Parte I

 Creación de Cuadros.
 Formato de datos y celdas.
 Validación de Celdas
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La hoja de cálculo es un archivo de Excel o Libre Office Calc (por nombra algunos
ejemplos) que permiten al usuario realizar de manera sencilla cálculos complejos y
manejar información de manera ordenada. Generalmente está basada en un sistema de
celdas las cuales están definidas por Filas enumeradas y columnas marcadas con las
letras del alfabeto.

A modo de introducción, en esta unidad se enseñara la creación de cuadros, sus

validación, formato de los datos, manejo de datos en Excel versión 2016, no obstante
los pasos seguidos en esta guía pueden ser realizados en cualquier versión de Excel
inclusive en Libre Office Calc (que es la hoja de cálculo de Libre Office).

Entorno Grafico de la Hoja de Cálculo:

Columnas
Barra de
Menu
Principal

Celda C3 ya que está

Filas con la
ubicada en la Fila 3
enumeración
Columna C

Como se puede observar la hoja de cálculo está compuesta por celdas ubicadas en
una determina fila y columna.
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Para garantizar el aprendizaje del participante, se recomienda desarrollar la práctica

guiada expuesta en esta clase.

En primer lugar descargue el archivo de Excel llamado PRATICA 1 ubíquese en la

pestaña PRACTICA 1.

Ejemplo 1: Para este primer ejemplo vamos a crear el siguiente cuadro:

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Pasos 1: Ubíquese en la pestaña PRACTICA 1. Ahora comenzando en la celda

B3 escriba el encabezado del cuadro:

B3: N. C3: Cédula. D3: Nombres y apellidos. E3: Trayecto. F3: Promedio

Como se ve a continuación:

En algunos casos los

encabezados son más
largos que las celdas a
usar, pero no hay
problema puesto que
podemos modificar el
tamaño de las celdas

Paso 2: aumentar el tamaño de las columnas: Para aumentar el tamaño de la

columna D correspondiente al Nombre y Apellido, debemos colocar el cursor en la línea
vertical que la separa de la columna E y debemos arrastrar el cursor hacia la derecha
como se muestra:
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Paso 3 - Agregar Bordes: para agregar bordes primero debe seleccionar las celdas a
las cuales le quiere aplicar los bordes y luego haga click en el botón de aplicar bordes y
seleccione Todos. Para este ejemplo queremos que el cuadro sea desde la celda B3:F14

El resultado es
el siguiente
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Paso 4: Aplique color al encabezado del cuadro: para ello seleccione solamente la
fila del encabezado desde la C3:F3 y aplique le color que desee.

Paso 5: Aumentar el tamaño de las filas: Para ello debe hacer click en la fila 3 (debe
dar click en el numero3) luego manteniendo presionada la tecla shift haga click en
la fila 14 (en el número
14) luego suelte la tecla
Shift, ahora coloque el
cursor en una línea que
divida a dos filas (esto es
en la parte de los
números) y arrastre
hacia abajo dicha línea
dando el tamaño que
usted desea, al hacerlo
vera que a todas las filas
seleccionadas se le aplica
el mismo tamaño.
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Paso 6 – justificar Vertical y Horizontalmente las celdas de manera centradas y

aplicar negrita.

Para centrar
verticalmente

Para centrar

Horizontalmente

Para aplicar
negrita

De esta manera
hemos realizado
nuestro primer
cuadro en Excel
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Para garantizar el aprendizaje del participante, se recomienda desarrollar la práctica

guiada expuesta en esta clase. Ubíquese en la pestaña PRACTICA 2.

Ejemplo 2: Para este segundo ejemplo vamos a crear el siguiente cuadro:

Como se puede observar es un cuadro que va desde la B3:K14. Y presenta varias

combinaciones de celdas que se desarrollan paso a pasa para lograr el resultado
esperado. Es importante resaltar que dicho cuadro recibe el nombre de Mayores
auxiliares de efectos y cuentas por cobrar.

A continuación se explican los pasos para crear el cuadro.

Paso 1: ubíquese en la pestaña PRACTICA 2 del archivo de Excel práctica que usted
descargo junto con esta clase.
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Paso 2 - Escriba los encabezados del cuadro: En las siguientes celdas escriba:

B3: PROVEEDOR. J3: FOLIO N° B4: FECHA B5: DIA C5: MES D4: DESCRIPCIÓN

E4: REF. F4: EFECTOS POR PAGAR F5: D G5: H H5: S I4: CUENTAS POR PAGAR

I5: D J5: H K5: S F14: SALDO I14: SALDO. Lo cual se verá así:

Paso 3: aplique los bordes desde la B3:K14 y reduzca el tamaño de la columna

correspondiente a REF. es decir la columna E, además aumente el tamaño de la
columna de la DESCRIPCIÓN siga los pasos tal cual se hizo en la practica 1. El
resultado es:
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Paso 4: combine las celdas del proveedor, es decir B3 y C3 : para combinar las
celdas solo basta con seleccionarla las celdas a combinar y luego hacer click en el botón
combinar y centrar como se muestra a continuación.

