Dirección y gerencia en las organizaciones.

Descripción de la función y las características del proceso de

comunicación en las organizaciones.
Análisis del proceso de la comunicación en una organización.

ÍNDICE DE CONTENIDO

Análisis del proceso de comunicación de la Empresa Pág.

Productora Textil del Bajío S.A de C.V. 2
1. Red de comunicación formal e informal. 3
1.1. Red de comunicación formal. 5
1.2. Red de comunicación informal. 8
2. Interacción entre las diferentes áreas, departamentos o secciones 10
de la organización.
3. Habilidades de comunicación del gerente y de los supervisores. 11
4. Políticas y procedimientos para la comunicación. 12
5. Puntos críticos posibles generadores de problemas de 13
comunicación.
Conclusión 14
Fuentes de información 16

1
 Análisis del proceso de comunicación de la Empresa
Productora Textil del Bajío S.A de C.V.

Productora Textil del Bajío S.A de C.V. nace por la inquietud del Ing.
Eduardo Doblado de tener una empresa propia en el año 1997 que generara
empleos y una ganancia económica, iniciando esta empresa en la colonia
Rosalinda en Celaya, del Estado de Guanajuato. Posteriormente, por las
dimensiones del local y por las bajas y altas de producción se tomó la decisión de
cambiarse de lugar a la calle Morelos 226 Int. A en el año 2004. El cambio de
domicilio no hizo que se perdiera su Cultura Organizacional que hasta la fecha
prevalece y que se caracteriza por los siguientes elementos:

MISION. Ser una empresa competitiva principalmente entregar el producto

puntualmente y sobre todo con calidad, con ello se quiere lograr la satisfacción del
cliente y la propia.

VISION. Ser una empresa reconocida por clientes de todo el país y fuera
de él, con ello se pretende que seamos una buena opción para confeccionar sus
prendas y productos.

VALORES. Calidad.- cumplir con los estándares del cliente. Puntualidad.-

al entregar a tiempo y en el lugar señalado en los contratos con nuestros clientes.
Compromiso.- para dar lo mejor de nosotros al realizar el trabajo y cumplimiento
de las metas.

OBJETIVO PRIMORDIAL. La empresa seleccionada tiene como objetivo

básico la fabricación y venta de productos textiles asegurando los niveles de
eficiencia y eficacia que garanticen el cumplimiento de los estándares de calidad y
la rentabilidad de la empresa a corto plazo y su crecimiento a largo plazo.

OBJETIVO DE CRECIMIENTO. Incrementar las ventas mensuales a un 5%

y ampliar el mercado al resto de la zona bajío.

2
1. RED DE COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL.
Toda organización social, sin importar su tipo o finalidad es un sistema
social y un sistema de actividad humana; al ser su funcionamiento completo, éste
depende de la comunicación entre sus integrantes para lograr sus objetivos de
manera eficaz y eficiente.

Más allá de la definición formal del concepto de comunicación, por ejemplo

la de Fragoso (2000) quien define a la comunicación como el proceso de
transferencia de información entre un emisor y un receptor, asegurándose de que
éste último la comprenda.

Para la organización en bajo análisis, consideraremos la transmisión en un

solo sentido, de manera unilateral como el proceso de transmitir información;
mientras que la comunicación como herramienta para integrar y coordinar
actividades tanto de un área funcional como entre las diversas áreas que
componen la empresa, la comunicación se utiliza en el sentido más amplio para
que las personas se comuniquen al ponerse en contacto, intercambiando ideas, de
una manera bilateral o multilateral.

De esta manera al observar a la

empresa Productora Textil del Bajío S.A de
C.V., podremos asegurar si presenta una
comunicación adecuada y eficiente, cuando
en estricto sentido se obtenga como
resultado, un equipo coordinado, cohesionado
y participativo, que alcance sus objetivos
exitosamente, mientras que se considerará
ineficiente o con graves problemas de
comunicación, si en el momento de ser

3
observada opera bajo un esquema de comunicación inadecuado, donde
difícilmente alcanzará sus metas dado que sus integrantes muy probablemente, ni
siquiera estarán enterados de lo que persigue la organización, ni mucho menos de
cómo poder aportar para lograrlas.

En el presente trabajo de integración se presenta un reporte sobre el

análisis comunicacional enfocado a identificar y analizar la red de comunicación
dentro de la Empresa Productora Textil del Bajío S.A de C.V.

