Cómo usar las Normas ISO para enfrentar la

Pandemia
*Referencia: Consultores INGERTEC, España
Con la aparición del Coronavirus o COVID-19, se han generado diferentes
daños a todo el tejido empresarial mundial. Es por ello, que esta pandemia ha
generado una disminución de la demanda de productos y servicios, y también
un problema sobre la organización de las empresas en la logística de entrega
de productos y servicios.
Esta apreciación, ha impulsado a que las organizaciones consideren nuevas
formas de realizar actividades y de reestructurar las que ya tenían; para así,
cumplir las expectativas del mercado en este momento de crisis.

La pandemia abre varias posibilidades y estimula a que las empresas

reaccionen de varias formas, para dar soluciones a sus clientes, a sus
proveedores y a sus propios directivos y que, de esta manera se canalicen
todos los esfuerzos posibles para continuar prestando ese servicio o producto
que se requiere.

¿Cuáles son los desafíos empresariales con el COVID-19?

Este virus al convertirse en una pandemia, que se puede definir como:
“un brote de una enfermedad que ocurre en un área geográfica amplia y afecta
a una proporción excepcionalmente alta de la población”.
Logra impactar en todas las operaciones comerciales del tejido empresarial
mundial.
Este impacto se puede resumir en dos grandes problemas:
1. Perdida de comunicación con clientes y empleados
2. Comunicación de clientes y empleados que temen por su propia salud
Para abordar el primer problema las empresas reaccionan de manera activa y
proponen varias alternativas como:
  Control de contacto físico de clientes y empleados, utilizando medios
electrónicos de comunicación
 Solicitar a sus empleados la utilización de sitios
alternativos (preferiblemente hogares o lugares remotos) para realizar
las actividades laborales
 Utilizar canales alternativos para la entrega de productos con logística
subcontratada
Estas alternativas, proporcionan una solución eficiente a cada
organización pero también plantean nuevos retos dentro de las empresas,
que suponen un cambio en la forma de realizar las operaciones y que pueden
llegar a contemplar cambios drásticos en la forma de operación del negocio.
Estos cambios, ponen en juicio la continuidad del negocio, de las operaciones
y de la estabilidad de la compañía.
Además, con la utilización de algunos medios digitales adicionales para la
realización de tareas; se expondrán los datos privados de empleados y
clientes que pondrán a prueba los sistemas de seguridad de información y que
pueden suponer también un peligro para la organización.
Para el segundo problema del miedo al contacto, se requieren equipos de
protección para el personal e introducir reglas de distanciamiento social que
mantengan la cobertura de los estándares de contención de la pandemia.
No siempre se podrá contar con todos los medios de protección, o puede que
su uso no sea el más adecuado; haciendo que los clientes, socios y empleados
sientan que no es suficiente garantía para realizar las actividades normales.
Sin embargo, para cualquiera de los dos problemas mencionados los
estándares de las Normas ISO ayudaran a abordarlos y proporcionaran una
forma de enfrentarlos.
Enfrentarse a la Continuidad de las operaciones
Desde las normas ISO, se describe una norma que nos permite dar
continuidad a las operaciones de manera estandarizada. Esta norma, ISO
22301, describe como desarrollar un sistema de gestión de continuidad del
negocio.
Sus principales características son:
 Definir y evaluar los riesgos que pueden interrumpir las operaciones y
la cadena de suministro
 Analizar los tiempos óptimos de recuperación para evitar un alto daño
 Definir los recursos necesarios para la recuperación de las operaciones
Basados en esta información, se buscan soluciones que le permitan
desarrollar un plan de continuidad comercial a todas sus actividades de la
mejor manera posible y con el menor impacto.
Para ello, se necesitará analizar a las personas, equipos, datos, materias
primas, proveedores y clientes implicados en cada operación y descubrir con
que rapidez se requiere el servicio o producto de la organización.
También es necesario la evaluación de riesgos, el análisis del impacto
comercial, el desarrollo de una estrategia de continuidad y la redacción de un
plan de pandemia para su empresa. (ISO 22301)

