M

Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

CAP
PITULO

1. La Hoja de Clculo
a. La ventan
na de trab
bajo en Excel
E
Son hojas de
S
d clculo que
q hacen fcil
f
la creaacin y maanipulacin de tablas de
d datos.
E Aplicaacin incluyye muchas herramienta
Esta
h
as de clculoo, as comoo diferentes tipos de
f
formato,
reppresentacinn grfica dee los resultaados, anlisiis de datos y automatizacin de
t
tareas
mediante la proggramacin en
e Visual Basic.

Cinta de
Opciones de
o
la ficha Inicio

Cu
uadro de Nombrres
Ficha Archivo
Fichas
Barra de
A
Acceso
rpido

Barra de
e frmulas

Encabezado
os de Columna

Puntero de celda
Barra
a de
Desp
plazamiento
verticcal

Encabezadoss de Fila

Barrra de
Desplaz
zamiento
horiz
zontal
Etiq
quetas de hoja
Botones de
d Vistas
Botn Nue
eva hoja

Ba
arra de Estado
Barra de Zo
oom

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 1

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

b. Tamao
T
d la Hoja de Clc
de
culo
C
Columnas:

desde la A hasta la XFD

X
(16,3884 columnass)

F
Filas:

1048,5766 filas

H
Hojas
en unn Libro:

Inicialmente tiene 3 hojas.

h
Hastaa un mxim
mo de 255 ho
ojas.

Cada Libroo en Excel es

C
e un archivvo en el qu
ue se puedeen haber utiilizado una o varias
h
hojas.
L nombrees de archivvo estndar de
Los
d Excel tieenen la extensin: xlsxx.
L archivoos habilitadoos para maccros de Exceel tienen la extensin: xlsm.
Los

c. El Punterro de Celda
I
Indica
la ceelda activa donde
d
se puede ingresaar o modificar un dato.

Cua
adro de Relle
eno
o de
d Autollenado

d. El Punterro del Mo
ouse
Dependienddo donde se ubique el
D
e puntero del
d mouse, este cambiiar de forrma para
r
realizar
difeerentes acciones en la hoja
h de clcculo:

E el interioor de la celdda. Para seleccionar celdas

En

E el bordee del punteroo de celda. Para

En
P copiarr o mover ceeldas

En el cuadrro de rellenoo. Para copiar en celdaas consecutiivas, o paraa rellenar

E
series de daatos

e. Ingreso de
d datos
P escribiir un nuevo dato en unaa celda o paara reemplazzar un dato all existentte:
Para
1 Ubicar el puntero de
1.d celda en el lugar do
onde se deseea escribir uun dato
2 Escribirr el dato y luego
2.l
presioonar Enter o desplazarr el puntero a otra celd
da
N
Nota:

Pg. 2

Cuanndo se est inngresando dattos en una cellda, observe que

q al lado izzquierdo de la
a Barra de
Estaddo aparece ell mensaje Intrroducir, y una
a vez escrito loos datos en laas celdas, al seeleccionar
una de
d ellas, la baarra de frmullas mostrar el
e contenido de
d esta celda.

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Para modificar un dato existente en una celda:

1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se encuentra el dato a modificar
2.- Hacer doble clic en la celda, o presionar la tecla de funcin [F2], o hacer clic en
la Barra de Frmulas
3.- Al aparecer el cursor parpadeante, modificar el dato escrito en esa celda y luego
presionar Enter
Nota:

Observe que en esta ocasin cuando se est modificando el contenido de la celda, en la barra
de Estado aparece el mensaje Modificar.

f. Tipos de datos
En las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos:
Nmeros.-

Combinando dgitos del 0 al 9, el punto decimal, o la barra diagonal, y

los dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco para
nmeros fraccionarios.

Ejemplos:

1234
721.45
3 7/8
28/07/2011
03:15

Nota:

Enteros
Decimales
Fraccionarios (quebrados mixtos)
Fechas
Horas

No deben escribirse los nmeros con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos
podrn ser agregados luego al dar formato a las celdas.

Textos.-

Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro
carcter del teclado.

Ejemplos:

Carlos Robles
Empresa Editora Florencia
15 aos
Almacn #24
28 de Julio del 2011
45+27+130-47
C3+7-A2
1er Trimestre

Frmulas.- Deben empezar a escribirse con el signo igual =. Estos datos se

encargan de realizar diversas operaciones con los dems datos de la hoja
de clculo, utilizando para ello los operadores y las funciones.
Ejemplos:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

=45+27+130-47
=C3+7-A2
=A5*30%
=SUMA(A1:A5)
=PROMEDIO(A1:A5)
=B4&H2

Pg. 3

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

g. Seleccin de rangos de celda

Una vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrn seleccionarse para realizar
diferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar,
imprimir, graficar, ordenar, etc.
La seleccin de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con una
combinacin de ambos.
Con el Mouse.-

Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca para

seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular.
Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrar
el mouse sobre los encabezados de fila o columna.

Con el Teclado.-

Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero de

celda con las teclas de desplazamiento ( , , , ).

Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero

del mouse varios rangos de celda.
Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clic
al final del rango de celdas.

A fin de poner en prctica lo que hasta aqu estamos aprendiendo, realizaremos a continuacin
un ejercicio en la hoja de clculo.

Pg. 4

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
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Excel 2010 Nivel 1

Ejerciicio N 1:: Pagos a Provee

edores
E una hojaa de clculoo en blanco escriba
En
e
los siguientes datos:
d

Escrita la priimera celda, arrastrar

a
el
cuadro de relleno
r
para copiar
c
cada
serie de dato
os respectivam
mente

1 Escribaa el titulo Pa
[Link] a Pro
oveedores en la celdaa A1
2 En la ceelda A3 escrriba la palaabra Meses
2.s
3 Escribaa Enero en la celda A44 y luego arrrastre el cuuadro de rellleno hasta la celda
3.A8 paraa copiar loss nombres de
d los demss meses
4 En B3 escriba
4.e
el teexto Crdito
o, y luego digite
d
debajoo de ella loss montos meensuales
de cadaa deuda
5 En C3 escribir
5.e
el texto
t
1er Pago
P
y lueg
go arrastrarr el cuadro de relleno hacia la
derechaa para copiaar los ttulos de las 4 cuotas de paago.
C
Clculo
de los 4 pagoss para cadaa mes:
1er Pago.-

Es un 355% de toda la deuda

1 En C4 escribir
1.e
la frmula
f
=B
B4*35%y prresionar Enter
2 Luego hacer
2.h
doblee clic en ell cuadro dee relleno dee la celda C
C4 para copiar
c
la
formulaa hacia abajjo.

Doble Clic
C Aqu

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 5

M
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Excel 2010 Nivel 1

2 Pago.2do

Es un 600% de lo quue resta an por pagar

1 En D4 escribir
1.e
la frmula
f
=(B
B4-C4)*60%y presionnar Enter
N
Nota:

Obseerve que algunnas frmulas utilizan parn

ntesis para aggrupar algunaas operacionees. Esto se
debee a que las operaciones se realizan
r
segn su jerarquaa. Esto se verr ms adelan
nte cuando
se exxplique el uso de los operaddores.

3 Pago.3er

Es la ressta de toda la
l deuda meenos los doss pagos anteeriores.

1 En E4 escribir
1.e
la frmula
f
=B4-C4-D4 y presionar Enter
E
2 Luego seleccionar
2.s
el rango de
d celdas D4:E4
D
y haccer doble clic en el cu
uadro de
relleno de la selecccin para coopiar simulltneamentee las dos frrmulas hacia abajo.

Doble
Clic Aqu

Si los clcuulos son coorrectos, enttonces la ho

S
oja deber quedar com
mo se apreccia en el
s
siguiente
cuuadro. Si fuuera el casoo, los resultados son mostrados
m
coon tantos deecimales
c
como
quepaan en la celda. Luego se le dar formato a estos
e
resultaados para definir
d
la
c
cantidad
de decimales que se deseean ver.

P
Para
guard
dar el libro de Excel en
e un archiv
vo:
Una vez terrminado, haacer clic en la ficha Arrchivo, eleggir Guardarr como y gu
U
uardar el
L
Libro
en la carpeta Miss Documen
ntos con el nombre:
n
Paagos a Proveedores

Pg. 6

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
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E libro se guardar
El
g
como: Pagos a Proveedo
[Link]

2. Cmo manejar los datos en

n la Hoja de Clcu
ulo
Una vez quue se han escrito
U
e
datoss en el inteerior de las celdas, es muy frecueente que
e
estos
datos se deseen mover
m
haciaa otro lado de
d la hoja, o se los desee copiar. Entonces
E
s pueden utilizar
se
u
varioos mtodos para lograr este propssito:

a. Para Mov
ver rango
os de celd
da utilizan
ndo las opciones
o
del men

contextual o los botones

b
d coman
de
ndo
1 Seleccioonar el ranggo que se deesea mover..
1.2 Llamar al men contextual
2.c
(
(clic
derech
ho)/Cortar, o hacer cliic en el bo
otn
Cortar, o presionarr las teclas Ctrl.+X.
Observee que alreddedor del raango selecciionado aparrece un borrde mvil pu
unteado.
Esto inddica que esee rango va ha
h ser moviido.
3 Seleccioonar una ceelda destinoo donde se desea
3.d
que ell rango sea movido
4 Presionnar Enter.
4.y el contennido de suss celdas
El ranggo seleccionnado originnalmente desaparece
d
apareceer en el sitio destino.
N
Nota:

En vez
v de presionnar Enter en el 4to paso anterior,
a
tambbin se puedee hacer clic derecho y
elegiir Pegar, o haacer clic en el botn Peegar de la fichha Inicio, o poor ltimo preesionar las
teclaas Ctrl.+V. Peero como vern, ms fcil ess presionar Enter.
E

b. Para Cop
piar rango
os de celd
da utilizando las opciones
o
del men

contextual o los botones

b
d coman
de
ndo
1 Seleccioonar el ranggo que se deesea copiarr
1.2 Llamar al men contextual
2.c
(
(clic
derech
ho)/Copiar, o hacer cllic en el bo
otn
Copiar, o presionaar las teclas Ctrl.+C.
Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 7

M
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Excel 2010 Nivel 1

Nuevam
mente alredeedor del ranngo selecciionado aparrece un borrde mvil pu
unteado,
indicando que ese rango
r
va haa ser copiad
do.
3 Seleccioonar una ceelda destinoo donde se desea
3.d
que ell rango sea copiado
4 Presionnar Enter.
[Link] el siitio destino aparecer una copia del rango seleccionad
s
do, y el bord
de mvil
punteaddo en el rango originaal habr deesaparecidoo, indicandoo que la acccin de
copiar ha
h finalizaddo.
N
Nota:

En esta
e ocasin eel presionar Enter
E
en el 4to
o paso hara que
q se copie eel rango pero
o una sola
vez. En
E cambio, si usted quisiera copiar dicho rango varias veces en ddiferentes lugares de la
hoja,, entonces debber llamar hacer
h
clic derrecho y elegirr Pegar, o haccer clic en el botn
Pegaar, o presionaar las teclas Ctrl.+V,
C
y esto tendr que reepetirlo en caada celda desttino donde
quierra una nuevaa copia, y cuuando haya terminado dee realizar toddas las copia
as deber
presiionar la tecla Esc para retiirar el rango mvil
m
punteaddo, con lo cuall se dar por terminada
la acccin de copiaar.

c. Para Mov
ver o Cop
piar rango
os de celd
da utilizando el
d Mous
del
se

Pun
ntero

1 Seleccioonar el ranggo que se deesea mover o copiar.

1.2 Ubicar el punteroo del Mousse al bordee del rangoo de celdaas seleccion
[Link]. El
punteroo del Mousee deber veerse como una flecha blanca conn cuatro pu
untas de
flecha en
e su extrem
mo.
3 Si ahorra desea Mover
3.M
el ranngo solo tieene que arrrastrarlo coon este pun
ntero del
Mouse hacia su destino.
d
Si en
e cambio usted deseaa Copiar eel rango, arrrstrelo
tambinn a su destinno pero mannteniendo presionada
p
l tecla de C
la
Ctrl.
N
Nota:

Este mtodo de arrrastrar con ell Mouse para mover o copiiar rangos de celda es prctico y ms
rpiddo, pero solo si
s el rango es pequeo y si el sitio destinno se encuentrra visible en la
a pantalla.
Peroo si el rango a mover o a copiar fuesen grande
g
o si ell sitio destino estuviese distante o en
otra hoja del Libroo, entonces loo ms recomen
ndable es utiliizar el mtodoo anterior.

d. Para Cop
piar series
s de dato
os con el Cuadro de
d Relleno
En ocasionees se desea copiar una celda o un grupo de ceeldas pero een forma mltiple
E
m
y
e celdas addyacentes y consecutivvas a la celd
en
da original. En ese casso lo ms prrctico y
f
fcil
es utilizar el punntero del Mouse
M
y arrrastrar el cuadro
c
de rrelleno de la celda
o
original.
Al obtener copias con el cuadro de
A
d relleno no
n siempre las
l copias son idnticas al dato
o
original,
sinno que a vecces la copiaa que se obtiiene es lo quue se llama una serie de
d datos.
E
Esto
ocurree por ejempplo cuando se copian los
l nombres de los meeses del a
o (Enero,
F
Febrero,
Marzzo, Etc.), o ta
ambin cuaando se cop
pian los nom
mbres de loss das de laa semana
(
(Domingo,
L
Lunes,
Martess, etc.). Y, aunque estas son lass dos nic
cas series de
d datos
o
oficialment
e definidass por Excel, tambin se
s pueden copiar
c
otrass muchas series
s
de
d
datos,
comoo veremos en
e el ejercicio que viene a continuaacin.

e. Para Borrrar datos

s en las ce
eldas
1 Seleccioonar el ranggo de celdass que se dessea borrar.
1.2.- Presion
nar la tecla [Suprimir]
[
.

