ti mismo y a los demás”.
Este pilar se basa en tres principios fundamentales:
1. No puedes hacerlo todo.

2. No puedes controlarlo todo.
3. No puedes recordarlo todo.
En primer lugar, no es posible hacer todo lo que quieres hacer. Debes ser consciente de que
al final del día, muchas de tus tareas pendientes quedarán sin hacer. Aprende a asumirlo con
naturalidad. No sufras por ello. Hay gente que ejecuta dos o tres tareas al día. No te castigues
por sacar adelante “sólo” cinco tareas de las 20 que te habías propuesto. Celebra que fuiste
capaz de hacer 5. Y aprende a no exigirte más tareas de las que puedes ejecutar.
En segundo lugar, no es posible controlar tu agenda al 100%. Muchas personas se frustran

porque a lo largo del día, muy poco tiempo está realmente bajo su control. Hay reuniones,
interrupciones, crisis que atender, etc. De nuevo, asume que esto es natural. No hay nada
que puedas hacer para evitarlo. Trabajar en una organización implica interactuar con otras
personas.
Dos cosas sí podrás hacer:
La primera: reducir, en la medida de lo posible, el tiempo que dedicas a esas interacciones y

maximizar su rentabilidad. Asegúrate de que asistes sólo a las reuniones que son necesarias, de
que ocupan el menor tiempo posible y de que maximizas el rendimiento de cada una de ellas.
La segunda: sacar el máximo provecho de los pocos huecos libres que te quedan. Tras las
crisis, las reuniones, las interrupciones... muchas personas tienden a ocupar esos huecos con
tareas banales e improductivas que les permiten descansar, en cierta medida, del ajetreo
diario. No se dan cuenta de que, de esta forma, están desperdiciando los pocos momentos
de productividad que sí están bajo su control. Tu sistema de productividad personal tiene
que permitirte, en unos segundos, hacer una evaluación rápida de tus tareas pendientes
para poder elegir cuál de ellas ejecutar en el momento y en el tiempo disponibles.
El tercer principio es que no puedes recordarlo todo. No cometas el error de utilizar tu

memoria como único almacén para tu información, tareas, citas, compromisos, etc. pues no
sólo incrementará tu estrés sino que afectará seriamente a tu eficacia.
Basado en esos tres principios, el pilar “Gestiona” propone tres pasos básicos:
1. Reúne.
2. Decide.
3. Organiza.
El primer elemento es “reúne”. Vuelca en un único sistema, cómodo y siempre accesible toda
la información que necesitas tanto a nivel personal como profesional. Desde tus objetivos,
hasta tus tareas, pasando por tus citas, tus contactos o tus ideas.
Curso Triskelion 75
Escríbelo todo. En cuanto pienses en ello. De esa forma, evitarás olvidarlo y, sobre todo, te
librarás del estrés que conlleva mantener tus pre-ocupaciones en la cabeza.
El segundo elemento es “decide”. Pregúntate, para cada una de tus preocupaciones, si vas a
hacer algo al respecto o no.
Si decides que no, elimina la pre-ocupación y, si fuera necesario, archiva o registra en tus
notas. Aprende a decir que no, a ti mismo y a los demás. A ellos, de forma asertiva.
Si decides que sí, convierte esa decisión en un elemento que tu sistema pueda gestionar: un
siguiente paso en la lista de tareas, una cita en tu calendario, un documento pendiente de
lectura o una tarea a delegar.
El tercer elemento es “organiza”. Asegúrate de que cada elemento se registra en el sistema en

su lugar correspondiente. Todos los elementos iguales en el mismo lugar. Un lugar para cada
elemento.
Convierte el listado maestro de tareas en la herramienta central de tu sistema. Asegúrate de

que está estructurado de forma que te permita tomar decisiones rápidas y correctas sobre
qué tarea llevar a cabo en cada momento, en función de su prioridad y del contexto en el
que te encuentras. Para ello, utiliza las categorías para organizar y filtrar tus tareas.
Evita utilizar tu bandeja de entrada como repositorio de tareas. Maneja el mail con
inteligencia y evita que se convierta en uno de los principales obstáculos de tu
productividad. Asegúrate de que el orden reina en cada una de las herramientas de tu
sistema y, también, en tu espacio de trabajo, en tu casa e incluso en tu vida. En resumen: el
pilar “gestiona” del sistema Triskelion tiene tres elementos fundamentales: reúne, decide y
organiza.
No olvides que tu sistema de productividad personal es tuyo. Deberás adaptarlo para que se
ajuste a tus preferencias, tus gustos y tus necesidades. Si el sistema no te resulta cómodo, útil
y atractivo no lo utilizarás.
Necesitas confiar en él y utilizarlo de forma continuada. Sólo si lo utilizas en todo y para todo
conseguirás que se convierta en una herramienta verdaderamente útil.
Quizás, al principio, implique algo de disciplina acostumbrarse a él. Pero te aseguro que si
trabajas con él durante al menos 21 días, habrás creado un hábito que te ayudará mucho
más de lo que puedas imaginar.
Curso Triskelion 76
Lectura: El segundo pilar del TK System: “Gestiona”

“Tu sistema de productividad personal debe permitirte reunir, tratar y
organizar toda tu información”.
Tu sistema de productividad personal debe permitirte reunir, tratar y organizar toda tu

información, compromisos, tareas, objetivos, tus ideas… Debe ser cómodo de utilizar y
estar permanentemente accesible. El fin último del pilar gestiona es organizar toda esa
información para que tengas la posibilidad de tomar las decisiones correctas de forma
rápida.
Tres principios fundamentales justifican la utilización de un sistema que permita organizar y

estructurar toda esa información:
No puedes hacerlo todo.

