TRABAJO INTEGRADOR AL CENTRO DE ATENCIÓN AL ESTUDIANTE

CAE

INTEGRANTES:

BARRIOS ZUÑIGA LEIDYS

HAMBURGER ESTRADA VERONICA
NUÑEZ OROZCO YISETH
PIMENTEL CRISTOBAL
VILLADIEGO CANOLES JOSÉ

PRESENTADO A:

CLAUDIO NARVAEZ

FUNDACION UNIVERSITARIA COLOMBO INTERNACIONAL

TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

V SEMESTRE

CARTAGENA, COLOMBIA

2018
 TABLA DE CONTENIDO

1. INVENTARIO AMBIENTAL........................................................................................3

2. MATRIZ DE ASPECTOS AMBIENTALES.................................................................4

2.1. CRITERIOS AMBIENTALES................................................................................9

3. POLÍTICA AMBIENTAL.............................................................................................11

4. OBJETIVOS AMBIENTALES.....................................................................................12

5. MATRIZ DE REQUISITOS AMBIENTALES............................................................13

6. PERFIL DE CARGO.....................................................................................................15

7. PLAN DE FORMACIÓN..............................................................................................19

8. MATRIZ DE COMUNICACIÓN.................................................................................20

9. CONTROLES OPERACIONELES..............................................................................21

10. RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS....................................................................26

11. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DEL

RIESGO................................................................................................................................29

12. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES S y SO.......................................................31

13. POLITICA S y SO.....................................................................................................33

14. OBJETIVOS S y SO..................................................................................................34

15. POLÍTICA INTEGRAL............................................................................................35

 1. INVENTARIO AMBIENTAL

Luz eléctrica, aire

acondicionado, Equipo de SELECCIONAR EL TURNO Res iduos es peciales , cons umo de Canecas , Relleno
turnos , Papel, Impres ora de energía y papel us ado s a nitario
turnos y pantalla tactil.

Cons umo de energia, res iduo

Luz eléctrica, aire Canecas , Relleno
ESPERA DE SER ATENDIDO electronico, res iduos s olidos
acondicionado, s illa. s a nitario
eléctronicos

SERVICIO DE
Televis or ATENCIÓN FINANCIERA CAJA DE PAGOS Res iduos s olidos eléctronicos . Relleno s anitario
ESTUDIANTIL

Energá eléctrica, computador,

Telefono, Aire acondicionado,
Engrapadora, Silla, grapas , Respuesta a la Cons umo de energia, Res iduos
solicitud Canecas , Relleno
Lapiceros , Papel, Es critorio, eléctronicos , res iduos s olidos
s a nitario
Separadores Metalicos , inorga nicos , papel us ado
Canecas , Perforadora, Cables y
Router.

Energía eléctrica, Papel,

Imprimir Almacenamiento
Carpeta de cartón, Perforadora, de la
Respuesta para
documento o
Engrapadora, lapicero, Tinta de pagos Cons umo de energia, res iduos
recibo documentación Canecas , Relleno
s ellos , Es tantes , Ca necas , organicos , res iduos inorganicos ,
s a nitario
Impres oras , Cartuchos de tinta, us o de tinta, res iduos electronicos .
Sillas , Computador y Cajas de
cartón.
 2. MATRIZ DE ASPECTOS AMBIENTALES
MATRIZ DE ASPECTOS AMBIENTALES

CONTROL
IDENTIFICACIÓN DEL IMPACTOS VALORACIÓN DEL
OPERACIO
ASPECTO AMBIENTALES ASPECTO
NAL
CRITERIOS SIGNIFICA
NCIA CALIFICAC
TOTAL DEL IÓN DEL
ASPECTO ASPECTO
CONDICI