Pg. 8

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

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Excel 2010 Nivel 1

N
Nota:

La teecla Suprimir,, solo borra el

e contenido dee las celdas, no
n el formato que estas pueedan tener
(coloor de texto, coolor de rellenoo, bordes, sign
no monetario,, alineacin, eetc.)

Ejerciicio N 2:: Copiar Series de

d datos
Primero veeremos cm
P
mo se coppian aquello
os
e
elementos
d serie en Excel.
de
E

datos que son cconsiderado

os como

1 En unaa hoja de clculo

1.c
en blanco, en
n la
celda A3escribir
A
l palabra Enero
la
E
y lu
uego
arrastraar hacia abbajo el cuaadro de rellleno
de esa celda.
c
Como resultado
r
see obtiene laa copia de los
dems meses
m
a parrtir de Eneroo.
2 Ahora, en la celdaa B3 escribaa la palabra
2.a Lunes y tambin
t
arrrastre su cu
uadro de
relleno hacia abajoo.
Los messes del aoo como los das de
semana sern rreconocidoss como
elementoos de seriee, tanto sii se los
escribe en forma completa como
c
en
forma abbreviada.

N
Nota:

En el
e caso del mees de setiembrre, el nombre del mes debee escribirse coomo Septiemb
bre o Sep,
porqque de otro moodo no ser reeconocida com
mo elemento de
d una serie.

3 Seguidaamente escrriba los sigguientes da

[Link] y arrstrelos unno por uno con su
cuadro de relleno hacia
h
abajoo.

Los datoos que combinan nmeeros con texxto, o los quue combinann texto con nmeros
n
son coppiados comoo series.
Los nm
meros ordinnales 1er, 2ddo, 3er o tambin 1raa, 2da. 3ra

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 9

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Las fechhas como 4//6/2011(en cualquiera

c
dee sus formatoss: 4-Jun 4-Ju
Jun-11) y tam
mbin las
horas, son
s consideeradas com
mo series de datos (3:115 sera copiiado como 4::15, 5:15,
6:15etcc)

Ahora veam
A
mos qu paasa cuando los datos que
q se copian no son considerado
os como
e
elementos
d serie en Excel.
de
E
4 En la fila 3 de la Hoja2
4.H
del liibro actual, escriba esstos datos y luego arra
astre uno
por unoo sus cuadroos de rellenoo.

Como se puede verr, los textos simplemen

nte no son ellementos dee series, y see copian
tan iguaales como fueron
f
escrritos en la celda. (Exccel no sabe que despu
us de la
primaveera sigue el verano, el otoo y el invierrno; ni reconoce loss puntos
cardinaales norte, sur, este y oeste; ni tam
mpoco est enterado
e
dee los nombrees de los
miembrros de la Saggrada Famiilia: Jess, Mara
M
y Joss.)
Los nm
meros paraa Excel, tam
mpoco son elementos de
d series y sern copiiados en
forma iddntica com
mo puede veerse en la co
olumna D.
A continuaccin veremos el efectoo que produ
uce la tecla de Control [Ctrl.] al momento
m
d arrastrarr el cuadroo de rellenno para
de
c
copiar
una serie
s
de datoos.
5 En la celda
5.c
A3 dee la Hoja3 escriba
la palabbra Octubree.
6 Luego, manteniendo presionnada la
[Link] dee Ctrl. Arraastre el cuaadro de
relleno de esa celdda.
l mismo en la celdda B3,
7.- Haga lo
escribieendo en ellla el nmerro 15 y
arrastraando el cuuadro de relleno
pero maanteniendo tambin preesionada la
a tecla de Cttrl.
El resulltado es el que
q puede verse
v
en la figura
fi
adjunnta.
La palaabra Octubrre que antess fue un elem
mento de seerie, ahora ccon la tecla
a de Ctrl.
es copiaada como sii se tratase de un texto cualquiera.
En cam
mbio, el nm
mero 15 conn ayuda de la tecla de Ctrl. Se haa convertido
o en una
serie dee datos numricos cuyoo incremento
o es la uniddad.
A raz de
d esto podeemos afirmaar lo siguien
nte:
Pg. 10

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
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Excel 2010 Nivel 1

La teccla de Ctrl. al
a momentoo de copiarr con el cuaadro de relleeno inhibe la copia
de los elementos
e
d serie, o sea
de
s que tod
do los que antes era u
una serie dejara
d
de
serlo. Y solo en ell caso de coopiar un n
mero con la
l tecla de Ctrl. har que este
nmeroo se convierrta en una serie
s
que au
umenta de uno
u en unoo.
Ahora veremos lo quee sucede cuando se cop
A
pia con el cuadro
c
de rrelleno no una,
u
sino
v
varias
celdaas seleccionnadas.
8 Inserte una nueva Hoja4 con el botn In
[Link] nueeva hoja de clculo o presione
p
F11.
Shift+F

Clic
Aqu

9 En las celdas
9.c
A3 y A4 escribaa los nmeros 3 y 6, luego seleccioone ambas celdas y
arrastree su cuadro de relleno.

Como resultado
r
see obtiene unna serie de nmeros
n
coonsecutivos que aumen
ntan de 3
en 3, poorque la differencia enttre 3 y 6 son
n 3 unidadees. (Si hubirramos escrito 10 y 12.5,
el increm
mento de la serrie hubiese siddo de 2.5)

1
10.-

En las
l celdas C3
C y C4 escrriba nuevam
mente los nmeros 3 y 66.

1
11.-

Lueggo seleccioone tambinn ambas celdas pero arrastre

a
su cuadro dee relleno
mannteniendo prresionada laa tecla de Ctrl.
C
En esta
e ocasinn el resultaado obtenido
o es copia de
d los 2 nmeros exacctamente
com
mo fueron escritos. Ya no
n son copia
ados como serie
s
ascenddente.

1
12.-

En las
l celdas E3,
E E4 y E5 escriba Breea, Mirafloores y San B
Borja.

1
13.-

Lueggo seleccionne las tres celdas

c
y arrrastre su cuaadro de rellleno.
El resultado
r
ess una copia idntica dee las tres celdas en forma sucesivva hasta
dondde sea arraastrado el cuuadro de reelleno. (Tengga presente quue en este casso cuando
se arrrastran nicaamente celdas con texto, la tecla
t
de Ctrl. no tiene ningn efecto.)

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 11

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

3. Cmo utilizar los datos en la Hoja de Clculo

a. Operadores
Son los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones con
los datos. Existen cuatro tipos de operadores:
Operadores Matemticos:
Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tipo
numrico.

Cambio de signo Ejemplos:

=10-4*2

=(10-4)*2

12

Potenciacin

=20+ - 3^2

29

Multiplicacin

=20+ - (3^2)

11

=156*10%+3

315.6

Divisin

Suma

Resta

Porcentaje

Operadores de Relacin:
Las frmulas que usan operadores de relacin arrojan respuestas lgicas del tipo
Verdadero o Falso, segn como sea evaluada la comparacin. Los datos a comparar
pueden ser numricos o de texto

>

Mayor

<

Menor

Ejemplos:
Si A4=20, D2=Martes, y H3=14/2/11

>=

Mayor igual

<=

Menor igual

=
<>
Nota.-

Pg. 12

Igual

Entonces:
=A4*3>100

Falso

=D2<>Viernes

Verdadero

=H3>28/7/11

Falso

Diferente
Dentro de las frmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas y
las horas deben escribirse siempre entre comillas.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Operador de Texto:

&

Concatenacin

Ejemplos:

Si

A1=Puerta y A2=Azul

=La &A1& es &A2 La Puerta es Azul

Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases. Los
datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o tambin numrico, pero el
resultado de estas formulas son datos del tipo texto.
Operadores de Referencia:

Indica un rango

Indica unin

Ejemplos:
=SUMA(A1:A5,C3,E9:E15)

(espacio) Indica interseccin

=SUMA(A3:D5 B2:C7) SUMA(B3:C5)

Los operadores de referencia se utilizan en las formulas para indicar qu se debe hacer
con las celdas o los rangos de celdas.
Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a
un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.
La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean
unir para una operacin determinada.
El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una
operacin solamente con la interseccin de ambos rangos, y no con todas las celdas en
conjunto.

b. Frmulas
Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos
escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores.
Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haramos as:

H 7 B3
25 C 4
2
C 4 D9
3
( F 7 10) 3 1
4
Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarqua de las operaciones, la misma
frmula anterior la tendramos que escribir de la siguiente manera:
=C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4)
De este modo se podrn escribir entonces todos los clculos que uno desee utilizando
para ello las frmulas de Excel.
Sin embargo, si estas frmulas son muy comunes en nuestros clculos, o si stas llegan
a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las
funciones, que es un mtodo abreviado para escribir frmulas.
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 13

M
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Ex
Excel 2010 Nivel 1

c. La Ficha Frmulas
s y la esc
critura de
e funcione
es
Una maneraa prctica para
U
p
escribiir formulas que se usann muy a m
menudo, es haciendo
h
u de la Ficha
uso
F
Form
mulas, la cual
c
muestrra en el gruupo Bibliotteca de fun
nciones
u lista de las funcionnes ms utiliizadas en Excel:
una
E

Pero la esccritura de funciones

P
fu
laa veremos con
c ms deetalle en ell Captulo2 de este
m
manual.
Anntes vamos a ver como se cambia la aparienciia de las celldas en los cuadros,
d
despus
dee haber inggresado dattos y calcu
ulado los resultados.
r
A este cam
mbio de
a
apariencia
d las celdas se conocee como dar formato
de
f
a laas celdas.

4. Forrmato de
e Celdas
a. La Ficha Inicio
El solo obttener correectamente loos resultad
E
dos en nuesstros cuadroos de Exceel no es
s
suficiente;
tambin es necesario que estos cuadros tenngan una aapariencia que
q haga
f
fcil
su lectura y enntendimiento. Para essto existe la
l posibiliddad de cam
mbiar la
a
apariencia
d conteniddo de las celdas con ayuda
del
a
de laa ficha Iniciio y los bottones de
h
herramienta
as que se enncuentran enn los grupos Fuente, Alineacin,
A
Nmero, Estilos
E
y
C
Celdas:

Minib
barra de Herram
mientas

Men
contextual

Si se tiiene el puntero del mouuse sobre laas celdas y se

s hace un clic
c derecho con l, apaarecern
la Min
nibarra de Herramien
H
ntas, y adem
ms el men
Contextuaal, con diveersas opcion
nes cada
uno para haacer ms fccil el dar forrmato a las celdas que se hayan seeleccionado.
Pg. 14

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

b. Para dar Formato a un Cua

adro
El el Cuadrro de Pagoss que se muuestra en la siguiente figura
E
fi
solo sse ingresaro
on datos,
p
pero
no se le
l dio formaato alguno.

1 Seleccioone el ranngo A1:F1 y utilice el botn

[Link]
nar y centraar, para ponner el titulo Cuadro
de Pagoos al centroo del cuadroo. Luego au
umente el
tamao de fuente a 14 puntos, y subryello.

2 Seleccioone los ttuulos de la fila

2.f 3 y pn
ngalos Neggrita, Centraado, dele Color
C
de
Fuente y Color dee Relleno, luuego coloqu
ue borde a cada una dde sus celda
as con la
opcin Todos los bordes.
b
Color dee Fuente
Centrar

Neegrita

Toodos los bordess

Coloor de Relleno

3 Finalmeente selecciione las celldas con n

[Link] y dele
d
el form
mato Estilo millares
para sep
eparar con comas en cada
c
millarr y redondeaarlos a 2 deecimales. De
D forma
similar dele formatto a las dem
ms celdas del
d cuadro (ver
(
figura)..
Estilo millaares

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 15

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

CAPITULO
1. Funciones en Excel: frmulas simplificadas
a. Cuando utilizar las Funciones

Cuando las frmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy
frecuente, los mas practico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son
sino un mtodo abreviado para escribir esas frmulas. Pero para escribir una funcin
es necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en
que debe escribirse una funcin.

b. Cmo escribir las Funciones

Todas las funciones constan de dos partes: El nombre de la funcin y sus argumentos,
que deben escribirse entre parntesis y separados por comas:

=Nombre de funcin(Argumentos)
De las 339 funciones que ya existan en Excel, la versin 2010 ha agregado 69
funciones ms, haciendo un total de 408 funciones, las cuales se clasifican ahora en las
siguientes categoras:
Categora
Funcionesdecompatibilidad

38

Funcionesdecubo

Funcionesdebasededatos

12

Funcionesdefechayhora

22

Funcionesdeingeniera

41

Funcionesfinancieras

53

Funcionesdeinformacin

17

Funcioneslgicas

Funcionesdebsquedayreferencia

18

Funcionesmatemticasytrigonomtricas

64

Funcionesestadsticas

98

Funcionesdetexto

27

Funcionesdefinidasporelusuario
instaladasconcomplementos

TOTAL

Pg. 16

Cantidad

408

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

H aqu alggunos ejempplos de las primeras

He
p
fun
nciones que veremos enn este manu
ual:
=SU
UMA(A3:A220)
=PR
ROMEDIO(H4:J15)
=MA
AX(C2:C300)
=MIIN(C2:C30))
=CO
ONTAR(C22:C30)
=CO
ONTARA(C
C2:C30)
=EN
NTERO(A3+
+3.1416)
=RE
EDONDEAR
R(A3+3.1416)
=SI((E4>=0,RCUAD(E4),No tiene Raz)
R
=ME
ES(28/7/111)
El comenzaar a usar funnciones, al principio pu
E
uede pareceer algo com
mplicado. Co
omo que
e
esto
de usaar el Excel se estuvierra volviendo
o cada vez ms difcill, pero; mu
uy por el
c
contrario,
e disponer de funciones en la ho
el
oja de clcuulo en realiddad es de una
u gran
a
ayuda;
sino, mrelo de este modo:
Suponga quue usted en su trabajo diario
S
d
tiene que obtenerr regularmeente la raz cuadrada
c
d varios nmeros
de
n
cadda vez. Dee seguro qu
ue no se poondr a reallizar estos clculos
m
manualmen
nte con lpiz y papel (adems
(
dud
do que se acuerde
a
com
mo se extraae la raz
c
cuadrada
sii es que algguna vez lo aprendi en
n la poca de
d colegio) sino, que para
p
ello
r
recurrir
a una
u calculadora de esaas sencillas que tienen una
u teclita ppara calculaar la raz
c
cuadrada;
a que nadaa ms escribbe el numero
as
o en la calcculadora, preesiona dich
ha tecla y
listo!. De
D este modo para naddie es difcil hoy en da
d obtener la raz cuad
drada de
c
cualquier
nmero.
Pues, algo as
P
a es la utillidad que noos brindan las
l funcionees de Excel; usted no tiene
t
que
s
saber
de meemoria com
mo se realizaan los diverssos y tediossos clculoss que son neecesarios
o
obtener
daa a da en la
l empresa donde trab
baja; sino que
q cada vvez que neccesite un
c
clculo
detterminado (de cualquuier ndole)) pues, esccribe la resspectiva fu
uncin o
c
combinaci
n de funciiones, seguuidas de su
us argumenttos, y Exceel se encarrgar de
d
darnos
el reesultado quee esperbam
mos.