No puedes controlarlo todo.
No puedes recordarlo todo.
El pilar “Gestiona” de divide en tres sub-pilares fundamentales:
1. Reúne
Vuelca en un único sistema TODA la información. Tanto la profesional como la personal.

Escríbelo todo. En cuanto te venga a la cabeza.
2. Decide
Utiliza el diagrama de decisión del TK System para eliminar pre-ocupaciones o convertirlas

en elementos que puedan ser gestionados por el sistema: archivo, nota, delegada, tarea,
reunión o para leer. Hazlo de forma constante y automática. No dejes pre-ocupaciones sin
resolver más tiempo del necesario.
3. Organiza
El orden en el sistema te permitirá tomar decisiones rápidas y correctas.

Registra cada elemento en su lugar correspondiente. Todos los elementos iguales en
el mismo lugar. Un lugar para cada elemento. Estructura toda la información usando
correctamente los distintos elementos del sistema: listado de tareas, calendario, notas,
archivo y pendientes de lectura. Utiliza las categorías para organizar todas tus tareas dentro
del listado de tareas.
Curso Triskelion 77
Lección 15: Planifica

“Si una persona fuese capaz de hacer, cada día, su tarea más
importante... nada ni nadie podría pararle”.
Joyce hace referencia constante a la planificación. Insiste en la necesidad de trabajar con una
meta en mente y con un plan de acción para llegar a ella. Habla continuamente del segundo
pilar de un sistema. Se refiere a él como “planifica”. En algún momento escribe sobre otros
tres pilares pero no he conseguido descubrir nada sobre ellos. En su diario menciona de
forma persistente tres elementos que giran en torno a la planificación: los objetivos, la
revisión semanal y el “To-Day List”.
El primer elemento es la necesidad de definir claramente nuestros objetivos. Tanto

personales como profesionales. No basta con pensar en ellos o creer que los tenemos claros.
Los objetivos deben estar perfectamente definidos y contener todo lujo de detalles. Es más,
hay que plasmarlos por escrito. Eso ayuda a cristalizar el pensamiento, a aclarar la mente e,
incluso, facilita su consecución. Cada uno de nosotros debe tener un listado de objetivos.
Especialmente de nuestros objetivos a medio y largo plazo. Este listado es el elemento
central de nuestro sistema. Un instrumento que nos ayuda a tomar decisiones, que nos
motiva y nos impulsa a movernos en la dirección correcta. Hay una diferencia abismal entre
las personas que trabajan cada día con sus objetivos en mente y las que no lo hacen. Es muy
fácil olvidar lo que es importante en el torbellino del día a día, por eso el listado de objetivos
es tan valioso. Evita que olvidemos lo que es importante.
El segundo elemento es la revisión semanal. Antes de comenzar la semana y de empezar

a concentrar nuestra atención en el corto plazo y los aspectos operativos del día a día, es
imprescindible disponer de una vista de pájaro de nuestros objetivos, proyectos, tareas y
reuniones. De esta forma, evitaremos vernos cegados por las cosas urgentes y los detalles
operativos, y podremos tomar las decisiones correctas para la semana que vamos a
comenzar. Decisiones “correctas” porque nos permiten tener en cuenta la agenda, la carga de
trabajo y nuestros objetivos.
En la revisión semanal debemos proceder de la siguiente manera:
Reunir todas nuestras pre-ocupaciones.

Decidir qué vamos a hacer con ellas.
Organizar, en nuestro sistema, las acciones y proyectos que emanan de ellas.
Revisar nuestros objetivos y generar tareas que nos muevan hacia ellos.
Revisar nuestro listado maestro de tareas.
Por último, con todo en mente, definir las prioridades de la semana.
El tercer elemento es el “To-Day List”.
Cada día, debe comenzar con una breve planificación en la que definiremos las tareas que, sí
o sí, debemos completar en el día.
Curso Triskelion 78
Parte de estas tareas habrán surgido a lo largo de la semana y otras las habremos definido en
nuestra planificación semanal.
El “To-Day List” debe incluir sólo unas pocas tareas. Debemos recordar que son tareas que,
pase lo que pase, tendremos que ejecutar en el día.
Dentro del “To-Day List” deberemos identificar las 3T. Es decir, las tres tareas más importantes
a llevar a cabo en el día.
De entre las 3T, identificaremos la más importante. Esa tarea la llamamos T+ y es con la que
empezaremos a trabajar a primera hora del día. Antes de hacer ninguna otra cosa.
Trabajaremos sobre la T+ hasta que esté completada para después, si es posible, empezar a
trabajar en otra de las 3T.
En definitiva, lo que Joyce reflejó en su diario no era más que un sencillo proceso de trabajo
que obliga a pensar y a tomar decisiones antes de ejecutar. Puro sentido común.
El pilar “planifica” implica la definición por escrito de objetivos; la revisión de éstos, de

