Tlaratamiento de

documentación
contable
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Tratamiento de
la documentación
contable
Alberto de la Peña Gutiérrez
 Herramienta Pacholín: Fidel García García y MIguel Nava Penilas

©  Alberto de la Peña Gutiérrez

©  EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.
Vallehermoso, 34. 28015 Madrid
Teléfono 91 593 20 98
http://www.sintesis.com

ISBN: 978-84-9171-192-6
Depósito Legal: M-25.106-2018

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de Editorial Síntesis, S. A.
 Índice
PRESENTACIÓN................................................................................................................................................................ 13

1.. EL EMPRESARIO, LA DOCUMENTACIÓN Y SU ORGANIZACIÓN CONTABLE .................. 15

Objetivos .................................................................................................................................................................... 15
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 16
Glosario ....................................................................................................................................................................... 16
1.1..Introducción ............................................................................................................................................. 17
1.2.. Empresa y empresariado .................................................................................................................. 17
1.3.. Necesidad de documentar la actividad económica de la empresa ..................... 21
1.4.. Naturaleza y clasificación de la documentación empresarial ................................... 22
1.5.. Documentación jurídica .................................................................................................................... 24
1.6.. Libros contables y societarios ....................................................................................................... 25
1.7.. Características de la documentación soporte de los registros contables ........ 26
1.8.. Documentación comercial ............................................................................................................... 28
1.8.1.. Libros o registros auxiliares necesarios para el control de actividad comercial . 28
1.9.. Documentación de la gestión de personal ........................................................................... 29
1.10.. Documentación fiscal .......................................................................................................................... 30
1.10.1.. Marco fiscal del IVA ................................................................................................................ 31
1.10.2.. Marco fiscal de los beneficios empresariales ............................................................... 33
1.11.. Documentación técnica .................................................................................................................... 34
1.12.. Clasificación y archivo de la documentación contable ................................................. 35
1.12.1.. Contenido del archivo permanente .................................................................................. 36
1.12.2.. Contenido del archivo temporal por ejercicios .......................................................... 37
1.13.. Organización del sistema contable de una empresa ..................................................... 39
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 40
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 40
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 40

Índice
6 Tratamiento de la documentación contable

2.. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA

PARA LA CREACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................................... 41
Objetivos .................................................................................................................................................................... 41
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 42
Glosario ....................................................................................................................................................................... 42
2.1..Introducción ............................................................................................................................................. 42
2.2.. Creación de la empresa individual ............................................................................................. 43
2.2.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 44
2.2.2.. Empresa y patrimonio particular ........................................................................................ 45
2.2.3.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 45
2.2.4.. Registro contable de las operaciones de un empresario individual ................... 46
2.3.. Trámites para la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada ...... 48
2.4.. Tramitación de la creación de la Sociedad de Responsabilidad Limitada
por parte de los socios promotores ......................................................................................... 49
2.4.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 50
2.4.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 51
2.4.3.. Problemática contable de la constitución de una Sociedad
de Responsabilidad Limitada .............................................................................................. 52
2.4.4.. Problemática contable de los gastos de constitución tramitados
por sus promotores ................................................................................................................ 53
2.4.5.. Problemática contable de los gastos de constitución tramitados
por un tercero ........................................................................................................................... 56
2.5.. Gastos de primer establecimiento ............................................................................................. 56
2.6.. Archivo de la documentación contable ................................................................................. 57
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 58
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 60
Actividad de simulación ................................................................................................................................... 60
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 60
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 60

3.. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DE CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA ..................................................................... 61
Objetivos .................................................................................................................................................................... 61
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 62
Glosario ....................................................................................................................................................................... 62
3.1..Introducción ............................................................................................................................................. 63
3.2.. Identificación de las necesidades ............................................................................................... 63
3.3.. Adquisición de los activos no corrientes ............................................................................... 64
3.3.1.. Inmovilizado intangible ......................................................................................................... 64
3.3.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 65
3.3.3.. Normas de valoración ............................................................................................................ 66
3.3.4.. Financiación del inmovilizado material y documentación soporte ..................... 72
3.3.5.. Registro contable de la adquisición de bienes de inmovilizado ......................... 74
3.4.. Arrendamiento de activos no corrientes ............................................................................... 79
3.4.1.. Arrendamiento operativo o renting .................................................................................. 79
3.4.2.. Arrendamiento de inmuebles ............................................................................................. 80
3.5.. Contratación de servicios ................................................................................................................. 82
3.6.. Archivo de la documentación generada por la creación
de la infraestructura de la empresa ........................................................................................... 83

