Las normas internacionales para la descripción ISAD (G), ISAAR y

EAD. Justificación de la necesidad de su utilización.

a) La norma ISAD (G)

Las posibilidades cada vez más grandes que la informática proporciona
para la gestión de archivos llevó a la comunidad archivística internacional, a
través de la Comisión de Descripción de la ICA (Consejo Internacional de
Archivos), a crear en 1993 unas reglas internacionales en el campo de la
descripción: la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD
(G).
La ISAD (G) realiza descripciones coherentes e inteligibles y, además,
mediante la normalización aceptada internacionalmente, pretende facilitar el
intercambio de informaciones de archivo.
Las unidades archivísticas o entidades de organización de documentos,
según la ISAD (G), pueden ser descritas según varios niveles jerárquicos:
1. El nivel de fondo
2. El nivel de la sección de fondo
3. El nivel de serie
4. El nivel de un expediente o documento de la serie
Con los cuatro niveles jerárquicos de descripción se abarcan los
archivos desde lo general a lo específico y viceversa.
Las unidades archivísticas correspondientes a cada nivel son analizadas
mediante 26 elementos o categorías de descripción, encuadrados en siete
áreas de información que sirven para ordenarlos en una pauta normalizada:
- Área de identificación, que incluye información esencial para
identificar la unidad de descripción
- Área de contexto, que incluye información sobre el origen y la
custodia de la unidad de descripción
- Área de contenido y estructura, que incluye información acerca de la
organización y materias de la unidad de descripción.

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 - Área de acceso y utilización, que incluye información acerca de la
disponibilidad de la unidad de descripción.
- Área de documentación asociada, que incluye información de los
documentos que tienen una importante relación con la unidad de
descripción.
- Área de notas, que incluye información específica y aquella que no
puede ser incluida en otras áreas.
- Área de control de la descripción, que incluye información relativa al
proceso de elaboración de la descripción.
De los 26 elementos solo una parte aparece y es esencial en cualquier
descripción: código de referencia, título, productor, fechas, extensión de la
unidad de descripción y nivel de descripción.
La ISAD (G) está planteada como un sistema de descripción multinivel
que abarca el fondo y sus partes y que se rige por las siguientes reglas:
- Descripción de lo general a lo específico
- Información pertinente al nivel de descripción
- Interconexión de las descripciones
- No repetición de la información
La ISAD (G) coincide con otras normas precedentes en considerar la
procedencia y el fondo como bases de la descripción y en la utilización del
sistema multinivel, que consiste en describir las agrupaciones documentales
como un conjunto que proporciona información general (macrodescripción) y
por otro información concreta sobre expedientes y documentos
(microdescripción). Ambos niveles se pueden simultanear, estableciendo
relaciones entre ellos.

b) La norma ISAAR (CPF)

La Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados
Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF) sirve para
establecer los encabezamientos autorizados que describan las entidades,
personas o familias que aparezcan como productores en las descripciones
archivísticas.

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 En realidad, se trata de un complemento de ISAD (G), en cuya
introducción ya se contempla para controlar los puntos de acceso.
La norma ISAAR se estructura en tres áreas:
- Área de control de autoridad, que establece el
encabezamiento de la autoridad y proporciona conexiones
con otros encabezamientos.
- Área de información, proporciona información de importancia
sobre entidades, familias y personas.
- Área de notas, documenta la creación y el mantenimiento del
registro de autoridades.
Su objetivo es establecer reglas generales para el establecimiento de
registros de autoridades para entidades, familias y personas. Estas reglas
permiten establecer términos normalizados utilizados como puntos de
acceso en la descripción y asociar con estos términos información que puede
ayudar a los usuarios a comprender su significado.

c) La norma EAD
La Descripción Archivística Codificada (EAD) es el fruto de una iniciativa
de varias instituciones norteamericanas con el fin de poder adecuar las
normas de descripción al etiquetado que se necesita para su tratamiento y
difusión mediante las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación).
Se trata de un conjunto de reglas que deben respetarse cuando se
crean instrumentos de descripción electrónicos con un lenguaje concreto, de
manera que la información puede ser buscada, visualizada e intercambiada
en un entorno electrónico.
Las principales características de la EAD son:
- Se define como una estructura normalizada para instrumentos
de descripción que permite acceder a ellos, intercambiarlos y
emplear la información que contienen de diversas maneras.
- Se define también como una forma de comunicación que
permite a los archivos distribuir electrónicamente