ELEMENTOVULNERABILIDAD DEL
ON DE
CAPACID

TIPO DE IMPACTO
OPERACI

MAGNITUD DEL EFECTO

AD SOBRE ÓN
ASPECTOS FACTOR
PROCE LAS
ACTIVIDAD AMBIENTALES AMBIEN
SO ACTIVIDA IMPACTOS

FRECUENCIA
POSIBILIDAD
TAL
DES AMBIENTALES
AFECTA
ASOCIADOS
DO

N A E

Procedimiento
TODOS LOS PROCESOS

AGOTAMIENTO
control
CONSUMO DE NE DE LOS
CONTROL X     FLORA 3 2 2 2 2,2 SEVERO operacional
PAPEL G RECURSOS
del uso de
NATURALES
papel
TOMAR EL TURNO
Procedimiento
AGOTAMIENTO
CONSUMO DE control
NE DE LOS SIGNIFICAT
ENERGIA CONTROL X     AGUA 3 3 2 2 2,45 operacional de
G RECURSOS IVO
ELECTRICA la energía
NATURALES
eléctrica
 CONTAMINACIÓN
DEL "De Ingeniería
ATASCAMIENTO SUELO/AGOTAMI (Mantenimient
NE IRRELEVAN
DEL PAPEL EN LA CONTROL   X   SUELO ENTO DE LA VIDA 1 1 1 1 1 o preventivo
G TE
MAQUINA ÚTIL DEL de los
RELLENO equipos)"
SANITARIO
AGOTAMIENTO
DE LOS
SUELO
RECURSOS
ESPERA DE SER NE NATURALES MODERAD
USO DE SILLAS CONTROL X     3 3 1 1 1,9 Ninguno
ATENDIDO G CONTAMINACIÓN O
DE SUELO AL
SUELO
FINAL DE SU
VIDA ÚTIL
Procedimiento
AGOTAMIENTO
control
CONSUMO DE NE DE LOS
CONTROL X     FLORA 3 2 2 2 2,2 SEVERO operacional
PAPEL G RECURSOS
del uso de
NATURALES
papel
Procedimiento
AGOTAMIENTO
CONSUMO DE control
NE DE LOS SIGNIFICAT
ENERGIA CONTROL X     AGUA 3 3 2 2 2,45 operacional de
G RECURSOS IVO
ELECTRICA la energía
NATURALES
eléctrica
"Administrativ
AGOTAMIENTO
CONSUMO DE o (Programa
ATENCIÓN AL NE DE LOS MODERAD
TINTA PARA CONTROL X     SUELO 3 2 2 1 1,95 de uso
ESTUDIANTE, MANEJO G RECURSOS O
IMPRESIÓN eficiente de
DE ARCHIVOS, NATURALES
recursos) "
IMPRESIONES, USO DE
PAPLE, programa de
PUBLICACIONES Y USO DE HOJAS POS CONSERVACIÓN MODERAD
CONTROL X     FLORA 3 2 1 2 1,9 preservación y
CORESPONDENCIA EN RECICLABLES T DE LA FLORA O
mejora
DOCUMENTOS
FISICOS
programa de
RELLENADO DEL POS CONSERVACIÓN MODERAD
CONTROL X     FLORA 3 1 1 2 1,65 preservación y
TONER T DE LA FLORA O
mejora

EROCCIÓN DE "Administrativ
DERRAME DE NE SUELO / IRRELEVAN o
CONTROL   X   SUELO 1 1 1 2 1,25
LIQUIDO (TINTA) G CONTAMINACIÓN TE (Programa de
DE SUELO entrenamiento)

GENERACIÓN DE NE CONTAMINACIÓN MODERAD Programa de

CONTROL X     SUELO 3 2 1 1 1,65
RESIDUOS SOLIDOS G DEL O gestión
 SUELO/AGOTAMI
ENTO DE LA VIDA
Integral de
ÚTIL DEL
Residuos
RELLENO
SANITARIO
CONTAMINACIÓN
DEL SUELO/ Programa de
ATASCAMIENTO
NE SOBREPRESIÓN IRRELEVAN gestión
DEL PAPEL EN LA CONTROL   X   SUELO 1 1 1 1 1
G DE LOS TE Integral de
MAQUINA
RELLENOS Residuos
SANITARIOS
Procedimiento
AGOTAMIENTO
CONSUMO DE control
NE DE LOS SIGNIFICAT
ENERGIA CONTROL X     AGUA 3 3 2 2 2,45 operacional de
G RECURSOS IVO
ELECTRICA la energía
NATURALES
eléctrica
CONTAMINACIÓN
DEL
USO CONTINUO DE Programa de
SUELO/AGOTAMI
IMPRESORAS, GENERACIÓN DE NE MODERAD gestión
CONTROL X     SUELO ENTO DE LA VIDA 2 2 2 2 2
COMPUTADORAS, RESIDUOS SOLIDOS G O Integral de
ÚTIL DEL
AIRE Residuos
RELLENO
ACONDICIONADO
SANITARIO
ROUTER, EQUIPOS DE
GENERACIÓN DE
COMUNICACIÓN(TELE
EMISIONES
FONOS) Y DE EQUIPOS NE CONTAMINACIÓN MODERAD
ATMOSFERICAS CONTROL X     AIRE 3 3 1 1 1,9 Ninguno
ELECTRINICOS (TV) G DEL AIRE O
(AIRE
ACONDICIONADO)
SOBRECALENTAMI
ENTO DE LOS CONTAMINACIÓN
NE IRRELEVAN
EQUIPOS CONTROL     X AIRE DEL AIRE Y 1 1 2 1 1,3 Ninguno
G TE
(INCENDIO POR SUELO
CORTO CIRCUITO)
Procedimiento
AGOTAMIENTO
CONSUMO DE control
NE DE LOS SIGNIFICAT
ENERGIA CONTROL X     AGUA 3 3 2 2 2,45 operacional de
G RECURSOS IVO
ELECTRICA la energía
NATURALES
eléctrica
USO CONTINUO DE
CONTAMINACIÓN
LAMPARAS
GENERACIÓN DE DEL SUELO/ Programa de
RESIDUOS NE SOBREPRESIÓN IRRELEVAN gestión
CONTROL X     SUELO 2 1 2 1 1,5
ESPECIALES G DE LOS TE Integral de
(ILUMINARIAS) RELLENOS Residuos
SANITARIOS
AGOTAMIENTO "Administrativ
CONSUMO DE NE MODERAD
USO DE BAÑOS CONTROL X     AGUA DE LOS 3 2 2 1 1,95 o (Programa
AGUA G O
RECURSOS de uso
 eficiente de
NATURALES
recursos) "
"Administrativ
AGOTAMIENTO
o (Programa
CONSUMO DE NE DE LOS MODERAD
CONTROL X     SUELO 3 2 2 1 1,95 de uso
PAPEL HIGIENICO G RECURSOS O
eficiente de
NATURALES
recursos) "
Procedimiento
AGOTAMIENTO
CONSUMO DE control
NE DE LOS MODERAD
ENERGIA CONTROL X     AGUA 3 1 2 2 1,95 operacional de
G RECURSOS O
ELECTRICA la energía
NATURALES
eléctrica
"De ingeniería
GENERACIÓN DE
NE AFECTACCIÓN A IRRELEVAN (Sistema de
OLORES POR EL CONTROL       AIRE 3 1 1 1 1,4
G LA SALUD TE extracción de
USO DEL BAÑO
olores)"
CONTAMINACIÓN
DEL
Programa de
GENERACIÓN DE SUELO/AGOTAMI
NE MODERAD gestión
RESIDUOS CONTROL X     SUELO ENTO DE LA VIDA 3 2 1 1 1,65
G O Integral de
SANITARIOS ÚTIL DEL
Residuos
RELLENO
SANITARIO
"Administrativ
AGOTAMIENTO
o (Programa
CONSUMO DE NE DE LOS MODERAD
CONTROL X     AGUA 3 2 2 1 1,95 de uso
AGUA G RECURSOS O
eficiente de la
NATURALES
energía) "
"Administrativ
GENERACIÓN DE
o (Programa
VERTIMIENTOS NE CONTAMINACIÓN MODERAD
CONTROL X     AGUA 3 2 2 1 1,95 de uso
CON DESCARGA AL G DEL AGUA O
LIMPIEZA Y ASEO eficiente de
ALCANTARILLADO
recursos) "
CONTAMINACIÓN
DEL "Administrativ
SUELO/AGOTAMI o (Programa
GENERACIÓN DE NE MODERAD
CONTROL X     SUELO ENTO DE LA VIDA 3 2 1 1 1,65 de uso
RESIDUOS SOLIDOS G O
ÚTIL DEL eficiente de la
RELLENO energía) "
SANITARIO
USO DE CAJAS DE CONSUMO DE CONTROL NE X     SUELO AGOTAMIENTO 2 2 1 1 1,45 IRRELEVAN "Administrativ
CARTÓN, RECURSOS G DE LOS TE o (Programa
ALMACENAMIENTO NATURALES RECURSOS de uso
DE DOCUMENTOS Y NATURALES eficiente de
ENTREGA A recursos) "
 GENERECIÓN DE Programa de
RESIDUOS INFLUENC POS IRRELEVAN gestión
X     SUELO RECICLAJE 3 1 1 1 1,4
RECICLABES IA T TE Integral de
(CARTÓN) Residuos

