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1.-Excel Basico 2016
1.-Excel Basico 2016
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FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
SISTEMAS UNI
S E S I Ó N 1
Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio,
pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez.
Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de
números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones
mejores y más fundamentadas.
Inicie Excel 2016 siguiendo el método necesario para abrir el programa, por ejemplo, si
usa:
Una vez iniciado Excel 2016 lo primero que podrá ver es la Pantalla Inicio. Esta nueva
característica ayuda a que usted pueda elegir rápidamente un archivo reciente o pueda
comenzar a crear uno en blanco o desde una plantilla.
Una vez elegida una plantilla usted verá la ventana de la aplicación donde comenzará a
trabajar con los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versión de
Excel. La gran diferencia está en que ahora es más simple y contiene menos
distracciones para que pueda comenzar a crear sus datos.
Haga clic en Gastos y luego, clic en la plantilla Hoja de gastos para pequeñas empresas.
Como la plantilla no está descargada, mostrara una ventana como la siguiente figura y
haga clic en Crear.
La Barra de título
Muestra el nombre de la aplicación además del nombre del archivo actual. Por defecto
la barra de título muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2016.
Botones de control
A partir de esta versión, Excel posee tan solo un grupo de botones de operación
Minimizar, Maximizar y Cerrar. Con esta nueva forma de trabajo ahora Excel permite
revisar dos archivos diferentes en ventanas diferentes aumentando más su
productividad si tiene dos pantallas.
La Cinta de Opciones:
Todos los comandos necesarios para trabajar con Excel 2016, se encuentran en la Cinta
de opciones. En Excel 2016 la cinta de opciones aparece minimizada para que usted
pueda dedicarse a trabajar con sus datos y no a ver las herramientas. A la izquierda de
los botones de operación se encuentra el botón Opciones de presentación de la cinta
de opciones.
Lo principal en una Cinta de opciones son sus Pestañas. Excel 2016 cuenta con 7
Pestañas que aparecen por defecto (Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar y Vista), además de contar con la Pestaña Desarrollador (oculta por defecto), la
Pestaña Complementos (solo cuando instala un programa de terceros) y las Pestañas
que usted puede crear para personalizar la cinta de opciones. Y en esta versión se
puede agregar fácilmente la Pestaña PowerPivot.
Cada Pestaña organiza sus comandos en grupos, por ejemplo, en la Pestaña Inicio los
comandos para aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado se encuentran organizados en el
grupo Fuente. Algunos grupos poseen un pequeño botón (al extremo derecho del
nombre de grupo) que permite activar o desactivar algunos cuadros de diálogo o
paneles.
La Barra de fórmulas
En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede
modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin
ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí.
La siguiente imagen muestra la Barra de fórmulas con una función en modo Edición.
El cuadro de Nombres
El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero además es una manera
rápida de dirigirse hacia una celda o rango de celdas. También el cuadro de nombres
alberga los nombres de rangos aplicados a un rango o celda. La siguiente imagen
muestra una lista de nombres de rango desde el cuadro de nombres.
Vistas de libro
Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que
necesite de diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseño de página y Vista previa
de salto de página) se encuentran en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel
(justo debajo de la barra de desplazamiento horizontal) y permiten un fácil acceso a las
mismas.
Herramientas Zoom
A la derecha de las vistas del libro se encuentran las herramientas Zoom. A diferencia
de las vistas, las herramientas de Zoom permiten acercar o alejar la vista del libro actual.
Como parte de la interfaz de Excel 2016, debemos conocer lo que hay en una hoja de
trabajo (celdas, columnas, filas y más).
ENCABEZADO DE COLUMNA
Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta
XFD. Esto equivale a 16384 columnas. Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B,
C,.......AA, AB,........AAA, AAB……XFD.
ENCABEZADOS DE FILA
Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila 1
hasta la fila 1048576.
La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una
celda activa cuando el borde de la celda es grueso y de color verde bien pronunciado.
Solo se puede elegir una celda activa.
Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre,
por ejemplo, A1, C5, o H345.
Etiquetas de Hoja
Las etiquetas de hojas de cálculo muestran por defecto una o más hojas, los nombres
para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para
identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.
LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de
Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando
se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1.
HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo y es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas y 1' 048,576
filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Celda
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo: la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
PUNTERO DE CELDA
El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo.
Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.
RANGO
Un rango es un conjunto de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia
determina primero la celda de arriba a la izquierda (Inicio), después la de abajo a la
derecha (Final), como en B3:E11. (Las letras de las columnas no necesitan ser
mayúsculas.)
Muchas veces estas trabajando con dos o tres libros de Excel a la vez, para no estar
todo el tiempo cambiando de uno a otro con el mouse y poder ver los datos para poder
trabajar rápidamente, puedes organizar las ventanas de la siguiente manera:
7.- Haga clic en la Pestaña Vista, en el grupo Ventana y luego, clic en el comando
Organizar todo.
8.- Elige la vista de las ventanas (Haga clic en el botón de opción Vertical):
Mosaico: Todas aparecen repartidas en la pantalla
Horizontal: En línea
Vertical: En columnas
Cascada: Una debajo de otra
10.- Haga clic en el botón Cerrar del libro 01 Primeros Pasos y 02 Primeros Pasos
11.- Haga clic en el botón Máximixar del libro Hoja de gastos para pequeñas
empresas.
Pestañas contextuales
Las siete Pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la
cinta de opciones, también existen otro tipo de Pestañas conocidas como Pestañas
contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto
en particular. Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel
mostrará las Pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para
trabajar con el gráfico:
También es posible mostrar este cuadro de diálogo si hacemos clic derecho sobre
cualquier área vacía de la cinta de opciones y seleccionamos la opción Personalizar la
cinta de opciones. A continuación describiré cada una de las secciones de este cuadro
de diálogo
6. Digite SistemasUNI
7. Haga clic en el botón Aceptar
8. Por defecto esta seleccionado en comandos disponibles Comando más utilizado,
haga clic en Guardar Como.
9. Luego, haga clic en Botón Agregar.
S E S I Ó N 2
Una vez guardado los archivos usted puede volver a abrirlos y continuar con su trabajo.
En la pantalla de inicio a la izquierda encontrará una lista de archivos recientes y puede
hacer clic en uno de ellos para abrirlo. También puede usar la vista Backstage y el
comando Abrir para encontrar una lista de archivos recientes más completa, y las
opciones de almacenamiento disponibles de Office 365, SkyDrive o de su equipo local.
3. Para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.
4. Luego, haga clic en Examinar.
5. Excel muestra el cuadro de dialogo Guardar como, haga clic en Escritorio
Otra forma es, en la esquina superior derecha de la ventana de libro, haga clic en Cerrar
ventana.
NOTA: Si la ventana es la única ventana abierta del libro, se cerrará. Si hay más
ventanas del mismo libro, sólo se cerrará la ventana de libro activa.
De manera predeterminada Excel 2016 crea un nuevo libro con una sola hoja, pero en
más de una ocasión necesitaremos agregar nuevas hojas al libro para organizar
adecuadamente nuestros datos. Existen tres alternativas para crear una nueva hoja en
un libro de Excel:
Otra forma
1. Haga clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opción Insertar.
Otra forma
1. También puedes pulsar la combinación de teclas [Shift] +[F11] para insertar una
nueva hoja.
1. Por ejemplo si tenemos como celda activa a C4 y Pulse [Ctrl] + [→] (Derecha),
te vas a desplazar a la última celda de la misma fila de la estructura de la lista de
datos, es decir en Z4.
2. Digite AMO1000000
Introducir datos
Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guion para separar los
componentes; por ejemplo, escriba 31/12/2016 o 31-12-2016 o 31-Dic-2016.
Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida
de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario,
Excel escribirá la hora como a.m.
Editar datos
Después de que has ingresado información a las celdas es probable que necesites
modificar algún valor por lo que será necesario editar el contenido de la celda. Tal vez
necesites eliminar por completo el contenido de la celda, reemplazarlo por otro valor o
realizar una pequeña modificación.
Otra forma.
1. Haga clic en la celda C8.
2. Pulsar la tecla [F2] Al igual que el método anterior, se mostrará el cursor dentro
de la celda y nos permitirá editar su contenido.
3. Mover con las teclas direccionales hacia el inicio de la palabra ARTICULOS o
doble clic en la palabra ARTICULOS.
