PROCESO DE GESTIÓN
La creación del
DOCUMENTAL
Este proceso, como todos,
consta de diferentes pasos o
etapas:
PLANEACIÓN:
Consiste en tener una reunión
para hablar sobre la idea de
comenzar este proceso, debatir o
aportar ideas al respecto y
proyectar todo lo requerido para
llevarla a cabo.
PRODUCCIÓN:
Es el origen.
diseño de los formatos y
documentos de cada área en pro
de unificar los documentos.
GESTIÓN Y TRÁMITE:
Es la dirección del documento.
Desde su elaboración, hasta la
realización que debe cumplir
TRANSFERENCIA:
administrativamente.
Es el traslado habitual y
controlado de fracciones de
fondos documentales, una vez
que estos han cumplido el plazo
de permanencia y fijado por las
normas establecidas.
ORGANIZACIÓN:
Va dirigido a la clasificación y
descripción de los documentos;
logrando conseguir rápido
reconocimiento de archivos, y
valorar las funciones y carencias
de los departamentos.
DISPOSICIÓN:
Es un registro general y
sistemático que establece los
valores documentales, los plazos
de conservación, la vigencia
documental, clasificación de
reserva o confidencialidad y el
destino final de los documentos
de archivo.
PRESERVACIÓN:
Trata de mantener la integridad
de los documentos en 3
sentidos: el físico, que refiere a
la materialidad del documento;
el intelectual, que es contenido;
y el intencional, que es el fin del
documento.
VALORACIÓN:
Es analizar y determinar las
valores primarios y secundarios
de las series documentales,
fijando los plazos de
transferencia, acceso y
conservación, o eliminación
total o parcial del documento.
ORDENACIÓN
En la gestión documental Es el proceso mediante el cual
también cabe resaltar 4 puntos se unen y relacionan las
que son: unidades documentales de una
serie, así como los tipos
CLASIFICACIÓN:
documentales al interior de los
Permite identificar los expedientes según un criterio
documentos que cada institución predeterminado, dándose así la
posee y cómo se relacionan con disposición física de los
sus funciones y actividades; documentos.
siendo el punto de partida para
todos los procesos que deben FOLIACIÓN
realizarse para conseguir que los Es una acción u operación
documentos sean gestionados administrativa consistente en
eficiente, efectiva y enumerar correlativamente cada
responsablemente. una de las hojas o folios de todo
documento archivístico o unidad
documental recibida y/o
generada por una institución o
entidad.

DESCRIPCIÓN
Es la culminación del proceso
archivístico. Hace accesibles
eficazmente los fondos
documentales, facilita el acceso
a los archivos e información
sobre los documentos mediante
instrumentos descriptivos como
la procedencia, funciones,
asuntos, volumen y
comprensión del contexto y
contenido de los documentos.