Índice
 Tratamiento de la documentación contable 7

Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 84

Para ampliar .............................................................................................................................................................. 85
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 85
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 85
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 85

4.. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS COMPRAS ......................... 87

Objetivos .................................................................................................................................................................... 87
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 88
Glosario ....................................................................................................................................................................... 88
4.1..Introducción ............................................................................................................................................. 88
4.2.. El ciclo comercial de la empresa ................................................................................................. 89
4.3.. Ciclo documental de las compras ............................................................................................... 89
4.4.. El pedido .................................................................................................................................................... 90
4.4.1.. Documentación y registros soporte .................................................................................. 90
4.4.2.. Problemática contable del pedido emitido ................................................................. 90
4.5.. El albarán .................................................................................................................................................... 90
4.5.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 91
4.5.2.. Problemática contable del albarán valorado ................................................................ 91
4.5.3.. Problemática contable del albarán no valorado ......................................................... 93
4.6.. La factura de compra .......................................................................................................................... 94
4.6.1.. Documentación soporte: cuadro de cuentas y definiciones ................................. 94
4.6.2.. Problemática contable de la factura de compra con albarán valorado ............. 94
4.6.3.. Problemática contable de la factura de compra con albarán no valorado ...... 96
4.7.. Anticipos sobre compras ................................................................................................................. 96
4.7.1.. Documentación soporte: cuadro de cuentas y definiciones ................................. 97
4.7.2.. Problemática contable de los anticipos sobre compras ......................................... 97
4.8.. Factura rectificativa de compras .................................................................................................. 98
4.8.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 99
4.8.2.. Problemática contable de la factura rectificativa de compras .............................. 99
4.9.. Adquisiciones de envases y embalajes .................................................................................... 100
4.9.1.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 101
4.9.2.. Documentación soporte ....................................................................................................... 102
4.9.3.. Problemática contable de la adquisición de envases y embalajes ..................... 102
4.10.. Trabajos realizados por otras empresas ................................................................................. 103
4.10.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 104
4.10.2.. Problemática contable de los trabajos realizados por otras empresas ............. 104
4.11.. Archivo de la documentación de compras .......................................................................... 105
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 106
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 109
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 109
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 109
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 109

5.. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS VENTAS

Y DE LAS EXISTENCIAS ..................................................................................................................................... 111
Objetivos .................................................................................................................................................................... 111
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 112
Glosario ....................................................................................................................................................................... 112

Índice
8 Tratamiento de la documentación contable

5.1..Introducción ............................................................................................................................................. 113

5.2.. Documentación contable de las ventas .................................................................................. 113
5.3.. El pedido .................................................................................................................................................... 113
5.3.1.. Documentación y registros soporte .................................................................................. 114
5.3.2.. Problemática contable del pedido recibido ............................................................... 114
5.4.. El albarán de entrega .......................................................................................................................... 114
5.4.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 115
5.4.2.. Problemática contable del albarán de entrega valorado ......................................... 115
5.4.3.. Problemática contable del albarán no valorado ......................................................... 117
5.5.. La factura: documentación soporte .......................................................................................... 117
5.5.1.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 118
5.5.2.. Problemática contable de la factura de ventas con albarán valorado ................ 118
5.5.3.. Problemática contable de la factura de compra con albarán no valorado ...... 121
5.6.. Anticipos sobre ventas ...................................................................................................................... 122
5.6.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 122
5.6.2.. Problemática contable de los anticipos sobre ventas .............................................. 122
5.7.. Factura rectificativa de ventas ....................................................................................................... 123
5.7.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 124
5.7.2.. Problemática contable de la factura rectificativa de ventas ................................... 125
5.8.. Ventas y entregas de envases y embalajes ............................................................................ 126
5.8.1.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 126
5.8.2.. Documentación soporte ....................................................................................................... 127
5.8.3.. Problemática contable de la venta y otras entregas de envases y embalajes... 127
5.9.. Prestación de servicios ....................................................................................................................... 129
5.9.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 129
5.9.2.. Tratamiento contable de la prestación de servicios .................................................. 129
5.10.. Problemática contable del almacén .......................................................................................... 130
5.10.1.. Criterios de valoración de existencias ............................................................................. 131
5.10.2.. Documentación soporte ....................................................................................................... 131
5.10.3.. Variación de existencias ........................................................................................................ 132
5.10.4.. Cuadro de cuentas .................................................................................................................. 133
5.10.5.. Registro contable de la variación de las existencias .................................................. 133
5.11.. Deterioro de valor de las existencias ........................................................................................ 136
5.11.1.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 137
5.11.2.. Problemática contable del deterioro de valor de las existencias ........................ 138
5.12.. Archivo de la documentación ....................................................................................................... 140
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 141
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 144
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 144
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 144
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 144