GENERECIÓN DE Programa de
RESIDUOS INFLUENC POS IRRELEVAN gestión
MICOROCOLSA X     SUELO RECICLAJE 3 1 1 1 1,4
RECICLABES IA T TE Integral de
(PAPEL) Residuos

GENERACÓN DE programa de
INFLUENC POS CONSERVACIÓN MODERAD
RESIDUOS X     SUELO 3 3 1 1 1,9 preservación y
IA T DE LA FLORA O
APROVECHABLES mejora

"Administrativ
AGOTAMIENTO
o (Programa
CONSUMO DE NE DE LOS MODERAD
CONTROL X     FLORA 3 2 1 1 1,65 de uso
TINTA SELADORA G RECURSOS O
Atención al estudiante (CAJA)

eficiente de
NATURALES
recursos) "
"Administrativ
AGOTAMIENTO
o (Programa
CONSUMO DE NE DE LOS MODERAD
CONTROL X     FLORA 3 2 1 1 1,65 de uso
TINTA (LAPICERO) G RECURSOS O
PAGOD DE RECIBOS eficiente de
NATURALES
recursos) "
CONTAMINACIÓN
DEL "Administrativ
SUELO/AGOTAMI o (Programa
GENERACION DE NE IRRELEVAN
CONTROL X     SUELO ENTO DE LA VIDA 1 2 1 1 1,25 de uso
RESIDUOS G TE
ÚTIL DEL eficiente de
RELLENO recursos) "
SANITARIO
CONTAMINACIÓN
FINANCIERA

DEL
Programa de
SUELO/AGOTAMI
GENERACIÓN DE NE IRRELEVAN gestión
PUBLICIDAD CONTROL X     SUELO ENTO DE LA VIDA 2 1 1 1 1,2
RESIDUOS SOLIDOS G TE Integral de
ÚTIL DEL
Residuos
RELLENO
SANITARIO
 2.1. CRITERIOS AMBIENTALES

PONDERACI
CRITERIOS DE VALORACIÓN DE IMPACTOS
ÓN

1 Esporádico Ocurre en menos del 25% del

tiempo en que se realiza la
actividad

FRECUENCIA (FR) Ocurre entre 25-75% del 20%

2 Intermitente tiempo en que se realiza la
actividad

Ocurre en más del 75% del

3 Permanente tiempo en que se realiza la
actividad
Si existe menos del 20% de
1 Poco probable probabilidad que se presente el
impacto
Si existe entre un 21-70% de
Probable probabilidad que se presente el
impacto
PROBABILIDAD 2 25%
Si existe más de 71% de
Muy probable probabilidad de que se presente
el impacto.
Si existe más de 71% de
3 Muy probable probabilidad de que se presente
el impacto.
MAGNITUD DEL cuando el impacto es de poca 30%
EFECTO dimensión o importancia y hay
1 Baja recuperación inmediata de las
condiciones originales tras el
cese de la acción.
cuando afecta el entorno del
sistema sin provocar mayores
cambios en la funcionalidad del
mismo y la recuperación de las
2 Media
condiciones originales requiere
cierto tiempo mediante la
aplicación de medidas
correctoras
3 Alta cuando la magnitud del efecto
es superior al umbral aceptable
y se produce una pérdida
permanente en la calidad de las
 condiciones ambientales sin
posible recuperación de dichas
condiciones
cuando el elemento se
encuentra en un estado alto de
fragilidad, en vía de extinción,
3 Alta
es estratégico o es de especial
interés ecológico que merece
especial protección
cuando el ecosistema tiene la
VULNERABILIDAD
capacidad de asimilar el 25%
DEL ELEMENTO
2 Media proyecto facilitando la
posibilidad de recuperar su
condición inicial
cuando el elemento o
ecosistema tiene una alta
1 Baja
capacidad de recuperación y no
se ve afectado por el impacto.