c. Uso de las Funciiones m

s comunes
Veamos enn un ejempllo, los resulltados que
V
s pueden obtener ussando algunnas de las
se
f
funciones
m comnnmente utiliizadas por
ms
l mayora de las persoonas que traabajan con
la
E
Excel.
El siguiente cuadro
c
muuestra una
r
relacin
dee personas a quienes se les ha
p
programado
o la fecha de su citta en una
C
Clnica:
Las funcioones comoo cualquierr frmula
L
d
deben
emppezar con un
u signo iggual, y el
r
resultado
d sta apaarecer en la misma
de
c
celda
dondee se escribe la funcin.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 17

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

La Funcin SUMA
Suma de las edades de todos los pacientes:
=SUMA(B4:B11)

Rpta: 39

Esta funcin considera solo las celdas con datos numricos(ignora las celdas B7 y B8)

La Funcin PROMEDIO
Promedio de edades de todos los pacientes:
=PROMEDIO(B4:B11)

Rpta: 6.5

No se considera en el clculo la celda B6 pues su contenido no es numrico

La Funcin MAX
Edad mxima de un paciente:
=MAX(B4:B11)

Rpta: 11

Encuentra el mximo valor numrico del rango mencionado

La Funcin MIN
Edad mnima de un paciente:
=MIN(B4:B11)

Rpta: 2

Encuentra el mnimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del beb porque no es
un dato numrico)

La Funcin CONTAR
Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada
=CONTAR(B4:B11)

Rpta: 6

Esta funcin cuentacuntas celdas tienen datos numricos(las fechas son nmeros)

La Funcin CONTARA
Cantidad Total de pacientes
=CONTARA(B4:B11)

Rpta: 7

Esta funcin en cambio cuentacuntas celdas en total estn ocupadas sin importar el
tipo de datos

La Funcin ENTERO
Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:
=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11))

Rpta: 6

La funcin Entero trunca la parte decimal del resultado

La Funcin REDONDEAR
Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:

Pg. 18

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1)

Rpta: 6.5

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0)

Rpta: 7

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

La funcin Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor
calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear el
resultado.

d. Coordenadas Absolutas y Coordenadas Relativas

=REDONDEAR(E4/F$2,2)
=REDONDEAR(E5/F$2,2)
=REDONDEAR(E6/F$2,2)
=REDONDEAR(E7/F$2,2)
En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del nmero de
fila hace que este nmero 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo.
En cambio, si alguna frmula en otra ocasin tuviese que ser copiada, no hacia abajo,
sino hacia la derecha; entonces habra que escribir el signo $ antes de la letra de la
coordenada: $F2 para que al copiarse la frmula, la letra F permanezca constante, de
otro modo la letra aumentara alfabticamente a G, H, I etc.
A estas formulas as escritas con el signo de $, se las conoce como frmulas con
coordenadas absolutas.
En conclusin entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas segn sea
el caso:
F2

coordenada relativa

F$2

coordenada con nmero de fila absoluta

$F2

coordenada con letra de columna absoluta

$F$2 coordenadas de fila y columna absolutas totalmente

Nota.-

Si una frmula no va a ser copiada a ningn lado, entonces no es necesario que tenga
coordenadas absolutas de ningn tipo.

Ejemplo:
Abra un libro nuevo en blanco y en la celda A1 escriba la siguiente frmula:
=$C4+F$2/$E$3-25

Cuando presione la tecla Enter la celda se llenar de numerales: #########

Esto ocurre porque la formula en realidad est realizando una divisin entre cero, lo
cual no se puede calcular. Pero el resultado de la formula ahora no es lo importante,
sino, qu es lo que ocurre con la formula, cuando sta es copiada.
Para ver en la celda no el resultado, sino la frmula que usted escribi, haga lo
siguiente:
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 19

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

En la ficha Formulas, grupo Auditora de frmulas, hacer clic en el comando

Mostrar formulas. Entonces la formula en la hoja de clculo se ver as:
=$C4+F$2/$E$3-25

Copie la formula con el cuadro de relleno hacia abajo. Como ver, los nmeros de las
coordenadas de celda que no tienen dlar, han aumentado. (el nmero 25 no es una
coordenada de celda, por esto permanecer siempre constante)
=$C4+F$2/$E$3-25
=$C5+F$2/$E$3-25
=$C6+F$2/$E$3-25
=$C7+F$2/$E$3-25

Ahora copie la frmula de la celda A1 hacia la derecha usando el cuadro de relleno. El

resultado se ver como en la siguiente figura.
=$C4+F$2/$E$3-25
=$C5+F$2/$E$3-25
=$C6+F$2/$E$3-25
=$C7+F$2/$E$3-25

=$C4+G$2/$E$3-25

=$C4+H$2/$E$3-25

La letra de la coordenada que no tena dlar ha aumentado alfabticamente, pero las

que tenan dlar han permanecido constantes.
Ahora veamos otro ejemplo donde ser necesario utilizar funciones que se encarguen
de tomar decisiones por cuenta propia para ayudarnos a realizar clculos utilizando
para ello ciertos criterios de razonamiento lgico.
El siguiente es una Tabla de Sueldos de varios empleados de una empresa, donde se
desea aumentar de diferentes formas los sueldos de estos empleados. La labor de
modificar sueldos matemticamente hablando, es una tarea relativamente sencilla si se
dispone de herramientas de clculo y de los criterios ya establecidos para saber a
quines y en qu forma se aumentaran los sueldos. El problema est en que los
aumentos por lo general no son para todos por igual de manera uniforme, sino que
unos tienen ms aumento que otros en base a decisiones estudiadas de antemano, y
que ahora nosotros debemos llevar a cabo dichos clculos, y si son muchos los
empleados y adems cada empleado tiene una manera diferente de calcular su aumento
de sueldo, entonces la labor se volvera muy tediosa si no fuera que podemos contar
con la ayuda de las funciones lgicas de Excel.

Pg. 20

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Ejerciicio N 3:: Realiza

ar aumen
ntos en una
u Tabla
a de Sue
eldos
Veamos puues. En la hoja de clcuulo se tienee el Cuadro de Remunneraciones de
V
d varios
e
empleados
(aqu ahoraa vemos solo 10 empleeados, pero suponga quue se trata de
d varios
c
cientos).
Esste cuadro muestra
m
loss datos de cada
c
empleaado y el moonto de suss sueldos
a
actuales,
y en el transscurso de 5 meses y por
p razones de un connvenio laborral en la
e
empresa,
ellos van a reecibir paulattinamente varios
v
aumenntos de suelldo:

A continuaccin presenttamos las coondiciones de aumentoo para los suueldos:

A
Aumento
1..-

Todos loos emplead

dos por iguual tendrnn en este mes un
aumento equivalente
e
e al 10% de su sueldo aactual.
En la celdda E4 escrib
bir y copiar la siguientee frmula:

=D4*10%

C
Como
resulltado se tenddra entoncees el siguien
nte cuadro:

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 21

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

N
Nota.-

Paraa escribir el titulo

t
Aumen
nto Enero en dos filas de una sola cellda, escriba primero
p
la
palabbra Aumentoo, presione Altt+Enter, y esccriba Enero; luego
l
presionee Enter.

La Funci
n SI
L sintaxis de la funcin es la siguuiente:
La
=SI((Condicin
n lgica, Acccin1, Accin2)
V
F
D
Donde:
C
Condicin
l
lgica

Ess una expreesin que co

ontiene un operador dde relacin (>, <, >=,
<=
=, =,<>).

A
Accin1
y Accin2
A
Soon cualquierr tipo de daato vlido paara escribirsse en una ceelda
Usar la funncin SI, es como tener la posibiliidad de esccribir 2 datoos diferentes en una
U
m
misma
celdda, pero soloo uno de loss datos ser el resultadoo de la funccin. Si la ex
xpresin
l
lgica
resulta ser Verrdadera, enntonces la accin1
a
es la respuestaa de la fun
ncin, en
c
caso
contraario si es Falsa entoncees la accin2
2 sera la reespuesta de lla funcin.
A
Aumento
2..-

Todos los que tengan un sueldo menor a 1500 ten

ndrn un
aumento del
d 10%, sin
no el aumennto ser soloo del 5%..
En la celdda F4 escrib
bir y copiar la siguientee frmula:
=SII(D4<1500,,D4*10%,D
D4*5%)

L aumenttos de este caso

Los
c
entonces seran los que se aprrecian en ell siguiente cuadro:
c

A
Aumento
3..-

Los que tengan

t
un sueldo
s
menoor a 1500, o los que teengan el
cargo de Vendedor; tendrn unn aumento ddel 10%. Y los que
no cumpllan ningunaa de las condiciones aanteriores, entonces
e
para elloss el aumento
o ser solo del
d 5%..
En la celdda G4 escrib
bir y copiar la siguientee frmula:

Pg. 22

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

=SII(O(D4<15500,C4=Veendedor),D
D4*10%,D
D4*5%)
Esta frmulla tiene ahoora que realizar previaamente una doble comp
E
paracin
lgica. Prim
mero verificca si el suelldo es menoor que 15000 y tambin verifica
s el cargoo es Tecnicco. Ambas comparaciones estnn encerrada
si
as entre
p
parntesis
y se le anteepone la lettra O, lo que signifiica que bastar con
q una dee las 2 conndiciones se
que
s cumpla (no es necessario que am
mbas sean
v
verdaderas)
p
para
que see efecte el primer clcculo del 10% de aumeento; y si
n
ninguna
dee las 2 conddiciones se cumple
c
entoonces se ejeecutara el segundo
clculo dell 5% de auumento. Com
mo puede verse,
v
cuanddo la funciin O se
a
antepone
a las dos condiciones
c
s lgicas, entonces
e
noo es necesa
ario que
a
ambas
seann verdaderaas, es suficieente con quue una de elllas sea cieerta para
q se ejecuute la accin1.
que
N
Nota.-

Si enn una frmulaa hay que escribir un textto, como es el

e caso de la palabra Teccnico, esta
palabbra deber esstar entre comillas, y adems deber escribirse
e
de igual modo como
c
est
escriito en la tablaa de sueldos, es
e decir, si en la tabla se esccribi la palabbra sin acento
o entonces
tamppoco hay que ponerlo,
p
o quiizs en la tablla si tena aceento o estaba een plural o en
n singular,
entonnces en la formula
f
tambbin deber escribirse
e
del mismo moddo. Las maysculas o
minsculas no se toman
t
en cuennta.

E cuadro con el Aumeento 3 se vera entoncess as:

El

B
Bonificaci
n.-

En esta ocasin y po
or ser el mees de la Secrretaria, solo
o se dar
una bonifficacin del 8% a las secretariass siempre y cuando
estas ganen menos de
d 1500; a las
l dems seecretarias y al resto
de los em
mpleados se les dar unaa bonificaciin de 45 so
oles.
En la celdda H4 escrib
bir y copiar la siguientee frmula:
=SI(Y(D4<
<1500,C4=
Secretariaa),D4*8%
%,45)

Esta nuevaa frmula es parecida

E
da a la antterior puess tambin hay
h que
v
verificar
d condiciones lgica
dos
as, con la diferenciaa que ahorra si es
n
necesario
q ambas sean
que
s
verdad
deras para que haya eel aumento del 8%,
p esta raazn ahoraa se antepo
por
one la funccin Y. Noote ademss que la
s
segunda
acccin ya no es un clcu
ulo matemtico de porccentaje, sino que es
una cantidaad fija de 455 soles.
Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 23

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

El cuadrro con la Boonificacin sera el siguuiente:

A
Aumento
dee Mayo.-

Este ltim
mo mes see harn 3 diferentes clases de aumento
a
teniendo en cuenta el
e monto acctual de su sueldo bsiico en la
columna C.
C Para esto
o observe laa grfica sigguiente:

Los que ganen

g
meno
os de 1500 soles
s
tendrn 20% de aumento,
a
de 1500 hasta
h
2000 soles
s
tendrn 15% y loos que ganen
n ms de
2000 solees tendrn 10% de aum
mento.
En la celdda I4 escribiir y copiar la
l siguiente frmula:
F
V

=SI(D4<
<1500,D4*220%,SI(D4<2000,D4*15%,D4*10%))
V
F

Como existten tres clcculos difereentes de aum

mento, peroo la funcin
n SI solo
tiene la possibilidad dee escribir 2 acciones,
a
enntonces se eescribe una
a funcin
S dentro de
SI
d otra funcin SI (a estto se conoce como
c
funcionees SI anidadass)de este
m
modo
la primera
p
funncin SI ca
alcula el primer aumento y la segunda
f
funcin
SI se
s encarga de
d los otross dos aumenntos restantees.
N
Nota.-

Pg. 24

En toodas las frm

mulas de Exceel cada vez qu
ue se abre unn parntesis ddebe haber ottro que lo
cierrre. Observe que
q en la form
mula anteriorr, al haber 2 funciones SI anidadas, al
a final es
necessario cerrar con
c 2 parntessis.