6.. TRATAMIENTO CONTABLE DE OTROS GASTOS E INGRESOS DE EXPLOTACIÓN ....... 145

Objetivos .................................................................................................................................................................... 145
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 146
Glosario ....................................................................................................................................................................... 146
6.1..Introducción ............................................................................................................................................. 146
6.2.. Los servicios exteriores: definición ............................................................................................ 146
6.2.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 147
6.2.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 147
6.2.3.. Problemática contable de los servicios exteriores ..................................................... 147

Índice
 Tratamiento de la documentación contable 9

6.3.. Otros tributos .......................................................................................................................................... 148

6.3.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 149
6.3.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 149
6.3.3.. Problemática contable de otros tributos ........................................................................ 149
6.4.. Gastos de personal .............................................................................................................................. 150
6.4.1.. Documentación soporte de la nómina ............................................................................ 150
6.4.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 152
6.4.3.. Problemática contable de las retribuciones al personal .......................................... 152
6.5.. Registro contable del resto de los gastos de personal ................................................. 157
6.5.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 157
6.5.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 157
6.5.3.. Problemática contable de otros gastos sociales ......................................................... 158
6.6.. Otros gastos de gestión .................................................................................................................... 159
6.6.1.. Documentación contable ..................................................................................................... 159
6.6.2.. Cuadro de cuentas y registro contable ........................................................................... 160
6.6.3.. Problemática contable de otros gastos de gestión .................................................... 160
6.7.. Subvenciones a la explotación ..................................................................................................... 161
6.7.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 161
6.7.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 162
6.7.3.. Problemática contable de las subvenciones a la explotación ............................... 162
6.8.. Otros ingresos de gestión ................................................................................................................ 163
6.8.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 163
6.8.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 163
6.8.3.. Problemática contable de otros ingresos de gestión ................................................ 163
6.9.. Gastos e ingresos excepcionales ................................................................................................ 164
6.9.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 164
6.9.2.. Cuadro de cuentas .................................................................................................................. 165
6.9.3.. Problemática contable de los gastos e ingresos excepcionales ........................... 165
6.10.. Archivo de la documentación ....................................................................................................... 166
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 167
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 169
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 169
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 169
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 169

7.. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN

DEL INMOVILIZADO ............................................................................................................................................ 171
Objetivos .................................................................................................................................................................... 171
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 172
Glosario ....................................................................................................................................................................... 172
7.1..Introducción ............................................................................................................................................. 172
7.2.. Composición del inmovilizado y su problemática contable ...................................... 173
7.3.. Adquisición y valoración de los elementos del inmovilizado material
e intangible ................................................................................................................................................ 173
7.4.. Pérdida de valor del inmovilizado .............................................................................................. 174
7.5.. Problemática de la amortización ................................................................................................. 175
7.6.. Amortización fiscal: documentación soporte ..................................................................... 176
7.6.1.. Amortización lineal: documentación soporte ............................................................. 176
7.6.2.. Amortización degresiva o decreciente: documentación soporte ....................... 177
7.6.3.. Amortización de elementos usados ................................................................................ 178
7.6.4.. Problemática contable de la amortización .................................................................... 179

Índice
10 Tratamiento de la documentación contable

7.7.. Problemática particular del utillaje ............................................................................................. 179

7.7.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 180
7.7.2.. Cuadro de cuentas y problemática contable de las regularizaciones
del utillaje .................................................................................................................................... 180
7.8.. Pérdidas irreversibles del inmovilizado diferentes a las amortizaciones ........... 181
7.8.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 181
7.8.2.. Problemática contable de las pérdidas procedentes de activos
no corrientes .............................................................................................................................. 181
7.8.3.. Pérdidas de valor que afectan a amortizaciones futuras .......................................... 182
7.9.. Deterioros de valor del inmovilizado material e intangible ........................................ 182
7.9.1.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 182
7.9.2.. Documentación soporte ....................................................................................................... 183
7.9.3.. Problemática contable del deterioro de valor de los elementos del activo
material e intangible ................................................................................................................ 183
7.10.. Compras de inmovilizados con entregas de elementos usados como parte
del precio ................................................................................................................................................... 185
7.10.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 185
7.10.2.. Problemática contable de la compra de bienes de inmovilizado vinculada
a la entrega de un bien usado como parte del precio ............................................. 185
7.11.. Archivo de la documentación ....................................................................................................... 185
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 186
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 189
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 189
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 189
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 189