Dicho Análisis se hace tanto a nivel formal como el informal para a manera
de diagnóstico determinar los puntos críticos o problemáticos del proceso de
comunicación distorsionándolo, tanto intra-grupal como interfuncional, de igual
manera se considera la formalidad como la informalidad de dicho proceso. De
suma importancia es identificar las habilidades directivas, gerenciales y de
supervisión, al igual que la valoración de las políticas y procedimientos que
orientan y norman las conductas y actitudes relacionadas con la comunicación
humana.

La Empresa Productora Textil del Bajío, es una empresa pequeña,

estructurada con pocos niveles jerárquicos, las áreas funcionales que están
identificadas o delimitadas de manera formal son Producción y Comercialización;
las demás funciones están distribuidas o son llevada a cabo por el Dueño o
gerente general, su nuera que le apoya en la asistencia administrativa y contable y
su hijo que está a cargo del área de comercialización. Esta estructura familiar
simple, hace que se presenten verdaderos problemas de flujo de información
como de comunicación interpersonal los cuales se irán identificando en los
siguientes apartados.

1.1. RED DE COMUNICACIÓN FORMAL.

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 La comunicación formal es aquella en la que el canal lo establece la
organización con la intención de transmitir mensajes relacionados con las
tareas y asignaciones de sus miembros, (Robbins, 2009).

En la empresa Productora Textil del Bajío, al igual que las organizaciones

con organigramas piramidales, se pueden identificar las tres formas típicas
de comunicación: La Comunicación horizontal –ascenderte/descendente;
comunicación vertical y la mixta:

Comunicación horizontal. Es la comunicación que se desarrolla entre dos personas del mismo nivel
C
jerárquico.
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Una de las principales redes de comunicación formales identificadas en la

empresa se relaciona a la comunicación ascendente formal y utilizan dos
tipos de formato:

 Memorandos o avisos escritos.

5
  Periódico mural para avisos generales.
 Pizarra de control de producción y niveles de inventario.
 Pizarra para medición de volúmenes de producción y tiempos
muertos.
 Sistemas de registro en libreta para la entrada y salida de
personal.
 Tarjetas de niveles de inventarios.
 Formas para registro de pedidos levantados, en proceso y
surtidos.
 Formas de control de recepción de materiales y bodegas.
 Formas de control para surtido y entrega de pedidos.
 Señalética de protección y seguridad.

Sin embargo se pueden identificar las siguientes carencias o problemas:

PROBLEMA 1. El nombre de la empresa se utiliza tal y como fue registrada en

hacienda, pero se deberá contar con un nombre comercial y una imagen que
identifique a los integrantes y les dé sentido de pertenencia al interior y genere una
imagen que pueda posicionarse en la mente de sus posibles clientes.

PROBLEMA 2. En la señalética dentro de las instalaciones no se encuentra la

Misión, Visión ni Valores que socialicen e integren a los miembros de la empresa.
Solamente se encuentran en la oficina del dueño o gerente general.

PROBLEMA 3. Los pizarrones de avisos no están actualizados, los publicados

están en mal estado y algunos muestran fechas vencidas. Los avisos deberán ser
elaborados bajo la supervisión, y publicados siempre y cuando lleven la firma del
responsable de un departamento de Comunicación Organizacional y si no se
cuenta con él entonces se deberá nombrar a un responsable.

6
PROBEMA 4. La comunicación como proceso formal no se da en forma
intencional, dado a la complejidad de la actividad humana al interior de la
organización, por lo que deberán diseñarse los elementos, los procesos y lo
medios que garanticen que la información sea funcional y de apoyo para las
actividades al interior de la organización.

No se observan ni se han establecido programas y campañas de

comunicación interna. Es bien sabido que en cualquier organización existe una
comunicación formal y otra informal, la primera es generada por la empresa,
mientras la segunda se da en forma espontánea y sin regulación alguna entre los
miembros del grupo.

La comunicación formal es la que utiliza la empresa para mantener a su

personal informado acerca de todo aquello que a la organización le interesa
transmitir a su personal, esto incluye mensajes que influencien las actitudes y la
conducta del trabajador, ya que si la comunicación formal es efectiva los
empleados entenderán mejor su papel dentro de la organización y sus propias
perspectivas, lo que nos conduce al siguiente problema:

PROBLEMA 5. No existe un manual de comunicación organizacional el cual

sustenten acciones de capacitación en comunicación a fin de lograr una mayor
eficiencia y coordinación de los recursos humanos a través de una eficiente
comunicación organizacional.