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

F
Finalmente
el cuadro con
c los aumentos de Maayo quedara as:

Como hemos
h
podiddo ver, los clculos enn la tabla dee sueldos haan sido calcuulados en cada
c
mes
por unaa sola frm
mula, a pessar que loss aumentoss individualles para caada empleaado eran
distintos. Pero la fuuncin SI see encarg por
p nosotross de tomar las
l decisionnes de cmo
o obtener
estos auumentos y siin importar cuantos em
mpleados ten
nga la emprresa.
A continuacin vam
mos a ver cmo
c
se puede extraer la informaacin de unaa tabla com
mo la que
hemos obtenido.
o
Poor ejemplo,, cmo haraamos para averiguar
a
enn la tabla cuual es el sueeldo que
gana Loorena, o cuaal fue el auumento que ella recibi
en Marzoo. Tenga en cuenta quee Lorena
puede ser
s una de los cientos de
d empleaddos que exissten en la taabla, y se ddesea encon
ntrar esta
informaacin en form
ma rpida.
Para caasos de bssqueda de datos
d
como los descrittos en el prrafo
p
anteerior, existeen varias
funcionnes; y una dee ellas es la que vamos a ver a con
ntinuacin, la
l funcin C
CONSULTA
AV.
NSULTAV, es necesario aprender cmo se
Pero anntes de expliicar el maneejo de la funncin CON
pueden dar nombrees de rango a las celdass.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 25

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

2. Nombrar Rangos de Celda

a. Cundo nombrar un Rango de Celda
Como ya hemos visto, las frmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen
mencin a celdas o tambin a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un rango de
celdas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo ms prctico
es darle un nombre a este rango, y de all en adelante en vez de escribir las
coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le hemos dado. Para
nosotros ser ms fcil recordar el nombre de rango que las coordenadas de celda de
ese rango.

b. Cmo dar Nombre a un Rango de Celda

Para nombrar un rango de celdas existen dos maneras de hacerlo, y ambas se pueden
usar por igual.
Primera forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.

2.- En la ficha Formulas/ Nombresdefinidos, elegir la opcin Asignar nombre a un
rango.

Escribir aqu el
nombre que desea
darle al rango

3.- En la ventana de dilogo que aparece escribir el nombre que se le quiere dar al
rango (lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra, no importa en
maysculas o minsculas)
4.- Finalmente hacer clic en el botn Aceptar.

Pg. 26

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Segunda forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea

nombrar.
2.- Hacer un clic en el casillero de Cuadro de
Nombres que se encuentra en la parte izquierda
de la barra de frmulas sobre los encabezados de
columna.
3.- Escribir en el casillero el nombre que se le quiere
dar al rango.
4.- Presionar Enter.

Un vez nombrado un rango, este podr ser usado de all en adelante en cualquier
frmula o en cualquier orden de men de Excel cada vez que se tenga que hacer
referencia a ese rango.
Ejemplo:
Suponga que se tiene un cuadro con la relacin de los montos de pago de varios
clientes y al rango B4:B16 se le ha dado el nombre de rango PAGOS.

Este rango
se llama
PAGOS

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 27

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Entonces
Si se deseara calcular la suma de todos los pagos, podramos utilizar la funcin
autosuma:
Antes se tena que escribir la formula as:
=SUMA(B4:B16)
Ahora que B4:B16 tiene el nombre PAGOS, la formula podra escribirse as:
=SUMA(PAGOS)

Pg. 28

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Ejerciicio N 4:: Obtene

er una Bo
oleta de Remune
R
eraciones
s
E libro del ejercicio annterior que calculaba au
El
umentos dee sueldo possee dos hojaas:

Rem
muneracionees.- Contienne la relacio
on de los em
mpleados dee la empresaa con sus
carggos, sueldoss y aumentos.

Boleeta.- Contieene un modeelo simple de

d boleta dee remuneracciones.

Cabe la aclaaracin, quee en el siguuiente ejercicio no se vaa a confeccionar una Boleta

C
B
de
R
Remunerac
iones form
mal como laas que en realidad see usara paara el pago
o de los
e
empleados
en una em
mpresa, sinoo que solam
mente nos va a serviir de ejemp
plo para
entend
der cmo ess que se obbtienen los datos de
una taabla. En loss ejercicioss ms avanzzados al
final del
d curso ya
y se vernn solucioness finales
para casos
c
ms coompletos.
Como
o se puede ver
v en la fi
figura, la Bo
oleta de
Remu
uneracioness ya est foormateada: el
e Titulo
centraado, las ceeldas con bbordes y color
c
de
relleno
o.
En estta boleta see desea quee al escribirr el DNI
de un empleado en la celdaa B3, en el resto de
las celdas de
d
la bboleta ap
parezcan
inmed
diatamente los
l datos dee este empleeado, los
cualess seran trados del Cuad
dro de
Remuneraciones. Para loggrar esto hay
h
que
realizaar lo siguiennte:
Dar el nombre SUEL
LDOS al raango del
Cuadrro de Remu
uneracionees:
1 En la Hoja1:
1.H
Remuuneracioness, selecciona
ar el rango de la tabla de sueldos A3:I13.
2 Hacer un
2.u clic en laa casilla de Cuadro dee nombres, escribir
e
la ppalabra SU
UELDOS
y presioonar Enter.

La Funci
n CONS
SULTAV
L sintaxis de la funcin es la siguuiente:
La
=CO
ONSULTA
AV(Dato,Raango de Tab
bla,# Colum
mna,Orden
n)
D
Donde:

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 29

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Dato

Es una celda que contiene el dato a buscar

Rango de Tabla

Es un cuadro de varias filas y columnas que contiene

informacin de la cual se desea extraer una en especial en
base al dato que se est buscando. En esta tabla la primera
columna debe contener la lista de datos a buscar.

# de Columna

Indica de cul de las columnas de la tabla ser extrada la

informacin que al final sera la respuesta de la funcin.

Orden

Es un argumento opcional que puede valer 0 cualquier otro

nmero (Falso o Verdadero). Si es 0, la bsqueda del dato en
la tabla se har en forma exacta, y la tabla no tiene
necesariamente que estar ordenada. Si es 1 (o se omite este
argumento) entonces la bsqueda ser aproximada pero la
tabla deber estar ordenada ascendentemente de acuerdo a la
primera columna.

Esta funcin se utiliza para extraer informacin relacionada con un dato; pero primero
tiene que encontrar el dato en la tabla y luego extraer la informacin que se encuentra
en una de las celdas a la derecha del dato dentro de la tabla.
Nota.-

La funcin CONSULTAV solo buscar verticalmente el dato en la primera columna de la

tabla, y si no lo encuentra, ya no lo buscar en las dems columnas, y la respuesta de la
funcin sera el mensaje de error: #NA! (no encontrado).

Para obtener el Nombre del empleado en la Boleta

1.- En la Hoja2: Boleta, en la celda B3 escribir un DNI.

2.- En la celda B5 escribir la siguiente frmula:
=CONSULTAV(B3,SUELDOS,2,0)

Esto significa que la funcin CONSULTAV leer el DNI del empleado en

la celda B3, luego buscar en la primera columna del rango llamado
SUELDOS al DNI del empleado, y cuando lo encuentre traer de la
columna 2 el nombre del empleado, y esa ser la respuesta de la funcin.
El 0 al final de la funcin significa que la bsqueda del DNI del empleado
se har en forma exacta.
Para obtener el Cargo, el Sueldo y los diferentes Aumentos

1.- En la celda B6 escribir la siguiente frmula:

=CONSULTAV(B$3,SUELDOS,3,0)

Note que la frmula para obtener el cargo del empleado es idntica a la

que se us para obtener el nombre, con la nica diferencia que el nmero
de columna es 3 en vez de 2, ya que el cargo se encuentra en la tercera
columna de la tabla. Esto quiere decir que para obtener el sueldo y los
aumentos hay que copiar esta frmula y luego nada ms cambiar el
nmero de columna respectivamente segn la informacin que se desee
extraer del empleado.
Adems, si sta frmula se desea copiar hacia abajo entonces el primer
argumento de la funcin deber escribirse B$3.
Pg. 30

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

2 En las celdas
2.c
B7 haasta B12 coopiar las sig
guientes frmulas:
=CO
ONSULTA
AV(B$3,SUE
ELDOS,4,00)
=CO
ONSULTA
AV(B$3,SUE
ELDOS,5,00)
=CO
ONSULTA
AV(B$3,SUE
ELDOS,6,00)
=CO
ONSULTA
AV(B$3,SUE
ELDOS,7,00)
=CO
ONSULTA
AV(B$3,SUE
ELDOS,8,00)
=CO
ONSULTA
AV(B$3,SUE
ELDOS,9,00)
N
Nota.-

Una manera de evvitarse el trabbajo de escrib

bir manualmeente los numerro de columna en cada
un dee las formulass, seria escribbiendo en la ceelda B5 la siguuiente formulaa y luego copiarla en el
ranggo B6:B12 conn el cuadro dee relleno:
=CONSU
ULTAV(B$3,S
SUELDOS,FIILA(A2),0)
La funcin
fu
FILA da como ressultado el n
mero de fila de una celdda escrita den
ntro de la
funciin. Como lo que se desea para
p
obtener el cargo del empleado
e
es qque el tercer argumento
a
de laa funcin CO
ONSULTAV seea el numero 2 entonces see ha escrito een vez del 2 la
l funcin
FILA
A(A2) cuya respuesta es 2 justamente, pero igual hubiera sidoo si se hubierra escrito
FILA
A(M2) o FILA(P2) con tal que
q sea una ceelda de la fila 2. Cuando see copie la form
mula hacia
abajoo la celda A2 se convierte en
e A3, A4, A5, etc. dando como
c
respuestaa el numero 3,
3 4, 5, etc.
que era
e lo que se deseaba
d
en caada formula.

P
Para
obten
ner el Pago Total
1 En la ceelda B14 escribir la funncin:
1.=SUMA
A(B7:B12)
La Boleta de
L
d Pago queedara entonnces as com
mo
se ve en el cuadro
c
adjuunto.
Y si se escribe el DNII de otro em
mpleado en
n la
c
celda
B3 enntonces las funciones
f
C
CONSULTA
AV
d
debern
traaer al instannte los datoos de ese otro
o
e
empleado.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 31

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

CAP
PITULO
1. Lis
stas de Datos:
D
orrdenamie
ento y b
squeda
a. Qu es una Lista de Datos
s

Es un gruppo de varias columnass consecutiv

E
vas de celddas ocupadaas con dato
os en su
i
interior,
y donde
d
cada columna
c
tieene un tipo homogneo
h
o de datos. P
Por ejemplo
o:

b. Cmo ord
denar una lista de
e datos us
sando los
s botones
s de
herramie
entas
U de las formas ms fciles dee hacer que Excel ordeene una listta de datos como la
Una
d ejemploo anterior, es
del
e utilizandoo los botonees de herram
mientas ordden ascendeente:
Ordenar dee A a Zy ordden descenddente:
O
f
ficha
Datoss.

.O
Ordenar dee Za A, que se encuentrran en la

P ejemploo, para ordeenar la lista ascendentem

Por
mente por el
e Nombre dde cada sociio
1 Seleccioonar una ceelda de la coolumna B, como
1.c
la celdda B6 por ej
ejemplo.
2 Hacer un
2.u clic en ell botn de herramienta
h
as

Orden
nar de A a Z
Z.

L lista entoonces se verra as:

La

Pg. 32

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Ejerciicio N 5:: Interseccin de

e rangos y uso de
e la func
cin
INDIR
RECTO
Para entendder mejor el
P
e manejo de
d listas dee datos, vam
mos a llevaar a cabo un
u nuevo
e
ejercicio
enn el cual see desea llevvar el contro
ol de los pedidos de aartefactos de
d varios
c
clientes.
En una Hooja de clcuulo se tienne una listaa de Precioos, y una liista de Ped
E
didos de
a
artefactos
elctricos.

El cuadro de
E
d pedidos en
e realidad llega hastaa la fila 1000, o sea que existen 90 pedidos
e total. Perro como se ve, aun faltta calcular el
en
e monto tottal de cada uno de los pedidos,
a como loos precios de cada arrtculo pediido; para loo cual prim
as
meramente vamos
v
a
e
escribir
las frmulas quue nos ayudden a obteneer estos datoos faltantes..
C
Cmo
obteener los Preecios de cad
da Pedido:
Primeramennte vamos a dar nombrres de rango a cada coolumna y a cada fila dee la lista
P
d precios. Realice usted entoncess las siguien
de
ntes accionees:

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 33

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

1 Seleccioonar el ranggo de la listta de precio

[Link] B3:E6.
2 En la fiicha Formu
[Link], grupo Nombres definidos,
d
ellegir el com
mando Crea
ar desde
la selecccin y aparecer una ventana de dilogo.
3 Verificaar que estnn marcadass las casilla
[Link] Fila supperior y Coolumna izqu
uierda, y
luego prresionar Ennter.
4 Luego en
4.e la celda H11
H escribiir la siguien
nte frmula::
=INDIRE
ECTO(E11)) INDIREC
CTO(F11)
La funcin INDIRECT
L
TO se encaarga de extrraer el nombbre de ranggo que se en
ncuentra
e
escrito
en la celda E111, para que luego ste se intersectte con el otrro nombre de
d rango
e
escrito
en F11.
F
El espaacio en blannco escrito entre
e
las dos funcioness INDIRECT
TO es el
q le ordeena a Exceel que interrsecte los rangos.
que
r
El resultado ees el precio
o que se
e
encuentra
e
entre
la inteerseccin de
d la fila Lavadora y la columnaa LG de la lista de
p
precios
cuyyos rangos fueron
fu
previiamente nom
mbrados en los pasosN2 y 3.
5 Copie esta
5.e frmulaa hacia abajjo con un do
oble clic en el cuadro dde relleno.
P
Para
obten
ner el clculo de la collumna Tota
al:
6 En la ceelda I11 esccribir la form
[Link] que multiplique
m
l cantidad ppor el precio:
la
=G11*H111
7.- Seguidaamente copiie igualmennte esta frm
mula hacia abajo con un doble clic
c en el
cuadro de relleno.