8.. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE TESORERÍA ................................. 191

Objetivos .................................................................................................................................................................... 191
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 192
Glosario ....................................................................................................................................................................... 192
8.1..Introducción ............................................................................................................................................. 192
8.2.. Instrumentos de cobro/pago empleados en la liquidación
de las operaciones comerciales .................................................................................................. 193
8.3.. El efectivo, el cheque y las tarjetas de crédito y débito ............................................. 194
8.3.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 194
8.3.2.. Cuadro de cuentas .................................................................................................................. 195
8.3.3.. Problemática contable de la caja ...................................................................................... 195
8.3.4.. Problemática contable de la tarjeta .................................................................................. 196
8.3.5.. Problemática contable del cheque .................................................................................. 197
8.4.. Instrumentos formales de giro ....................................................................................................... 199
8.5.. Registro contable de los efectos formales de giro a cobrar ..................................... 199
8.5.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 200
8.5.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 200
8.5.3.. Problemática contable de los efectos a cobrar ........................................................... 201
8.6.. Contabilidad de los efectos comerciales a pagar ............................................................. 206
8.6.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 207
8.6.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 207
8.6.3.. Tratamiento contable de los efectos a pagar ................................................................ 207
8.7.. Contabilidad del factoring ............................................................................................................... 209
8.7.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 210

Índice
 Tratamiento de la documentación contable 11

8.7.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 210

8.7.3.. Problemática contable del factoring ................................................................................ 211
8.8.. Gestión de los créditos comerciales impagados .............................................................. 212
8.8.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 213
8.8.2.. Cuadro de cuentas y definiciones .................................................................................... 213
8.8.3.. Problemática contable de la gestión de impagos ...................................................... 214
8.9.. Contabilidad de la cuenta de crédito ...................................................................................... 217
8.9.1.. Documentación soporte ....................................................................................................... 217
8.9.2.. Cuadro de cuentas .................................................................................................................. 218
8.9.3.. Problemática contable de la cuenta de crédito .......................................................... 218
8.10.. Documentación de la actividad contable ............................................................................. 220
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 221
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 224
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 224
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 224
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 224

9.. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE DEL CIERRE DEL EJERCICIO

Y ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES ................................................................................... 225
Objetivos .................................................................................................................................................................... 225
Mapa conceptual .................................................................................................................................................. 226
Glosario ....................................................................................................................................................................... 226
9.1..Introducción ............................................................................................................................................. 227
9.2.. Comprobación y ajustes finales .................................................................................................... 228
9.2.1.. Operaciones pendientes ...................................................................................................... 228
9.2.2.. Conciliación bancaria ............................................................................................................. 229
9.2.3.. Arqueo de caja ......................................................................................................................... 230
9.2.4..Periodificaciones ...................................................................................................................... 234
9.2.5..Amortizaciones ......................................................................................................................... 234
9.2.6.. Inventario y regularización del utillaje .............................................................................. 234
9.2.7..Reclasificaciones ...................................................................................................................... 234
9.2.8.. Inventario de existencias ....................................................................................................... 235
9.3.. Cierre fiscal ................................................................................................................................................. 235
9.3.1.. Impuesto sobre el valor añadido ...................................................................................... 236
9.3.2.. Impuesto sobre Sociedades ............................................................................................... 236
9.4.. Regularización y cierre de la contabilidad ............................................................................ 239
9.5.. Cuentas anuales ...................................................................................................................................... 239
9.5.1.. Plazo de elaboración y depósito de las cuentas anuales ........................................ 241
9.6.. Archivo de la documentación ....................................................................................................... 241
Actividades de aplicación ............................................................................................................................... 242
Para ampliar .............................................................................................................................................................. 245
Actividades de simulación .............................................................................................................................. 245
Diccionario de contabilidad .......................................................................................................................... 245
Autoevaluación ...................................................................................................................................................... 245

Índice
 2
Tratamiento contable
de la documentación
necesaria para la creación
de la empresa

Objetivos
3 Analizar las operaciones que supone la creación de una empresa.
3 Conocer la documentación soporte de las operaciones anteriores.
3 Contabilizar las operaciones de creación de una empresa.
3 Identificar el contenido y funciones del libro registro de facturas recibidas de
IVA.
42 TraTamIenTo de La documenTacIÓn conTabLe