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 instrumentos de descripción a usuarios sin importar la
distancia.
- Por último, se define como una tecnología basada en normas
previas, independiente de plataformas informáticas, que
emplea herramientas para buscar, recuperar y navegar por
instrumentos de descripción.
Lo más importante, quizás, es que EAD se basa en principios de
organización y descripción clásicos de los archiveros y que, en sí, no
representa grandes cambios sino sólo adaptación a las normas descriptivas.
EAD permite tanto crear nuevos instrumentos de descripción, como
adaptarse a los ya existentes conforme a las normas, y convertir los ya
creados sin normalización. Uno de sus objetivos primordiales es el facilitar el
manejo y el intercambio de los instrumentos de descripción.

d) Justificación de la necesidad de la utilización de las normas

anteriores
Desde finales de los años ochenta y, sobre todo, en la década de las
noventa del pasado siglo destacaron por lo que se vino a denominar “la
fiebre por la normalización”. Se trataba de una reivindicación real largamente
demandada por muchos archiveros y tratada en numerosos congresos,
publicaciones y mesas redondas.
Las nuevas tecnologías, en la actualidad, llevan ya tiempo facilitando
dicha normalización, como es fácilmente comprobable en todo lo que se
refiere a la Biblioteconomía, con normas internacionales de clasificación
asumidas por la mayor parte de los países del mundo. Estas normas han
facilitado enormemente la informatización de las bibliotecas, museos y
centros de documentación y el acceso telemático a las mismas desde
cualquier lugar del mundo.
El planteamiento de la normalización en Archivística, a pesar de los
enormes avances informáticos de las últimas décadas, choca con las
reticencias de algunos profesionales amantes de una “tradición” que a veces
se ha demostrado obsoleta, temerosos de los cambios que ello podría

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comportar. La navegación por diversos archivos españoles (locales,
autonómicos, eclesiásticos, etc.) sin ir más lejos, nos muestra la torre de
babel de normas de clasificación y de terminología que existe en la
actualidad.
Además, existe el problema de que se parte históricamente de una
diversidad conceptual, de un vocabulario rico, pero muy diverso y, a veces,
arbitrario. El temor a usar términos genéricos como “clasificación”,
supuestamente correspondientes a la Biblioteconomía y la utilización de
traducciones literales de otros idiomas (sobre todo del inglés) que han
llevado a confusión no han ayudado precisamente a una buena
normalización.
Una normalización internacional de obligado cumplimiento se ha
revelado imprescindible para la buena marcha de la Archivística, por razones
de cooperación, comunicación y costes. Las tres normas que nos ocupan:
ISAD (G), ISAAR (CPF) y EAD se muestran como un logro necesario aunque
siempre mejorable.
Las normas descriptivas anteriores, entre otras, representan un sistema
de comunicación entre creadores de documentos, usuarios en general y
gestores de la información. Su desarrollo facilita la comprensión de los
instrumentos, de la naturaleza de los documentos y de su contenido.
Existen, además, una serie de beneficios económicos que se derivan de
la normalización en diversos ámbitos de la actividad humana, que favorecen
el desarrollo archivístico y agilizan la cooperación entre archiveros y otros
profesionales de la información.

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 BIBLIOGRAFÍA

- CRUZ MUNDET, José Ramón

Manual de archivística
Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Biblioteca del libro.
Madrid, 2001

- HEREDIA HERRERA, Antonia

La norma ISAD (G) y su terminología
Boletín ANABAD
Madrid, 1995

- ROMERO TALLAFIGO, Manuel

Archivística y archivos: soportes, edificio y organización
S&C Ediciones,
Sevilla, 1997

- SÁNCHEZ FUNENGA, Mª Pilar

Análisis y valoración de series documentales y normalización en
archivos
Material del Curso de Postgrado

Josep Bernis Pueyo