4. Presionar varias veces la tecla [Suprimir] hasta eliminar la palabra ARTICULOS.
5. Pulsar la tecla [Enter].
Otra forma
1. Haga clic en la celda C8.
2. Haga clic en la barra de fórmulas: Este método nos permite hacer las
modificaciones directamente en la barra de fórmulas.
Cualquier de estos tres métodos nos permitirá entrar en modo de edición para editar el
contenido de una celda.
Una alternativa a pulsar la tecla Entrar es utilizar los botones Introducir y Cancelar que
se encuentran en la barra de fórmulas y que nos permiten aceptar o rechazar las
modificaciones realizadas a una celda. Estos botones son los que se encuentran
ubicados a la izquierda del botón fx en la barra de fórmulas.
Nota: Si deseas deshacer más de una acción a la vez debes pulsar la pequeña flecha
que se muestra junto al botón Deshacer y se mostrará la lista de acciones aplicadas
hasta el momento.
Puede seleccionar rápidamente celdas, rangos, filas o columnas, o bien todos los datos
de una hoja de cálculo, por ejemplo, para aplicar formato a los datos de la selección, o
para insertar otras celdas, filas o columnas. También puede seleccionar todo o parte del
contenido de una celda y activar el modo de edición para modificar esos datos.
Modo del curso:
Otra forma
1. Haga clic en la celda B2
2. y, a continuación mantenga presionada las teclas [SHIFT] + [Ctrl]
3. mientras presiona las teclas de flecha direccionales a la derecha y abajo.
Otra forma
1. haga clic en la celda B2 (También puede seleccionar una celda del rango)
2. Presionar las teclas [Ctrl] + [E] o [Ctrl ] + [*] (asterisco)
SELECCIONAR FILAS
Haga clic en el encabezado de fila.
1 Encabezado de fila
2 Encabezado de columna.
SELECCIONAR COLUMNAS
Haga clic en el encabezado de columna.
Arrastre los encabezados de columna, o bien, seleccione la primera columna y, a
continuación, mantenga presionada la tecla [Sthif] mientras selecciona la última
columna.
Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de
cálculo existentes, Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la
pantalla.
• Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja
de cálculo y luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar
y, a continuación, haga clic en Insertar hoja.
También puede hacer doble clic en la etiqueta de hoja y escribir el nuevo nombre.
También puede hacer clic con el botón secundario en la etiqueta de hoja de la hoja de
cálculo Hoja5 y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.
7. Visualización de ventanas
Otra forma
1. Seleccionar celda de la fila o columna a Insertar, hacer clic en la ficha Inicio,
2. y en el grupo Celdas, haga clic en Insertar,
3. Seleccione Insertar filas de hojas o Insertar columnas de hojas.
Otra forma
1. Seleccionar celda de la fila o columna a Insertar
2. Presione las teclas [Ctrl] + [+]
3. Excel muestra el cuadro de dialogo Insertar celdas, haga clic en Insertar toda
una fila o insertar toda una columna.
Otra forma
4. Seleccionar celda de la fila o columna a eliminar, hacer clic en la ficha Inicio,
5. y en el grupo Celdas, haga clic en Insertar,
6. Seleccione Insertar filas de hojas o Insertar columnas de hojas.
Otra forma
5. Seleccionar celda de la fila o columna a eliminar
6. Presione las teclas [Ctrl] + [+]
7. Excel muestra el cuadro de dialogo Eliminar celdas, haga clic en Eliminar toda
una fila o Eliminar toda una columna.
8. Haga clic en el botón Aceptar.
No se pueden utilizar los caracteres en mayúsculas y minúsculas "C", "c", "R" o "r" como
nombre definido, ya que todos ellos se utilizan como una abreviatura para seleccionar
una fila o columna para la celda seleccionada al escribirlas en un cuadro de texto
Nombre o Ir a. Referencias de celda no permitidas Los nombres no pueden ser
idénticos a una referencia de celda, como Z$100 o R1C1.
Los espacios no son válidos Los espacios no están permitidos como parte de un
nombre. Use el carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra;
por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Un nombre creado mediante este procedimiento sólo hace referencia a las celdas que
contienen los valores y no incluye los rótulos existentes de filas y columnas.
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres
definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar
nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar
comentarios descriptivos o determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista
de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad.