Mapa conceptual

Individual Trámites administrativos

Forma del empresario

Trámites administrativos

Sociedad
de Responsabilidad Trámites jurídicos Gastos de constitución
Limitada

Actividades Gastos de
técnico-económicas iniciales primer establecimiento

Glosario

Empresa individual. Persona física que realiza una actividad económica en nombre
propio.
Gastos de constitución. Importe de los gastos de naturaleza jurídica necesarios para cons-
tituir una sociedad mercantil.
Gastos de primer establecimiento. Importe de los gastos de naturaleza técnico-económi-
ca que, a veces, una empresa que se constituye realiza al comienzo de su actividad y
que van a tener transcendencia en el futuro desarrollo de la misma.
Libro registro de facturas recibidas. Registro fiscal relacionado con el IVA donde se ano-
tan las facturas y otros documentos sustitutivos recibidos por las adquisiciones de
bienes o por los servicios recibidos.
Sociedad de responsabilidad limitada. Forma jurídica empresarial con un capital mínimo
de 3000 €, dividido en participaciones sociales, en la que los socios no responden
personalmente por las deudas sociales.
Tramitación administrativa del alta de una empresa. Trámites que han de realizarse ante
las diferentes administraciones públicas: Hacienda estatal y autonómica, Seguridad
Social, ayuntamiento, etc., para la creación de una empresa individual o social.

2.1. Introducción
En este capítulo se procederá al análisis del tratamiento de la documentación contable de una
empresa comenzando con las operaciones de creación y establecimiento de su estructura per-
manente que le permiten dar soporte a sus actividades económicas.
De acuerdo con el INE, el parque empresarial en España tenía en 2017 la distribución que
se recoge en el cuadro 2.1.

caPÍTuLo 2
 TraTamIenTo conTabLe de La documenTacIÓn necesarIa Para La ... 43

Cuadro 2.1
Distribución de las empresas en España según su forma jurídica
TIPOS DE EMPRESAS NÚMERO PORCENTAJE

Sociedades anónimas 81 954 2,50 %

Sociedades de responsabilidad limitada 1 162 254 35,41 %
Sociedades colectivas 166 0,01 %
Sociedades comanditarias 83 0,00 %
Comunidades de bienes 115 377 3,52 %
Sociedades cooperativas 20 656 0,63 %
Asociaciones y otros tipos 145 834 4,44 %
Organismos autónomos y otros 8863 0,27 %
Personas físicas 1 747 159 53,23 %
Total 3 282 346 100,00 %

Fuente: Instituto Nacional de Estadística, 2017.

Como se observa en el cuadro 2.1, el empresario individual y la sociedad de responsabilidad

limitada suponen el 87,64 % del total, por lo que en este capítulo se analizará de manera espe-
cial la creación de esta clase de empresas.

2.2. Creación de la empresa individual

De acuerdo con la información proporcionada por el cuadro 2.1, la figura preferida para crear
una empresa es la de empresario individual. La predilección por esta forma empresarial se basa,
fundamentalmente, en la facilidad administrativa para su creación y para su gestión, así como la
simplificación de sus obligaciones contables y tributarias en función del régimen fiscal elegido.
Por otra parte, la responsabilidad ilimitada del empresario por las deudas de su empresa,
que es evidentemente su principal inconveniente, se ve compensada en la realidad por la ne-
cesidad de avalar los préstamos y otras deudas sociales contraídas por las sociedades mercantiles
por parte de sus socios o propietarios, lo que en la práctica iguala su responsabilidad a la de los
empresarios individuales.

sabÍas Que...

Aunque en muchas ocasiones a este tipo de empresario también se le llama autónomo, su

denominación correcta es empresario individual, ya que “autónomos” (Régimen Especial de
Trabajadores Autónomos) es el régimen de la Seguridad Social donde deben darse de alta.

De manera simplificada, los trámites administrativos para la creación de una empresa indi-
vidual son los que se detallan en la figura 2.1.

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44 TraTamIenTo de La documenTacIÓn conTabLe

Trámite Documenatción Lugar

036, 037: comunicar que se va

Alta en Hacienda Hacienda estatal
a iniciar la actividad

036: comunicar a Hacienda que

se va a iniciar una actividad pero
Hacienda estatal
Deducción de no se ha comenzado
gastos previos el funcionamiento. Casilla 504
al inicio de la
actividad
Empresario 036: comunicar el comienzo de la
Hacienda estatal
individual actividad. Casilla 508

Licencia de Ayuntamiento de
apertura y Documento específico la localidad donde
actividad de un de cada ayuntamiento se vaya a realizar
establecimiento la actividad

Alta en la Tesorería de la
TA .0521
Seguridad Social Seguridad Social

Figura 2.1
Esquema de creación de la empresa individual.