nuestros proyectos y de nuestras tareas al comenzar la semana; y una breve planificación
diaria en la que concretamos las tareas más importantes a llevar a cabo en el día.
De esta manera, mantenemos el foco en nuestros objetivos y trabajamos sobre nuestras

prioridades evitando que el ajetreo diario nos haga olvidar lo que es verdaderamente
importante. Al terminar la jornada, puede que acabemos ejecutando sólo unas pocas tareas,
pero de forma constante, día a día, habremos hecho las más importantes. Recuerdo incluso
una cita de Joyce en la que dice: “Si una persona fuese capaz de hacer, cada día, su tarea más
importante... aun haciendo sólo esa única tarea, nada ni nadie podría pararle”.
Curso Triskelion 79
Lectura: El primer pilar del TK System: “Planifica”

“Dentro del “To-Day List” deberemos identificar las 3T, las tres tareas más
importantes a llevar a cabo en el día”.
El pilar “Planifica” del TK System se divide en tres sub-pilares:
1. Define tus objetivos.
El primer paso que debes dar antes de diseñar tu propio sistema de productividad personal
es definir, exactamente qué es lo que quieres conseguir en tu vida, en tu trabajo… a corto,
medio y largo plazo.
Debes definir claramente tus objetivos, escribirlos e incorporarlos a tu sistema de forma que
puedas repasarlos constantemente para evitar que se te olviden y para que te ayuden a
tomar decisiones.
Incorpora tus objetivos a tu listado de tareas para tenerlos siempre presentes. Inclúyelos en
la categoría “objetivos”.
2. Revisa cada semana.
Una vez a la semana párate para tener una vista de pájaro y para salir de la operativa del día a
día. Súbete a un árbol para recordar dónde vas y decidir el mejor camino para llegar allí.
Revisa tus roles, tus objetivos, tus compromisos y tus tareas pendientes.
Define tus prioridades para la semana. En especial, define los “siguientes pasos” que han de
moverte, semana tras semana, hacia la consecución de tus objetivos.
3. Usa el To-Day List.
Cada día, antes de hacer ninguna otra cosa, define cuáles son tus prioridades para la jornada.
Especifica qué tareas, sí o sí, tendrás que ejecutar HOY. Elabora tu To-Day List y mantén la lista
visible durante toda la jornada. Tacha cada tarea a medida que la completas.
Incluye en tu To-Day List tus 3T. Es decir, las tres tareas más importantes que debes ejecutar a
lo largo de la jornada.
Empieza el día trabajando en tu T+, es decir, la tarea más importante del día. Hazlo antes de
hacer ninguna otra cosa.
Cuando termines con una tarea del To-Day List, no olvides volver a concentrarte en el listado
para empezar con la siguiente tarea. No te dejes llevar por el día a día. No olvides que has
marcado unas prioridades para la jornada. Sé estricto con tu plan, contigo mismo y con los
demás.
Curso Triskelion 80
Lección 16: Enfoca

Séneca: “La verdadera libertad consiste en no ser esclavo de ninguna
necesidad”.
El sistema Triskelion está compuesto por tres pilares fundamentales. Pero alrededor de ellos,
hay un elemento que “envuelve” esos tres pilares. Los miembros de la Orden lo llaman “Foco”.
Si te fijas en el Triskelion, verás que un círculo lo envuelve. Este círculo simboliza una barrera
de protección que evita que entren en nuestro sistema y en nuestra vida elementos que no
son importantes para nosotros. Eso nos hace mucho más eficientes y nos permite tener un
mayor control sobre nuestra vida.
Laura: Veo que en lo referente a simbolismos, los miembros de la Orden no dejaban nada al
azar.
Robert: Así es. Cada elemento del Triskelion quiere decirnos algo. En este caso,
que debemos enfocar nuestro esfuerzo y nuestra atención hacia las cosas que son
verdaderamente importantes para nosotros.
Debemos evitar que elementos no relevantes entren en nuestro sistema y nos interrumpan,
nos hagan perder el tiempo o nos distraigan de nuestros objetivos.
Dentro de esta parte del modelo del Triskelion se incluyen tres elementos fundamentales:
simplifica, concéntrate en tus objetivos y di “no”.
No hay tiempo en nuestro día para hacer todas las tareas pendientes. Por lo tanto, debemos
asegurarnos de que las pocas cosas que hacemos sean, al menos, las más importantes.
“Importante” significa que contribuye a la consecución de nuestros objetivos. Tanto

personales como profesionales.
Debes evitar que elementos no importantes accedan a tu sistema. Para hacerlo tendrás que
tener fuerza de voluntad y ser dura contigo misma y con los demás.
Hay que aprender a decir “no”. Tanto a nosotros mismos como a los demás.
A nosotros mismos porque somos los primeros responsables de iniciar nuevos proyectos
que no podemos abarcar, porque no somos realistas en el cálculo del tiempo y porque nos
exigimos mucho más de lo que realmente podemos hacer.
A los demás porque muchas veces acabamos haciendo cosas que no queremos hacer sólo
porque no nos hemos atrevido o no hemos sabido decir que no a las personas con las que
trabajamos y con las que convivimos.
Y, por último, debes simplificar. Es decir, tienes que eliminar de tu vida todo aquello que es
superfluo, que no te aporta nada, que no te genera beneficios o que no contribuye a que
consigas tus objetivos.
Curso Triskelion 81
¡Ojo! Una siesta, un café con los amigos o escuchar la música que te gusta no son
necesariamente superfluos. Si contribuyen a tu objetivo de estar sana, de tener una vida
social plena o de disfrutar de los placeres de la vida, son elementos que deberías dejar entrar
en tu sistema.
Simplifica en tu vida: con menos responsabilidades, menos proyectos abiertos, menos

