FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

FUNCION INDICE
La función INDICE tiene la particularidad de tener dos sintaxis:
 
1. SINTAXIS MATRICIAL : devuelve un valor o matriz de valores
2. SINTAXIS REFERNCIAL: devuelve un rango o referencia.
SINTAXIS MATRICIAL : En  matemática una matriz es un arreglo de
números, una tabla de valores o dicho de otra manera una forma de
ordenar números identificándolos por su ubicación en filas y columnas o
mas precisamente por la intersección de una fila con una columna. En
Excel, un rango, es lo que para la matemática una matriz,  vayamos a una
Hoja de Excel

aquí podemos identificar el rango B1:E5 ( recuadrado en rojo) con una

matriz de 4 filas por 4 columnas donde estas se numeran, desde arriba y
a la izquierda empezando por 1, en forma creciente, con lo que por
ejemplo el numero 567 correspondería a la intersección de la fila 3 con la
columna 2, el numero 23 con la intersección de la fila 1 con la columna 4
etc. Esto es lo que hace la función INDICE, devolver el numero que esta
en la celda que es la intersección de una fila con una columna, aclaro que
en este caso en la celda puede haber un numero, una cadena de
caracteres, un mensaje de error, una formula etc. Dicho esto se entenderá
mejor la sintaxis de la función INDICE

en este caso INDICE nos devuelve el valor  567

 

ING. ANYELO VALDIVIA GAMIO 1

 CASOS PARTICULARES
 
1. Si el primer argumento es una matriz columna ( 1columna por n
filas) se omite el argumento columna.
2. Si el primer argumento es una matriz fila ( 1 fila por n columnase)
se omite el argumento fila
3. Si el primer argumento es una matriz de n columnas por m filas y
se pone cero  como segundo argumento INDICE puede devolver una
columna o una fila de la matriz n X m,para hacer esto INDICE se
introduce como una FORMULA MATRICIAL

SINTAXIS REFERENCIAL:
Devuelve la referencia de la celda ubicada en la intersección de una fila y
de una columna determinadas de un rango. Si hay mas de un rango se
podrá elegir, mediante un tercer argumento llamado área,  en cual de
ellos se buscará la intersección de filas y columnas, el primer rango se
relaciona con el área 1, el segundo rango con el área 2 y así
sucesivamente.
Para el siguiente ejemplo

la sintaxis es

  que da como resultado  "autos"

ING. ANYELO VALDIVIA GAMIO 2
 FUNCION COINCIDIR
 
La función COINCIDIR es una función de búsqueda
como  BUSCARV   pero a diferencia de esta, COINCIDIR no devuelve un
valor sino una posición dentro de un rango, este rango puede ser una
columna o una fila y contener números, palabras o una combinación de
ambos . La sintaxis tiene 3 parámetros; el 1º es el valor referencia cuya
posición se quiere encontrar, el 2º el rango y  el tercero pude ser -1, 0 y 1,
que tomen esos valores va a depender de:
1. Si la lista está desordenada el tercer parámetro es 0, dando error si
el numero no está en dicha lista.
2. Si la lista está ordenada en forma ascendente el valor es 1 o no se
pone ninguno, si el valor no está pero se encuentra entre otros dos , o
sea a<valor<b, se elige la posición del valor a.
3. Si la lista está ordenada en forma descendente el valor es -1 y si el
valor no está pero se encuentra entre otros dos valores o sea a>valor>b
se da la posición del valor b)
 
Vamos a dar ejemplos para aclarar los conceptos:
Caso 1: lista desordenada

La  lista está desordenada y el valor 325 se encuentra en la lista siendo

su posición 2
Caso2: Lista ordenada en forma ascendente

ING. ANYELO VALDIVIA GAMIO 3

como se ve el valor no está en la lista pero 50,6<81<84 y en este caso se
da la posición de 50,6 que es 3
Caso 3: Lista ordenada en forma descendente

  el
valor no está pero se encuentra entre 50,6 y 80 por lo tanto  la función
da la posición de 80 que es 2 .
Los casos  2 y 3 tienen el problema de que no podemos saber de
antemano  si la función nos devolverá la posición del valor mas cercano
al buscado, en los ejemplos mostrado tuvimos suerte, pero veamos este
otro  caso con una lista ascendente

  COINCIDIR nos devolvió el valor 4 correspondiente a 25,3 que no es la

posición del valor más cercano al buscado, este valor tendría que haber
sido 5 que es la posición de 100 que es el valor que mas se aproxima a
99. Este problema se soluciona con FORMULAS MATRICIALES
COMPROBACION: en los ejemplos anteriores se podría haber puesto una
referencia en lugar del valor en sí, en el primer parámetro; se aconseja
hacer esto para averiguar lo que devuelve COINCIDIR  cuando se
introducen valores que no están en la lista( para los 3 casos).