PROBLEMA 6. Se carece de un programa integral de comunicación formal que

incluya Programas audiovisuales, boletines, folletos, revistas, redes sociales,
blogs, sitios webs y campañas internas y de capacitación. Para el funcionamiento
eficiente y eficaz, la textilera deberá generar la comunicación necesaria para que
su personal esté informado acerca de la filosofía de la empresa, sus objetivos, sus
cambios e innovaciones, en fin de todo aquello que hace que la gente se
identifique y comprometa con la empresa, además de generar cohesión de grupo.

7
1.2. RED DE COMUNICACIÓN INFORMAL.
Para identificar las redes de comunicación es necesario identificarlas como
aquellas que se da a través de canales espontáneos que surgen de elecciones o
intereses individuales, (Robbins, 2009).

Existen Redes de Comunicación Informal dentro de las Organizaciones, y

es muy importante identificarlas y comprenderlas para entender el
Comportamiento Organizacional.
En la Empresa Textilera, no hay excepción, se pueden encontrar las
siguientes formación de redes, tanto en el corazón de a empresas que es el área
de producción y de comercialización como la formación de redes entre los
departamentos y en ocasiones sin importar el nivel organizacional, es decir, las
redes pueden ser entre supervisores, entre obreros, entre vendedores o una
mezcla de ellos.

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 La Empresa Productora Textil del Bajío es una organización joven, al tratarse
de una empresa novel, no cuenta con un adecuado departamento de
comunicación organizacional sus problemas de comunicación interna son notorios
pues carece de los elementos básicos que coadyuven a sus propios procesos de
comunicación formal, informal y mixta así como la formación de redes informales
para su uso o control.

2. INTERACCIÓN ENTRE LAS DIFERENTES ÁREAS, DEPARTAMENTOS O

SECCIONES DE LA
ORGANIZACIÓN.

Las organizaciones son grupos sociales

cuyos esfuerzos en común se encaminan
a generar valor, como una propuesta
establecida en objetivos definidos
previamente. Para lograrlo requieren de
un proceso fundamental que le permita
de manera colaborar, integrarse y
coordinarse para lograr sus objetivos;
este proceso es el de la comunicación.

La empresa textilera lleva a cabo esfuerzos para integrarse por medio de la

comunicación entre departamentos sin embargo, se nota la carencia de
formalidad, de manuales y de políticas que de manera ex profeso apoyen a este
proceso comunicativo.

Los formatos para operación y control. Todos los formatos de registro,

resultado de las actividades de operación y control deberán contener el logotipo de
la organización, vigilando las reglas de aplicación, y siempre, el formato deberá
ser autorizado por el departamento de Imagen Corporativa.

9
PROBLEMA 7. Los memorandos entre departamentos no tienen un mismo
formato, los elaboran de acuerdo a las preferencias de los supervisores de
producción, del supervisor de almacén y del jefe de comercialización.

3. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN DEL GERENTE Y DE LOS

SUPERVISORES.
Los mandos altos como los medios, en el caso de la empresa tenemos al
dueño o gerente general, jefe de comercialización y los supervisores y para poder
estar en posibilidad de lograr el objetivo primordial de la supervisión deberán
desarrollar habilidades y destrezas para poder aplicar sus conocimientos y
llevarlos a la práctica de las técnicas de la supervisión.

Sería imposible generalizar mediante observaciones individuales del

gerente o de los supervisores o jefes, dado que si uno de ellos es bueno o uno de
ellos carece de habilidades, no se podrá decir que en la Empresa Productora
Textil del Bajío su gerencia o mandos medios “TODOS” carecen o son aptos, por
lo que hace del problema un problema vigente, es decir, en ciertas circunstancias,
y en determinados casos los habilidades con las que cuentan son suficientes para
resolver situaciones, sin embargo en otros casos deberán de desarrollarse o
fortalecerse habilidades para:
 Para establecer y lo más importante dar a conocer con claridad y si
error las metas y objetivos organizacionales y departamentales.
 Para coordinar el trabajo de sus integrantes.
 Conocer necesidades y obtener comprensión y apoyo de los demás.
 Para la toma de decisiones en grupo.

10
  Para alentar el buen desempeño y promover la satisfacción de los
trabajadores.

PROBLEMA 8. Las juntas de trabajo entre supervisores de producción son bien

llevadas en lo general, son unidireccionales, dado que el supervisor notifica
políticas y resultados de toma de decisiones pero no permite la participación activa
de sus subordinados.

