SOLEMNE Nro.

3 ADMINISTRACIÓN

INSTRUCIONES:

1.- Reúnanse en g r u p o s de t r a b a j o . Formen equipos de tres (3) integrantes, aunque

consideren que el/la docente puede determinar que la cantidad sea otra (4), consulten.

2.- Acuerden un l í d e r de e q u i p o . Cada g r u p o designará un l í d e r , quien será

responsable de que cada integrante realice las actividades planificadas, además debe
distribuir y asignar tareas a cada integrante equitativamente, y asegurar que se avance
de acuerdo a planificación hecha. De igual forma es quién se contactará con el
docente para resolver cualquier duda o problema.

3.- Lean atentamente y revisen los dos casos descritos a continuación.

4.- Respondan o Desarrollen las consultas interrogantes que se desprenden de cada

caso.

CASO 1: HOGAR DE ANCIANOS SAN FRANCISCO DE ASÍ

El Hogar San Francisco de Asís, cuenta con una estructura centralizada en la Madre Directora,
razón por la cual se tienen muchos retrasos en la toma de decisiones y otro tipo de actividades que
se desarrollan dentro del mismo. Se aprecia además que el concepto de delegación no ha sido del
todo desarrollada: la Directora recibe reporte de actividades directamente de todos a excepción
de los operarios de tilapias (pez que se cría, en tanques poco profundos de agua dulce).

En términos simples: la Directora tiene demasiadas responsabilidades que atender y demasiadas

situaciones que solucionar. Esto puede impactar en la efectividad de las decisiones que formula,
ya sea por un retraso derivado del tiempo para tomarlas o por la falta de oportunidad para
hacerlo. Debe recordarse que la función de un director es más bien estratégica, por lo que
necesita de un equipo que complemente su propio análisis del entorno. La importancia de la
función del director resalta en el Hogar por las aspiraciones que tienen de sostenerse y crecer,
tanto en el área de cuidados al adulto mayor, como en la producción y venta de tilapia

En cuanto a las otras áreas, es de observar que la formación del personal es más bien empírica
(experiencia) y, en algunos casos, puede no responder a las necesidades inmediatas del Hogar. En
el área de atención al adulto mayor, por poner un ejemplo, no hay un médico de planta que esté
presto a atender las emergencias que surgen. Dentro del hogar hay una monja con formación en
psicología y otra con formación de trabajadora social. El servicio médico que ellas pueden dar es
bastante limitado, y en una situación de gravedad, inevitablemente se pierde tiempo valioso por
esperar a que un médico facultado acuda.
El área de producción de tilapias que permite el sustento del hogar de ancianos ha crecido en base
a la experiencia y buena disposición de los operarios, la experiencia puede garantizar una
reducción de riesgos al personal, pero no prepara en manera alguna a la empresa de tilapias
poniéndolo para una rigurosa auditoría de salud. Tampoco garantiza una rápida reacción a los
cambios tecnológicos que permitirían añadir eficiencia y valor agregado al proceso.

Una situación similar se da en la siembra y cosecha de frutas y verduras. Tal vez a la fecha no
resulte ser grave dado que esta labor se da principalmente para abastecer al Hogar. En ocasiones
estos productos son vendidos en la comunidad. El hincapié se hace entonces en la producción de
tilapias.

A continuación, se presenta el diagrama organizacional que se tiene actualmente en el Hogar:

Figura 1. Organización actual del Hogar San Pedro Claver

También se presenta la descripción de cargo propuesta para la Hermana Directora del asilo San
Francisco de Asís.

Descripción de cargo de la Hermana Directora:

DIRECTORA

Puesto del que depende jerárquicamente: Ninguno

Puesto(s) que supervisa directamente: Efectuar Propuesta

Descripción general del puesto:

Planificar, organizar, dirigir, controlar, evaluar y coordinar el funcionamiento adecuado del hogar,
garantizando el logro de los objetivos y metas propuestas.