exigencias. Simplifica en tu casa: con menos objetos, con menos propiedades inútiles, con
menos ropa que no utilizas, con menos adornos, con menos muebles... Ten en cuenta que
todo, además de un coste de adquisición, tiene un coste en espacio, un coste en tiempo, un
coste de mantenimiento y limpieza, etc.
Como dijo Séneca: “La verdadera libertad consiste en no ser esclavo de ninguna necesidad”.
Simplifica en tu oficina: con menos papel, menos cosas sobre la mesa, menos suscripciones
que seguir, menos blogs que leer, menos tuits que seguir, etc.
Y simplifica, incluso, en tus relaciones: con menos relaciones pero más ricas y profundas.
Eliminando relaciones con personas malas, negativas, críticas, dañinas o que por cualquier
razón no puedan aportar algo beneficioso a tu vida. Hay muchas cosas muy buenas en el
mundo. Tienes tiempo sólo para unas pocas. Asegúrate de que, por lo menos, no dedicas
tiempo a ninguna mala.
Curso Triskelion 82
Lectura: Enfoca
“Concéntrate en tus objetivos, define, detalla, escribe y repasa
permanentemente tus objetivos”.
El círculo protector que rodea el Triskelion nos permite evitar que las preocupaciones y los
elementos no importantes, accedan a nuestro sistema.
“Importante” significa que contribuye a que consigamos nuestros objetivos.
El “foco” te permitirá incrementar tu productividad, mejorar tus resultados y rebajar tus

niveles de estrés. Evitará interrupciones, pérdidas de tiempo y que te desvíes de tus
objetivos.
Tres son los elementos que componen lo que en el TK System llamamos “Foco”:
1. Simplifica.
Simplifica tu vida. Reduce tus compromisos, tus proyectos abiertos, tus exigencias…
Elimina de tu vida todo aquello que es superfluo, que no te aporta nada, que no te genera
beneficios o que no contribuye a que consigas tus objetivos. Recuerda que tienes objetivos
como “estar sano”, “disfrutar de tu vida de pareja”, “tener una familia feliz”, “aprender”, etc. Hay
muchas cosas en el mundo que son “importantes”. No desperdicies el poco tiempo del que
dispones en aquellas cosas que no lo son.
2. Concéntrate en tus objetivos.
Define, detalla, escribe y repasa permanentemente tus objetivos. Utilízalos para planificar,
para tomar decisiones, para priorizar… Haz, todos los días, algo que te acerque un poco a
tus objetivos. Incorpora tus objetivos a tu sistema para tenerlos siempre presentes. No te
permitas dejar de hacer cosas que quieres, que te gustan y que necesitas sólo porque el día
a día, el exceso de trabajo o la desorganización hacen que “olvides” tus objetivos. Evita que
las cosas “no importantes” accedan a tu sistema.
3. Di “no”.
Aprende a decir “no”. A ti mismo y a los demás. Di “no” de forma asertiva. Y di “no” mucho.
No inicies proyectos que no puedes acabar, no intentes abarcar más de lo posible, evita
involucrarte en actividades no importantes. Sé realista cuando calcules el tiempo que
suponen las cosas, no te sobreestimes y no te exijas más de lo que realmente puedes hacer.
Curso Triskelion 83
Lección 17: Hazlo ya

“Una a una, una sola vez y hasta el final. No hagas multitarea”.
Es una de las partes críticas del sistema. Los otros pilares del modelo se refieren a la
planificación y a la organización, pero es precisamente la ejecución la que hace la diferencia
entre un buen y un mal gestor del tiempo. De manera muy sucinta, el primer pilar del
modelo explica que debes definir lo que quieres conseguir e identificar los pasos a dar para
conseguirlo. El segundo pilar desarrolla un sistema que organiza y te recuerda tanto tus
objetivos como tus planes de acción. Pero no puedes quedarte ahí. A partir de ese punto,
tienes que ejecutar los planes que has establecido. Aquí es donde muchas personas fallan.
El primer error a evitar es la procrastinación. Es decir, posponer cosas importantes para hacer
otras que no lo son.
Haciendo esas cosas menos importantes pero más agradables o que suponen menos
esfuerzo, nos autoengañamos con la sensación de estar ocupados cuando, en realidad, no
estamos haciendo nada relevante.
Por ejemplo, estamos procrastinando si, en vez de empezar a trabajar en una presentación
importante, empezamos a ordenar la mesa de trabajo, limpiamos la bandeja de entrada de
correos electrónicos o buscamos en internet un nuevo software para presentaciones.
El problema de la procrastinación es que, además de minar nuestra productividad, nos

