Cómo hacer una base de datos en

Excel con enlaces a archivos

Explicación

Utilizando como ejemplo una nómina de profesores de una universidad,

realizaremos una base de datos en Excel en la que podamos seleccionar
un profesor de una lista desplegable y que nos arroje los datos
asociados a este profesor así como enlaces que nos permitan abrir
archivos como fotos, pdfs, word, y carpetas donde hay más información

 Pasos:

1.- Como hacer la lista desplegable

2.- Como traer la información de otra hoja

3.- Como hacer los enlaces a archivos externos

4.- Cómo hacer un enlace a una carpeta

 
1.- Como hacer la lista desplegable
Para poder seleccionar un profesor de una lista desplegable o menú
debemos hacer los siguientes pasos:

 Ir a la pestaña “Fórmulas” hacer click en “Asignar nombre”. En la

ventana que se abre vamos a escribir en el campo “Nombre”:
Profesores y en el campo “Se refiere a” seleccionamos el rango
donde están listados los profesores que se encuentran en la hoja
“Datos”. Marcaré unas celdas más por si se agregan profesores en
el futuro.

 Con este nombre creado, iremos a la celda C8 y en la pestaña

“Datos” haremos click en “Validación de datos”.  En la ventana que
se abre, elegiremos en criterio de validación “Lista”  y en el campo
“Origen” escribimos el nombre generado:  =Profesores. Con esto
generamos la lista desplegable que hace referencia a los
profesores.
Si quieres aprender más de listas desplegables, te sugiero que visites
este  post

 2.- Como traer la información de otra hoja

La idea es que al seleccionar el profesor, me traiga la información de
legajo, fecha de ingreso, profesión, cédula, dirección, teléfono y correo
electrónico. Esta información está en la hoja “Datos”. Para eso vamos a
utilizar la función BUSCARV.
Esta función buscará el nombre del profesor en la hoja “Datos” y cuando
lo encuentre, me traerá el dato que especifiquemos.

Fórmula General

BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

Fórmula aplicada: 

=BUSCARV($C$8;Base!$B$5:$I$12;3;0)
 C8 es la celda donde se encuentra el nombre del profesor. Es el
dato que buscará
 Base!$B$5:$I$12: donde tiene que buscar esa información
 3 es el número de columna a traer. Como queremos que traiga la
información de legajo y ese dato está en la columna número 3 del
rango que va de B5:I12, escribimos 3.
 El último argumento es 0 para que la coincidencia sea exacta.
Esta misma función la debemos hacer para el resto de los campos: la
única diferencia en BUSCARV será el número de columna.  Por ejemplo,
para la fecha de ingreso será:

=BUSCARV(C8;Datos!B5:I12;2;0)
Porque en la columna 2 está el dato de fecha de ingreso.
Y así lo haremos para cada información que necesitamos traer. A partir de
aquí, al seleccionar el profesor, cada dato se actualizará.

Si quieres saber más sobre el funcionamiento de BUSCARV  puedes ver

este  post

 3.- Como hacer los enlaces a archivos externos

La idea es generar un hipervínculo que al hacer click me abra los archivos
asociados al profesor seleccionado. Por ejemplo su foto, cv, contrato,
horarios.
Para facilitar los hipervínculos es importante acomodar los archivos e
identificarlos con un identificador único. Pasos:

1. Crearemos una carpeta en algún lugar de la computadora que se

llame “Profesores”.
2. Dentro de esa carpeta vamos a generar una carpeta por profesor.
Como tenemos 5 profesores, crearemos 5 carpetas
3. Cada carpeta debe tener un identificador único que puede ser el
legajo o un número que no se repita. Es importante esto para
poder relacionar el profesor con su carpeta determinada.  Yo usaré
el legajo. Por ejemplo, el legajo de Darth Vader es 5821, por lo
tanto su carpeta se llamara 5821
Una vez creadas las carpetas guardaremos los archivos de cada profesor.
Editando el nombre del archivo para que tenga un mismo nombre
genérico:

 A la foto la nombramos “Foto”. 