ING. ANYELO VALDIVIA GAMIO 4

 FUNCION DESREF
La función DESREF es tan útil como difícil de entender al principio.
DESREF devuelve una referencia a partir de otra que podemos llamar
referencia de partida, vamos a tratar de aclarar esto. Recordemos que una
referencia es el código de una celda( A1;F3;H124, etc) o el código de un
rango de celdas(A3:G6;H5:K7;etc) y aquí pasan dos cosas distintas
según se trate de una celda o un rango de celdas; veamos:

Aquí se ve que si se trata de la referencia a una celda  Excel devuelve el

contenido de esa celda( la fórmula está puesta en el recuadro negro) y en
este caso DESREF funciona así

La referencia que devuelve( y  por tanto su contenido) es el que resulta

de ubicarse en la celda B2 y desplazace x filas  y luego x  columnas.
Concretamente una posibilidad podría ser

y esta expresión puesta en una hoja de Excel ( en la celda de partida B2)

resulta en lo siguiente

y obtengo la referencia a una celda, que en este caso es la D5 y por lo

tanto su contenido.
Hablando en forma simple: parto de B3 me desplazo 3 celdas hacia abajo,

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luego 2 celdas hacia la derecha devuelve la referencia a la celda D5 y
muestra su contenido.
Una aclaración: si me desplazo hacia arriba o a la izquierda tengo que
anteponer el signo menos y cuidar siempre de no salirme de los límites
de la hoja porque sino da error, como podemos ver

la referencia está fuera de la hoja.

Cuando nuestra referencia de partida es un rango, la sintaxis de
DESREF() cambia un poco

si dejamos los argumentos para celda en cero, partimos de C2:E7 y

ponemos 9 para alto y 4 para ancho

  colocando la función con sus argumentos en una hoja de Excel

vemos que la referencia de partida, que está resaltada en rojo, se

transforma en la referencia C2:F10, resaltada en verde, es como si la
referencia de partida se dilatara de C2:E7 a C2:F10, que finalmente es lo

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que devuelve DESREF, pero como se ve nos da un error y es lógico que
así sea pues en este caso Excel no sabe que hacer ¿qué número  va a
devolver si tiene 3 opciónes?, lo mas coherente es que haga algo con
ellos, como sumarlos por ejemplo, pero DESREF por si sola no puede y
tiene que anidarse con otras funciónes como SUMA  ( que sumaria
42+100+450=592), pero también puede anidarse
con PROMEDIO, MAX, MIN, etc y así se elimina el error, como vemos en
la siguiente tabla

Se preguntaran; tienen alguna función los argumentos de fila y columna?,

la respueste es si, ellos actúan como si el rango de partida fuese una
celda( despues de todo una celda es in rango de 1x1) y lo mueven  de
acuerdo alos valores que adopta: hacia abajo, arriba derecha e izquierda
con las mismas reglas de las celdas, luego los parámetros de ancho y
alto se encargan de teminar el trabajo contrayendolos, dilatándolos  o
dejándolos como estan. Veamos un ejemplo en que participan todos los
argumentos