estresa ya que nos sentimos culpables por no estar haciendo algo que tendríamos que estar
haciendo.
El sistema Triskelion hace mucho énfasis en el espíritu ejecutivo, es decir, la capacidad para
empezar a trabajar de forma inmediata en las cosas que son importantes. Sin esperar. Sin
retrasar. Sin procrastinar. El primer paso es identificar lo que es importante. Es decir, aquello
que contribuye a que consigamos nuestros objetivos. Mucha gente procrastina sin darse
cuenta porque ni siquiera tiene claro qué es y qué no es importante. El segundo es definir
el “siguiente paso”, la siguiente acción física concreta que tenemos que dar. De esta forma,
por grande que sea o por difícil que parezca la tarea, la habremos convertido en algo más
manejable.
“Escribir la primera hoja de mi novela” es una tarea mucho más manejable que “escribir mi
novela”. Fragmentar los proyectos en tareas más sencillas ayuda a evitar la procrastinación.
El tercer paso es EMPEZAR. Es lo más difícil pero no es imposible. Para hacerlo más sencillo
estas son algunas recomendaciones:
Toma la decisión de ejecutar la tarea. No porque tienes que hacerlo. Sino porque decides
hacerlo.
Ponte un deadline para terminarla. Mejor aún, ponte un deadline para empezarla.
Recuerda siempre que parece más difícil de lo que es. Una vez que empiezas, te darás
cuenta de que no es tan complicado como parecía.
Curso Triskelion 84
Programa una recompensa para cuando acabes la tarea. Un paseo, un café, una
chocolatina, una tarea agradable...
Piensa en los beneficios que comporta ejecutar la tarea. Analiza cómo te ayudará a
alcanzar tus objetivos.
Prepara tu “To-Day List” he incluye la tarea que estás procrastinando entre las 3T.
Trabaja en la tarea en el momento del día en que tengas más energía.
Programa una reunión contigo mismo para llevarla a cabo. Reserva un espacio de tiempo
en tu agenda para aislarte y trabajar en ella.
Si es una tarea larga, programa un período corto de tiempo para trabajar sobre ella. Así
conseguirás empezar y romper la inercia. Te dará menos pereza trabajar 30 minutos en un
informe, que pensar que tienes que dedicarle 4 horas de una sentada.
No te permitas hacer ninguna cosa al comienzo del día, que no sea empezar a trabajar en
la tarea.
Reduce al mínimo las interrupciones. Lo último que quieres son más excusas para
continuar procrastinando. Crea un bloque de concentración.
No pretendas hacerlo perfecto. El perfeccionismo es uno de los peores enemigos de la
productividad. Por un lado, te costará empezar porque la tarea parecerá más difícil. Por
otro lado, te costará terminar porque nunca estará perfecto. Recuerda: “La perfección
tiene coste infinito”.
Al final, es cuestión de actitud. Cuestión de decisión. No hagas ninguna otra cosa antes,
no pienses más, no sigas planificando, no busques más información, no compres más
herramientas, no busques el último software disponible... empieza YA.
Sea como sea EMPIEZA. Da igual cómo. Da igual por dónde. ¡Empieza! Escribe el título del
documento, abre la hoja de cálculo y prepara los títulos de la tabla, escribe el primer párrafo
de tu presentación, pulsa “nuevo mail” y escribe “Estimado Señor...”, descuelga el teléfono y
marca... Lo que sea. Por pequeño que parezca, ayudará a que rompas tu inercia y te pondrá
en marcha.
Lo bueno del espíritu ejecutivo es que se puede ejercitar. A medida que te acostumbras a
ponerte a la tarea sin dilación cada vez te resulta más fácil y, lo mejor de todo, empiezas a
sentir una increíble sensación de logro, optimismo y autoconfianza. Llegará un momento en
el que pensarás que cualquier cosa es posible.
El segundo error a evitar es trabajar sobre la tarea de la forma incorrecta. Es muy importante
ceñirse a una de las instrucciones más importantes del sistema Triskelion: “Una a una, una
sola vez y hasta el final.”
No hagas multitarea. Lo único que conseguirás es reducir la calidad de tu trabajo y dedicar

más tiempo del necesario a cada tarea.
Cuando trabajes sobre una tarea, mantén el foco. Aíslate en la medida de lo posible. Evita
distracciones (especialmente tus propias distracciones) Vuélcate al 100% en terminar antes
de hacer ninguna otra cosa. Vence la tentación de cambiar de tarea, de consultar el mail,
Curso Triskelion 85
de archivar ese documento, de hacer esa breve llamada pendiente... si en medio de la tarea
te descubres a ti mismo a punto de cambiar a otra cosa, detente. Sé fuerte. Cambiar a otra
tarea es como una adicción. Es difícil no dejarse llevar. Pero te aseguro que si eres capaz de
conseguirlo, tu productividad se multiplicará por 10. Cuando termines con ella, no olvides
que en tu To-Day List todavía hay tareas por hacer. No empieces a hacer ninguna otra cosa. Si
has definido al principio del día las tareas más importantes, cuando termines con la primera,
sigue con la segunda y después con la tercera, hasta que termines de limpiar el listado.
Así que de eso trata el pilar Hazlo YA: empieza (ya) por la tarea más importante, trabaja
con ella, y sólo con ella, hasta que la termines y vuelve al To-Day List para empezar con la
segunda tarea más importante del día.
Curso Triskelion 86
Lectura: El tercer pilar del TK System: “Hazlo ya”

“Concéntrate al 100% en lo que estás haciendo. Aíslate. Evita
distracciones e interrupciones”.
Evita la procrastinación. Empieza YA. Desarrolla tu espíritu ejecutivo.
No te autoengañes haciendo cosas no importantes para tener la sensación de que avanzas.