0 - 1,5 1,51 -2,1 2,11 - 2,40 2,41 - 3

ESCALA DE
VALORACIÓN
Irrelevante Moderado Severo Significativo

3. POLÍTICA AMBIENTAL

Centro de atención estudiantil (CAE). Somos los encargados de proporcionar la

información adecuada a los estudiantes de UNICOLOMBO y personas particulares con el
fin de resolver sus dudas e inquietudes.
Nosotros consideramos la importancia de promover la conservación, defensa y
mejoramiento del medio ambiente y los recursos naturales que este nos brinda, dándole el
manejo y uso racional a los recursos, residuos y desechos de nuestros aspectos ambientales,
para minimizar la contaminación medioambiental. Incorporando métodos que permitan el
mejoramiento continuo de nuestras instalaciones.

PRINCIPIOS:

• Utilizar racionalmente los recursos, minimizando los consumos papel y energía;

reduciendo la generación de residuos; favoreciendo el reciclado y buscando soluciones eco-
eficientes.

• Capacitar al personal de la fundación universitaria UNICOLOMBO sobre los aspectos

ambientales relacionados con nuestras actividades y funciones, promoviendo un mayor
grado de sensibilidad, conciencia y responsabilidad frente a la preservación y conservación
del medio ambiente.

• Nos comprometemos a cumplir con los requisitos legales y otros requisitos aplicables
pertinentes

• Asumimos el mejoramiento continuo y la gestión de impactos ambientales.

• Mantener documentada y actualizada esta política y evaluar periódicamente su validez.

• Comunicar esta política a la organización y estar disponible para las partes interesadas.
 4. OBJETIVOS AMBIENTALES
CUANDO
ASPECTO
PROCES OBJETIVOS QUE SE VA RECURSOS RESPONSABL SE MEDICIÓN DE
AMBIENT INDICADOR META
O AMBIENTALES HACER REQUERIDOS E FINALIZA LA EFICACIA
AL
RA

Desconectar
computadores o
Personas para el
(KW maquinas si no se
seguimiento
consumidos van a utilizar el resto
del día Se revisarán los
semestre Reducir el
recibos de energía
anterior- KW consumo de KW
Disminuir el mensualmente y
Consumo de consumidos generados
consumo de energía Uso de luminarias Coordinadora 6 meses se relacionara el
energía semestre semestralmente en
TODOS LOS PROCESOS

eléctrica en el CAE Bombillas consumo y que

actual) ÷ (KW un 5%, respecto al ahorradoras
variaciones ha
consumidos semestre anterior
tenido
semestre
Usar carteleras y
anterior)* 100 *Persona
folletos en toda la
*Folletos y
empresa para
carteleras
incentivar el ahorro

N° de resmas Reutilizar el papel Inspeccionar los

utilizadas en las actividades de procesos del CAE
Maximizar el semestre fotocopiado dos veces en la
Disminuir 1 *Personal para la
Consumo de aprovechamiento en anterior - N° semana, para
resma, respecto al concientización y Coordinadora 6 meses
papel la reutilización del de resmas mirar el consumo
semestre anterior el seguimiento
papel en el CAE utilizadas Utilizar archivos de papel y
semestre digitales cuando sea observar si lo
actual posible reutilizan
 Imprimir archivos en
ambas caras del
papel

5. MATRIZ DE REQUISITOS AMBIENTALES

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES

ITE EXPEDIDA
LEGISLACIÓN ASPECTO FECHA DOCUMENTO ARTICULOS
M POR

Consumo de Ministerio de 22 de Junio de por el cual se establece una medida tendiente al uso
1 Decreto 2331 Artículo 1º, 2° y 3°
energía minas y energía 2007 racional y eficiente de energía eléctrica

Mediante la cual se fomenta el uso racional y eficiente de

Congreso de la
Consumo de 3 de Octubre la energía, se promueve la
2 Ley 697 Republica de Artículo 1º, 2° y 3°
energía de 2001 utilización de energías alternativas y se dictan otras
Colombia
disposiciones.

Artículo 1°. Objeto y campo

de aplicación.
12 de
Consumo de Presidente de la Por el cual se dictan medidas tendientes al uso racional y Artículo 2°. Prohibición.
3 Decreto 3450 Septiembre de
energía Republica eficiente de la energía eléctrica. Artículo 4°. Recolección y
2008
disposición final de los
productos sustituidos.
 Consumo de Ministerio de 28 de Marzo de por el cual se modifica y adiciona el Decreto 2331 de
4 Decreto 895 Artículos 1 y 2
energía minas y energía 2008 2007 sobre uso racional y eficiente de energía eléctrica.