 Al Curriculum en cada carpeta la renombramos “CV” 
 Al archivo que refiere al contrato, en cada carpeta la renombramos
a “Contrato” 
 Y el archivo de Excel que hace referencia a horarios en cada carpeta
la vamos a llamar “Horarios”

Y haré esto para cada profesor. 

Esta convención de utilizar un nombre genérico para cada tipo de archivo

es muy importante, ya que me servirá para construir fácilmente los
enlaces.

Una vez hecho esto, debemos hacer el enlace para cada archivo con la
función HIPERVÍNCULO.

 HIPERVINCULO(ubicación, [nombre_descriptivo])

 Ubicación: ruta donde se encuentra el archivo y 

 Nombre descriptivo: nombre para el enlace o link

Ruta Dinámica
Como la ruta se va actualizar a medida que elijamos un profesor,
utilizaremos unas celdas auxiliares para construir una ruta dinámica, es
decir que al seleccionar determinado profesor, la misma se actualice.  

> En la celda B4 vamos a escribir la ruta principal donde están ubicadas

todas las carpetas y en este caso será C:\Users\Cecilia\Desktop\
Profesores\ ya que aquí es donde se alojan todas las carpetas.

> En la celda B5  vamos a hacer referencia al número de legajo que

cambia al seleccionar un profesor y que coincide con el nombre de la
carpeta de cada uno. Para hacer referencia a una celda escribimos  = y
seleccionamos la celda.

> En la celda B6  vamos a unir estos dos datos:  la ruta general + el legajo.
Usamos el ampersand en nuestro teclado que nos permite unir cadenas
de texto y le agrego además la barra entre doble comillas.

=C1&C2&”\”
 

Así al elegir el profesor, esta celda me mostrará cuál es la ruta de sus

archivos.
Con este dato podemos construir la función HIPERVÍNCULO en la celda
C9 y agregaremos la parte del nombre del archivo. Para el primer caso,
será "foto.jpg" con doble comillas.

=HIPERVINCULO(C6&"foto.jpg";"Click aquí para ver la foto")

De esta forma lo haremos para cada archivo. Entonces los hipervinculos

quedarían así en cada caso:

=HIPERVINCULO(C6&"CV.docx";"Click aquí para ver el CV")

=HIPERVINCULO(C6&"Contrato.pdf";"Click aquí para ver el contrato")
=HIPERVINCULO(C6&"Horarios.xlsx";"Click aquí para ver los horarios")
Cada vez que hagamos click en alguno de los hipervínculos, abrirá el
archivo correspondiente al profesor seleccionado.

 4.- Cómo hacer un enlace a una carpeta

Para hacer un enlace en nuestro archivo de Excel que nos lleve a una
carpeta, en principio debemos nombrar la carpeta con un nombre único,
por ejemplo “Otros” agregando allí toda la información. 
Y luego construimos el hipervínculo indicando la carpeta:

HIPERVINCULO(C8&"Otros";"Click aquí para ver otros")

Entonces, al hacer click, nos lleva a esa carpeta determinada.

Así armamos una base de datos que además de traernos información, nos
permite realizar enlaces a archivos externos y carpetas.

Organizar las carpetas así con números únicos y archivos con nombres
genéricos nos permite:

1. Tener la información mejor organizada y fácilmente ubicable. Por

ejemplo si quiero ver los datos de un profesor ya sabiendo su
legajo sé donde buscar .
2. Lo más importante de hacerlo así es que nos da la flexibilidad de
mover el archivo de Excel o las carpetas a otra ubicación en tu
computadora o en otra computadora o incluso en la nube y que
siga funcionado. Ya que al hacerlo de esta forma organizada, si
cambiamos de lugar los archivos, lo único que tenemos que hacer
es cambiar la ruta general.

Con esta convención de reglas, si bien al principio tuvimos que hacer un

trabajito de armar carpetas y renombrar archivos, a la hora de agregar
una nueva carpeta será más sencillo.

Este ejemplo se puede aplicar para una base de datos de producto, de

clientes, de proveedores, etc

Espero que te haya servido

¡Saludos!