Puede usar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Excel para mover o copiar
celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos
específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula
sin copiar la propia fórmula, o copiar solo la fórmula
VACIAR EL PORTAPAPELES
1. En el panel Portapapeles.
2. Haga clic en Borrar todo.
PEGADO ESPECIAL
1. Haga clic en la Hoja1
2. Seleccione Rango B8:D13.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Copiar
.
4. Haga clic en la Hoja3
5. Haga clic en la celda B2.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en flecha debajo de
Pegar y seleccionar Imagen.
BORRAR UN RANGO
1. Abrir el archivo 09 Borrar.xlsx
2. Seleccionar el rango B3:H11
3. Haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Modificar
4. Luego, haga clic en el comando Borrar y seleccionar Borrar Formatos.
6 Digite en incremento 1
S E S I Ó N 3
Introducción
Puede crear una fórmula simple para sumar, restar, multiplicar o dividir valores en su
hoja de cálculo. Las fórmulas simples siempre empiezan con un signo igual (=), seguido
de constantes, que son valores numéricos, y operadores de cálculo como los signos
más (+) y menos (-), asteriscos (*) o barras diagonales (/).
Por ejemplo, cuando se escribe o selecciona la referencia a la celda A2, la fórmula usa
el valor de esa celda para calcular el resultado. También se puede hacer referencia a
un rango de celdas.
6. Presione Entrar.
El paréntesis
Los paréntesis en Excel forman una parte fundamental en una fórmula, porque
permiten cambiar el orden en que Excel lleva a cabo los cálculos, y por
consecuencia el orden en que se ejecutan los operadores.
Realicemos la siguiente comparación para que veas cómo se usan los paréntesis en
Excel:
La Fórmula 2 presenta los mismos números, los mismos operadores que la Fórmula 1,
sólo que con paréntesis. Esto cambia radicalmente el resultado dado por Excel,
comparemos el proceso de cálculo de ambas y observemos cómo funcionan los
paréntesis en Excel y cómo afectan en la prioridad de operadores:
Como puedes ver, el resultado de usar paréntesis en Excel cambia mucho el resultado
obtenido, pues aunque ambas fórmulas manejen los mismos números y las mismas
operaciones, el valor final es diferente.
Pulse F2:
Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas directamente en la celda.
Si la casilla de verificación Permitir editar directamente en las celdas no está
seleccionado, la edición se producirá en la barra de fórmulas.
OPERACIONES ARITMÉTICAS
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación,
combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos.
OPERADORES DE COMPARACIÓN
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan
dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO
o FALSO.
OPERADORES DE REFERENCIA
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre
comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres
siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se
van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la
fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la
fórmula.
PRIORIDAD DE OPERADORES
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones
en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores
con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de
multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
OPERADOR DESCRIPCIÓN
: (dos puntos)
(un solo espacio) Operadores de referencia
, (coma)
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
S E S I Ó N 4
Las funciones son muy útiles a la hora de crear fórmulas complejas, por ejemplo, si
usted utiliza una fórmula ordinaria como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6, el resultado será el
correcto pero tuvo que emplear algún tiempo para crear la fórmula, ahora imagínese
que tenga 100 celdas a la cual usted tiene que sumar, ¿piensa crear la misma fórmula?
Las funciones le ayudarán a simplificar el trabajo, como por ejemplo: =SUMA(A1:A100).
De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Excel
posee diferentes funciones entre ellas funciones de texto, de fecha y hora, lógicas, de
referencias, matemáticas y trigonométricas, etc.
Categorías de funciones
Primera Forma
1. Desde la ficha Formulas >> Grupo Biblioteca de Funciones, hacer clic en el icono
Insertar Función.
Segunda Forma
1. En la barrar formula hacer clic en el botón
Tercera Forma
3. Hacer doble clic en la celda y escribiendo manualmente la sintaxis de la función:
=Suma(
4. Seleccionar el Rango C12:C15
5. Digitar ) (cerrar paréntesis)
6. Pulsar la tecl [Enter]
Funciones Matemáticas
FUNCIÓN SUMA
Suma todos los números de un rango
Sintaxis:
=SUMA(número1; número2; ...)
FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos Los argumentos deben ser
números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Sintaxis:
=PROMEDIO(ref1;ref2;...)
FUNCIÓN MÁXIMO
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MAX(número1;número2; ...)
FUNCIÓN MÍNIMO
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MIN(número1;número2; ...)
FUNCIÓN CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de
la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un
campo numérico de un rango o de una matriz de números.
Sintaxis
=CONTAR(ref1;ref2;...)
FUNCIÓN CONTARA
Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de
argumentos.
Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o
matriz.
Sintaxis
=CONTARA(ref1;ref2;...)
FUNCIÓN K.ESIMO.MENOR
Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos. Utilice esta función para
devolver valores con una posición relativa específica dentro de un conjunto de datos.
Sintaxis
=K.ESIMO.MENOR(matriz; k)
Matriz Obligatorio. Una matriz o un rango de datos numéricos cuyo k-ésimo menor
valor desea determinar.
FUNCIÓN K.ESIMO.MAYOR
Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos. Esta función puede usarse
para seleccionar un valor basándose en su posición relativa.
Sintaxis
=K.ESIMO.MAYOR(matriz; k)
Matriz Obligatorio. Una matriz o un rango de datos numéricos cuyo k-ésimo mayor
valor desea determinar.
FUNCIÓN REDONDEAR
La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado.
Sintaxis
=REDONDEAR(número; núm_decimales)
FUNCIÓN REDONDEAR.MENOS
Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.
Sintaxis
=REDONDEAR.MENOS(número; núm_decimales)
FUNCIÓN REDONDEAR.MAS
Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.
Sintaxis
=REDONDEAR.MAS(número; núm_decimales)
FUNCIÓN ALEATORIO
Devuelve un número real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1, distribuido
uniformemente.
Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número real aleatorio nuevo.
Sintaxis
=ALEATORIO()
FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE
Devuelve un número entero aleatorio entre los números que especifique.
Devuelve un nuevo número entero aleatorio cada vez que se calcula la hoja de cálculo.
Sintaxis
=ALEATORIO.ENTRE(inferior; superior)
S E S I Ó N 5
Funciones Lógicas
Función Si
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar
una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda
para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SI
Sintaxis
=Si(Prueba lógica, Valor Verdadero, Valor Falso)
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o
también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o
FALSO.
EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un
mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será
la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Validación de datos
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes
seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.
FUNCIÓN BUSCARV
La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de
datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor
existe o no. Esta función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en Excel
por lo que es importante aprender a utilizarla adecuadamente.
Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por
eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la coincidencia del valor que
buscamos. Por ejemplo, los datos de nuestro directorio telefónico deberán estar
organizados de la siguiente manera:
Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la
búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen
anterior (A3:I13), la función BUSCARV realizará la búsqueda sobre la columna A.
Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar el nombre y apellido y
obtener el promedio final o la condición ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la
primera columna de la izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos
adecuadamente para obtener los resultados que necesitamos.
Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos para
utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.
Sintaxis
=BuscarV(Valor a buscado, Matriz Buscar, # de Columna,
Ordenado
Ejemplo:
En la Grafica anterior Buscar el promedio Final de Guzmán Torres, Sebastián
FUNCIÓN BUSCARH
La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que
ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es
similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
Sintaxis
=BuscarH(Valor a Buscar, Tabla o Matriz, # de Fila, Ordenado)
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Abril por Hugo y para ello utilizo
la función BUSCARH de la siguiente manera:
=Buscarh(“Hugo”,B1:D6,5,0)
El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese
como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el
mes de Abril es la fila número 5.
Finalmente se coloca el valor 0 (Cero) en el cuarto argumento para indicar que deseo
una coincidencia exacta al buscar a Hugo. El resultado de esta fórmula es el siguiente:
S E S I Ó N 6
12. Tablas
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una
fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva
funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007.
Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de estilos.
Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar
para ordenar o filtrar los datos de la tabla. Si tenemos una tabla que contiene muchas
filas y movemos la barra lateral derecha de hacia abajo, en lugar de que los
encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza automáticamente las letras de
las columnas por los encabezados de la tabla.
Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar
referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.
Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros
datos así que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de
uso en Excel.