Se ve que la referencia al rango final es F8:H12, partiendo del rango

inicial C2:D5,  y su suma es 140(también está el máximo y mínimo.)
En estos momentos no se alcanza a ver el potencial que tiene la función
DESREF, una muestra se puede ver en el tutorial RANGOS DINAMICOS
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 FUNCION BUSCARV
La función BUSCARV busca datos que están en primera columna de una
tabla(a esta tabla se la denomina matriz de búsqueda o de datos), si el
valor es encontrado devuelve el dato asociado (valor que esta en la
misma fila que el dato a buscar) de una columna especificada, la sintaxis
es;

los primeros tres argumentos son obligatorios y el cuarto es opcional

Veamos el siguiente ejemplo:
Un profesor tiene una tabla con las notas de un alumno puestas en
números y quiere completarla poniendo las notas en palabras

para hacer esto cuenta con otra tabla de equivalencias

 vuelca estos datos en un libro de Excel poniendo en la Hoja1 la tabla a

completar y en la Hoja2 la tabla con las equivalencias pero sin los rótulos
para tener directamente la matriz de datos

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despues coloca la siguiente fórmula en la celda E3 de la Hoja 1:

en la que D3 es una referencia donde está el contenido , que en este caso

es el valoor 2, aunque hay casos en que por la naturaleza del problema,
por ejemplo una consulta, la referencia puede al principio estar vacia,
dando el error #N/A (no aplicable), en el tutorial ELIMINAR MESAJE DE
ERROR EN BV, daremos una solución a este antiestético mensaje.

A continuación se arrastra la función hasta completar la tabla

en este caso la matriz de búsqueda está en otra hoja, pero puede estar en
cualquier lado,  incluso dentro de otra tabla.

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BUSCARV EN VARIAS COLUMNAS
BUSCAR VERTICALMENTE CON MULTIPLES RESULTADOS
En el problema visto arriba los datos a buscar no se pueden repetir, ya
que las notas no pueden aparecer más de una vez o como en las listas de
precios a destinos desde una terminal aérea, estos destinos tampoco se
pueden repetir y así podemos encontrar muchos casos más en los cuales
los datos a buscar no se pueden repetir (piensen algunos ejemplos).
Existen, sin embargo, casos en los cuales los datos a buscar pueden
estar repetidos y ni siquiera podemos saber cuántas veces lo están.
Veamos un ejemplo sencillo:
 Supongamos que un comercio tirne 4 empleados y el dueño quiere
saber, en las 8 hs que está abierto, cuantos ventas realizo cada uno de
ellos. Se dispone, para esto, de una planilla donde se vuelcan los datos

Como verán Sara aparece 1 vez, Leandro 2, Eugenia 2 y Agustín 5 veces.

En todos los casos BUSCARV traería la primera ocurrencia y esta es la
falencia de esta función, no hay forma de que nos diga, si las hubiere, las
otras apariciones. Este problema tiene solución pero hay que pagar el
precio de que las fórmulas que resultan son mucho más complicadas.
Hagamos una prueba con Agustín utilizando BUSCARV, para lo que
utilizaremos la fórmula

  Donde la matriz de búsqueda es

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0
 que nos trae el resultado de la primera aparición de Agustín

Traer todos los valores de Agustín implica devolver más de un resultado

y las fórmulas matriciales son las que pueden hacer esto, para lo que
debemos anidar varias funciones y luego pulsar CONTROL-SHIFT-ENTER
para transformar esta fórmula en matricial.
Lo primero que debemos hacer es localizar las filas en la se repite
Agustín. Para esto vamos a comparar el rango de los empleados
A2:A11con la celda G2 donde hemos colocaremos el nombre Agustín
para lo que usaremos la formula matricial
{=SI($A$2:$A$11=$G$2, FILA())}
la que ubicaremos en la celda H2 y luego de arrastrarla hasta la celda
H11, como se ve mas
abajo

aquí podemos apreciar que el resultado es FALSO si no hay

coincidencias y cuando las hay me devuelve el numero de fila donde
aparece Agustín o sea las filas 3,6,7,9,10.
Lo siguiente es ordenar las filas en forma tal que no estén separados por
la palabra FALSO, que para Excel es considerado como el 0. Para esto
usamos la función K.ESIMO.MENOR()

en la que podemos ver que el primer argumento es la misma fórmula que

usamos en el primer paso y el segundo FILA()-1. Como se ve debemos
restar el 1, ya que los datos comienzan en la segunda fila y de esta
manera es como si comenzaran en la primera. Al aplicar esta fórmula nos
quedan las filas de forma consecutiva
 
 