Sin embargo y con reservas de generalizar, como observaciones

específicas podemos describir lo siguiente: Los supervisores utilizan de manera
eficiente sus habilidades para mantener buenas relaciones entre sus subordinados
y con sus iguales, se esfuerzan por brindar la confianza necesaria a los
trabajadores para externar sus inquietudes, necesidades, aportar ideas y a su vez
generar un clima laboral agradable.

El supervisor utiliza de todo su conjunto de habilidades de comunicación

para estar al pendiente de integrar al personal de nuevo ingreso; de capacitarlo
para evitar que comenta errores que afecte la producción y proporcionando la
oportunidad de preguntar en el momento cualquier duda que pueda presentarse, y
se asegura de retroalimentarse para que los nuevos trabajadores sigan los
lineamientos de seguridad. Dan a conocer y prevén que los manuales de
procedimiento, manuales de seguridad y manuales de calidad; den soporte para
que todas las actividades que se realicen en la empresa se estandaricen, además
de dar de tener las herramientas para la implementación de la seguridad en la
organización. Los supervisores programan y ven que su personal recibe cursos de
capacitación de primeros auxilios e incendios.

4. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COMUNICACIÓN.

11
 En relación a las políticas, en la Empresa Productora Textil del Bajío no
se han establecido políticas ni sus manuales, y es mediante éstas que se logra
una generación de un buen nivel de integración y moral al interior, reduciendo
problemas de comunicación interpersonal y conflictos relacionados. De esta
manera se identifica el PROBLEMA 9. Dado que no se cuentan con políticas
formalmente establecidas ni se cuenta con un manual relacionado no son
capaces de generar una efectiva comunicación formal y que en
consecuencia provocan un ambiente de incertidumbre y baja motivación, con
una gran necesidad de generar su propia comunicación, es decir comunicación
informal poco o nada apegada a la realidad de la empresa y que en forma de
rumor se extiende por toda la organización, con muy malas consecuencias sobre
el clima organizacional.

5. PUNTOS CRÍTICOS POSIBLES GENERADORES DE PROBLEMAS DE

COMUNICACIÓN.
En los cuatro puntos anteriores descritos se han ido identificando problemas
relacionados con la comunicación que son traducidos como los puntos críticos
generadores de problemas de comunicación y que se enuncian de manera puntual
nuevamente:

PROBLEMA 1. El nombre de la empresa se utiliza tal y como fue registrada

en hacienda, pero se deberá contar con un nombre comercial y una
imagen que identifique a los integrantes y les dé sentido de pertenencia al
interior y genere una imagen que pueda posicionarse en la mente de sus
posibles clientes.

PROBLEMA 2. En la señalética dentro de las instalaciones no se encuentra

la Misión, Visión ni Valores que socialicen e integren a los miembros de la
empresa. Solamente se encuentran en la oficina del dueño o gerente
general.

PROBLEMA 3. Los pizarrones de avisos no están actualizados, los

publicados están en mal estado y algunos muestran fechas vencidas. Los

12
 avisos deberán ser elaborados bajo la supervisión, y publicados siempre y
cuando lleven la firma del responsable de un departamento de
Comunicación Organizacional y si no se cuenta con él entonces se deberá
nombrar a un responsable.

PROBEMA 4. La comunicación como proceso formal no se da en forma

intencional, dado a la complejidad de la actividad humana al interior de la
organización, por lo que deberán diseñarse los elementos, los procesos
y lo medios que garanticen que la información sea funcional y de
apoyo para las actividades al interior de la organización.

PROBLEMA 5. No existe un manual de comunicación organizacional el

cual sustenten acciones de capacitación en comunicación a fin de lograr
una mayor eficiencia y coordinación de los recursos humanos a través de
una eficiente comunicación organizacional.

PROBLEMA 6. Se carece de un programa integral de comunicación formal

que incluya Programas audiovisuales, boletines, folletos, revistas, redes
sociales, blogs, sitios webs y campañas internas y de capacitación. Para
el funcionamiento eficiente y eficaz, la textilera deberá generar la
comunicación necesaria para que su personal esté informado acerca de la
filosofía de la empresa, sus objetivos, sus cambios e innovaciones, en fin
de todo aquello que hace que la gente se identifique y comprometa con la
empresa, además de generar cohesión de grupo.