Un buen gestor del tiempo hace casi exclusivamente cosas importantes.
Identifica lo que es importante para ti, define el “siguiente paso” y EMPIEZA YA.
“Hazlo ya”, el tercer pilar del TK System, se compone de tres sub-pilares:
1. Empieza por la T+
Identifica, cada día, cuál es la tarea más importante que tienes que ejecutar y empieza con
ella a primera hora del día. Antes de hacer ninguna otra cosa.
2. Una a una, una sola vez y hasta el final
Mantén el foco. Concéntrate al 100% en lo que estás haciendo. Aíslate. Evita distracciones
e interrupciones (tanto tuyas como de los demás). Huye de la multitarea. Dedícale tiempo
a cada tarea una sola vez. Una vez que empiezas con ella no quieres tener que volver a
dedicarle tiempo. Debes eliminarla de tu listado en tu primer intento. Trabaja en la tarea
hasta que la termines. Evita la tentación de cambiar de actividad antes de haber terminado.
3. Vuelve al “To-Day List”
Cuando termines con lo que estás haciendo, no te dejes arrastrar por la inercia. No empieces
a revisar el mail, a trabajar en tareas superfluas, no te distraigas… Vuelve a concentrarte en
tu To-Day List y empieza a trabajar en la siguiente tarea del listado. Existirán interrupciones,
crisis, imprevistos… No controlas el 100% de tu agenda. Pero cuando recuperes el control,
aunque sea un breve espacio de tiempo, vuelve a enfocarte en lo que es importante: lo has
decidido al principio del día; está escrito en tu To-Day List.
Curso Triskelion 87
Lección 18: El sistema del Triskelion: el TK System

“Define tus objetivos a largo y medio plazo y plásmalos por escrito en un
listado que te acompañe permanentemente”.
Lo que voy a describir durante los próximos minutos es un modelo de gestión del tiempo
y productividad personal que ha ido evolucionando a lo largo de cientos de años gracias a
los miembros de la Orden de la Sabiduría que lo han mejorado a partir de las enseñanzas
iniciales de su gran maestro Séneca. Este modelo está representado por el Triskelion. El
símbolo celta de la sabiduría y el aprendizaje continuo. Cada una de sus tres patas, simboliza
uno de los pilares del sistema: planifica, gestiona y hazlo ya. Alrededor de estos tres pilares,
encontramos un elemento que se encuentra presente en todos y cada uno de ellos. Nos
referimos a él como “enfoca”.
1. El primer pilar es “Planifica”. Antes de lanzarte a hacer por hacer, asegúrate

de que lo que haces es lo correcto. Planifica a largo, a medio y a corto plazo.
1.1. El primer paso es “Define tus objetivos”. Antes de nada, debes tener claro lo que
quieres conseguir. Define tus objetivos a largo y medio plazo y plásmalos por escrito en
un listado que te acompañe permanentemente. El listado te ayudará a no olvidar lo que
es importante para ti, facilitará tu toma de decisiones y te recordará constantemente que
debes hacer algo para acercarte a tus objetivos.
1.2. El segundo paso es “Revisa cada semana”. Una vez por semana, párate y analiza el
lugar donde estás y a dónde te diriges. Es el momento para subir al árbol y ver la selva
desde arriba. Tu revisión semanal te ofrece una visión estratégica, te aparta de la locura
del día a día y te permite mantener tu sistema organizado y actualizado. Gracias a la
revisión semanal podrás despegar tu atención del corto plazo y decidir cuáles son tus
prioridades para la semana.
1.3. El tercer paso es “Usa el To-Day List”. Es la planificación más operativa. Al inicio de
cada día define unas pocas tareas que sí o sí tendrás que terminar antes de que finalice
la jornada. Comprométete a terminarlas pase lo que pase. Usa el listado como una
herramienta que te ayude a no dejarte arrastrar por distracciones, interrupciones, tareas
no prioritarias, etc. Será tu plan para la jornada.
2. El segundo pilar es “Gestiona”. Cuando sabes lo que quieres y las acciones

que tienes que llevar a cabo para conseguirlo, necesitas un sistema que te
permita gestionar todas esas acciones.
2.1. En primer lugar, reúne todas tus pre-ocupaciones. Estás rodeado de ellas. Debes
juntarlas todas. Sácalas de tu cabeza, retíralas de encima de la mesa, encuéntralas
en tu cuaderno de notas, en tu bandeja de entrada física, en tu calendario, etc. Toma
conciencia de todas las pre-ocupaciones que rodean tu Triskelion.
Curso Triskelion 88
2.2. En segundo lugar decide. Tienes que procesar cada una de tus preocupaciones
utilizando el diagrama de decisiones del sistema. Algunas preocupaciones ni siquiera
entrarán en tu Triskelion. Las que sí que entren, deberás transformarlas en un elemento
archivado o en una nota (si no requieren acción por tu parte) o en una tarea, una tarea
delegada, una reunión o una lectura pendiente (si requieren acción por tu parte).
2.3. En tercer lugar, organiza. Que tu sistema ordene estos elementos para permitirte:
Acceder a todos ellos de forma fácil, rápida y cómoda.