El resultado es el siguiente:
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Paso 5: Ahora combine las celdas para la información del proveedor esta son
desde la D3:I5 y también la de la FECHA B4:C4 , para efectos por pagar F4:H4,
cuentas por pagar desde la I4:K4. Las de los Saldos: primero G14:H14 y luego
desde la J14:K14 la de la descripción D4:D5 y la de REF que son la E4:E5 . El
resultado debe ser el siguiente:

Paso 6: Aplique el color de fondo del encabezado y de los SALDOS, luego centre
vertical y horizontalmente y aplique negritas al cuadro. El resultado es el
siguiente:
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Para desarrollar esta práctica debe ubicarse en la pestaña PRACTICA 3. En la cual se va

desarrollar el siguiente cuadro:

Aunque el cuadro carece de formalidad la idea se trata de mostrarle como se pueden

manejar los tipos de orientación de texto en las celdas y la aplicación de comentarios.
Las marcas rojas en la esquina superior derecha de la celda E5 yF5 denotan que allí hay
un comentario. Como se muestra a continuación:
Los comentarios se
ocultan y se hacen
visibles al pasar el
cursor por la celda
que los contienen.
Los comentarios
sirven de
orientación
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Los pasos para realizar el cuadro son:

Paso 1: Escriba el contenido del cuadro a partir de la Celda B4

Paso 2: aplique los bordes y combine las celdas necesarias

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Paso 3: Ajuste el texto de OBSERVACIONES HECHA EN LA SEMANA para que

tome toda la celda para ello debe seleccionar la celda G3 y luego dar click en
ajustar texto (esto permite que el texto en la celda se ajuste al tamaño de la
misma)

Paso 4: Cambie el ancho de las filas y de las columnas tal que luzcan de esta
manera:
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Paso 5: Aplique centrado vertical, centrado horizontal y los colores de fondo

para que tenga la siguiente apariencia:

PASO 6: cambie la orientación del texto de la celda correspondiente al turno

mañana y aplique ángulo ascendente
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El resultado es:

Para turno TARDE Para turno NOCHE

aplique aplique Girar texto
hacia arriba
Texto vertical
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PASO 7: ahora para las horas aplicamos en D un comentario señalando que es

Diurna y para N Nocturna. Para agregar un comentario debe seleccionar la
celda (en este caso E4 correspondiente a las horas extras D) luego haga click
derecho y seleccione insertar comentario y escriba Diurna.

Con el cursor
usted puede
colocar más
grande el
comentario o mas
pequeño
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Para las nocturnas realice el mismo procedimiento

En el caso que quiera editar o eliminar el comentario, solo debe seleccionar la

celda que contiene el comentario hacer click derecho y seleccionar edita (si
quiere cambiar el mensaje del comentario) o también eliminar (si quiere
eliminar el comentario)
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Para desarrollar esta práctica debe ubicarse en la pestaña PRACTICA 4. En la cual se va

aplicar los formatos de celdas.

Ejemplo 1: Aplicar formato numérico con 2 decimales y separadores de mil.

Paso 1: Seleccione las celdas

numéricas (sin el encabezado) y
haga click derecho y seleccione
formato de celda
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Paso 2: en la nueva ventana debe seccionar las siguientes opciones:

Resultado del paso

anterior

Ejemplo 2: Aplique Formato de moneda: en el siguiente cuadro apliaremos

formato moneda.

Paso 1:
Seleccione las
celdas
numéricas (sin
el encabezado)
y haga click
derecho y
seleccione
formato de
celda
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Paso 2: en la siguiente ventana seleccione:

Resultado del paso

anterior

Ejemplo 3: Aplicación de formato de texto: en algunas ocasiones necesitamos

agregar códigos como 0001 y ocurre que la hoja de Cálculo lo reconoce como 1 quitando
los 000 de la izquierda, si necesitamos escribir códigos de esta manera debemos aplicar
el formato de texto.

Paso 1: Haga click

derecho y seleccione
Formato de Celda
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Ahora en la nueva ventana seleccione las siguientes opciones

Ahora si Usted escribe los siguientes

códigos:

00025 0036 0041 0078 0069 004

00063

El resultado será el siguiente

Ejemplo 4: Aplicar formato de contabilidad. Usted como futuro contador debe

aplicar este formato a los cuadros correspondiente a los registros contables.