PROBLEMA 7. Los memorandos entre departamentos no tienen un mismo

formato, los elaboran de acuerdo a las preferencias de los supervisores de
producción, del supervisor de almacén y del jefe de comercialización.

PROBLEMA 8. Las juntas de trabajo entre supervisores de producción son

bien llevadas en lo general, son unidireccionales, dado que el supervisor
notifica políticas y resultados de toma de decisiones pero no permite la
participación activa de sus subordinados.

PROBLEMA 9. Dado que no se cuentan con políticas formalmente

establecidas ni se cuenta con un manual relacionado no son capaces de
generar una efectiva comunicación formal y que en consecuencia
provocan un ambiente de incertidumbre y baja motivación, con una
gran necesidad de generar su propia comunicación, es decir comunicación
informal poco o nada apegada a la realidad de la empresa y que en forma

13
 de rumor se extiende por toda la organización, con muy malas
consecuencias sobre el clima organizacional.

CONCLUSIÓN.
En las empresas se presentan problemas relacionados con el proceso de
comunicación, que pueden involucrar al emisor, al receptor, al medio, al mensaje
en sí mismo o a la retroalimentación. Estos problemas se presentan en forma de,
siendo las principales: Supuestos o hechos confusos; distorsión del contexto del
mensaje y/o de la semántica; información expresada deficientemente; barreras de
contexto internacional; pérdida de información por retención limitada; información
con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma; desconfianza o
temores en la comunicación; tiempo insuficiente ante los cambios; exceso de
información. Que invariablemente repercutirá en la eficiencia y eficacia de los
esfuerzos en aplicarse y utilizar los recursos para lograr la propuesta de valor.
Adicional, la comunicación organizacional deberá ser un programa formal que
permita:
1. Establecer y difundir la misión, visión, los objetivos y las metas
de la organización.
2. Desarrollar las estrategias y los planes idóneos.
3. Aumentar la aceptación de las reglas de la institución orientadas
a sus integrantes.
2. Obtener mayor dedicación a los objetivos institucionales.
3. Proporcionar los datos necesarios para la toma de decisiones.
4. Clasificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos
de autoridad y fincar responsabilidad para el desempeño.
5. Para acordar el trabajo que se va a realizar, intercambiar
instrucciones que permitan realizar lo correcto y lograr las
metas y objetivos.
6. Para coordinar el trabajo de sus integrantes.
7. Conocer las necesidades y obtener la comprensión y el apoyo
de los demás.

14
 8. Para la toma de decisiones en grupo.
9. Para alentar el buen desempeño y promover la satisfacción de
los trabajadores mediante la integración y la cooperación.

En base a lo anterior es fácil comprender la importancia que tiene para

cualquier empresa, contar con una filosofía y plan de negocio muy bien definido,
documentado y transmitido a su personal en forma clara, precisa y bien dosificada,
utilizando por supuesto los conductos adecuados es decir, se deben estructurar
campañas de comunicación interna, minuciosamente planeadas y estructuradas
de acuerdo al objetivo definido, tal y como se haría con una campaña de
comunicación al exterior.

FUENTES DE INFORMACIÓN.
Robbins, Stephen P (1987). Comportamiento organizacional. Conceptos,
controversias y aplicaciones. México Ed. Prentice Hall.

http://www.geocities.com/amirhali/_fpclass/cultura_organizacional.htm

http://www.monografias.com/trabajos14/cultura-organizacional/cultura-organiz
acional.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/cultura-organizacional/cultura-
organizacional.shtml#ixzz2x8qoin5C

El Blog de CorpXcoach. Barreras y fallas en la comunicación organizacional.

Extraído el 11 de abril de 2014 desde http://corpxcoach.com/blog/item/barreras-y-
fallas-en-la-comunicacion-organizacional.html

http://mercawidget.wordpress.com/2008/02/05/elementos-para-crear-una-imagen-
corporativa-de-tu-empresa/ Consulta efectuada el 9 de julio de 2013.

15
http://www.imagen-corporativa.com.ar/componentes-identidad-corporativa.htm
Consulta efectuada el 9 de julio de 2013.

Adler, R. B. (2005). Comunicación Organizacional: Principios y prácticas para

negocios y profesiones. México: McGraw-Hill Interamericana Pp. 5-12.

Wikipedia (2013) Consultado el 7 de abril, desde [http://es.wikipedia.

org/wiki/Comunicaci%C3%B3n]

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