Tomar decisiones rápidas y correctas sobre lo que puedes hacer en un momento
concreto.
Evitar olvidos o pérdidas de información.
3. El tercer pilar es “Hazlo YA”. Cuando sabes lo que quieres, las acciones a
llevar a cabo para conseguirlo y tienes un sistema que recoge y organiza todas
esas acciones, hay que hacer lo más importante: ejecutar esas acciones. Ante
todo, evita la procrastinación. Haz lo que sea por romper la inercia y comenzar
ya a trabajar en tus tareas prioritarias. Cuando lo hagas, sigue los siguientes
tres pasos:
3.1. Empieza por tu T+. Lo primero que debes hacer cuando te sientes en tu mesa es
trabajar en tu tarea más importante. Cuando lleguen las interrupciones, las reuniones,
las crisis y los fuegos, por lo menos, habrás conseguido avanzar algo en tu principal
prioridad. Recuerda que en tu tarro de cristal, primero debes colocar las piedras grandes.
3.2. Una a una, una sola vez y hasta el final. Concéntrate plenamente en la tarea en la que
estás trabajando. Evita distracciones e interrupciones, especialmente las que tú mismo
generas. No saltes de una tarea a otra. La multitarea es enemiga de la productividad. Si las
condiciones te lo permiten, no pares de trabajar en la tarea hasta que esté terminada. Un
buen gestor del tiempo se dedica a cada tarea una sola vez.
3.3. Cuando termines de trabajar en tu primera prioridad, no bajes la guardia: al comienzo

del día definiste un listado de tus prioridades para la jornada y tienes que volver a él.
El To-Day List tiene que estar siempre presente. Es tu plan del día. Ajústate a él todo lo
que puedas. Evita apartarte de él trabajando en tareas no importantes y que no son
prioritarias para ti.
Asume con naturalidad que no podrás hacer siempre todo lo que tienes que hacer. Nadie
puede. Sólo podrás hacer unas pocas cosas cada día. Asegúrate, pues, de que esas pocas son
las más importantes que tienes que hacer.
Asume también que no controlas el 100% de tu agenda. Las interrupciones, las

interacciones con otras personas, las crisis, etc. te apartarán de tu plan. Pero recuerda, lo que
verdaderamente diferencia a las personas altamente productivas es que en los momentos
que sí controlan, son capaces de trabajar en tareas importantes.
Curso Triskelion 89
Alrededor de los tres pilares hay un elemento que llamamos “Enfoca”. Está simbolizado por el
círculo que envuelve los tres pilares y está presente en todos y cada uno de ellos.
Cuando planifiques, cuando gestiones y cuando ejecutes; simplifica, concéntrate en tus

objetivos y di “no” a los demás y, sobre todo, a ti mismo. “Enfoca” constituye un círculo
protector que impide que las cosas que no son importantes, aquellas que no contribuyen a
nuestros objetivos, accedan a nuestro sistema. Es un escudo que tú mismo debes construir a
base de proactividad, asertividad y constancia.
En definitiva: planifica, gestiona y hazlo ya. Y en cada uno de estos pasos, mantén el foco.
Curso Triskelion 90
Lectura: Sigue aprendiendo

“Nuestra vida puede cambiar, nuestros resultados pueden mejorar y
nuestros objetivos pueden conseguirse“.
Hola a todos,
Aunque corta, mi relación con la Orden ha sido intensa. Esto me ha permitido, no sólo
conocer un sofisticado sistema de productividad personal, sino reflexionar largo y tendido
sobre el tiempo y la vida.
No creo haber aprendido nada extraordinario. Casi todo lo que recoge el TK System es puro
sentido común. Pero es un sentido común que muchas veces no ponemos en práctica.
En realidad, da lo mismo qué sistema de productividad personal tengamos, las herramientas

con las que contemos, el nombre que utilicemos para referirnos a ellas… Si no estamos
dispuestos a probar, a aceptar cambios en nuestra vida, a esforzarnos, a darle una
oportunidad a lo nuevo… no servirán de nada.
Tener un sistema de productividad personal no va a hacer que tengamos menos cosas

que hacer, no va a eliminar de nuestras vidas los problemas, las crisis, las personas con las
que tenemos que interactuar cada día… Pero puede ayudar, y mucho, a mejorar nuestra
sensación de control, a incrementar nuestros resultados y a rebajar nuestro nivel de estrés.
El TK System recoge los últimos avances existentes sobre productividad y gestión del tiempo
a nivel internacional. Combina los consejos, las herramientas y las reflexiones de los mejores
gurús de la materia, pasados y actuales.
Pero no debemos olvidar que siempre hay lugar para la mejora. Que no podemos dejar
de aprender. Que la gestión de la vida es un arte que nunca terminamos de perfeccionar.
Debemos seguir buscando, investigando, probando… Siempre hay sitio para el crecimiento,
la mejora y el desarrollo.
El sistema del Triskelion es un sistema flexible. Cada uno debe adaptarlo a su perfil, a su
forma de trabajo, a su puesto… Pero los pilares del sistema son perfectamente aplicables
a una gran variedad de situaciones y deben permanecer como los cimientos sobre los que
sustentemos el diseño de nuestro propio sistema.
Nuestra vida puede cambiar, nuestros resultados pueden mejorar y nuestros objetivos
pueden conseguirse. Sólo depende de una cosa: de nosotros mismos. ¿Estamos dispuestos a
hacer el esfuerzo? ¿a comprometernos con nuestra mejora personal? ¿a ser disciplinados?
¿a ser constantes?
Un abrazo y mucha suerte a todos, Robert Wise.