ORDENAR DATOS
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún
criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una
columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
Filtros (Autofiltro)
Filtrar una lista no es ni más ni menos que, de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
UTILIZAR EL FILTRO.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o
desmarcando el botón Filtro).
AUTOFILTRO
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo producto, nos aparece un menú
desplegable como éste, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Filmadoras, Excel filtrará todos los registros que tengan
Filmadoras en el en el campo producto.
Otra forma de usar los Filtros son Los filtros de texto o los filtros de números. Eso se
obtiene en la parte superior de la imagen anterior. Las ventanas que se obtendrás son
las siguientes:
BORRAR FILTROS
Para Borrar los filtros Basta con hacer clic en el botón borrar que se ubica en Datos /
S E S I Ó N 7
Introducción
Empiece con un gráfico recomendado para sus datos y después acábelo con unos
pocos pasos adicionales para que así su gráfico tenga un aspecto profesional y todos
los detalles que desea mostrar.
GRÁFICOS DE COLUMNAS
Los datos que se organizan en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden trazar
en un gráfico de columnas. Un gráfico de columnas muestra normalmente categorías a
lo largo del eje horizontal (categoría) y valores a lo largo del eje (valor) vertical, como se
muestra en este gráfico:
GRÁFICOS DE BARRAS
En un gráfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de
una hoja de cálculo. Este tipo de gráfico muestra comparaciones entre elementos
individuales. En un gráfico de barras, las categorías se organizan típicamente a lo largo
del eje vertical y los valores a lo largo del eje horizontal.
Los gráficos de barras en Excel son una excelente opción para esas ocasiones en las
que necesitamos mostrar las diferencias entre los datos, para detectar alguna tendencia
o para remarcar las similitudes o contrastes en la información. En este tipo de gráfico,
la longitud de cada barra representa la magnitud de los datos asociados por lo que es
muy fácil comparar visualmente cada una de ellas.
3. Para ajustar el valor máximo del eje horizontal del gráfico de barras debemos
seleccionarlo y pulsar la combinación de teclas Ctrl + 1 lo cual mostrará el panel
de tareas. Otra manera de abrir este panel es haciendo clic derecho sobre el eje
y eligiendo la opción Dar formato al eje. Una vez abierto el panel debes ir a la
sección Opciones de eje y modificar el valor de la caja de texto Máximo.
4. Una opción para cambiar el color de las barras es seleccionar el gráfico y hacer
clic en el botón Estilos de gráfico e ir a la sección Color donde podremos elegir
el tema de nuestra preferencia.
5. Las barras del gráfico generalmente son angostas, pero si deseas aumentar el
ancho debemos seleccionarlas y dentro del panel de tareas ir a la sección
Opciones de serie y modificar el porcentaje especificado para el Ancho del
intervalo.
6. Para invertir el orden de las etiquetas del eje vertical debemos hacer lo siguiente.
Selecciona las etiquetas del eje vertical y abre al panel de tareas. En la sección
Opciones de eje marcamos la caja de selección Categorías en orden inverso y
de inmediato las etiquetas tendrán el mismo orden que las filas de la tabla de
datos.
GRÁFICOS DE LÍNEAS
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en
un gráfico de líneas. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen de
forma uniforme a lo largo del eje horizontal y todos los datos de valores se distribuyen
de forma uniforme en el eje vertical. Los gráficos lineales pueden mostrar datos
continuos con el tiempo en un eje de escala regular y por tanto son idóneos para mostrar
tendencias en datos a intervalos iguales, como meses, trimestres o ejercicios fiscales.
4. Modificar el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señalar en el centro del
borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastrar
hasta obtener un tamaño deseado.
GRÁFICOS CIRCULARES
Los datos que se organizan en una columna o fila de una hoja de cálculo se pueden
trazar en un gráfico circular. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los
elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos
de datos de un gráfico circular se muestran como porcentaje de todo el gráfico circular.
13. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma haga clic en el comando efecto
de forma.
14. Haga clic en Iluminado y seleccionar Azul, 18 ptos iluminado, color de énfasis 1
15. Haga clic derecho en una de las secciones circulares del gráfico
16. En el menú contextual haga clic en Dar formato a serie de datos.
Se muestra el panel Formato de serie de datos
19. Haga clic en la sección circular Operación (Se seleccionan todas las secciones
circulares)
20. Nuevamente haga clic en la sección circular Operación (Solo se selecciona la
sección circular Operación)
21. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma haga clic en el comando Relleno
de forma.