Toma noTa

La comunicación a Hacienda, a través del impreso 036, de que se va a iniciar una

actividad económica, pero que todavía no ha comenzado es fundamental para:
— Poder deducirse en el IRPF los gastos ocasionados durante este periodo
transitorio por parte del empresario.
— Poder deducirse las cuotas de IVA soportado en los gastos e inversiones
efectuados durante el periodo previo al comienzo de la actividad.

2.2.1. Documentación soporte

Todos los trámites recogidos en la figura 2.1 son de naturaleza administrativa y, en principio, no
suponen desembolso de dinero, por lo que no tienen registro contable alguno, no actuando, por
lo tanto, la documentación anterior como documentación soporte de registros contables, pero
es fundamental para la creación de la empresa.
Debido a que la documentación administrativa puede cambiar, en el cuadro 2.2 se remite a
las páginas webs de cada administración pública, actualizadas a 9/04/2018.

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 TraTamIenTo conTabLe de La documenTacIÓn necesarIa Para La ... 45

Cuadro 2.2
Enlaces a documentos de alta de empresario individual
Hacienda

l La cumplimentación de los documentos 036 y 037 se realiza on line, aunque su presentación pue-
de ser telemática o en soporte PDF impreso y presentado ante la administración tributaria.
l https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/G322.shtml
Seguridad Social

l Documento TA.0521: Solicitud simplificada de: alta, baja o variación de datos en el régimen espe-
cial de autónomos.
l http://www.seg-social.es/prdi00/groups/public/documents/binario/46092.pdf
Ayuntamiento

l El modelo de licencia de apertura y la tramitación e inicio de la actividad es propio de cada ayun-

tamiento, por lo que deberán seguirse las pautas que disponga la entidad municipal donde vaya a
desarrollarse la actividad.
l Normalmente, dichos documentos son accesibles desde su página web.

2.2.2. Empresa y patrimonio particular

Como se expone en el apartado anterior, uno de los principales inconvenientes de la figura

del empresario individual es la responsabilidad ilimitada que adquiere por las deudas contraídas
por su empresa con
todos sus bienes
presentes y futuros
de acuerdo con el Patrimonio
Vinculación Patrimonio
artículo 1911 del privado
Código Civil.
La figura 2.2
muestra la vincula-
ción de ambos pa-
trimonios a efectos Patrimonio jurídico afecto a las
de la responsabi- actividades empresariales
lidad jurídica del Figura 2.2
empresario. Problemática contable de las empresas individuales.

2.2.3. Cuadro de cuentas y definiciones

La especial relación que se da en el empresario individual entre su patrimonio afecto a las
actividades empresariales y el privado hace que la contabilidad deba registrar los trasvases eco-
nómicos que se dan con mucha frecuencia entre ambos. Hay que tener presente que, a falta
normalmente de otra fuente de ingresos, el empresario deberá retirar, periódicamente o no,
dinero de su empresa para atender a sus necesidades vitales y a las de su familia. En otras oca-

caPÍTuLo 2
46 TraTamIenTo de La documenTacIÓn conTabLe

siones deberá atender pagos correspondientes a su negocio con su patrimonio privado por falta
de liquidez de aquel, etc.
Para registrar esta situación, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Em-
presas (en lo sucesivo, PGCPYME) contempla las cuentas que recoge la figura 2.3.

Subgrupo 10: Capital

l 102 Capital
Subgrupo 55: Otras cuentas no bancarias

l 550 Titular de la explotación

Figura 2.3. Cuadro de cuentas.

La segunda de las cuentas que se detallan en la figura 2.3 merece una especial atención con-
table al ser la destinada a registrar los trasvases económicos entre ambos patrimonios. Así, estas
cuentas son definidas por el plan tal y como se expone en la figura 2.4.

102 Capital
— Corresponde a las empresas individuales.

550 Titular de la explotación

— Cuenta corriente mantenida con el titular de la ex-
plotación que expresa la relación existente entre
el patrimonio personal del titular y la empresa a lo
largo del ejercicio.

Figura 2.4. Definiciones.