La Funci
n INDIR
RECTO
L sintaxis de la funcin es la siguuiente:
La
=INDIIRECTO(R
Referencia))
D
Donde:
R
Referencia

Pg. 34

Ess una coorddenada de ceelda o un noombre de raango dentro del cual

exxiste escrito otra referen
ncia de celdda o nombree de rango.

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Esta funcin le dice a Excel que no debe utilizar la celda escrita en la referencia
misma, sino el nombre de rango que est escrito dentro de la referencia.

c. Manejo de Listas de Datos

Para trabajar con listas de datos es muy til conocer algunas de las herramientas ms
usadas de la ficha Datos y en la ficha Insertar; estas son:
Ordenar listas
Filtrar datos
Obtener Subtotalesmltiples
Crear Tablas dinmicas
Consolidar mltiples cuadros

Ejercicio N 6: Manejo de una Lista de Pedidos

Una vez realizado el ejercicio anterior, la lista de pedidos estara completa, pero si se
desea analizar cuantos pedidos deben ser entregados mensualmente, o a que clientes, o
que artculos y cual vendedor atendi el pedido, entonces la labor es muy complicada
debido a que la lista se encuentra totalmente desordenada.
Veamos ahora un mtodo ms completo para ordenar listas de datos.

d. El Comando Datos/Ordenar
Ordenar la lista para que lo usen en Almacn:

Suponga que el da de maana hay que realizar la entrega de todos los pedidos que
corresponden al mes de Enero, as que podramos imprimir una copia de esta lista de
pedidos y entregarla al encargado del almacn para que vaya cargando el camin con
toda la mercadera. Pero, como ya se ha visto, al estar desordenada la lista, sta hara
que el trabajo de extraer las diferentes cajas de artculos del almacn sea una labor
algo difcil que llevara quizs a errores de confusin de pedidos y se estara
entregando un pedido por otro.
Entonces, lo que se va ha hacer es lo siguiente: Primero ordenar la lista separando los
pedidos por meses, es decir los de Ene luego Feb y finalmente Mar. De este modo se
tendra separada ya toda la relacin de pedidos que corresponden al mes de Ene.
Luego en la misma lista tambin se ordenar para cada mes los artculos, o sea
Televisores, Lavadoras y Refrigeradoras por separado, y finalmente cada artculo a su
vez se ordenar segn las diferentes marcas, Daewoo, LG y Samsung.
Para poder lograr este ordenamiento se proceder de la siguiente forma:
1.- Primero seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B12 por ejemplo).

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 35

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

2 En la ficha
2.f
Datos hacer clicc en el com
mando Ordeenar, y apaarecer la siguiente
s
ventanaa de dilogoo:

3 Elegir las 3 coluumnas a ordenar

3.o
y adicionalm
mente tambbin el critterio de
ordenaccin. Clic enn Aceptar, y entonces el
e cuadro dee pedidos see vera as:

N
Nota:

Pg. 36

Si el rango de la lista que se deesea ordenar tiene

t
los ttuloos de las colum
mnas en la priimera fila:
Mes, Tienda, Distrrito, etc., entoonces en la ven
ntana de diloogo, en la opccin El rango
o de datos
tienee fila de encabbezamiento hay que verifficar que est marcado el bbotn de opci
n Si, pues
de ottro modo la fila de ttulos taambin se ord
denara como si fuese un reggistro ms.

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Ordenaar la lista para

p
que lo use el que realiza la entrega
e
con
n el camin
n:
Una vezz cargados todas las caajas de prodductos en el camin, el
e conductorr deber reaalizar las
entregass de los peddidos a cadaa uno de loss clientes qu
ue se encueentran en diferentes disstritos de
la ciudaad, los cualles estn indicados en la lista, peero para esta ocasin, nno estn orrdenados
como see deseara.
Ahora, vamos a reealizar un nuevo
n
ordeenamiento, y para estee caso se ddebern ord
denar los
pedidoss en base a los lugares de entrega y a los clieentes, tal coomo se obseerva en la siguiente
s
ventanaa de dilogoo:

Entoncees el cuadrro de pediddos ser fccil de usar para ir de distrito enn distrito y realizar
ordenaddamente la entrega seggn los clienntes que hayya en cada lugar.
l
El Cuaddro se veraa como se muestra
m
en laa siguiente figura:
f

e. El Coma
ando Dato
os/Filtro
F
Filtrar
la liista para coonsultar cieertos pedid
dos:
Sabemos quue la lista en
S
e total era de 90 pedid
dos. Pero, sin
s importarr cuantos ex
xistan en
t
total,
en cieerta ocasinn se desea saber cun
ntos de los pedidos quue se entreg
garon en
E
Enero,
fueroon de Daew
woo. Y en otra oportuniidad, se desseara saber cuntos pedidos en
Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 37

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

eel distrito de
d San Miguuel fueron vendidos
v
po
or el vendeddor Salazar.. Y as por el
e estilo,
s pueden necesitar
se
n
reaalizar difereentes consulltas a la listaa.
Esto se puuede lograr con la ayuuda del com
E
mando Dattos/Filtro; y se proced
de de la
s
siguiente
foorma:
1 Seleccioonar una ceelda cualquiiera del Cua
[Link] de Peddidos.
2 En la fiicha Datos hacer clic en
2.e el coman
ndo Filtro, entonces ell cuadro de pedidos
se veraa as:

C aqu
Clic

Observee que al eleegir el comaando Filtroo, los ttuloss en la fila 10

1 del cuaddro ahora muestran
m
unos bootones de lissta despleggable. Estos son los botones de filltro, que se van a utilizzar para
realizarr las consulttas a la listaa.
A continnuacin vam
mos a realizzar diversas consultas sobre
s
los pedidos de loss clientes:
d Enero soon de Teleevisores
Cuntoos pedidos del mes de
Daewooo?
1 Hacer un clic en
1.e el botn de filttro del
Mes,dessactivar la casilla (Seleccionar Todo)y
elegir laa opcin En
ne. Luego Aceptar.
A
Esto haar que de la lista dee 90 pedid
dos solo
queden visibles loos que perttenecen al mes de
Ene, loss dems peddidos quedaarn ocultoss.
2 Luego hacer
2.h
un clic
c en el botn
b
de filltro del
Artculoo y elegir laa opcin Televisor.
3 Finalmeente hacer un
3.u clic en ell botn de filtro
f
de
la Marcca y elegir la
l opcin Daewoo.
D

Pg. 38

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

.
e
entoonces 6 pediidos que cuumplen con la condicin que se
Como se observa, existen
haba soolicitado: (T
Televisor Daaewoo paraa Enero)
N
Nota:

Cuanndo se realizaa el filtrado dee una lista, loss encabezadoss de fila muesttran los nmeros de fila
de coolor azul, as como tambin aparecen unos iconos dee embudo en llos botones dee aquellos
ttuloos en los cualees se ha realizzado una elecccin de filtro.

P
Para
volverr a mostrarr la lista dee pedidos co
ompleta
1 Hacer un clic en
1.e el comaando
Borrar

Clic aqu

m
las filas
Y la listta vuelve a mostrar
ocultas y los encaabezados dee fila
ya no aparecen
ap
dee color azul sino
otra vezz de color negro.

C
Cuntos
peedidos de Robles
R
son de
d Yogurt para
p
la tien
nda Wong??
1 Elegir en los botones
1.b
dee filtro la
as opcionees Robles, Yogurt y Wong
respectiivamente.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 39

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Si adems de obtener el filtro anterior se desea sumar la cantidad total de cajas de

yogurt de estos 5 pedidos, entonces se puede utilizar el botn de herramientas
Autosuma, pero lo que ocurre en realidad no es la escritura de la funcin Suma,
sino de la funcin Subtotales.
Observe que en la figura est seleccionada la celda G101 en la cual aparece el
nmero 712, que en realidad es el resultado de la frmula que est visible en la
barra de frmulas. Esta funcin esta sumando el rango G11:G100, pero la funcin
solo considera las celdas que se encuentran visibles e ignora las celdas que se han
ocultado por accin del filtro.

La Funcin SUBTOTALES
Esta funcin posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de
celdas, sino 11 diferentes operaciones de clculo:
=SUBTOTALES(# de operacin, Rango a calcular)

Donde:
# deoperacin

es un nmero del 1 al 11 que indica la operacin a realizar:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Rango a calcular

Promedio
Contar
Contara
Mximo
Mnimo
Producto
Desviacin estndar
Desviacin estndar de la poblacin
Suma
Varianza
Varianza de la poblacin

Es un rango de celdas en el cual se han ocultado ciertas filas

por accin de un filtro.

Para obtener los Subtotales de la fila 101

1.- Seleccionar la celda G101. (No seleccione la columna, sino una sola celda)
2.- Hacer un clic en el botn de herramientas Autosuma.
3.- Presionar Enter.
La frmula que se habr escrito ser la siguiente funcin:
=SUBTOTALES(9,G11:G100)

El numero 9 indica que se va a Sumar el rango indicado.

Pg. 40

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

4 Luego seleccionar
4.s
la celda I1001.
5 Hacer un
5.u clic en ell botn de herramienta
h
as Autosumaa.
6 Presionnar Enter.
6.L frmula en esta ocaasin ser:
La
UBTOTALE
ES(9,I11:I1100)
=SU
7.- A continnuacin coppie con el cuuadro de reelleno el conntenido de lla celda G10
01 hacia
la celdaa F101 que est a su izqquierda.
8 Luego seleccionan
8.s
do la celda F101, en la
a barra de frmulas
f
m
modifique la formula
cambianndo el nmeero 9 por ell nmero 3.
=SU
UBTOTALE
ES(3,F11:F
F100)
Con estto, la funcin contar la cantidad
d visible de celdas ocuupadas en el
e rango,
dando como
c
resultaado la cantidad de ped
didos que exxisten en la lista filtrad
da.
N
Nota:

Si esstando escritaas las funcionnes SUBTOTA

ALES, se realiizase un nuevvo filtrado a la
l lista de
pediddos, entonces estas funciones se recalcullarn automtticamente.

C
Cul
de lass Tiendas tiiene la mayyor cantida
ad de pedid
dos en Enerro?
1 Elegir el
1.e men Dattos/Ordenarr y Filtrar/B
Borrar.
2 Filtrar los
2.l pedidos de Ene.
3 Filtrar al
3.a cliente Hiraoka.
H
E la celda G101 aparrecer que Hiraoka
En
H
tien
ne para Abrril la cantiddad de 6 ped
didos.
4 A continnuacin filtrrar al cliente Elektra.
4.E la celda G101 aparrecer que Elektra
En
E
tiene la cantidaad de 10 peddidos.
5 Y si lueggo se filtra al cliente Carsa.
5.C
E
Entonces
enn la celda G101
G
apareccer que Ca
arsa tiene laa cantidad dde 15 pedido
dos.
C
Cuntos
peedidos de Carsa
C
para Enero tien
nen un mon
nto entre 5000 y 1000 so
oles?
1 Hacer clic
1.c en el bootn de filtrro del ttulo Monto y elegir Filtroos de nmerro/Filtro
Personaalizado.
2 En la veentana de dilogo
2.d
eleggir las opcio
ones que see ven en la ffigura y lueg
go hacer
clic en Aceptar.
A

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 41

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

L lista debber dar loss siguientes resultados::

La
Hasta ahora, heemos podiddo ver comoo los filtros nos permitten obtener reportes deepurados
en base
b
a diferrentes criterrios. Sin em
mbargo; porr ejemplo en
e el caso dde querer averiguar
a
cuannto fue el acumulado vendido por cada un
no de los vendedores
v
de un deteerminado
articculo; los filttros y la funncin Subtootales si noss dan esa respuesta, perro; sta solu
ucin no
nos permite coomparar sim
multneameente las ventas de toddos los venndedores all mismo
tiem
mpo, sino que
q
los va mostrandoo uno por uno a meedida que ccada uno de
d estos
venddedores es filtrado.
f
O seea que si quueremos averiguar quin es nuestrro mejor veendedor dell mes, lo qu
ue habra
que hacer es filtrar
f
las ventas
v
del primer ven
ndedor y annotar el moonto de sus ventas

obteenido por laa funcin Suubtotales all final de la lista, luegoo filtrar al ssegundo ven
ndedor y
anottar tambinn su resultaddo y as suucesivamentte hasta tenner los resuultados de to
odos los
venddedores callculados. Bueno,
B
esto no es mu
uy difcil de hacer si solamente son tres
venddedores com
mo en nuesttra lista de ejemplo,
e
peero; imagneense que teenemos 15, o 100, o
tal vez
v muchoss ms venddedores; en este caso, averiguar quin
q
es el mejor vend
dedor se
convvertira en una
u tarea muuy ardua y tediosa.
t
Paraa poder coomparar vaarios resulttados de su
ubtotales al
a mismo ttiempo exiiste otra
herrramienta enn el manejoo de listas; esta es la opcin del comando Datos/Subttotal que
vereemos a conttinuacin. Pero
P
antes vamos
v
a rettirar de la lista
l
los bottones de filttro y las
form
mulas de Suubtotales de la fila 101.
1 Seleccioonar todas las frmulaas de Subto
[Link] que se
s encuentrran en la filla 101 y
brrelass con la teccla Suprimirr.
2 En la ficcha Datos elegir
2.e
el com
mando Filtrro.
Desaparecern loss botones de
d Autofiltro
o de nuestraa lista de ppedidos y la
a lista se
mo en su foorma original, y estarn nuevameente visiblees los 90
ver enntonces com
pedidoss.

e. El Coma
ando Dato
os/Subto
otal
P
Para
averigguar quin
n es el mejor de nuestrros Vended
dores
1 Seleccioone una dee las celdass con el nombre de unn vendedorr, y haga cllic en el
[Link] de
d herramienntas

Orrdenar de A a Z.