22. En la galería de colores seleccionar el color Rojo.
23. Haga clic en la sección circular Efectivo.
24. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma haga clic en el comando Relleno
de forma.
25. En la galería de colores seleccionar el color Amarrillo.
26. Haga clic en la sección circular Inversión.
27. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma haga clic en el comando Relleno
de forma.
28. En la galería de colores seleccionar el color Verde claro
Minigráficos
Una ventaja de usar minigráficos es que, a diferencia de los gráficos, los minigráficos se
imprimen cuando se imprime una hoja de cálculo que los contiene.
Rango de datos usados por un grupo de minigráficos
Un grupo de minigráficos
CREAR UN MINIGRÁFICO
1. Haga clic en la hoja minigraficos
2. Seleccione la celda F2 o un grupo de celdas vacías F2:F7 en las que desee
insertar uno o más minigráficos. (Seleccionar la celda F2)
3. En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en Línea (Insertar un
minigráfico de línea).
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones.
Excel permite insertar:
Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestañas de
Diseño y Formato que vimos para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una
componente gráfica atractiva.
Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón Imagen
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco
duro. El aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que
estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Excel desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde
archivo.
Manipular imágenes
De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado
en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez
seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si
posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha
parecida esta , sólo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botón del ratón hasta
llegar a la posición deseada.
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie
de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas
para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen deberemos seleccionarla haciendo clic en ella. En ese
momento aparecerá el menú Herramientas de imagen, con la pestaña Formato.
Excel 2016 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de
multitud de objetos que te facilitarán el trabajo.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja
de cálculo y establecer el tamaño que quieras darle.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda
la zona que quieres que tome la forma.
Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama que
queremos.
Hay muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos, ciclos, jerarquías,
pirámides, etc.
Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma se insertará en la hoja de
cálculo y apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo.
Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra
de Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para
el Formato.
En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite
ir añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será
relativa al elemento que tengamos seleccionado.
Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el elemento
seleccionado.
Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de sus
elementos. Pero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto.
Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se
eliminará del diagrama. Del mismo modo si pulsas la tecla Intro desde un elemento, se
creará uno nuevo al mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la tecla
Tabulación, y en padre pulsando Retroceso.
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo.
Sólo tenemos que elegir un formato y escribir el texto.
Los objetos WordArt son de tipo gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector
ortográfico no detectará un error en un título hecho con WordArt, y también que el texto
WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que
vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.
Insertar Hipervínculo
Los enlaces o hipervínculos en Excel y otras hojas de cálculo son sencillos de insertar
y muy prácticos.
Un hipervínculo es un recurso del que disponen los documentos electrónicos bien sean
hojas de cálculo, archivos de texto u otros, que permite enlazar dicho documento con
otra parte del mismo, o con otro documento, o con páginas webs e incluso con una
dirección de email o correo electrónico.
Como sinónimo de hipervínculo están las palabras: enlace, vínculo, hiperenlace, con las
que te recomiendo te familiarices pues es muy habitual utilizarlas indistintamente.
CREAR UN HIPERVÍNCULO
1. Seleccionar una celda u objeto.
2. En la ficha Inserta, en el grupo Vínculos, haga clic en el comando Hipervínculo
4. Como vas a insertar un enlace entre esta hoja 1 y otra parte del mismo libro, en
la parte izquierda debajo de Vincular a: haz clic en Lugar de este documento.
5. La parte central de la ventana ha cambiado y te da opción a elegir a que parte
quieres enlazar, para practicar enlaza con la Hoja 2, para ello pulsa debajo de
Referencia de la celda en donde pone hoja 2 y pulsa Aceptar.
6. Haga clic en Info en pantalla.
7. Digite Ir a la Hoja2 en la celda A1
S E S I Ó N 8
1 Ir a la Vista preliminar.
2 Hacer clic en el botón Configurar página...
3 Hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de página
Hay dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún
encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. También nos
lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles encabezados o pies de página a utilizar. Si deseas modificar el encabezado,
hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado..., pero si deseas modificar el pie de
página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...