Congreso de la por el cual se adopta la eficiencia administrativa y

Directiva consumo de 3 de abril de
5 Republica de lineamientos de la política cero papel en la Artículos 3, 4, 10
presidencial 04 papel 2012
Colombia administración publica

19 de
Consumo de Ministerio de Por el cual se reglamenta la Ley 697 de 2001 y se crea
6 Decreto 3683 diciembre de Artículos 1, 2,3 y 15
energía Minas y Energía una Comisión Intersectorial.
2003

Por la cual se establecen los lineamientos para la

Consumo de Congreso de la 19 de julio de adopción de una poética pública de gestión integral de
7 Ley 1672 Artículos 1, 2, 3, 4
energía Republica 2013 residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (rae), y se
dictan otras disposiciones

Por la cual se modifica el Reglamento Técnico de

Resolución Consumo de Ministerio de 30 de marzo de Iluminación y Alumbrado Público – Retira, se establecen
8 Artículos 1, 2,3, 4
180540 energía minas y energía 2010 los requisitos de eficacia mínima y vida útil de las
fuentes lumínicas y se dictan otras disposiciones.
1.1.
 6. PERFIL DE CARGO

CODIGO  

FECHA
DE
28/09/2018
EMISIÓ
PERFIL DEL CARGO N

  VERSIÓ
N
1

PÁGINA 1 de 2

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Asistente Financiero

SUPERVISOR Coordinadora

Administración de los proyectos financieros realizados por la

PROPÓSITO DEL CARGO
Coordinadora.

II. FUNCIONES

A. ACTIVIDADES GENERALES

Apagar las luces y desconectar todos los dispositivos eléctricos al finalizar su labor.

Dejar totalmente limpio su lugar de trabajo.

Capacidad de interactuar con los demás para efectos de una mejor comunicación.
ACTIVIDADES
GENERALES Colocar cada residuo en el lugar que le correspondiente.

Compromiso con la misión Institucional.

Colaborar con los demás para dar cumplimiento a los objetivos institucionales.

Uso racional del agua y la energía.

B. ACTIVIDADES ESPECIFICAS

ACTIVIDADES Recopilar y codificar la información financiera suministrada por los diferentes

ESPECIFICAS departamentos, apoyo total a la coordinadora en la revisión de solicitudes financieras.

IV. EDUCACIÓN REQUERIDA PARA EL CARGO

Nivel académico requerido Marque X Descripción de perfiles académicos / Carreras afines al

 cargo

BÁSICA MEDIA 9° BACHILLER X

TÉCNICO - TECNÓLOGO X

TECNÓLOGO / ESTUDIANTE
X
MÍNIMO 6 SEMESTRE
Profesional en Administración de Empresas y/o Ciencias
PROFESIONAL X
Contables. Económicas y Financieras.
PROFESIONAL + ESTUDIANTE DE
 
POSTGRADO

PROFESIONAL + POSTGRADO  

   

Describa el tipo de formación requerida para el Cargo

Formación en el uso racional de la energía y el papel, para el cumplimiento de la política ambiental.

VI. NIVEL DE EXPERIENCIA

Experiencia mínima de 1 año como Administrador de Empresas y experiencia en elaboración de estados financieros.
 CODIGO  
FECHA DE
  PERFIL DEL 28/09/2018
EMISIÓN
CARGO
VERSIÓN 1
PÁGINA 1 de 2
 
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de Crédito
SUPERVISOR Coordinadora
Verificación de referencias crediticias, comerciales y
PROPÓSITO DEL CARGO
bancarias.
II. FUNCIONES
A. ACTIVIDADES GENERALES
Apagar las luces y desconectar todos los dispositivos
eléctricos al finalizar su labor.

Dejar totalmente limpio su lugar de trabajo.

Capacidad de interactuar con los demás para efectos de
una mejor comunicación.
ACTIVIDADES GENERALES
Colocar cada residuo en el lugar que le correspondiente.

Compromiso con la misión Institucional.

Colaborar con los demás para dar cumplimiento a los
objetivos institucionales.
Uso racional del agua y la energía.
B. ACTIVIDADES ESPECIFICAS
Control y mantenimiento del expediente de crédito,
ACTIVIDADES ESPECIFICAS archivos de solicitud de créditos y archivos de estudios de
créditos con sus autorizaciones.
Código:
Versión:VAF-
1

IV. EDUCACIÓN REQUERIDA PARA EL CARGO

Descripción de perfiles
Nivel académico requerido Marque X académicos / Carreras afines al
cargo

BÁSICA MEDIA 9° BACHILLER X

TÉCNICO - TECNÓLOGO X
TECNÓLOGO / ESTUDIANTE MÍNIMO
X Tecnólogo en Gestión
6 SEMESTRE
Administrativa y/o Auxiliar
PROFESIONAL   Contable
PROFESIONAL + ESTUDIANTE DE
 
POSTGRADO
PROFESIONAL + POSTGRADO  
   
Describa el tipo de formación requerida para el Cargo
 Formación en el uso racional de la energía y el papel, para el cumplimiento de la política ambiental.

VI. NIVEL DE EXPERIENCIA

Experiencia mínima de 1 año como Asistente Administrativo y/o Auxiliar Contable, habilidad en el manejo
de Excel avanzado y conocimiento de la plataforma Zeus.
 7. PLAN DE FORMACIÓN

PLAN DE FORMACIÓN
RESULTADO
RESPONSABL
ACTIVIDA OBJETIVO DE FECHA DE REALIZAD INTENSIDA MEDICIÓN DE DE LA
DIRIGIDO A LUGAR E DE LA
D FORMACIÓN INICIO O POR D HORARIA LA EFICACIA EVALUACIÓ
EVALUACIÓN
N
Asistente Verificar
Financiera semanalmente
que las personas
Coordinadores estén aplicando
Conocer las
las prácticas y
buenas practicas Auditorio
Consumo de 15 de Auxiliar de métodos
del uso de papel Jefe de SHE 3 Horas UNICOLOMB Jefe de RRHH En espera
papel Diciembre Crédito impartidos y
y las formas de O
analizar el
ahorro del mismo
indicador
Asistentes de asociado al
control interno consumo de
papel
Asistente Cuestionar a las
Financiera personas
Identificar e mensualmente,
implementar Coordinadores para conocer que
mejoras en el mejoras han
Uso de la Auxiliar de Auditorio
consumo de 30 de identificado e
energía Crédito Jefe de SHE 8 Horas UNICOLOMB Jefe de RRHH En espera
energía de Noviembre implementado en
eléctrica O
equipos, sus puestos de
luminarias entre Asistentes de trabajo y revisar
otros. control interno el avance del
indicador del
objetivo
 8. MATRIZ DE COMUNICACIÓN