2.2.4. Registro contable de las operaciones de un empresario

individual
En el momento de su creación, la cuenta de capital registra el valor de las aportaciones, dine-
rarias o no dinerarias, que realiza un empresario individual a su empresa, aportaciones que se
registran mediante el siguiente asiento:

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Tesorería (57)
Inmovilizado (2) a Capital (102)
Existencias (3) a Deudas (1/4/5)
Clientes y deudores (43/44)

caPÍTuLo 2
 Tratamiento contable de la documentación necesaria para la ... 47

EJEMPLO 2.1

El efectivo o el valor de los bienes que el empresario retire durante el ejercicio del patrimo-
nio de su empresa con destino a su patrimonio particular se cargarán en la cuenta (550) Titular
de la explotación.

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Titular de la explotación (550) a Tesorería (57)

EJEMPLO 2.2

De la misma manera, si durante el ejercicio el empresario realiza nuevas aportaciones desde

su patrimonio particular al patrimonio de su empresa, estas se registrarán a través de la mencio-
nada cuenta (550) Titular de la explotación.

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Inmovilizado (2) (Y en su caso)

Compras (60) Hacienda Pública IVA soportado a
Deudas (1, 5) Titular de la explotación (550)
Servicios exteriores (62)
Etc.

EJEMPLO 2.3

Al cierre del ejercicio, el saldo, positivo o negativo, de la cuenta de Pérdidas y ganancias,

después del proceso de regularización, se deberá imputar al dueño de la empresa mediante el
siguiente asiento:

--- 31/12/20X0---

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Resultado del ejercicio (129) a Titular de la explotación (550)

O bien:

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Titular de la explotación (550) a Resultado del ejercicio (129)

EJEMPLO 2.4

Capítulo 2
48 Tratamiento de la documentación contable

Al cierre del ejercicio, la cuenta (550) Titular de la explotación podrá presentar un saldo
deudor o acreedor después de haber registrado todas las operaciones anteriores. Si su saldo es
acreedor, podrá:

a) Ser retirado íntegramente de la empresa por su propietario traspasando su importe, en

dinero o en otros activos al patrimonio particular.
b) Incorporarse al capital de la empresa para potenciar su crecimiento.
c) Retirarse en parte y capitalizarse por la diferencia.

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Titular de la explotación (550) a Tesorería (57)

a Capital (102)

EJEMPLO 2.5

Si la cuenta (550) Titular de la explotación presenta saldo deudor al cierre del ejercicio, bien
porque el mismo se haya cerrado con pérdidas o porque haya retirado a cuenta de los beneficios
de dicho ejercicio un importe superior estos, el propietario de la empresa podrá:

a) Reponer el importe deudor del saldo, si desea que su empresa cuente con el mismo
capital.
b) Tomar una decisión intermedia, reponiendo parte de las pérdidas y reduciendo el capi-
tal por el resto.
c) Tomar una decisión intermedia, reponiendo parte de las pérdidas y reduciendo el capi-
tal por el resto.

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Tesorería (57) a Titular de la explotación (550)

Capital (102)

EJEMPLO 2.6 ACTIVIDAD PROPUESTA 2.1

2.3. Trámites para la creación de una Sociedad

de Responsabilidad Limitada

Como se expuso en el capítulo anterior, a pesar de que el ordenamiento jurídico mercantil es-
pañol contempla diversos modelos sociales, es la Sociedad de Responsabilidad Limitada, en sus
dos versiones: norma y nueva empresa, la más utilizada a la hora de crear una empresa con for-
ma social mercantil, por lo que a continuación se expondrá la problemática de su fundación.

Capítulo 2
 TraTamIenTo conTabLe de La documenTacIÓn necesarIa Para La ... 49

La creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) exige básicamente los

mismos trámites administrativos frente a Hacienda, Seguridad Social y ayuntamiento que la
expuesta para el empresario individual en la figura 2.1, no obstante, además, su fundación debe
cumplir los siguientes trámites de naturaleza fundamentalmente jurídica (figura 2.5).

Trámite Lugar Documentación

contable generada

Obtención de Registro Mercantil

denominación de Central (solicitud Factura
la nueva sociedad telemática)

Redacción de
la escritura de Asesoría Factura
constitución

SRL
Elevación a
Notaría Factura
escritura pública

Pago del Impuesto Hacienda de

de actos jurídicos: la Comunidad Impreso 600
1 % del capital Autónoma

Inscripción de la
Registro
escritura pública
Mercantil Factura
en el Registro
de la provincia
Mercantil

Figura 2.5
Fundación de la Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Los trámites para la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada pueden efec-
tuarse directamente por los promotores de la empresa o a través de un profesional (gestoría o
asesoría de empresas). Dado que la opción elegida afecta a su contabilidad, se tratarán ambas
situaciones por separado.