Esto har que los pedidos

p
se ordenen
o
alfa
fabticamente por venddedor
2 En la ficcha Datos elegir
2.e
el com
mando Subttotal

Pg. 42

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Clic aqu

Apareceer entoncees la siguiennte ventana de dilogo::

Elegir Vendedor
V
Elegirr Suma

Verificarr que se
enncuentren marcadas
m
conn
u check lass opciones
un
Cantidad y Total.

Elegir en
e la ventanna las opcioones sealad
das y luego clic en Acepptar.
En la lista
l
de peddidos inmeddiatamente aparecern subtotalees al final de cada
vendedoor, y a la izzquierda dee la hoja dee clculo apparecern taambin los botones
de Agruupar y Esquuema.

Botones de Agruparr y
Esquema

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 43

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

3.- Hacer un clic en el botn nmero 2 de Agrupar y esquema que se encuentra a la

izquierda de los encabezados de columna.
Esto har que desaparezcan la relacin de pedidos de la lista y solamente queden
visibles los subtotales por cada vendedor.
4.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en
el comando

Ordenar de Z a A.

Entonces los subtotales de los vendedores se ordenarn de mayor a menor, con lo

cual tendremos una lista de vendedores ordenada segn su record de ventas. Con
esto sabremos no solamente quien es el mejor vendedor sino tambin quin es el
que menos ha vendido.
Para averiguar quin es el mejor de nuestros Clientes

1.- En la ficha Datos/Subtotal hacer clic en el botn [Quitar todos]

Esto har que desaparezcan los subtotales de los vendedores.
Luego se repiten los mismos pasos que realizamos para averiguar quin era el
mejor vendedor, pero ahora tomamos en cuenta la columna de Tienda.
2.- Seleccione una de las celdas con el nombre de
una Tienda, y haga clic en el botn de
herramientas

Ordenar de A aZ.

3.- En la ficha Datos/Subtotal, elegir las opciones

que se muestran en la ventana de dilogo
adjunta, y luego clic en el botn [Aceptar]
4.- A continuacin clic en el botn 2.

1 2 3
5.- Finalmente seleccionar el monto total de uno
de las Tiendas y hacer un clic en el botn de
Ordenar de Z a A.

De este modo se podr averiguar en forma similar, cul es la marca ms vendida, o

cual es el mejor mes de venta, o tambin cual es el artculo que nos brinda mayores
ingresos.

f.

El Comando Insertar/Tabla dinmica

Cuando se tienen listas grandes de datos, la manera ms practica y potente de analizar
esta lista es haciendo uso de las llamadas Tablas Dinmicas; y a pesar de lo potente
que es esta herramienta, su creacin es extremadamente fcil.

Pg. 44

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Antes de crrear una tabbla dinmica, vamos a retirar todoos los subtootales anteriiormente
A
c
calculados
y luego connvertir la lissta de pedid
dos en una Tabla(para
T
a versiones de
d Excel
2
2007
y 20100) o Lista de
d datos(paara Excel 20
003).
1 En la ficha
1.f
Datos elegir el comando
c
Su
ubtotal y hacer
h
clic een el botn [Quitar
todos]
C
Como
convvertir un raango de celdas en una
a Tabla
Un modo practico
U
p
parra trabajar con
c datos que
q se encuuentran en uun rango de
d celdas
c
como
es nuestro
n
casoo del cuadrro de pedid
dos, es connvirtiendo ese cuadro en una
"Tabla" o Lista

de datos,
d
con lo cual Excel entendeer que se trrata no de un
u rango
c
cualquiera,
sino de un
u rango de
d datos qu
ue se debee comportarr como un
n bloque
i
integrado
d informaccin y cuyoo tamao pu
de
uede sufrir cambios, yya sea agreegndose
n
nuevas
filass de datos a la lista o elliminndosee algunas dee stas.
Para el casoo de crear taablas dinm
P
micas, esto ess sumamentte til, ya quue al recalcularse la
t
tabla
dinm
mica, sta reconocer loos nuevos daatos que seaan ingresaddos posteriorrmente a
l lista, o a su vez, no considerar
la
c
aquellos qu
ue sean elim
minados de eesta lista.
P converrtir la Relaccin de Pediidos en una Tabla hagaa usted lo sigguiente:
Para
1 Seleccioone una celdda de la Relacin de Pedidos
1.P
2 En la ficha
[Link]
Insertaar hacer cllic en el co
omando Tabbla y apareecer la ven
ntana de
dilogoo Crear tablla:
3 Verifiquue que el raango de la tabla sea el
3.e correcto: =$A$10:$$I$100, y que
q haya
reconoccido que la tabla tiene encabezado
os. Luego haaga clic en Aceptar.

Se activar la Barra de Herramientas Tablla con la ficha

S
f
Diseo, y el Cu
uadro de
P
Pedidos
moostrar botonnes de filtroo y un formaato con banndas horizonntales.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 45

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Usted puede elegir queedarse con el

U
e formato de
d tabla quee Excel ha ccreado, o caambiar el
f
formato
conn la galera Estilos de tabla situaada al lado derecho de la ficha Diiseo. O
p
puede
elegiir all el esttilo Ningun
na para que el cuadro de
d pedidos muestre el formato
q tena orriginalmentee:
que

4 Luego retire
4.r
los botones de filtro
f
de la lista (con el
e comandoo Filtro de la ficha
Datos).
Al convertirr la relacinn de Pedidoos en una tab
A
bla el rangoo A11:I100 adquiere ell nombre
d rango "T
de
Tabla1".

C
Como
Inmovilizar Paaneles en un
na Lista dee datos
Para poder desplazarsee hacia abajjo en la listta de datos sin que se oculten lass filas de
P
t
ttulos
de laa fila 10, hagga usted lo siguiente:
1 Ubique la Relacin de Pediddos en la pantalla
1.p
com
mo se muesstra en la figura,
f
y
seleccioone la celdaa A11.
2 En la ficcha Vista hacer clic enn el comand
[Link] Inmovilizzar paneless y elegir la primera
opcin Inmovilizar
I
r paneles nuuevamente

Pg. 46

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Esto inm
movilizar en
e la pantallla las filas y columnas que se encuuentren encima y a la izzquierda
del punttero de celdda, permitieendo que ussted se desp
place hasta las ltimass filas de la lista sin
que se oculten
o
los ttulos
t
de laa Relacin de
d Pedidos.

Si posterioormente quuiere liberaar los titullos

S
i
inmovilizad
dos, entoncees en la fichha Vista ellija
I
Inmoviliza
ry luegoMoovilizar pan
neles.

Si baja hastta la fila 1000 de la hooja, observaar que en ltima

S

celdaa de la listaa hay un

p
pequeo
nngulo de color azul en la esquina inferior derecha. Este ngulo azu
ul indica
q hasta alll Excel recconoce actuualmente el rango
que
r
de la Tabla.

Pero si postteriormente se agregann nuevas filaas al Cuadroo de Pedidoos, el ngulo

P
o azul se
d
desplazar
r
reconociend
do estas nueevas filas co
omo parte de
d la Tabla.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 47

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Como se puuede apreciiar aqu, el tamao de la Tabla haa crecido haasta la fila 101 y al
C
t
terminar
dee ingresar ell nombre deel artculo, la marca, y la cantidadd; automtiicamente
s copiaronn las formulaas del precioo y del totall para este nuevo
se
n
pediddo.
Y si ahora selecciona la fila 101 y la elimin
na con el meen contexttual Elimin
nar/Filas
d la tabla;; ya estaram
de
mos listos para crear la tabla dinm
mica.

C
Como
creaar una Tablla Dinmicca
1 Seleccioonar una dee las celdas de la lista de
1.d pedidos.
2 En la ficcha Insertaar elegir el comando
2.c
Ta
abla dinmiica.
Esto har que aparrezca la sigguiente venta
ana de dilogo para ayyudarnos a crear la
tabla diinmica:

Pg. 48

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

3 Observee que en laa casilla dee texto "Ta

[Link] o ranggo" ya aparrece por deefecto el
rango Tabla1,
T
quee es el ranggo que contiiene los dattos de todoss los pedido
os y que
fue nom
mbrado autoomticamente al converrtirse el ranngo en tablaa.
4 Luego hacer
4.h
clic enn el botn [Aceptar]
[
5 Se creaar una nueeva Hoja enn el libro actual,
5.a
y apparecer enntonces el panel
p
de
tareas para
p
permittirnos diseaar que elem
mentos va a tener la tabbla dinmica
a.

Panel de Tarreas
para disearr la
Tabla dinm
mica

A la izqquierda de esta
e ventanaa se observar un esquuema de cmo se ver la tabla
dinmicca y que eleementos debber tener en
n su interior.
Para elllo se deberr arrastrarr los camposs que se encuentran enn el panel de
d tareas
de la veentana y quue tienen loos nombres de las diferrentes columnas de la lista de
pedidoss. Estos cam
mpos se puueden ubica
ar en las rreas de Filltro de info
orme, de
Rtuloss de Column
na, de Rtu
ulos de Fila o de Valorres.
Aunquee los nombrres de camppo se pued
den ubicar en cualquieera de esta
as reas,
existen ciertos critterios recom
mendables para
p
que las
l tablas ddinmicas muestren
m
resultaddos coherenntes. Estos criterios
c
son
n los siguienntes:

En las
l reas de Filtro de informe, Rtulos
R
deFFila o Rtu
ulos deColu
umna, se
debeenarrastrarrloscampo
oscuyocontenidoson deltipotexxto(porejem
mplolos
cam
mposTienda,,Mes,Vend
dedor,Marcca,etc.)
EneelreadeV
Valores,se debenarraastrarloscaamposcuyo
ocontenido
osondel
tiponumrico((porejemplloloscamposCantidad
d,Precio,To
otal)yaque
eenesta
reaaserealizarrnclculosmatemticcosconlosd
datos.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 49

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

6 Observee la figura y arrastre loos nombres de campo tal

6.t como se muestra.

7.- Al terminar de diseear la tabla dinmica

a haga un clic
c derechoo en sobre ella
e y en
el men contextuall elegir Opcciones de tab
bla dinmicca
88.-En la veentana de dilogo quue aparecerr, elegir la
l ficha Moostrar y acctivar la
casilla: Diseo de
d tabla din
nmica cl
sica (perm
mitir arrasttrar campo
os en la
cuadrccula), y lueggo clic en Aceptar.
A

Activar
esta
casilla

Pg. 50

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Esto harr que la tabbla dinmicca se muestrre los nombbres de camppo en los r
tulos de
fila y columna,
c
y adems peermitir quee se puedann arrastrar estos camp
pos para
cambiarr el diseo de la tablla tan iguall como se poda haceer en las versiones
v
anteriorres de Excell.

C
Como
filtraar la Tablaa Dinmicaa con los cam
mpos de pgina
Como puede
p
versee, la tabla muestra un
n resumen de los peddidos separaados por
Vendeddor en cada fila y por Marcas
M
de lo
os artculos en cada columna. O seea que de
una solla vez se puede
p
saberr quin es el mejor vendedor
v
y cul es la marca
preferidda de la gentte.
Adicionnalmente, enn la parte superior
s
dee la tabla apparecen loss campos Producto,
P
Lugar y Mes. Estoos permitirn realizar filtros en la
l tabla. O sea que po
odramos
filtrar aqu
a
el mes de Abril, y entonces laa tabla mostrar resultaados de los pedidos
nicameente en esee mes. Y loo mismo podramos
p
h
hacer
filtranndo el Lug
gar y los
Producttos si se dessea.
Por ejem
mplo, realicce usted lo siguiente:
s
1 Haga cllic en el bottn del filtroo Mes, elija
1.a Ene. Y lueego haga cllic en Acepttar
2 Seguidaamente hagaa clic en el botn del filtro
2.f
Producto, elija L
Leche .y lueego haga
clic en Aceptar.
A

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 51

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

La tablaa entonces solo mostraar los resu

ultados de los
l pedidos de Televissor en el
mes de Enero, y como
c
puedee verse los pedidos ms grandes fueron de la
l marca
Daewooo con 362 unidades:
u

C
Cmo
filtraar la Tablaa Dinmicaa con los cam
mpos de Fiila o Colum
mna
Tambin se puedenn realizar filltros en los campos de Fila o de coolumna.
A difereencia de loos filtros de pgina, en
n esta ocasin existen casilleros donde
d
se
marcan con un cheeck los elem
mentos que permanecer
p
rn visibles y hay que quitar el
check en los elemeentos que see desean ocu
ultar.

Esta claase de filtroos sera till si es que deseamos

d
q la tablaa anterior occulte los
que
pedidoss de la marrca LG y deje visiblee los pediddos de las marcas Daaewoo y
Samsunng.
Para loggrarlo realicce entonces lo siguientee:
1 Haga cllic en el bottn del filtroo Marca y quite
1.q
el checck en la marca LG.
2 Luego haga
2.h
clic enn Aceptar.

Pg. 52

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

El resulltado es el siguiente:
s
laa tabla se reeduce a soloo dos colum
mnas para lass marcas
Daewooo y Samsunng; y adem
ms la ltim
ma columnaa de Totalees ya no suma los
pedidoss de la marca LG.