Curso Triskelion 91
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TRISKELION

Curso de gestión del tiempo y

Índice Lección 1: Introducción 4

El sistema se creó inicialmente en torno al Triskelion, que como sabe, es el símbolo de la

Como acostumbra, se yergue solemne sobre el pedestal de la sabiduría con el templo de

En segundo lugar, aunque el cerebro es un almacén de información regular, es un pésimo

Por un lado, te recordará temas pendientes cuando estás concentrado en la ejecución

El tercer problema, y el más grave, de mantener toda la información en tu cabeza es que

La primera es que la memoria puede fallarte.

Lectura: Gestión del tiempo

Si os dijera que el objetivo vital de los dos es convertirse en pintor y dedicarse

Eficaz: consigue el objetivo.

Eficiente: consigue el objetivo optimizando los recursos.

En segundo lugar, podríamos decidir arreglarlo. La mejor forma de eliminar la pre-ocupación

Si decidimos no hacer nada, la pre-ocupación se eliminará y no entrará en nuestro sistema.

Si decidimos hacer algo, la pre-ocupación se convertirá en lo que llamamos “una decisión” y

Constantemente debes estar preguntándote “¿Cuál es el siguiente paso?”.

Cuando planifiques, después de cada reunión, cuando establezcas un objetivo a alcanzar,

Lectura: Diagrama de decisión

En concreto, voy a describir el diagrama de decisión, que establece la forma en que

1. Elementos del sistema

Pendientes de lectura: registra y organiza aquellos documentos, webs, artículos, libros,

Imaginemos, por ejemplo, que la pre-ocupación es un correo electrónico que ha llegado

Por lo tanto, un mail sobre el que he decidido no hacer nada:

Acabará en la papelera si no lo necesito en el futuro.

[NOTA: algunos mails de uso frecuente podrán archivarse en vez de convertirse en

Si no es algo de lo que podamos deshacernos en menos de tres minutos, pasaríamos a la

¿Por qué tres minutos?

[NOTA: determinadas tareas, independientemente de su tiempo de ejecución, deben

Porque programar una tarea para el futuro, registrarla en el sistema y hacer el

Esta noche os hablaré de la importancia de la organización.

Si lo utilizamos correctamente, nuestro sistema incorporará una enorme cantidad de

Imaginad que estamos en el aeropuerto. Faltan 15 minutos para el embarque y queremos

A la hora de tomar una decisión nos encontraremos con varios problemas.

Para que un sistema como Triskelion funcione, es imprescindible el orden y la organización.

Utilizar el calendario como repositorio de tareas no es correcto por varias razones:

Por último, el calendario de nuestro software de productividad no está diseñado para

Utilizar la bandeja de entrada como repositorio de tareas, aunque aparentemente cómodo,

Me gustaría ahondar en el segundo pilar del TK System: “Gestiona”. En concreto, quisiera

El orden y la organización son claves a la hora de crear un sistema eficaz.

Elementos esenciales del sistema

Es el centro neurálgico de nuestro sistema. En él deben estar recogidas TODAS nuestras

¿Por qué es tan importante tener un listado de tareas?

Porque evita que olvidemos las tareas que debemos ejecutar.

Nuestras tareas no pueden estar desperdigadas a lo largo de nuestro cuaderno de trabajo, ni

Evidentemente, un software específico para gestión de tareas nos permitirá contar

También se puede conseguir software especializado en internet, de forma gratuita. Merece

El calendario o la agenda es el lugar en el que debemos registrar nuestras citas/reuniones.

“Presentar el producto al cliente” es una reunión porque tendremos que hacerlo en un

Incluir tareas en el calendario implica que estamos utilizando la herramienta incorrecta.

En la zona de notas de nuestro sistema recogeremos cualquier tipo de información útil,

Un ejemplo de checklist para viajes sería el siguiente:

Información legal o fiscal.

Además, en muchos casos ya podemos acceder a esa información en cualquier lugar,

El correo electrónico y nuestro sistema.

En nuestra bandeja de entrada SÓLO debe haber correos electrónicos pendientes de

Las razones ya las hemos desgranado con anterioridad:

Aunque mandarnos a nosotros mismos correos como recordatorio de tareas que

En resumen: necesitamos contar con un sistema organizado, accesible en todo

La mayoría ni siquiera se ha parado a pensar en ello.

Antes de emprender el viaje, debes saber exactamente dónde te diriges.

Sexto: nuestro listado de objetivos es un recordatorio permanente y un elemento motivador.

El centro de operaciones de nuestro sistema es nuestro listado de tareas pero el centro

El maestro Séneca siempre hizo hincapié en la importancia de aclarar, definir y escribir

Índice Lección 1: Introducción 4