Brindar seguridad a la información y en las comunicaciones

Para dar una mayor seguridad de datos la Norma ISO 27001, describe
el desarrollo de un sistema de gestión de seguridad de la información y
define como pueden llegar a abordarse incidentes potenciales dentro de la
organización y la definición de métodos de protección a cada incidente
presentado.
Por lo tanto, cuando se presenta un caso de pandemia y los empleados inician
trabajos desde casa, se deben analizar los tipos de incidentes que pueden
llegar a presentar el almacenamiento de información en equipos personales y
del envió de información sensible por medio de internet.
Una vez realizado todo el análisis, se podrán seleccionar las mejores
herramientas de conexión y dar a conocer los servicios aprobados para
compartir datos, para realizar reuniones, para generar copias de seguridad,
y/o cualquier otra actividad que requieran los empleados.
Toda esta información deberá ser documentada por medio de políticas y
procedimientos y tendrá que darse a conocer para toda la organización y a
todos sus empleados de manera organizada.

Trabajando para la calidad de los productos y servicios

Para garantizar la calidad de los productos y servicios, las normas ISO definen
el estándar ISO 9001. Esta norma describe el desarrollo de un sistema de
gestión de calidad que menciona la capacitación efectiva de todo el personal
para las actividades que realiza y la selección de proveedores y socios con
especial cuidado.
Por ello, se debe realizar un análisis de cuales son las capacidades y
habilidades que se requieren para la operación del negocio en esta situación
y capacitar al personal sobre la utilización de las herramientas
necesarias para continuar con la operatividad de la empresa.
Para la selección de proveedores y socios, lo mas importante es no detener la
cadena de suministro; pero siempre manteniendo las reglas de seguridad y
salud estrictas que permitan brindar un producto o servicio con los mejores
estándares de calidad.

Proteger la salud y la seguridad

Para dar plena garantía de que la empresa cumple con los estándares de
salud y seguridad laboral, se ha desarrollado la Norma ISO 45001 que
contempla la creación de un sistema de gestión de salud y seguridad
ocupacional (OHSMS).
Esta norma, permite a las empresas certificar el cumplimiento de las leyes y
regulaciones de salud y seguridad en el trabajo e identificar los riesgos y
soluciones que podrán ponerse a prueba en cualquier momento dentro de la
organización.
Es este momento, en la que el COVID-19 es considerado pandemia; esta
norma proporciona e identifica los posibles peligros y riesgos que se tienen
dentro de cualquier organización. Facilita, además los cuidados de control que
se pueden llevar a cabo dentro de la organización y no exponer a sus
trabajadores a contagios injustificados.
Dentro de todas las medidas expuestas por la norma ISO 45001, se integrará a
todos los empleados y así, proporcionar un ambiente seguro de trabajo que
permita mantener las actividades de manera ordenada y con confianza plena.
También es una herramienta comercial, dado que al tener las medidas de
gestión de salud y seguridad; los clientes podrán confiar plenamente en los
productos realizados y en los servicios prestados.
Durante esta pandemia, la norma ayudará a la identificación rápida de
cambios dentro de las operaciones y pondrá a disposición de la empresa
medidas de seguridad para garantía de empleados, clientes, proveedores y
socios.
Estos cambios, posibilitaran la mejora en la producción y el posible
incremento de la productividad; dando un enfoque positivo a la eventualidad
presentada y brindando un valor competitivo sobre empresas del mismo
sector.

El conocimiento de las Normas ISO

“Las normas ISO son los marcos más ampliamente adoptados que ayudan a las
empresas a organizarse mejor, y pueden ayudar también ante una pandemia.”
Estas normas no han sido inventadas por la aparición de la pandemia; pero son
el marco perfecto para su aplicación dentro de las organizaciones que ya las
tienen implantadas o en aquellas que están pensando implementarlas en este
tiempo.
Son mas de 3 millones de empresas en todo el mundo que poseen una norma
ISO implantada y alrededor de 1,5 millones que ya poseen la certificación de
sus sistemas de gestión.
ISO 22301, ISO 27001, ISO 9001 e ISO 45001 son marcos listos para usar que se
pueden aplicar efectivamente incluso en situaciones adversas como la que se
esta teniendo con el Coronavirus y que ayudaran a tu empresa a seguir con
sus actividades y mejorar sus procesos y operaciones.