Unidad Didáctica 8: Tratamiento y clasificación de la información

escrita.

ACTIVIDAD 8.2: CONTESTA EL CUESTIONARIO.

1. ¿En qué consiste la manipulación de la correspondencia de entrada?
La manipulación de la correspondencia de entrada consiste en el tratamiento
querecibe cualquier documento que procede del exterior y que consta de las
siguientes etapas: recepción y clasificación, apertura y comprobación, registro
y distribución interna.
2. ¿En qué consiste la tarea de clasificación? ¿Tiene alguna relación con el
registro?
La tarea de clasificación consiste en clasificar la correspondencia según el
tipode envío: cartas, impresos, periódicos, paquetes, etc.
El registro de entrada debe contemplar la clase de envío de los documentos
quehabremos clasificado previamente en la etapa de recepción y clasificación.
3. Explica lo que entiendes por registrar la correspondencia.
El registro de la correspondencia consiste en enumerar los documentos
asignándoles un número mediante un sello en el que también figura la fecha
deentrada.
4. Indica cuales son las razones principales para registrar la correspondencia. La
principal causa de registro de la correspondencia es la de agilizar y facilitar la
organización de la correspondencia y comprobar si ha llegado determinado
documento, en qué fecha entró, y localizar a qué persona de la empresa se ha
entregado.
En el caso del registro de salida de correspondencia también agiliza y
comprueba si se ha enviado determinado documento, en qué fecha salió, y
eldestino y origen del documento.

5. ¿Crees que compensa el trabajo que conlleva el registro? Si es necesario,

ayúdate de ejemplos para explicar tus argumentos.
En aquellos supuestos en los que el volumen de correspondencia es grande, si
compensa el trabajo que conlleva el registro, ya que agiliza todo el
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 procedimiento de la correspondencia y, principalmente, su localización. Para
elcaso de que dicho volumen no sea grande, no sería necesario (y tampoco
obligatorio) realizar dicho registro, puesto que no supondría mucha pérdida
de tiempo su localización.
6. ¿Crees que es necesario hacer copia de todos los documentos que se envían?
Justifica la respuesta.
Sí, es una manera de asegurar que se ha enviado toda la documentación y que
nose ha omitido información de carácter importante para el destinatario,
aparte de asegurar la correcta acción de sus actividades del personal.
7. La validez de los originales y las copias, ¿Es la misma? ¿Por qué? Dependerá
del tipo de copia. De ser una copia simple, solo tendrá carácter informativo por
tanto la validez no será la misma. Sin embargo, en el caso de copias auténticas,
la propia Ley 39/2015, de 1 de octubre, del PAC, establece que las copias
auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentosoriginales.
8. Teniendo en cuenta todo el proceso de elaboración de la correspondencia,
¿en qué momento se produce la firma de los documentos?
Los documentos definitivos, una vez hecha las correcciones oportunas, se
entregan para que los firme la persona a quien corresponda.
Dicha correspondencia a firmar es lo que se conoce como firma del día, que
secoloca en unas carpetas especiales, llamadas portafirmas, provistas de
unos separadores interiores, de manera que cada documento se pueda
colocar en un compartimento.
9. ¿Quién firma la correspondencia de salida? ¿Y la de entrada?
La mayoría de las cartas las firman las personas directamente responsables
delasunto (directores o jefes de los departamentos o secciones). Cuando las
comunicaciones revisten una especial importancia, o cuando proceden del
órgano supremo de la empresa (gerencia, dirección general), llevan la firma
dedicha autoridad.
En el caso de entrada, firmará la persona responsable de su recepción.

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10. En el caso de que la fecha de un documento y la fecha de registro de salida
no coincidan, ¿cuál será la más antigua? Justifica la respuesta.
Las fechas de un documento y de su registro, no tienen por qué coincidir; de
hecho, la fecha de salida, que es el día y mes en que se envía el documento,
sueleser posterior a la fecha del propio documento.
En este caso, el orden lo marca la fecha de salida o expedición, por tanto,
éstaserá la fecha a tener en cuenta para su registro.
11. Haz un esquema-resumen con las semejanzas y diferencias entre los
registros de entrada y de salida.
Registro de entrada Registro de salida
Se deberán consignar los Deberán contener:
siguientesdatos:  Fecha de salida: día y mes en que
 Número de entrada: el que se envía el documento. Puedeser
corresponde según el orden de algo posterior a la fecha del propio
llegada. Suele comenzarse la documento.
numeración cada año.  Destino: nombre o razón social de la
 Fecha de entrada: día y mes en persona a quien se dirige, asícomo la
que se recibe el documento. localidad.
 Remitente: nombre o razón socialde  Fecha del documento: corresponde
la persona que lo envía y localidad a la fecha que lleva el escrito, que
de origen. puede ser anterior ala de salida.
 Clase de envío: carta, impreso,  Clase de envío: carta, impreso,
revista, folletos, paquete, etc. telegrama, paquete, etc.
 Anexos: si viene acompañado de  Anexos: en caso de que se
algún anexo, se reflejará tambiénen acompañe algún anexo, se
el registro. reflejará en el registro.
 Destinatario: es la persona,
departamento o sección de la

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 empresa a la que interesa el envío,y a
la que se entregará una vez
registrado.
Asunto: se anota una síntesis del
- -
contenido.
Observaciones: para hacer
-
cualquier anotación que sea de
interés, y que no tenga cabida en
los apartados anteriores.
- Asunto: es una síntesis del
contenido, del mismo modo queen
el registro de entrada.
Origen: persona, departamento o
sección de la empresa donde se
origina el documento.
- Observaciones: para hacer las
anotaciones que interesen y que no
estén relacionadas con ninguno
de los apartados anteriores.

12. Indica si son correctas o no las siguientes afirmaciones, argumentando las

respuestas:
a) Cualquiera que sea el medio por el que se envía la correspondencia,
debe franquearse.
Correcto. El franqueo es una de las fases de la correspondencia de salida o
envíos, además de que se trata de un comprobante de pago previo en
formade etiqueta de los envíos efectuados por correo.
b) El franqueo de la correspondencia mediante máquinas es más barato.
No. El franqueo a máquina ofrece varias ventajas.
c) Cuando se franquea por medio de máquinas, es necesario presentar los
envíos en una oficina de Correos, junto con la factura o nota
correspondiente.
Correcto. La correspondencia franqueada por medio de impresiones de
máquinas deberá presentarse en el centro/oficina postal que conste en el
documento en el que se relacionan las máquinas de franquear autorizadas
por correos, no pudiendo depositarse en buzones y debiendo ir siempre
acompañados de un albarán de entrega con todos sus datos
cumplimentados.

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d) La gran ventaja de los sobres tipo ventanilla es que puedes introducir de
cualquier forma los documentos; gracias a la ventanilla transparente, se
pueden ver los datos del destinatario.
Correcto. Los sobres con ventana son más sencillos puesto que permiten
verla dirección de su destinatario sin necesidad de abrirlos. No necesitan
de etiqueta de dirección, pues el encabezado impreso se ve a través de la
venta del sobre.
e) Antes de proceder al franqueo, deben pesarse aquellos sobres que
ofrezcan dudas sobre la tarifa que debe aplicarse.
Correcto. Los sobres deberán pesarse.