1
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1
 Nos queda traer los valores del rango B1:B11correspondientes a esas
filas que son las que contienen los valores de las ventas de Agustín. Para
esto usamos la función INDICE()
=INDICE($B$1:$B$11, K.ESIMO.MENOR(SI($A$2:$A$11=$F$1, FILA()),
FILA()-1))
 donde el segundo argumento es el mismo del segundo paso y el primero
es el rango donde están las ventas. Al aplicar la fórmula matricial nos
quedan todos los valores de las ventas de Agustín y ya podemos cambiar
el rotulo "FILAS " por el de "VENTAS" que deben dar

                                                                                                             

Solo nos resta la eliminación de los errores, para lo que utilizamos la

función SI.ERROR()

{=SI.ERROR(INDICE($B$1:$B$11;K.ESIMO.MENOR(SI($A$2:$A$11=$G$2;
FILA());FILA()-1));"")}

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2
Quedando los

Si ahora ponemos en la celda G2 cualquier otro empleado, como Leandro,

en la columna H se desplegarían las ventas de Leandro

Sería una buena idea que ustedes probaran con los demás empleados.

FUNCION INDIRECTO
 
La función INDIRECTO devuelve la referencia de una celda que se escribe
en otra mediante una cadena de texto, o dicho de otra manera nos
permite utilizar un texto como referencia, es decir, convierte el texto en
una parte de la función de Excel. Su sintaxis es
                                                     =INDIRECTO(ref;a1)
donde ref es una celda que a su vez contiene una dirección (de otra
celda) y a1 indica de qué tipo de referencia se trata. Hay 2 formas de
escribir una referencia: con letras y números( tipo A1) y solo con
números ( tipo L1 C1), de esta manera la celda B2 (en el tipo A1)seria
equinalente a la 2,2 en el tipo L1C1. Si se omite el segundo parametro, se
interpreta que se trata de referencia de tipo A1.
Veamos ejemplos:
forma indirecta de sumar

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Otro ejemplo que se anida con la función CONCATENAR

Se pude ver que si la celda C1 cambia su valor a 2 o 3 el resultado en D1

también cambia pues,en realidad se estara multiplicando D3 (400) por
F2(250) o F3(300), dando los resultados 100000 y 20000 respectivamente

Esto ha sido una explicación del funcionamiento de INDIRECTO, pero su

verdadero potencial se verá con algunos ejemplos prácticos

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 FUNCION HIPERVINCULO
 
 
La función HIPERVINCULO nos permite enlazar:
 
1. Una celda, con una ubicación especifica de un libro..
2. Una celda, con un documento en nuestra computadora.
3. Una celda, de con un sitio o pagina web.
Su sintaxis general es:
=HIPERVINCULO("Ubicación del enlace"; "palabra o frase que identifica
al enlace")
el primer argumento depende de cual de los tipos de enlaces
mencionados queremos hacer, en tanto que el segundo sera el que mejor
se adapte a las circunstancias de acuerdo a nuestro criterio. Veamos
ejemplos:
Estamos en la celda C1 de la Hoja1 y queremos enlazar con la celda D1 de
la Hoja3, suponiendo que en D1esta escrita la palabra "EMPLEADOS", el
enlace se escribe como se nuestra

llevandonos a "EMPLEADOS" en la Hoja3.

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Un mismo resultado se hubiera obtenido si en lugar de poner "Libro1" se
hubiera puesto "#".

Si queremos ir a un documento en nuestra computadora, en primer

parámetro  debemos poner la ruta a dicho documento, supongamos que
el documento es una fotografía, la expresión puede ser

que nos lleva a una imagen visualizada en algún programa para ver
imágenes.

Finalmente si queremos un vínculo a una sitio web o a una página de

este, lo que pondremos en el primer parámetro sera su dirección
completa. Por ejemplo:

que nos llevará a Google de argentina.