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
QUE COMUNICAR CUANDO COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR COMO COMUNICAR QUIEN COMUNICA REGISTRO
Política ambiental, Política
de calidad, Misión, Visión Ingreso de personal Reuniones de difusión, Coordinador del Acta de reuniones, lista de
Partes interesadas
y Objetivos de medio Actualización Correo, Folletos Centro asistencia y correo
ambiente

Ingreso de personal Reuniones de difusión, Coordinador del Acta de reuniones, lista de

Procedimientos del SGA A todo el personal
Actualización Correo, Folletos Centro asistencia y correo

Funciones,
Inducción
responsabilidades y A todo el personal Capacitaciones Recursos Humanos Lista asistencia y correo
Re-inducción
autoridad con el SGA
Reuniones, Hojas de
Resultados de los procesos Al gerente y a las Coordinador del Acta de reuniones, lista de
semestralmente información de los
ambientales autoridades ambientales Centro asistencia y correo
procesos

Acta de reuniones, informes

Regulación de la energía Reunión, Charlas, Coordinador del
semestralmente Autoridades ambientales de la reunión y lista de
eléctrica folletos y correo Centro
asistencia

Reunión,
Concientización con la Coordinador del Acta de reuniones y lista de
anualmente A todo el personal capacitaciones y
generación de residuos Centro asistencia
difusión
Clasificación de los Inducción Charlas, folletos y Coordinador del
A todo el personal Lista asistencia y correo
residuos Re-inducción correo Centro
 9. CONTROLES OPERACIONELES

Fecha versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL OPERACIONAL 12 de Octubre del 2018
CONSUMO DE PAPEL

CENTRO DE ANTENCIÓN AL Página

Versión : 01
ESTUDIANTE 1 de 1

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y las actividades para el control operacional del consumo de
Papel en el CAE.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el Centro de Atención al Estudiante (CAE) y trabajadores
que hacen uso del papel en la instalación.

3. DEFINICIONES
Consumo: Gasto de los recursos como papel, energía y agua para satisfacer las necesidades
del Centro.

Pruebas de impresión: Pruebas que se realizan después del abastecimiento de tinta, para
asegurarse de que no hallan anomalías como, el daño por manchas de tinta en la impresión
de documentos.

4. RESPONSABLE
 Coordinadores del CAE
5. DESCRIPCIÓN
Como medida para disminuir el consumo de papel, todo el personal del CAE está obligado
a reutilizar el papel usado por una cara para las pruebas de impresión, borradores y
documentos en los cuales se pueda realizar, así como siempre que sea viable hacer uso del
email. Además, el papel que ya no permita ser reutilizado (aquel utilizado por las dos caras)
será separado y destinado a reciclado depositándolo en las cajas que se establecerán para tal
efecto.

6. CAMBIOS DE VERSIÓN
Numero de Fecha de Actualización
Revisión Descripción del Cambio

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Equipo de trabajo    
 PROCEDIMIENTO CONTROL Fecha versión:
OPERACIONAL 12 de Octubre del 2018
CONSUMO DE ENERGIA ELECTRICA
Página
Versión : 01
CENTRO DE ANTENCIÓN AL 1 de 1
ESTUDIANTE

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y las actividades para el control operacional del consumo de la
Energía Eléctrica en el CAE.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el Centro de Atención al Estudiante (CAE) y trabajadores
que hacen uso de la energía eléctrica.

3. DEFINICIONES
Control operacional: Acción de control sobre la ejecución de una actividad dentro de la
entidad, aplicada a los aspectos ambientales más significativos con el propósito de llevar a
cabo acciones correctivas inmediatas o a corto plazo.

Consumo: Es el gasto de recursos como energía, agua o gas, para la satisfacción de

necesidades en la Entidad.

Mecanismos de alto consumo: Son los elementos que posee el CAE, los cuales interactúan
directamente con los recursos que satisfacen las necesidades de los usuarios internos, pero
no son eficientes en su actividad específica.

4. RESPONSABLE

 Coordinadores del Centro

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N NOMBRE DE LA DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABL
REGISTRO
° ACTIVIDAD ACTIVIDAD E
Se realiza un comparativo en
base al registro
histórico que se tiene en la
entidad, tomando el año
anterior con respecto al actual.
Comparar los consumos Formato de
De esta forma permite ver la
1 de energía eléctrica  Coordinador Consumos
reducción o aumento en el
(actual.vs.anterior) Semestrales
consumo, cambios que deben
ser registrados en el Formato
de Consumos Semestrales.
Los datos registrados deben
estar en consumo KW/semestre
Aumento: Se deben identificar
¿El consumo aumento o la energía eléctrica.
2   Coordinador
disminuyo? Disminución: Se registra y se
procede a formular  

Identificar fuentes Por medio de un listado donde

eléctricas o luminarias están recopilados todos los
3  Coordinador  
que incrementen el equipos que se encuentran en el
consumo CAE

Se realiza el inventario con el

Realizar inventario de fin de identificar las principales Formato de
los posibles fuentes de alto consumo de inventario de
4  Coordinador
mecanismos de alto energía eléctrica, para así equipos
consumo en la entidad empezar a formular las acciones energéticos
de control operacional.
Con base en el inventario de los
mecanismos de alto consumo
de energía eléctrica, se
Acciones
formulan acciones preventivas,
Formular acciones de correctivas,
5 correctivas y de mejora según   Coordinador
control operacional preventivas y
sea el caso, registrándolas en el
de mejora
formato de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora.