Descripción de tareas o funciones:

  Elaborar la planificación estratégica al corto, mediano y largo plazo de la institución.
 Elaboración de planes de trabajo, normas y procedimientos a seguir en la institución.
 Buscar recursos financieros a través de la presentación de proyectos a distintas
instituciones públicas y privadas.
 Coordinar eventos organizados por la institución con el propósito de recaudar recursos
económicos.
 Velar por el correcto manejo de los recursos económicos con que cuenta la institución.
 Evaluar y aprobar los documentos internos del hogar para su correcto funcionamiento.

Responsabilidades adquiridas:

 Dirigir la Institución, manteniendo los procedimientos e intereses en tomo a la misión y

objetivos del hogar.
 Liderar la planeación, organización y evaluación de las actividades desarrolladas por el
Hogar.
 Articular el trabajo que realicen los diferentes niveles de la organización fomentando el
trabajo en equipo, dentro de una concepción participativa de la gestión, con un enfoque
Interdisciplinario y administrativo.
 Representar la empresa Judicial y extrajudicialmente, velar por el cumplimiento de las
Leyes y reglamentos que rige la empresa y rendir los informes que le sean solicitados por
las autoridades competentes.
 Generación de nuevos proyectos que ayuden a la institución a autofinanciarse, así como
convenios de cooperación en el área de salud.

TRABAJO A DESARROLLAR CASO 1:

Usted, junto a su grupo de compañeros deben realizar

1) Proponer una estructura o jerarquía organizacional que permita a la Directora tener el

tiempo suficiente para dedicarlo a proyectos de auto sostenimiento del Hogar San
Francisco de Asís. Se sugiere considerar nuevos cargos. Debe entregar el organigrama
(dibujo).
2) Indicar los puestos que supervisará directamente la Directora en la nueva estructura. Se
sugiere no más de 3 a 5 puestos.
3) Describir brevemente las tareas o funciones que desempeñarán las personas que ocupen
los cargos que dependen directamente de la directora.
 CASO 2: “Nuestro mejor Sí”

Alejandro Soto, tiene una agencia matrimonial virtual. Alejandro era conocido como el cupido en
su círculo de amistades.

Comenzó su negocio con dos vecinos y amigos de infancia (sus primeros clientes), los cuáles
observó que tenían una conexión especial; después continuo con sus compañeros de la
universidad donde estudiaba… Y en otras universidades también. En este punto ya cobraba por la
“organización de la cita” que algún interesado le solicitaba.

Se dijo: ¿Por qué no hacer de mi gusto y pasión un negocio y fuente de ingreso?

Al cabo de unos meses comenzó a hacer una base de datos de clientes y junto con un amigo
exploró la idea de lanzar una página web.

Allí, al pagar la suscripción se tenía acceso a posibles candidatos de citas… Tomó más forma su
idea y entonces le colocó el nombre perfecto: “Nuestro mejor Sí”.
A continuación, se indica el proceso completo de organizar una cita, desde la óptica administrativa
de cómo es el servicio de citas.

Lo primero que hace Alexis es hacer un estimado de las citas que quiere y puede atender en un
mes (Prever). Con ello, tiene la precaución de verificar que pueda tener/conseguir ciertos
elementos usados en las citas.

Eso representa un agregado original para cada cita, a solicitud de los clientes, flores, globos entre
otros detalles, por ejemplo. También tiene un listado de los proveedores sugeridos para cada cosa.
Ese es su “inventario” y hace las compras pertinentes dependiendo de cada caso.  

Luego, cuando recibe las solicitudes tiene fechas organizadas y procura no atender sino el número
de ellas que tiene la capacidad de manejar

El día y en la hora acordada se da la cita, bajo las condiciones que Alexis ofertó y fuera aprobada…
En paralelo el equipo de Alexis se distribuyó las tareas según sus indicaciones para hacerlo

Después de realizada la cita, siempre se le hace llegar al cliente una encuesta de satisfacción la
cual arroja aspectos para mejorar. En pocas palabras, se aplica acá una especie de circulo de
calidad.

TRABAJO A DESARROLLAR CASO 2:

Para los procesos desarrollados por le empresa “Nuestro mejor Sí” identifique claramente los
procesos Administrativos de: Planificar, Coordinar, Dirigir y Controlar.

Deben señalar claramente cada uno de ellos en los procesos descritos.