Paso 1: Haga click

derecho y seleccione
Formato de Celda
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Paso 2: en la siguiente ventana seleccione las opciones:

El resultado es el siguiente:

Es importante resaltar que Cero en formato contabilidad es

un guión –

Y en algunos casos los valores negativos se colocan entre

paréntesis.

Recuerde que en contabilidad su profesor(a) le indicara el

formato que puede usar

Importante: Queda de parte del participante explorar los distintos tipos de

formatos de celdas que ofrece Excel.
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Para desarrollar esta práctica debe ubicarse en la pestaña PRACTICA 5. En la cual se

encuentra un cuadro, el cual debemos validar sus celdas para que sea llenado
correctamente. El cuadro a validar es el siguiente:

¿Qué es validar la entrada en una celda? Es validar el tipo de datos que el usuario
coloque al momento de llenar una celda, por ejemplo si en la celda cedula una persona
coloca la cedula 25950AABB es claro que es un error ya que no es una cedula valida, en
esta práctica aprenderemos a validar las celdas (las que sean posibles).

Validación de la celda cedula: Selecciona la celda de la cedula excepto el encabezado

y haga click en data y seleccione validación:
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Supongamos que las cedulas permitidas son desde 7000000 hasta 24000000 entonces
podemos ver que son números enteros y tiene un intervalo mínimo =7000000 y máximo
= 2400000

En la nueva ventana que aparece seleccionamos configuración con las siguientes

opciones:

Ahora podemos personalizar el mensaje de erros: En titulo Error de cedula,

En el mensaje de error : Por favor indique una cedula entre 7000000 y 24000000 para
que pueda ser válida.
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Ahora si en la celda cedula colocamos la cedula 25950AABB y damos enter saldrá el

mensaje de error:

Ahora bien, con respecto al nombre y apellido, Excel por los momentos no posee
una herramienta propia para validar que solo sea coloquen letras y no combinaciones
alfanuméricas. Por lo que en este practica no se va a validar.

Validación de la edad: Supongamos que la edad que vamos a permitir es de 18 años

hasta 60 años. La validación se hace exactamente igual que el caso anterior. Son
números enteros entre mínimo = 18 y máximo =60. Tenemos el mensaje de error con
titulo = Error de edad y el mensaje de error es: edad inválida debe ser entre 18 y 60
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años. (por favor haga usted la validación siguiendo los pasos anteriores) una vez
hecha la validación si colocamos una edad de 15 años el resultado debe ser:

Validar la fecha de ingreso: supongamos que la fecha de ingreso valida es desde

03/05/2007 en adelante (es decir mayor o igual que). Para validar selecciones la
celda de fecha de ingreso excepto el encabezado, luego seleccione datos—> Validez de
datos y las siguientes opciones:
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Ahora en el mensaje de error

Titulo: Error Fecha de Ingreso y
mensaje de error:

la fecha de ingreso valida es

desde 03/05/2007 en adelante

Validar el sueldo:
supongamos que el sueldo debe
estar desde 800000 en adelante, entonces tenemos que es un dato decimal porque el
sueldo puede tener decimas y es mayor o igual a 800000.
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Validar el turno de trabajo: supongamos que el turno de trabajo es Mañana, Tarde y

Noche. Vemos que son un conjunto de datos disponibles y si se pueden validar mediante
una lista de opciones.
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Paso 1: Primero en una celda cualquiera (fuera del cuadro, tiene que ser una columna
que no tome el cuadro, escribiremos las opciones cada una en una celda diferente) en
este caso utilizaremos las celdas I4, I5 y I6

Paso 2: Seleccione la celda de truno de trabajo excepto el encabezado y seleccione

datosvalidez.. en este caso seleccionamos Lista (ya que son opciones que tenemos
mañana tarde o noche) y en origen de datos escribimos =$I4:$I6 ya que estamos
tomando las opciones desde la celdas I4, I5 y I6 esto en rango es I4:I6.

Ahora el resultado será el siguiente:

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Vemos una lista desplegable con las opciones que

hemos señalado. Ahora bien debemos ocultar la
columna donde escribimos las opciones para que el
usuario no las borre porque si lo hace nuestra lista de
opciones estará vacía. Para ocultar solo debemos hacer
click en la columna que contiene nuestros daros en
este caso es la columna I y hacemos click derecho y
seleccionamos Ocultar:

El resultado es:

Como se puede observar la columna queda oculta.

Hasta aquí la clase Introductoria de la hoja de cálculo. La siguiente clase será

de las aplicación de las formulas en la hoja de cálculo.