Existen unos botones que nos servirán para introducir unos códigos o modificar el
aspecto del encabezado o pie de página.
Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir su posición
en el disco).
Al hacer clic sobre este botón aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresión
saldrá el nombre del libro de trabajo completo.
Otra forma de poder insertar encabezado y pie de página es haciendo clic en la vista
Diseño de página.
Mostrar
1. Seleccione las hojas de cálculo a las que desea cambiar el color de las líneas de
cuadrícula.
2. En la categoría Avanzadas, en Mostrar opciones para esta hoja, asegúrese de
que la casilla Mostrar líneas de cuadrícula esté activada.
3. En el cuadro Color de líneas de cuadrícula, haga clic en el color que desea.
Para que las líneas de cuadrícula vuelvan al color predeterminado, haga clic en
Automático.
¿Cómo?
En la barra de estado, haga clic en el botón Diseño de página para cambiar de la vista
Normal a la vista Diseño de página.
Podemos observar que la tabla de datos ocupa varias hojas, se tiene que configurar o
cambiar la orientación de la hoja para que ingrese toda la columna.
Para imprimir la hoja de cálculo en sólo una página, en el cuadro Alto, seleccione 1
página en lugar de Automático. Sin embargo, si lo hace, la copia impresa resultante
puede ser difícil de leer, porque Excel reduce los datos para que se ajusten a una página.
Para ver la escala utilizada, vea el número del cuadro Escala. Si es un número bajo, es
posible que necesite realizar más ajustes antes de imprimir.
4.- También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el extremo derecho
de los cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda
y, a continuación, seleccionar las columnas o filas de título que desee repetir en
la hoja de cálculo. Una vez seleccionados estos elementos, vuelva a hacer clic
en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo.
INDICE
Sesión 1......................................................................................................................... 1
1. Introducción a Excel 2016.................................................................................... 1
2. Identificar los elementos de la interfaz ............................................................... 1
La Barra de título..................................................................................................... 2
Botones de control .................................................................................................. 3
Barra de herramientas de acceso rápido ................................................................ 3
La Cinta de Opciones:............................................................................................. 3
La Barra de fórmulas............................................................................................... 4
El cuadro de Nombres ............................................................................................ 5
Vistas de libro.......................................................................................................... 5
Herramientas Zoom ................................................................................................ 5
Filas, Columnas y Celdas ....................................................................................... 6
Encabezado de columna ..................................................................................... 6
Encabezados de fila ............................................................................................ 6
Celda y Celda Activa ............................................................................................... 6
Etiquetas de Hoja .................................................................................................... 6
Conceptos fundamentales y terminología ........................................................... 7
Libro de trabajo.................................................................................................... 7
Hoja de cálculo .................................................................................................... 7
Celda ....................................................................................................................... 7
Puntero de celda ................................................................................................. 7
Celda Seleccionada Actualmente........................................................................ 7
Rango .................................................................................................................. 7
Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros ........................... 8
3. Personalizar la ventana del programa ................................................................ 9
Aumentar el zoom en una hoja de cálculo .............................................................. 9
Organizar las ventanas de varios libros ................................................................ 10
Añadir botones a la barra de herramientas de acceso rápido .............................. 13
Mover la barra de herramientas de acceso rápido ............................................ 13
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido ................. 13
Quitar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido .................. 14
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido mediante el comando
Opciones ........................................................................................................... 14
Pestañas contextuales .......................................................................................... 16
Ocultar la cinta de opciones .................................................................................. 17
Personalizar la cinta de opciones ...................................................................... 18
Sesión 2....................................................................................................................... 22
4. Acciones básicas en Excel ................................................................................ 22
Abrir un libro de Excel ya existente ....................................................................... 22
Abrir un libro nuevo en blanco ........................................................................... 22
Guardar un libro en el equipo ............................................................................ 23
Cerrar un libro de Excel ..................................................................................... 24
Cerrar todos los libros y salir de Excel .............................................................. 24
El área de trabajo de la hoja de cálculo ................................................................ 25
Insertar una nueva hoja al libro ......................................................................... 25
Desplazarse por la ventana utilizando el teclado .............................................. 26
Desplazarse a los extremos de la hoja.............................................................. 27
Desplazarse por el contenido ............................................................................ 27