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 FUNCION ELEGIR
La función ELEGIR es muy fácil de comprender pero no por ello deja de
tener una gran utilidad como veremos
Empezaremos por definir y explicar su sintaxis
 

 
INDICE es el parámetro encargado, dependiendo de su valor( 1 a 254), de
seleccionar o elegir el argumento que dará el resultado.
Daremos un ejemplo sencillo para aclarar;
Colocamos la función en la celda D3
=ELEGIR(3;"APALAZADO";"BUENO";"MUY BUENO";
"DISTINGUIDO";"SOBRESALIENTE")
INDICE ES 3 Y selecciona el parámetro 3 que en este caso es "MUY
BUENO

Esto se pone mas interesante cuando el INDICE y/o los parámetros son el

resultado de funciones o anidamiento de funciones. Veamos otro ejemplo
mas práctico .
Supongamos que un negocio de ropa masculina vende solamente ropa
sport y de vestir, los empleados tienen la posibilidad de averiguar los
precios en la pantalla de una pc donde hay un hoja Excel adaptada para
dicho propósito, en la figura se puede ver la consulta que un empleado
acaba de hacer

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en otra hoja están las listas de precios de los 2 tipos de artículos que se
venden

para que esto funcione hay que colocar la función ELEGIR en la celda
marcada en rojo, que en este caso es la F7

como dije antes, el problema se puso mas interesante, ya que el NDICE es

un anidamiento de funciones y los parámetros son funciones. Ahora nos
resta explicar como funciona.
El INDICE debe ser un entero, en nuestro caso 1 o 2 y es un anidamiento
de las funciones SI y DESREF, como puede verse

que significa en palabras: si es verdad que en la celda que esta al la

derecha de D7 ( que es donde se pone el artículo) esta escrito "vestir", se
devuelve un 1, pero si es falso la palabra que debe estar escrita a la
derecha de D7 es "sport" y no le queda mas remedio que ser verdadera
(ya que hay dos posibilidades "vestir" o "sport") y se devuelve un 2.
Finalmente si INDICE es 1 se elige el parámetro que busca en la lista de
artículos de vestir

y si es 2 se elige el parámetro que busca en la lista de artículos sport

Este ejercicio se puede resolver de otra manera empleando el BOTON DE

OPCION

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 BOTON DE OPCION
 
Los botones de opción, sirven para determinar (controlar) alternativas
entre varias posibilidades, como podrían ser nacionalidad (nativo,
extranjero), sexo (hombre, mujer), forma de pago (contado, una cuota,
dos cuotas), combustible (sólido, líquido), solo por dar algunos ejemplos.
Los botones de opción, por lo general se usan en formularios y se puede
acceder a ellos yendo a la pestaña "programador"-> panel “controles" y
en este pulsamos "insertar" para que aparezcan los paneles "controles
de formulario" y "controles active x" como se muestrea en la figura
marcado por la flecha roja ya que en este artículo trataremos los
controles de formulario

 
Veamos como es su funcionamiento.
Después de oprimir el botón de opción el cursor se transforma en una
cruz lo cual nos permite colocarlo en el lugar deseado, si arrastramos y
soltamos, como se ve abajo
 

      

   
luego pulsamos el botón derecho para que se active el menú de control

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en el que podremos cambiar el texto y si pulsamos en formato de control
aparece el panel que tiene el mismo nombre

 
en la pestaña control tenemos la posibilidad de de vincular el botón a una
celda cualquiera, a partir de aquí podemos colocar otros botones, estos
botones se vinculan a la misma celda y si se pulsa el primer botón en la
celda vinculada aparece un 1 en el segundo un 2 con el tercero un 3 y así
con los botones que sigamos agregando
Llegamos al momento de dar un ejemplo, en este caso será el mismo que
el que di en la explicación de la función ELEGIR , esto es simplemente

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para recalcar el hecho de que en Excel las cosas se pueden resolver,
frecuentemente, de maneras diferentes usando herramientas diferentes.
Supongamos que un negocio de ropa masculina vende solamente ropa
sport y de vestir, los empleados tienen la posibilidad de averiguar los
precios en la pantalla de una pc donde hay un hoja Excel adaptada para
dicho propósito, en la figura se puede ver la consulta que un empleado
acaba de hacer
 

 
donde selecciono el boton vestir. La fórmula fue colocada en la celda E6 y es

 
los botones están vinculados a la celda F4 y esta, como cambia entre los
valores 1 y 2, según sea el botón que seleccionemos, hace las veces de
INDICE en la función ELEGIR , luego los parámetros 1º y 2  º buscan en las
tablas que se muestran
 

 
Me parece que esta forma de resolver el problema es más elegante.

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