Para quue las colum

mnas que se ocultan con
n este filtro vuelvan a sser visibles hay que
hacer cllic en el bottn de filtro y elegir la opcin Borrrar filtro d
de Marca
.

P
Para
agreggar un nuevvo campo a la tabla diinmica
La tablaa dinmica no
n tiene el campo Disttrito, para trraerlo bastaa con arrastrrar desde
el panell de tareas el
e campo Distrito haciaa el rea Filltro de inforrme, o direcctamente
hacia laa tabla dinm
mica que se encuentra en
e la hoja de
d clculo. (V
Ver figura)

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 53

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

N
Nota:

No se
s podr arraastrar un nueevo campo dee la barra de tareas directamente hacia
a la tabla
dinm
mica si no see encuentra activada
a
la op
pcin Diseo de tabla dinmica clsica
a (permite
arrasstrar camposs en la cuadrrcula)que se encuentra enn la ficha Moostrar de la ventana de
diloogo Opciones de tabla dinmica. (Ver Paag.62)

C
Como
interrcambiar loos campos de la Tabla
a Dinmicaa
Ahora vamos
v
a veer cmo hacer para av
veriguar: ccul es el L
Lugar dondee se han
hecho loos mayores pedidos de Televisores en Enero??
Observee en la tablla anterior que si el campo
c
Marca se encueentra en el rea de
columna, entoncess la tabla muestra
m
loss totales dee cada marcca. Entoncees, si se
desean los totales de cada Diistrito, habrr que cambbiar de sitioo al campo Distrito
por el que
q ocupa ell campo Maarca.
Entoncees, haga usted lo siguieente:
1 Arrastree el titulo del
1.d campo Marca
M
y ubq
quelo sobre el ttulo deel campo Diistrito
2 Luego arrastre
2.a
el ttulo del caampo Distrrito y ubquuelo sobre eel texto Tota
al (en la
celda B7)
La tablaa entonces, mostrar loos totales po
or Distrito y se ver ass:

Los camp
pos Marca y Lugar
L
han
intercamb
biado su ubica
acin

En el Total
T
generral observam
mos que San
S Isidro tiene
t
los m
mayores ped
didos de
Televisoores en Eneero, en camb
mbio Barrancco es el disttrito que meenos Televiisores ha
pedido.
N
Nota:

Pg. 54

Si see va a cambiarr de sitio un campo

c
que se encuentre en el rea de Coolumna o de Fila
F dentro
de laa tabla dinmiica hacia el rea de Pgina
a, es importannte que previaamente ese cam
mpo no se
encuuentre filtrado, o sea que deebe estar marrcada la opcin (Seleccionaar todo). De no
n hacerlo
as, los elementoos que se haaban ocultad
do quitndolees el check, yya no se en
ncontrarn
mpo en el rea de Pgina.
dispoonibles cuanddo se quiera filltrar este camp

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

C
Como
form
mar grupos de filas o columnas
c
en
e la Tabla Dinmica
Si Barraanco y San Miguel sonn distritos dee la zona Oeeste, y Los Olivos y Saan Isidro
son de la
l zona Cenntro, entoncces se deseaa que la tablla dinmicaa muestre lo
os totales
de pediddos de los cuatro
c
distritos agrupad
dos por zonaas:

Barrancoo
Zon
na Oeste
San Miguuel
Los Oliivos
Zon
na Centro
San Isiddro
Para estto se deben formar los dos grupos siguiendo los
l siguientees pasos:
1 Tal y coomo se encuuentra la taabla dinmica anteriorrmente, seleeccione los nombres
1.n
de los distritos
d
de Barranco y San Migu
uel (clic enn Barranco y Ctrl+clicc en San
Miguel))
2 Luego en
2.e la cinta de
d Opcioness de Herram
mientas de tabla dinm
mica haga clic
c en el
comanddo Agruparr seleccin.
3 A continuacin seleccionar tambin Chorrillos
3.C
y San Migguel y agrruparlos
igualmeente como en
e el paso annterior.
Esto haar que se junten
j
de a dos los diistritos y apparezca sobbre ellos lo
os ttulos
Grupo1y Grupo2.

Clic aqqu

Seleccione el pa
ar de distritos
que
e desea agrup
par

4 En vez de Grupo1 escriba la palabra Centro

4.C
(celdda B7) y en Grupo2 esscriba la
palabraa Oeste (cellda D7).
5 Finalmeente haga doble
5.d
clic soobre el titullo Centro y tambin soobre el titullo Oeste,
o un clic en los bottones +/- paara mostros u ocultar loos elementoos de cada grupo.
g

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 55

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

La tablaa dinmica entonces mostrar

m
los resultados agrupados por zonas Centro
C
y
Oeste:

Encabe
ezados de cam
mpo

Botones +/- de
d grupo

Como ven,
v
agrupaar es sencilllo. Y si en
n vez de teener los disstritos en columnas
tuviram
mos los 122 meses dee pedidos, entonces
e
podramos hhaber agrup
pado los
meses por
p trimestrees o por sem
mestres, seg
gn como coonvenga.
N
Nota:

Una vez creados los grupos, en

e la cinta Opciones
Op
puedde usar los coomandos Boto
ones +/- y
Encaabezados de campo
c
para ocultar o mostrrar los botonees de grupo y los encabezados de los
camppos.

6 Para deeshacer un grupo hagaa clic sobree el titulo del grupo ((Centro u Oeste)
6.O
y
elija el comando Desagrupar
D
r de la cinta
a de Opcion
nes, o haga un clic derrecho en
el ttuloo del grupo y elija la oppcin Desag
grupar.

Pg. 56

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

P
Para
armar mltipless niveles en
n filas o colu
umnas de la Tabla Dinmica
1 Una vezz que ha deesagrupado los distritos, desactivee los filtros de los camp
[Link] Mes
y Articuulo, y luego intercambie la posici
n de los cam
mpos Distriito y Articullo.

2 Arrastree el campoo Mes paraa ubicarlo debajo y ligeramente

2.l
e a la dereecha del
campo Vendedor. (Observe
(
la figura adju
unta)

d la tabla dinmica
d
see vern dos niveles
n
de ccampo: los nombres
n
En el rrea de Fila de
de los vendedores
v
y de cada vendedor suss pedidos mensuales.
m

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 57

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

De este modo se puueden armarr varios niv

veles de cam
mpo tanto enn la Fila, com
mo en la
Columnna de la tablla dinmica
P
Para
extraeer los regisstros que accumulan un
n valor en la
l Tabla Diinmica
Si se desea averriguar por ejemplo, cules y cuntos
c
soon los ped
didos de
Refrigerradoras quee fueron venndidos por Rivera
R
en ell mes de Maarzo; entoncces haga
lo siguieente:
1 En la taabla dinmica anterior,, basta con hacer doblle clic dentrro de la celd
[Link] donde
se encuentra el vallor 379 quee representa
a la venta de
d Refrigeraadoras de Rivera
R
en
d Marzo (laa celda D155)
el mes de

Dob
ble clic aqu

Esto haar aparecerr una nueva hoja en el Libro actuaal, y en ellaa se extraern todos
los pediidos que tottalizan ese valor
v
sealaado en la tabbla dinmicaa.
Pg. 58

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

Sele
eccione la celd
da G8 y
haga
a un clic en Au
utosuma

Etiqqueta
de hoja
h

Como se
s aprecia enn la imagenn adjunta, laa Hoja2 del libro
l
muesttra la relaci
n de los
6 pediddos que se deseaban
d
exxtraer. Y sii en la celda G8 se callcula la sum
ma de la
columna (usar Auttosuma) se verifica qu
ue efectivam
mente 379 fu
fue la cantid
dad total
pedida segn
s
mostrraba as tam
mbin la tabla dinmicaa que se enccuentra en laa Hoja1.
N
Nota:

Por cada
c
vez que haga doble cllic en una celd
da de resultaddos de la tablaa dinmica see insertar
una nueva hoja mostrando
m
el detalle
d
de donde proviene ese
e valor. Si dde este modo el
e libro se
va lleenando de hojjas adicionalees, y si no le in
nteresa conseervar estas hojjas, antes de guardar
g
el
archivo elimine las
l hojas adiccionales de este
e
libro, de otro modo eel libro ocup
par mucho
o en la etiquetta de hoja y ellija la opcin Eliminar.
espacio innecesarriamente. Hagga clic derecho

P
Para
Actuaalizar resulltados en laa Tabla Din
nmica
e las celddas de la tabla
t
dinm
mica no
Como en
existen formulas, entonces;
e
loos resultado
os de la
tabla
dinmica
no
se
recalcularn
automtticamente cuando loos datos de la
Relacin de Pedidoos sean moddificados.
El recllculo en la tabla
t
deber hacerse en
ntonces
manualm
mente, y paara esto hayy que hacer clic en
el botnn de comanndos Actuallizar, o en el
e men
contextuual de laa tabla elegir
e
la opcin
Actualiizar.

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 59

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

N
Nota:

Siem
mpre que vaya a consultar loos resultados de una tabla dinmica, priimeramente acctualice la
tablaa para cerciorrarse de que loos datos en ellla son los corrrectos.

P
Para
crear un Graficoo Dinmicoo
Estandoo seleccionaada una celdda de la tablla
dinmicca, basta coon hacer un
u clic en el
e
botn de
d comanddo Grficoo dinmico
o,
luego elegir
e
el modelo
m
de grafico qu
ue
desee y al Aceptarr aparecer la siguientte
imagen en la pantaalla:

Cllic aqu

Clic aqu

u grafico convencion
c
nal, es que el
e grafico diinmico possee unos
La diferrencia con un
botoness de filtros. Y si por ejemplo
e
en el botn dee filtro Arttculo desacctivamos
Televisor, y en el botn Vend
dedor desacctivamos a Bellido; enntonces la grafica se
vera ass:

Pg. 60

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

N
Nota:

Com
mo el grfico dinmico
d
depende de los datos
d
existentees en la tablaa dinmica, al filtrar el
grfi
fico, tambin se
s estar filtraando la tabla dinmica.
d

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 61

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

CAPITULO
1. Consolidado de cuadros
a. Cuando consolidar cuadros

Cuando se tenga listas de datos con informacin semejante una de otra, pero escrita en
cuadros diferentes ya sea en la misma hoja o en hojas distintas, entonces se puede
hacer uso del men Datos/Consolidar. Esta opcin se utiliza para obtener diversos
tipos de clculo estadstico (suma, promedio, mximo, mnimo, varianza, etc.) en base
a la informacin guardada en todos estos cuadros.

b. Como consolidar cuadros

Ejercicio N 7: Consolidar los gastos de varias personas

1.- En una hoja de clculo en blanco escriba la siguiente lista de gastos
correspondientes al mes de Enero
2.- Haga doble clic en la etiqueta de la Hoja1, escriba Enero y presione Enter.
3.- Guarde el archivo con el nombre Consolidar Gastos.

4.- Obtenga una copia de la hoja Enero y cambie el nombre de la etiqueta de hoja
escribiendo en ella Febrero.
Nota:

Pg. 62

Para copiar una hoja arrastre la etiqueta de la hoja manteniendo presionada la tecla de Ctrl.
Al copiar de este modo el contenido de la copia es idntica a la hoja original en datos,
formato, ancho de columnas, formulas, etc.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

5.- En la hoja Febrero modifique los datos del cuadro tal como se muestra a
continuacin: (note que el orden de los rubros y las personas es distinto aunque
los nombres son iguales)

6.- Seguidamente cambie el color de fuente y relleno de las celdas en el cuadro para
que sea diferente al anterior.
7.- Obtenga ahora una copia de la hoja Febrero y cambie el nombre de la etiqueta de
hoja escribiendo en ella Marzo
8.- Luego modifique los datos del cuadro de la hoja Surco tal como se muestra a
continuacin: (en esta ocasin se ha agregado el rubro Arbitrios y se ha incluido
a Elena como una cuarta persona ms en la lista)

9.- Saque una ltima copia, de la hoja Marzo y cambie el nombre de la etiqueta de
hoja escribiendo en ella Total
10.-Borre todas las cantidades del cuadro Total, cambie el ttulo principal, y
modifique los colores de relleno, luego acomode los nombres de los rubros
alfabticamente como se muestra en la siguiente hoja:
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 63

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Lo que se quiere en este ltimo cuadro es calcular el acumulado total de todos los
gastos de las 4 personas durante estos 3 meses. O sea, se quiere obtener un
consolidado de varios cuadros.
Nota:

Cuando se van a consolidar varios cuadros, se debe tener especial cuidado de que los
nombres de los rtulos de fila y columna sean escritos en idntica forma en todos los cuadros.
De otra forma Excel no podr identificar que rubros son los que debe consolidar ni de qu
persona se trata, ya que se basa en estos nombres para llevar a cabo esta tarea.