2.4. Tramitación de la creación de la Sociedad de

Responsabilidad Limitada por parte de los socios promotores

El primer paso que tienen que dar los promotores es la obtención de la certificación del Regis-
tro Mercantil Central en que se confirme que no existe otra sociedad mercantil con la misma

caPÍTuLo 2
50 Tratamiento de la documentación contable

denominación (cuadro 2.3). Este trámite puede realizarlo uno de los promotores en nombre de
la futura sociedad y es posible realizarlo a través de la web del propio Registro Mercantil Central.

Registro Mercantil Central

Cuadro 2.3
Solicitud de certificación de que no existe otra sociedad con l http://www.rmc.es/

la misma denominación (última fecha de consulta 9/04/2018)

El resto de los trámites son presenciales en las correspondientes oficinas de los diferentes
agentes que intervienen: asesor (en su caso), notaría y Registro Mercantil.

2.4.1. Documentación soporte
Como se observa en la figura 2.5, el proceso de creación de la Sociedad de Responsabilidad
Limitada precisa de una serie de trámites que originarán una serie de gastos, cuyos documen-
tos soporte son, por un lado, la factura y, por otro, el impreso de liquidación del Impuesto de
Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (en adelante, ITP y AJD) por
operaciones societarias:

a) La factura: es el documento mercantil en el que se refleja toda la información de una

operación de compraventa o de prestación de servicios. De acuerdo con la legislación
del IVA, existen dos tipos de facturas: simplificada y completa. Además, cada una de ellas
puede tener una factura rectificativa por descuentos, devoluciones o errores.

El cuadro 2.4 muestra la dirección web de la Agencia Tributaria donde aparecen los requi-
sitos exigidos para cada una de ellas (actualizada a 9/04/2018).

Cuadro 2.4
Requisitos de las facturas

Facturas simplificada y completa

l http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empre-
sas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Conteni-
do_de_las_facturas.shtml
Factura rectificativa

l http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empre-
sas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Factu-
ras_de_rectificacion.shtml

b) Impreso 600: este impreso se utiliza para liquidar determinadas operaciones del Impuesto
sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD). El cua-
dro 2.5 muestra la dirección web de la Agencia Tributaria con el modelo de documento
a efectos ilustrativos, aunque deberá utilizarse el de la comunidad autónoma que corres-
ponda al lugar de la fundación de la empresa, que es, además, donde se realizará el trámite.

Capítulo 2
 Tratamiento contable de la documentación necesaria para la ... 51

Cuadro 2.5
Impreso 600 de la Agencia Tributaria (actualizado a 9/04/2018)

Impreso 600 de la Agencia Tributaria

l http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Contenidos_Comunes/La_
Agencia_Tributaria/Modelos_y_formularios/Declaraciones/Resto_de_mode-
los/600/mod600e.pdf

c) Medios de pago: en este capítulo se utilizarán, por primera vez, dos medios de pago muy
frecuentes: el cheque y la transferencia bancaria.

— El cheque es un documento mercantil utilizado como medio de pago que es emitido y firmado
por una persona, denominada librador, quien ordena a una entidad financiera, denominada
librado, que pague la cantidad de dinero consignada en dicho documento a otra persona, de-
nominada tenedor, tomador o beneficiario, siempre y cuando disponga de fondos
en la cuenta contra la que se libra el cheque.
— Por su parte, la transferencia es una operación bancaria utilizada también como me-
dio de pago, por la cual una persona, denominada ordenante, que dispone de fondos
en una cuenta, transfiere una cierta cantidad de dinero desde esta cuenta a otra
cuenta bancaria designada en la operación, denominada beneficiario.

2.4.2. Cuadro de cuentas y definiciones

El Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba texto refundido de
la Ley de Sociedades de Capital, establece que el capital de la Sociedad de Responsabilidad
Limitada no puede ser menor de 3000 €, dividido en participaciones sociales acumulables e
indivisibles que no pueden denominarse acciones ni tienen la consideración de valores mo-
biliarios.
Por su parte, el PGCPYME contempla la cuenta que se recoge en la figura 2.6 para registrar
el capital de este tipo de sociedades mercantiles.

Subgrupo 10: Capital

l 100 Capital social

Subgrupo 55: Otras cuentas no bancarias

l 551 Cuenta corriente con socios y administradores

Figura 2.6
Cuadro de cuentas.
Y se define de la siguiente manera:

100 Capital
— Capital escriturado en las sociedades que revistan forma
mercantil, salvo cuando, atendiendo a las características
económicas de la emisión, deba contabilizarse como pa-
sivo financiero.

Capítulo 2