Si: Se procede a elaborar el Informe Final

¿Las acciones de
Acciones de
6 control operacional son informe final con el   Coordinador
análisis de los resultados de la control
satisfactorias?
implementación de las operacional
 acciones.
No: Regresa a la actividad 4.
Se realiza el informe luego de
que las acciones de control
operacional sean
completamente
satisfactorias, esto con el fin de
Informe Final
Elaborar informe final realizar el registro
Acciones de
7 de las acciones de correspondiente y tener   Coordinador
control
control operacional evidencia de lo realizado al
operacional
llevar a cabo el próximo
seguimiento. Se finaliza el
procedimiento del control
operacional del consumo de
energía eléctrica.

6. CAMBIOS DE VERSIÓN

Numero de Fecha de Actualización

Revisión Descripción del Cambio

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Equipo de trabajo     

10. RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y
Fecha versión:
RESPUESTAS ANTE EMERGENCIAS 12 de Octubre del 2018
AMBIENTALES

CENTRO DE ANTENCIÓN AL Versión : 01 Código

ESTUDIANTE

1. OBJETIVO
Definir las pautas para identificar, prevenir, mitigar, controlar, atender y valorar la atención
de las situaciones potenciales de emergencia ambientales del Centro de Atención al
Estudiante (CAE).

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la identificación de las posibles situaciones ambientales que

puedan ocasionar una emergencia ambiental y finaliza con la divulgación y ejecución (si
fuera necesario) de un Plan de Contingencias Ambientales.

3. DEFINICIONES

Riesgo: Probabilidad de exceder un valor específico de daños sociales, ambientales y

económicos, en un lugar dado y durante un tiempo de exposición determinado.
Accidente: Suceso no intencional que produce lesiones o muerte a las personas, o daños a
las cosas, los recursos naturales, socioeconómicos o culturales.
Contingencia: Emergencia que necesita ser controlada mediante la ejecución de un plan
específico a fin de evitar o minimizar los daños.
Emergencia: Asociación de circunstancias que desembocan en un fenómeno inesperado
que exige adoptar medidas inmediatas para prevenir, evitar o minimizar lesiones a las
personas, o daños a las cosas, los recursos naturales, socioeconómicos o culturales.
Riesgo ambiental: Resultado de una función que relaciona la probabilidad de ocurrencia
de un determinado escenario de accidente y las consecuencias negativas del mismo sobre el
entorno natural, humano, cultural y/o socioeconómico.
Fuente de riesgo: Incluye todas las fuentes de un riesgo cuando existe una relación causa-
efecto, así como los términos peligros/aspectos ambientales e
incidentes/eventos.
Plan de Emergencia: Plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una estructura
estratégica y operativa que ayudará a controlar una situación de emergencia y a minimizar
sus consecuencias negativas para el ambiente.

4. RESPONSABLE
 Coordinador del Centro
5. PROCEDIMIENTO DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS AMBIENTALES
5.1. Analizar la matriz de aspectos e impactos ambientales, valorando las condiciones de
emergencia, estableciendo controles y acciones de mejora.
5.2. Elaborar un plan de emergencias de manera que responda a las situaciones de
emergencias, determinando equipos de brigadas y elementos de atención de las
emergencias.
5.3. Cumplir con las fechas establecidas en el cronograma de actividades según el plan
de emergencias.
5.4. Realizar la verificación anual de las emergencias ambientales.
5.5. Evaluar el cumplimiento anual de las actividades ejecutadas según el plan de
emergencias.
Cada año o cada que se presente una emergencia ambiental se evaluaran o actualizaran las
condiciones de riesgo ambiental del CAE.
6. PLAN DE CONTINGENCIAS PARA INCENDIO POR CALENTAMIENTO Y
CORTO CIRCUITO DE LOS EQUIPOS DEL CAE

Se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

 Capacitación el manejo de extintores

 Durante la emergencia se debe despejar el área, evacuando por las puertas
disponibles y de emergencias.
 Disponer de elementos necesarios para la emergencia y limpieza
 Después de la emergencia verificar los daños del lugar, inventario de los recursos
físicos y finalmente disponer adecuadamente los residuos recogidos en la limpieza.
 Tomar medidas preventivas en caso de emergencia y no repetirla.

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Numero de Fecha de
Revisión Actualización Descripción del Cambio
 Elaborado por Revisado por Aprobado por

Equipo de trabajo    

11. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DEL

RIESGO

 MATRIZ DE RIESGO
 12. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES S y SO

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES SySO

ITE EXPEDIDA
ASPECTO LEGISLACIÓN FECHA DOCUMENTO ARTICULOS
M POR

Disposiciones sobre
Ministerio de
22 de vivienda, higiene y
Posturas trabajo y
1 Resolución 2400 mayo de seguridad industrial en Articulo 37
prolongadas Seguridad
1979 establecimientos de
Social
trabajo.
Disposiciones sobre
Ministerio de
23 de vivienda, higiene y
Manipulación de trabajo y
2 Resolución 2400 mayo de seguridad industrial en Artículos 388, 389, 390, 392, 393 y 700
cargas Seguridad
1979 establecimientos de
Social
trabajo.
24 de
Congreso de la Por la cual se dictan
3 Riesgo Eléctrico Ley 9 enero de Artículos 117 y 118
republica medidas sanitarias
1979
Disposiciones sobre
Ministerio de
22 de vivienda, higiene y
trabajo y Artículos 121 a 125,127,128,134 a 136, 140, 141, 142,
4 Riesgo Eléctrico Resolución 2400 mayo de seguridad industrial en
Seguridad 143,369,372, 376
1979 establecimientos de
Social
trabajo.

24 de
Congreso de la Por la cual se dictan
5 Iluminación Ley 9 enero de Artículos 105
republica medidas sanitarias
1979
 Disposiciones sobre
Ministerio de
22 de vivienda, higiene y
trabajo y
6 Iluminación Resolución 2400 mayo de seguridad industrial en Artículos 7, 79, 80, 81, 82,84,85 y 87
Seguridad
1979 establecimientos de
Social
trabajo.
24 de
Congreso de la Por la cual se dictan
7 Temperatura Ley 9 enero de Artículos 108 y 109
republica medidas sanitarias
1979
Disposiciones sobre
Ministerio de
22 de vivienda, higiene y
trabajo y
8 Temperatura Resolución 2400 mayo de seguridad industrial en Artículos 7,63,68 a 78
Seguridad
1979 establecimientos de
Social
trabajo.
24 de
Congreso de la Por la cual se dictan
9 Virus y Bacterias Ley 9 enero de Artículo 101, 104 y 198
republica medidas sanitarias
1979
24 de
Congreso de la Por la cual se dictan
10 Infraestructura Ley 10 enero de Artículos 158, 164, 165 y 175
republica medidas sanitarias
1979
 13. POLITICA S y SO

El centro de atención estudiantil (CAE), asume el compromiso y la responsabilidad de

proteger la seguridad y salud de los trabajadores, previniendo o minimizando los accidentes
de trabajo y las enfermedades profesionales originadas en sus lugares de trabajo,
contribuimos con el desarrollo, bienestar y cultural de los trabajadores en su área de
influencia. Por esta razón adoptamos esta política SySO que proporciona el marco de
referencia y se apoya en los siguientes principios:

 Prevenir lesiones en nuestro personal por posturas prolongadas de las jornadas

laborales.
 Limitar el tiempo de exposición frente a los equipos de trabajo y controlando la
distancia para reducir las emisiones de radiaciones no ionizantes.
 Compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades, y el cumplimiento con
la mejora continua en la gestión y el desempeño S y SO.
 Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable y otros requisitos que suscriba
la organización, relacionados con sus peligros de S y SO.
 Documentar, mantener y comunicar esta política SySO a todos los trabajadores y
tener disponible para las partes interesadas.
  Revisar periódicamente para asegurarnos que sigue siendo apropiada.
 14. OBJETIVOS S y SO

OBJETIVOS SySO DE LA EMPRESA PRODUCTOS CARNICOS S.A.S

CUANDO SE
RECURSOS RESPONSABL MEDICIÓN DE LA
OBJETIVOS SySO INDICADOR META QUE SE VA HACER FINALIZAR
REQUERIDOS E EFICACIA
A

Asegurar que los

trabajadores realicen las *Personal
pausas activas durante la *Tiempo
jornada laboral
Prevenir lesiones
N° de casos 1 caso
laborales, por Verificar el formato de pausas
nuevos de menos con
posturas prolongadas Adquirir sillas activas cada semana y
enfermedad respecto al *Capital Coordinadora Semestral
que puedan afectar la ergonómicas registros de capacitación, e
laboral en el periodo
salud de los indicadores
periodo anterior
empleados
*Personal
Capacitación a los *computadores
trabajadores de buenas *Internet
prácticas Ergonómicas *Horas de
Capacitación

Prevenir dolores y/o N° de casos 1 caso Encerramiento de la *Personal médico Coordinadora Semestral Verificar que se lleve a cabo la
enfermedades nuevos de menos con pantalla *Horas de pausas revisión medica semanal
visuales por la enfermedad respecto al activas mediante los registros y se
radiación de los laboral en el periodo *Capital realicen las pausas debidas.
computadores periodo anterior Vigilancia medica Persona para
brindar
Información y información
señalización
Disminuir tiempo de
exposición
 15. POLÍTICA INTEGRAL

Centro de atención estudiantil (CAE). Somos los encargados de proporcionar la

información adecuada a los estudiantes de UNICOLOMBO y personas particulares con el
fin de resolver sus dudas e inquietudes. por tal razón conscientes de nuestra responsabilidad
respecto a la protección del personal y el cuidado del medio ambiente nos comprometemos
a través de los trabajadores a cumplir con la siguiente política integral:

 Utilizar racionalmente los recursos, minimizando los consumos papel y energía;

reduciendo la generación de residuos; favoreciendo el reciclado y buscando
soluciones eco-eficientes.
 Prevenir lesiones en nuestro personal por posturas prolongadas de las jornadas
laborales.
 Limitar el tiempo de exposición frente a los equipos de trabajo y controlando la
distancia para reducir las emisiones de radiaciones no ionizantes.
 Capacitar al personal sobre los aspectos ambientales y S y SO relacionados con
nuestras actividades.

 Mejorar continuamente el desempeño y sostenibilidad de nuestros procesos, para la

prevención de riesgos y mitigación de impactos ambientales y alcanzar la
satisfacción de los clientes.
 Cumplir con los requisitos legales, y cualquier otro aplicable en materia de
ambiente y seguridad y salud del trabajo.
 Documentar, mantener y comunicar esta política S y SO a todos los trabajadores y
tener disponible para las partes interesadas.