Una vez que ya se tienen las listas de gastos redactadas, se deben seguir los siguientes
pasos para consolidarlas:
1.- Dar nombre de rango a cada uno de los cuadros que se desean consolidar:
En la hoja Enero al rango A3:D12 darle el nombre ENERO
En la hoja Febrero al rango A3:D12 darle el nombre FEBRERO
En la hoja Marzo al rango A3:E13 darle el nombre MARZO

2.- En la hoja Total, seleccionar el rango A3:E13 y luego en la ficha Datos hacer
clic en el comando Consolidar:
3.- En la ventana de datos Consolidar escriba y elija las opciones que se detallan en
la figura adjunta, luego presione Aceptar.
Elija la
funcin
Suma

Escriba los
nombres de
rango y
elija
Agregar

Marque
estas 2
casillas

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Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

La siguiente ventana muestra el resultado consolidado de los tres cuadros de

compras. Pero aun faltar que le agregue un total general y adicione una columna
con las unidades utilizadas en cada artculo; para ello haga usted lo siguiente:

4.- En la celda F3 escriba el ttulo Totales y luego utilizando Autosuma obtenga la

suma de cada fila del cuadro.
5.- Finalmente dele formato a esta nueva columnas tal como se muestra a
continuacin:

En este cuadro de totales, las celdas de las columnas B, C, D y E no contienen

ninguna frmula que se encargue de sumar los gastos de cada persona. El comando
Consolidar se encarga de sumar los tres cuadros y mostrar en el cuadro
consolidado solamente los resultados. Esto quiere decir que si luego de haber
obtenido el consolidado, se modifican las cantidades o se aumentan o disminuyen
artculos a estos, entonces, el cuadro de totales no se enterara de estos cambios, y
para actualizarlo habra que volver a consolidar los cuadros. Pero en este caso el
proceso ya es ms sencillo, ya que Excel recuerda cuales son los cuadros a
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 65

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

consolidar y solamente hay que llamar al comando Consolidar y al aparecer la

ventana de dilogo solamente elegir Aceptar.
Para el caso de que los cuadros de compras sufran a menudo muchos cambios y
esto haga necesario volver a consolidarlos una y otra vez, entonces quizs lo ms
recomendable es que al llamar al comando Consolidar, en la ventana de dilogo se
marque la casilla de opcin Crear vnculos con los datos de origen, esto har que
el cuadro total de consolidado se actualice automticamente apenas uno de los
cuadros de compra de las oficinas sufra un cambio. Pero hay que tener en cuenta
que esto hara que la hoja Totales en realidad tenga un cuadro consolidado mucho
ms grande, y en l se habran creado celdas ocultas y formulas con vnculos
externos hacia las dems hojas de gastos.

Activar esta casilla

2. Grficos en la Hoja de Clculo

Los grficos son el mtodo ms til y prctico para analizar de manera ms objetiva los
resultados numricos que pueden obtenerse en nuestros cuadros. Adems que en Excel la
creacin de los grficos es una labor muy sencilla y relativamente rpida.

Ejercicio N 8: Graficar un Cuadro de Exportaciones

a. Para crear un Grfico de Columnas verticales
1.- En una hoja de clculo en blanco escriba el siguiente Cuadro de Exportaciones:

2.- Seleccione el rango A3:G8 en el cuadro de Exportaciones.

4.- En la ficha Insertar elija el comando Columna y en la galera haga clic en la
opcin Cilindro apilado.

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Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Al aparecer el grafico se activar automticamente en la cinta la ficha Diseo de la

barra de Herramientas de grficos, y junto con la ficha Diseo estarn tambin las
fichas Presentacin y Formato. Las tres fichas servirn para disear, modificar la
presentacin, y dar diferentes formatos al grafico recin creado. La ventana de Excel
entonces se ver as:

Modifique el Diseo del grfico:

1.- En la ficha Diseo, abra la galera Diseos de grfico y elija el Diseo5 para
agregar ttulos y una tabla de datos en la parte inferior del grafico:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 67

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

2.- Escriba Exportacion

E
nes Acumulladas com
mo ttulo priincipal en eel grafico y tambin
Milloness de Soles como ttullo del eje veertical. Lueego seale la tabla dee datos y
cuando apparezca el mensaje
m
taabla de dato
os haga unn clic derechho para llamar a la
Minibarraa de herram
mientas y reeduzca con ella
e el tamaao de fuentte a 6 punto
os.

Utilice estee comando

para reduciir la fuente
a 6 pu
untos

3.- Seale una de las collumnas cilnndricas, hag

ga un clic derecho
d
y elija la opci
n Dar
formato a serie de daatos, apareecer una ventana
v
de dilogo
d
y enn ella modiffique los
porcentajees de Profu
undidad dell rango a 15
50%, y Anccho del inteervalo a 50%
%, luego
cierre la ventana
v
de dilogo,
d
tal como se mu
uestra en laa siguiente iimagen:

Haga un clic derecho y elija

e
la opcin Dar formatoo a
serrie de datos

Pg. 68

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

C
Cambie
loss colores dee las series en el grficco:
1 Seleccioone una de las series haciendo
1.h
un
n clic en unno de los ciilindros del grafico,
luego en
e la ficha Inicio utiliice el coma
ando Colorr de rellenoo para cam
mbiar los
colores de cada unno de los conntinentes:
Oceana:

N
Naranja

fricca:

V
Verde
claroo

Asiaa:

P
Prpura

Euroopa:

A
Anaranjado
o

Amrica:

A claro
Azul

2 Seleccioone el Planoo inferior del

2.d grafico y dele un collor gris clarro.
3 Luego acomode
3.a
ell grafico debajo
d
del cuadro
c
de exportacionnes sobre el
e rango
A10:F224, tal como se observaa en la imag
gen anteriorr.
Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

Pg. 69

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

4 Finalmeente guardee el archivoo presionan

[Link] Ctrl+G y dele el nombre Cu
uadro de
Exportaaciones.

b.. Para cre

ear un Grrfico de Sectores
s Circularres
Otro tipo de grfico muy
O
m utilizado es el grffico de sectoores circulaares, Este grrfico se
e
emplea
cuaando se quieere mostrar los datos en
e forma poorcentual. V
Veamos el siguiente
s
c
caso
para grraficar las exportacione
e
es en el ms de Mayo.
G
Grfico
de Sectores Circulares:
C
1 Seleccioonar los ranngos A3:A88 y F3:F8 (lla columna de destinoss y los datoss del mes
[Link] mayoo). Luego en
e la ficha Insertar ha
aga clic enn el comanddo Circularr y en la
galera elija la opccin Grficoo circular 3D.
3

2 Apareceer el siguiiente graficco en la pan

[Link]. Muvalo con el mouse y ubquelo
u
sobre ell rango G100:L24.

May
Americca
Europaa
Asia
Africa
Oceana

3 Seleccioone el tituloo del grficoo y escriba Exportacciones Porceentuales en Mayo.

[Link] seleccione
s
laa leyenda y brrela con la tecla Suprimir.
S
Pg. 70

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

4.- En la ficha Presentacin de la barra de Herramientas de grficos, haga clic en el

comando Etiquetas de datos y en la lista desplegable elija la opcin Ms opciones
de la etiqueta de datos.

5.- En la ventana de dilogo que aparece en pantalla, marque las casillas en el

grupo Contenido de la etiqueta, y en Posicin de etiqueta marque la opcin
Extremo externo, tal y como se muestra en la siguiente figura:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 71

M
Microsoft
Ex
Excel 2010 Nivel 1

4 Seleccioonadas las etiquetas de

4.d datos pn
ngalas en Negrita
N
y auumente a 11
1 puntos
su tamaao de fuentte.
5 Seleccioone uno porr uno los seectores del grafico
5.g
y coon el comanndo color dee relleno
de la ficha
fi
Inicioo, cambie el
e color de cada uno de ellos. A
Adems sep
pare del
grafico el sector correspondi
c
iente a las exportacionnes de Amrica arrasttrndolo
con el mouse.
m
El grrafico deberr verse com
mo se muestra a continnuacin.

ExxportaciionesPo
orcentu
ualesen
Oceeana
Mayyo
6
65
America
13
3%

149
30%

Africca
123
3
24%
%

Asia
121
24%

Europaa
47
9%

c.. Para cre

ear un Grrfico de Lneas
Este otro tiipo de grfiico tambinn es muy co
E
omn de ussar. Para estta ocasin vamos
v
a
g
graficar
com
mo lneas laa variacin que sufren
n las exportaciones en Amrica, Europa
E
y
A
Asia.
G
Grfico
de Lneas:
En esta ocaasin no vam
E
mos a crear un nuevo grafico, sino que vamoss a copiar un
no de
l grficoss ya existenttes y luego vamos a convertirlo enn un graficoo de lneas.
los
1 Seleccioonar el prrimer grfi
[Link] de
cilindroos apilado y presionaar las
teclas Ctrl+C,
C
lueego seleccioone la
celda A26
A y presiione Ctrl+V
V. Una
vez obttenida la copia,
c
cambbie su
tamao como se muestra en la
figura siguiente:
s
2 Seleccioonar este teercer graficco y en la ficha Diseeo hacer cclic en el comando
2.c
Cambiaar tipo de grfico,
g
lueggo en la ven
ntana de dilogo elegiir el tipo dee grafico
Lnea con
c marcaddores y Acepptar:

Pg. 72

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

3.- Seleccione en el grafico la lnea correspondiente a Oceana y brrela con la tecla

Suprimir. Luego haga lo mismo con la lnea de frica, y con la Tabla de datos de
la parte inferior del grafico. Tambin cambie el texto del titulo.

4.- En la ficha Diseo despliegue la galera

del grupo Estilos de diseo y elija la
opcin que se indica en la siguiente
imagen:

5.- En la ficha Presentacin hacer clic en el comando Leyenda y en la lista

desplegable elegir la opcin Mostrar leyenda a la derecha.
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 73

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

6.- En la misma ficha Presentacin, haga clic en el comando Etiquetas de datos y en

la lista desplegable elegir la opcin Encima.

7.- Luego con un clic sobre uno de los nmeros, seleccione las etiquetas de datos de
Amrica, pntelas del mismo color de la lnea (azul claro) y aumente el tamao de
fuente a 12 puntos. Haga lo mismo con los otros dos continentes (colores verde y
anaranjado). Tambin aumente a 16 puntos la fuente de las leyendas situado a la
derecha del grfico.
Finalmente las graficas debern verse as:

Pg. 74

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

d. Para crear un simple grfico de barras horizontales

Lo que veremos a continuacin no es un grafico propiamente dicho como los
anteriores que hemos creado. Este grafico simple, es el resultado de unas formulas
escritas en las celdas donde se desea ver un grafico de barras horizontales, que
permitan comparar algunas cantidades numricas existentes en las celdas adyacentes
situadas a la izquierda.
Celdas con formato condicional
de Barras de datos

Simple grafico de barras

horizontales

Tambin veremos cmo se pueden crear formatos condicionales que simulen barras
horizontales dentro de las celdas con datos. Como puede verse en la figura anterior.
Para obtener el resultado de la imagen anterior haga lo siguiente:
1.- Reduzca el ancho de la columna I a 2.0, y seleccionando las columnas J, K, L y M
deles un ancho de 6.57
2.- En la celda J4 escribir la formula: =REPETIR(,H4/100)
(El carcter se escribe con el cdigo ASCII: Alt+219)
Luego copiar esta frmula hacia abajo hasta la celda J8.
3.- A continuacin, seleccione una a una las
celdas con estas formulas y dele los colores de
fuente correspondientes a cada continente.
(Utilice el comando de color de fuente, no el de color
de relleno)
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 75

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

4.- Finalmente en las celdas del rango J3:M3 escriba los nmeros 500, 1000, 1500 y
2000; deles formato y bordes, tal y como se ve en la figura anterior.
Formato condicional de Barras de datos:

1.- Seleccionar el rango B4:H9 y en la ficha Inicio hacer clic en el comando Formato
condicional, y en la opcin Barras de datos elegir la barra del color que desee:

Las opciones de formatos condicionales en esta versin de Excel se han mejorado

notablemente, como se puede ver en la lista desplegable de la figura anterior, pero esto
se desarrollar con ms detalle en el nivel avanzado de Excel.

Pg. 76

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Formato de Archivos de Excel

Formato

Extensin

Descripcin

Libro de Excel

.xlsx

Es el formato de archivo predeterminado de Office Excel

2010 basado en XML. Este archivo no puede almacenar
cdigo de macros de VBA ni hojas de macros de
Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel
(cdigo)

.xlsm

Es el formato de archivo de Office Excel 2010 basado en

XML y habilitado para macros. Almacena cdigo de
macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel
binario

.xlsb

Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel

2010.

Plantilla

.xltx

Es el formato de archivo de Office Excel 2010

predeterminado para una plantilla de Excel. No puede
almacenar cdigo de macros de VBA ni hojas de macros
de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (cdigo)

.xltxm

Es el formato de archivo habilitado para macros de Office

Excel 2010. Almacena cdigo de macros de VBA y hojas
de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97Excel 2003

.xls

Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de Excel

97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel
97- Excel 2003

.xlt

Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft
Excel 5.0/95

.xls

Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Hoja de clculo
XML 2003

.xml

Es el formato de archivo de hoja de clculo XML 2003

(XMLSS).

Datos XML

.xml

Es el formato de datos XML.

Complemento de
Excel

.xlam

Es el complemento basado en XML y habilitado para

macros de Office Excel 2010, un programa
complementario que est diseado para ejecutar cdigo
adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de
macros de Excel 4.0 (.xlm).

Cuando en Excel 2010 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarn en
el ttulo de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando as que si el archivo
est guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrn guardar en l las nuevas
opciones de la versin Excel 2010.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pg. 77

Microsoft Excel 2010 Nivel 1

Cdigos ASCII para caracteres especiales:

Combinaciones de teclas especiales:

Alt + [Link] + Enter.-

Para escribir en la siguiente lnea dentro de la celda actual.

Para escribir un mismo dato simultneamente en todas las celdas
previamente seleccionadas.
Ctrl + [Link] seleccionar la regin actual. (Llmese regin a un grupo
rectangular de celdas ocupadas consecutivamente).
Ctrl + [Link] el documento actual en el mismo destino donde fue guardado
la ltima vez.
Ctrl + [Link] ntegramente todas las columnas del rango seleccionado.
Shift + [Link] ntegramente todas las filas del rango seleccionado.
Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona ntegramente todas las celdas de la hoja actual.
Escribe la fecha actual en la celda activa.
Ctrl + Shift+ ; .Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato del tipo
Ctrl + Shift+ : .texto.
Ctrl + [Link] el puntero de celda hasta la ltima celda ocupada en la
direccin de la flecha.
Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la ltima
celda ocupada en la direccin de la flecha.
Ctrl + [Link] convertir en tabla el rango de una lista previamente
seleccionada.

Pg. 78

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta